Objet de l’information
Cette information demande à une organisation d’expliquer si elle dispose de politiques formelles qui fixent des attentes en matière de conduite des affaires, et comment ces politiques sont utilisées en pratique. Il ne s’agit pas seulement d’indiquer qu’une politique existe, mais de montrer ce qu’elle couvre, à qui elle s’applique et si elle est intégrée à la prise de décision quotidienne plutôt que de rester uniquement sur le papier.
En pratique, l’organisation devrait réfléchir à la couverture de l’ensemble de l’activité, et pas seulement à quelques sites emblématiques ou aux fonctions du siège. Un rapport utile indiquera clairement si la politique s’applique à l’ensemble du groupe, à certaines entités, opérations ou activités, et s’il existe des lacunes, exceptions ou différences importantes dans sa mise en œuvre selon les implantations ou les parties de l’activité.
Ce support pédagogique LRA aide à préparer l’information. Pour les exigences exactes, reportez-vous toujours à la source officielle European Commission.
Avant de commencer
Avant de commencer
Une courte liste de contrôle avant de préparer cette information — cochez chaque point une fois réglé.
Préparation
Informations clés à préparer
| Champ à préparer | Ce qu’il faut recueillir | Indice de preuve | Responsable |
|---|---|---|---|
| Intitulé de la politique | Le nom exact utilisé pour la politique dans les documents de l’organisation, tel qu’il a été approuvé et est actuellement utilisé. | Registre approuvé des politiques, page de la politique sur l’intranet ou document présenté au conseil d’administration ou à la direction indiquant l’intitulé actuel. | Juridique / Conformité |
| Champ d’application de la politique | Une description claire de ce à quoi la politique s’applique, notamment les domaines d’activité, activités ou entités qu’elle couvre. | Section relative au champ d’application de la politique, cadre de politique du groupe ou matrice d’applicabilité aux entités. | Juridique / Conformité |
| Part de couverture | La proportion des propres activités de l’organisation et des activités pertinentes en amont ou en aval qui relèvent du champ d’application de la politique, exprimée sous forme de nombre. | Évaluation de la couverture, cartographie du périmètre opérationnel ou classeur de cadrage de la chaîne de valeur. | Durabilité / Risques |
| Objectifs de la politique | Les principaux résultats que la politique vise à atteindre, formulés en termes opérationnels et alignés sur le document approuvé. | Section relative aux objectifs de la politique, document stratégique ou dossier d’approbation de la direction. | Durabilité / Stratégie |
| Politique de lutte contre la corruption | Indiquer si l’organisation dispose d’une politique formelle couvrant la prévention de la corruption et des pots-de-vin. | Politique approuvée de lutte contre les pots-de-vin ou la corruption, registre des politiques ou cadre de conformité. | Juridique / Conformité |
| Alignement sur l’ONU | Indiquer si la politique anticorruption est présentée comme étant alignée sur l’approche des Nations Unies à laquelle l’organisation fait référence. | Texte de la politique, document d’approbation ou déclaration de conformité montrant l’alignement déclaré. | Juridique / Conformité |
| Politique de signalement | Indiquer s’il existe une politique formelle permettant aux personnes de soulever des préoccupations ou de signaler des actes répréhensibles par une voie d’alerte professionnelle. | Politique d’alerte professionnelle, procédure de signalement ou politique relative à la ligne d’assistance éthique. | Juridique / Conformité |
| Couverture par la législation sur l’alerte professionnelle | Indiquer si cette politique d’alerte professionnelle est conçue pour couvrir les protections ou exigences légales applicables dans les juridictions concernées. | Formulation de la politique, note d’examen juridique ou cartographie de la conformité par juridiction. | Juridique / Conformité |
| Fonctions sensibles | Les familles de métiers, fonctions ou postes considérés comme présentant une exposition plus élevée au risque de corruption ou de versements illicites. | Évaluation des risques, matrice des contrôles fondée sur les fonctions ou périmètre de la formation anticorruption. | Risques / Conformité |
| Pays à risque | Les pays ou territoires identifiés comme présentant un risque plus élevé d’exposition à la corruption ou aux versements illicites dans le cadre de l’évaluation de l’organisation. | Évaluation des risques par pays, cartographie des risques liés aux tiers ou registre des risques de conformité. | Risques / Conformité |
| Exposition au secteur public | Une description des situations dans lesquelles les activités de l’organisation impliquent des contacts avec des agents publics, des autorités de réglementation ou d’autres organismes publics. | Journal des interactions avec les pouvoirs publics, notes du pipeline commercial, dossiers d’autorisation ou registre des affaires publiques. | Risques / Conformité |
Comment le préparer
Demander les données
Demander le dossier de politiques relatives à la conduite des affaires et les détails de leur périmètre
Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.
Quelles politiques et quels détails connexes sur leur périmètre devons-nous décrire pour présenter nos contrôles en matière de conduite des affaires pour la période de reporting ?
Utilisez d’abord les propres noms de politiques, intitulés de contrôles et noms d’équipes de votre organisation, puis établissez la correspondance avec l’information à fournir. Formulez la demande dans le langage interne courant plutôt qu’avec la terminologie du référentiel, et vérifiez les documents sources avant validation finale.
Demande faible
Veuillez fournir les informations à publier relatives aux politiques au titre de ESRS G1:G1-1, notamment le nom de la politique, son champ d’application, sa couverture, ses objectifs, son alignement sur la lutte contre la corruption, la couverture du dispositif d’alerte, les fonctions à haut risque, les pays à haut risque et l’exposition aux autorités publiques.
Pourquoi elle échoue : Cette formulation utilise un langage propre au référentiel que de nombreux responsables internes n’emploient pas au quotidien, ce qui rend l’orientation de la demande et la réponse rapide plus difficiles. Elle regroupe également plusieurs notions sans préciser au responsable quels documents réunir, où les trouver ni comment décrire les domaines d’activité dans leurs propres termes.
Meilleure demande
Veuillez envoyer les documents les plus récents relatifs à la conduite des affaires ainsi qu’un bref résumé couvrant : les noms des documents, la finalité de chacun, les parties de l’activité ou du groupe auxquelles ils s’appliquent, l’existence ou non d’une politique de lutte contre la corruption, l’existence ou non d’une politique de signalement et les personnes qu’elle couvre, les rôles ou lieux présentant une exposition plus élevée, les marchés que nous considérons comme présentant un risque plus élevé, ainsi que les situations dans lesquelles nous traitons avec des organismes ou agents publics. Utilisez d’abord nos termes internes ; nous les mettrons ensuite en correspondance avec les informations à publier. Veuillez vérifier les documents sources avant validation finale.
Modèle d’e-mail formel
Objet : Demande du dossier de politiques et des détails sur leur périmètre pour [période de reporting] Bonjour [nom], Nous rassemblons le dossier d’éléments probants pour notre reporting de durabilité pour [période de reporting]. Pourriez-vous nous envoyer les documents à jour ainsi qu’un bref résumé concernant le domaine des politiques relatives à la conduite des affaires ? Veuillez inclure : - le ou les noms des politiques - ce que couvre chaque document - les parties de l’entreprise ou du groupe qui sont incluses - les principaux objectifs de chaque document - l’existence ou non d’une politique couvrant les questions de lutte contre la corruption - l’existence ou non d’une politique de signalement / d’alerte professionnelle - la question de savoir si le dispositif de signalement couvre les entités juridiques et les travailleurs concernés que nous devons inclure - les rôles, fonctions et emplacements présentant une exposition plus élevée - les pays ou marchés que nous considérons comme présentant un risque plus élevé - les domaines dans lesquels nous traitons directement avec des organismes publics ou des agents publics Si cela est plus simple, vous pouvez envoyer un lien vers la dernière version approuvée ainsi qu’une brève note confirmant les points ci-dessus. Veuillez utiliser autant que possible nos termes internes ; nous établirons la correspondance avec l’information à fournir. Veuillez également vérifier les documents sources avant validation finale. Merci, [nom de la personne chargée de la préparation]
Version courte pour Teams / Slack
Bonjour [nom] — pourriez-vous partager les derniers documents de politique ainsi qu’une brève note sur le périmètre, la couverture, les objectifs, les rôles et emplacements présentant un risque plus élevé, et les éventuelles interactions avec le secteur public pour [période de reporting] ? Veuillez utiliser nos termes internes. Nous établirons la correspondance avec l’information à fournir et vérifierons les documents sources avant validation finale. धन्यवाद / Merci, [nom de la personne chargée de la préparation]
Exemples sectoriels
Industrie manufacturière
Contexte. Un groupe disposant d’équipes commerciales à l’étranger, d’activités douanières et de distributeurs tiers.
Demande adaptée. Veuillez partager les documents les plus récents relatifs à l’éthique, à la lutte contre la corruption et au signalement, ainsi qu’une brève note indiquant les sites de production, équipes commerciales, distributeurs et pays qu’ils couvrent, et précisant où nous avons des interactions avec les autorités douanières, les autorités chargées des licences ou d’autres autorités publiques.
Exemple de réponse. Le dossier de politiques comprend le Code de conduite, la Politique de lutte contre la corruption et la Politique de signalement. Couverture : à l’échelle du groupe pour les salariés et les travailleurs sous-traitants ; une clause relative aux distributeurs s’applique aux tiers désignés. Rôles présentant une exposition plus élevée : ventes à l’exportation, courtage en douane, soumissions aux appels d’offres et responsables des comptes publics. Marchés présentant un risque plus élevé : pays A, pays B et pays C. Interactions avec les autorités publiques : dédouanement, permis d’importation et délivrance de licences locales.
Services financiers
Contexte. Une entreprise réglementée avec des processus d’intégration des clients, des équipes en contact avec le marché et un dispositif formel d’alerte.
Demande adaptée. Veuillez fournir les documents relatifs à la conduite, à la lutte contre la corruption et aux dispositifs d’alerte, et confirmer quelles entités juridiques, équipes en contact avec les clients et bureaux à l’étranger ils couvrent, ainsi que les fonctions présentant une exposition plus élevée et les relations avec les autorités de réglementation ou les organismes publics.
Exemple de réponse. Documents : Politique de conduite, Norme anticorruption et Procédure d’alerte. Couverture : toutes les entités et tous les employés réglementés ; les contractants sont inclus dans le dispositif d’alerte. Fonctions présentant une exposition plus élevée : intégration des clients, gestion des relations, achats et ventes au secteur public. Zones géographiques présentant un risque plus élevé : Région X et Région Y. Interactions avec les autorités publiques : octroi de licences, contrôles prudentiels et demandes de permis.
Rédigez votre information
Des notes qui transforment les données en information publiée
Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.
Note méthodologique
Cette information publiée peut expliquer quelles politiques ont été examinées, comment l’organisation en a défini le périmètre et la couverture, et ce qui est considéré comme un rôle, un lieu ou une exposition externe à haut risque aux fins de l’ensemble de données.
Note de contexte
Pris ensemble, ces points de données montrent si l’organisation a mis en place des contrôles formels, jusqu’où ceux-ci s’étendent à ses activités et à la chaîne de valeur, et où se concentrent les principaux domaines de risque liés à la corruption.
Déclaration sur les variations
Si les données chiffrées ou la couverture ont changé par rapport à la période précédente, l’auteur du rapport peut attribuer cette évolution à des mises à jour des politiques, à un périmètre plus large ou plus restreint, à des changements dans la liste des rôles ou des pays présentant un risque plus élevé, ou à une réévaluation de l’exposition aux autorités publiques.
Entrée de l’index de contenu
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Outils et formulaires de préparation
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Préparation à l’assurance
Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves
| Affirmation | Risque | Preuves à vérifier |
|---|---|---|
| Nous avons limité le chiffre de couverture aux parties de l’entreprise que nous avions effectivement examinées pour ce sujet, et nous pouvons montrer comment nous avons décidé ce qui était inclus et ce qui était exclu. | Un professionnel chargé de l’assurance examinera si le périmètre a été défini de manière cohérente, si des entités, sites ou activités pertinents ont été omis, et si la logique d’inclusion et d’exclusion a été appliquée de la même manière sur la période de reporting. | ['Note de définition du périmètre ou note de reporting présentant les règles d’inclusion et d’exclusion utilisées pour le chiffre', 'Liste des entités, sites, fonctions ou activités inclus dans l’examen, avec les motifs de toute exclusion', 'Approbation interne ou piste de revue confirmant la décision relative au périmètre'] |
| Nous avons fondé le chiffre communiqué sur les activités et les rôles que nous avions cartographiés comme présentant une exposition plus élevée, et nous avons conservé la cartographie sous-jacente afin de permettre sa traçabilité. | Un professionnel chargé de l’assurance vérifiera si les domaines présentant un risque plus élevé ont été identifiés au moyen d’une méthode claire, si la cartographie était complète et si le périmètre communiqué correspond à l’évaluation des risques sous-jacente. | ['Document d’évaluation ou de cartographie des risques identifiant les fonctions, rôles, implantations ou activités présentant une exposition plus élevée', 'Données sources ou registres utilisés pour établir la cartographie', 'Documents de travail contrôlés par version montrant comment le périmètre communiqué a été établi à partir de l’évaluation des risques'] |
| Lorsque nous avons utilisé un terme défini dans l’information à fournir, nous lui avons donné la même signification interne partout et avons vérifié que la formulation correspondait à nos documents sources. | Un professionnel chargé de l’assurance recherchera une utilisation incohérente des termes clés, une discordance entre le texte descriptif et la définition source, ou une définition appliquée de manière sélective. | ['Glossaire interne ou définitions des politiques utilisés pour l’information à fournir', 'Comparaison entre le projet et la version finale montrant une utilisation cohérente du terme', 'Notes de revue confirmant que la formulation a été vérifiée par rapport à la définition source'] |
| Pour les informations relatives à la politique, nous avons rassemblé le nom de la politique, ce qu’elle couvre, où elle s’applique et ce qu’elle vise à accomplir, puis vérifié que chaque élément était énoncé clairement. | Un professionnel chargé de l’assurance vérifiera si la description de la politique est complète, si la couverture indiquée correspond aux documents de politique effectivement applicables et si les objectifs sont étayés par le texte sous-jacent. | ['Documents de politique en vigueur et documents de procédure associés, le cas échéant', 'Tableau récapitulatif reliant chaque politique à son périmètre, sa couverture et son objet déclaré', 'Revue de la direction ou revue juridique/de conformité confirmant l’exactitude du résumé'] |
| Nous avons vérifié que l’ensemble des politiques de lutte contre la corruption et contre les paiements illicites était à jour et aligné sur notre cadre interne avant de publier l’information à fournir. | Un professionnel chargé de l’assurance examinera si la politique était effectivement en vigueur, si elle couvrait les risques pertinents et si l’information à fournir surestime le niveau de maturité ou le caractère complet de l’ensemble des politiques. | ['Documents approuvés relatifs aux politiques de lutte contre la corruption et contre les paiements illicites, avec leurs dates d’entrée en vigueur', 'Documents de revue ou d’approbation de la politique montrant le dernier cycle de mise à jour', 'Vérification croisée entre l’information à fournir et le texte de la politique'] |
| Nous avons vérifié que la politique de lancement d’alerte était en place et active à la date de reporting, et nous avons conservé la piste d’approbation et l’historique des versions. | Un professionnel chargé de l’assurance vérifiera si la politique existait à la date pertinente, si elle avait été formellement approuvée et si l’information à fournir repose sur un document à jour plutôt que sur une version provisoire ou obsolète. | ['Document de politique de lancement d’alerte avec date d’approbation et contrôle des versions', 'Éléments attestant la publication ou la communication interne de la politique', 'Documents de contrôle documentaire montrant que la politique était à jour à la date de reporting'] |
Dossier de preuves à préparer
Lacunes fréquentes dans les rapports
Lacunes fréquentes
Erreurs à éviter lors de la collecte des données
Là où un jugement professionnel est souvent nécessaire
Exemples
Exemples illustratifs
Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.
Nous décrivons une politique de lutte contre la corruption et d’intégrité à l’échelle du groupe, qui s’applique à nos propres sites et aux parties de la chaîne d’approvisionnement sur lesquelles nous exerçons une supervision directe, et qui vise à prévenir les comportements répréhensibles et à promouvoir une conduite éthique. La politique est conçue pour s’aligner sur les principes reconnus en matière de durabilité, et nous appliquons également une politique distincte de signalement, qui couvre les salariés et les prestataires et vise à satisfaire aux protections juridiques disponibles dans les juridictions où nous exerçons nos activités.
- La politique d’intégrité couvre 100% de nos activités détenues et 85% des fournisseurs de niveau 1 en fonction des dépenses ; elle est active dans toutes les unités opérationnelles.
- Nous identifions 42 rôles comme étant davantage exposés au risque de corruption, principalement les fonctions d’approvisionnement, de vente, de douane, de logistique et les responsables en relation avec les pouvoirs publics ; 18 de ces rôles se trouvent dans trois pays présentant un risque plus élevé, et 12 rôles impliquent régulièrement des relations avec des organismes publics.
Exemple synthétique destiné uniquement à l’examen par des praticiens. Il montre comment présenter le nom de la politique, son champ d’application, ce qu’elle vise à accomplir, l’existence ou non de dispositifs de lutte contre la corruption et de signalement, l’alignement ou non de la politique anticorruption sur le Pacte mondial des Nations unies, ainsi que les rôles, pays et points de contact avec les autorités publiques considérés comme présentant un risque plus élevé.
Notre cadre de conformité comprend une politique relative aux cadeaux, aux invitations et à la lutte contre la corruption pour l’entreprise et les entités contrôlées que nous gérons, dans le but de réduire le risque de corruption et de renforcer les pratiques commerciales loyales. Nous appliquons également une politique de signalement confidentiel conçue pour fonctionner conformément aux protections juridiques locales, et la politique anticorruption est mise en correspondance avec les principes reconnus en matière de durabilité.
- La politique couvre 100% de nos sites d’exploitation et 70% de nos principaux intermédiaires selon la couverture contractuelle ; elle est destinée à l’ensemble du personnel et aux tiers concernés.
- Nous classons 27 postes comme présentant une exposition plus élevée, notamment les courtiers en douane, les responsables de flotte, le personnel chargé des appels d’offres et les responsables de pays ; 9 de ces postes se trouvent dans deux pays présentant un risque plus élevé, et 7 postes impliquent des contacts réguliers avec les autorités de réglementation ou d’autres organismes publics.
Exemple synthétique destiné uniquement à l’examen par des praticiens. Il présente un autre secteur et une autre formulation, tout en couvrant le titre de la politique, les personnes et les éléments auxquels elle s’applique, son objectif prévu, l’existence de dispositifs de lutte contre la corruption et de signalement, l’alignement sur les principes des Nations unies, ainsi que les principaux rôles, pays et interfaces avec les autorités publiques présentant un risque plus élevé.
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Vérifiez votre compréhension
Scénarios à travailler
L’équipe financière d’un groupe dispose d’une politique de conduite unique pour la société mère, mais la filiale commerciale à l’étranger utilise un code local distinct et l’équipe des achats suit un troisième document. La personne responsable du rapport décide s’il convient de décrire une politique unique à l’échelle du groupe ou plusieurs politiques distinctes.
Une personne chargée de la préparation dispose d’un projet de politique de lutte contre la corruption, mais celui-ci ne mentionne que les salariés et ne dit rien des agents, des distributeurs ou des autres tiers utilisés dans les ventes. L’équipe ne sait pas si cela suffit pour la note relative à la conduite des affaires.
L’équipe chargée de la conformité dispose d’une procédure de signalement pour les salariés au Royaume-Uni, mais les travailleurs contractuels d’un autre pays utilisent une ligne d’alerte distincte gérée par un prestataire local. La personne responsable du rapport décide comment répondre à la question relative aux politiques dans le rapport de fin d’exercice.
Une entreprise multinationale a identifié les courtiers en douane, les interlocuteurs commerciaux du secteur public et les demandes de permis comme les domaines où le risque lié à la conduite est le plus élevé. Le projet de note énumère ces activités, mais n’indique pas quels pays sont les plus exposés ni si les relations avec les organismes publics font partie du périmètre.
Références au référentiel
Exigences ESRS applicables et informations connexes
Références disponibles du référentiel et informations voisines utiles à la préparation de cette exigence.
ESRS
G1-1
au sein de ESRS G1 : Business Conduct
Guides that settle this question
Connexes et exploration
Plus dans ESRS G1 → Parcourir le catalogue complet → Accueil de la Bibliothèque des informations → Rechercher dans toutes les informations →
FAQ
Questions auxquelles cette page répond
La page indique de préparer le titre de la politique, sa couverture, la part couverte, ses objectifs, la politique anticorruption, l’alignement sur les principes des Nations unies, la politique de signalement, la couverture par les lois relatives aux lanceurs d’alerte, les rôles sensibles, les pays à risque et l’exposition au secteur public. Utilisez cette liste comme première liste de contrôle avant la rédaction.
Utilisez-la comme un flux de travail pratique pour passer de l’identification de la politique et du périmètre pertinents à la collecte des données et éléments probants justificatifs. Elle est conçue pour vous aider à préparer l’information à fournir plutôt qu’à interpréter la norme sous-jacente.
La page vous oriente vers la couverture de la politique et la part couverte ; vous devez donc définir à quoi la politique s’applique et quelle part des activités elle couvre. Veillez à ce que le périmètre soit cohérent avec le reste des points de données que vous recueillez pour l’information à fournir.
La page ne désigne pas un responsable unique ; vous devez donc déterminer en interne à qui incombe cette responsabilité, en fonction de la personne ou de la fonction qui détient la politique, les données de couverture et les éléments probants. Une approche pratique consiste à désigner un responsable redevable, puis à cartographier les contributions nécessaires des fonctions concernées.
La page indique qu’un dossier d’éléments probants comprenant cinq éléments est nécessaire pour être prêt pour l’assurance. Utilisez ce dossier pour étayer les affirmations que vous formulez et montrer l’origine de chaque point de données.
La page indique qu’il y a six assertions soumises à l’assurance à vérifier, chacune étant associée à une affirmation, un risque et des éléments probants. Utilisez ces assertions pour vérifier que l’information à fournir est étayée par les documents sous-jacents avant de la finaliser.
La page contient une liste de lacunes et d’erreurs courantes en matière d’information à fournir ; utilisez-la donc comme contrôle avant soumission. Elle vise à vous aider à repérer un périmètre incomplet, des éléments probants insuffisants ou une formulation incohérente avant la diffusion du projet.
La page comporte une section consacrée au résultat à produire, avec des idées de visualisation, des amorces de texte narratif et une ligne d’index du contenu. Utilisez ces éléments pour transformer les points de données recueillis en un projet lisible, plutôt que de partir d’une page blanche.
Le Centre de téléchargement comprend un classeur de préparation et d’assurance au format .xlsx ainsi qu’une fiche de bibliothèque imprimable au format .pdf. Utilisez le classeur pour organiser la préparation et les éléments probants, et la fiche comme référence rapide lors de la rédaction ou de la revue.
Oui. Elle comprend un tableau « Rapports d’entreprises » qui renvoie vers de véritables rapports publiés, aux pages où le sujet fait l’objet d’une information, que vous pouvez utiliser comme points de référence pour élaborer votre propre projet.
La page comprend des exemples illustratifs synthétiques d’informations à fournir, notamment un tableau quantitatif. Considérez-les comme des exemples fictifs destinés à apprendre à quoi pourrait ressembler l’information à fournir, et non comme des exigences de reporting.
Autres questions auxquelles cette page peut aider
Aller plus loin · G1-1
Apprenez à préparer cette information de bout en bout
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