Objet de l’information
Cette information à fournir demande à une entité d’expliquer les politiques qu’elle a mises en place pour gérer les questions de durabilité qu’elle a identifiées comme matérielles. En pratique, cela signifie exposer les principaux engagements pris dans les politiques, ce qu’ils sont censés permettre d’atteindre et les sujets matériels qu’ils couvrent, plutôt que de simplement nommer un document de politique. L’objectif est de montrer que l’entité dispose d’une base politique claire pour gérer ses incidences, risques et opportunités matériels.
La question pratique est de savoir dans quelle mesure ces politiques s’appliquent et comment elles sont utilisées dans l’ensemble de l’activité. Une entité devrait préciser si les politiques couvrent l’ensemble du groupe, des unités opérationnelles, des régions ou des activités spécifiques, et si elles s’appliquent de manière cohérente ou seulement dans certains domaines. Si la couverture est limitée, l’entité devrait en expliquer le périmètre ainsi que toute exclusion importante afin que les lecteurs puissent comprendre l’étendue réelle de la mise en œuvre.
Ce support pédagogique LRA aide à préparer l’information. Pour les exigences exactes, reportez-vous toujours à la source officielle European Commission.
Avant de commencer
Avant de commencer
Une courte liste de contrôle avant de préparer cette information — cochez chaque point une fois réglé.
Préparation
Informations clés à préparer
| Champ à préparer | Ce qu’il faut recueillir | Indice de preuve | Responsable |
|---|---|---|---|
| Titre de la politique | Consigner le titre exact utilisé pour la politique dans les documents actuels de l’entité. | Registre des politiques approuvé, page intranet consacrée aux politiques ou document de politique signé. | Responsable de la politique / Juridique / Conformité |
| Objet et périmètre de la politique | Résumer les principaux objectifs et les points essentiels que la politique est censée atteindre ou couvrir. | Texte de la politique, document présenté au conseil d’administration ou note d’orientation interne exposant l’objet de la politique et ses principales dispositions. | Responsable de la politique / Durabilité / Conformité |
| Thème d’impact associé | Indiquer le domaine d’impact, de risque ou d’opportunité auquel cette politique est destinée à répondre. | Justification de la politique, registre des risques ou cartographie des enjeux de durabilité établissant le lien entre la politique et le thème pertinent. | Responsable de la politique / Risques / Durabilité |
| Modifications de la politique cette année | Recenser toute modification apportée à la politique au cours de la période de reporting, y compris les mises à jour, les réécritures ou les suppressions. | Historique des versions, modifications suivies, documents d’approbation ou journal des modifications pour la période. | Responsable de la politique / Juridique / Conformité |
| Limites de couverture de la politique | Décrire les parties de l’entreprise, les activités, les implantations ou les entités auxquelles la politique s’applique, ainsi que toute exclusion explicite. | Énoncé du périmètre de la politique, matrice d’applicabilité ou référentiel de politiques du groupe indiquant les inclusions et les exclusions. | Responsable de la politique / Juridique / Conformité |
| Normes externes utilisées | Énumérer les normes, codes ou référentiels externes sur lesquels la politique indique s’appuyer ou qu’elle indique suivre. | Section relative aux références de la politique, annexes ou registre des normes référencées. | Responsable de la politique / Conformité / Responsable technique |
| Prise en compte des contributions sociales | Documenter la manière dont les points de vue des parties prenantes pertinentes ont été pris en compte lors de l’élaboration de la politique relative aux questions sociales. | Notes de consultation, synthèses des échanges, registres des retours des employés ou des communautés, et documents d’approbation de la politique. | Durabilité / Impact social / Engagement des parties prenantes |
| Indicateur relatif à la politique en matière de droits humains | Confirmer si l’organisation dispose d’une politique couvrant spécifiquement les droits humains. | Inventaire des politiques, liste des politiques approuvées ou attestation de gouvernance indiquant le statut oui/non. | Juridique / Conformité / Durabilité |
| Groupes de parties prenantes couverts | Identifier les groupes auxquels la politique relative aux droits humains s’applique ou qu’elle vise à protéger. | Texte de la politique, déclaration du périmètre ou matrice de couverture des parties prenantes. | Responsable de la politique / Droits humains / Durabilité |
| Normes relatives aux droits humains citées | Énumérer les normes, principes ou codes relatifs aux droits humains auxquels la politique fait référence. | Références de la politique, annexes ou bibliothèque de conformité indiquant les normes citées. | Responsable de la politique / Juridique / Conformité |
Comment le préparer
Demander les données
Demander le registre des politiques et les éléments probants à l’appui
Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.
De quelles politiques en vigueur, notes de périmètre et références connexes avons-nous besoin pour documenter la manière dont l’organisation gère ses thèmes de durabilité matériels ?
Utilisez d’abord les propres termes de votre organisation en matière de politiques, de gouvernance et de gestion des enjeux, puis faites-les correspondre aux champs de reporting. Formulez la demande dans le langage déjà utilisé par le responsable de la politique, l’équipe juridique ou le secrétariat de la société, plutôt qu’avec les appellations du référentiel.
Demande faible
Veuillez fournir les informations à publier sur les politiques au titre de l’ESRS 2:GDR-P, notamment le nom de la politique, son contenu, l’IRO associé, les modifications, le périmètre, les normes de tiers, la prise en compte des parties prenantes et les détails relatifs à la politique en matière de droits humains.
Pourquoi elle échoue : Cette formulation utilise un langage propre au référentiel que de nombreux responsables internes ne reconnaîtront pas et regroupe plusieurs libellés de reporting sans préciser quelles preuves concrètes sont nécessaires. Il est ainsi plus difficile de répondre rapidement et le risque de fournir des éléments incomplets ou ne correspondant pas aux attentes augmente.
Meilleure demande
Veuillez envoyer les documents de politique actuels ainsi qu’un tableau succinct indiquant : le titre de la politique, ce qu’elle est censée couvrir, le thème ou la question de durabilité auquel ou à laquelle elle contribue, les changements intervenus au cours de la période, son champ d’application et les éventuelles exclusions, les principes ou codes externes mentionnés et, pour les thèmes liés aux personnes, les groupes de parties prenantes pris en compte. S’il existe une politique en matière de droits humains, veuillez inclure la politique elle-même et les groupes qu’elle couvre. Utilisez d’abord vos propres termes internes ; nous les mettrons ensuite en correspondance avec le dossier de reporting.
Modèle d’e-mail formel
Objet : Demande de justificatifs relatifs aux politiques pour la [période de reporting] Bonjour [nom/équipe], Nous préparons le dossier de reporting de durabilité et avons besoin de votre aide pour rassembler les justificatifs à jour relatifs aux politiques pour la [période de reporting]. Merci de transmettre les dernières versions ainsi que tout document justificatif pour les politiques dont vous êtes responsable ou que vous maintenez, accompagnées des informations ci-dessous. Pour chaque politique, merci de fournir : - l’intitulé de la politique et sa version actuelle - un bref résumé de son périmètre et de ses principaux objectifs - le ou les thèmes, enjeux ou engagements de durabilité auxquels elle est liée - toute modification effectuée au cours de la période - les parties de l’entreprise, entités ou activités qu’elle couvre, ainsi que toute exclusion - les principes, codes ou normes externes mentionnés dans la politique - pour les thèmes liés aux personnes, tout groupe de parties prenantes pris en compte lors de l’élaboration ou de la mise à jour de la politique - les éléments probants relatifs à l’approbation ou à la validation, lorsqu’ils sont disponibles - le lien vers la source ou la référence du document Merci d’utiliser d’abord votre propre terminologie interne ; nous la mettrons ensuite en correspondance avec les champs de reporting. S’il existe plusieurs politiques, merci de les transmettre sous forme d’un tableau simple. Un modèle de formation LRA possible est joint ci-dessous. Merci de l’adapter à votre organisation et de vérifier la source officielle avant validation. Cordialement, [nom de la personne chargée de la préparation] [équipe] [coordonnées]
Version courte pour Teams / Slack
Bonjour [nom/équipe] — pourriez-vous envoyer la dernière liste des politiques ainsi que les justificatifs correspondants pour la [période de reporting] ? Merci d’inclure le nom de la politique, sa version, son périmètre, toute modification apportée cette année, son périmètre et ses exclusions, les thèmes de durabilité associés, toute référence externe mentionnée et tout document d’approbation. Utilisez d’abord votre propre terminologie interne ; nous la mettrons ensuite en correspondance. Un modèle de formation LRA possible est joint — merci de l’adapter à votre organisation et de vérifier la source officielle avant validation. Merci, [nom]
Exemples sectoriels
Industrie manufacturière
Contexte. L’entreprise dispose de procédures environnementales au niveau des sites, d’un code de conduite du groupe et d’une politique fournisseurs gérée par les services juridiques et les opérations.
Demande adaptée. Veuillez partager les politiques actuelles du groupe et les procédures des sites qui définissent la manière dont nous gérons nos principaux thèmes de durabilité, en indiquant notamment le nom de chaque politique, ce qu’elle couvre, les éventuelles modifications apportées cette année, les usines ou entités auxquelles elle s’applique, les éventuelles exclusions et les codes ou normes externes mentionnés. Pour les thèmes liés aux personnes, veuillez inclure toute contribution de travailleurs ou de communautés prise en compte lors de la mise à jour de la politique.
Exemple de réponse. Un tableau répertoriant le Code de conduite, la Politique environnementale et les Normes applicables aux fournisseurs, avec les numéros de version, les dates d’approbation, un périmètre couvrant tous les sites à l’exception d’une usine acquise, une note indiquant que la politique fournisseurs a été mise à jour au T3 et des références à un code externe du travail et à une norme d’approvisionnement responsable.
Services financiers
Contexte. L’entreprise dispose de politiques relatives à la conduite, aux prêts, au traitement des clients et aux droits humains, placées sous la responsabilité des services juridiques, de la gestion des risques et de la conformité.
Demande adaptée. Veuillez fournir l’ensemble actuel des politiques qui expliquent comment nous gérons nos thèmes de durabilité importants, en indiquant notamment le titre de la politique, un résumé de son champ couvert, les éventuelles modifications intervenues au cours de l’année, les lignes d’activité ou entités incluses dans le périmètre, les exclusions et les principes ou codes externes mentionnés. S’il existe une politique en matière de droits humains, veuillez inclure les groupes qu’elle couvre et les normes qui y sont mentionnées.
Exemple de réponse. Un tableau couvrant la Politique de conduite, la Politique de prêt responsable et la Politique en matière de droits humains, avec les versions actuelles, les dates d’approbation par le conseil d’administration, un périmètre couvrant les activités de banque de détail et de banque aux entreprises, une exclusion concernant une gamme de produits abandonnée et des références à un référentiel externe sur les droits humains et à un code relatif à l’équité envers les clients.
Rédigez votre information
Des notes qui transforment les données en information publiée
Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.
Note méthodologique
Indiquer comment les informations sur les politiques ont été compilées, notamment comment chaque politique a été nommée, comment son objectif et la question connexe ont été identifiés, ce qui a été considéré comme une modification au cours de la période, comment les limites de portée et les exclusions ont été traitées, et quelles normes externes ont été mentionnées.
Note de contexte
Expliquer ce que montre l’ensemble des politiques concernant la manière dont l’organisation gère ses impacts, risques et opportunités matériels, notamment si elle dispose d’une politique formelle en matière de droits humains, quels groupes elle prend en considération et si elle s’appuie sur des normes externes pour orienter son approche.
Déclaration sur les variations
Si l’ensemble des politiques a changé au cours de la période, expliquer si cela était dû à de nouvelles questions, à des priorités révisées, à des références externes mises à jour ou à une évolution plus large de la couverture, et signaler tout changement concernant les groupes ou les thèmes auxquels l’organisation s’intéresse désormais.
Entrée de l’index de contenu
GDR-P Politiques adoptées pour gérer les questions de durabilité matérielles — [location / page] / [notes]Centre de téléchargement
Outils et formulaires de préparation
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Préparation à l’assurance
Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves
| Affirmation | Risque | Preuves à vérifier |
|---|---|---|
| Nous avons préparé le chiffre de couverture en utilisant la même base sur toute la période et vérifié que le résumé de la politique correspond à la version approuvée pour le reporting. | L’organisme chargé de l’assurance peut constater que le chiffre ou le résumé a été établi sur une base incohérente, ou que la formulation présentée ne correspond pas au document de politique approuvé. | Registre des politiques approuvées ; historique des versions ; dossier de reporting indiquant la base utilisée ; documents de validation établissant le lien entre la formulation publiée et la source approuvée. |
| Nous avons inclus les principaux points de la politique en matière de droits humains et avons veillé à ce que la description reste alignée sur le texte actuellement approuvé. | Le prestataire d’assurance peut examiner si la politique en matière de droits humains a été décrite de manière complète et exacte, ou si des éléments clés ont été omis ou sont obsolètes. | Politique actuelle en matière de droits humains ; éléments probants de l’approbation par le conseil d’administration ou la direction ; tableau de correspondance entre les clauses de la politique et l’information publiée ; notes de revue confirmant l’exhaustivité. |
| Nous avons fait correspondre chaque énoncé de la politique aux domaines d’activité pertinents avant la publication, afin que le périmètre présenté dans l’information publiée reflète le champ d’application prévu. | Le prestataire d’assurance peut s’interroger sur le fait que l’information publiée surestime ou sous-estime ce que la politique couvre effectivement. | Cartographie du périmètre ou matrice de couverture ; inventaire des politiques ; commentaires de la revue interne ; preuve de la validation par le responsable de la politique et l’équipe chargée du reporting. |
| Lorsqu’une politique a changé au cours de l’année, nous avons mis à jour l’information publiée afin de refléter la situation révisée et avons conservé les éléments probants des changements intervenus. | Le prestataire d’assurance peut vérifier si des changements ont été omis, datés incorrectement ou décrits d’une manière qui ne correspond pas à l’historique réel des révisions. | Journal des modifications ; révisions suivies ; dates d’approbation ; comparaison entre les versions antérieure et actuelle ; procès-verbaux ou approbations par courriel de la mise à jour. |
| Nous avons vérifié le périmètre indiqué et les éventuelles exclusions par rapport au texte sous-jacent de la politique, y compris les parties de l’activité et les lieux qu’elle est censée couvrir. | Le prestataire d’assurance peut contester le fait que les exclusions aient été décrites de manière trop large ou trop étroite, ou que la couverture géographique et opérationnelle soit étayée. | Section relative au périmètre de la politique ; liste des exclusions ; cartographie des entités et des lieux ; tableau des limites relatives aux entités juridiques ou aux activités ; validation de la revue interne. |
| Nous avons examiné si la politique s’applique aux groupes de parties prenantes pertinents et avons utilisé les mêmes définitions de groupes de manière cohérente dans l’information publiée. | Le prestataire d’assurance peut demander si des groupes affectés ont été omis, regroupés de manière trop générale ou décrits d’une manière qui n’est pas étayée par la politique. | Cartographie des parties prenantes ; texte de la politique relatif aux groupes couverts ; notes de consultation ; contrôle de cohérence interne entre le registre des parties prenantes et le texte de l’information publiée. |
Dossier de preuves à préparer
Lacunes fréquentes dans les rapports
Lacunes fréquentes
Erreurs à éviter lors de la collecte des données
Là où un jugement professionnel est souvent nécessaire
Exemples
Exemples illustratifs
Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.
Nous présentons notre politique relative à l’approvisionnement responsable et au traitement des travailleurs, qui vise à réduire les atteintes aux droits du travail et les préjudices liés à la chaîne d’approvisionnement associés à nos activités et à nos principaux fournisseurs. Au cours de la période, nous avons renforcé la sélection des fournisseurs, étendu la politique à deux catégories supplémentaires de matières premières et conservé les mêmes exclusions pour les services de bureau mineurs et les travailleurs contractuels à court terme ; nous indiquons également que notre approche s’appuie sur des cadres externes reconnus et que nous avons pris en compte les points de vue des employés et des communautés lors de l’élaboration des éléments touchant aux questions sociales.
- La politique s’applique à l’ensemble de nos sites détenus et de nos fournisseurs de niveau 1, sous réserve des exclusions susmentionnées.
- Elle fait référence aux attentes reconnues en matière de diligence raisonnable concernant les droits humains et aux orientations reconnues relatives à la conduite responsable des entreprises.
- Nous maintenons également une politique distincte en matière de droits humains couvrant les employés, les travailleurs intérimaires, les fournisseurs directs et les communautés locales, avec les mêmes références externes.
Cet exemple montre comment un rapporteur peut décrire la politique en termes clairs, identifier la principale question à laquelle elle vise à répondre, indiquer ce qui a changé au cours de l’année, expliquer où elle s’applique et ce qui en est exclu, et nommer les cadres externes utilisés. Il montre également une politique distincte en matière de droits humains et les groupes qu’elle couvre.
Notre politique relative à la transition climatique et aux impacts sur les communautés explique comment nous gérons les perturbations liées à la transition, la concertation locale et le traitement équitable dans la réalisation des projets. Au cours de l’année, nous avons ajouté une exigence relative à l’enregistrement des réclamations des contractants, restreint une exemption historique applicable aux travaux d’urgence et conservé une politique axée sur nos actifs de production, nos projets de réseau et nos principaux contractants plutôt que sur les petits services administratifs ; la politique cite également des cadres externes et reflète les retours des résidents et des représentants du personnel sur le volet social.
- La politique couvre nos actifs de production, nos projets de réseau et nos principaux contractants, mais pas les petits services administratifs.
- Elle s’appuie sur la Déclaration de principes tripartite de l’OIT sur les entreprises multinationales et la politique sociale ainsi que sur les attentes reconnues en matière de diligence raisonnable concernant les droits humains.
- Nous disposons d’une politique distincte en matière de droits humains pour les employés, les contractants, les communautés affectées et les clients, avec ces mêmes références.
Cet exemple montre comment un secteur différent peut utiliser les mêmes points d’information de manière distincte. Il montre comment décrire l’objectif de la politique, la question à laquelle elle se rapporte, les modifications apportées au cours de la période, les limites et exclusions, les références externes et la contribution des parties prenantes utilisée pour les questions sociales.
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Vérifiez votre compréhension
Scénarios à travailler
Une politique de groupe sur les incidences relatives au travail et aux communautés a été mise à jour en cours d’année après qu’un audit d’un fournisseur a révélé des lacunes dans le traitement des réclamations. Le projet de rapport mentionne le titre révisé de la politique et indique qu’elle s’applique aux opérations directes, mais il n’explique pas ce qui a changé ni si certains sites ont été exclus.
L’équipe chargée de la durabilité dispose d’une politique en matière de droits humains qui couvre les salariés, les travailleurs intérimaires et les sous-traitants, et qui fait également référence à un code fournisseurs fondé sur une norme externe relative au travail. Le projet de rapport énumère la politique et la norme externe, mais il n’indique pas quels groupes de parties prenantes sont couverts ni comment le référentiel externe est utilisé.
Une entreprise dispose d’une politique relative à la transition climatique et d’une autre relative aux relations avec les communautés. La politique climatique n’a pas été modifiée cette année, mais la politique relative aux communautés a été réécrite à la suite des retours des parties prenantes. Le projet de rapport décrit les deux politiques de la même manière et ne distingue pas celle qui a été façonnée par les points de vue des parties prenantes.
Une personne chargée de la préparation compile la section consacrée aux politiques et dispose d’une liste de politiques internes, mais l’une d’elles n’est qu’une brève déclaration sans objectifs, sans lien avec une question importante et sans mention d’une norme externe. Une autre politique est un document plus complet qui comprend tous ces éléments. L’équipe ne sait pas si la brève déclaration peut être présentée seule.
Références au référentiel
Exigences ESRS applicables et informations connexes
Références disponibles du référentiel et informations voisines utiles à la préparation de cette exigence.
ESRS
GDR-P
au sein de ESRS 2 : General Disclosures
Guides that settle this question
Connexes et exploration
Plus dans ESRS 2 → Parcourir le catalogue complet → Accueil de la Bibliothèque des informations → Rechercher dans toutes les informations →
FAQ
Questions auxquelles cette page répond
Commencez par les points de données de la page à préparer : titre de la politique, objectif et portée, thème d’impact associé, modifications apportées à la politique cette année, limites de couverture, normes externes utilisées, contributions sociales prises en compte, indication de l’existence d’une politique en matière de droits humains, groupes de parties prenantes couverts et normes relatives aux droits humains citées. La page fournit également un parcours de préparation étape par étape, afin que vous puissiez transformer ces éléments en une première version plutôt que de partir d’une page vierge.
Utilisez-la comme une liste de contrôle de travail pour passer du cadrage à la rédaction : identifiez la politique, confirmez ce qu’elle couvre et ce qu’elle exclut, réunissez les éléments justificatifs, puis rédigez l’information à fournir. La page est conçue pour aider un praticien à préparer l’information à fournir de manière structurée, et pas seulement à la décrire.
La page vous oriente vers des éléments au niveau de la politique, tels que le titre, l’objectif, la portée, les modifications apportées cette année, les limites de couverture et les informations relatives aux parties prenantes et aux droits humains utilisées pour élaborer la politique. Cela la rend utile pour attribuer des responsables de données précis à chaque champ avant la rédaction.
Utilisez les points de données relatifs à la portée de la page pour indiquer ce que couvre la politique et où elle s’arrête, y compris toute limite de couverture. La section consacrée aux lacunes courantes vise à vous aider à éviter une formulation vague ou à laisser entendre une couverture plus large que ne l’étayent vos éléments probants.
La page comprend un dossier d’éléments probants composé de cinq éléments pour être prêt à l’assurance, afin que vous puissiez réunir les justificatifs relatifs aux détails de la politique, aux éléments utilisés et au projet d’information à fournir. Il vise à vous aider à constituer un dossier facile à examiner plutôt qu’à vous appuyer uniquement sur un exposé narratif.
La page répertorie six assertions relatives à l'assurance à vérifier, chacune étant structurée autour d'une assertion, du risque connexe et des éléments probants nécessaires. Utilisez ces assertions pour vérifier que l'information publiée est étayée, complète et cohérente avant sa transmission pour examen.
La page comporte une section consacrée aux lacunes et erreurs courantes en matière de reporting, que vous pouvez utiliser comme vérification préalable à la soumission. Elle vise à vous aider à repérer les informations manquantes sur le périmètre, les éléments probants insuffisants ou d'autres problèmes de rédaction évitables avant la finalisation de l'information publiée.
Utilisez la section consacrée au projet de publication pour passer des données recueillies à un projet exploitable, notamment au moyen d'amorces narratives, d'une ligne d'index du contenu et d'idées de visualisation. La page comprend également des exemples illustratifs synthétiques, qui peuvent vous aider à voir comment les points de données s'articulent en pratique.
Oui, mais uniquement comme modèle de structure et d'exhaustivité, et non comme modèle à copier. Les exemples sont explicitement synthétiques et le tableau quantitatif sert à montrer comment les données peuvent être présentées de manière cohérente.
Le Centre de téléchargement fournit un classeur Préparation et assurance au format .xlsx ainsi qu'une carte de bibliothèque imprimable au format .pdf. Utilisez le classeur pour organiser la préparation et les vérifications des éléments probants, et la carte comme aide-mémoire lors de la rédaction ou de l'examen.
Il renvoie vers des rapports publiés réels, aux pages où le sujet est présenté, afin que vous puissiez voir comment des entreprises ont présenté des informations similaires en pratique. Il s'agit d'un outil de référence pour la rédaction et l'examen, et non d'une indication de la formulation requise.
Autres questions auxquelles cette page peut aider
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