Objet de l’information
L’accent obligatoire porte sur le processus applicable à l’organe de gouvernance le plus élevé. Celui-ci peut inclure des déclarations d’intérêts, l’examen de fonctions externes, des vérifications des conflits propres à l’ordre du jour, des exigences d’approbation préalable, des déports ou abstentions, un examen indépendant, des procédures d’escalade et la consignation des décisions dans les procès-verbaux des réunions. Les contrôles des conflits applicables à l’ensemble des employés ou des fournisseurs peuvent être décrits comme contexte supplémentaire, mais ne devraient pas remplacer le processus de l’organe de gouvernance le plus élevé.
L’organisation doit également indiquer si les conflits d’intérêts sont communiqués aux parties prenantes, y compris, au minimum, les conflits liés aux éléments suivants :
1. la participation croisée à des conseils d’administration ;2. les participations croisées avec les fournisseurs et autres parties prenantes ;3. l’existence d’actionnaires de contrôle ;4. les parties liées, leurs relations, leurs transactions et leurs soldes impayés.
Ces quatre catégories constituent les domaines minimaux à traiter. Leur existence ne signifie pas automatiquement qu’un conflit d’intérêts existe. Pour chaque catégorie, l’organisation devrait indiquer si les conflits connexes sont communiqués aux parties prenantes, identifier le canal ou la référence de cette communication, ou indiquer qu’aucune circonstance pertinente n’existe.
L’organisation devrait utiliser la définition d’un actionnaire de contrôle appliquée dans ses états financiers consolidés ou dans des documents équivalents. Lorsque l’organisation n’a pas d’actionnaires, l’exigence relative aux actionnaires de contrôle peut être déclarée comme non applicable, avec l’explication requise dans l’index du contenu GRI.
Les registres internes des conflits, les déclarations et les procès-verbaux des réunions étayent la description du processus de prévention et d’atténuation, mais ne démontrent pas à eux seuls la communication aux parties prenantes. Les éléments probants de cette communication peuvent inclure un rapport annuel, un rapport sur la gouvernance d’entreprise, des états financiers audités, un document déposé auprès d’une bourse, une circulaire aux actionnaires ou un site web public.
L’Élément d’information 2-15 ne prescrit pas de nombre obligatoire de déclarations, de cas de conflit, de déports, de transactions avec des parties liées ou de soldes impayés. Toute information quantitative de ce type constitue un contexte supplémentaire facultatif et ne devrait pas être présentée comme un point de données GRI requis.
Les motifs d’omission sont autorisés pour l’Élément d’information 2-15. Lorsqu’une circonstance donnée n’existe pas, l’organisation peut le signaler directement. Lorsque les informations demandées existent mais ne peuvent pas être communiquées, l’organisation doit identifier l’exigence concernée et fournir un motif d’omission applicable ainsi que l’explication requise dans son index du contenu GRI.
Ce support pédagogique LRA aide à préparer l’information. Pour les exigences exactes, reportez-vous toujours à la source officielle GRI.
Préparer
Que rassembler avant de rédiger
Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.
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Processus de prévention et d’atténuation des conflits
Secrétariat général / JuridiqueDécrire comment l’organe de gouvernance le plus élevé veille à prévenir et à atténuer les conflits d’intérêts.
Éléments probants Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation à l’appui du processus de prévention et d’atténuation des conflits.
Point de vigilance La réponse publiée concernant le processus de prévention et d’atténuation des conflits est incomplète ou ne correspond pas aux documents justificatifs.
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Information sur l’appartenance à plusieurs conseils d’administration
Secrétariat général / JuridiqueIndiquer si les conflits concernés sont communiqués aux parties prenantes et identifier le canal utilisé, ou indiquer qu’aucune circonstance pertinente n’existe.
Éléments probants Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation à l’appui de l’information sur l’appartenance à plusieurs conseils d’administration.
Point de vigilance La réponse publiée concernant l’information sur l’appartenance à plusieurs conseils d’administration est incomplète ou ne correspond pas aux documents justificatifs.
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Information sur les participations croisées
Secrétariat général / JuridiqueIndiquer si les conflits liés aux participations croisées avec les fournisseurs et autres parties prenantes sont communiqués.
Éléments probants Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation à l’appui de l’information sur les participations croisées.
Point de vigilance La réponse publiée concernant l’information sur les participations croisées est incomplète ou ne correspond pas aux documents justificatifs.
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Information sur l’actionnaire de contrôle
Secrétariat général / JuridiqueIndiquer si les conflits liés aux actionnaires de contrôle sont communiqués ou expliquer la non-applicabilité.
Éléments probants Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation à l’appui de l’information sur l’actionnaire de contrôle.
Point de vigilance La réponse publiée concernant l’information sur l’actionnaire de contrôle est incomplète ou ne correspond pas aux documents justificatifs.
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Information sur les parties liées
Secrétariat général / JuridiqueIndiquer si les conflits liés aux parties liées, aux relations, aux transactions et aux soldes à régler sont communiqués.
Éléments probants Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation étayant les informations relatives aux parties liées.
Point de vigilance La réponse publiée concernant les informations relatives aux parties liées est incomplète ou ne correspond pas aux documents justificatifs.
Avant de commencer
- Concentrez le processus obligatoire sur l’organe de gouvernance le plus élevé ; les contrôles applicables aux employés ou aux fournisseurs constituent un contexte supplémentaire facultatif.
- Ne considérez pas les quatre catégories minimales comme la preuve qu’un conflit existe ; indiquez si les conflits connexes sont communiqués aux parties prenantes.
- Les documents justificatifs et la réponse finale ont-ils été rapprochés ?
Comment le préparer
Demander les données
Demandez les éléments probants relatifs aux informations à publier
Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.
Fournissez le processus de prévention des conflits d’intérêts de la plus haute instance de gouvernance et, pour chaque catégorie minimale, indiquez si les conflits correspondants sont communiqués aux parties prenantes, le canal de divulgation ou une déclaration claire d’absence de circonstances.
Utilisez les propres fonctions et noms de documents de l’organisation, mais préservez les termes GRI définis et le périmètre décrit ci-dessus.
Meilleure demande
Fournissez le processus de prévention des conflits d’intérêts de la plus haute instance de gouvernance et, pour chaque catégorie minimale, indiquez si les conflits correspondants sont communiqués aux parties prenantes, le canal de divulgation ou une déclaration claire d’absence de circonstances.
Rédigez votre information
Des notes qui transforment les données en information publiée
Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.
Note méthodologique
Appliquez la définition GRI du conflit d’intérêts et la définition de l’actionnaire de contrôle utilisée dans les états financiers consolidés ou dans des documents équivalents.
Note de contexte
Les décomptes quantitatifs et les montants des transactions sont facultatifs et ne remplacent pas la réponse requise concernant le processus et la communication aux parties prenantes.
Centre de téléchargement
Outils et formulaires de préparation
Téléchargez les outils de préparation pour GRI 2-15 pendant 24 heures après confirmation gratuite de votre adresse e-mail. Les liens vers les rapports sources restent publics.
Vérifier
Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves
Le processus de prévention et d’atténuation des conflits d’intérêts est présenté de manière exacte et complète.
Risque La réponse omet, classe incorrectement ou surestime le processus de prévention et d’atténuation des conflits d’intérêts.
Preuves à vérifier Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation étayant le processus de prévention et d’atténuation des conflits d’intérêts.
La divulgation de l’appartenance croisée aux conseils d’administration est présentée de manière exacte et complète.
Risque La réponse omet, classe incorrectement ou surestime la divulgation de l’appartenance croisée aux conseils d’administration.
Preuves à vérifier Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation étayant la divulgation de l’appartenance croisée aux conseils d’administration.
La divulgation des participations croisées est présentée de manière exacte et complète.
Risque La réponse omet, classe incorrectement ou surestime la divulgation des participations croisées.
Preuves à vérifier Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation étayant la divulgation des participations croisées.
La divulgation concernant l’actionnaire de contrôle est présentée de manière exacte et complète.
Risque La réponse omet, classe de manière erronée ou surestime les informations sur l’actionnaire de contrôle.
Preuves à vérifier Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation à l’appui des informations sur l’actionnaire de contrôle.
Les informations relatives aux parties liées sont présentées de manière exacte et complète.
Risque La réponse omet, classe de manière erronée ou surestime les informations relatives aux parties liées.
Preuves à vérifier Documents sources datés, documents de gouvernance et éléments probants d’approbation à l’appui des informations relatives aux parties liées.
Dossier de preuves à préparer
Lacunes fréquentes dans les rapports
- Substituer un processus applicable aux salariés au processus de l’organe de gouvernance le plus élevé.
- Utiliser « gérés » ou « évités » au lieu de « prévenus » et « atténués ».
- Traiter chaque circonstance énumérée comme un conflit.
- Utiliser les registres internes comme éléments probants de la communication d’informations aux parties prenantes.
- Inventer des seuils de matérialité qui ne sont pas exigés par GRI 2-15.
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Vérifier votre texte
Collez un ou deux paragraphes. L’extrait est utilisé uniquement pour cette vérification et n’est pas enregistré dans votre conversation.
La comparaison utilise les exemples de cette fiche, et non leur fréquence dans le corpus de rapports.
Conseil, pas assurance
Références au référentiel
Exigences GRI applicables et informations connexes
GRI
GRI 2-15
au sein de GRI 2 : General Disclosures
Guides that settle this question
Connexes et exploration
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