Focus dell’informativa
Questa informativa chiede a un’organizzazione di spiegare se dispone di politiche formali che stabiliscono aspettative per la condotta aziendale e come tali politiche sono utilizzate nella pratica. L’attenzione non è rivolta soltanto ad affermare che esiste una politica, ma a mostrare cosa comprende, a chi si applica e se è integrata nel processo decisionale quotidiano, anziché restare soltanto sulla carta.
In termini pratici, l’organizzazione dovrebbe considerare la copertura dell’intera attività, non soltanto di alcune sedi principali o delle funzioni della sede centrale. Una relazione utile chiarirà se la politica si applica a tutto il gruppo, a specifiche entità, operazioni o attività, e se esistono lacune, eccezioni o differenze importanti nell’attuazione tra diverse sedi o parti dell’attività.
Questo materiale didattico LRA supporta la preparazione dell’informativa. Per i requisiti esatti, fai sempre riferimento alla fonte ufficiale European Commission.
Prima di iniziare
Prima di iniziare
Una breve checklist prima di preparare questa informativa: spunta ogni voce man mano che la definisci.
Preparazione
Informazioni chiave da preparare
| Campo da preparare | Cosa rilevare | Suggerimento sull’evidenza | Responsabile |
|---|---|---|---|
| Titolo della politica | Il nome esatto utilizzato per la politica nei registri dell’organizzazione, così come approvato e attualmente in uso. | Registro delle politiche approvato, pagina delle politiche sulla intranet oppure documento destinato al consiglio di amministrazione o alla direzione che mostri il titolo attuale. | Legale / Compliance |
| Copertura della politica | Una descrizione chiara di ciò a cui si applica la politica, comprese le aree aziendali, le attività o le entità che copre. | Sezione sull’ambito di applicazione della politica, quadro delle politiche di gruppo o matrice di applicabilità alle entità. | Legale / Compliance |
| Quota di copertura | La proporzione delle attività proprie dell’organizzazione e delle attività rilevanti a monte o a valle che rientrano nell’ambito di applicazione della politica, espressa come numero. | Valutazione della copertura, mappatura dei confini operativi o registro di lavoro per la definizione dell’ambito della catena del valore. | Sostenibilità / Rischio |
| Obiettivi della politica | I principali risultati che la politica intende conseguire, espressi in termini aziendali e allineati al documento approvato. | Sezione sugli obiettivi della politica, documento strategico o fascicolo per l’approvazione da parte della direzione. | Sostenibilità / Strategia |
| Politica anticorruzione | Se l’organizzazione dispone di una politica formale relativa alla prevenzione della concussione e della corruzione. | Politica anticorruzione o contro la corruzione approvata, registro delle politiche o quadro di conformità. | Legale / Conformità |
| Allineamento alle Nazioni Unite | Se la politica anticorruzione dichiara di essere allineata all’approccio delle Nazioni Unite a cui fa riferimento l’organizzazione. | Testo della politica, documento di approvazione o dichiarazione di conformità che dimostri l’allineamento dichiarato. | Legale / Conformità |
| Politica di segnalazione | Se esiste una politica formale che consenta alle persone di sollevare dubbi o segnalare illeciti attraverso un canale di segnalazione. | Politica di segnalazione di illeciti, procedura di segnalazione o politica relativa alla linea telefonica per le segnalazioni etiche. | Legale / Conformità |
| Copertura della normativa sul whistleblowing | Se tale policy in materia di whistleblowing è formulata in modo da coprire le tutele o i requisiti giuridici applicabili nelle giurisdizioni pertinenti. | Testo della policy, nota di revisione legale o mappatura della conformità giurisdizionale. | Legale / Conformità |
| Ruoli sensibili | Le famiglie professionali, le funzioni o le posizioni considerate maggiormente esposte al rischio di tangenti o corruzione. | Valutazione dei rischi, matrice dei controlli basata sui ruoli o ambito della formazione anticorruzione. | Rischi / Conformità |
| Paesi a rischio | I Paesi o territori identificati come caratterizzati da un rischio più elevato di esposizione a tangenti o corruzione nella valutazione dell'organizzazione. | Valutazione del rischio per Paese, mappa dei rischi di terze parti o registro dei rischi di conformità. | Rischio / Conformità |
| Esposizione al settore pubblico | Una descrizione dei casi in cui le attività dell’organizzazione comportano contatti con funzionari pubblici, autorità di regolamentazione o altri enti pubblici. | Registro delle interazioni con le autorità pubbliche, note sulla pipeline delle vendite, registri delle licenze o registro delle relazioni istituzionali. | Rischio / Conformità |
Come prepararla
Richiedi i dati
Richiedere il pacchetto delle policy sulla condotta aziendale e i dettagli sulla copertura
Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.
Quali policy e relativi dettagli sulla copertura dobbiamo descrivere per illustrare i nostri controlli sulla condotta aziendale per il periodo di riferimento?
Utilizzate innanzitutto i nomi delle policy, le denominazioni dei controlli e i nomi dei team della vostra organizzazione, quindi associateli all’informativa richiesta. Formulate la richiesta nel linguaggio interno di uso quotidiano anziché nel linguaggio del framework e verificate i documenti di origine prima dell’approvazione finale.
Richiesta debole
Si prega di fornire le informative sulle politiche ESRS G1:G1-1, inclusi il nome della politica, l'ambito di applicazione, la copertura, gli obiettivi, l'allineamento in materia di anticorruzione, la copertura delle segnalazioni, le funzioni ad alto rischio, i Paesi ad alto rischio e l'esposizione alle autorità pubbliche.
Perché non funziona: Questa richiesta utilizza un linguaggio del framework che molti responsabili interni non usano nella quotidianità, quindi è più difficile indirizzarla e rispondere rapidamente. Inoltre, raggruppa diversi concetti senza indicare al responsabile quali documenti recuperare, dove cercare o come descrivere le aree aziendali utilizzando la propria terminologia.
Richiesta migliore
Si prega di inviare i documenti più recenti sulle politiche di condotta aziendale e una breve sintesi che includa: i nomi dei documenti, lo scopo di ciascuno, a quali parti dell'azienda o del gruppo si applicano, se disponiamo di una politica in materia di anticorruzione, se disponiamo di una politica di segnalazione e a chi si applica, quali ruoli o sedi presentano un'esposizione più elevata, quali mercati consideriamo a rischio più elevato e dove interagiamo con enti o funzionari pubblici. Utilizzate prima la nostra terminologia interna, quindi provvederemo a ricondurla all'informativa di rendicontazione. Si prega di verificare i documenti fonte prima dell'approvazione finale.
Modello di e-mail formale
Oggetto: Richiesta del pacchetto di policy e dei dettagli sull’ambito di applicazione per [reporting period] Buongiorno [name], Stiamo raccogliendo il pacchetto di evidenze per la nostra rendicontazione di sostenibilità relativa a [reporting period]. Potreste inviare i documenti aggiornati e una breve sintesi per l’area delle policy sulla condotta aziendale? Includete: - il nome della policy o delle policy - cosa disciplina ciascun documento - quali parti dell’attività o del gruppo sono incluse - i principali obiettivi di ciascun documento - se disponiamo di una policy che riguarda le questioni di anticorruzione / corruzione - se disponiamo di una policy per le segnalazioni / il whistleblowing - se il canale di segnalazione copre le entità giuridiche e i lavoratori rilevanti che dobbiamo includere - i ruoli, le funzioni e le sedi con maggiore esposizione - eventuali Paesi o mercati che consideriamo a rischio maggiore - eventuali aree in cui interagiamo direttamente con enti o funzionari pubblici Se è più semplice, potete inviare un link alla versione approvata più recente insieme a una breve nota che confermi i punti sopra indicati. Ove possibile, utilizzate i nostri termini interni e li mapperemo all’informativa richiesta. Verificate inoltre i documenti di origine prima dell’approvazione finale. Grazie, [nome del preparatore]
Versione breve per Teams / Slack
Buongiorno [name] — potreste condividere i documenti più recenti relativi alle policy e una breve nota sull’ambito, sulla copertura, sugli obiettivi, sui ruoli/sedi a rischio maggiore e su eventuali interazioni con il settore pubblico per [reporting period]? Utilizzate i nostri termini interni. Li mapperemo all’informativa richiesta e verificheremo i documenti di origine prima dell’approvazione finale. Grazie / Grazie, [preparer name]
Esempi di settore
Manifatturiero
Contesto. Un gruppo con team di vendita all'estero, attività doganali e distributori terzi.
Richiesta adattata. Si prega di condividere i documenti più recenti in materia di etica, anticorruzione e segnalazioni, insieme a una breve nota che indichi quali stabilimenti, team di vendita, distributori e Paesi coprono e dove abbiamo interazioni con le autorità doganali, in materia di licenze o con altre autorità pubbliche.
Esempio di risposta. Il pacchetto delle politiche include il Codice di condotta, la Politica anticorruzione e la Politica sulle segnalazioni. Copertura: a livello di gruppo per dipendenti e collaboratori; la clausola relativa ai distributori si applica alle terze parti incaricate. Ruoli con esposizione più elevata: vendite all'esportazione, intermediazione doganale, partecipazione a gare e gestione dei clienti pubblici. Mercati a rischio più elevato: Paese A, Paese B e Paese C. Interazioni con le autorità pubbliche: sdoganamento, permessi di importazione e autorizzazioni locali.
Servizi finanziari
Contesto. Un'impresa soggetta a regolamentazione con attività di acquisizione della clientela, team a contatto con il mercato e un canale formale di segnalazione.
Richiesta adattata. Si prega di fornire i documenti sulla condotta, sull'anticorruzione e sulle segnalazioni, e di confermare quali entità giuridiche, team a contatto con la clientela e sedi estere coprono, oltre agli eventuali ruoli con esposizione più elevata e agli eventuali rapporti con autorità di vigilanza o enti pubblici.
Esempio di risposta. Documenti: Politica sulla condotta, Standard anticorruzione e Procedura per le segnalazioni. Copertura: tutte le entità soggette a regolamentazione e tutti i dipendenti; i collaboratori sono inclusi nel canale di segnalazione. Ruoli con esposizione più elevata: acquisizione della clientela, gestione delle relazioni, approvvigionamenti e vendite al settore pubblico. Sedi a rischio più elevato: Regione X e Regione Y. Interazioni con le autorità pubbliche: autorizzazioni, verifiche di vigilanza e richieste di permessi.
Redigi la tua informativa
Note che trasformano i dati in un’informativa
Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.
Nota metodologica
Questa informativa può spiegare quali politiche sono state esaminate, come l'organizzazione ne ha definito l'ambito e la copertura e cosa conta come ruolo, sede o esposizione esterna ad alto rischio ai fini dell'insieme di dati.
Nota di contesto
Nel loro insieme, questi dati mostrano se l'organizzazione dispone di controlli formali, fin dove si estendono nelle operazioni e nella catena del valore e dove si concentrano le principali aree di rischio legate alla corruzione.
Dichiarazione sulle variazioni
Se i dati o la copertura sono cambiati rispetto al periodo precedente, il redattore può attribuirlo ad aggiornamenti delle politiche, a un ambito più ampio o più ristretto, a cambiamenti nell'elenco dei ruoli o dei paesi a rischio più elevato oppure a una valutazione riveduta dell'esposizione alle autorità pubbliche.
Voce dell’indice dei contenuti
G1-1 Politiche (condotta aziendale) — [posizione / pagina] / [note]Centro download
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Preparazione all’assurance
Per ogni affermazione, verifica le evidenze
| Affermazione | Rischio | Evidenze da verificare |
|---|---|---|
| Abbiamo limitato il dato di copertura alle parti dell’impresa che avevamo effettivamente esaminato per questo tema e possiamo mostrare come abbiamo deciso cosa includere e cosa escludere. | Un soggetto incaricato della verifica esaminerà se il perimetro è stato definito in modo coerente, se sono state omesse entità, sedi o attività pertinenti e se la logica di inclusione/esclusione è stata applicata nello stesso modo per tutto il periodo di rendicontazione. | ['Memorandum sulla definizione del perimetro o nota di rendicontazione che riporti le regole di inclusione/esclusione utilizzate per il dato', 'Elenco delle entità, sedi, funzioni o attività incluse nell’esame, con le motivazioni di eventuali esclusioni', 'Approvazione interna o traccia della verifica che confermi la decisione relativa al perimetro'] |
| Abbiamo basato il dato comunicato sulle attività operative e sui ruoli che avevamo mappato come aree a maggiore esposizione e abbiamo conservato la mappatura sottostante affinché sia possibile ricostruirne la provenienza. | Un soggetto incaricato della verifica verificherà se le aree a rischio più elevato sono state identificate utilizzando un metodo chiaro, se la mappatura era completa e se l’ambito di applicazione comunicato corrisponde alla valutazione del rischio sottostante. | ['Documento di valutazione del rischio o di mappatura che identifichi le funzioni, i ruoli, le sedi o le attività con maggiore esposizione', 'Dati o registri di fonte utilizzati per costruire la mappatura', 'Documenti di lavoro sottoposti a controllo delle versioni che mostrino come l’ambito di applicazione comunicato è stato ricavato dalla valutazione del rischio'] |
| Quando abbiamo utilizzato un termine definito nell’informativa, abbiamo applicato lo stesso significato interno in modo uniforme e verificato che la formulazione corrispondesse ai nostri materiali di fonte. | Un soggetto incaricato della verifica cercherà un uso incoerente dei termini chiave, una discrepanza tra la descrizione e la definizione di fonte o una definizione applicata in modo selettivo. | ['Glossario interno o definizioni della politica utilizzati per l’informativa', 'Confronto tra la bozza e la versione finale che mostri l’uso coerente del termine', 'Note di verifica che confermino il controllo della formulazione rispetto alla definizione di fonte'] |
| Per le informazioni sulle politiche, abbiamo raccolto il nome della politica, ciò che comprende, dove si applica e ciò che è destinata a conseguire, quindi abbiamo verificato che ciascun elemento fosse espresso chiaramente. | Un soggetto incaricato della revisione verificherà se la descrizione della politica è completa, se l'ambito di applicazione dichiarato corrisponde agli effettivi documenti della politica e se gli obiettivi sono supportati dal testo sottostante. | ['Documenti delle politiche correnti ed eventuali documenti procedurali correlati', 'Tabella riepilogativa che collega ciascuna politica al relativo ambito, alla copertura e allo scopo dichiarato', 'Revisione da parte della direzione o revisione legale/di conformità che confermi l'accuratezza del riepilogo'] |
| Abbiamo confermato che l'insieme delle politiche anticorruzione e anti-concussione era aggiornato e allineato al nostro quadro interno prima di pubblicare l'informativa. | Un soggetto incaricato della revisione verificherà se la politica era effettivamente in vigore, se copriva i rischi rilevanti e se l'informativa sovrastima il livello di maturità o la completezza dell'insieme delle politiche. | ['Documenti approvati delle politiche anticorruzione e anti-concussione con date di entrata in vigore', 'Registrazioni della revisione o dell'approvazione della politica che mostrino l'ultimo ciclo di aggiornamento', 'Verifica incrociata tra l'informativa e il testo della politica'] |
| Abbiamo verificato che la politica sulle segnalazioni era in vigore e attiva alla data di riferimento e abbiamo conservato il percorso di approvazione e la cronologia delle versioni. | Un soggetto incaricato della revisione verificherà se la politica esisteva alla data pertinente, se era stata formalmente approvata e se l'informativa si basa su un documento aggiornato anziché su una bozza o una versione obsoleta. | ['Documento della politica sulle segnalazioni con data di approvazione e controllo delle versioni', 'Prova della pubblicazione o della comunicazione interna della politica', 'Registrazioni del controllo documentale che mostrino che la politica era aggiornata alla data di riferimento'] |
Pacchetto di evidenze da preparare
Lacune ricorrenti nella rendicontazione
Lacune ricorrenti
Errori da evitare nella raccolta dei dati
Dove serve spesso un giudizio professionale
Esempi
Esempi illustrativi
Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.
Descriviamo una politica di gruppo in materia di lotta alla corruzione e integrità che si applica ai nostri siti e alle parti della catena di approvvigionamento sottoposte alla nostra supervisione diretta, ed è finalizzata a prevenire comportamenti scorretti e a promuovere una condotta etica. La politica è concepita per essere allineata ai principi di sostenibilità riconosciuti e manteniamo inoltre una politica separata di segnalazione che copre dipendenti e collaboratori ed è intesa a soddisfare le tutele giuridiche disponibili nelle giurisdizioni in cui operiamo.
- La politica in materia di integrità copre 100% delle nostre attività di proprietà e 85% dei fornitori di tier-1 in base alla spesa; è attiva in tutte le unità aziendali.
- Identifichiamo 42 ruoli come maggiormente esposti al rischio di corruzione, principalmente nelle funzioni acquisti, vendite, dogane, logistica e tra i responsabili che si interfacciano con le autorità pubbliche; 18 di tali ruoli si trovano in tre paesi a rischio più elevato e 12 ruoli intrattengono regolarmente rapporti con enti pubblici.
Esempio sintetico destinato esclusivamente alla revisione da parte dei professionisti. Mostra come descrivere il nome della politica, dove si applica, cosa intende conseguire, se esistono gli assetti anticorruzione e di segnalazione, se la politica anticorruzione è allineata al UN Compact e quali ruoli, paesi e punti di contatto con le autorità pubbliche sono trattati come a rischio più elevato.
Il nostro quadro di conformità include una politica in materia di regali, ospitalità e anticorruzione per la società e le entità controllate che gestiamo, con l'obiettivo di ridurre il rischio di corruzione e rafforzare la correttezza nei rapporti. Gestiamo inoltre una politica di segnalazione riservata, concepita per operare in linea con le tutele giuridiche locali, e la politica anticorruzione è mappata sui principi di sostenibilità riconosciuti.
- La politica raggiunge 100% dei nostri siti operativi e 70% dei nostri principali intermediari in base alla copertura contrattuale; è destinata a tutto il personale e ai terzi pertinenti.
- Classifichiamo 27 posizioni come maggiormente esposte, tra cui intermediari doganali, responsabili delle flotte, addetti alle gare e responsabili paese; 9 di tali posizioni si trovano in due paesi a rischio più elevato e 7 posizioni comportano contatti regolari con autorità di regolamentazione o altri enti pubblici.
Esempio sintetico destinato esclusivamente alla revisione da parte dei professionisti. Dimostra un settore e una formulazione diversi, coprendo comunque il titolo della politica, a chi e a cosa si applica, la finalità prevista, l'esistenza di assetti anticorruzione e di segnalazione delle irregolarità, l'allineamento con le Nazioni Unite e i principali ruoli, paesi e punti di contatto con le autorità pubbliche a rischio più elevato.
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Verifica la tua comprensione
Scenari da affrontare
Il team finanziario di un gruppo dispone di un'unica politica di condotta per la società capogruppo, ma la filiale commerciale estera utilizza un codice locale distinto e il team approvvigionamenti segue un terzo documento. Il responsabile della rendicontazione sta decidendo se descrivere un'unica politica valida per l'intero gruppo o diverse politiche separate.
Un redattore dispone di una bozza di politica anticorruzione, ma questa menziona soltanto i dipendenti e non dice nulla su agenti, distributori o altri terzi utilizzati nelle vendite. Il team non è sicuro che ciò sia sufficiente per l'informativa sulla condotta aziendale.
Il team compliance dispone di una procedura di segnalazione degli illeciti per i dipendenti nel Regno Unito, ma i lavoratori a contratto in un altro paese utilizzano una linea di segnalazione distinta, gestita da un fornitore locale. Il responsabile della rendicontazione sta decidendo come rispondere alla domanda sulla politica nella relazione di fine esercizio.
Una multinazionale ha individuato gli spedizionieri doganali, i contatti commerciali del settore pubblico e le richieste di autorizzazione come le aree in cui il rischio di condotta è maggiore. La bozza di informativa elenca tali attività, ma non indica quali paesi siano maggiormente esposti né se i rapporti con gli enti pubblici rientrino nel quadro.
Riferimenti al framework
Requisiti ESRS pertinenti e informative correlate
Riferimenti disponibili al framework e informative vicine utili alla preparazione di questo requisito.
ESRS
G1-1
all’interno di ESRS G1: Business Conduct
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FAQ
Domande a cui risponde questa pagina
La pagina indica di preparare il titolo della politica, la copertura della politica, la quota di copertura, gli obiettivi della politica, la politica anticorruzione, l'allineamento alle Nazioni Unite, la politica di segnalazione, la copertura della normativa sui whistleblower, i ruoli sensibili, i paesi a rischio e l'esposizione al settore pubblico. Usa questo elenco come checklist iniziale prima di redigere l'informativa.
Usala come flusso di lavoro pratico per passare dall'identificazione della politica e dell'ambito pertinenti alla raccolta dei dati e delle evidenze di supporto. È concepita per aiutarti a preparare l'informativa, anziché a interpretare lo standard sottostante.
La pagina rimanda alla copertura della politica e alla quota di copertura, quindi dovresti definire a cosa si applica la politica e quale parte dell'attività copre. Mantieni l'ambito coerente con il resto dei punti dati che raccogli per l'informativa.
La pagina non assegna un unico responsabile, quindi devi decidere internamente a chi attribuire la responsabilità in base a chi detiene la politica, i dati sulla copertura e le evidenze. Un approccio pratico consiste nel nominare un unico responsabile principale e poi mappare gli input di supporto provenienti dalle funzioni pertinenti.
La pagina indica che esiste un pacchetto di evidenze composto da cinque elementi per la preparazione all'assurance. Usa tale pacchetto per supportare le affermazioni che formuli e per mostrare da dove proviene ciascun punto dato.
La pagina indica che ci sono sei affermazioni soggette ad assurance da verificare, ciascuna collegata a un'affermazione, a un rischio e a un'evidenza. Usa tali affermazioni per verificare se l'informativa è supportata dai documenti sottostanti prima di finalizzarla.
La pagina include un elenco delle lacune e degli errori comuni nella rendicontazione; usatelo come verifica prima della presentazione. Serve ad aiutarvi a individuare ambito mancante, evidenze deboli o formulazioni incoerenti prima dell’invio della bozza.
La pagina contiene una sezione dedicata all’output della bozza, con idee per visualizzazioni, avvii narrativi e una riga per l’indice dei contenuti. Usateli per trasformare i datapoint raccolti in una bozza leggibile, invece di partire da una pagina vuota.
Il Centro download include un workbook Prep & Assurance in formato .xlsx e una scheda della Biblioteca stampabile in formato .pdf. Usate il workbook per organizzare la preparazione e le evidenze, e la scheda come riferimento rapido durante la redazione o la revisione.
Sì. Include una tabella «Dai report aziendali» che contiene collegamenti a report pubblicati reali, alle pagine in cui è illustrato il tema, che potete usare come riferimento per elaborare la vostra bozza.
La pagina include informative illustrative sintetiche, tra cui una tabella quantitativa. Consideratele esempi inventati per imparare come potrebbe apparire l’informativa, non requisiti di rendicontazione.
Altre domande in cui questa pagina può aiutare
Approfondisci · G1-1
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