Focus dell’informativa
Questa informativa chiede a un’organizzazione di spiegare cosa sta facendo e cosa sta predisponendo per affrontare gli impatti, i rischi e le opportunità rilevanti collegati alla propria forza lavoro. In pratica, ciò significa descrivere le principali azioni in corso, le risorse loro assegnate e il modo in cui tali misure intendono migliorare nel tempo i risultati per i lavoratori. L’attenzione non è rivolta soltanto alle intenzioni o alle politiche, ma anche alle misure concrete adottate e al supporto che le sostiene.
L’accento pratico è posto sul fatto che la risposta sia sufficientemente ampia da coprire le parti dell’attività in cui la forza lavoro è interessata, anziché essere limitata a pochi siti visibili o di punta. Un’organizzazione dovrebbe essere in grado di mostrare come vengono stabilite le priorità delle azioni, dove si applicano e se le risorse sono sufficienti per attuarle nelle operazioni, funzioni o sedi pertinenti. L’obiettivo è fornire un quadro chiaro dell’attuazione, non soltanto dell’impegno.
Questo materiale didattico LRA supporta la preparazione dell’informativa. Per i requisiti esatti, fai sempre riferimento alla fonte ufficiale European Commission.
Prima di iniziare
Prima di iniziare
Una breve checklist prima di preparare questa informativa: spunta ogni voce man mano che la definisci.
Preparazione
Informazioni chiave da preparare
| Campo da preparare | Cosa rilevare | Suggerimento sull’evidenza | Responsabile |
|---|---|---|---|
| Azioni svolte | Una sintesi chiara delle misure che l’organizzazione ha già predisposto in risposta alla questione, concentrandosi su ciò che è stato effettivamente fatto anziché sui piani. | Registri delle azioni, aggiornamenti sui progetti, documenti per la direzione, strumenti di monitoraggio dell’attuazione o piani di lavoro approvati. | Responsabile della sostenibilità / della questione |
| Prevenzione e mitigazione | Le misure utilizzate per impedire che la questione si verifichi o per ridurne l’effetto quando non può essere evitata, descritte in termini pratici di attività. | Piani di trattamento dei rischi, registri dei controlli, strumenti di monitoraggio delle azioni correttive, procedure operative e note di approvazione. | Responsabile dei rischi / dei controlli |
| Programmi per la comunità | Le iniziative rivolte alla comunità che l’organizzazione gestisce o sostiene, con dettagli sufficienti a mostrare in cosa consiste il programma e a chi è rivolto. | Schede descrittive dei programmi, registri degli investimenti nella comunità, accordi di partenariato, documentazione delle sovvenzioni e rapporti di realizzazione. | Investimenti nella comunità / impatto sociale |
| Categoria dell'impatto | Il tipo di impatto descritto, indicato in modo da distinguere chiaramente la questione principale da altri possibili tipi di impatto. | Valutazione dell'impatto, esame dell'incidente, registro dei reclami degli stakeholder o nota di classificazione della questione. | Sostenibilità / valutazione dell'impatto |
| Azioni di risposta | Le misure concrete adottate per affrontare l'impatto, comprese modifiche operative, attività di coinvolgimento, riparazione o altre azioni successive. | Registro delle azioni correttive, verbali delle riunioni, piano di riparazione ed evidenza del completamento. | Responsabile della questione / attività operative |
| Trade-off aziendali | Qualsiasi decisione pratica di bilanciamento presa tra la questione d'impatto e le esigenze aziendali, come l'uso del suolo, le operazioni, i costi o la continuità. | Documenti decisionali, approvazioni dei dirigenti, analisi delle opzioni progettuali e documenti del consiglio o del comitato. | Strategia / sponsor esecutivo |
| Misure della performance | Le misure chiave utilizzate per monitorare la performance sulla questione, mantenendo coerenti con la rendicontazione interna i nomi e i valori delle metriche. | Cruscotto dei KPI, report gestionale, scorecard o estratti dai sistemi di origine. | Rendicontazione della performance / analisi |
| Misure dei risultati | Gli indicatori utilizzati per mostrare cosa è cambiato a seguito delle azioni dell'organizzazione, anziché limitarsi a ciò che è stato fatto. | Report sul monitoraggio dei risultati, note di valutazione, risultati delle indagini o revisione dell'impatto. | Monitoraggio / valutazione |
| Frequenza delle revisioni | Con quale frequenza l'organizzazione verifica o aggiorna le misure pertinenti, indicando l'intervallo di monitoraggio effettivamente utilizzato nella pratica. | Programma di monitoraggio, calendario della rendicontazione, calendario dei controlli o piano di revisione. | Responsabile della rendicontazione / del monitoraggio |
| Numero di incidenti | Il numero totale di incidenti rilevanti registrati per il periodo di rendicontazione, conteggiati una sola volta per incidente utilizzando la definizione di incidente concordata. | Registro degli incidenti, sistema di gestione dei casi, registro dei reclami o registri di sicurezza/operativi. | Gestione degli incidenti / operazioni |
| Tipo di incidente | Una breve descrizione del tipo di incidente verificatosi, utilizzando la classificazione propria dell’organizzazione per eventi relativi alla terra, ai diritti, alle proteste o simili. | Moduli relativi agli incidenti, note sui casi, registri delle indagini e linee guida sulla classificazione. | Gestione degli incidenti / legale |
| Gravità dell’incidente | Il livello di gravità valutato per l’incidente, utilizzando la scala di gravità concordata dall’organizzazione e i fatti del caso. | Valutazione della gravità, rapporto d’indagine, registro dell’escalation e matrice dei rischi. | Gestione degli incidenti / rischi |
Come prepararla
Richiedi i dati
Richiesta delle azioni per le comunità e delle evidenze di monitoraggio
Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.
Quali azioni, programmi, misure, indicatori e sistemi di monitoraggio degli incidenti abbiamo predisposto per le nostre comunità locali interessate e come monitoriamo se stanno funzionando?
Utilizzate innanzitutto i termini propri della vostra organizzazione, quindi ricondurli alle voci dell’informativa. Ad esempio, se parlate di coinvolgimento dei quartieri, rapporti con i siti, investimenti sociali, gestione dei reclami o monitoraggio dell’impatto locale, utilizzate tali etichette nella richiesta e traducetele solo successivamente ai fini della rendicontazione. Questo è un possibile modello di formazione LRA; adattatelo alla vostra organizzazione e verificate il materiale di origine prima dell’approvazione finale.
Richiesta debole
Fornite i dati relativi alle azioni e alle risorse di ESRS S3:S3-3, comprese tutte le azioni attuate, le misure di prevenzione e mitigazione, i programmi per le comunità, i tipi di impatto, le azioni intraprese, i compromessi, i KPI, gli indicatori di esito, la frequenza del monitoraggio e gli incidenti.
Perché non funziona: Utilizza un linguaggio proprio del framework che molti team operativi non riconosceranno, per cui il responsabile potrebbe non sapere quali registrazioni recuperare. Inoltre, non specifica quali siti, sistemi, periodi di tempo o denominazioni interne utilizzare, quindi è probabile che la risposta sia incompleta o incoerente.
Richiesta migliore
Inviate i registri relativi al coinvolgimento della comunità, agli impatti locali e al monitoraggio degli incidenti per [period] nell'ambito di [sites/boundary]. Includete le azioni già in essere, eventuali misure di riduzione, i programmi locali, le categorie di impatto che utilizzate, le azioni di follow-up, eventuali decisioni di bilanciamento, le misure che monitorate, la frequenza con cui le riesaminate e qualsiasi incidente relativo al territorio/ai diritti della comunità/alle proteste. Utilizzate le denominazioni del vostro team e aggiungete il sistema di origine e il riferimento al file.
Modello di e-mail formale
Oggetto: Richiesta di evidenze sulle azioni e sul monitoraggio delle comunità per il [periodo di rendicontazione] Buongiorno [nome/team], Stiamo preparando il pacchetto per la rendicontazione di sostenibilità e abbiamo bisogno del vostro aiuto per raccogliere le evidenze relative alle nostre azioni a favore delle comunità locali e al relativo monitoraggio. Per il [periodo di rendicontazione] e il [perimetro / siti], inviate le informazioni in vostro possesso riguardo a: - azioni già messe in atto per affrontare gli impatti sulle comunità locali; - misure utilizzate per prevenire o ridurre tali impatti; - eventuali programmi per le comunità o iniziative locali; - i principali tipi di impatto che monitorate; - le azioni intraprese in risposta a tali impatti; - eventuali compromessi o decisioni di bilanciamento che avete registrato; - gli indicatori utilizzati per monitorare i progressi; - le misure degli esiti che esaminate; - la frequenza con cui le esaminate; e - il numero, il tipo e la gravità di eventuali incidenti collegati al territorio, ai diritti delle comunità o alle proteste. Se possibile, restituite i dati utilizzando il vostro linguaggio operativo, con una breve nota che spieghi i termini utilizzati internamente. Se disponete di più fonti, includete il sistema di origine, il responsabile, la data di estrazione ed eventuali avvertenze. Questo è un possibile modello di formazione LRA; adattatelo alla vostra organizzazione e verificate il materiale di origine prima dell'approvazione finale. Grazie, [nome del preparatore] [team] [recapiti]
Versione breve per Teams / Slack
Buongiorno [nome] — potreste condividere le evidenze sulle azioni e sul monitoraggio delle comunità per il [periodo] relative ai [siti/perimetro]? Includete ciò che è stato fatto, eventuali misure di prevenzione/riduzione, programmi per le comunità, i tipi di impatto monitorati, le azioni intraprese, eventuali compromessi rilevati, i KPI/le misure degli esiti, la frequenza di verifica ed eventuali incidenti (numero, tipo, gravità). Utilizzate le denominazioni del vostro team e aggiungete il file/sistema di origine. Grazie.
Esempi di settore
Attività mineraria
Contesto. Un team di sito tiene separati i registri relativi all'accesso ai terreni, agli impegni per l'assunzione locale, ai casi di reclamo e agli investimenti nella comunità.
Richiesta adattata. Condividete il registro della comunità del sito, il sistema di monitoraggio dei reclami e il registro degli investimenti locali per [period] relativo a [mine/site]. Includete le azioni già in essere, eventuali misure per ridurre gli impatti locali, i programmi per la comunità, i tipi di impatto che registrate, le azioni di follow-up, eventuali note di bilanciamento relative all'uso dei terreni, gli indicatori che monitorate, la frequenza del riesame e qualsiasi incidente collegato all'accesso ai terreni, ai diritti della comunità o alle proteste.
Esempio di risposta. Una tabella con una riga per ogni azione o incidente, che riporti il sito, la categoria interna, il nome dell'azione, il tipo di impatto, l'azione di follow-up, la nota sul compromesso, l'indicatore, la misura dell'esito, la frequenza del riesame, il numero di incidenti, il tipo e la gravità dell'incidente, oltre ai collegamenti ai registri di origine.
Alimentazione e agricoltura
Contesto. Un team del settore agroalimentare gestisce il coinvolgimento degli agricoltori, la mitigazione dell'uso dell'acqua, i progetti per le comunità locali e il monitoraggio delle proteste attraverso le operazioni regionali.
Richiesta adattata. Inviare i dati relativi alle comunità regionali e al coinvolgimento degli agricoltori per [periodo] nelle [regioni/aziende agricole]. Includere le misure già in essere per ridurre gli impatti locali, i programmi per le comunità, i tipi di impatto monitorati, le azioni intraprese, eventuali decisioni di bilanciamento relative al territorio o all'acqua, i KPI e le misure degli esiti esaminati, la frequenza del loro esame e qualsiasi incidente riguardante il territorio, i diritti o le proteste.
Esempio di risposta. Una tabella riepilogativa regionale con ciascun programma o azione, l'etichetta interna utilizzata, il gruppo della comunità interessato, la misura di mitigazione, la nota sul bilanciamento, il KPI, la misura dell'esito, la frequenza di esame e il numero di incidenti per tipo e gravità, con riferimenti alle fonti nel registro regionale.
Redigi la tua informativa
Note che trasformano i dati in un’informativa
Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.
Nota metodologica
Spiegare quali definizioni sono state utilizzate per ciascun tema, come sono state compilate le cifre a partire dai registri sottostanti e quale base è stata utilizzata per classificare azioni, impatti, indicatori, incidenti e gravità.
Nota di contesto
Illustrare cosa mostrano i numeri sulla gestione da parte dell'organizzazione degli impatti correlati alle comunità, compresa l'entità delle azioni intraprese, i tipi di risultati monitorati e la natura degli eventuali incidenti registrati.
Dichiarazione sulle variazioni
Se le cifre hanno registrato variazioni rilevanti, descrivere i fattori operativi o relativi alle comunità alla base del cambiamento, indicando se riflette una maggiore attività, tipi diversi di impatto, un monitoraggio modificato o un cambiamento nella gravità degli incidenti.
Voce dell’indice dei contenuti
S3-3 Azioni e risorse — [location / page] / [notes]Centro download
Strumenti e moduli per la preparazione
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Preparazione all’assurance
Per ogni affermazione, verifica le evidenze
| Affermazione | Rischio | Evidenze da verificare |
|---|---|---|
| Abbiamo ricondotto il numero di incidenti ai relativi canali per i reclami e alle azioni di follow-up, in modo che un verificatore possa tracciare ciascun caso nell'intero fascicolo di rendicontazione. | I collegamenti incrociati possono essere incompleti, incoerenti o indirizzare al gruppo di casi errato, rendendo difficile verificare il dato sugli incidenti dall'inizio alla fine. | ['Registro dei casi che mostra gli ID univoci utilizzati nel registro degli incidenti, nei registri dei reclami e nel monitoraggio delle azioni di risposta', 'Un esempio di tracciamento da un incidente segnalato al relativo record del canale e al record dell'azione', 'Mappa o indice dei riferimenti incrociati della bozza di relazione utilizzato prima della pubblicazione'] |
| Abbiamo utilizzato le stesse note di monitoraggio e gli stessi risultati delle verifiche utilizzati dalla direzione per valutare se le azioni relative alle comunità fossero efficaci, anziché basarci su una descrizione separata preparata solo per la relazione. | L'affermazione può sovrastimare il modo in cui sono stati valutati i risultati se non esiste un metodo documentato, non vi sono elementi di follow-up o la verifica è soltanto aneddotica. | ['Modelli di monitoraggio, schede KPI o cruscotti di verifica utilizzati per valutare l'avanzamento delle azioni', 'Note delle riunioni o verifiche della direzione che mostrano come è stata valutata l'efficacia', 'Evidenza di eventuali modifiche apportate dopo la verifica, come azioni riviste o note di chiusura'] |
| Quando le misure per le comunità dovevano essere bilanciate con altre pressioni operative, abbiamo documentato il compromesso e la base dell'approccio scelto prima di finalizzare l'informativa. | La relazione può presentare una spiegazione ordinata mentre manca la documentazione del processo decisionale sottostante, che può essere incoerente o non approvata. | ['Documenti decisionali o e-mail che mostrano le pressioni concorrenti considerate e la risposta scelta', 'Approvazioni dei responsabili pertinenti o degli organi di governance', 'Cronologia delle versioni che mostra come è stata definita la formulazione sui compromessi'] |
| I dati e la descrizione sono stati elaborati a partire dal monitoraggio delle azioni e dai documenti di supporto utilizzati dal team per gestire le questioni rilevanti, con l'impiego di risorse registrato negli stessi documenti di lavoro. | L'informativa può basarsi su documentazione parziale, dati di input obsoleti o stime non supportate delle azioni e delle risorse. | ['Piano d'azione o monitoraggio che elenca le misure pianificate, in corso e completate', 'Documentazione relativa al budget, al personale o ai fornitori a supporto delle affermazioni sulle risorse', 'Riconciliazione tra la documentazione di origine e le tabelle o il testo della relazione finale'] |
| Abbiamo verificato che le misure di transizione fossero descritte insieme agli altri temi relativi alle comunità su cui incidono, così che la relazione mostri come i temi siano collegati anziché trattarli isolatamente. | La descrizione può non cogliere collegamenti importanti tra le misure e i temi correlati, oppure può far intendere un collegamento non supportato dall'analisi sottostante. | ['Mappatura dei temi o matrice delle questioni che mostra i temi collegati relativi alle comunità', 'Sezioni della bozza che dimostrano come sono stati effettuati i riferimenti incrociati tra i temi correlati', 'Commenti della verifica interna che confermano che i collegamenti sono stati verificati prima dell'approvazione finale'] |
| Per il dato sugli incidenti, ci siamo basati sui casi confermati attraverso il nostro processo di verifica e abbiamo conteggiato separatamente i tipi, così che i totali possano essere ricondotti alla documentazione sottostante. | Il conteggio può includere casi non verificati, voci duplicate o categorizzazione non chiara, il che indebolirebbe la tracciabilità ai fini dell'assurance. | ['Registro degli incidenti confermati con campi di stato che mostrano l'esito della verifica', 'Regole di classificazione utilizzate per assegnare i tipi di incidente', 'Riconciliazione dei totali riportati con l'elenco dei casi sottostanti'] |
Pacchetto di evidenze da preparare
Lacune ricorrenti nella rendicontazione
Lacune ricorrenti
Errori da evitare nella raccolta dei dati
Dove serve spesso un giudizio professionale
Esempi
Esempi illustrativi
Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.
Forniamo questo esclusivamente come esempio sintetico. Durante l'anno, abbiamo introdotto controlli sull'uso del suolo, verifiche sui fornitori e misure di coinvolgimento locale per ridurre la pressione sulle comunità vicine, e abbiamo inoltre realizzato programmi di sostegno alle comunità riguardanti l'accesso all'acqua e la gestione dei reclami.
- La problematica principale era un cambiamento nell'accesso ai terreni legato all'espansione di un nuovo sito; abbiamo sospeso un lotto, riprogettato i percorsi di accesso e offerto, ove necessario, compensazioni e sostegno ai mezzi di sussistenza.
- Abbiamo monitorato il lavoro attraverso verifiche mensili dei siti e rendicontazioni trimestrali alle comunità, utilizzando indicatori quali ettari interessati, famiglie raggiunte, reclami chiusi e progressi nel ripristino; l'ultima verifica ha mostrato 18 ettari interessati, 12 ettari ripristinati, 240 famiglie coinvolte e 36 reclami ricevuti, dei quali 33 sono stati chiusi.
- Abbiamo registrato complessivamente 4 incidenti: 2 relativi all'accesso ai terreni, 1 riguardante problematiche relative ai diritti delle comunità e 1 protesta presso il cancello di un sito; tutti sono stati valutati di gravità media, senza vittime né sfollamento permanente.
Illustrazione sintetica destinata esclusivamente all'apprendimento dei professionisti; non costituisce consulenza legale o in materia di conformità.
Questo è un esempio sintetico fornito esclusivamente a scopo illustrativo. Abbiamo attuato misure di mitigazione per un corridoio di trasmissione riducendo l'ingombro, modificando l'ubicazione dei tralicci e rafforzando la consultazione con i residenti e gli utilizzatori dei terreni vicini, finanziando al contempo programmi locali per le competenze e l'accesso.
- La problematica riguardava l'occupazione di terreni e restrizioni temporanee all'accesso; abbiamo scelto un percorso leggermente più lungo per evitare aree sensibili, accettato costi di costruzione più elevati e mantenuto una registrazione del compromesso tra protezione dei terreni ed economia del progetto.
- I nostri indicatori sono stati riesaminati ogni due mesi e comprendevano terreni disturbati, compensazioni versate, riunioni tenute e completamento del ripristino; all'ultima verifica, 9 ettari erano stati disturbati, 7 ettari erano stati ripristinati, 14 riunioni erano state tenute e il 95% delle compensazioni concordate era stato versato.
- Abbiamo registrato 3 incidenti: 1 controversia sull'accesso ai terreni, 1 reclamo relativo alla consultazione delle comunità e 1 protesta pacifica; ciascuno è stato valutato di gravità bassa e tutti sono stati risolti senza escalation.
Illustrazione sintetica destinata esclusivamente all'apprendimento dei professionisti; non costituisce consulenza legale o in materia di conformità.
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Verifica la tua comprensione
Scenari da affrontare
Un fornitore agricolo ha istituito una linea telefonica per i reclami, un processo di mediazione per l’accesso alla terra e un fondo per le competenze della comunità dopo le lamentele dei residenti delle aree vicine. La bozza della nota menziona anche un nuovo progetto stradale, ma non è chiaro se faccia parte della risposta o sia semplicemente un piano separato di investimenti di capitale.
Un team del sito ha introdotto controlli aggiuntivi sul sito, modificato le regole per gli appaltatori e istituito un forum di dialogo locale dopo le tensioni con una comunità indigena riguardo all’accesso alle terre consuetudinarie. La direzione vuole dichiarare che le azioni sono state intraprese, ma non menzionare che le nuove regole hanno rallentato le operazioni e aumentato i costi di trasporto.
Un redattore dispone di dati che mostrano che un programma di formazione della comunità ha raggiunto 120 persone in questo trimestre, mentre un progetto di ripristino del territorio ha interessato 45 ettari. Il team monitora inoltre il tempo necessario per risolvere i reclami e la partecipazione alle riunioni degli stakeholder, ma nessuno ha concordato con quale frequenza tali dati vengano esaminati.
Un’impresa ha registrato due incidenti distinti quest’anno: una protesta presso l’ingresso di un progetto e un reclamo riguardante l’accesso limitato a terreni adibiti al pascolo. La bozza afferma che entrambi erano «problemi di lieve entità» perché nessuno è rimasto ferito, ma la comunità sostiene che la restrizione dell’accesso abbia inciso sui mezzi di sussistenza per diverse settimane.
Riferimenti al framework
Requisiti ESRS pertinenti e informative correlate
Riferimenti disponibili al framework e informative vicine utili alla preparazione di questo requisito.
ESRS
S3-3
all’interno di ESRS S3: Affected Communities
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FAQ
Domande a cui risponde questa pagina
Utilizza la spiegazione della pagina in linguaggio semplice, quindi segui la sezione sulla preparazione passo dopo passo per raccogliere i punti dati elencati, costruire il dossier probatorio e predisporre una bozza. La pagina è concepita per aiutarti a trasformare il materiale di partenza in una narrativa pronta per l'informativa, anziché fungere da standard ufficiale.
La pagina indica di preparare le azioni intraprese, la prevenzione e la mitigazione, i programmi per le comunità, la categoria di impatto, le azioni di risposta, i compromessi aziendali, le misure della performance, le misure dei risultati, la cadenza delle revisioni, il numero di incidenti, il tipo di incidente e la gravità dell'incidente. Utilizza questo elenco come checklist per la raccolta prima di redigere la bozza.
La pagina non fornisce una metodologia formale, ma presenta un flusso di preparazione passo per passo e una serie di datapoint attorno ai quali organizzare l'ambito. In pratica, usa questi elementi per definire cosa stai coprendo, quali evidenze ti servono e con quale frequenza le informazioni vengono riesaminate.
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La pagina elenca le lacune e gli errori comuni nella rendicontazione per aiutarti a individuare redazioni deboli o incomplete. Usa quella sezione come verifica prima dell'invio, così che narrativa, dati ed evidenze siano coerenti.
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La pagina include informative esemplificative illustrative sintetiche, compresa, ove pertinente, una tabella quantitativa. Utilizzarle come ausilio alla redazione per vedere come possono essere presentate le informazioni, ma considerarle esclusivamente come esempi.
La pagina contiene una sezione dedicata all’output in bozza, con idee per la visualizzazione, spunti per la narrazione e una riga dell’indice dei contenuti. Utilizzare questi suggerimenti per convertire i dati raccolti in una bozza strutturata, più facile da esaminare e sottoporre a verifica ai fini dell’assurance.
Altre domande in cui questa pagina può aiutare
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