Objet de l’information
L’Élément d’information 2-15 exige d’une organisation qu’elle décrive les processus par lesquels son organe de gouvernance le plus élevé veille à prévenir et à atténuer les conflits d’intérêts. Un conflit d’intérêts est une situation dans laquelle une personne doit choisir entre les exigences de sa fonction dans l’organisation et ses autres intérêts ou responsabilités personnels ou professionnels.
L’accent obligatoire porte sur le processus applicable à l’organe de gouvernance le plus élevé. Celui-ci peut inclure des déclarations d’intérêts, l’examen de fonctions externes, des vérifications des conflits propres à l’ordre du jour, des exigences d’approbation préalable, des déports ou abstentions, un examen indépendant, des procédures d’escalade et la consignation des décisions dans les procès-verbaux des réunions. Les contrôles des conflits applicables à l’ensemble des employés ou des fournisseurs peuvent être décrits comme contexte supplémentaire, mais ne devraient pas remplacer le processus de l’organe de gouvernance le plus élevé.
L’organisation doit également indiquer si les conflits d’intérêts sont communiqués aux parties prenantes, y compris, au minimum, les conflits liés aux éléments suivants :
1. la participation croisée à des conseils d’administration ;2. les participations croisées avec les fournisseurs et autres parties prenantes ;3. l’existence d’actionnaires de contrôle ;4. les parties liées, leurs relations, leurs transactions et leurs soldes impayés.
Ces quatre catégories constituent les domaines minimaux à traiter. Leur existence ne signifie pas automatiquement qu’un conflit d’intérêts existe. Pour chaque catégorie, l’organisation devrait indiquer si les conflits connexes sont communiqués aux parties prenantes, identifier le canal ou la référence de cette communication, ou indiquer qu’aucune circonstance pertinente n’existe.
L’organisation devrait utiliser la définition d’un actionnaire de contrôle appliquée dans ses états financiers consolidés ou dans des documents équivalents. Lorsque l’organisation n’a pas d’actionnaires, l’exigence relative aux actionnaires de contrôle peut être déclarée comme non applicable, avec l’explication requise dans l’index du contenu GRI.
Les registres internes des conflits, les déclarations et les procès-verbaux des réunions étayent la description du processus de prévention et d’atténuation, mais ne démontrent pas à eux seuls la communication aux parties prenantes. Les éléments probants de cette communication peuvent inclure un rapport annuel, un rapport sur la gouvernance d’entreprise, des états financiers audités, un document déposé auprès d’une bourse, une circulaire aux actionnaires ou un site web public.
L’Élément d’information 2-15 ne prescrit pas de nombre obligatoire de déclarations, de cas de conflit, de déports, de transactions avec des parties liées ou de soldes impayés. Toute information quantitative de ce type constitue un contexte supplémentaire facultatif et ne devrait pas être présentée comme un point de données GRI requis.
Les motifs d’omission sont autorisés pour l’Élément d’information 2-15. Lorsqu’une circonstance donnée n’existe pas, l’organisation peut le signaler directement. Lorsque les informations demandées existent mais ne peuvent pas être communiquées, l’organisation doit identifier l’exigence concernée et fournir un motif d’omission applicable ainsi que l’explication requise dans son index du contenu GRI.
Ce support pédagogique LRA aide à préparer l’information. Pour les exigences exactes, reportez-vous toujours à la source officielle GRI.
Avant de commencer
Avant de commencer
Une courte liste de contrôle avant de préparer cette information — cochez chaque point une fois réglé.
Préparation
Informations clés à préparer
| Champ à préparer | Ce qu’il faut recueillir | Indice de preuve | Responsable |
|---|---|---|---|
| Processus de prévention et d’atténuation des conflits | Décrire comment l’organe de gouvernance le plus élevé veille à prévenir et à atténuer les conflits d’intérêts. | Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation à l’appui du processus de prévention et d’atténuation des conflits. | Secrétariat général / Juridique |
| Information sur l’appartenance à plusieurs conseils d’administration | Indiquer si les conflits concernés sont communiqués aux parties prenantes et identifier le canal utilisé, ou indiquer qu’aucune circonstance pertinente n’existe. | Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation à l’appui de l’information sur l’appartenance à plusieurs conseils d’administration. | Secrétariat général / Juridique |
| Information sur les participations croisées | Indiquer si les conflits liés aux participations croisées avec les fournisseurs et autres parties prenantes sont communiqués. | Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation à l’appui de l’information sur les participations croisées. | Secrétariat général / Juridique |
| Information sur l’actionnaire de contrôle | Indiquer si les conflits liés aux actionnaires de contrôle sont communiqués ou expliquer la non-applicabilité. | Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation à l’appui de l’information sur l’actionnaire de contrôle. | Secrétariat général / Juridique |
| Information sur les parties liées | Indiquer si les conflits liés aux parties liées, aux relations, aux transactions et aux soldes à régler sont communiqués. | Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation étayant les informations relatives aux parties liées. | Secrétariat général / Juridique |
Comment le préparer
Demander les données
Demandez les éléments probants relatifs aux informations à publier
Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.
Fournissez le processus de prévention des conflits d’intérêts de la plus haute instance de gouvernance et, pour chaque catégorie minimale, indiquez si les conflits correspondants sont communiqués aux parties prenantes, le canal de divulgation ou une déclaration claire d’absence de circonstances.
Utilisez les propres fonctions et noms de documents de l’organisation, mais préservez les termes GRI définis et le périmètre décrit ci-dessus.
Meilleure demande
Fournissez le processus de prévention des conflits d’intérêts de la plus haute instance de gouvernance et, pour chaque catégorie minimale, indiquez si les conflits correspondants sont communiqués aux parties prenantes, le canal de divulgation ou une déclaration claire d’absence de circonstances.
Rédigez votre information
Des notes qui transforment les données en information publiée
Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.
Note méthodologique
Appliquez la définition GRI du conflit d’intérêts et la définition de l’actionnaire de contrôle utilisée dans les états financiers consolidés ou dans des documents équivalents.
Note de contexte
Les décomptes quantitatifs et les montants des transactions sont facultatifs et ne remplacent pas la réponse requise concernant le processus et la communication aux parties prenantes.
Centre de téléchargement
Outils et formulaires de préparation
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Préparation à l’assurance
Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves
| Affirmation | Risque | Preuves à vérifier |
|---|---|---|
| Le processus de prévention et d’atténuation des conflits d’intérêts est présenté de manière exacte et complète. | La réponse omet, classe incorrectement ou surestime le processus de prévention et d’atténuation des conflits d’intérêts. | Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation étayant le processus de prévention et d’atténuation des conflits d’intérêts. |
| La divulgation de l’appartenance croisée aux conseils d’administration est présentée de manière exacte et complète. | La réponse omet, classe incorrectement ou surestime la divulgation de l’appartenance croisée aux conseils d’administration. | Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation étayant la divulgation de l’appartenance croisée aux conseils d’administration. |
| La divulgation des participations croisées est présentée de manière exacte et complète. | La réponse omet, classe incorrectement ou surestime la divulgation des participations croisées. | Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation étayant la divulgation des participations croisées. |
| La divulgation concernant l’actionnaire de contrôle est présentée de manière exacte et complète. | La réponse omet, classe de manière erronée ou surestime les informations sur l’actionnaire de contrôle. | Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation à l’appui des informations sur l’actionnaire de contrôle. |
| Les informations relatives aux parties liées sont présentées de manière exacte et complète. | La réponse omet, classe de manière erronée ou surestime les informations relatives aux parties liées. | Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation à l’appui des informations relatives aux parties liées. |
Dossier de preuves à préparer
Lacunes fréquentes dans les rapports
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Références au référentiel
Exigences GRI applicables et informations connexes
Références disponibles du référentiel et informations voisines utiles à la préparation de cette exigence.
GRI
GRI 2-15
au sein de GRI 2 : General Disclosures
Connexes et exploration
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Aller plus loin · GRI 2-15
Apprenez à préparer cette information de bout en bout
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