Politiche (lavoratori nella catena del valore)

Prepara

Cosa raccogliere prima di redigere

Spunta ogni campo man mano che arrivano le evidenze. I responsabili sono i team che di solito custodiscono i file sorgente.

• Indicatore di lavoro forzato

  Rendicontazione legale / diritti umani / sostenibilità

  Registrare se l’organizzazione ha identificato un rischio o un caso di lavoro forzato per il periodo di riferimento, utilizzando la stessa base applicata nel monitoraggio interno e nella tracciatura dei casi.

  Evidenze Risultati della due diligence sui diritti umani, registri degli incidenti, documentazione di audit o indagine e stato di conformità a fine periodo utilizzato per la rendicontazione legale o di sostenibilità.

  Attenzione a L’indicatore sì/no viene impostato sulla base di una visione generale del rischio anziché del registro degli incidenti, per cui la risposta riportata non si riconcilia con la tracciatura dei casi per il periodo.

• Indicatore di lavoro minorile

  Rendicontazione legale / diritti umani / sostenibilità

  Registrare se l’organizzazione ha identificato un rischio o un caso di lavoro minorile per il periodo di riferimento, sulla base del proprio monitoraggio e dei propri registri dei casi.

  Evidenze Risultati degli audit, registri delle segnalazioni o degli incidenti, documentazione sulle azioni correttive e stato a fine periodo detenuto dai team legale, di conformità o di sostenibilità.

  Attenzione a L’indicatore viene ricavato da una revisione delle politiche anziché dal registro degli incidenti, per cui la risposta riportata non si riconcilia con il sistema di origine per il periodo.

• Indicatore di tratta

  Rendicontazione legale / dei diritti umani / di sostenibilità

  Registrare se l'organizzazione ha identificato un rischio o un incidente di tratta per il periodo di rendicontazione, utilizzando la stessa fonte interna usata per monitorare segnalazioni, indagini ed esiti.

  Evidenze Fascicoli delle indagini, registri delle segnalazioni tramite hotline o dei reclami, rapporti di audit e stato a fine periodo mantenuto dalla funzione legale, di conformità o di rendicontazione di sostenibilità.

  Attenzione a La risposta sì/no si basa su una valutazione narrativa anziché sul registro dei casi, pertanto l'indicatore riportato non è riconciliabile con i dati sottostanti.

• Adozione del codice dei fornitori

  Acquisti / Legale / Rendicontazione di sostenibilità

  Registrare se ci si aspetta che i fornitori seguano un codice formale dei fornitori o uno standard equivalente rivolto ai fornitori, come applicato negli acquisti e nell'inserimento dei fornitori.

  Evidenze Documento relativo al codice dei fornitori, politica degli acquisti, pacchetto di inserimento, modelli contrattuali e registri di conformità dei fornitori.

  Attenzione a La risposta è contrassegnata come sì per una bozza o un modello regionale, ma il processo effettivo di inserimento dei fornitori non include realmente il codice.

• Tasso di copertura dei fornitori

  Acquisti / Catena di approvvigionamento / Rendicontazione di sostenibilità

  Rilevare la quota di fornitori che rientrano nel codice dei fornitori indicato o nello standard equivalente, utilizzando la popolazione di fornitori definita dall'organizzazione e la stessa base di conteggio per l'intero periodo.

  Evidenze Dati principali sui fornitori, analisi della copertura degli acquisti, archivio dei contratti e file di calcolo che mostra numeratore, denominatore e periodo.

  Attenzione a La percentuale combina fornitori attivi e tutti i venditori, pertanto il denominatore non è allineato alla popolazione di fornitori utilizzata nei registri degli acquisti.

• Azioni di applicazione

  Approvvigionamento / Legale / Rendicontazione di sostenibilità

  Descrivere le azioni utilizzate quando i fornitori non rispettano il codice dei fornitori, quali verifica, escalation, rimedio, sospensione o cessazione, nel modo in cui gli approvvigionamenti le applicano effettivamente.

  Evidenze Codice dei fornitori, procedura di escalation, clausole contrattuali, registri delle azioni di rimedio e registri delle violazioni commesse dai fornitori e delle azioni di follow-up.

  Attenzione a La descrizione è redatta sulla base del linguaggio delle politiche, ma le fasi effettive di applicazione negli approvvigionamenti e nella gestione dei contratti sono diverse.

• Titolo della politica

  Legale / Sostenibilità / Responsabile della politica

  Acquisire il nome esatto della politica che definisce l’approccio dell’organizzazione al tema, così come compare nella libreria delle politiche approvate.

  Evidenze Registro delle politiche approvate, sistema di controllo dei documenti, verbale di approvazione da parte del consiglio o della direzione e versione attualmente pubblicata della politica.

  Attenzione a Il titolo è copiato da una vecchia bozza o da una variante locale, quindi non corrisponde all’attuale registrazione della politica approvata.

• Ambito di applicazione della politica

  Legale / Sostenibilità / Responsabile della politica

  Indicare a quali parti della catena del valore dell’organizzazione si applica la politica, utilizzando la descrizione delle attività dell’organizzazione e specificando dove opera e dove la politica è destinata ad applicarsi.

  Evidenze Testo della politica, dichiarazione dell’ambito di applicazione, standard per i fornitori o i clienti e orientamenti interni che mostrino se essa si applica prima o dopo le attività proprie dell’organizzazione.

  Attenzione a L’ambito di applicazione è descritto come a monte quando la politica si applica solo alle attività a valle, quindi la direzione della copertura è errata.

• Gruppi di lavoratori coperti

  Risorse umane / Legale / Rendicontazione di sostenibilità

  Elencare i gruppi di lavoratori che la politica intende coprire, utilizzando le categorie proprie dell’organizzazione per i dipendenti e per le altre persone incluse nella politica.

  Evidenze Testo della politica, definizioni relative alle risorse umane o alla forza lavoro, linee guida per lavoratori a contratto o tramite agenzia e note di attuazione che mostrino quali gruppi sono inclusi.

  Attenzione a Un gruppo di lavoratori viene omesso o classificato erroneamente, pertanto la copertura della politica non corrisponde alle categorie della forza lavoro propria dell’organizzazione.

• Copertura geografica

  Legale / Conformità / Rendicontazione di sostenibilità

  Indicare i paesi o le regioni in cui si applica la politica, utilizzando la presenza operativa propria dell’organizzazione e le località indicate nella politica.

  Evidenze Testo della politica, elenco dei paesi, mappa regionale delle attività operative ed eventuali indicazioni attuative che limitano o estendono la politica in base alla località.

  Attenzione a La geografia viene desunta dall’ubicazione della sede centrale anziché dai paesi in cui si svolgono effettivamente le attività operative, pertanto l’ambito riportato è troppo ristretto.

Come prepararla

Richiedi i dati

Richiedere il pacchetto di evidenze sulla politica dei fornitori

Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.

Quali evidenze relative alle politiche e ai controlli disponiamo riguardo alle aspettative in materia di diritti dei lavoratori nelle relazioni con i lavoratori dei nostri fornitori e con gli altri lavoratori nella catena del valore?

Utilizzate innanzitutto i termini propri della vostra organizzazione, quindi mappateli alle categorie di rendicontazione. Ad esempio, se parlate di standard dei fornitori, regole per i venditori, requisiti per gli appaltatori o condotta dei partner, utilizzate tali denominazioni nella richiesta e traducetele solo successivamente ai fini della rendicontazione. Mantenete la richiesta nella lingua già utilizzata internamente dal responsabile e verificate la fonte ufficiale prima dell’approvazione finale.

Oggetto: Richiesta di evidenze sulla policy dei fornitori per [reporting period]

Buongiorno [name],

Stiamo preparando il pacchetto per la rendicontazione di sostenibilità e abbiamo bisogno del tuo aiuto per raccogliere le evidenze relative alle aspettative nei confronti dei fornitori e degli altri lavoratori di terzi. Invia la policy o lo standard vigente, insieme ai dettagli di supporto riportati di seguito, per [reporting period] e per le aree aziendali incluse nell'ambito.

Includi:
- il nome e la versione della policy o dello standard
- le parti dell'attività e le tipologie di fornitori coperte
- i gruppi di lavoratori a cui si applica
- i Paesi o le regioni coperti
- se si applica alle parti upstream, downstream o a entrambe della catena del valore
- la quota di fornitori coperti e il modo in cui tale quota è stata calcolata
- i controlli utilizzati per applicarla in pratica, come la formulazione dei contratti, le verifiche di onboarding, gli audit, le azioni di follow-up o le fasi di escalation
- il file o il link al sistema di origine
- il responsabile, l'approvatore e la data di approvazione

Se utilizzi etichette interne diverse, mantieni la tua terminologia e aggiungi una breve nota, così potremo effettuare la mappatura in seguito. Invia queste informazioni in una tabella o in un breve pacchetto entro [date].

Grazie,
[preparer name]

Buongiorno [name] — potresti inviare il pacchetto vigente delle policy relative ai fornitori / lavoratori di terzi per [period]? Includi il nome/la versione della policy, chi copre, dove si applica, la quota di fornitori coperti e il modo in cui viene applicata in pratica. Usa i termini del tuo team; li mapperemo in seguito. Grazie — [name]

Esempi di settore

Redigi la tua informativa

Note che trasformano i dati in un’informativa

Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.

Centro download

Verifica

Per ogni affermazione, verifica le evidenze

• Ho verificato che la nota sulla politica indichi la politica o le politiche pertinenti che utilizziamo per gestire le questioni rilevanti per i lavoratori nella catena del valore, anziché basarsi su una dichiarazione generica.

  Rischio Un soggetto incaricato dell'assurance può chiedere se l'informativa è sufficientemente specifica da mostrare quali documenti relativi alle politiche esistono effettivamente e se sono quelli utilizzati per il tema oggetto della rendicontazione.

  Evidenze da verificare Documenti relativi alle politiche approvati, registro o inventario delle politiche, riferimento incrociato alla bozza della relazione e approvazione finale che dimostri che le politiche indicate corrispondono ai documenti interni aggiornati.

• Ho confermato che il testo indica se disponiamo di un'ampia politica sui diritti umani e, in caso affermativo, che essa è formulata come un impegno ad applicare i tre quadri internazionali indicati.

  Rischio Il soggetto incaricato dell'assurance può verificare se l'impresa ha sovrastimato l'esistenza o l'ambito di un impegno sui diritti umani applicabile all'intero gruppo, o se la dichiarazione è supportata dal testo della politica sottostante.

  Evidenze da verificare Il testo della politica, i documenti relativi all'approvazione da parte del consiglio di amministrazione o della direzione, le note della revisione legale o di sostenibilità e una mappatura che mostri dove i tre quadri sono riflessi nella politica.

• Ho verificato che la dichiarazione sul perimetro spieghi quali parti dell'attività e della catena del valore rientrano nel perimetro e quali sono state escluse, comprese le località e i gruppi di lavoratori pertinenti.

  Rischio Il soggetto incaricato dell'assurance può contestare se il perimetro dichiarato è completo, coerente al suo interno e allineato agli effettivi confini utilizzati nella valutazione sottostante.

  Evidenze da verificare Nota sul perimetro, documento sulla definizione dei confini, mappe organizzative e della catena del valore, elenco dei siti o delle attività inclusi ed esclusi e documenti di lavoro utilizzati per predisporre l'informativa.

• Ho verificato che la sezione sulla politica spieghi come abbiamo tenuto conto degli interessi delle persone interessate nello stabilire le regole per i lavoratori nella catena del valore.

  Rischio Il soggetto incaricato dell'assurance può chiedere se si tratta di una descrizione effettiva del modo in cui le opinioni degli stakeholder hanno orientato la politica o soltanto di un'affermazione generica priva di una base tracciabile.

  Evidenze da verificare Documenti relativi al coinvolgimento degli stakeholder, sintesi delle consultazioni, verbali delle riunioni, registri dei reclami o dei riscontri ed evidenze che mostrino come tali contributi abbiano influenzato il testo o le revisioni della politica.

• Ho confermato che l'informativa indica se le nostre politiche relative ai lavoratori riguardano la tratta, il lavoro forzato e il lavoro minorile e che la formulazione corrisponde all'effettivo contenuto delle politiche.

  Rischio Il soggetto incaricato dell'assurance può verificare se la relazione sovrastima la copertura, lasciando intendere che tali temi siano affrontati quando la policy li menziona solo indirettamente o parzialmente.

  Evidenze da verificare Clausole pertinenti della policy, standard o disposizioni del codice applicabili ai fornitori, note della revisione legale e una mappatura tema-policy che mostri dove ciascuna questione è affrontata.

• Ho verificato che la sezione relativa al codice dei fornitori indichi se tale codice esiste e che qualsiasi dato sulla copertura sia calcolato sulla base della stessa popolazione di fornitori utilizzata nell'analisi di supporto.

  Rischio Il soggetto incaricato dell'assurance può verificare se la dichiarazione sull'esistenza è supportata e se la percentuale si basa su un denominatore chiaramente definito, senza doppi conteggi né fornitori omessi.

  Evidenze da verificare Dati principali sui fornitori, registro della distribuzione o dell'accettazione del codice, foglio di calcolo dei calcoli, definizione della popolazione di fornitori e riconciliazione con i dati degli acquisti.

Dove le bozze sbagliano

Errori da evitare e dove serve una valutazione

La colonna sinistra mostra gli errori di chi raccoglie i dati; la destra, dove dovrete prendere e spiegare una valutazione.

Esempi

Come si legge nella pagina

Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.

Scala di qualità

• Base

  Disponiamo di una politica sul lavoro dei fornitori.

• Migliore

  Applichiamo la nostra politica sul lavoro dei fornitori ai partner upstream e downstream, includendo i lavoratori diretti e indiretti in tutte le regioni, e 82% dei fornitori rientra nell’ambito.

• Ottimo

  Utilizziamo la nostra politica sul lavoro dei fornitori per i partner upstream e downstream, per i lavoratori diretti e indiretti in tutte le regioni, includendo 82% dei fornitori quest’anno; la quota è aumentata perché abbiamo aggiunto più fornitori di secondo livello dopo una revisione più ampia dei contratti.

Verifica la tua comprensione

Scenari da affrontare

Riferimenti al framework

Requisiti ESRS pertinenti e informative correlate

Guides that settle this question

Correlati ed esplora

Altro in ESRS S2 →Sfoglia il catalogo completo →Cerca in tutte le informative →

FAQ

Domande a cui risponde questa pagina

Altre domande in cui questa pagina può aiutare