Azioni e risorse

Prepara

Cosa raccogliere prima di redigere

Spunta ogni campo man mano che arrivano le evidenze. I responsabili sono i team che di solito custodiscono i file sorgente.

• Azioni svolte

  Responsabile della sostenibilità / della questione

  Una sintesi chiara delle misure che l’organizzazione ha già predisposto in risposta alla questione, concentrandosi su ciò che è stato effettivamente fatto anziché sui piani.

  Evidenze Registri delle azioni, aggiornamenti sui progetti, documenti per la direzione, strumenti di monitoraggio dell’attuazione o piani di lavoro approvati.

  Attenzione a La descrizione narrativa è redatta sulla base del piano anziché delle azioni attuate, pertanto non corrisponde ai registri di esecuzione.

• Prevenzione e mitigazione

  Responsabile dei rischi / dei controlli

  Le misure utilizzate per impedire che la questione si verifichi o per ridurne l’effetto quando non può essere evitata, descritte in termini pratici di attività.

  Evidenze Piani di trattamento dei rischi, registri dei controlli, strumenti di monitoraggio delle azioni correttive, procedure operative e note di approvazione.

  Attenzione a Le misure di prevenzione sono confuse con dichiarazioni generali di politica, pertanto le misure riportate non sono riconciliabili con il registro dei controlli.

• Programmi per la comunità

  Investimenti nella comunità / impatto sociale

  Le iniziative rivolte alla comunità che l’organizzazione gestisce o sostiene, con dettagli sufficienti a mostrare in cosa consiste il programma e a chi è rivolto.

  Evidenze Schede descrittive dei programmi, registri degli investimenti nella comunità, accordi di partenariato, documentazione delle sovvenzioni e rapporti di realizzazione.

  Attenzione a Un progetto locale è riportato come programma per la comunità anche se rientra al di fuori del portafoglio definito per la comunità.

• Categoria dell'impatto

  Sostenibilità / valutazione dell'impatto

  Il tipo di impatto descritto, indicato in modo da distinguere chiaramente la questione principale da altri possibili tipi di impatto.

  Evidenze Valutazione dell'impatto, esame dell'incidente, registro dei reclami degli stakeholder o nota di classificazione della questione.

  Attenzione a L'impatto è inserito nella categoria errata, pertanto l'etichetta non è coerente con la valutazione sottostante.

• Azioni di risposta

  Responsabile della questione / attività operative

  Le misure concrete adottate per affrontare l'impatto, comprese modifiche operative, attività di coinvolgimento, riparazione o altre azioni successive.

  Evidenze Registro delle azioni correttive, verbali delle riunioni, piano di riparazione ed evidenza del completamento.

  Attenzione a Le azioni successive pianificate sono riportate come azioni completate, pertanto la descrizione non è riconciliata con il registro delle azioni.

• Trade-off aziendali

  Strategia / sponsor esecutivo

  Qualsiasi decisione pratica di bilanciamento presa tra la questione d'impatto e le esigenze aziendali, come l'uso del suolo, le operazioni, i costi o la continuità.

  Evidenze Documenti decisionali, approvazioni dei dirigenti, analisi delle opzioni progettuali e documenti del consiglio o del comitato.

  Attenzione a Il trade-off è descritto senza indicare gli effettivi motivi alla base della decisione, pertanto il bilanciamento riportato non corrisponde al documento di approvazione.

• Misure della performance

  Rendicontazione della performance / analisi

  Le misure chiave utilizzate per monitorare la performance sulla questione, mantenendo coerenti con la rendicontazione interna i nomi e i valori delle metriche.

  Evidenze Cruscotto dei KPI, report gestionale, scorecard o estratti dai sistemi di origine.

  Attenzione a Il KPI è ricavato da una definizione diversa da quella del cruscotto gestionale, pertanto il dato non è riconciliabile con il report di origine.

• Misure dei risultati

  Monitoraggio / valutazione

  Gli indicatori utilizzati per mostrare cosa è cambiato a seguito delle azioni dell'organizzazione, anziché limitarsi a ciò che è stato fatto.

  Evidenze Report sul monitoraggio dei risultati, note di valutazione, risultati delle indagini o revisione dell'impatto.

  Attenzione a I conteggi delle attività sono riportati come output, quindi la misura rileva l'output anziché il risultato effettivo.

• Frequenza delle revisioni

  Responsabile della rendicontazione / del monitoraggio

  Con quale frequenza l'organizzazione verifica o aggiorna le misure pertinenti, indicando l'intervallo di monitoraggio effettivamente utilizzato nella pratica.

  Evidenze Programma di monitoraggio, calendario della rendicontazione, calendario dei controlli o piano di revisione.

  Attenzione a La frequenza dichiarata non corrisponde al ciclo di revisione effettivo, quindi la frequenza è un errore relativo al periodo.

• Numero di incidenti

  Gestione degli incidenti / operazioni

  Il numero totale di incidenti rilevanti registrati per il periodo di rendicontazione, conteggiati una sola volta per incidente utilizzando la definizione di incidente concordata.

  Evidenze Registro degli incidenti, sistema di gestione dei casi, registro dei reclami o registri di sicurezza/operativi.

  Attenzione a Il conteggio è ricavato da un registro parziale o da un periodo diverso, pertanto non è riconciliabile con il registro degli incidenti.

• Tipo di incidente

  Gestione degli incidenti / legale

  Una breve descrizione del tipo di incidente verificatosi, utilizzando la classificazione propria dell’organizzazione per eventi relativi alla terra, ai diritti, alle proteste o simili.

  Evidenze Moduli relativi agli incidenti, note sui casi, registri delle indagini e linee guida sulla classificazione.

  Attenzione a All’incidente viene assegnato il tipo errato, quindi la categoria non corrisponde al fascicolo del caso.

• Gravità dell’incidente

  Gestione degli incidenti / rischi

  Il livello di gravità valutato per l’incidente, utilizzando la scala di gravità concordata dall’organizzazione e i fatti del caso.

  Evidenze Valutazione della gravità, rapporto d’indagine, registro dell’escalation e matrice dei rischi.

  Attenzione a La valutazione della gravità viene applicata utilizzando una scala o una soglia diversa, quindi il livello non è coerente con l’esito dell’indagine.

Come prepararla

Richiedi i dati

Richiesta delle azioni per le comunità e delle evidenze di monitoraggio

Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.

Quali azioni, programmi, misure, indicatori e sistemi di monitoraggio degli incidenti abbiamo predisposto per le nostre comunità locali interessate e come monitoriamo se stanno funzionando?

Utilizzate innanzitutto i termini propri della vostra organizzazione, quindi ricondurli alle voci dell’informativa. Ad esempio, se parlate di coinvolgimento dei quartieri, rapporti con i siti, investimenti sociali, gestione dei reclami o monitoraggio dell’impatto locale, utilizzate tali etichette nella richiesta e traducetele solo successivamente ai fini della rendicontazione. Questo è un possibile modello di formazione LRA; adattatelo alla vostra organizzazione e verificate il materiale di origine prima dell’approvazione finale.

Oggetto: Richiesta di evidenze sulle azioni e sul monitoraggio delle comunità per il [periodo di rendicontazione]

Buongiorno [nome/team],

Stiamo preparando il pacchetto per la rendicontazione di sostenibilità e abbiamo bisogno del vostro aiuto per raccogliere le evidenze relative alle nostre azioni a favore delle comunità locali e al relativo monitoraggio.

Per il [periodo di rendicontazione] e il [perimetro / siti], inviate le informazioni in vostro possesso riguardo a:
- azioni già messe in atto per affrontare gli impatti sulle comunità locali;
- misure utilizzate per prevenire o ridurre tali impatti;
- eventuali programmi per le comunità o iniziative locali;
- i principali tipi di impatto che monitorate;
- le azioni intraprese in risposta a tali impatti;
- eventuali compromessi o decisioni di bilanciamento che avete registrato;
- gli indicatori utilizzati per monitorare i progressi;
- le misure degli esiti che esaminate;
- la frequenza con cui le esaminate; e
- il numero, il tipo e la gravità di eventuali incidenti collegati al territorio, ai diritti delle comunità o alle proteste.

Se possibile, restituite i dati utilizzando il vostro linguaggio operativo, con una breve nota che spieghi i termini utilizzati internamente. Se disponete di più fonti, includete il sistema di origine, il responsabile, la data di estrazione ed eventuali avvertenze.

Questo è un possibile modello di formazione LRA; adattatelo alla vostra organizzazione e verificate il materiale di origine prima dell'approvazione finale.

Grazie,
[nome del preparatore]
[team]
[recapiti]

Buongiorno [nome] — potreste condividere le evidenze sulle azioni e sul monitoraggio delle comunità per il [periodo] relative ai [siti/perimetro]? Includete ciò che è stato fatto, eventuali misure di prevenzione/riduzione, programmi per le comunità, i tipi di impatto monitorati, le azioni intraprese, eventuali compromessi rilevati, i KPI/le misure degli esiti, la frequenza di verifica ed eventuali incidenti (numero, tipo, gravità). Utilizzate le denominazioni del vostro team e aggiungete il file/sistema di origine. Grazie.

Esempi di settore

Redigi la tua informativa

Note che trasformano i dati in un’informativa

Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.

Centro download

Verifica

Per ogni affermazione, verifica le evidenze

• Abbiamo ricondotto il numero di incidenti ai relativi canali per i reclami e alle azioni di follow-up, in modo che un verificatore possa tracciare ciascun caso nell'intero fascicolo di rendicontazione.

  Rischio I collegamenti incrociati possono essere incompleti, incoerenti o indirizzare al gruppo di casi errato, rendendo difficile verificare il dato sugli incidenti dall'inizio alla fine.

  Evidenze da verificare ['Registro dei casi che mostra gli ID univoci utilizzati nel registro degli incidenti, nei registri dei reclami e nel monitoraggio delle azioni di risposta', 'Un esempio di tracciamento da un incidente segnalato al relativo record del canale e al record dell'azione', 'Mappa o indice dei riferimenti incrociati della bozza di relazione utilizzato prima della pubblicazione']

• Abbiamo utilizzato le stesse note di monitoraggio e gli stessi risultati delle verifiche utilizzati dalla direzione per valutare se le azioni relative alle comunità fossero efficaci, anziché basarci su una descrizione separata preparata solo per la relazione.

  Rischio L'affermazione può sovrastimare il modo in cui sono stati valutati i risultati se non esiste un metodo documentato, non vi sono elementi di follow-up o la verifica è soltanto aneddotica.

  Evidenze da verificare ['Modelli di monitoraggio, schede KPI o cruscotti di verifica utilizzati per valutare l'avanzamento delle azioni', 'Note delle riunioni o verifiche della direzione che mostrano come è stata valutata l'efficacia', 'Evidenza di eventuali modifiche apportate dopo la verifica, come azioni riviste o note di chiusura']

• Quando le misure per le comunità dovevano essere bilanciate con altre pressioni operative, abbiamo documentato il compromesso e la base dell'approccio scelto prima di finalizzare l'informativa.

  Rischio La relazione può presentare una spiegazione ordinata mentre manca la documentazione del processo decisionale sottostante, che può essere incoerente o non approvata.

  Evidenze da verificare ['Documenti decisionali o e-mail che mostrano le pressioni concorrenti considerate e la risposta scelta', 'Approvazioni dei responsabili pertinenti o degli organi di governance', 'Cronologia delle versioni che mostra come è stata definita la formulazione sui compromessi']

• I dati e la descrizione sono stati elaborati a partire dal monitoraggio delle azioni e dai documenti di supporto utilizzati dal team per gestire le questioni rilevanti, con l'impiego di risorse registrato negli stessi documenti di lavoro.

  Rischio L'informativa può basarsi su documentazione parziale, dati di input obsoleti o stime non supportate delle azioni e delle risorse.

  Evidenze da verificare ['Piano d'azione o monitoraggio che elenca le misure pianificate, in corso e completate', 'Documentazione relativa al budget, al personale o ai fornitori a supporto delle affermazioni sulle risorse', 'Riconciliazione tra la documentazione di origine e le tabelle o il testo della relazione finale']

• Abbiamo verificato che le misure di transizione fossero descritte insieme agli altri temi relativi alle comunità su cui incidono, così che la relazione mostri come i temi siano collegati anziché trattarli isolatamente.

  Rischio La descrizione può non cogliere collegamenti importanti tra le misure e i temi correlati, oppure può far intendere un collegamento non supportato dall'analisi sottostante.

  Evidenze da verificare ['Mappatura dei temi o matrice delle questioni che mostra i temi collegati relativi alle comunità', 'Sezioni della bozza che dimostrano come sono stati effettuati i riferimenti incrociati tra i temi correlati', 'Commenti della verifica interna che confermano che i collegamenti sono stati verificati prima dell'approvazione finale']

• Per il dato sugli incidenti, ci siamo basati sui casi confermati attraverso il nostro processo di verifica e abbiamo conteggiato separatamente i tipi, così che i totali possano essere ricondotti alla documentazione sottostante.

  Rischio Il conteggio può includere casi non verificati, voci duplicate o categorizzazione non chiara, il che indebolirebbe la tracciabilità ai fini dell'assurance.

  Evidenze da verificare ['Registro degli incidenti confermati con campi di stato che mostrano l'esito della verifica', 'Regole di classificazione utilizzate per assegnare i tipi di incidente', 'Riconciliazione dei totali riportati con l'elenco dei casi sottostanti']

Dove le bozze sbagliano

Errori da evitare e dove serve una valutazione

La colonna sinistra mostra gli errori di chi raccoglie i dati; la destra, dove dovrete prendere e spiegare una valutazione.

Esempi

Come si legge nella pagina

Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.

Scala di qualità

• Base

  Abbiamo registrato 3 incidenti.

• Migliore

  Abbiamo registrato 3 incidenti, suddivisi tra questioni relative all’accesso alla terra, ai diritti della comunità e alle proteste locali, e li abbiamo monitorati mensilmente utilizzando il nostro registro interno dei casi.

• Ottimo

  Quest’anno abbiamo registrato 3 incidenti, riguardanti l’accesso alla terra, i diritti della comunità e le proteste locali; li abbiamo riesaminati mensilmente rispetto al nostro registro dei casi, e l’aumento rispetto a 1 dell’anno scorso riflette principalmente una migliore rendicontazione anziché un danno maggiore.

Verifica la tua comprensione

Scenari da affrontare

Riferimenti al framework

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