ESRS S1 Собственный персонал: полное руководство по политикам, показателям и характеристикам работников

Начните применение ESRS S1 с решения о составе совокупности: работников, лиц, не являющихся работниками, в рамках S1 и работников в рамках S2 необходимо разделить.

ESRS S1 требует значительных усилий, поскольку публичное описание и набор данных о персонале должны отражать одних и тех же людей, период и воздействия. Отделы кадров, расчета заработной платы, охраны здоровья и безопасности, отношений с работниками, комплаенса и финансов часто используют разные совокупности. В расчет заработной платы могут не включаться работники агентств; реестры подрядчиков могут включать работников, которые должны относиться к S2; а доступ к конфиденциальным данным об инцидентах или инвалидности может быть ограничен законодательством.

Наиболее безопасная последовательность — сначала определить границы, затем существенные воздействия, после этого архитектуру раскрытия информации и в последнюю очередь показатели. Это предотвращает появление выверенной таблицы, которую невозможно согласовать с моделью персонала или описанием процесса должной осмотрительности.

Начните применение ESRS S1 с решения о составе совокупности: работников, лиц, не являющихся работниками, в рамках S1 и работников в рамках S2 необходимо разделить.

Нарративный раздел не является перечнем кадровых политик. В нем следует объяснить, каким образом политики охватывают существенные воздействия, какие группы и географические территории входят в охват, каким образом осуществляется взаимодействие с работниками и их представителями, какие каналы доступны, каким образом оценивается эффективность и каким образом предоставляются или поддерживаются средства правовой защиты, когда предприятие стало причиной вреда или способствовало его возникновению.

Связывайте охват политик с существенной проблемой, касающейся условий труда, равенства, безопасности или прав, и указывайте, охватывают ли политики торговлю людьми, принудительный или обязательный труд и детский труд (S1, пункт 11).

Указывайте, осуществляется ли взаимодействие напрямую или через представителей работников, и каким образом оно повлияло на решения.

Различайте информирование работников, каналы для сообщения о проблемах, процедуры подачи жалоб, профсоюзные и официальные правовые каналы.

Оценивайте эффективность каналов по таким критериям, как доступность, доверие, отсутствие преследования, своевременность, разрешение проблем и их повторное возникновение.

Различайте системные корректирующие меры и средства правовой защиты для затронутых людей.

S1-5 содержит сведения об общей численности работников в разбивке по полу; о численности работников в каждой стране, где работают 50 или более работников, среди десяти крупнейших стран; о работниках на постоянной и временной основе, а также о работниках с негарантированным количеством рабочих часов; о текучести кадров среди работников на постоянной основе; и объяснение несоответствия наиболее репрезентативному показателю численности работников в финансовой отчетности. Согласно пункту 1 S1, S1-5 применяется во всех случаях, когда собственный персонал признан существенным, даже если раскрываются не все подтемы S1, а S1-6 применяется, когда лица, не являющиеся работниками, связаны с существенными IRO; фильтр существенности информации по-прежнему применяется к обоим требованиям.

Пункты 125(f), 126(f) и 127(f) ESRS 1 предусматривают поэтапное введение S1-6, S1-7 в отношении работников в странах за пределами ЕЭЗ, S1-10, S1-11, S1-12, элементов данных S1-13 в пункте 37(d) и (e) и элементов данных по лицам, не являющимся работниками, а также S1-14. «Прочие предприятия» могут не раскрывать их за первый год отчетности; предприятия «первой волны» — за финансовые годы до 2027 года. Предприятие, использующее это послабление, раскрывает этот факт в соответствии с пунктом 10 ESRS 2.

S1-6 применяется в случаях, когда лица, не являющиеся работниками, в составе собственной рабочей силы связаны с существенными IRO S1 — например, если гибкая занятость имеет критическое значение для бизнес-модели, зависимость от нее возрастает или воздействия являются существенными. Указывайте численность работников или FTE и отмечайте, относится ли показатель к концу периода или к среднему значению. Если точные данные недоступны, используйте прозрачную обоснованную оценку и объясняйте охват и ограничения.

Сверяйте данные о закупках, платформах для привлечения временной рабочей силы, доступе на объекты и кадровые записи. Не допускайте двойного учета одних и тех же людей в счетах, системах контроля доступа и журналах проектов, а также выявляйте удаленные или децентрализованные группы, которые не охватываются центральными системами.

S1-13 требует последовательного раскрытия информации о здоровье и безопасности: охват собственного персонала системой менеджмента (на основе численности), смертельные случаи, количество и показатель подлежащих регистрации несчастных случаев на производстве на один миллион отработанных часов, случаи подлежащего регистрации ухудшения здоровья, связанного с работой, и потерянные дни. Определяйте совокупность работников, основу для регистрации и знаменатель в виде часов; сверяйте часы подрядчиков или оценки и разъясняйте изменения границ или охвата данных.

Применяйте охват каждого элемента данных: смертельные случаи в результате несчастных случаев на производстве охватывают собственный персонал и других работников на объектах предприятия (пункт 37(b)(i)); смертельные случаи в результате ухудшения здоровья, случаи ухудшения здоровья и потерянные дни охватывают только работников (пункт 37(b)(ii), (d) и (e)); если S1-6 является существенным, лица, не являющиеся работниками, включаются в пункт 37(b)(i) и (c) с разбивкой на работников и лиц, не являющихся работниками, где применимо.

Сопоставляйте местные правовые категории с контролируемым групповым определением.

Используйте отработанные часы или документированную оценку; избегайте необъяснённых знаменателей в виде оплаченных часов.

Защищайте информацию о здоровье и обеспечивайте сохранение связи с работой и проведение проверки случаев.

Разъясняйте приобретения, выбытия, улучшение охвата данных и пересчёты.

S1-14 требует раскрытия только доли работников, имеющих право на отпуск, связанный с семейными обстоятельствами (пункт 39; AR 29-30); показатели использования такого отпуска, предусмотренные стандартом 2023 года, больше не требуются, хотя их можно приводить в качестве контекста. Нескорректированный гендерный разрыв в оплате труда использует валовую почасовую оплату всех работников мужского и женского пола и не является проверкой равной оплаты за равный труд. Соотношение общей годовой суммы вознаграждения сравнивает наиболее высокооплачиваемое лицо с медианной общей годовой суммой вознаграждения работников, за исключением этого лица. Компоненты оплаты, пересчёт валюты, совокупность работников и период должны контролироваться.

По существенным подтемам пункт 43 S1-16 охватывает инциденты, выявленные в отчётном периоде, которые одновременно подтверждены и проверены, а не все полученные обращения. Согласно AR 36 и AR 37, случай считается подтверждённым, если он подкреплён объективной, фактической и проверяемой информацией, и проверенным, если суд, ОЭСР или административный орган официально установили факт его наличия; одних лишь случаев, подтверждённых внутри предприятия, недостаточно. AR 38 применяет фильтр существенности информации прежде всего исходя из тяжести воздействий на собственный персонал, а методология, использованная для сбора данных, раскрывается в соответствии с GDR-M (AR 39). Инциденты дискриминации и другие инциденты, связанные с правами человека, раскрываются отдельно, наряду со штрафами, пенями и компенсациями, признанными в финансовой отчётности. В ограниченном реестре следует сохранять сведения о поступлении, вопросе, совокупности работников, расследовании, основании подтверждения, статусе проверки, средстве правовой защиты, дате отсечения, связи с финансовой информацией и классификации по конфиденциальности.

Архитектура ESRS S1: существенные воздействия определяют описательные раскрытия и применимые показатели по рабочей силе.

Подтвердить существенные подтемы S1 и затронутые группы работников.

Сформировать и утвердить реестр работников, не являющихся работниками S1, и совокупности S2.

Сопоставить S1-1 с S1-4 с политиками, взаимодействием, рассмотрением жалоб/мерами правовой защиты, действиями и целевыми показателями.

Создать словарь показателей S1 с указанием совокупности, единицы измерения, периода, источника, ответственного лица и класса конфиденциальности.

Сверить S1-5 с HRIS, местными системами HR и финансовой отчётностью.

Организовать контроль данных или оценки по не являющимся работниками S1.

Рассчитать S1-7–S1-15 с использованием знаменателей, специфичных для показателей.

Вести ограниченный реестр инцидентов S1-16 и проводить правовую проверку/проверку конфиденциальности.

Завершить проверку согласованности описательной информации/показателей и получить одобрение органов управления.

Группа классифицирует работников в S1, проверяет работников агентств на предмет отнесения к не являющимся работниками S1 и оставляет работников поставщиков услуг доставки, управляемых независимо, в S2. Она раскрывает точные данные о работниках, контролируемую оценку существенной совокупности не являющихся работниками и отдельный анализ воздействия на работников S2. Показатели здоровья и безопасности используют часы по совокупностям работников и разъясняют оценочные часы подрядчиков.