Focus dell’informativa
Questa informativa chiede a un’organizzazione di spiegare in che modo copre la propria forza lavoro con sistemi di protezione sociale. In pratica, ciò significa descrivere se i dipendenti e gli altri lavoratori della forza lavoro hanno accesso a tutele quali la sicurezza sociale o prestazioni equivalenti, e se tale copertura è fornita in modo coerente nelle attività e nelle sedi dell’organizzazione.
L’attenzione pratica non riguarda soltanto l’esistenza di una politica, ma anche la sua effettiva portata. Indicare se la copertura si applica all’intera forza lavoro o soltanto a determinati gruppi, Paesi, sedi o tipologie contrattuali, e chiarire eventuali lacune, esclusioni o differenze di trattamento che incidono su chi è tutelato e dove.
Questo materiale didattico LRA supporta la preparazione dell’informativa. Per i requisiti esatti, fai sempre riferimento alla fonte ufficiale European Commission.
Prima di iniziare
Prima di iniziare
Una breve checklist prima di preparare questa informativa: spunta ogni voce man mano che la definisci.
Preparazione
Informazioni chiave da preparare
| Campo da preparare | Cosa rilevare | Suggerimento sull’evidenza | Responsabile |
|---|---|---|---|
| Stato della copertura | Registrare se la forza lavoro è coperta dal relativo sistema di protezione, utilizzando una semplice risposta sì/no per il periodo di riferimento. | Prospetto della politica, registro delle prestazioni, conferma dell’assicuratore o del sistema e registri delle risorse umane e delle prestazioni che mostrino chi è iscritto. | Risorse umane / Prestazioni |
| Tipologie di eventi coperti | Elencare i tipi di eventi contro i quali il sistema offre protezione, limitandosi agli eventi effettivamente previsti nel documento di origine per il periodo. | Condizioni del piano, testo della polizza, certificato dell’assicuratore o sintesi del sistema che mostrino le categorie di eventi incluse. | Risorse umane / Prestazioni |
| Paesi non coperti | Individuare i Paesi in cui l'accordo non si applica, sulla base della mappa di copertura corrente per il periodo di riferimento. | Prospetto dei territori, esclusioni dell'assicuratore, matrice dei piani locali o registro dei benefit paese per paese. | Risorse umane / Benefit |
Come prepararla
Richiedi i dati
Richiedere i dati sulla copertura della protezione sociale alle Operations del personale
Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.
Quali parti della nostra forza lavoro sono coperte da regimi di protezione sociale, quali tipi di eventi della vita o rischi sono inclusi e dove non abbiamo ancora predisposto alcuna copertura?
Utilizzate innanzitutto i termini propri della vostra organizzazione, quindi ricond conduceteli all'informativa. Ad esempio, se internamente parlate di benefit, copertura assistenziale, regimi obbligatori o accordi assicurativi locali, utilizzate tali denominazioni nella richiesta e traducetele solo successivamente ai fini della rendicontazione. Questo è un possibile modello di formazione LRA; adattatelo alla vostra organizzazione e verificate la fonte ufficiale prima dell'approvazione finale.
Richiesta debole
Potete compilare per noi l'informativa sulla protezione sociale ESRS S1, includendo la copertura, gli eventi coperti e i Paesi senza copertura?
Perché non funziona: Utilizza un linguaggio del framework che molti team operativi non riconosceranno e non specifica quali persone, Paesi, sistemi o etichette interne utilizzare. Ciò rende più difficile recuperare i dati corretti e aumenta il rischio di risposte incoerenti.
Richiesta migliore
Vi preghiamo di inviare il riepilogo della protezione della forza lavoro per il [periodo di riferimento] relativo al [perimetro della popolazione]. Per ciascun Paese o gruppo di lavoratori, indicate se esiste una copertura, che cosa comprende secondo i termini utilizzati dal vostro team e dove non esiste alcuna copertura. Se i dati provengono da più di un sistema, includete la fonte per ciascuna riga e segnalate eventuali lacune o assunzioni.
Modello di e-mail formale
Oggetto: Richiesta di dati per la revisione della copertura della protezione sociale Buongiorno [Name], Sto preparando il pacchetto per la rendicontazione di sostenibilità di fine anno e ho bisogno del tuo aiuto per i dati sulla protezione della forza lavoro relativi a [reporting period]. Ti preghiamo di condividere le informazioni per [population boundary] nei [countries/sites], utilizzando i termini che il tuo team usa normalmente al proprio interno. Cerco: - se ciascuna sede o ciascun gruppo di lavoratori dispone di una copertura; - quali tipi di eventi o rischi sono inclusi, come malattia, disoccupazione, infortunio o sostegno correlato alla maternità; - i Paesi in cui non è presente alcuna copertura. Se le informazioni sono distribuite su più di un sistema, includi la fonte per ciascuna riga e indica eventuali assunzioni o lacune. Di seguito è riportato un possibile formato. Adattalo al linguaggio utilizzato dalla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell'approvazione finale. Grazie mille, [Your name]
Versione breve per Teams / Slack
Buongiorno [Name] — potresti inviare i dati sulla protezione della forza lavoro relativi a [reporting period] per [population boundary]? Utilizza i consueti termini interni e includi: se la copertura esiste, quali eventi/rischi sono inclusi e quali Paesi non dispongono di copertura. Se i dati sono distribuiti su più sistemi, indica semplicemente la fonte per ciascuna riga. Grazie — [Your name]
Esempi di settore
Manifattura
Contesto. Un gruppo con stabilimenti in diversi Paesi e una combinazione di dipendenti diretti e lavoratori locali presso i siti.
Richiesta adattata. Vi preghiamo di condividere il riepilogo della protezione della forza lavoro a livello di sito per il [periodo di riferimento] relativo alle [località degli stabilimenti]. Utilizzate le etichette già usate dai vostri team che gestiscono i benefit o le paghe. Per ciascun sito, confermate se la copertura è attiva, quali eventi include e quali Paesi non hanno copertura per alcun gruppo di lavoratori.
Esempio di risposta. Paese / sito: stabilimento in Polonia | Gruppo di lavoratori: dipendenti diretti | Copertura attiva: Y | Evento o rischio incluso: malattia, infortunio, sostegno alla maternità | Base della copertura: piano aziendale più disposizioni obbligatorie di legge | Motivo dell'assenza di copertura / nota sulla lacuna: nessuno | Riferimento della fonte: registro dei benefit v3
Servizi professionali
Contesto. Un'impresa con personale d'ufficio in diverse giurisdizioni e pacchetti di benefit gestiti localmente.
Richiesta adattata. Vi preghiamo di inviare il riepilogo della copertura dei benefit per il [periodo di riferimento] relativo ai [Paesi]. Utilizzate le denominazioni abituali dei vostri benefit e indicate se la popolazione di ciascun ufficio dispone di copertura, che cosa comprende e dove in un Paese non è presente alcuna soluzione.
Esempio di risposta. Paese / sito: ufficio in Spagna | Gruppo di lavoratori: personale dipendente | Copertura attiva: Y | Evento o rischio incluso: malattia e sostegno alla maternità | Base della copertura: polizza di un assicuratore locale | Motivo dell'assenza di copertura / nota sulla lacuna: nessuno | Riferimento della fonte: registro di monitoraggio dei benefit HR
Redigi la tua informativa
Note che trasformano i dati in un’informativa
Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.
Nota metodologica
Indicare come è stato definito il pacchetto di protezione, quali gruppi di dipendenti sono stati inclusi nel conteggio e come sono stati identificati i tipi di protezione elencati e gli eventuali paesi privi di tale copertura.
Nota di contesto
Spiegare cosa indicano i dati sulle misure di protezione dei dipendenti dell’organizzazione, compreso se la copertura è disponibile, quali rischi sono inclusi e dove permangono lacune per paese.
Dichiarazione sulle variazioni
Se la situazione è cambiata rispetto al periodo precedente, indicare i cambiamenti nel numero di paesi privi di copertura, le variazioni nei tipi di protezione offerti o il passaggio da una copertura parziale a una copertura più ampia.
Voce dell’indice dei contenuti
S1-10 Protezione sociale — [posizione / pagina] / [note]Centro download
Strumenti e moduli per la preparazione
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Preparazione all’assurance
Per ogni affermazione, verifica le evidenze
| Affermazione | Rischio | Evidenze da verificare |
|---|---|---|
| Abbiamo elaborato il dato sulla copertura a partire dai nostri registri dei dipendenti e dai file delle retribuzioni, verificando poi quali persone rientrassero nel perimetro alla data di riferimento della rendicontazione e quali sedi fossero incluse. Per i Paesi in cui operiamo, abbiamo mappato i luoghi in cui erano presenti regimi di protezione sociale e quelli in cui non lo erano, utilizzando una verifica documentata Paese per Paese. | L'incaricato dell'assurance verificherà se il perimetro è stato definito in modo coerente, se sono stati inclusi tutti i Paesi e i gruppi di lavoratori pertinenti e se il dato sulla copertura potrebbe essere sovrastimato o sottostimato a causa di entità mancanti, registri duplicati o date di chiusura non coerenti. | Estratti della popolazione utilizzati per il calcolo; file di origine delle retribuzioni e delle risorse umane; il memorandum sul perimetro che mostra quali entità, Paesi e categorie di lavoratori sono state incluse o escluse; la mappatura Paese per Paese dei regimi di protezione sociale; il controllo delle versioni o l'approvazione che mostrano la data di chiusura finale e gli eventuali aggiustamenti. |
| Abbiamo separato il dato comunicato dalle eventuali stime, riconducendolo ai registri sottostanti e documentando i casi in cui i dati locali hanno dovuto essere normalizzati prima del consolidamento. Quando un Paese utilizzava un regime o una classificazione diversa, abbiamo registrato la base per considerarlo coperto o non coperto, in modo da applicare la stessa regola in tutto il gruppo. | L'incaricato dell'assurance verificherà se i dati erano comparabili tra i Paesi, se le classificazioni locali sono state tradotte in modo coerente e se il giudizio della direzione è stato applicato in modo tale da poter influenzare il risultato. | Note sulle trasformazioni dei dati; tabelle di raccordo tra le categorie locali e le categorie di rendicontazione di gruppo; riconciliazione tra gli invii locali e il dato consolidato; documenti motivazionali relativi al giudizio per eventuali casi ambigui; evidenze della revisione che mostrano l'applicazione della stessa regola in tutte le sedi. |
| Prima della pubblicazione, abbiamo verificato il dato rispetto ai totali degli organici, esaminato le eccezioni e analizzato eventuali variazioni insolite rispetto al periodo precedente. Abbiamo inoltre sottoposto i documenti di lavoro sottostanti alla revisione di una seconda persona, affinché l'informativa finale corrispondesse ai file di supporto. | L'incaricato dell'assurance cercherà evidenze che il numero finale sia stato verificato in modo indipendente, che le anomalie siano state analizzate e che l'informativa pubblicata concordi con i documenti di lavoro di origine senza differenze non spiegate. | Riconciliazione con l'organico e con altri totali di controllo; registri delle eccezioni e note di follow-up; analisi comparativa rispetto al periodo precedente; approvazione del revisore o evidenza di una revisione indipendente; pacchetto finale dei documenti di lavoro e informativa pubblicata che dimostrano la coerenza con la documentazione di supporto. |
| Per la parte dell'informativa relativa alle lacune nella protezione, abbiamo utilizzato un elenco documentato dei principali eventi della vita e verificato ogni Paese rispetto a tale elenco, sulla base dei documenti sulle politiche locali e dei riepiloghi delle prestazioni. Quando esisteva una lacuna, abbiamo conservato la nota di supporto che spiegava perché l'evento era stato considerato non coperto. | Un professionista incaricato dell'assurance esaminerà se l'elenco degli eventi fosse completo e applicato coerentemente, se i documenti locali supportassero effettivamente la conclusione sulla copertura e se eventuali lacune fossero state omesse o descritte in modo troppo restrittivo. | L'elenco approvato dei principali eventi della vita utilizzato per la valutazione; i documenti delle politiche locali, i manuali dei dipendenti o le sintesi delle prestazioni; la matrice di valutazione paese per paese; le note che spiegano eventuali lacune individuate; gli elementi comprovanti la revisione da parte della direzione della formulazione finale. |
Pacchetto di evidenze da preparare
Lacune ricorrenti nella rendicontazione
Lacune ricorrenti
Errori da evitare nella raccolta dei dati
Dove serve spesso un giudizio professionale
Esempi
Esempi illustrativi
Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.
Dichiariamo che la nostra forza lavoro è coperta dalle nostre misure di protezione dei dipendenti e che tali misure includono il sostegno in caso di malattia, perdita del lavoro, danni sul luogo di lavoro e congedo parentale. Nei paesi in cui operiamo, ve ne sono 2 in cui una parte del personale non è coperta da una o più di tali protezioni.
- Copertura: sì
- Protezioni incluse: malattia, disoccupazione, infortunio e maternità
- Paesi con lacune: 2
Questo esempio mostra un modo narrativo semplice per dichiarare se le misure proprie dell’impresa si applicano, quali tipi di eventi della vita affrontano e quanti paesi presentano ancora lacune.
Il nostro gruppo non fornisce ancora una protezione completa in ogni sede, quindi la risposta sulla copertura è no. Il pacchetto di cui disponiamo copre malattia, disoccupazione, infortunio e maternità, e vi sono 5 paesi in cui manca almeno una di tali protezioni.
- Copertura: no
- Protezioni incluse: malattia, disoccupazione, infortunio e maternità
- Paesi con lacune: 5
Questo esempio mostra come rendicontare una situazione parziale: dichiarare l’esito complessivo sì/no, elencare gli eventi della vita affrontati dalle misure e indicare il numero di paesi in cui la copertura è incompleta.
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Verifica la tua comprensione
Scenari da affrontare
Un gruppo di 120 dipendenti è distribuito in tre Paesi. In due Paesi, l’impresa versa contributi a regimi pubblici o privati che coprono malattia, perdita del lavoro, infortunio sul lavoro e congedo parentale; nel terzo Paese, solo 18 dei 40 lavoratori dispongono di una copertura di questo tipo tramite il datore di lavoro.
Un redattore sta preparando la nota per un gruppo multinazionale e rileva che una controllata offre una copertura per malattia e infortunio, mentre un’altra offre solo una copertura per infortunio e nessun sostegno per la disoccupazione o per le assenze connesse alla maternità. Il team non sa se elencare ogni evento separatamente o utilizzare un’etichetta generica.
Un’impresa opera in cinque Paesi. Quattro Paesi dispongono di regimi di assicurazione sociale per i dipendenti, ma in un Paese il mercato del lavoro locale è informale e il datore di lavoro non ha predisposto alcun regime per i suoi 15 dipendenti presenti in quel Paese. La bozza della nota afferma attualmente soltanto che il gruppo ha una «ampia copertura a livello globale».
Un redattore dispone di dati che mostrano che 78 lavoratori su 90 nel Paese A sono coperti, che 50 su 50 nel Paese B sono coperti e che 0 su 12 nel Paese C sono coperti. Il team vuole comunicare solo i due Paesi con copertura perché il terzo è sensibile.
Riferimenti al framework
Requisiti ESRS pertinenti e informative correlate
Riferimenti disponibili al framework e informative vicine utili alla preparazione di questo requisito.
ESRS
S1-10
all’interno di ESRS S1: Own Workforce
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FAQ
Domande a cui risponde questa pagina
Iniziare con la spiegazione in linguaggio semplice, quindi seguire la sezione di preparazione passo per passo e i tre punti dati da preparare: stato della copertura, tipi di eventi coperti e paesi non coperti. La pagina è progettata per aiutare a trasformare questi input in una bozza di informativa e in un pacchetto di evidenze pronto per l’assurance.
La pagina indica di preparare tre punti dati fondamentali: stato della copertura, tipi di eventi coperti e paesi non coperti. Utilizzarli come insieme minimo di dati prima di passare alla sezione dedicata all’output della bozza.
Utilizza la sezione della pagina dedicata alla preparazione per definire cosa rientra nell'ambito, quindi registra lo stato di copertura e i tipi di evento coperti. La pagina segnala inoltre i Paesi non coperti, quindi l'ambito dovrebbe essere sufficientemente chiaro da mostrare dove l'informativa si applica e dove non si applica.
La pagina è rivolta ai responsabili della sostenibilità e dell'ESG, ai team delle risorse umane, ai responsabili dei dati e ai revisori dell'assurance, quindi la responsabilità dovrebbe spettare alle persone in grado di confermare i dati e le evidenze. Utilizza il workbook per assegnare i compiti e mantenere il pacchetto di evidenze allineato all'informativa.
La pagina include un pacchetto di evidenze con cinque elementi e quattro asserzioni di assurance da verificare. Utilizzali insieme, in modo che ogni asserzione abbia un rischio chiaro e le evidenze di supporto prima della revisione.
La pagina elenca le lacune e gli errori comuni nella rendicontazione per aiutarti a individuare i punti deboli prima dell'approvazione finale. Un uso pratico consiste nel confrontare la bozza con tali lacune e verificare che lo stato di copertura, i tipi di evento e i Paesi non coperti siano tutti completi.
Il Centro download include un workbook Prep & Assurance in formato .xlsx. Utilizzalo per organizzare le fasi di preparazione, monitorare il pacchetto di evidenze e supportare la preparazione all'assurance.
Il Centro download include anche una Library Card stampabile in formato .pdf. È presente come riferimento pratico insieme al workbook durante la preparazione dell'informativa e il controllo della bozza.
Sì, esclusivamente come illustrazione pratica. La pagina specifica che le informative esemplificative sono sintetiche e che la tabella quantitativa è coerente al suo interno; pertanto, è possibile utilizzarla per vedere come potrebbero essere presentati i dati, senza considerarla un esempio relativo a un'impresa reale.
La sezione dedicata all'output della bozza fornisce idee per la visualizzazione, spunti iniziali per il testo descrittivo e una riga dell'indice dei contenuti. Utilizzateli per convertire i dati preparati in una bozza leggibile una volta definiti l'ambito e le evidenze.
Altre domande in cui questa pagina può aiutare
Approfondisci · S1-10
Impara a preparare questa informativa dall’inizio alla fine
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