Focus dell’informativa
Questa informativa chiede a un'organizzazione di spiegare le principali azioni che sta intraprendendo, o che prevede di intraprendere, in relazione agli impatti, ai rischi e alle opportunità relativi alla propria forza lavoro, e di mostrare quali risorse sta destinando a tali azioni. In pratica, ciò significa descrivere le misure in modo da permettere al lettore di comprendere che cosa viene fatto, perché è importante e se l'organizzazione ha impegnato persone, tempo, denaro o altro supporto per realizzarlo.
L'attenzione pratica è rivolta al fatto che la risposta sia effettiva e riguardi l'intera organizzazione, non che sia limitata soltanto a poche iniziative visibili. Una relazione utile dovrebbe chiarire a quali parti dell'attività si applicano le azioni, quali componenti della forza lavoro coprono e come vengono allocate le risorse tra le diverse misure, anziché mettere in evidenza soltanto sedi di punta, progetti pilota o programmi una tantum.
Questo materiale didattico LRA supporta la preparazione dell’informativa. Per i requisiti esatti, fai sempre riferimento alla fonte ufficiale European Commission.
Prima di iniziare
Prima di iniziare
Una breve checklist prima di preparare questa informativa: spunta ogni voce man mano che la definisci.
Preparazione
Informazioni chiave da preparare
| Campo da preparare | Cosa rilevare | Suggerimento sull’evidenza | Responsabile |
|---|---|---|---|
| Azioni attuate | Una sintesi chiara delle misure già messe in atto per affrontare la questione, compreso ciò che è stato fatto e il relativo livello di avanzamento. | Registro delle azioni, aggiornamenti sui progetti, documenti per la direzione, registri di attuazione. | Sostenibilità / attività operative |
| Misure di prevenzione | Le misure predisposte per impedire il ripetersi del problema, comprese le misure di controllo o le modifiche introdotte per ridurne il verificarsi in futuro. | Documenti sulla progettazione dei controlli, aggiornamenti delle politiche, piani di trattamento dei rischi, registri delle modifiche ai processi. | Rischio / operazioni |
| Misure di riduzione | Le misure adottate per ridurre l'entità, la frequenza o la gravità del problema quando non è possibile evitarlo completamente. | Piano di mitigazione, registri della risposta agli incidenti, registri delle modifiche operative, registro delle problematiche. | Operazioni / sostenibilità |
| Azioni di riparazione | Le azioni intraprese per porre rimedio al danno già causato, compresi eventuali interventi di ripristino, compensazione o attività di follow-up già in corso. | Piano di rimedio, registri delle richieste o delle compensazioni, ordini di lavoro per il ripristino, fascicoli di gestione dei casi. | Legale / operazioni |
| Categoria di impatto | Il tipo di effetto descritto, espresso in termini aziendali e allineato alla specifica questione oggetto della rendicontazione. | Valutazione dell'impatto, registro delle questioni, analisi degli stakeholder, note sulla classificazione degli incidenti. | Sostenibilità / rischio |
| Azioni di risposta | Le misure concrete adottate in risposta all'impatto, inclusi gli interventi effettuati e i soggetti che li hanno realizzati. | Piano di risposta, registro delle azioni, registri degli incidenti, rendicontazione della direzione. | Operazioni / sostenibilità |
| Valutazione dei compromessi | Una breve spiegazione delle scelte aziendali effettuate, che mostri l'equilibrio tra la risposta all'impatto e altre considerazioni commerciali. | Documento decisionale, documentazione per il consiglio di amministrazione, memorandum di approvazione, analisi rischi-benefici. | Finanza / strategia |
| Indicatori di performance | Le misure utilizzate per monitorare i progressi o la performance relativa alla questione oggetto della rendicontazione, con i nomi esatti degli indicatori e i valori utilizzati internamente. | Cruscotto KPI, report della direzione, scheda di valutazione, dizionario dei dati. | Finanza / sostenibilità |
| Sistemi di monitoraggio | I sistemi, gli strumenti o i processi utilizzati per monitorare la questione nel tempo, compresi la provenienza dei dati e il modo in cui vengono verificati. | Descrizioni dei sistemi, documentazione dei controlli, flusso di lavoro di monitoraggio, registri della governance IT o dei dati. | IT / governance dei dati |
| Risultati della verifica | I risultati della valutazione, compresi gli elementi rilevati dalla verifica e il fatto che le misure stiano funzionando come previsto. | Relazione di valutazione, risultanze dell'audit, verbali della verifica, analisi delle prestazioni. | Sostenibilità / audit interno |
Come prepararla
Richiedi i dati
Richiedere gli interventi relativi alle persone e le evidenze del monitoraggio
Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.
Quali interventi relativi alle persone sono stati attuati, che cosa è stato fatto per prevenire, ridurre o rimediare alla questione e come stiamo monitorando se stanno funzionando?
Utilizzate innanzitutto i termini propri della vostra organizzazione (ad esempio, piano per le persone, gestione dei casi, intervento per il benessere, questione di condotta, follow-up del manager o registro delle relazioni con i dipendenti), quindi mappate tali termini sulla formulazione dell’informativa prima dell’approvazione finale. Questo è soltanto un possibile modello di formazione LRA; adattatelo alla vostra organizzazione e verificate la fonte ufficiale prima dell’approvazione finale.
Richiesta debole
Inviare le azioni ESRS S1-3, la prevenzione, la mitigazione, il rimedio, il tipo di impatto, i compromessi, i KPI, i sistemi di monitoraggio e i risultati della valutazione per il periodo di rendicontazione.
Perché non funziona: Utilizza etichette del framework che molti team non usano nella gestione quotidiana, quindi il responsabile potrebbe non sapere quali documenti recuperare. Inoltre, non indica quale sistema, perimetro, periodo o denominazioni delle categorie interne utilizzare, per cui è probabile che la risposta sia incompleta o difficile da ricondurre alle categorie pertinenti.
Richiesta migliore
Inviare il registro delle azioni relative al personale o il riepilogo dei casi per [periodo], relativo a [perimetro]. Includere le azioni intraprese, i passaggi utilizzati per prevenire, ridurre o porre rimedio al problema, il tipo di problema come registrato dal team, gli eventuali compromessi considerati, le misure utilizzate per monitorare i progressi e gli ultimi risultati. Utilizzare innanzitutto le proprie etichette di team; successivamente le mapperemo nel pacchetto di rendicontazione.
Modello di e-mail formale
Oggetto: Richiesta di informazioni sulle azioni relative alle persone e delle evidenze di monitoraggio per [periodo di riferimento] Buongiorno [nome], Stiamo preparando il pacchetto di rendicontazione di sostenibilità e abbiamo bisogno del vostro aiuto per le azioni relative alle persone e per le informazioni di monitoraggio relative a [periodo di riferimento] nell'ambito di [perimetro]. Vi chiediamo di inviare un breve estratto o riepilogo che includa: - le principali azioni messe in atto - le misure adottate per prevenire, ridurre o porre rimedio al problema - il tipo di problema o impatto sulle persone cui si riferisce ciascuna azione - eventuali compromessi o effetti collaterali considerati dal team - le misure utilizzate per monitorare i progressi - i risultati più recenti di tali misure - il sistema o file di origine utilizzato Utilizzate innanzitutto la terminologia del vostro team; in seguito la mapperemo alle etichette di rendicontazione. Se utile, potete restituire le informazioni nel formato tabellare riportato di seguito. Questo è esclusivamente un possibile modello formativo LRA; adattatelo alla vostra organizzazione e verificate la fonte ufficiale prima dell'approvazione finale. Grazie, [nome del preparatore] [ruolo] [recapiti]
Versione breve per Teams / Slack
Buongiorno [nome] — potreste condividere le azioni relative alle persone e le evidenze di monitoraggio per [periodo] nell'ambito di [perimetro]? Includete l'azione intrapresa, le misure di prevenzione / riduzione / correzione, il tipo di problema, eventuali compromessi, le misure utilizzate e i risultati più recenti. Utilizzate innanzitutto i termini del vostro team; li mapperemo in seguito. Grazie, [nome]
Esempi di settore
Manifattura
Contesto. Il team HR di uno stabilimento monitora le assenze, i problemi relativi al personale e alla sicurezza e le azioni di follow-up dei supervisori in un registro locale e in un sistema per la gestione dei casi.
Richiesta adattata. Condividere il registro delle azioni relative al personale del sito per [periodo] presso [sito]. Includere l'azione intrapresa, le misure di prevenzione o di correzione, il tipo di problema come registrato localmente, gli eventuali compromessi, le misure di monitoraggio e gli ultimi risultati. Utilizzare innanzitutto le etichette proprie del sito.
Esempio di risposta. Il sito restituisce una tabella con ID dell'azione, tipo di problema, descrizione dell'azione, passaggio di follow-up, nota sui compromessi, KPI, ultimo risultato e link all'evidenza nel registro e nei verbali delle riunioni.
Commercio al dettaglio
Contesto. Un team regionale che si occupa del personale gestisce le azioni per il coinvolgimento a livello di punto vendita, il coaching dei manager e il follow-up delle relazioni con i dipendenti in una dashboard condivisa.
Richiesta adattata. Inviare la dashboard regionale per il miglioramento del personale per [periodo] nell'intera [regione]. Includere le azioni intraprese, i passaggi per prevenire o ridurre il problema, il tipo di problema del punto vendita, gli eventuali compromessi aziendali, le misure utilizzate e gli ultimi risultati della dashboard. Utilizzare innanzitutto i propri termini relativi ai punti vendita e alla regione.
Esempio di risposta. Il team fornisce un estratto della dashboard che mostra il nome dell'azione, il raggruppamento dei punti vendita, la categoria del problema, il passaggio di coaching o di policy, la nota sui compromessi, la misura, l'ultimo punteggio e il link all'istantanea della dashboard.
Redigi la tua informativa
Note che trasformano i dati in un’informativa
Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.
Nota metodologica
Per questa informativa, descriviamo il tipo di impatto, le azioni già attuate, i principali indicatori utilizzati per monitorare i progressi, l'approccio di monitoraggio e l'ultimo esito della valutazione, utilizzando in modo coerente la stessa base per tutto il periodo di riferimento.
Nota di contesto
Queste cifre mostrano come l'organizzazione ha risposto agli impatti identificati, cosa sta monitorando per valutare i progressi e dove sono stati accettati eventuali compromessi per attuare la risposta.
Dichiarazione sulle variazioni
Se i numeri cambiano in modo rilevante, spiegare se ciò riflette una variazione dell'impatto sottostante, un cambiamento nelle misure di risposta, un diverso risultato del monitoraggio o una valutazione rivista dell'efficacia.
Voce dell’indice dei contenuti
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Strumenti e moduli per la preparazione
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Preparazione all’assurance
Per ogni affermazione, verifica le evidenze
| Affermazione | Rischio | Evidenze da verificare |
|---|---|---|
| Dichiariamo che il dato di copertura è stato costruito sulla base dell'intero insieme di persone rientranti nell'ambito che abbiamo selezionato per il periodo e possiamo mostrare come abbiamo definito tale popolazione, eventuali esclusioni e il motivo per cui sono state adottate tali scelte. | Un prestatore dell'assurance verificherà se la popolazione alla base del dato è completa, definita in modo coerente e non è stata ristretta o ampliata senza una motivazione chiara. | ['Nota sulla definizione della popolazione o documento metodologico', 'Regole di inclusione ed esclusione utilizzate per il periodo', 'Estratti delle fonti o report di sistema che mostrano la popolazione rientrante nell'ambito', 'Traccia delle approvazioni per qualsiasi giudizio o modifica relativa all'ambito'] |
| Spieghiamo il modo in cui abbiamo monitorato se le azioni stavano funzionando, indicando cosa abbiamo misurato, con quale frequenza lo abbiamo riesaminato e come abbiamo deciso se i progressi fossero effettivi. | Un prestatore dell'assurance esaminerà se l'approccio di monitoraggio è in grado di mostrare i progressi anziché soltanto l'attività e se il metodo di riesame è stato applicato in modo coerente. | ['Quadro di monitoraggio o cruscotto degli indicatori chiave di prestazione', 'Frequenza dei riesami e criteri di valutazione', 'Materiali per le riunioni o aggiornamenti alla direzione che mostrano le verifiche dei progressi', 'Documentazione di eventuali modifiche al metodo di monitoraggio'] |
| Abbiamo esposto le principali misure e le risorse utilizzate per affrontare le problematiche della forza lavoro individuate e possiamo fornire evidenze del fatto che queste erano le azioni effettivamente pianificate o in corso. | Un prestatore dell'assurance verificherà se le azioni indicate sono realmente le principali risposte, se le risorse sono identificabili e se la descrizione corrisponde a quanto è stato attuato. | ['Piano d'azione o registro del programma', 'Documentazione sull'allocazione del budget, dell'organico o di altre risorse', 'Report sullo stato di avanzamento del progetto', 'Approvazione interna che conferma le azioni indicate'] |
| Quando si era già verificato un danno, descriviamo le misure adottate per porvi rimedio o per aiutare altri a farlo e possiamo mostrare chi era responsabile di ciascuna misura. | Un prestatore dell'assurance cercherà evidenze del fatto che le misure correttive non fossero soltanto aspirazioni, ma fossero effettivamente organizzate, supportate o attuate a beneficio delle persone interessate. | ['Registri dei casi, registri dei reclami o documentazione relativa ai rimedi', 'Matrice delle responsabilità o documentazione dell'attribuzione delle responsabilità', 'Corrispondenza con le parti interessate o i loro rappresentanti', 'Evidenze del completamento delle azioni correttive'] |
| Abbiamo spiegato come abbiamo bilanciato le azioni relative alla forza lavoro rispetto ad altre pressioni commerciali e possiamo mostrare la discussione interna in cui tali compromessi sono stati esaminati. | Un prestatore dell'assurance verificherà se la tensione tra le azioni relative alle persone e i vincoli aziendali è stata realmente valutata, anziché omessa o semplificata. | ['Documenti decisionali o analisi dei compromessi', 'Verbali degli organi direttivi o dei comitati', 'Registri dei rischi che mostrano le pressioni concorrenti', 'Approvazioni interne o documentazione delle segnalazioni a livelli superiori'] |
| Per le problematiche negative della forza lavoro che abbiamo individuato, le abbiamo raggruppate per tipologia e abbiamo descritto le misure già adottate, quelle pianificate e quelle ancora in corso per prevenirle, ridurle o porvi rimedio. | Un prestatore dell'assurance verificherà se le tipologie di problematiche sono chiaramente distinte e se le azioni di risposta sono complete, aggiornate e corrispondenti a ciascuna problematica. | ['Registro delle problematiche o valutazione degli impatti', 'Strumento di monitoraggio delle azioni con stato e responsabili', 'Evidenze delle misure completate, in corso e pianificate', 'Riesame della direzione che mostra il collegamento tra tipologia di problematica e risposta'] |
Pacchetto di evidenze da preparare
Lacune ricorrenti nella rendicontazione
Lacune ricorrenti
Errori da evitare nella raccolta dei dati
Dove serve spesso un giudizio professionale
Esempi
Esempi illustrativi
Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.
Descriviamo una questione che riguarda la nostra forza lavoro propria: una lesione da sforzo ripetitivo legata all’imballaggio manuale, che abbiamo affrontato mediante la riprogettazione della linea, ulteriori ausili per il sollevamento e un aggiornamento della formazione dei supervisori. Esponiamo inoltre i passaggi pratici che abbiamo utilizzato per ridurre il rischio, il sostegno che abbiamo fornito ai lavoratori interessati e le scelte aziendali effettuate quando una maggiore produttività doveva essere bilanciata con metodi di lavoro più sicuri.
- Azioni già in atto: 14 misure di prevenzione e 6 misure di follow-up sono state implementate in 3 siti; 2 casi riguardanti lavoratori hanno ricevuto sostegno diretto e 1 caso ha richiesto un piano formale di rimedio.
- Per l’impatto in sé, abbiamo registrato un problema di salute fisica che riguardava 18 lavoratori; abbiamo risposto con la rotazione delle mansioni, l’adeguamento dei turni e una formazione mirata, accettando al contempo una riduzione del 3% della produzione oraria nel sito più impegnato.
- Per monitorare i progressi, abbiamo utilizzato tre indicatori: il 92% dei supervisori ha completato la nuova formazione, l’87% delle attività ad alto rischio è stato coperto dai controlli di monitoraggio e la revisione ha rilevato una diminuzione del 28% degli episodi di lesioni da sforzo segnalati rispetto al trimestre precedente.
Questo è un esempio sintetico e internamente coerente che mostra come descrivere le azioni intraprese, la natura del danno alla forza lavoro, il compromesso con la produzione e le misure utilizzate per monitorare e valutare i progressi.
Riferiamo un caso riguardante la stanchezza e lo stress tra il personale del turno notturno dopo un periodo di domanda massima sostenuta e spieghiamo i passaggi intrapresi per prevenire il ripetersi del caso, ridurre il danno e sostenere il recupero. La nostra risposta comprendeva modifiche ai turni, ulteriori pause di riposo, un canale di sostegno riservato e una revisione dei limiti degli straordinari, anche se ciò ha comportato tempi più lenti per la gestione dei pacchi per un breve periodo.
- Abbiamo introdotto 11 controlli preventivi, 5 azioni di riduzione del danno e 4 misure di recupero; 3 dipendenti hanno ricevuto un follow-up diretto e a 1 team è stato offerto un processo formale di riparazione.
- La questione identificata era una compromissione del benessere mentale che riguardava 26 lavoratori; abbiamo agito mediante una pianificazione rivista dei turni, limiti al carico di lavoro e coaching per i responsabili, accettando al contempo una diminuzione del 5% delle prestazioni di spedizione nello stesso giorno durante il periodo di adeguamento.
- Abbiamo monitorato la situazione con quattro misure: il 95% dei supervisori notturni ha completato il nuovo briefing, il 90% dei turni ad alto carico è stato verificato settimanalmente, l’8% del personale ha utilizzato il canale di sostegno e la revisione più recente ha mostrato una diminuzione del 31% dei reclami correlati alla stanchezza.
Questo è un esempio sintetico e internamente coerente che mostra come descrivere il tipo di impatto, la risposta intrapresa, il compromesso operativo e gli indicatori, i risultati del monitoraggio e della revisione utilizzati per valutare se la risposta sta funzionando.
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Verifica la tua comprensione
Scenari da affrontare
Un gruppo ha introdotto un nuovo canale per i reclami destinato alla propria forza lavoro, ma la prima bozza della rendicontazione descrive soltanto il canale e omette le sessioni di formazione, gli aggiornamenti delle politiche e il personale aggiunto per renderlo operativo. Il team dispone inoltre di una nota separata su una revisione delle retribuzioni utilizzata per affrontare una criticità nota.
Un preparatore sta redigendo una sezione su una questione relativa alla sicurezza sul lavoro e dispone di un lungo elenco di controlli, ma la bozza non indica quale parte della forza lavoro sia stata interessata, che cosa abbia effettivamente fatto l’organizzazione o quale compromesso sia stato accettato quando gli obiettivi di produzione sono stati adeguati per consentire tempo aggiuntivo per la formazione.
Il team per la sostenibilità ha introdotto un programma di audit dei fornitori e una nuova linea telefonica per le segnalazioni, e vuole riportare entrambi come parte delle proprie azioni relative alle persone. Tuttavia, la bozza non indica come il team monitorerà se tali misure stanno funzionando né quali indicatori saranno utilizzati per valutare i progressi nel tempo.
Un’azienda ha completato un processo di rimedio dopo un reclamo sulle condizioni di lavoro, ma la bozza della relazione indica soltanto che il reclamo è stato chiuso. Non spiega che cosa sia stato fatto per affrontare il danno, se la soluzione fosse rivolta alle persone interessate o se il risultato sia stato riesaminato successivamente.
Riferimenti al framework
Requisiti ESRS pertinenti e informative correlate
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ESRS
S1-3
all’interno di ESRS S1: Own Workforce
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FAQ
Domande a cui risponde questa pagina
Inizia con la spiegazione in linguaggio semplice, quindi segui la sezione sulla preparazione passo per passo e i datapoint da preparare. La pagina è progettata per aiutarti a trasformare i dati di origine in una bozza narrativa, supportata dagli esempi di informative e dalla sezione dedicata alla bozza dell’output.
La pagina indica di preparare dati sulle azioni implementate, sui passaggi di prevenzione, sulle misure di riduzione, sulle azioni di riparazione, sulla categoria di impatto, sulle azioni di risposta, sulla valutazione dei compromessi, sugli indicatori di performance, sui sistemi di monitoraggio e sui risultati della revisione. Utilizza questo elenco come lista di controllo per la raccolta, così potrai verificare cosa è disponibile, cosa manca e cosa richiede l’approvazione del responsabile.
Utilizza le indicazioni sulla preparazione passo per passo della pagina per decidere cosa rientra nell’ambito e come ciascun datapoint sarà trattato in modo coerente. La pagina è pensata per aiutarti a definire il metodo di lavoro per l’informativa, anziché fornire un modello fisso di rendicontazione.
La pagina è rivolta ai responsabili della sostenibilità e dell’ESG, ai team delle risorse umane, ai responsabili dei dati e ai revisori dell’assurance; pertanto, la responsabilità dovrebbe spettare alle persone in grado di fornire evidenze delle azioni, degli indicatori e dei risultati della revisione. Un approccio pratico consiste nell’assegnare un responsabile principale per la bozza e responsabili nominativi per ciascun datapoint e elemento probatorio.
La pagina include un fascicolo delle evidenze con cinque elementi a supporto della preparazione all’assurance, insieme a sei asserzioni di assurance da verificare. Utilizza queste sezioni per predisporre un file che colleghi ciascuna asserzione al rischio e all’evidenza pertinenti prima della finalizzazione della bozza.
La pagina indica che vi sono sei asserzioni di assurance da verificare, ciascuna strutturata attorno ad asserzione, rischio ed evidenza. Nel testo della fonte qui non sono elencate, quindi devi utilizzare la pagina stessa e il fascicolo delle evidenze per esaminarle.
La pagina elenca lacune ed errori comuni di rendicontazione, così puoi individuare una redazione debole prima dell’approvazione finale. Un uso pratico consiste nel confrontare la tua bozza con tali lacune, quindi verificare se ciascun punto dati è supportato da evidenze e se la descrizione corrisponde ai dati sottostanti.
Utilizza gli esempi sintetici come modello per la struttura, il livello di dettaglio e il modo in cui le informazioni quantitative possono essere presentate in una tabella. Sono esclusivamente illustrativi, quindi dovrebbero aiutarti a redigere la tua formulazione senza trattare l’esempio come un requisito di rendicontazione.
La pagina fornisce idee per l’output della bozza, comprese opzioni di visualizzazione, incipit per la descrizione e una riga di indice dei contenuti. Utilizzale per trasformare i dati preparati in una bozza leggibile, più facile da seguire per i revisori e i team di assurance.
Il Download Centre include un workbook Prep & Assurance in formato .xlsx e una Library Card stampabile in formato .pdf. Utilizza il workbook per organizzare la preparazione e i controlli di assurance, e la Library Card come riferimento rapido durante la redazione o la revisione.
Altre domande in cui questa pagina può aiutare
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This guide covers one Disclosure Requirement. The ESRS / CSRD Reporting course walks the full European workflow — double materiality, datapoints, evidence and assurance — with exercises on your own data.
Available as Guided Flex, Live Cohort, 1:1 Expert Mentorship or Corporate Programme.
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