Premier cycle de reporting ESRS : un plan de projet sur 15 mois pour les entreprises et les groupes

Préparé en anglais britannique sous la forme d’un ensemble de fiches pratiques Knowledge Card Package : réponse, explication, application, éléments probants, connexions et couche de publication.

Une clôture financière mature repose sur des politiques, des systèmes, des responsables, des rapprochements et une gouvernance qui fonctionnent déjà tout au long de l’année. Le reporting de durabilité réalisé pour la première fois ne dispose souvent pas de cette infrastructure. Les données peuvent se trouver dans des plateformes RH, des feuilles de calcul, des systèmes de sites, des outils d’approvisionnement, des registres des risques, des canaux de réclamation et chez des prestataires externes. Les informations narratives à fournir peuvent dépendre de documents du conseil d’administration, de décisions stratégiques, de la mobilisation des parties prenantes et d’éléments probants provenant de la chaîne de valeur.

Un plan sur 15 mois laisse le temps de tester le processus avant la clôture légale. Il permet également à l’organisation de corriger les problèmes de définition, de périmètre et de contrôle alors qu’il reste encore du temps pour recueillir de meilleures données. Le plan peut être raccourci pour une entité simple ou prolongé pour un groupe complexe, mais la séquence devrait rester maîtrisée.

Le sponsor du projet devrait approuver une courte note de mobilisation couvrant :

• les entités juridiques et la structure du groupe ;

• le périmètre attendu de la CSRD par juridiction et période de reporting ;

• la question de savoir si une exemption applicable à une société mère ou une autre exemption est envisagée ;

• l’édition des ESRS qui devrait s’appliquer et la solution de transition ;

• la date de publication du rapport de gestion et les dates locales de dépôt ;

• le prestataire d’assurance, le cadre national d’assurance et les contraintes d’indépendance ;

• le calendrier de clôture des états financiers ;

• les langues, les exigences de balisage numérique et la stratégie d’incorporation par référence ;

• les rapports de durabilité antérieurs, les jeux de données GRI ou autres disponibles pour être réutilisés ;

• les acquisitions, cessions, réorganisations ou changements de systèmes connus.

À compter des exercices commençant le 1 January 2027 ou après cette date, le périmètre européen modifié s’applique généralement aux entreprises dépassant à la fois EUR450 million de chiffre d’affaires net et une moyenne de 1,000 salariés, y compris au niveau consolidé lorsque cela est applicable. L’application transitoire pour 2025-2026 peut dépendre du recours par les États membres à la dérogation autorisée. Le projet devrait donc s’appuyer sur une note relative au périmètre juridique, et non sur l’hypothèse informelle selon laquelle « nous sommes probablement dans le périmètre ».

Les libellés des mois sont relatifs. Un groupe dont la date limite de publication du rapport annuel est précoce peut devoir commencer avant l’exercice de reporting. Un groupe décentralisé peut également avoir besoin d’un cycle pilote supplémentaire pour les remontées des sites et des filiales.

Ce flux de travail relève conjointement des fonctions juridique, finance et reporting de durabilité. Il devrait répondre aux questions suivantes :

• Quelle entité déclarante prépare la déclaration de durabilité individuelle ou consolidée ?

• Quelles filiales sont incluses dans le périmètre de consolidation financière ?

• Comment les entreprises associées, accords conjoints, actifs loués et autres relations sont-ils traités pour chaque indicateur ?

• Quelles informations de la chaîne de valeur en amont et en aval sont pertinentes ?

• Quelles règles nationales de mise en œuvre, exemptions et exigences d’assurance s’appliquent ?

• Quelle édition des ESRS est juridiquement applicable pour la période ?

• Comment le projet réagira-t-il si les ESRS révisées entrent en vigueur pendant la mise en œuvre ?

Le principal livrable est une cartographie du périmètre, et non seulement une note juridique. Elle devrait relier chaque entité juridique et chaque catégorie de la chaîne de valeur aux responsables des données, aux systèmes, aux obligations de reporting et aux exclusions.

Contrôle critique

Tout changement de la structure du groupe, de la période de reporting ou de l’édition de la norme déclenche une évaluation documentée des incidences sur la matérialité, les points de données, les méthodes, les informations comparatives, l’assurance et la formulation du rapport.

Le projet nécessite une séparation claire entre la préparation, la revue et l’approbation. Un modèle pratique comprend :

• conseil d’administration ou organe de surveillance : supervision ultime et approbation du rapport de gestion ;

• comité d’audit, d’assurance ou de durabilité : examen approfondi du processus, des contrôles, de la matérialité et des constatations ;

• comité directeur exécutif : périmètre, ressources, décisions transversales et remontée des problèmes ;

• directeur du programme : calendrier intégré, dépendances et éléments probants attestant l’achèvement ;

• responsable du reporting technique : interprétation des ESRS, matrice des informations à fournir et rédaction ;

• responsable des données et des contrôles : dictionnaire de données, calculs, contrôles et éléments probants ;

• responsables thématiques : politiques, actions, indicateurs, cibles et éléments probants narratifs ;

• équipe juridique/protection de la vie privée : périmètre juridique, allégations, confidentialité et données à caractère personnel ;

• finance et risques : connectivité, effets financiers, consolidation et contrôles ;

• audit interne : revue indépendante de la préparation, le cas échéant ;

• prestataire d’assurance : mission indépendante, et non concepteur des contrôles de la direction.

Le comité directeur devrait approuver un registre des décisions identifiant le problème, les options, le fondement documentaire, le responsable, l’approbateur, la date et l’incidence sur les informations à fournir.

L’EDM se trouve sur le chemin critique, car elle détermine les thèmes matériels, les IRO et une grande partie de l’architecture des informations à fournir. Lors d’un premier cycle, il ne faudrait pas reporter la conclusion de matérialité jusqu’à la rédaction du rapport.

Un dossier d’EDM défendable comprend :

1. l’analyse du modèle économique, de la stratégie, de la géographie, du secteur et de la chaîne de valeur ;

2. un univers complet des IRO et une taxonomie contrôlée ;

3. les sources d’éléments probants et les contributions des parties prenantes ;

4. les critères de matérialité d’impact et de matérialité financière ;

5. les évaluations de la gravité, de la probabilité et de l’horizon temporel ;

6. les seuils ou règles de décision qualitatives et l’analyse de sensibilité ;

7. la mise à l’épreuve par la direction et l’approbation de la gouvernance ;

8. les changements par rapport aux évaluations précédentes ;

9. les liens avec les thèmes devant faire l’objet d’informations et les informations propres à l’entité ;

10. les limitations non résolues et les actions d’amélioration.

Risque lié au chemin critique

Si l’EDM est tardive, les responsables des données ne peuvent pas savoir quels indicateurs thématiques, quelles politiques et quelles informations sur les actions seront requis. Le projet recueille alors trop de données ESG générales ou découvre des lacunes importantes après la clôture de l’exercice.

La matrice des informations à fournir relie :

• les IRO et thèmes matériels ;

• les DR, points de données et AR ;

• le responsable et le réviseur ;

• le système source ou les éléments probants narratifs ;

• la méthodologie, l’unité, la période et le périmètre ;

• le fichier de calcul et de consolidation ;

• l’allègement, l’estimation ou l’omission applicable ;

• l’emplacement dans le rapport et le renvoi croisé ;

• les éléments probants relatifs aux contrôles et à l’assurance ;

• le statut, le problème et la validation.

Le dictionnaire de données précise ensuite chaque point de données quantitatif et narratif. Il devrait être soumis à un contrôle des versions et utilisé par les logiciels, les feuilles de calcul, les instructions et les listes de demandes d’assurance. Un registre distinct des éléments probants consigne les fichiers effectivement utilisés, les approbations et le statut de conservation.

Éléments à haut risque à tester en premier

Donnez la priorité aux points de données présentant une ou plusieurs des caractéristiques suivantes :

• données de la chaîne de valeur ou prestataires externes ;

• plusieurs systèmes sources et transformations manuelles ;

• estimations, approximations ou modèles ;

• effets financiers et liens avec les états financiers ;

• inventaire des gaz à effet de serre et Scope 3 ;

• populations de travailleurs soumises à des contraintes de confidentialité ;

• informations relatives aux incidents, aux réclamations ou aux droits humains ;

• nouvelles valeurs de référence, cibles ou retraitements ;

• indicateurs propres à l’entité ;

• jugement important de la direction.

Un premier cycle de reporting bénéficie de deux exercices préalables avant la clôture finale.

Exercice 1 - test de conception

Utilisez des données partielles de l’exercice ou de l’exercice précédent pour tester les définitions, les périmètres, les formules, les éléments probants et la consolidation. L’objectif n’est pas de publier un chiffre parfait ; il est de mettre au jour les défaillances de conception.

Exercice 2 - test de fonctionnement

Utilisez les données cumulées depuis le début de l’exercice et exigez des responsables qu’ils exécutent les contrôles prévus. Les éléments probants échantillonnés devraient être conservés comme ils le seront pour l’assurance. L’équipe devrait suivre le temps de préparation et les goulets d’étranglement.

Clôture finale

La clôture des informations de durabilité devrait comporter :

• une date limite de prise en compte des données et une politique relative aux ajustements tardifs ;

• des modèles d’entrée verrouillés ou un flux de travail système ;

• une certification par entité et par site ;

• un contrôle des versions des calculs ;

• des rapprochements et une analyse des écarts ;

• une revue et une approbation des estimations ;

• une évaluation des événements postérieurs ;

• un processus de déclaration de la direction ;

• la clôture des problèmes et la validation finale.

Le calendrier de clôture devrait être intégré à celui de la clôture financière, car les effets financiers, les effectifs, les dénominateurs de chiffre d’affaires, les changements de consolidation et l’approbation du rapport dépendent des données financières.

La rédaction devrait commencer à partir d’éléments probants approuvés, et non d’un texte générique. Pour chaque thème matériel, l’équipe devrait relier :

• les IRO matériels ;

• la gouvernance et la stratégie ;

• les politiques ;

• les actions et les ressources ;

• les indicateurs et les cibles ;

• les effets financiers actuels et anticipés lorsque cela est requis ;

• les limitations et les estimations ;

• les liens avec les états financiers et les autres contenus du rapport de gestion.

Le rédacteur technique devrait tenir un registre des allégations. Chaque déclaration importante est classée comme exigence, déclaration factuelle, estimation, jugement de la direction, projet futur ou interprétation et reliée à des éléments probants.

Mise à l’épreuve de la rédaction du groupe

Une déclaration consolidée ne devrait pas se lire comme une liste d’initiatives de filiales. Elle devrait expliquer la situation au niveau du groupe tout en désagrégeant les informations lorsque l’agrégation masquerait des variations importantes. Les contributions des filiales nécessitent une terminologie et un processus d’approbation communs.

Le prestataire d’assurance ne remplace pas les contrôles de la direction. Avant les travaux sur le terrain, la direction devrait être en mesure de démontrer :

• comment le périmètre et la matérialité ont été approuvés ;

• qui est responsable de chaque information à fournir ;

• comment les données sont complètes et exactes ;

• comment les estimations et les modèles sont encadrés ;

• comment les allégations narratives sont étayées ;

• comment les changements et les retraitements sont contrôlés ;

• comment les constatations sont remontées ;

• comment s’exerce la supervision du conseil d’administration ;

• comment la déclaration publiée est rapprochée du projet contrôlé.

Les ESRS 2023 fournissent des informations sur la gestion des risques et les contrôles internes au titre de GOV-5 ; les ESRS révisées de 2026 déplacent ces informations vers GOV-4 et simplifient l’information principale en la limitant au périmètre, aux principales caractéristiques et aux composantes des processus et systèmes. L’AR adopté met spécifiquement en évidence l’exhaustivité et l’intégrité des données ainsi que l’exactitude des estimations en tant que risques de reporting pertinents.

Figure 2. Chemin critique et étapes décisionnelles pour le premier cycle ESRS. Support pédagogique de marque de London Reporting Academy.

Les fourchettes suivantes sont des hypothèses de mise en œuvre pour un groupe de complexité modérée, et non des exigences des ESRS.

Un groupe dont les systèmes sources sont peu performants, qui exerce ses activités dans de nombreuses juridictions ou qui utilise de nombreux indicateurs relatifs à la chaîne de valeur peut nécessiter une capacité nettement supérieure. Une entité plus simple disposant d’une infrastructure GRI et de contrôle financier mature peut en nécessiter moins.

Test des ressources

Demandez-vous si le plan finance les travaux réalisés en dehors de l’équipe centrale chargée de la durabilité : préparation des données des sites, extractions des données des RH et des achats, revue juridique, rapprochement financier, gestion des éléments probants, traduction, balisage numérique et documents destinés au conseil d’administration. Les projets sous-dotés en ressources semblent souvent disposer d’effectifs suffisants jusqu’au mois 10, lorsque tous les flux de travail convergent.

Profil. Un groupe compte 32 entités juridiques, 18 sites de production, exerce ses activités dans neuf pays et a publié auparavant un rapport GRI. Il prévoit six sujets ESRS matériels et planifie la publication quatre mois après la clôture de l’exercice.

Situation initiale. Des données relatives au climat et à la main-d’œuvre existent, mais les périmètres des sites diffèrent. Le Scope 3 repose sur un modèle élaboré par un consultant, avec une appropriation interne limitée. Les données sociales relatives aux fournisseurs sont recueillies au moyen de questionnaires. Les politiques narratives sont stockées dans plusieurs versions. Aucun registre intégré des éléments probants n’existe.

Décision concernant le plan. Le groupe commence 11 mois avant la clôture de l’exercice et consacre les quatre premiers mois au périmètre, à la gouvernance et à la DMA. Il donne la priorité aux simulations concernant les émissions de GES, les populations composant la main-d’œuvre, l’eau, les déchets et les informations à fournir sur les travailleurs de la chaîne de valeur. Le registre des éléments probants et le dictionnaire de données sont mis en œuvre avant la première collecte de données.

Constat critique. La première simulation montre que trois sites déclarent les travailleurs sous contrat comme des salariés et que les certificats d’électricité renouvelable ne sont pas liés aux périodes de consommation. Le problème étant détecté au mois 8, le groupe corrige les définitions et les éléments probants avant la clôture finale.

Résultat. Les travaux d’assurance mettent néanmoins en évidence des constats, qui concernent principalement la qualité de la documentation plutôt que des erreurs fondamentales de périmètre. Le groupe publie le rapport et transforme les constats en un programme de remédiation sur 90 jours.

1. Commencer après la clôture de l’exercice. Commencer suffisamment tôt pour pouvoir influencer la collecte des données et la gouvernance pendant la période de reporting.

2. Traiter la DMA comme une présentation par un consultant. Conserver les éléments probants, la méthodologie, les décisions, la mise en question et l’approbation dans un dossier contrôlé.

3. Attribuer les points de données avant de définir les périmètres. Arrêter les spécifications des indicateurs avant les demandes de données.

4. Ne collecter que des données quantitatives. Les politiques, actions, dispositifs de gouvernance et limites présentés sous forme narrative nécessitent des éléments probants et des contrôles.

5. Attendre l’assurance pour identifier les lacunes des contrôles. Effectuer d’abord des simulations de clôture par la direction et une mise en question interne.

6. Laisser les effets financiers à l’équipe chargée de la durabilité. Intégrer dès le départ les responsables des finances, des risques, de la stratégie et de la comptabilité.

7. Supposer que les données GRI antérieures peuvent être copiées directement. Rapprocher la matérialité, le périmètre, les définitions, la période et les exigences en matière d’informations à fournir.

8. Sous-estimer les délais du conseil d’administration et de publication. Réserver dès la mobilisation des créneaux pour les comités, le conseil d’administration, la traduction, le balisage et l’intégration au rapport de gestion.

9. Clore les problèmes par courrier électronique. Utiliser un registre des problèmes indiquant le responsable, la gravité, les éléments probants, le réviseur et la résolution approuvée.

10. Publier avant le verrouillage des archives d’éléments probants. Geler ensemble la version finale du rapport, les calculs, les approbations et les fichiers sources.

• Directive comptable telle que modifiée par la directive (EU) 2026/470 : périmètre juridique et obligation de reporting.

• ESRS 1 : entreprise déclarante, chaîne de valeur, double matérialité, matérialité de l’information, préparation, présentation et dispositions d’allègement.

• ESRS 2 : gouvernance, stratégie, processus IRO, politiques, actions, indicateurs, objectifs et contrôles du reporting.

• EFRAG IG 1, IG 2 et IG 3 : supports de mise en œuvre non faisant pas autorité pour les ESRS 2023.

• Orientations du CEAOB relatives à l’assurance limitée et normes nationales applicables : planification de l’assurance pendant la période transitoire de l’UE.

• ISSA 5000 : norme mondiale d’assurance des informations relatives à la durabilité qui peut éclairer la méthodologie lorsqu’elle est adoptée ou autrement applicable.

Le plan peut-il être réalisé en moins de 15 mois ?

Oui pour une entité plus simple ou un système de reporting mature, mais le projet devrait préserver la séquence et les contrôles simulés. La compression accroît le besoin d’une gouvernance décisive et d’une gestion étroite du périmètre.

La DMA doit-elle être achevée avant l’exercice de reporting ?

Idéalement, la méthodologie et une grande partie de l’évaluation devraient être définies suffisamment tôt pour façonner la collecte des données et les processus de gestion. L’évaluation doit également être mise à jour en fonction des changements significatifs et des faits définitifs.

Quand le prestataire d’assurance doit-il être impliqué ?

La passation des marchés et la planification de l’indépendance devraient commencer lors de la mobilisation. La direction peut discuter suffisamment tôt du calendrier, des attentes en matière d’éléments probants et de la logistique de la mission, tout en conservant la responsabilité de la méthodologie, des contrôles et du rapport.

Avons-nous besoin d’un nouveau logiciel lors du premier cycle ?

Pas nécessairement. Des tableurs et des référentiels contrôlés peuvent convenir pour un périmètre limité, mais l’organisation a toujours besoin de définitions, d’un contrôle des accès, d’un système de gestion des versions, de liens vers les éléments probants et d’une revue. Un logiciel ne remplace pas ces contrôles.