Conformité aux lois et réglementations

Objet de l’information

L’information à fournir 2-27 exige d’une organisation qu’elle communique le nombre total de cas importants de non-conformité aux lois et règlements survenus au cours de la période de reporting. Ce total doit être ventilé entre les cas ayant donné lieu à des amendes et ceux ayant donné lieu à des sanctions non pécuniaires.

L’organisation doit également communiquer le nombre total et la valeur monétaire des amendes payées au cours de la période de reporting. Ces amendes doivent être ventilées entre les amendes liées à des cas de non-conformité survenus au cours de la période de reporting actuelle et celles liées à des cas survenus au cours de périodes de reporting antérieures.

Le terme « cas importants de non-conformité » devrait être utilisé de manière cohérente. Les termes internes tels que manquements graves, majeurs ou significatifs peuvent être mis en correspondance avec la terminologie de la GRI, mais ils ne devraient pas la remplacer dans l’information publiée ou la méthodologie.

L’unité comptée au titre de GRI 2-27-a est un cas distinct de non-conformité. L’unité comptée au titre de GRI 2-27-b est une amende distincte payée, et non une affaire juridique, une lettre de l’autorité de réglementation, une échéance de paiement ou une écriture comptable. Un même cas important peut donner lieu à plusieurs amendes ainsi qu’à une amende et à une sanction non pécuniaire. Les décomptes par catégorie de sanction devraient donc être rapprochés du total et ne devraient pas être considérés comme mutuellement exclusifs.

Les amendes encourues devraient être distinguées des amendes payées. Une amende peut être encourue ou imposée au cours d’une période, faire l’objet d’un recours, puis être payée au cours d’une période ultérieure. Les provisions ou réserves peuvent contribuer à identifier les amendes encourues ou faisant l’objet d’un recours, mais ne constituent pas des amendes payées à moins qu’un paiement effectif n’ait eu lieu.

Le champ des lois et règlements peut inclure les déclarations, conventions et traités internationaux, les lois et règlements nationaux et infranationaux, ainsi que les accords contraignants ou volontaires spécifiés qui sont applicables à l’organisation sur le plan réglementaire.

Le périmètre de reporting est fondé sur les entités incluses dans le reporting de durabilité au titre de l’information à fournir 2-2. L’organisation ne devrait pas créer une limite arbitraire au niveau d’un site ou d’une activité pour l’information à fournir 2-27. La non-conformité d’un fournisseur, d’un contractant, d’un agent ou d’une coentreprise ne devrait pas être incluse automatiquement, sauf si l’organisation déclarante ou une entité incluse elle-même n’a pas respecté une loi ou un règlement applicable ou a encouru la sanction concernée.

Pour déterminer l’importance, l’organisation devrait prendre en considération la gravité de l’impact résultant du cas ainsi que les référentiels sectoriels externes pertinents. La gravité peut être évaluée au regard de l’ampleur, de l’étendue et du caractère irrémédiable de l’impact. L’importance financière, l’exposition juridique, les perturbations opérationnelles, les incidences sur les licences ou le risque réputationnel peuvent être utilisés comme considérations internes supplémentaires, mais ne devraient pas remplacer la gravité de l’impact et les référentiels externes.

Les cas importants donnant lieu à des sanctions administratives ou judiciaires et à des amendes faisant l’objet d’un recours au cours de la période de reporting devraient être inclus. L’organisation devrait communiquer le statut du recours sans laisser entendre qu’une décision juridique définitive a été rendue lorsque les procédures sont en cours.

Les sanctions non pécuniaires peuvent inclure des restrictions ou des retraits de licences ainsi que des injonctions de cesser une activité illégale ou d’y remédier. Les lettres d’avertissement, les demandes d’informations et les avis d’enquête ne devraient pas être automatiquement traités comme des sanctions, sauf s’ils ont l’effet juridique ou réglementaire formel pertinent.

Pour les amendes payées, la classification entre les périodes de reporting actuelle et antérieures devrait être fondée sur le moment où le cas sous-jacent de non-conformité s’est produit, plutôt que sur la date de paiement de l’amende, la date de la décision de l’autorité de réglementation ou la date d’ouverture de l’enquête. L’organisation devrait documenter une approche cohérente pour les cas continus ou récurrents.

Pour chaque cas important, l’organisation devrait fournir suffisamment d’informations pour en comprendre la nature et le contexte. Ces informations peuvent inclure le lieu géographique, la question juridique ou réglementaire, l’autorité concernée, la période de survenance, la sanction, le statut du recours et le fait que la question soit répétée, récurrente ou continue. Les informations sensibles ou couvertes par le secret professionnel peuvent être protégées au moyen d’une agrégation appropriée, mais la description ne devrait pas être réduite à un texte générique standardisé.

Les règlements, dommages-intérêts, indemnisations, dépenses de remédiation, frais juridiques, redressements fiscaux et provisions ne devraient pas être automatiquement inclus dans les amendes payées, sauf s’ils sont juridiquement classés comme des amendes.

Si aucun cas important ne s’est produit, l’organisation devrait l’indiquer directement. Si aucune amende n’a été payée, elle devrait également l’indiquer séparément. L’absence d’amendes payées ne signifie pas nécessairement qu’aucun cas important ni aucune sanction non pécuniaire ne s’est produit.

Les motifs d’omission sont autorisés pour l’information à fournir 2-27 lorsque les informations requises ne peuvent pas être communiquées. Dans ce cas, l’exigence concernée, le motif applicable et l’explication requise doivent être fournis dans l’index du contenu GRI.

Ce support pédagogique LRA aide à préparer l’information. Pour les exigences exactes, reportez-vous toujours à la source officielle GRI.