Действия (деловое поведение)

Подготовить

Что собрать до написания

Отмечайте каждое поле по мере поступления доказательств. Владельцы — команды, у которых обычно хранятся исходные файлы.

• Принятые меры

  Команда по устойчивому развитию / ответственному ведению бизнеса

  Краткое изложение шагов, предпринятых организацией в ответ на проблему, сформулированное как выполненные действия, а не планы.

  Доказательства Журнал действий, трекер проекта, обновления для руководства или материалы совета директоров, показывающие утверждённые и внедрённые меры.

  Риск Описание переходит к запланированной работе и не согласуется с действиями, фактически завершёнными в отчётном периоде.

• Профилактические меры

  Команда по рискам / соблюдению требований

  Конкретные меры контроля, политики или изменения, введённые для предотвращения повторного возникновения проблемы, описанные как уже применяемые профилактические шаги.

  Доказательства Обновления политик, документы по разработке мер контроля, записи в реестре рисков или документы об изменении процессов.

  Риск Профилактические шаги описаны на высоком уровне, но не соответствуют фактически действующему набору мер контроля в исходном процессе.

• Мониторинговые действия

  Внутренний аудит / команда по рискам

  Проверки, обзоры или мероприятия по отслеживанию, используемые для наблюдения за проблемой и выявления ее повторного возникновения, включая частоту их проведения.

  Доказательства Графики мониторинга, данные панелей мониторинга, протоколы обзоров или отчеты о предоставлении уверенности.

  Риск Мониторинг описан без привязки к фактическому циклу обзора или проверяемой исходной системе.

• Используемые критерии ESG

  Инвестиционная / закупочная команда

  Входили ли экологические, социальные и управленческие факторы в подход к отбору; ответ фиксируется в простой форме «да/нет» на основе фактически использованного процесса.

  Доказательства Инвестиционная политика, служебная записка по отбору, контрольный список проверки или документ комитета, демонстрирующие примененные факторы.

  Риск Ответ «да/нет» основан на формулировках политики, однако фактически примененный процесс отбора использовал другой набор факторов.

• Метод выбора

  Инвестиционная / закупочная команда

  Краткое описание того, как организация выбрала соответствующие пункты, включая правило принятия решений или подход к проверке, применяемый на практике.

  Доказательства Примечание о методологии, документ с критериями выбора, модель оценки или документ об утверждении.

  Риск Описание метода не соответствует фактическому правилу выбора, применённому в исходном рабочем процессе.

• Проведённое обучение

  Обучение и развитие

  Было ли фактически проведено обучение по соответствующей теме; за отчётный период указывается «да/нет».

  Доказательства Реестр обучения, записи о посещаемости, отчёт о завершении обучения в LMS или подтверждение тренера.

  Риск Ответ отмечен как «да» на основании запланированной программы, однако в течение периода обучение не проводилось.

• Охват обучением

  Обучение и развитие

  Доля предполагаемой целевой аудитории, завершившей обучение, рассчитанная на основе правильной совокупности и периода.

  Доказательства Отчет о завершении обучения, список работников целевой группы и файл с расчетом, использованным для определения процента.

  Риск Процент рассчитан на основе неправильной совокупности или периода, поэтому числитель и знаменатель не соответствуют друг другу.

• Часы обучения

  Обучение и развитие

  Объем предоставленного времени обучения, указанный таким образом, чтобы было ясно, идет ли речь об общем количестве часов, среднем количестве часов или другом показателе, используемом внутри организации.

  Доказательства Расписание курсов, записи LMS, листы посещаемости или сводный отчет об обучении.

  Риск Часы суммируются с использованием общих и средних показателей, либо время занятий учитывается иначе, чем время посещения.

• Взаимодействие с поставщиками

  Закупки / управление поставщиками

  Программы или мероприятия, используемые для работы с поставщиками по данной теме, описанные с практической точки зрения, а не в виде заявления о политике.

  Доказательства План программы для поставщиков, записи о взаимодействии, материалы семинаров или сообщения для поставщиков.

  Риск Мероприятие по взаимодействию описано, но указанная программа не соответствует фактически проведённой работе с поставщиками.

• Поставщики, включённые в охват

  Закупки / управление поставщиками

  Какие поставщики были включены во взаимодействие или проверку, с указанием основания для включения и соответствующего количества или группировки.

  Доказательства Перечень поставщиков, файл сегментации, реестр договоров или примечание об охвате программы.

  Риск В наборе поставщиков отсутствует подгруппа, входящая в охват, например косвенные поставщики или региональная когорта, поэтому количество занижено.

• Результаты взаимодействия

  Закупки / управление поставщиками

  Результаты взаимодействия с поставщиками, включая то, что изменилось, о чём договорились или какие последующие действия были инициированы.

  Доказательства Протоколы встреч, трекеры действий, ответы поставщиков или сводка оценки программы.

  Риск Результаты представлены как итоги осуществлённых мероприятий, однако фактический результат взаимодействия не зафиксирован.

• Определённые процедуры

  Операционная / комплаенс-команда

  Формальные шаги, установленные организацией для работы с этим вопросом, включая то, кто, что и когда делает.

  Доказательства Документ с описанием процедуры, схема рабочего процесса, руководство по контролям или приложение к политике.

  Риск Процедура, описанная в отчёте, не соответствует утверждённому процессу, используемому операционной командой.

• Системы отслеживания

  ИТ / владелец данных

  Системы или инструменты, используемые для регистрации, отслеживания и анализа этого вопроса, включая основной источник данных.

  Доказательства Снимки экранов системы, описание системы, словарь данных или схема процесса, показывающая инструмент отслеживания.

  Риск Указанная система не является источником данных, поэтому описанный процесс не сверяется с действующим инструментом отслеживания.

• Процесс расследования

  Команда по комплаенсу / расследованиям

  Как рассматриваются, передаются на следующий уровень и закрываются предполагаемые проблемы, включая этапы, используемые для расследования каждого случая.

  Доказательства Процедура управления случаями, рабочий процесс расследования, матрица эскалации или журнал расследований.

  Риск Этапы расследования описаны обобщённо, но фактический рабочий процесс обработки случаев следует другому маршруту.

• Охват обучением

  Обучение и развитие

  Процент целевой аудитории, прошедшей обязательное обучение по этой теме, с использованием правильной целевой группы и отчётного периода.

  Доказательства Отчёт о завершении обучения, список целевых должностей и рабочая книга с расчётами.

  Риск При расчёте процента используется неправильный знаменатель, например все сотрудники вместо целевых должностей, либо другой отчётный период.

• Целевые должности

  Обучение и развитие

  Должности или функции, для которых предназначено обучение, указанные как фактическая аудитория, а не как общая группа сотрудников.

  Доказательства План обучения, матрица должностей, требование политики или настройки аудитории в LMS.

  Риск Перечисленные должности не соответствуют аудитории, настроенной в системе обучения, поэтому некоторые предполагаемые слушатели не охвачены.

• Выявленные нарушения

  Комплаенс / внутренний аудит

  Случаи, когда правило или процедура не соблюдались, включая количество или описание выявленных нарушений.

  Доказательства Журнал инцидентов, реестр соблюдения требований, материалы расследований или результаты аудита.

  Риск Нарушения подсчитываются по одному источнику, но в отчёте не указаны случаи, содержащиеся в другом реестре или журнале команды.

• Корректирующие действия

  Команда по соблюдению требований / операционной деятельности

  Действия, предпринятые после выявления нарушения или проблемы, включая устранение последствий, последующие меры и любые изменения процесса.

  Доказательства Реестр корректирующих действий, записи о закрытии инцидента, ответ руководства или план устранения последствий.

  Риск Представленные действия не совпадают с действиями по закрытию, зафиксированными в реестре инцидентов или устранения последствий.

• Результаты дисциплинарных мер

  Отдел кадров / отношения с сотрудниками

  Любые официальные меры по управлению персоналом, примененные после нарушения, описанные таким образом, чтобы отражать фактически принятую меру.

  Доказательства Материалы дел отдела кадров, реестр дисциплинарных мер, письмо с результатами расследования или материалы по отношениям с сотрудниками.

  Риск Результат дисциплинарной меры не согласуется с материалами дела отдела кадров либо неофициальные предупреждения смешиваются с официальными мерами.

Как это подготовить

Запросить данные

Запросить журнал действий в области делового поведения и подтверждающие документы

Переведите раскрытие на язык внутреннего бизнес-вопроса, а затем адаптируйте его под терминологию вашей организации.

Какие действия, средства контроля и последующая деятельность организация внедрила для предупреждения, мониторинга и устранения проблем, связанных с деловым поведением, и какие подтверждающие записи показывают, как это применялось на практике?

Сначала используйте собственные наименования организации для политик, средств контроля, обучения, мониторинга, расследований и дисциплинарных мер, а затем сопоставьте их с раскрытием. Сформулируйте запрос на языке бизнеса, который владелец уже использует внутри организации, и проверьте исходные материалы до утверждения.

Тема: Запрос подтверждающих материалов о мерах в сфере деловой этики за [отчётный период]

Здравствуйте, [имя/команда]!

Мы готовим комплект материалов для отчётности в области устойчивого развития и просим вас помочь с разделом о мерах в сфере деловой этики за [отчётный период].

Пожалуйста, направьте информацию и подтверждающие записи по направлениям, за которые вы отвечаете, по возможности используя ваши обычные внутренние термины, а затем сопоставив их с категориями отчётности. Нас интересуют:
- уже внедрённые меры
- шаги, используемые для предотвращения проблем
- проведённые мероприятия по мониторингу или проверке
- любые мероприятия по обучению, взаимодействию, расследованию или последующим действиям, связанные с вопросами поведения
- любые выявленные нарушения и принятые меры или дисциплинарные шаги

Пожалуйста, включите в ответ указанные ниже контекстные поля: [период], [границы охвата], [исходная система], [внутренние названия категорий], [тип действия], [охватываемая совокупность], [основа измерения], [статус подтверждающих материалов], [ответственный и утверждающий], [сопроводительные материалы].

Если у вас несколько записей, достаточно простой таблицы. При наличии приложите исходные подтверждающие материалы. Если что-либо непонятно, мы можем вместе выполнить сопоставление.

Пожалуйста, ответьте до [дата]. Это только учебный шаблон; адаптируйте его к вашей организации и проверьте исходные материалы до окончательного утверждения.

Большое спасибо!
[имя составителя]

Здравствуйте, [имя/команда]! — не могли бы вы поделиться подтверждающими материалами о мерах в сфере деловой этики за [период]?

Пожалуйста, используйте ваши обычные внутренние термины и включите: действующие меры, профилактические шаги, мероприятия по мониторингу/проверке, обучение или взаимодействие, последующие действия по результатам расследования, а также любые результаты рассмотрения нарушений или дисциплинарные шаги.

Подойдёт таблица с сопроводительными файлами. Пожалуйста, добавьте [границы охвата], [исходная система], [ответственный], [статус] и [ссылки на подтверждающие материалы]. Позднее мы сопоставим эту информацию с категориями отчётности. Спасибо.

Отраслевые примеры

Составьте раскрытие

Заметки, которые превращают данные в раскрытие

Учебные шаблоны LRA — адаптируйте их под вашу организацию и сверьтесь с официальным источником перед утверждением.

Центр загрузок

Проверка

Для каждого утверждения проверьте доказательства

• Мы связали действия, относящиеся к поставщикам, в этом разделе с материалом о кодексе поставщиков, уже разъяснённым в другой части отчёта, чтобы читатели могли проследить эту связь без дублирования.

  Риски Перекрёстная ссылка может быть неполной, вести не в то место или подразумевать охват, который фактически не подтверждается другим раскрытием.

  Доказательства для проверки Итоговая карта перекрёстных ссылок в отчёте; связанное с ней раскрытие информации о кодексе поставщиков; рабочие заметки, показывающие, почему была добавлена ссылка; подтверждение проверяющего, что указанныe материалы соответствуют утверждению.

• Мы изложили предпринятые нами шаги после любого нарушения или предполагаемого нарушения наших правил противодействия взяточничеству и коррупции, используя записи об инцидентах и последующие действия, а не общие формулировки политики.

  Риски В описании может быть изложено намерение политики, но не фактические действия в ответ на инциденты, либо может быть преувеличено, насколько последовательно обрабатывались инциденты.

  Доказательства для проверки Материалы дел по нарушениям или заявлениям о нарушениях; журналы расследований; планы устранения последствий; записи о дисциплинарных или корректирующих мерах; заметки об утверждении, показывающие, что опубликованный текст соответствует лежащим в его основе доказательствам.

• Мы описали обучение по вопросам противодействия взяточничеству и коррупции, предоставленное тем должностям, которые мы сочли наиболее подверженными риску, включая группы старшего руководства и операционных менеджеров, и основывали формулировки на записях о посещаемости и обучении.

  Риски В отчёте может быть преувеличено, кто прошёл обучение, могут быть не охвачены должности с наиболее высоким риском, либо он может основываться на плане обучения, а не на фактически проведённом обучении.

  Доказательства для проверки Матрица обучения по должностям; журналы посещаемости; содержание курсов; отчёты о завершении; оценка рисков по должностям, использованная для определения аудитории; подтверждение того, что опубликованное описание соответствует записям.

• Мы обобщили основные меры в области делового поведения, которые уже начали или планируем начать, и указали, когда должна быть выполнена каждая мера, где она применяется и какого результата мы от неё ожидаем.

  Риски В раскрытии информации могут быть недостаточно конкретно указаны сроки, охват или ожидаемый эффект, либо в нём может смешиваться выполненная работа с будущими планами без ясного разграничения.

  Доказательства для проверки План действий или дорожная карта; отслеживание этапов; заметки об области применения; формулировки ожидаемых результатов; материалы рассмотрения руководством, показывающие, что опубликованное резюме отражает лежащий в его основе план.

• Мы объяснили, как взаимодействовали с поставщиками для повышения их показателей в области устойчивого развития, и подтвердили эту формулировку записями о взаимодействии с поставщиками, а не общими заявлениями о партнёрстве.

  Риски В отчёте может заявляться о работе по улучшению показателей без доказательств фактического взаимодействия с поставщиками, либо может описываться коммерческий контакт, который не затрагивал показатели в области устойчивого развития.

  Доказательства для проверки Протоколы встреч с поставщиками; планы улучшений; переписка; оценочные листы или средства отслеживания последующих действий; внутренние согласования, подтверждающие, что опубликованная формулировка ограничена взаимодействием, подтверждённым доказательствами.

• Мы описали контрольные меры и последующие шаги, которые используем при возникновении опасений по поводу коррупции или взяточничества, охватив предотвращение, выявление проблем, расследование и реагирование, и проверили, что формулировка соответствует нашему фактическому процессу.

  Риски В раскрытии информации может быть пропущен один из этапов процесса, может быть описан процесс, который на практике не функционирует, либо может быть преувеличена зрелость контрольных мер.

  Доказательства для проверки Документы о политике и процедурах; рабочий процесс обработки инцидентов; шаблоны расследований; журналы эскалации; результаты аудита или тестирования; подтверждение руководством того, что опубликованное описание отражает текущую практику.

Где черновики идут не так

Ошибки, которых стоит избегать, и где нужно суждение

Слева — что составители делают не так при сборе данных; справа — где придётся принять и объяснить суждение.

Примеры

Как это выглядит на странице отчёта

Синтетические, написаны LRA — это не выдержки из отчёта компании и не текст какого-либо стандарта.

Лестница качества

• Базовый

  В этом году мы реализовали три действия в области деловой этики.

• Лучше

  В этом году мы реализовали три действия в области деловой этики, охватывающие предотвращение, мониторинг и последующие меры, и выбрали их на основе собственной оценки рисков и воздействия.

• Лучший

  В этом году мы реализовали три действия в области деловой этики в рамках наших операций и у ключевых поставщиков; были обеспечены предотвращение, мониторинг и последующие меры, мы выбрали их на основе оценки рисков и воздействия и расширили обучение до 92% соответствующих работников, поскольку запуск продукта с более высоким риском повысил необходимость надзора.

Проверьте себя

Сценарии для разбора

Ссылки на стандарты

Соответствующие требования ESRS и смежные раскрытия

Guides that settle this question

Связанное и другое

Больше в ESRS G1 →Открыть полный каталог →Искать по всем раскрытиям →

FAQ

Вопросы, на которые отвечает эта страница

Другие вопросы, с которыми поможет эта страница