ESRS S1 Собственный персонал: полное руководство по политикам, показателям и характеристикам работников

Начните применение ESRS S1 с решения о составе совокупности: работников, лиц, не являющихся работниками, в рамках S1 и работников в рамках S2 необходимо разделить.

ESRS S1 требует значительных усилий, поскольку публичное описание и набор данных о персонале должны отражать одних и тех же людей, период и воздействия. Отделы кадров, расчета заработной платы, охраны здоровья и безопасности, отношений с работниками, комплаенса и финансов часто используют разные совокупности. В расчет заработной платы могут не включаться работники агентств; реестры подрядчиков могут включать работников, которые должны относиться к S2; а доступ к конфиденциальным данным об инцидентах или инвалидности может быть ограничен законодательством.

Наиболее безопасная последовательность — сначала определить границы, затем существенные воздействия, после этого архитектуру раскрытия информации и в последнюю очередь показатели. Это предотвращает появление выверенной таблицы, которую невозможно согласовать с моделью персонала или описанием процесса должной осмотрительности.

Начните применение ESRS S1 с решения о составе совокупности: работников, лиц, не являющихся работниками, в рамках S1 и работников в рамках S2 необходимо разделить.

Нарративный раздел не является перечнем кадровых политик. В нем следует объяснить, каким образом политики охватывают существенные воздействия, какие группы и географические территории входят в охват, каким образом осуществляется взаимодействие с работниками и их представителями, какие каналы доступны, каким образом оценивается эффективность и каким образом предоставляются или поддерживаются средства правовой защиты, когда предприятие стало причиной вреда или способствовало его возникновению.

Связывайте охват политик с существенной проблемой, касающейся условий труда, равенства, безопасности или прав.

Указывайте, осуществляется ли взаимодействие напрямую или через представителей работников, и каким образом оно повлияло на решения.

Различайте информирование работников, каналы для сообщения о проблемах, процедуры подачи жалоб, профсоюзные и официальные правовые каналы.

Оценивайте эффективность каналов по таким критериям, как доступность, доверие, отсутствие преследования, своевременность, разрешение проблем и их повторное возникновение.

Различайте системные корректирующие меры и средства правовой защиты для затронутых людей.

S1-5 содержит сведения об общей численности работников в разбивке по полу; о численности работников в каждой стране, где работают 50 или более работников, среди десяти крупнейших стран; о работниках на постоянной и временной основе, а также о работниках с негарантированным количеством рабочих часов; о текучести кадров среди работников на постоянной основе; и объяснение несоответствия наиболее репрезентативному показателю численности работников в финансовой отчетности.

S1-6 применяется в случаях, когда лица, не являющиеся работниками, в составе собственной рабочей силы связаны с существенными IRO S1 — например, если гибкая занятость имеет критическое значение для бизнес-модели, зависимость от нее возрастает или воздействия являются существенными. Указывайте численность работников или FTE и отмечайте, относится ли показатель к концу периода или к среднему значению. Если точные данные недоступны, используйте прозрачную обоснованную оценку и объясняйте охват и ограничения.

Сверяйте данные о закупках, платформах для привлечения временной рабочей силы, доступе на объекты и кадровые записи. Не допускайте двойного учета одних и тех же людей в счетах, системах контроля доступа и журналах проектов, а также выявляйте удаленные или децентрализованные группы, которые не охватываются центральными системами.

S1-13 требует последовательного раскрытия информации о здоровье и безопасности: охват системой менеджмента, смертельные случаи, подлежащие регистрации несчастные случаи и показатель на один миллион отработанных часов, связанное с работой ухудшение здоровья и потерянные дни, где применимо. Определяйте совокупность работников, основу для регистрации и знаменатель в виде часов; сверяйте часы подрядчиков или оценки и разъясняйте изменения границ или охвата данных.

Указывайте, охвачены ли работники и не являющиеся работниками S1.

Сопоставляйте местные правовые категории с контролируемым групповым определением.

Используйте отработанные часы или документированную оценку; избегайте необъяснённых знаменателей в виде оплаченных часов.

Защищайте информацию о здоровье и обеспечивайте сохранение связи с работой и проведение проверки случаев.

Разъясняйте приобретения, выбытия, улучшение охвата данных и пересчёты.

Показатели отпусков, связанных с семейными обстоятельствами, требуют определения совокупностей работников, имеющих право на отпуск, и работников, использовавших его. Нескорректированный гендерный разрыв в оплате труда использует валовую почасовую оплату всех работников мужского и женского пола и не является проверкой равной оплаты за равный труд. Соотношение общей годовой суммы вознаграждения сравнивает наиболее высокооплачиваемое лицо с медианной общей годовой суммой вознаграждения работников, за исключением этого лица. Компоненты оплаты, пересчёт валюты, совокупность работников и период должны контролироваться.

S1-16 посвящён подтверждённым инцидентам, выявленным в отчётном периоде, а не всем полученным обращениям. Инциденты дискриминации и другие инциденты, связанные с правами человека, раскрываются отдельно, наряду со штрафами, пенями и компенсациями, признанными в финансовой отчётности. В ограниченном реестре следует сохранять сведения о поступлении, вопросе, совокупности работников, расследовании, основании подтверждения, средстве правовой защиты, дате отсечения, связи с финансовой информацией и классификации по конфиденциальности.

Архитектура ESRS S1: существенные воздействия определяют описательные раскрытия и применимые показатели по рабочей силе.

Подтвердить существенные подтемы S1 и затронутые группы работников.

Сформировать и утвердить реестр работников, не являющихся работниками S1, и совокупности S2.

Сопоставить S1-1 с S1-4 с политиками, взаимодействием, рассмотрением жалоб/мерами правовой защиты, действиями и целевыми показателями.

Создать словарь показателей S1 с указанием совокупности, единицы измерения, периода, источника, ответственного лица и класса конфиденциальности.

Сверить S1-5 с HRIS, местными системами HR и финансовой отчётностью.

Организовать контроль данных или оценки по не являющимся работниками S1.

Рассчитать S1-7–S1-15 с использованием знаменателей, специфичных для показателей.

Вести ограниченный реестр инцидентов S1-16 и проводить правовую проверку/проверку конфиденциальности.

Завершить проверку согласованности описательной информации/показателей и получить одобрение органов управления.

Группа классифицирует работников в S1, проверяет работников агентств на предмет отнесения к не являющимся работниками S1 и оставляет работников поставщиков услуг доставки, управляемых независимо, в S2. Она раскрывает точные данные о работниках, контролируемую оценку существенной совокупности не являющихся работниками и отдельный анализ воздействия на работников S2. Показатели здоровья и безопасности используют часы по совокупностям работников и разъясняют оценочные часы подрядчиков.