Actions (conduite des affaires)

Préparer

Que rassembler avant de rédiger

Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.

• Mesures prises

  Équipe chargée de la durabilité / des activités responsables

  Un résumé clair des mesures que l’organisation a mises en place en réponse à la question concernée, présenté comme des mesures réalisées plutôt que comme des projets.

  Éléments probants Journal des mesures, outil de suivi des projets, mises à jour de la direction ou documents du conseil d’administration montrant les mesures approuvées et mises en œuvre.

  Point de vigilance Le texte narratif s’oriente vers des travaux prévus et ne rapproche pas ceux-ci des mesures effectivement réalisées au cours de la période de reporting.

• Mesures de prévention

  Équipe chargée des risques et de la conformité

  Les contrôles, politiques ou changements spécifiques introduits pour empêcher que le problème ne se reproduise, décrits comme des mesures préventives déjà en place.

  Éléments probants Mises à jour des politiques, documents de conception des contrôles, entrées du registre des risques ou enregistrements des changements de processus.

  Point de vigilance Les mesures de prévention sont décrites à un niveau général, mais ne correspondent pas à l’ensemble des contrôles effectivement opérationnels dans le processus source.

• Actions de suivi

  Équipe d’audit interne et des risques

  Les contrôles, examens ou activités de suivi utilisés pour surveiller le problème et détecter sa récurrence, y compris leur fréquence d’exécution.

  Éléments probants Calendriers de suivi, résultats des tableaux de bord, procès-verbaux des examens ou rapports d’assurance.

  Point de vigilance Le suivi est décrit sans être relié au cycle d’examen effectivement appliqué ni au système source faisant l’objet du contrôle.

• Critères ESG utilisés

  Équipe d’investissement / d’approvisionnement

  Si les facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance faisaient partie de l’approche de sélection, indiqué par une simple réponse oui/non fondée sur le processus effectivement utilisé.

  Éléments probants Politique d’investissement, note de sélection, liste de contrôle du filtrage ou document du comité montrant les facteurs appliqués.

  Point de vigilance La réponse oui/non est fondée sur le libellé de la politique, mais le processus de sélection effectivement utilisé appliquait un ensemble différent de facteurs.

• Méthode de sélection

  Équipe d’investissement / d’approvisionnement

  Une brève description de la manière dont l’organisation a choisi les éléments pertinents, y compris la règle de décision ou l’approche de filtrage utilisée en pratique.

  Éléments probants Note méthodologique, document relatif aux critères de sélection, modèle de notation ou document d’approbation.

  Point de vigilance La description de la méthode ne correspond pas à la règle de sélection effectivement utilisée dans le processus de travail source.

• Formation dispensée

  Formation et développement

  Indiquer si la formation a effectivement été dispensée pour le sujet concerné, sous la forme oui/non pour la période de reporting.

  Éléments probants Registre des formations, feuilles de présence, rapport d’achèvement du LMS ou validation du formateur.

  Point de vigilance La réponse est indiquée comme étant oui sur la base d’un programme planifié, mais aucune formation n’a été dispensée au cours de la période.

• Couverture de la formation

  Formation et développement

  La part du public cible ayant achevé la formation, calculée à partir de la population et de la période correctes.

  Éléments probants Rapport d’achèvement de la formation, liste des effectifs du groupe cible et fichier de calcul utilisé pour le pourcentage.

  Point de vigilance Le pourcentage est calculé sur la mauvaise population ou la mauvaise période, de sorte que le numérateur et le dénominateur ne concordent pas.

• Heures de formation

  Formation et développement

  La quantité de temps de formation dispensé, indiquée de manière à préciser s’il s’agit du nombre total d’heures, du nombre moyen d’heures ou d’une autre mesure utilisée en interne.

  Éléments probants Emploi du temps des cours, relevés du LMS, feuilles de présence ou rapport récapitulatif de la formation.

  Point de vigilance Les heures sont mélangées entre les mesures totales et moyennes, ou le temps des sessions est comptabilisé différemment du temps de présence.

• Engagement des fournisseurs

  Achats / gestion des fournisseurs

  Les programmes ou activités utilisés pour travailler avec les fournisseurs sur le sujet, décrits en termes pratiques plutôt que sous la forme d’une déclaration de politique.

  Éléments probants Plan du programme destiné aux fournisseurs, relevés des actions de sensibilisation, supports d’ateliers ou communications destinées aux fournisseurs.

  Point de vigilance L’activité d’engagement est décrite, mais le programme nommé ne correspond pas à ce qui a effectivement été mis en œuvre avec les fournisseurs.

• Fournisseurs concernés

  Approvisionnement / gestion des fournisseurs

  Quels fournisseurs ont été inclus dans la mobilisation ou l’examen, avec le fondement de leur inclusion et le nombre ou le regroupement pertinent.

  Éléments probants Liste des fournisseurs, fichier de segmentation, registre des contrats ou note sur le périmètre du programme.

  Point de vigilance L’ensemble des fournisseurs exclut un sous-groupe concerné, tel que les fournisseurs indirects ou une cohorte régionale, de sorte que le nombre est sous-estimé.

• Résultats de la mobilisation

  Approvisionnement / gestion des fournisseurs

  Les résultats de la mobilisation des fournisseurs, notamment ce qui a changé, ce qui a été convenu ou le suivi qui a été déclenché.

  Éléments probants Comptes rendus de réunions, tableaux de suivi des actions, réponses des fournisseurs ou synthèse de l’évaluation du programme.

  Point de vigilance Les résultats sont présentés comme des produits des activités, mais le résultat réel de la mobilisation n’est pas documenté.

• Procédures définies

  Équipe des opérations / de la conformité

  Les étapes formelles que l’organisation a établies pour traiter la question, notamment qui fait quoi et à quel moment.

  Éléments probants Document de procédure, schéma de flux de travail, manuel de contrôles ou annexe à une politique.

  Point de vigilance La procédure décrite dans le rapport ne correspond pas au processus approuvé utilisé par l’équipe opérationnelle.

• Systèmes de suivi

  Responsable informatique / des données

  Les systèmes ou outils utilisés pour consigner, suivre et examiner la question, y compris la principale source faisant foi.

  Éléments probants Captures d’écran du système, description du système, dictionnaire de données ou schéma de processus montrant l’outil de suivi.

  Point de vigilance Le système désigné n’est pas la source faisant foi ; le processus présenté ne peut donc pas être rapproché de l’outil de suivi opérationnel.

• Processus d’enquête

  Équipe chargée de la conformité / des enquêtes

  La manière dont les problèmes présumés sont examinés, transmis à un niveau supérieur et clôturés, y compris les étapes utilisées pour enquêter sur chaque cas.

  Éléments probants Procédure de gestion des cas, flux de travail des enquêtes, matrice d’escalade ou registre des enquêtes.

  Point de vigilance Les étapes de l’enquête sont décrites de manière générique, mais le flux de traitement des cas réel suit une voie différente.

• Couverture de la formation

  Apprentissage et développement

  Le pourcentage du public visé ayant reçu la formation requise sur ce sujet, en utilisant le groupe cible et la période de reporting appropriés.

  Éléments probants Rapport d’achèvement de la formation, liste des fonctions cibles et classeur de calcul.

  Point de vigilance Le pourcentage utilise un dénominateur incorrect, par exemple l’ensemble du personnel au lieu des fonctions cibles, ou une période de reporting différente.

• Fonctions cibles

  Formation et développement

  Les postes ou fonctions auxquels la formation est destinée, indiqués comme le public réel plutôt que comme un groupe générique de membres du personnel.

  Éléments probants Plan de formation, matrice des fonctions, exigence d’une politique ou paramètres du public cible dans le LMS.

  Point de vigilance Les fonctions répertoriées ne correspondent pas au public configuré dans le système de formation, de sorte que certains apprenants visés ne sont pas pris en compte.

• Manquements constatés

  Conformité / audit interne

  Les cas où la règle ou la procédure n’a pas été suivie, y compris le nombre ou la description des manquements constatés.

  Éléments probants Journal des incidents, registre de conformité, dossiers d’enquête ou constatations d’audit.

  Point de vigilance Les manquements sont comptabilisés à partir d'une seule source, mais le rapport omet les cas consignés dans un autre registre ou journal d'équipe.

• Mesures correctives

  Conformité / équipe opérationnelle

  Les mesures prises après la découverte d'un manquement ou d'un problème, notamment la remédiation, le suivi et toute modification du processus.

  Éléments probants Suivi des mesures correctives, notes de clôture de l'incident, réponse de la direction ou plan de remédiation.

  Point de vigilance Les mesures communiquées ne correspondent pas aux mesures de clôture consignées dans le suivi de l'incident ou de la remédiation.

• Résultats disciplinaires

  Ressources humaines / relations avec les salariés

  Toute mesure formelle de gestion des personnes appliquée après un manquement, décrite de manière à refléter le résultat effectivement obtenu.

  Éléments probants Dossiers de cas des ressources humaines, registre disciplinaire, lettre relative au résultat de l'enquête ou dossier des relations avec les salariés.

  Point de vigilance Le résultat disciplinaire ne correspond pas au dossier du cas RH, ou des avertissements informels sont mélangés à des mesures formelles.

Comment le préparer

Demander les données

Demander le registre des actions de conduite des affaires et les éléments probants à l’appui

Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.

Quelles actions, quels contrôles et quelles activités de suivi l’organisation a-t-elle mis en place pour prévenir, surveiller et traiter les problèmes de conduite des affaires, et quels documents à l’appui montrent comment ceux-ci ont été appliqués en pratique ?

Utilisez d’abord les noms propres de l’organisation pour les politiques, contrôles, formations, activités de surveillance, enquêtes et mesures disciplinaires, puis faites-les correspondre à l’information à fournir. Formulez la demande dans le langage métier que le responsable utilise déjà en interne et vérifiez les sources avant validation finale.

Objet : Demande d’éléments probants relatifs aux actions de conduite des affaires pour [reporting period]

Bonjour [name/team],

Nous préparons le dossier de reporting de durabilité et avons besoin de votre aide concernant la section relative aux actions de conduite des affaires pour [reporting period].

Merci d’envoyer les informations et les documents à l’appui relatifs aux domaines dont vous êtes responsable, en utilisant autant que possible vos termes internes habituels, puis en les faisant correspondre aux catégories de reporting. Nous recherchons :
- les actions déjà mises en place
- les mesures utilisées pour prévenir les problèmes
- les activités de surveillance ou de revue réalisées
- toute activité de formation, d’engagement, d’enquête ou de suivi liée aux questions de conduite
- tout constat de manquement ainsi que les actions ou mesures disciplinaires prises

Merci d’inclure dans votre réponse les champs contextuels ci-dessous : [period], [boundary], [source system], [internal category names], [action type], [population covered], [measurement basis], [evidence status], [owner and approver], [supporting artefacts].

Si vous disposez de plusieurs documents, un simple tableau convient. Merci de joindre les éléments probants sous-jacents lorsqu’ils sont disponibles. Si un point n’est pas clair, nous pouvons examiner ensemble la mise en correspondance.

Merci de répondre avant le [date]. Il s’agit uniquement d’un modèle de formation ; adaptez-le à votre organisation et vérifiez les sources avant validation finale.

Merci beaucoup,
[preparer name]

Bonjour [name/team] — pourriez-vous partager les éléments probants relatifs aux actions de conduite des affaires pour [period] ?

Merci d’utiliser vos termes internes habituels et d’inclure : les actions en place, les mesures de prévention, les activités de surveillance/revue, la formation ou l’engagement, le suivi des enquêtes et tout résultat de manquement ou mesure disciplinaire.

Un tableau accompagné des fichiers à l’appui convient. Merci d’ajouter [boundary], [source system], [owner], [status] et [evidence links]. Nous les ferons ensuite correspondre aux catégories de reporting. Merci.

Exemples sectoriels

Rédigez votre information

Des notes qui transforment les données en information publiée

Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.

Centre de téléchargement

Vérifier

Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves

• Nous avons relié les actions relatives aux fournisseurs présentées dans cette section aux informations sur le code fournisseurs déjà expliquées ailleurs dans le rapport, afin que les lecteurs puissent retracer le lien sans duplication.

  Risque Le renvoi croisé peut être incomplet, pointer vers un emplacement incorrect ou laisser entendre une couverture qui n’est pas réellement étayée par l’autre information publiée.

  Preuves à vérifier La carte finale des renvois croisés du rapport ; l’information publiée sur le code fournisseurs vers laquelle le renvoi est effectué ; les notes de rédaction indiquant pourquoi le lien a été établi ; la validation du réviseur confirmant que les informations référencées correspondent à l’affirmation.

• Nous avons présenté les mesures prises après toute violation ou violation présumée de nos règles de lutte contre la corruption ou les pots-de-vin, en utilisant les dossiers d’incidents et les mesures de suivi plutôt qu’une formulation générale relative aux politiques.

  Risque Le texte peut décrire l’intention de la politique, mais pas les mesures effectivement prises en réponse, ou peut exagérer la constance avec laquelle les incidents ont été traités.

  Preuves à vérifier Dossiers de cas relatifs aux violations ou aux allégations ; registres d’enquête ; plans de remédiation ; dossiers relatifs aux mesures disciplinaires ou correctives ; notes d’approbation montrant que la formulation publiée correspond aux éléments probants sous-jacents.

• Nous avons décrit la formation à la lutte contre la corruption et les pots-de-vin dispensée aux rôles que nous avons jugés les plus exposés, y compris les instances de supervision dirigeantes et les responsables opérationnels, et nous avons fondé la formulation sur les relevés de présence et les dossiers de formation.

  Risque Le rapport peut exagérer les personnes formées, omettre les rôles présentant les risques les plus élevés ou s’appuyer sur un plan de formation plutôt que sur une formation effectivement dispensée.

  Preuves à vérifier Matrice de formation par rôle ; relevés de présence ; contenu des cours ; rapports d’achèvement ; évaluation des risques par rôle utilisée pour déterminer le public cible ; validation confirmant que la description publiée correspond aux dossiers.

• Nous avons résumé les principales actions en matière de conduite des affaires que nous avons commencées ou que nous prévoyons de commencer, et nous avons indiqué pour chacune la date d’échéance, le périmètre d’application et le résultat attendu.

  Risque L’information publiée peut être trop vague concernant le calendrier, la couverture ou l’effet attendu, ou peut mélanger les travaux achevés et les projets futurs sans le préciser clairement.

  Preuves à vérifier Plan d’action ou feuille de route ; outil de suivi des étapes clés ; notes relatives au périmètre ; énoncés des résultats attendus ; documents d’examen par la direction montrant que le résumé publié reflète le plan sous-jacent.

• Nous avons expliqué comment nous avons travaillé avec les fournisseurs pour améliorer leur performance en matière de durabilité, et nous avons étayé cette formulation au moyen de dossiers de dialogue avec les fournisseurs plutôt que de déclarations générales sur le partenariat.

  Risque Le rapport peut revendiquer des travaux d’amélioration sans preuve d’un dialogue effectif avec les fournisseurs, ou peut décrire un contact commercial qui ne portait pas sur la performance en matière de durabilité.

  Preuves à vérifier Notes de réunions avec les fournisseurs ; plans d’amélioration ; correspondance ; fiches d’évaluation ou outils de suivi des actions ultérieures ; approbations internes confirmant que la formulation publiée se limite au dialogue étayé par des éléments probants.

• Nous avons décrit les contrôles et les mesures de suivi que nous utilisons lorsque des préoccupations de corruption ou de pots-de-vin apparaissent, en couvrant la prévention, la détection des problèmes, l’enquête et la réponse, et nous avons vérifié que la formulation correspond à notre processus réel.

  Risque L’information publiée peut omettre une étape du processus, décrire un processus qui ne fonctionne pas en pratique ou exagérer le degré de maturité des contrôles.

  Preuves à vérifier Documents de politique et de procédure ; flux de traitement des incidents ; modèles d’enquête ; registres d’escalade ; résultats d’audit ou de tests ; confirmation de la direction que la description publiée reflète la pratique actuelle.

Là où les brouillons dérapent

Erreurs à éviter et points nécessitant un jugement

La colonne de gauche montre ce que les préparateurs font mal lors de la collecte ; celle de droite, où vous devrez exercer et expliquer un jugement.

Exemples

Ce que cela donne sur la page

Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.

Échelle de qualité

• Basique

  Nous avons mis en œuvre trois actions relatives à la conduite des affaires cette année.

• Meilleur

  Nous avons mis en œuvre trois actions relatives à la conduite des affaires cette année, couvrant la prévention, le suivi et le suivi des suites données, et nous les avons sélectionnées à l’aide de notre propre examen des risques et des incidences.

• Optimal

  Nous avons mis en œuvre trois actions relatives à la conduite des affaires cette année dans le cadre de nos activités et auprès de nos principaux fournisseurs, avec des mesures de prévention, de suivi et de suivi des suites données en place ; nous les avons sélectionnées au moyen de notre examen des risques et des incidences, et nous avons étendu la formation à 92% du personnel concerné parce que le lancement d’un produit présentant un risque plus élevé a accru le besoin de supervision.

Vérifiez votre compréhension

Scénarios à travailler

Références au référentiel

Exigences ESRS applicables et informations connexes

Guides that settle this question

Connexes et exploration

Plus dans ESRS G1 →Parcourir le catalogue complet →Rechercher dans toutes les informations →

FAQ

Questions auxquelles cette page répond

Autres questions auxquelles cette page peut aider