Objet de l’information
En pratique, les informations communiquées devraient couvrir l’ensemble du périmètre pertinent de l’organisation, et pas seulement quelques sites bien contrôlés ou emblématiques, à moins que le périmètre soit clairement expliqué. La question essentielle est de savoir si les chiffres reflètent les parties de l’activité où le risque de corruption et de pots-de-vin existe réellement, notamment les activités, les filiales et les autres activités pertinentes, afin que les utilisateurs puissent évaluer l’étendue et la cohérence de l’approche de l’organisation.
Ce support pédagogique LRA aide à préparer l’information. Pour les exigences exactes, reportez-vous toujours à la source officielle European Commission.
Préparer
Que rassembler avant de rédiger
Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.
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Nombre de condamnations
Juridique / ConformitéConsigner le nombre total de condamnations relevant du périmètre de reporting pour la période.
Éléments probants Registres judiciaires, journaux des affaires juridiques, registre de conformité ou synthèse des affaires juridiques rapprochée du décompte final.
Point de vigilance Nombre extrait d’un journal des affaires qui inclut des dossiers situés en dehors de la période de reporting ou qui exclut des condamnations déjà clôturées dans le suivi juridique.
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Nombre de sanctions
Juridique / ConformitéComptabiliser le nombre total de sanctions relevant du périmètre de reporting pour la période.
Éléments probants Notifications des autorités de réglementation, outil de suivi des mesures d’exécution, registre de conformité ou synthèse des affaires juridiques correspondant au total communiqué.
Point de vigilance Les sanctions sont comptabilisées à partir d’une liste source qui mélange les avertissements, les enquêtes et les sanctions définitives, de sorte que la définition de la catégorie ne correspond pas au total communiqué.
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Montant total des amendes
Finance / JuridiqueRecueillir le montant total en euros des amendes entrant dans le périmètre pour la période, en appliquant la même base à tous les éléments inclus.
Éléments probants Avis de sanction, état financier/juridique ou synthèse des mesures coercitives permettant de rapprocher le total en euros déclaré.
Point de vigilance Les montants des amendes sont tirés d'un état source qui mélange des devises ou des périodes, de sorte que le total ne peut pas être rapproché des avis de sanction sous-jacents.
Avant de commencer
- Avant de totaliser les chiffres, avez-vous défini quels cas de corruption ou de pots-de-vin sont inclus dans ce décompte et lesquels en sont exclus ?
- Les chiffres seront-ils établis pour la même période de reporting que le reste de votre rapport et à partir d’une seule date d’arrêté clairement définie ?
- Chaque chiffre peut-il être rattaché à une source nommément identifiée, telle qu’un registre des cas, une notification juridique ou une écriture comptable ?
- Avez-vous convenu de ce qui constitue une condamnation, une sanction et une amende dans les propres registres de votre organisation, afin que les décomptes reposent sur une base cohérente unique ?
- Si les amendes sont incluses, avez-vous confirmé que le montant est enregistré en euros et que vous utilisez le total intégral pour la période que vous avez choisie ?
Comment le préparer
Demander les données
Demander les indicateurs relatifs aux cas de corruption au service juridique / secrétariat général
Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.
Combien de cas de corruption ou de pots-de-vin au cours de la période se sont soldés par une condamnation, une sanction ou une pénalité financière, et quel était le montant total des amendes en euros ?
Utilisez d’abord les propres termes de votre organisation pour le traitement des cas, puis faites-les correspondre aux champs de reporting. Par exemple, si vous suivez les affaires comme des enquêtes, des mesures d’exécution, des règlements ou des décisions judiciaires, conservez ces libellés dans la demande et demandez au responsable de les traduire dans la vue de reporting avant la validation finale. Il s’agit uniquement d’un modèle de formation ; adaptez-le à votre organisation et vérifiez l’information à fournir de référence avant la validation finale.
Demande faible
Veuillez fournir les indicateurs de corruption et de pots-de-vin ESRS G1-4 pour la période, y compris les condamnations, les sanctions et les amendes, conformément à l’information à fournir.
Pourquoi elle échoue : Cette demande utilise le langage du référentiel au lieu des propres termes utilisés pour les affaires par l’organisation, n’indique pas dans quel registre ou système puiser les données et ne précise pas la base de comptage ni le traitement des devises. Il est donc difficile pour le responsable de savoir quelles données extraire et comment les mettre en correspondance.
Meilleure demande
Veuillez fournir les données relatives aux résultats des affaires pour la [période] à partir de votre [outil de suivi des affaires juridiques / registre de conformité], pour le [périmètre]. Nous avons besoin du nombre d’affaires qui se sont conclues par une condamnation, du nombre d’affaires qui se sont conclues par une sanction et du montant total des amendes en euros. Veuillez conserver dans l’extraction vos libellés habituels pour les affaires et ajouter une courte note de mise en correspondance afin que nous puissions les traduire dans la vue de reporting.
Modèle d’e-mail formel
Objet : Demande de données sur les issues des affaires de corruption et les amendes Bonjour [name/team], Pourriez-vous nous fournir les données relatives à l’issue des affaires pour [reporting period] concernant le [group/boundary] ? Nous avons besoin des chiffres relatifs aux affaires ayant abouti à une condamnation, une sanction ou une amende, ainsi que du montant total des amendes en euros. Veuillez utiliser dans un premier temps vos libellés habituels pour les affaires et inclure une courte note de correspondance afin que nous puissions les traduire dans la vue de reporting. Si certains éléments ne figurent pas dans votre registre principal, veuillez indiquer leur provenance. Pourriez-vous renvoyer les données dans le tableau ci-dessous, ainsi que la liste des éléments probants justificatifs, d’ici le [date] ? Merci beaucoup, [preparer name] [role] Note de formation : il s’agit uniquement d’un modèle LRA possible. Adaptez-le à votre organisation et vérifiez la publication source avant la validation finale.
Version courte pour Teams / Slack
Bonjour [name] — pourriez-vous envoyer les issues des affaires de corruption/versement de pots-de-vin pour [period] concernant [boundary] ? Nous avons besoin du nombre de condamnations et de sanctions, ainsi que du montant total des amendes en euros. Veuillez utiliser vos libellés habituels pour les affaires et ajouter une brève note de correspondance afin que nous puissions les traduire pour le reporting. Merci — [name]
Exemples sectoriels
Services financiers
Contexte. L’organisation suit les affaires liées aux mesures coercitives, les actions réglementaires et les décisions de justice dans un registre central de conformité.
Demande adaptée. Veuillez extraire les données relatives aux mesures coercitives et aux décisions de justice pour la [période] à partir du registre de conformité, pour [périmètre]. Nous avons besoin du nombre d’affaires qui se sont conclues par une condamnation, par une sanction réglementaire, ainsi que du montant total des amendes en euros. Veuillez conserver les libellés internes utilisés dans le registre et ajouter une note de mise en correspondance pour tout élément nécessitant une traduction.
Exemple de réponse. Le tableau retourné comprend l’identifiant de l’affaire, le type d’affaire interne, la date du résultat, la juridiction, le libellé du résultat, l’indicateur de condamnation, l’indicateur de sanction, le montant de l’amende dans la devise d’origine, l’équivalent en EUR et la référence au document source.
Construction / infrastructures
Contexte. L’organisation consigne les réclamations juridiques et les actions des autorités de réglementation dans un registre des risques liés aux projets et un outil de suivi des affaires juridiques.
Demande adaptée. Veuillez partager l’extraction des affaires juridiques pour la [période] à partir du registre des risques liés aux projets et de l’outil de suivi juridique, pour [périmètre]. Nous avons besoin du nombre d’affaires qui se sont conclues par une condamnation, du nombre d’affaires qui se sont conclues par une sanction et du montant total des amendes en euros. Veuillez utiliser les libellés relatifs aux projets et aux affaires juridiques que vous suivez déjà et indiquer comment chaque élément est mis en correspondance avec la vue de reporting.
Exemple de réponse. Le tableau retourné comprend l’identifiant de l’affaire, le nom du projet, le libellé interne, le résultat final, la date de la décision, l’autorité ou le tribunal, le statut de comptabilisation, le montant de l’amende, la devise, le montant en EUR et la référence justificative.
Rédigez votre information
Des notes qui transforment les données en information publiée
Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.
Note méthodologique
Indiquez comment chaque chiffre a été comptabilisé, ce qui a été inclus dans les totaux, ainsi que la période de reporting et le périmètre utilisés pour établir les trois mesures.
Note de contexte
Expliquez ce que les décomptes et le total en euros indiquent sur l’activité de contrôle au cours de la période, et si le montant monétaire reflète un petit nombre de cas importants ou un grand nombre de cas de moindre importance.
Déclaration sur les variations
Si les chiffres ont évolué de manière significative, décrivez les principaux facteurs, tels que les changements dans le volume des cas, la gravité des cas, le calendrier des décisions ou les événements ponctuels ayant influé sur les totaux.
Entrée de l’index de contenu
G1-4 Indicateurs relatifs à la corruption et aux pots-de-vin — [emplacement / page] / [notes]Centre de téléchargement
Outils et formulaires de préparation
Téléchargez les outils de préparation pour G1-4 pendant 24 heures après confirmation gratuite de votre adresse e-mail. Les liens vers les rapports sources restent publics.
Vérifier
Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves
Nous avons distingué le nombre de constats judiciaires et de sanctions réglementaires liés à des affaires de corruption ou de trafic d'influence pour la période, en appliquant une date limite clairement définie et une règle de comptabilisation unique.
Risque Le professionnel chargé de l’assurance vérifiera si les deux catégories sont restées distinctes, si la limite de période a été appliquée de manière cohérente et si la méthode de comptage pouvait compter deux fois le même cas.
Preuves à vérifier Journal des cas ou registre des incidents ; outil de suivi juridique/conformité ; extraction de fin de période indiquant la date limite ; méthodologie de comptage documentée ; rapprochement entre les cas sources et les totaux publiés.
Nous avons inclus uniquement les affaires qui répondaient à notre définition interne d’une violation liée à la corruption ou aux pots-de-vin, et nous avons appliqué cette définition de manière cohérente à toutes les unités opérationnelles avant d’agréger les chiffres.
Risque Le professionnel chargé de l’assurance examinera si les critères d’inclusion ont été appliqués de manière cohérente, si des cas limites ont été exclus ou inclus sans justification et si le périmètre était complet.
Preuves à vérifier Critères d’inclusion écrits ; notes d’examen des cas limites ; contributions des unités opérationnelles ; fichier de consolidation ; validation attestant que le même ensemble de règles a été utilisé dans l’ensemble du groupe.
Nous avons fondé les chiffres publiés sur les documents sources détenus par les services juridique, conformité et finance, et nous avons vérifié que chaque élément publié pouvait être retracé jusqu’aux pièces justificatives.
Risque Le professionnel chargé de l’assurance recherchera la traçabilité entre le chiffre publié et les documents sous-jacents et vérifiera si les fichiers sources sont complets, authentiques et concordants avec le résultat final.
Preuves à vérifier Notifications sous-jacentes, jugements, lettres de règlement ou documents relatifs aux sanctions ; écritures comptables lorsque cela est pertinent ; tableau de traçabilité ; index documentaire ; éléments attestant de la conservation des fichiers et du contrôle des versions.
Avant la publication, nous avons comparé les chiffres provisoires aux dossiers de cas sous-jacents et résolu toute discordance entre les documents locaux et l’information publiée consolidée.
Risque Le professionnel chargé de l’assurance évaluera si des contrôles préalables à la publication ont été effectués, si les écarts ont fait l’objet d’une investigation et si les chiffres finaux reflètent les données sources corrigées.
Preuves à vérifier Comparaison entre la version provisoire et la version finale ; liste de contrôle de la revue ; registre des écarts et notes de résolution ; courriels d’approbation ou note de validation ; éléments attestant des corrections effectuées avant la diffusion.
Lorsqu’une affaire comportait plusieurs résultats, nous avons enregistré chaque résultat séparément et vérifié que le montant total publié au titre des sanctions pécuniaires correspondait aux documents financiers justificatifs.
Risque Le professionnel chargé de l’assurance vérifiera si les résultats ont été classés de manière cohérente, si le total monétaire est complet et si le montant concorde avec les documents comptables ou les justificatifs de paiement.
Preuves à vérifier Tableau affaire par affaire ; justificatifs du calcul des sanctions ; confirmations de paiement ou extraits du grand livre ; rapprochement avec les documents financiers ; validation par le réviseur du total final.
Dossier de preuves à préparer
Lacunes fréquentes dans les rapports
- Les unités sont absentes ou incohérentes entre les chiffres.
- Le périmètre ou la limite de reporting des chiffres n’est pas clair.
- Les estimations ne sont pas distinguées des valeurs mesurées.
- Certaines composantes du total sont comptées deux fois ou omises.
- Les retraitements des chiffres des périodes antérieures ne sont pas publiés.
- La méthode de calcul ou la source des données n’est pas documentée.
Là où les brouillons dérapent
Erreurs à éviter et points nécessitant un jugement
La colonne de gauche montre ce que les préparateurs font mal lors de la collecte ; celle de droite, où vous devrez exercer et expliquer un jugement.
Erreurs à éviter
- Mauvais responsableEnvoyer la demande à une équipe qui ne voit qu’une partie du dossier signifie que le décompte est établi à partir de dossiers incomplets.
- Des termes du référentiel, pas ceux de l’activitéDemander les chiffres dans le langage de l’information à fournir plutôt que dans les propres libellés utilisés par l’organisation pour ses affaires conduit les personnes à extraire le mauvais jeu de données ou à omettre des entrées pertinentes.
- Périmètre peu clairNe pas préciser quelles entités, quels sites ou quels types d’affaires relèvent du périmètre conduit à laisser de côté certains dossiers et à en comptabiliser d’autres deux fois.
- Mauvaise base temporelleUtiliser une période de reporting différente de celle utilisée dans les dossiers sources produit des totaux qui ne correspondent pas à la période faisant l’objet du reporting.
- Méthode de comptage mixteCombiner le nombre d’affaires, le nombre de personnes et les montants monétaires dans une même étape d’extraction produit des chiffres qui ne peuvent pas être rapprochés de la source.
- Libellés sources perdusCopier les chiffres sans conserver les identifiants d’affaires, les noms de fichiers ou les balises du registre d’origine rend impossible la traçabilité de chaque chiffre jusqu’à son origine.
- Populations regroupéesLe fait de regrouper les condamnations, les sanctions et les montants des amendes dans une seule liste indifférenciée dissimule le chiffre qui correspond à chaque mesure.
- Aucune piste d’auditLa collecte des chiffres sans la date d’extraction justificative, le responsable et la trace d’approbation ne laisse aucune piste d’audit pour un examen ultérieur.
- Aucune trace de validationNe pas consigner qui a vérifié les chiffres et à quel moment signifie qu’il ne peut pas être démontré que l’ensemble final a été examiné avant son utilisation.
Jugement requis
- Ce qui constitue une affaire dans le périmètre de reporting après une opération d’acquisition ou de cessionDécidez s’il faut inclure les résultats liés aux activités ajoutées ou retirées au cours de l’exercice, expliquez la date limite utilisée et indiquez clairement si les chiffres des périodes précédentes ont été retraités ou laissés tels qu’ils avaient été publiés.
- Comment traiter les qualifications juridiques locales qui ne correspondent pas exactement d’un pays à l’autreUtilisez une règle interne unique pour classer les décisions de justice, les sanctions et les sanctions pécuniaires dans les différentes juridictions, puis indiquez toute correspondance ou simplification appliquée pays par pays afin que les lecteurs puissent comprendre comment des qualifications différentes ont été rendues comparables.
- Déterminer s’il faut inclure les personnes ou entités proches de la limite du contrôlePrécisez si vous avez comptabilisé les affaires impliquant des coentreprises, des contractants, des agents ou d’autres parties liées, et expliquez le critère pratique utilisé pour déterminer quand une affaire se situe à l’intérieur ou à l’extérieur des propres chiffres du groupe.
- Choisir la base de date pour le décompte annuelIndiquez si vous avez utilisé la date de la décision définitive, la date à laquelle l’affaire a été enregistrée ou un autre moment de référence cohérent, et appliquez la même base aux condamnations, aux sanctions et aux amendes.
- Utiliser les données réelles plutôt que des estimations lorsque le dossier est incompletSi certaines affaires sont encore en cours de confirmation, expliquez si vous vous êtes fondés sur des montants mesurés, des estimations de la direction ou des ajustements ultérieurs, et identifiez les chiffres qui sont provisoires et ceux qui sont définitifs.
- Arrondissement et présentation des petits chiffresExpliquez la règle d’arrondissement appliquée aux nombres d’affaires et aux montants en euros, en particulier lorsqu’un petit nombre d’affaires ou un faible montant total d’amendes pourrait changer sensiblement après arrondissement, et appliquez la méthode de manière cohérente dans tout le tableau.
- Protéger les données à caractère personnel lorsque la liste des affaires est très restreinteLorsque la désignation des personnes ou la ventilation des données risquerait de permettre l’identification de personnes, regroupez les chiffres à un niveau plus sûr et indiquez que la protection de la vie privée a influé sur la manière dont les chiffres ont été regroupés.
- Déterminer si une même affaire peut donner lieu à plusieurs entrées dans les indicateursClarifiez votre règle pour les affaires qui se terminent à la fois par une condamnation et une sanction, ou par plusieurs sanctions issues de la même affaire, afin que les utilisateurs puissent voir si les nombres et le total en euros reflètent chaque résultat séparément ou une seule fois.
Exemples
Ce que cela donne sur la page
Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.
: au cours de la période de reporting, nous avons enregistré 3 condamnations et 5 sanctions liées à des questions de conduite des affaires, pour un montant total d’amendes de €420,000. Cet exemple est cohérent en interne et présenté uniquement à des fins de formation.
Résultats illustratifs en matière de conduite pour la période (count / €)
| Mesure | Nombre |
|---|---|
| Condamnations | 3 |
| Sanctions | 5 |
Montre comment présenter le nombre de condamnations, le nombre de sanctions et le montant monétaire cumulé des amendes dans une note quantitative concise.
: dans notre groupe, la période comprenait 1 condamnation et 2 sanctions, et les amendes correspondantes s’élevaient à €75,000. Les chiffres ci-dessous sont illustratifs, cohérents en interne et fournis pour la formation des professionnels.
Résultats illustratifs en matière de conduite pour la période (count / €)
| Mesure | Nombre |
|---|---|
| Condamnations | 1 |
| Sanctions | 2 |
Montre les mêmes trois points de données pour un autre déclarant et un autre secteur, à partir d’un scénario factuel synthétique distinct.
Échelle de qualité
- Basique
Nous avons comptabilisé 2 condamnations, 3 sanctions et €150,000 d’amendes.
- Meilleur
Nous avons comptabilisé 2 condamnations, 3 sanctions et €150,000 d’amendes dans l’ensemble de notre groupe cette année, sur la base des affaires clôturées.
- Optimal
Nous avons comptabilisé 2 condamnations, 3 sanctions et €150,000 d’amendes dans l’ensemble de notre groupe cette année, sur la base des affaires clôturées ; le total était supérieur à celui de l’année dernière, car deux affaires anciennes ont été résolues au cours de la période.
Vérifiez votre compréhension
Scénarios à travailler
L’équipe juridique d’un groupe confirme qu’une filiale étrangère a été condamnée au cours de l’exercice de reporting pour une infraction liée à la corruption, et qu’une autorité de réglementation distincte a infligé, au cours de la même année, une sanction pécuniaire pour une autre violation des règles de lutte contre la corruption. L’équipe financière prépare l’information à fournir en fin d’exercice et doit décider comment comptabiliser chaque résultat.
Une personne chargée de la préparation dispose de deux affaires dans ses dossiers : l’une s’est terminée par une condamnation et une amende, tandis que l’autre s’est terminée par une lettre d’avertissement sans procédure judiciaire. La note provisoire répertorie actuellement les deux affaires sous le même intitulé, car elles concernent toutes deux des préoccupations liées à la corruption.
Lors de la consolidation, une unité opérationnelle fait état d’une condamnation pour corruption dans la monnaie locale, tandis qu’une autre fait état d’une sanction à laquelle aucun montant monétaire n’est attaché. L’équipe chargée du reporting du groupe ne sait pas si elle doit laisser le total en euros vide jusqu’à ce que toutes les filiales aient répondu.
Un analyste spécialisé en durabilité trouve une feuille de calcul interne faisant état de trois décisions judiciaires liées à la corruption, mais l’une a été annulée avant la date de clôture du reporting et une autre faisait encore l’objet d’un appel à la fin de l’exercice. Le projet d’information publiée inclut actuellement les trois cas, car ils étaient tous mentionnés dans les registres d’incidents.
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La comparaison utilise les exemples de cette fiche, et non leur fréquence dans le corpus de rapports.
Conseil, pas assurance
Références au référentiel
Exigences ESRS applicables et informations connexes
ESRS
G1-4
au sein de ESRS G1 : Business Conduct
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Connexes et exploration
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FAQ
Questions auxquelles cette page répond
La page indique de préparer trois points de données : le nombre de condamnations, le nombre de sanctions et le montant total des amendes. Utilisez la section de préparation étape par étape pour les transformer en projet et gardez le dossier de preuves prêt pour examen.
Utilisez l’explication de la page en langage courant et les étapes de préparation pour déterminer ce qui relève du périmètre avant de recueillir les chiffres. La page ne fixe pas de règle formelle de périmètre ; vous devez donc appliquer les orientations de manière cohérente et documenter votre approche.
La page est conçue pour les responsables du développement durable/de l’ESG, les responsables des ressources humaines ou des données, ainsi que les examinateurs de l’assurance, de sorte que la responsabilité devrait incomber aux personnes capables de trouver, de vérifier et d’expliquer les chiffres. Le classeur sert à aider à attribuer et à suivre ces responsabilités.
La page comprend un dossier d’éléments probants avec cinq éléments et cinq assertions d’assurance à vérifier, chacune structurée autour de l’assertion, du risque et des éléments probants. Utilisez-les ensemble afin de pouvoir montrer d’où provient chaque chiffre et comment il a été vérifié.
La page indique qu’il y a cinq assertions à vérifier, chacune étant liée à un risque et à un élément probant. En pratique, utilisez-les comme une liste de contrôle pour vérifier que l’information est complète, exacte et étayée avant de l’intégrer à un rapport.
La page répertorie les lacunes et les erreurs courantes en matière de présentation d’informations ; elle vise donc à vous aider à repérer les problèmes avant la rédaction. Utilisez cette section pour vérifier l’absence de points de données, la faiblesse des éléments probants ou un traitement incohérent dans l’ensemble de l’information.
Le Centre de téléchargement comprend un classeur de préparation et d’assurance au format .xlsx. Utilisez-le pour organiser les points de données, suivre les éléments probants et faciliter le processus de préparation étape par étape.
Le Centre de téléchargement comprend une fiche de bibliothèque imprimable au format PDF. Elle sert de référence pratique en complément du classeur, afin que vous puissiez garder à portée de main les principaux points de préparation et d’assurance pendant la rédaction.
Oui, la page comprend des exemples synthétiques d’informations présentées à titre illustratif, notamment un tableau quantitatif, afin de montrer comment l’information peut être présentée. Considérez-les uniquement comme un guide de format et veillez à ce que vos propres chiffres et votre récit correspondent à vos éléments probants réels.
La section consacrée aux résultats préliminaires fournit des idées de visualisation, des amorces de texte narratif et une ligne d’index du contenu. Utilisez ces indications pour transformer les chiffres préparés en un projet clair, puis vérifiez-le par rapport au dossier d’éléments probants et aux assertions d’assurance.
Autres questions auxquelles cette page peut aider