Azioni e risorse in relazione alle questioni di sostenibilità rilevanti

Prepara

Cosa raccogliere prima di redigere

Spunta ogni campo man mano che arrivano le evidenze. I responsabili sono i team che di solito custodiscono i file sorgente.

• Nome dell'azione

  Sostenibilità / gestione dei programmi

  Il nome breve utilizzato internamente per l'azione descritta, in modo che i lettori possano identificare l'iniziativa a cui si riferisce l'informativa.

  Evidenze Registro dei progetti, atto costitutivo del programma, documento per il consiglio di amministrazione o strumento interno di monitoraggio delle iniziative.

  Attenzione a Il nome dell'azione non corrisponde al registro dei progetti o al documento per il consiglio di amministrazione, quindi l'informativa rimanda all'iniziativa sbagliata.

• Copertura dell’azione

  Sostenibilità / responsabile aziendale

  La parte dell’attività, della base di attività, dell’area geografica o dell’attività cui si applica l’azione, indicata nello stesso modo in cui l’organizzazione la rileva internamente.

  Evidenze Nota sull’ambito del progetto, piano dell’unità aziendale, elenco delle attività o documento sui confini operativi.

  Attenzione a L’ambito è descritto utilizzando un confine diverso da quello del sistema di origine, per cui la copertura riportata non è riconciliabile con l’iniziativa sottostante.

• Tempistica dell’azione

  Gestione del programma

  Il periodo o le date dell’azione, compreso il momento in cui è iniziata, quello in cui si prevede che termini o la finestra di rendicontazione cui si riferisce.

  Evidenze Cronoprogramma del progetto, piano delle tappe fondamentali, calendario di attuazione o rapporto sullo stato di avanzamento.

  Attenzione a Le date di inizio e di fine sono confuse con il periodo di rendicontazione, pertanto la tempistica non è allineata al calendario del progetto.

• Fasi completate

  Gestione del programma / responsabile operativo

  Ciò che è già stato fatto nell'ambito dell'azione, con un livello di dettaglio sufficiente a mostrare le principali misure già attuate.

  Evidenze Rapporto sullo stato di avanzamento, aggiornamento del flusso di lavoro, registro di attuazione o verbale della riunione.

  Attenzione a Il lavoro completato è sovrastimato perché le attività pianificate sono descritte come se fossero già state completate.

• Prossime fasi

  Gestione del programma

  Le azioni ancora da intraprendere, compresi i principali compiti che l'organizzazione intende svolgere successivamente.

  Evidenze Piano d'azione, tabella di marcia, piano di progetto o programma di lavoro approvato.

  Attenzione a I compiti futuri vengono confusi con il lavoro completato, per cui l'informativa mescola le azioni pianificate e quelle realizzate.

• Risultati attesi

  Sostenibilità / gestione del programma

  I risultati che l’organizzazione prevede che l’azione produca, espressi in termini pratici e collegati all’iniziativa.

  Evidenze Business case, piano dei benefici, documento di definizione degli obiettivi o registro dei benefici del progetto.

  Attenzione a Il risultato atteso è formulato come un’attività anziché come un risultato, pertanto l’effetto previsto non viene rilevato.

• Tipo di risorsa

  Finanza / gestione del programma

  I tipi di risorse utilizzate o assegnate, come denaro, tempo del personale, attrezzature, servizi o altro supporto.

  Evidenze Nota di bilancio, piano delle risorse, documento di approvvigionamento, piano del personale o budget del progetto.

  Attenzione a Gli input finanziari e non finanziari sono raggruppati senza distinguere il tipo di risorsa, pertanto l’assegnazione non può essere interpretata correttamente.

• Spesa dell'anno in corso

  Finanza

  L'importo delle risorse assegnate nell'anno di rendicontazione in corso per l'azione, utilizzando la valuta e il periodo di rendicontazione dell'organizzazione.

  Evidenze Budget dell'anno in corso, report dei dati consuntivi, estratto del centro di costo o contabilità gestionale.

  Attenzione a L'assegnazione dell'anno in corso è tratta da una previsione o da un budget pluriennale invece che dall'importo dell'anno di rendicontazione.

• Intervallo della spesa futura

  Finanza / strategia

  L'allocazione prevista per i periodi successivi, indicata come intervallo anziché come singola cifra laddove questa sia la modalità con cui l'organizzazione la pianifica.

  Evidenze Piano di medio termine, budget della pipeline, intervallo della previsione o caso di investimento.

  Attenzione a Viene riportata una stima puntuale laddove il piano di origine supporti soltanto un intervallo, oppure l'intervallo è tratto dal periodo futuro errato.

• Voci contabili collegate

  Finanza / informativa finanziaria

  Le voci del bilancio d'esercizio collegate alle risorse destinate a questa azione, utilizzando la stessa denominazione del conto o della voce riportata nei dati finanziari.

  Evidenze Bilancio di verifica, mappatura del piano dei conti, nota della relazione annuale o riferimento incrociato al bilancio d'esercizio.

  Attenzione a L'informativa cita voci contabili che non possono essere ricondotte al libro mastro o ai prospetti pubblicati, pertanto il collegamento con la finanza non è riconciliabile.

• Condizioni di finanziamento

  Finanza / tesoreria / gestione dei programmi

  Qualsiasi condizione, approvazione, sostegno esterno o altra dipendenza da cui dipende il finanziamento prima che le risorse possano essere utilizzate.

  Evidenze Accordo di finanziamento, memorandum di approvazione, condizioni della sovvenzione, documento del comitato per gli investimenti o registro delle dipendenze.

  Attenzione a Una dipendenza viene omessa, pertanto il finanziamento è presentato come disponibile anche se dipende ancora da un'approvazione o da un impegno esterno.

• Altro supporto utilizzato

  Gestione del programma / finanza

  Qualsiasi supporto non monetario utilizzato per l'azione, come servizi donati, assistenza in natura, personale distaccato o attrezzature fornite gratuitamente.

  Evidenze Registro del supporto in natura, registrazione del distacco del personale, accordo con il fornitore o registro interno dei contributi.

  Attenzione a Il supporto non monetario non viene rilevato perché viene registrata solo la spesa monetaria, per cui il quadro delle risorse è incompleto.

Come prepararla

Richiedi i dati

Richiedere il piano d’azione e i dati sulle risorse a Finanza / FP&A

Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.

Quali azioni vengono intraprese o pianificate sui temi di sostenibilità rilevanti e quali risorse vengono impegnate ora e il prossimo anno per sostenerle?

Utilizzare innanzitutto il linguaggio proprio dell’organizzazione per la pianificazione e il budgeting, quindi ricondurlo alle categorie della rendicontazione di sostenibilità. Ad esempio, chiedere i nomi dei progetti, i flussi di lavoro, i centri di costo, il capex/opex, l’organico e le note sui finanziamenti nei termini già utilizzati dai vostri team. Verificare la fonte ufficiale prima dell’approvazione finale.

Oggetto: Richiesta di informazioni su azioni e risorse per la rendicontazione di sostenibilità

Gentile [name/team],

Stiamo preparando la relazione di sostenibilità e abbiamo bisogno del vostro aiuto per le informazioni sulle azioni e sulle risorse relative a [business area / programme / topic]. Vi chiediamo di condividere le iniziative attuali e pianificate utilizzando i vostri termini di pianificazione, insieme alla relativa situazione delle risorse.

Potreste fornire, per [reporting period]:
- il nome dell'iniziativa o del filone di attività;
- l'ambito coperto e il relativo campo di applicazione;
- quando è iniziata, cosa è attualmente in corso e cosa è pianificato successivamente;
- le azioni già intraprese;
- le azioni pianificate;
- il risultato atteso;
- il tipo di risorsa coinvolta;
- l'importo stanziato quest'anno;
- l'intervallo previsto per gli stanziamenti futuri;
- la/e relativa/e voce/i finanziaria/e o voce/i di budget;
- eventuali dipendenze o ipotesi relative ai finanziamenti;
- eventuale supporto non monetario utilizzato, se pertinente.

Vi chiediamo di inviare le informazioni in una tabella, insieme a eventuali documenti giustificativi quali estratti del budget, business case, file previsionali o sintesi dei progetti. Se utilizzate termini interni diversi, utilizzate quelli e li mapperemo durante la rendicontazione.

Vi chiediamo di condividere le informazioni entro [date]. Verificate la fonte ufficiale prima dell'approvazione finale.

Cordiali saluti,
[preparer name]

Ciao [name/team] — potreste inviare i dettagli attuali e pianificati di [programme/workstream/project] per [reporting period], insieme alla situazione delle risorse (budget, previsione, numero di dipendenti, altro supporto) e alle eventuali voci finanziarie collegate? Utilizzate i vostri termini interni e allegate eventuali file giustificativi. Grazie — [preparer name]

Esempi di settore

Redigi la tua informativa

Note che trasformano i dati in un’informativa

Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.

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Verifica

Per ogni affermazione, verifica le evidenze

• Abbiamo elaborato il dato di copertura a partire dal registro sottostante delle azioni, quindi abbiamo verificato che ciascuna voce includesse ciò che è stato fatto nell'anno, ciò che resta da fare e le tempistiche associate a ciascuna parte.

  Rischio Un soggetto incaricato dell'assurance può verificare se il dato combina il lavoro completato con i piani futuri o se le date e le etichette di stato sono state applicate in modo coerente alle azioni divulgate.

  Evidenze da verificare Registro o strumento di monitoraggio delle azioni; piani di progetto e date delle tappe fondamentali; note di revisione interna che mostrano come sono state separate le voci dell'anno in corso e quelle future; documentazione di approvazione utilizzata prima della pubblicazione.

• Abbiamo raggruppato le azioni ambientali utilizzando la logica da noi scelta in stile evita-riduci-ripristina e abbiamo conservato una breve nota di raccordo che mostra perché ciascuna voce rientrasse nella relativa categoria.

  Rischio Un soggetto incaricato dell'assurance può esaminare se il raggruppamento è stato applicato in modo coerente, se qualche voce è stata inserita nella categoria errata o se la base della classificazione è stata documentata.

  Evidenze da verificare Matrice di classificazione o tabella di raccordo; carte di lavoro che mostrano la motivazione per ciascuna azione; commenti del revisore e note sulla loro risoluzione; cronologia delle versioni della bozza dell'informativa.

• Abbiamo limitato le azioni divulgate all'ambito concordato per la relazione e abbiamo registrato le decisioni relative al perimetro nei casi in cui un'attività fosse inclusa, esclusa o coperta solo parzialmente.

  Rischio Un soggetto incaricato dell'assurance può chiedere se l'ambito è stato definito in modo troppo restrittivo o troppo ampio e se le esclusioni erano deliberate, approvate e tracciabili.

  Evidenze da verificare Nota sul perimetro; registro delle decisioni relative ai confini e alle inclusioni/esclusioni; approvazioni della direzione; collegamenti tra le azioni divulgate e l'elenco sottostante del programma.

• Abbiamo indicato se ciascuna azione è stata realizzata esclusivamente da noi o insieme ad altre parti e abbiamo conservato evidenze dei ruoli svolti da ciascuna parte.

  Rischio Un soggetto incaricato dell'assurance può verificare se le dichiarazioni sulla collaborazione sono supportate, se il coinvolgimento dei partner è stato sovrastimato o se la responsabilità non era chiara.

  Evidenze da verificare Accordi di partenariato, piani di progetto congiunti, e-mail o verbali di riunioni che dimostrino la realizzazione condivisa e registri interni delle responsabilità per ciascuna azione.

• Abbiamo descritto le azioni in modo da distinguere ciò che è accaduto quest'anno da ciò che è previsto successivamente e abbiamo verificato che i periodi fossero coerenti tra loro nella descrizione e nelle tabelle.

  Rischio Un soggetto incaricato dell'assurance può verificare se la tempistica è coerente, se le tappe future sono realistiche e se le stesse date compaiono in modo coerente in tutte le parti dell'informativa.

  Evidenze da verificare Cronoprogramma del programma; documenti del consiglio di amministrazione o del comitato che approvano il piano; confronto tra la bozza e la versione finale; verifica incrociata delle date rispetto alle tabelle principali della relazione.

• Abbiamo collegato ciascuna azione all'obiettivo della politica che intende sostenere e abbiamo mantenuto una nota che spiegava il risultato atteso su cui facevamo affidamento.

  Rischio Un soggetto incaricato dell'assurance può esaminare se il contributo dichiarato è troppo vago, se il risultato atteso è plausibile e se il collegamento all'obiettivo della politica è comprovato anziché semplicemente dichiarato.

  Evidenze da verificare Documenti relativi alla politica; business case o motivazione del progetto; dichiarazioni sui risultati; documenti interni di approvazione che mostrano il contributo previsto.

Dove le bozze sbagliano

Errori da evitare e dove serve una valutazione

La colonna sinistra mostra gli errori di chi raccoglie i dati; la destra, dove dovrete prendere e spiegare una valutazione.

Esempi

Come si legge nella pagina

Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.

Scala di qualità

• Base

  Quest’anno ho destinato €1 milione alle nostre attività per il clima.

• Migliore

  Quest’anno ho destinato €1 milione alle nostre attività per il clima, principalmente per interventi di efficientamento energetico e formazione del personale, e prevedo circa €1.2 milioni il prossimo anno.

• Ottimo

  Quest’anno ho destinato €1 milione alle nostre attività per il clima presso i nostri siti e nelle nostre attività operative di proprietà, di cui €0.7 milioni sono già stati spesi e €0.3 milioni sono ancora impegnati, e prevedo da €1.0 milioni a €1.2 milioni il prossimo anno perché stiamo anticipando alcuni interventi in seguito a ritardi dei fornitori.

Verifica la tua comprensione

Scenari da affrontare

Riferimenti al framework

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FAQ

Domande a cui risponde questa pagina

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