Actions et ressources relatives aux questions importantes en matière de durabilité

Préparer

Que rassembler avant de rédiger

Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.

• Nom de l’action

  Durabilité / gestion de programme

  Le nom abrégé utilisé en interne pour l’action décrite, afin que les lecteurs puissent identifier l’initiative à laquelle l’information se rapporte.

  Éléments probants Registre des projets, charte du programme, document présenté au conseil d’administration ou outil interne de suivi des initiatives.

  Point de vigilance Le nom de l’action ne correspond pas au registre des projets ou au document présenté au conseil d’administration, de sorte que l’information renvoie à la mauvaise initiative.

• Couverture de l’action

  Durabilité / responsable opérationnel

  La partie de l’entreprise, le portefeuille d’actifs, la zone géographique ou l’activité à laquelle l’action s’applique, indiquée de la même manière que celle utilisée par l’organisation dans ses suivis internes.

  Éléments probants Note sur le périmètre du projet, plan d’une unité opérationnelle, liste des actifs ou document définissant le périmètre opérationnel.

  Point de vigilance Le périmètre est décrit selon une délimitation différente de celle du système source, de sorte que la couverture déclarée ne peut pas être rapprochée de l’initiative sous-jacente.

• Calendrier des actions

  Gestion du programme

  La période ou les dates de l’action, notamment sa date de début, sa date d’achèvement prévue ou la période de reporting couverte.

  Éléments probants Calendrier du projet, plan des étapes clés, calendrier de mise en œuvre ou rapport d’état d’avancement.

  Point de vigilance Les dates de début et de fin sont confondues avec la période de reporting, de sorte que le calendrier ne correspond pas au calendrier du projet.

• Étapes achevées

  Gestion du programme / responsable opérationnel

  Ce qui a déjà été réalisé dans le cadre de l’action, avec suffisamment de détails pour montrer les principales mesures déjà mises en œuvre.

  Éléments probants Rapport d’avancement, mise à jour d’un volet de travail, journal de mise en œuvre ou procès-verbal de réunion.

  Point de vigilance Les travaux achevés sont surestimés, car les tâches prévues sont décrites comme si elles étaient déjà terminées.

• Prochaines étapes

  Gestion du programme

  Les actions restant à réaliser, y compris les principales tâches que l’organisme entend accomplir ensuite.

  Éléments probants Plan d’action, feuille de route, plan de projet ou programme de travail approuvé.

  Point de vigilance Les tâches futures sont confondues avec les travaux achevés, de sorte que l’information publiée mélange les actions planifiées et les actions réalisées.

• Résultats attendus

  Durabilité / gestion du programme

  Les résultats que l’organisme attend de l’action, formulés en termes pratiques et liés à l’initiative.

  Éléments probants Analyse de rentabilité, plan des bénéfices, document de définition des objectifs ou outil de suivi des bénéfices du projet.

  Point de vigilance Le résultat attendu est décrit comme une activité plutôt que comme un résultat, de sorte que l’effet recherché n’est pas pris en compte.

• Type de ressource

  Finance / gestion de programme

  Les types de ressources utilisés ou alloués, tels que l'argent, le temps du personnel, les équipements, les services ou d'autres formes de soutien.

  Éléments probants Note budgétaire, plan d'affectation des ressources, document d'approvisionnement, plan de dotation en personnel ou budget du projet.

  Point de vigilance Les apports financiers et non financiers sont regroupés sans distinguer le type de ressource, de sorte que l'allocation ne peut pas être interprétée correctement.

• Dépenses de l'exercice

  Finance

  Le montant des ressources allouées au cours de l'exercice de reporting en cours pour l'action, en utilisant la devise et la période de reporting de l'organisation.

  Éléments probants Budget de l'exercice en cours, rapport des montants réels, extrait du centre de coûts ou comptes de gestion.

  Point de vigilance L’allocation de l’année en cours est tirée d’une prévision ou d’un budget pluriannuel au lieu du montant de l’année de reporting.

• Fourchette des dépenses futures

  Finance / stratégie

  L’allocation attendue pour les périodes ultérieures, présentée sous forme de fourchette plutôt que d’un chiffre unique lorsque c’est ainsi que l’organisation l’a planifiée.

  Éléments probants Plan à moyen terme, budget du portefeuille de projets, fourchette prévisionnelle ou dossier d’investissement.

  Point de vigilance Une estimation ponctuelle est présentée alors que le plan source ne permet d’établir qu’une fourchette, ou la fourchette est tirée de la mauvaise période future.

• Lignes des postes comptables liés

  Finance / information financière

  Les postes des états financiers qui se rapportent aux ressources destinées à cette action, en utilisant la même dénomination de compte ou de poste que dans les documents financiers.

  Éléments probants Balance de vérification, correspondance du plan comptable, note du rapport annuel ou renvoi croisé aux états financiers.

  Point de vigilance L’information publiée cite des postes comptables qui ne peuvent pas être rapprochés du grand livre ou des états publiés, de sorte que le lien avec les finances ne peut pas être rapproché.

• Conditions de financement

  Finance / trésorerie / gestion du programme

  Toute condition, approbation, aide externe ou autre dépendance dont dépend le financement avant que les ressources puissent être utilisées.

  Éléments probants Convention de financement, note d’approbation, conditions de la subvention, document du comité d’investissement ou registre des dépendances.

  Point de vigilance Une dépendance est omise, de sorte que le financement est présenté comme disponible alors qu’il dépend encore d’une approbation ou d’un engagement externe.

• Autre soutien utilisé

  Gestion du programme / finances

  Tout soutien non financier utilisé pour la mesure, tel que des services donnés, une aide en nature, du personnel détaché ou du matériel fourni gratuitement.

  Éléments probants Registre du soutien en nature, relevé de détachement du personnel établi par les RH, accord avec un fournisseur ou outil interne de suivi des contributions.

  Point de vigilance Le soutien non financier n'est pas pris en compte parce que seules les dépenses en espèces sont comptabilisées, de sorte que la présentation des ressources est incomplète.

Comment le préparer

Demander les données

Demander à Finance / FP&A le plan d’action et les données relatives aux ressources

Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.

Quelles actions sont mises en œuvre ou prévues concernant les enjeux de durabilité importants, et quelles ressources sont engagées maintenant et l’année prochaine pour les soutenir ?

Utilisez d’abord le langage propre à la planification et à la budgétisation de votre organisation, puis faites-le correspondre aux catégories du reporting de durabilité. Par exemple, demandez les noms des projets, les flux de travaux, les centres de coûts, les dépenses d’investissement et d’exploitation, les effectifs et les notes de financement selon les termes déjà utilisés par vos équipes. Vérifiez la source officielle avant la validation finale.

Objet : Demande d’informations sur les actions et les ressources pour le reporting de durabilité

Bonjour [nom/équipe],

Nous préparons le rapport de durabilité et avons besoin de votre aide concernant les actions et les informations sur les ressources pour [domaine d’activité / programme / sujet]. Merci de communiquer les initiatives actuelles et prévues selon vos propres termes de planification, ainsi que les informations correspondantes sur les ressources.

Pourriez-vous fournir, pour [période de reporting] :
- le nom de l’initiative ou du flux de travail ;
- ce qu’il couvre et où il s’applique ;
- sa date de début, ce qui est actuellement en cours et ce qui est prévu ensuite ;
- les actions déjà menées ;
- les actions prévues ;
- le résultat attendu ;
- le type de ressources concerné ;
- le montant alloué cette année ;
- la fourchette attendue pour les allocations futures ;
- la ou les lignes financières ou budgétaires correspondantes ;
- toute dépendance ou hypothèse relative au financement ;
- tout soutien non monétaire utilisé, le cas échéant.

Merci d’envoyer les informations sous forme de tableau, ainsi que tout document justificatif, tel que des extraits budgétaires, des dossiers d’opportunité, des fichiers de prévisions ou des synthèses de projets. Si vous utilisez des termes internes différents, merci de les conserver ; nous les mettrons en correspondance lors du reporting.

Merci de transmettre ces informations avant le [date]. Vérifiez la source officielle avant la validation finale.

Cordialement,
[nom de la personne chargée de la préparation]

Bonjour [nom/équipe] — pourriez-vous envoyer les détails actuels et prévus du [programme/flux de travail/projet] pour [période de reporting], ainsi que les informations sur les ressources (budget, prévisions, effectif, autre soutien) et les lignes financières correspondantes ? Merci d’utiliser vos propres termes internes et de joindre les fichiers justificatifs disponibles. Merci — [nom de la personne chargée de la préparation]

Exemples sectoriels

Rédigez votre information

Des notes qui transforment les données en information publiée

Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.

Centre de téléchargement

Vérifier

Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves

• Nous avons préparé le chiffre de couverture à partir du registre sous-jacent des actions, puis vérifié que chaque élément indiquait ce qui avait été fait au cours de l’année, ce qui restait à venir et le calendrier associé à chaque partie.

  Risque Un prestataire d’assurance peut vérifier si le chiffre mélange des travaux achevés et des projets futurs, ou si les dates et les libellés de statut ont été appliqués de manière cohérente aux actions publiées.

  Preuves à vérifier Registre ou outil de suivi des actions ; plans de projet et dates des étapes clés ; notes de revue interne montrant comment les éléments de l’année et les éléments futurs ont été séparés ; dossier d’approbation finale utilisé avant la publication.

• Nous avons regroupé les actions environnementales selon une logique choisie de type éviter-réduire-restaurer et conservé une courte note de correspondance indiquant pourquoi chaque élément relevait de sa catégorie.

  Risque Un prestataire d’assurance peut examiner si le regroupement a été appliqué de manière cohérente, si un élément a été placé dans la mauvaise catégorie ou si le fondement de la classification a été documenté.

  Preuves à vérifier Matrice de classification ou tableau de correspondance ; documents de travail présentant le raisonnement pour chaque action ; commentaires du réviseur et notes de résolution ; historique des versions du projet d’information publiée.

• Nous avons limité les actions publiées au périmètre convenu pour le rapport et consigné les décisions relatives aux limites lorsqu’une activité était incluse, exclue ou seulement couverte en partie.

  Risque Un prestataire d’assurance peut demander si le périmètre a été défini de manière trop étroite ou trop large, et si les exclusions étaient délibérées, approuvées et traçables.

  Preuves à vérifier Note relative au périmètre ; registre des limites et des inclusions/exclusions ; approbations de la direction ; liens entre les actions publiées et la liste sous-jacente du programme.

• Nous avons indiqué si chaque action avait été réalisée par nous seuls ou avec d’autres parties, et conservé des éléments probants sur les rôles joués par chacune d’elles.

  Risque Un prestataire d’assurance peut vérifier si les affirmations relatives à la collaboration sont étayées, si la participation des partenaires a été exagérée ou si la responsabilité n’était pas claire.

  Preuves à vérifier Accords de partenariat, plans de projets conjoints, courriels ou procès-verbaux de réunions montrant la réalisation partagée, et registres internes des responsabilités pour chaque action.

• Nous avons décrit les actions de manière à distinguer ce qui s’est produit cette année de ce qui est prévu ultérieurement, et vérifié la cohérence interne des échéances dans le contenu narratif et les tableaux.

  Risque Un prestataire d’assurance peut vérifier si le calendrier est cohérent, si les étapes futures sont réalistes et si les mêmes dates apparaissent de manière cohérente dans toutes les parties de l’information publiée.

  Preuves à vérifier Calendrier du programme ; documents du conseil d’administration ou du comité approuvant le plan ; comparaison entre le projet et la version finale ; vérification croisée des dates par rapport aux principaux tableaux du rapport.

• Nous avons relié chaque action à l’objectif de la politique qu’elle est censée soutenir et conservé une note expliquant le résultat attendu sur lequel nous nous fondions.

  Risque Un prestataire d’assurance peut examiner si la contribution déclarée est trop vague, si le résultat attendu est plausible et si le lien avec l’objectif de la politique est étayé plutôt que simplement affirmé.

  Preuves à vérifier Documents relatifs à la politique ; analyse de rentabilité ou justification du projet ; énoncés de résultats ; documents d’approbation internes montrant la contribution prévue.

Là où les brouillons dérapent

Erreurs à éviter et points nécessitant un jugement

La colonne de gauche montre ce que les préparateurs font mal lors de la collecte ; celle de droite, où vous devrez exercer et expliquer un jugement.

Exemples

Ce que cela donne sur la page

Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.

Échelle de qualité

• Basique

  J’ai alloué €1 million cette année à nos travaux sur le climat.

• Meilleur

  J’ai alloué €1 million cette année à nos travaux sur le climat, principalement pour des améliorations de l’efficacité énergétique et la formation du personnel, et je prévois environ €1.2 million l’année prochaine.

• Optimal

  J’ai alloué €1 million cette année à nos travaux sur le climat dans nos sites et nos opérations détenus, dont €0.7 million déjà dépensés et €0.3 million encore engagés, et je prévois de €1.0 million à €1.2 million l’année prochaine, car nous avançons certains travaux d’amélioration à la suite de retards des fournisseurs.

Vérifiez votre compréhension

Scénarios à travailler

Références au référentiel

Exigences ESRS applicables et informations connexes

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Questions auxquelles cette page répond

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