Communication des préoccupations critiques

Objet de l’information

Les préoccupations critiques comprennent les préoccupations relatives aux incidences négatives potentielles et avérées de l’organisation sur les parties prenantes, qui sont soulevées par l’intermédiaire de mécanismes de réclamation ou d’autres processus. Elles comprennent également les préoccupations identifiées par d’autres mécanismes au sujet de la conduite des activités de l’organisation dans le cadre de ses activités et de ses relations d’affaires.

Les préoccupations critiques peuvent donc être soulevées par l’intermédiaire de mécanismes de réclamation, de dispositifs d’alerte et de canaux d’éthique, d’enquêtes de conformité ou juridiques, de l’audit interne, de processus de gestion des risques, de procédures de diligence raisonnable en matière de droits humains, d’interactions avec les autorités de réglementation et d’autres processus. Toute réclamation, tout signalement via une ligne d’alerte, tout risque ou toute mise à jour courante de la direction ne constitue pas nécessairement une préoccupation critique. L’organisation devrait appliquer des critères documentés de criticité qui soient cohérents avec le périmètre décrit dans les Orientations du GRI.

L’organe de gouvernance suprême est l’organe de gouvernance qui possède l’autorité la plus élevée au sein de l’organisation. Le terme « Conseil » ne devrait être utilisé que lorsque le Conseil constitue l’organe de gouvernance suprême de l’organisation. Lorsque les préoccupations sont d’abord communiquées à un comité, l’organisation devrait indiquer s’il s’agit d’un comité de l’organe de gouvernance suprême, décrire son autorité et expliquer comment les préoccupations sont communiquées à l’ensemble de l’organe de gouvernance suprême ou autrement considérées comme lui ayant été formellement communiquées.

La description du processus de communication devrait expliquer les principales sources des préoccupations critiques, qui évalue si une préoccupation est critique, les voies d’escalade courantes et urgentes, l’organe de gouvernance destinataire et le format de la communication. Les rapports courants ne devraient pas être inclus dans le total, sauf s’ils communiquent une préoccupation critique.

Le total communiqué devrait normalement représenter les préoccupations critiques distinctes communiquées au cours de la période de reporting, plutôt que le nombre d’e-mails, de mises à jour, de réunions ou de documents du Conseil. L’organisation devrait documenter la manière dont elle traite les préoccupations persistantes, les préoccupations récurrentes et les communications multiples concernant la même question.

La nature des préoccupations peut être communiquée au moyen de catégories agrégées de haut niveau, telles que la santé et la sécurité au travail, les droits humains, la conduite des activités, la corruption, la protection des données ou la conduite au sein de la chaîne d’approvisionnement. La divulgation de détails permettant d’identifier les cas n’est pas requise.

Si aucune préoccupation critique n’a été communiquée au cours de la période de reporting, l’organisation devrait communiquer un total de zéro et l’indiquer clairement.

Des motifs d’omission sont autorisés pour l’Information 2-16. Avant d’omettre des informations pour des raisons de confidentialité, l’organisation devrait examiner si elle peut communiquer le total et fournir des informations agrégées ou anonymisées sur la nature des préoccupations. Lorsqu’une exigence ne peut pas être communiquée, l’organisation doit identifier l’exigence concernée et fournir un motif d’omission applicable ainsi que l’explication spécifique requise dans son index du contenu GRI.

Ce support pédagogique LRA aide à préparer l’information. Pour les exigences exactes, reportez-vous toujours à la source officielle GRI.