Azioni (condotta aziendale)

Prepara

Cosa raccogliere prima di redigere

Spunta ogni campo man mano che arrivano le evidenze. I responsabili sono i team che di solito custodiscono i file sorgente.

• Azioni intraprese

  Team per la sostenibilità / la gestione responsabile dell'attività

  Una sintesi chiara delle misure che l'organizzazione ha predisposto in risposta alla problematica, redatta come azioni completate anziché come piani.

  Evidenze Registro delle azioni, strumento di monitoraggio del progetto, aggiornamenti della direzione o documenti del consiglio di amministrazione che mostrino le misure approvate e attuate.

  Attenzione a La narrazione si sposta verso attività pianificate e non riconcilia con le azioni effettivamente completate nel periodo di riferimento.

• Misure di prevenzione

  Team rischi / conformità

  I controlli specifici, le politiche o le modifiche introdotte per impedire che il problema si verifichi nuovamente, descritti come misure preventive già in uso.

  Evidenze Aggiornamenti delle politiche, documenti di progettazione dei controlli, registrazioni nel registro dei rischi o registrazioni delle modifiche ai processi.

  Attenzione a Le misure di prevenzione sono descritte ad alto livello, ma non corrispondono all’insieme dei controlli effettivamente operativi nel processo di origine.

• Azioni di monitoraggio

  Audit interno / team rischi

  I controlli, le revisioni o le attività di monitoraggio utilizzati per sorvegliare il problema e rilevarne il ripetersi, compresa la frequenza con cui vengono eseguiti.

  Evidenze Programmi di monitoraggio, output dei cruscotti, verbali delle revisioni o relazioni di assurance.

  Attenzione a Il monitoraggio è descritto senza collegarlo al ciclo effettivo di revisione o al sistema di origine sottoposto a verifica.

• Criteri ESG utilizzati

  Team investimenti / approvvigionamento

  Indicare se i fattori ambientali, sociali e di governance facevano parte dell'approccio di selezione, con una semplice risposta sì/no basata sul processo effettivamente utilizzato.

  Evidenze Politica di investimento, memorandum di selezione, checklist di screening o documento del comitato che mostri i fattori applicati.

  Attenzione a La risposta sì/no si basa sulla formulazione della politica, ma il processo di selezione effettivamente utilizzato si basava su un insieme diverso di fattori.

• Metodo di selezione

  Team investimenti / approvvigionamento

  Una breve descrizione di come l’organizzazione ha scelto le voci pertinenti, inclusa la regola decisionale o l’approccio di screening utilizzato in pratica.

  Evidenze Nota metodologica, documento sui criteri di selezione, modello di valutazione o documento di approvazione.

  Attenzione a La descrizione del metodo non corrisponde alla regola di selezione effettivamente utilizzata nel flusso di lavoro di origine.

• Formazione erogata

  Apprendimento e sviluppo

  Se la formazione è stata effettivamente erogata per l’argomento pertinente, registrato come sì/no per il periodo di riferimento.

  Evidenze Registro della formazione, registri delle presenze, report dei completamenti dell’LMS o firma del formatore.

  Attenzione a La risposta è contrassegnata come sì sulla base di un programma pianificato, ma nel periodo non è stata erogata alcuna formazione.

• Copertura della formazione

  Apprendimento e sviluppo

  La quota del pubblico destinatario che ha completato la formazione, calcolata sulla popolazione e sul periodo corretti.

  Evidenze Report di completamento della formazione, elenco del personale appartenente al gruppo target e file di calcolo utilizzato per la percentuale.

  Attenzione a La percentuale è calcolata sulla popolazione o sul periodo errati, pertanto numeratore e denominatore non sono allineati.

• Ore di formazione

  Apprendimento e sviluppo

  La quantità di tempo di formazione erogato, espressa in modo da chiarire se si tratta di ore totali, ore medie o di un'altra misura utilizzata internamente.

  Evidenze Orario dei corsi, registri LMS, fogli presenze o rapporto riepilogativo sulla formazione.

  Attenzione a Le ore sono aggregate confondendo le misure totali e medie, oppure il tempo delle sessioni viene conteggiato in modo diverso dal tempo di presenza.

• Coinvolgimento dei fornitori

  Appalti / gestione dei fornitori

  I programmi o le attività utilizzati per collaborare con i fornitori sul tema, descritti in termini pratici anziché come una dichiarazione di politica.

  Evidenze Piano del programma per i fornitori, registri delle attività di sensibilizzazione, materiali dei workshop o comunicazioni ai fornitori.

  Attenzione a L'attività di coinvolgimento è descritta, ma il programma indicato non corrisponde a quello effettivamente svolto con i fornitori.

• Fornitori inclusi nell'ambito

  Appalti / gestione dei fornitori

  Quali fornitori sono stati inclusi nel coinvolgimento o nella verifica, sulla base dei criteri di inclusione e con il relativo conteggio o raggruppamento.

  Evidenze Elenco dei fornitori, file di segmentazione, registro dei contratti o nota sull'ambito del programma.

  Attenzione a L'insieme dei fornitori omette un sottogruppo incluso nell'ambito, ad esempio fornitori indiretti o una coorte regionale, pertanto il conteggio è sottostimato.

• Risultati del coinvolgimento

  Approvvigionamento / gestione dei fornitori

  Gli esiti del coinvolgimento dei fornitori, compresi i cambiamenti intervenuti, gli accordi raggiunti o le azioni di follow-up avviate.

  Evidenze Note delle riunioni, registri delle azioni, risposte dei fornitori o sintesi della valutazione del programma.

  Attenzione a Gli esiti sono riportati come risultati delle attività, ma non viene rilevato l'effettivo risultato del coinvolgimento.

• Procedure definite

  Team operativo / compliance

  I passaggi formali che l’organizzazione ha definito per gestire la questione, compresi chi fa cosa e quando.

  Evidenze Documento procedurale, mappa del flusso di lavoro, manuale dei controlli o allegato alla policy.

  Attenzione a La procedura descritta nella relazione non corrisponde al processo approvato utilizzato dal team operativo.

• Sistemi di monitoraggio

  Responsabile IT / dei dati

  I sistemi o gli strumenti utilizzati per registrare, seguire e riesaminare la questione, compresa la principale fonte di registrazione.

  Evidenze Schermate del sistema, descrizione del sistema, dizionario dei dati o mappa del processo che mostri lo strumento di monitoraggio.

  Attenzione a Il sistema denominato non è la fonte ufficiale dei dati, pertanto il processo riportato non si riconcilia con lo strumento di monitoraggio in uso.

• Processo di indagine

  Team Compliance / indagini

  Come vengono esaminate, sottoposte a escalation e chiuse le problematiche sospette, comprese le fasi utilizzate per indagare su ciascun caso.

  Evidenze Procedura di gestione dei casi, flusso di lavoro delle indagini, matrice di escalation o registro delle indagini.

  Attenzione a Le fasi dell'indagine sono descritte in termini generici, ma l'effettivo flusso di gestione dei casi segue un percorso diverso.

• Copertura della formazione

  Formazione e sviluppo

  La percentuale del pubblico destinatario che ha ricevuto la formazione richiesta per questo tema, utilizzando il gruppo target e il periodo di rendicontazione corretti.

  Evidenze Report sul completamento della formazione, elenco dei ruoli target e workbook di calcolo.

  Attenzione a La percentuale utilizza il denominatore sbagliato, ad esempio tutto il personale invece dei ruoli target, oppure un periodo di rendicontazione diverso.

• Ruoli target

  Formazione e sviluppo

  I ruoli o le funzioni professionali a cui è destinata la formazione, indicati come pubblico effettivo anziché come gruppo generico di personale.

  Evidenze Piano di formazione, matrice dei ruoli, requisito della politica o impostazioni del pubblico dell'LMS.

  Attenzione a I ruoli elencati non corrispondono al pubblico configurato nel sistema di formazione, pertanto alcuni destinatari previsti non vengono inclusi.

• Violazioni rilevate

  Conformità / audit interno

  I casi in cui la regola o la procedura non è stata rispettata, compreso il numero o la descrizione delle violazioni individuate.

  Evidenze Registro degli incidenti, registro della conformità, documentazione delle indagini o risultanze dell'audit.

  Attenzione a Le violazioni vengono conteggiate a partire da un'unica fonte, ma la relazione omette i casi presenti in un altro registro o nel registro di un altro team.

• Azioni correttive

  Team compliance / operativo

  Le misure adottate dopo che è stata rilevata una violazione o una problematica, incluse la remediation, le attività di follow-up e qualsiasi modifica del processo.

  Evidenze Registro delle azioni correttive, note di chiusura dell'incidente, risposta della direzione o piano di remediation.

  Attenzione a Le azioni comunicate non corrispondono alle azioni di chiusura registrate nel registro degli incidenti o delle attività di remediation.

• Esiti disciplinari

  Risorse umane / relazioni con i dipendenti

  Qualsiasi misura formale di gestione del personale applicata dopo una violazione, descritta in modo da riflettere l'effettivo esito adottato.

  Evidenze Registri dei casi delle risorse umane, registro disciplinare, lettera sull’esito dell’indagine o fascicolo delle relazioni con i dipendenti.

  Attenzione a L’esito disciplinare non coincide con il registro del caso delle risorse umane oppure gli avvertimenti informali sono mescolati con misure formali.

Come prepararla

Richiedi i dati

Richiedere il registro delle azioni in materia di condotta aziendale e le evidenze a supporto

Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.

Quali azioni, controlli e attività di follow-up ha messo in atto l’organizzazione per prevenire, monitorare e affrontare le questioni relative alla condotta aziendale, e quali registrazioni di supporto mostrano come queste siano state applicate nella pratica?

Utilizzare innanzitutto le denominazioni proprie dell’organizzazione per politiche, controlli, formazione, monitoraggio, indagini e provvedimenti disciplinari, quindi ricondurle all’informativa. Mantenere la richiesta nel linguaggio aziendale già utilizzato internamente dal responsabile e verificare il materiale di origine prima dell’approvazione finale.

Oggetto: Richiesta di evidenze sulle azioni relative alla condotta aziendale per [reporting period]

Buongiorno [name/team],

Stiamo preparando il pacchetto per la rendicontazione di sostenibilità e abbiamo bisogno del vostro aiuto per la sezione sulle azioni relative alla condotta aziendale per [reporting period].

Vi chiediamo di inviare le informazioni e la documentazione di supporto per le aree di vostra responsabilità, utilizzando ove possibile i vostri consueti termini interni e associandoli successivamente alle categorie di rendicontazione. Cerchiamo:
- le azioni già attuate
- le misure utilizzate per prevenire i problemi
- le attività di monitoraggio o revisione svolte
- eventuali attività di formazione, coinvolgimento, indagine o follow-up collegate a questioni di condotta
- eventuali risultanze di violazioni e le azioni o misure disciplinari adottate

Vi chiediamo di includere nella risposta i campi di contesto riportati di seguito: [period], [boundary], [source system], [internal category names], [action type], [population covered], [measurement basis], [evidence status], [owner and approver], [supporting artefacts].

Se disponete di più registrazioni, è sufficiente una semplice tabella. Vi chiediamo di allegare, ove disponibile, la documentazione probatoria sottostante. Se qualcosa non è chiaro, possiamo esaminare insieme l'associazione.

Vi chiediamo di rispondere entro [date]. Questo è solo un modello per la formazione; adattatelo alla vostra organizzazione e verificate il materiale di origine prima dell'approvazione finale.

Cordiali saluti,
[preparer name]

Ciao [name/team] — potreste condividere le evidenze sulle azioni relative alla condotta aziendale per [period]?

Utilizzate i vostri consueti termini interni e includete: azioni attuate, misure di prevenzione, attività di monitoraggio/revisione, formazione o coinvolgimento, follow-up delle indagini ed eventuali esiti di violazioni o misure disciplinari.

Va bene una tabella con i file di supporto. Aggiungete [boundary], [source system], [owner], [status] e [evidence links]. Successivamente assoceremo il tutto alle categorie di rendicontazione. Grazie.

Esempi di settore

Redigi la tua informativa

Note che trasformano i dati in un’informativa

Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.

Centro download

Verifica

Per ogni affermazione, verifica le evidenze

• Abbiamo collegato le azioni relative ai fornitori in questa sezione ai contenuti relativi al codice dei fornitori già illustrati altrove nella relazione, in modo che i lettori possano ricostruire il collegamento senza duplicazioni.

  Rischio Il rinvio incrociato potrebbe essere incompleto, rimandare al punto sbagliato o implicare una copertura che non è effettivamente supportata dall'altra informativa.

  Evidenze da verificare La mappa finale dei rinvii incrociati della relazione; l'informativa collegata sul codice dei fornitori; le note di redazione che illustrano il motivo del collegamento; l'approvazione del revisore che conferma che il contenuto richiamato corrisponde all'affermazione.

• Abbiamo illustrato le misure adottate dopo qualsiasi violazione o sospetta violazione delle nostre regole contro la concussione o la corruzione, utilizzando i registri degli incidenti e le azioni di follow-up anziché un linguaggio generale sulle politiche.

  Rischio La descrizione potrebbe illustrare l'intento della politica ma non le azioni effettivamente intraprese in risposta, oppure potrebbe sovrastimare la coerenza con cui sono stati gestiti gli incidenti.

  Evidenze da verificare Fascicoli relativi a violazioni o accuse; registri delle indagini; piani di rimedio; documenti relativi a misure disciplinari o azioni correttive; note di approvazione che dimostrano che la formulazione pubblicata corrisponde alle evidenze sottostanti.

• Abbiamo descritto la formazione sulla lotta alla concussione e alla corruzione impartita ai ruoli che abbiamo giudicato maggiormente esposti, inclusi i gruppi di supervisione senior e i responsabili operativi, e abbiamo basato la formulazione sui registri delle presenze e della formazione.

  Rischio La relazione potrebbe sovrastimare chi ha ricevuto formazione, omettere i ruoli a più alto rischio o basarsi su un piano di formazione anziché sulla formazione effettivamente erogata.

  Evidenze da verificare Matrice della formazione per ruolo; registri delle presenze; contenuti dei corsi; report sul completamento; valutazione del rischio per ruolo utilizzata per decidere il pubblico destinatario; approvazione attestante che la descrizione pubblicata corrisponde ai registri.

• Abbiamo riassunto le principali azioni in materia di condotta aziendale che abbiamo avviato o intendiamo avviare, indicando per ciascuna fase entro quando deve essere completata, dove si applica e quale risultato ci aspettiamo da essa.

  Rischio L'informativa potrebbe essere troppo vaga in merito alle tempistiche, alla copertura o all'effetto atteso, oppure potrebbe mescolare attività completate e piani futuri senza renderlo chiaro.

  Evidenze da verificare Piano d'azione o tabella di marcia; monitoraggio delle tappe intermedie; note sull'ambito di applicazione; dichiarazioni sui risultati attesi; documenti di revisione della direzione che dimostrino che il riepilogo pubblicato riflette il piano sottostante.

• Abbiamo descritto come abbiamo collaborato con i fornitori per migliorare le loro prestazioni di sostenibilità e abbiamo supportato tale formulazione con i registri del coinvolgimento dei fornitori, anziché con dichiarazioni generiche sulla partnership.

  Rischio La relazione potrebbe dichiarare l'esistenza di attività di miglioramento senza prove dell'effettivo coinvolgimento dei fornitori, oppure potrebbe descrivere contatti commerciali che non riguardavano le prestazioni di sostenibilità.

  Evidenze da verificare Note delle riunioni con i fornitori; piani di miglioramento; corrispondenza; schede di valutazione o strumenti di monitoraggio dei seguiti; approvazioni interne che confermano che la formulazione pubblicata è limitata al coinvolgimento comprovato.

• Abbiamo descritto i controlli e le fasi di follow-up che utilizziamo quando emergono dubbi relativi a corruzione o concussione, coprendo la prevenzione, l'individuazione dei problemi, l'indagine e la risposta, e abbiamo verificato che la formulazione corrisponda al nostro processo effettivo.

  Rischio L'informativa potrebbe omettere una fase del processo, descrivere un processo che in pratica non è operativo o sovrastimare il livello di maturità dei controlli.

  Evidenze da verificare Documenti relativi a policy e procedure; flusso di gestione degli incidenti; modelli di indagine; registri delle escalation; risultati di audit o test; conferma della direzione che la descrizione pubblicata riflette la prassi corrente.

Dove le bozze sbagliano

Errori da evitare e dove serve una valutazione

La colonna sinistra mostra gli errori di chi raccoglie i dati; la destra, dove dovrete prendere e spiegare una valutazione.

Esempi

Come si legge nella pagina

Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.

Scala di qualità

• Base

  Quest'anno abbiamo attuato tre azioni in materia di condotta aziendale.

• Migliore

  Quest'anno abbiamo attuato tre azioni in materia di condotta aziendale, riguardanti la prevenzione, il monitoraggio e il follow-up, e le abbiamo selezionate utilizzando la nostra valutazione dei rischi e degli impatti.

• Ottimo

  Quest'anno abbiamo attuato tre azioni in materia di condotta aziendale nell'ambito delle nostre attività e presso i principali fornitori, con misure di prevenzione, monitoraggio e follow-up in essere; le abbiamo selezionate attraverso la nostra valutazione dei rischi e degli impatti e abbiamo esteso la formazione al 92% del personale interessato perché il lancio di un prodotto a rischio più elevato ha aumentato la necessità di supervisione.

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Scenari da affrontare

Riferimenti al framework

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