Mécanismes permettant de demander conseil et de soulever des préoccupations

Objet de l’information

L’élément d’information 2-26 exige d’une organisation qu’elle décrive les mécanismes par lesquels les personnes peuvent demander conseil sur la mise en œuvre de ses politiques et pratiques relatives à la conduite responsable des affaires et soulever des préoccupations concernant sa conduite des affaires.

L’élément d’information couvre la conduite responsable des affaires dans les activités et les relations d’affaires de l’organisation. Il ne devrait pas être automatiquement limité aux canaux internes destinés aux salariés. L’organisation devrait identifier les utilisateurs visés par chaque mécanisme, qui peuvent inclure les salariés, les autres travailleurs, les contractants, les fournisseurs, les partenaires commerciaux ou d’autres personnes.

Les mécanismes de conseil aident les personnes à comprendre et à appliquer les politiques et pratiques de l’organisation relatives à la conduite responsable des affaires avant ou pendant la prise d’une décision. Les exemples peuvent inclure des processus d’escalade auprès de la hiérarchie, des conseillers en éthique ou en conformité, des services d’assistance juridique, des lignes de conseil dédiées ou des entretiens confidentiels. Un document de politique ou une page intranet ne constitue pas en soi un mécanisme de conseil, à moins que les personnes puissent utiliser le dispositif pour obtenir des orientations.

Les mécanismes de signalement des préoccupations permettent aux personnes de signaler des actes répréhensibles présumés, des violations de la loi ou d’autres préoccupations concernant la conduite des affaires de l’organisation dans ses activités ou ses relations d’affaires, que les personnes concernées aient elles-mêmes subi un préjudice ou non. Les exemples peuvent inclure des entretiens confidentiels lors de visites de sites, des processus d’escalade auprès de la direction, des lignes d’assistance, des mécanismes de signalement des non-conformités et des mécanismes d’alerte professionnelle.

Ces mécanismes devraient être distingués des mécanismes de réclamation présentés au titre de l’élément d’information 2-25. Les mécanismes de réclamation permettent aux parties prenantes affectées ou susceptibles de l’être de soulever des préoccupations concernant les incidences négatives qu’elles subissent et de demander réparation ou remédiation. Lorsqu’un même canal remplit à la fois des fonctions de réclamation et d’alerte professionnelle, l’organisation peut fournir une seule description opérationnelle, mais devrait expliquer les différentes fonctions, les utilisateurs et les processus couverts.

Pour chaque mécanisme, l’organisation peut expliquer ses utilisateurs visés, son fonctionnement, le niveau ou la fonction qui en est responsable, s’il est géré de manière indépendante par un tiers, la manière dont les préoccupations font l’objet d’une enquête, si les demandes et les préoccupations sont traitées de manière confidentielle et si une utilisation anonyme est possible.

L’organisation peut également rendre compte de la manière dont les utilisateurs visés sont informés et formés, des heures et des jours pendant lesquels le mécanisme est disponible, des langues proposées, de la manière dont les droits humains des utilisateurs sont respectés, de la manière dont les utilisateurs sont protégés contre les représailles et de la manière dont leur satisfaction est évaluée.

Les informations quantitatives sont facultatives. L’organisation peut communiquer le nombre et les types de demandes de conseil ainsi que le pourcentage auquel il a été répondu, et le nombre et les types de préoccupations ainsi que les pourcentages traités, résolus ou jugés non fondés. Lorsque ces données sont communiquées, les demandes de conseil et les préoccupations devraient être comptées séparément et tous les statuts et dénominateurs devraient être définis.

L’existence de plusieurs canaux ou un taux élevé de clôture ne démontre pas en soi qu’un mécanisme est accessible, digne de confiance ou efficace. La conception du mécanisme, les utilisateurs visés, la confidentialité, l’anonymat, les enquêtes, l’absence de représailles, l’accessibilité et l’expérience des utilisateurs fournissent le contexte nécessaire.

Si l’organisation utilise un même canal pour demander conseil et soulever des préoccupations, l’élément d’information devrait indiquer explicitement les deux fonctions. Lorsqu’un canal traite également les réclamations, l’élément d’information devrait distinguer la fonction de remédiation du GRI 2-25 de la fonction relative à la conduite des affaires du GRI 2-26.

Si un mécanisme de conseil ou de signalement des préoccupations n’existe pas, l’organisation devrait le signaler directement. Des motifs d’omission sont autorisés pour l’élément d’information 2-26 lorsque les informations requises existent mais ne peuvent pas être communiquées. Dans ce cas, l’exigence concernée, le motif applicable et l’explication requise doivent être fournis dans l’index du contenu GRI.

Ce support pédagogique LRA aide à préparer l’information. Pour les exigences exactes, reportez-vous toujours à la source officielle GRI.