Focus dell’informativa
Questa informativa chiede a un’impresa di spiegare le azioni che sta intraprendendo, o che intende intraprendere, per affrontare gli impatti, i rischi e le opportunità rilevanti connessi alla propria forza lavoro. Non si tratta solo di un elenco di politiche: la relazione dovrebbe mostrare cosa viene fatto nella pratica, quali risorse vengono impegnate e in che modo tali azioni intendono rispondere alle questioni più importanti per i lavoratori.
L’attenzione pratica è rivolta a verificare se la risposta dell’impresa sia sufficientemente ampia e mirata da risultare credibile. Ciò significa esaminare le parti pertinenti dell’attività, non solo alcuni siti con buone performance o iniziative di rilievo, e mostrare dove le azioni vengono estese, dove sono ancora limitate e quali risorse ne sostengono l’attuazione.
Questo materiale didattico LRA supporta la preparazione dell’informativa. Per i requisiti esatti, fai sempre riferimento alla fonte ufficiale European Commission.
Prima di iniziare
Prima di iniziare
Una breve checklist prima di preparare questa informativa: spunta ogni voce man mano che la definisci.
Preparazione
Informazioni chiave da preparare
| Campo da preparare | Cosa rilevare | Suggerimento sull’evidenza | Responsabile |
|---|---|---|---|
| Azioni attuate | Una sintesi chiara delle misure che l’impresa ha messo in atto, compreso ciò che è stato fatto e la fase in cui si trova attualmente. | Registro delle azioni, aggiornamenti sui progetti, relazioni della direzione, piani di rimedio. | Sostenibilità / operazioni |
| Coinvolgimento dei fornitori | Una breve descrizione di come l’impresa ha collaborato con i fornitori sulla questione, compresi i principali metodi di coinvolgimento utilizzati. | Comunicazioni ai fornitori, note delle riunioni, registri degli approvvigionamenti, registri dei programmi per i fornitori. | Approvvigionamenti / gestione dei fornitori |
| Attività di audit | Una sintesi delle verifiche o revisioni effettuate, compresi gli aspetti esaminati e il principale risultato di tali verifiche. | Rapporti di audit, fascicoli delle revisioni interne, note di assurance, registri delle azioni correttive. | Audit interno / conformità |
| Formazione e supporto | Una descrizione dello sviluppo delle capacità fornito, come formazione, orientamento o supporto, e di chi lo ha ricevuto. | Registri delle presenze alla formazione, materiali didattici, registri dei workshop, registri dello sviluppo delle risorse umane. | Risorse umane / apprendimento e sviluppo |
| Categoria di impatto | Il tipo di effetto affrontato, espresso in termini aziendali, affinché il lettore possa comprendere a quale tipo di problematica si riferisce l'azione. | Valutazione dell'impatto, registro delle problematiche, note sui casi, registro dei rischi. | Sostenibilità / rischio |
| Azioni di risposta | Una sintesi delle misure adottate in risposta alla problematica, inclusi gli interventi effettivamente realizzati dall'organizzazione e le eventuali misure di follow-up. | Piano di rimedio, note sulla gestione del caso, registro delle azioni della direzione, corrispondenza. | Sostenibilità / operazioni |
| Influenza utilizzata | Una descrizione dei modi in cui l'organizzazione ha utilizzato il proprio rapporto con il fornitore, inclusi gli eventuali termini contrattuali o il potere d'acquisto applicati. | Clausole contrattuali, corrispondenza con il fornitore, registri delle escalation nell'approvvigionamento, note delle revisioni commerciali. | Approvvigionamento / legale |
| Misure della performance | Le principali misure utilizzate per monitorare la performance dei fornitori, incluso il nome della metrica e il periodo o la base utilizzata per calcolarla. | Cruscotto KPI, scheda di valutazione dei fornitori, report sulla performance, reportistica per il management. | Approvvigionamenti / performance dei fornitori |
| Scheda di valutazione dei fornitori | Il punteggio o la valutazione della performance del fornitore, come valutati, inclusi la scala di punteggio e il periodo a cui si riferiscono. | Scheda di valutazione dei fornitori, documentazione della revisione della performance, registrazione nel sistema di approvvigionamento. | Approvvigionamenti / performance dei fornitori |
| Risultati dell'audit | L'esito del lavoro di audit, compresi i principali risultati, l'esito positivo/negativo o eventuali eccezioni rilevate. | Rapporto di audit, dichiarazione di assurance, registro dei risultati, strumento di monitoraggio delle azioni correttive. | Audit interno / conformità |
| Numero di incidenti | Il numero totale di incidenti registrati per il periodo di riferimento, utilizzando una definizione coerente di incidente e un'unica data limite chiara. | Registro degli incidenti, sistema di gestione dei casi, registro degli incidenti, registri delle escalation. | Rischio / conformità |
| Tipi di incidenti | Una descrizione dei tipi di incidenti registrati, raggruppati in categorie chiare che corrispondono al registro degli incidenti. | Registro degli incidenti, note sui casi, guida alla classificazione, sintesi delle indagini. | Rischio / conformità |
| Gravità degli incidenti | Il livello di gravità assegnato agli incidenti, utilizzando la scala definita dall’organizzazione e i criteri utilizzati per valutarne la gravità. | Registro degli incidenti, matrice della gravità, rapporto di indagine, politica di escalation. | Rischi / conformità |
Come prepararla
Richiedi i dati
Richiedere evidenze delle azioni e del monitoraggio dei fornitori
Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.
Quali azioni abbiamo intrapreso con i fornitori, quale leva abbiamo utilizzato e quali evidenze dimostrano il follow-up, i controlli e il monitoraggio degli incidenti per il periodo di rendicontazione?
Utilizzate innanzitutto il vostro linguaggio per la gestione dei fornitori, quindi ricondurlo all'informativa. Ad esempio, se il vostro team parla di interventi correttivi presso i fornitori, azioni correttive, schede di valutazione, controlli in sito o incidenti dei fornitori, utilizzate questi termini nella richiesta e traduceteli solo successivamente ai fini della rendicontazione.
Richiesta debole
Fornire i dati relativi alle azioni e alle risorse per i fornitori previsti da ESRS S2:S2-3, inclusi tutti i datapoint e le evidenze richiesti.
Perché non funziona: Utilizza un linguaggio proprio del framework che molti team operativi non usano nella quotidianità, quindi il responsabile potrebbe non sapere da quali sistemi, registri o termini locali reperire i dati. Inoltre, non specifica quale periodo, categoria o file di origine sia necessario, perciò è probabile che la risposta sia incompleta o difficile da ricondurre ai dati richiesti.
Richiesta migliore
Inviare il pacchetto relativo alle azioni e al monitoraggio dei fornitori per [reporting period] per [business area / category]. Includere le azioni intraprese, il follow-up con i fornitori, gli audit o le verifiche, la formazione o il coaching, le eventuali leve contrattuali o commerciali utilizzate, i risultati della scorecard o dei KPI e il numero di incidenti con relativo tipo e gravità. Utilizzare la terminologia propria del team e aggiungere il sistema di origine, la data di estrazione e i file di supporto, così da consentirne la riconciliazione ai fini della rendicontazione.
Modello di e-mail formale
Oggetto: Richiesta di azioni dei fornitori e prove di monitoraggio per [periodo di rendicontazione] Gentile [nome], Stiamo preparando il pacchetto di rendicontazione di sostenibilità e abbiamo bisogno del vostro aiuto per raccogliere le evidenze relative ai fornitori per [area aziendale / categoria]. Vi preghiamo di condividere le informazioni riportate di seguito per [periodo di rendicontazione], utilizzando ove possibile i termini adottati dal vostro team e aggiungendo una breve nota, così da consentirci di mapparle ai fini della rendicontazione. Vi preghiamo di fornire: - le principali azioni relative ai fornitori completate durante il periodo - eventuali attività di coinvolgimento o follow-up dei fornitori - eventuali audit, controlli o riesami effettuati - qualsiasi formazione, affiancamento o sviluppo delle capacità fornito ai fornitori - le principali tipologie di problematiche affrontate e le azioni intraprese in risposta - le leve commerciali o contrattuali utilizzate, se presenti - i KPI, le scorecard, i risultati degli audit o altre misure delle prestazioni utilizzate - il numero di incidenti dei fornitori registrati - le tipologie di incidenti e il modo in cui ciascuno è stato classificato in base alla gravità Vi preghiamo di includere il sistema di origine o il nome del file, la data di estrazione dei dati e la persona che può confermare i dati. Se disponete di documenti di supporto, vi preghiamo di allegarli o inserire un collegamento. Vi preghiamo di adattare il testo al linguaggio adottato dalla vostra organizzazione e di verificare la fonte ufficiale prima dell'approvazione finale. Cordiali saluti, [nome del preparatore]
Versione breve per Teams / Slack
Ciao [nome] — potresti inviare le evidenze relative alle azioni dei fornitori e al monitoraggio per [periodo di rendicontazione] per [area aziendale / categoria]? Includi le azioni intraprese, il follow-up dei fornitori, gli audit/controlli, la formazione, le eventuali leve utilizzate, i risultati dei KPI/delle scorecard o degli audit e il numero di incidenti con tipologia e gravità. Aggiungi il sistema di origine, la data di estrazione e gli eventuali file di supporto. Utilizza i termini adottati dal tuo team e li mapperemo ai fini della rendicontazione. Grazie.
Esempi di settore
Manifatturiero
Contesto. Il team di uno stabilimento gestisce i fornitori di materiali diretti e monitora le azioni correttive successive a problemi relativi alla qualità o ai diritti dei lavoratori.
Richiesta adattata. Condividere il file relativo alle azioni correttive e al monitoraggio dei fornitori per [reporting period], riguardante i fornitori di materiali diretti. Includere le azioni di rimedio, il follow-up con i fornitori, i risultati degli audit, la formazione fornita ai fornitori, le leve contrattuali utilizzate, le scorecard relative alla qualità o alla conformità e gli eventuali incidenti dei fornitori con i relativi livelli di gravità.
Esempio di risposta. Un foglio di calcolo che riporti il nome del fornitore, la categoria del problema, l'azione intrapresa, la data del follow-up, il risultato dell'audit, il risultato della scorecard, il numero di incidenti, il tipo di incidente, il livello di gravità e i collegamenti al rapporto di audit e al registro delle azioni correttive.
Vendita al dettaglio / beni di consumo
Contesto. Un team responsabile degli approvvigionamenti supervisiona i fornitori di prodotti a marchio del distributore e utilizza scorecard, visite agli stabilimenti ed escalation commerciali quando si verificano problemi.
Richiesta adattata. Inviare il riepilogo relativo alla performance dei fornitori e alla gestione dei problemi per [reporting period], riguardante i fornitori di prodotti a marchio del distributore. Includere le attività di coinvolgimento, le visite agli stabilimenti, gli audit, le sessioni di formazione, le misure di escalation commerciale, i risultati dei KPI, i punteggi dei fornitori e gli eventuali incidenti registrati con relativo tipo e gravità.
Esempio di risposta. Un pacchetto mensile con schede di valutazione dei fornitori, note delle visite, sintesi degli audit, registri delle presenze alla formazione, voci del registro delle escalation e un registro degli incidenti con conteggi e classificazioni della gravità.
Redigi la tua informativa
Note che trasformano i dati in un’informativa
Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.
Nota metodologica
Spiegare come l'impresa ha definito ciascuna misura relativa ai fornitori, quali fonti di dati sono state utilizzate, quale periodo di rendicontazione è coperto ed eventuali regole utilizzate per classificare le azioni, le misure della performance, i risultati degli audit e gli incidenti.
Nota di contesto
Illustrare cosa mostrano i dati su come l'impresa collabora con i fornitori, su come monitora la performance dei fornitori e su cosa indicano i dati sugli incidenti riguardo alla natura e alla gravità dei problemi identificati.
Dichiarazione sulle variazioni
Se i numeri sono cambiati in modo significativo, descrivere le principali ragioni operative del cambiamento, quali un maggiore coinvolgimento dei fornitori, un programma di audit diverso, cambiamenti nella valutazione della performance o una variazione nella composizione o nella gravità degli incidenti.
Voce dell’indice dei contenuti
S2-3 Azioni e risorse — [posizione / pagina] / [note]Centro download
Strumenti e moduli per la preparazione
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Preparazione all’assurance
Per ogni affermazione, verifica le evidenze
| Affermazione | Rischio | Evidenze da verificare |
|---|---|---|
| Abbiamo preparato il dato di copertura mappando le attività operative dichiarate e le relative attività della catena del valore, quindi verificando che la scelta del perimetro fosse applicata coerentemente in tutto il rapporto. | Un incaricato dell'assurance può verificare se il perimetro è stato definito selettivamente, se le esclusioni erano giustificate e se lo stesso perimetro è stato utilizzato ogni volta che il dato viene illustrato. | Nota sul perimetro; mappa del perimetro; elenco delle entità/attività incluse ed escluse; approvazione della direzione; controlli incrociati che dimostrano che lo stesso perimetro è stato utilizzato nelle sezioni e nelle tabelle collegate. |
| Abbiamo collegato le azioni relative agli impatti sui lavoratori connessi alla transizione ad altri temi di sostenibilità, affinché il lettore possa vedere come i diversi argomenti si collegano nella pratica. | Un soggetto incaricato dell'assurance può verificare se i collegamenti sono reali e tracciabili oppure se la relazione presenta temi distinti come collegati senza un adeguato supporto. | Bozza della descrizione che mostra i collegamenti tra i temi; mappatura interna tra i temi; documenti di origine relativi alle azioni collegate; note di revisione che confermano che i collegamenti sono stati verificati prima della pubblicazione. |
| Abbiamo collegato mediante riferimenti incrociati le informazioni sugli incidenti ai canali di segnalazione e alle sezioni relative alle azioni, affinché il lettore possa seguire la questione dalla segnalazione alla risposta. | Un soggetto incaricato dell'assurance può verificare se i riferimenti rimandano effettivamente ai punti corretti, se lo stesso insieme di incidenti è utilizzato in tutto il documento e se è stato omesso qualche collegamento significativo. | Verifica dei collegamenti ipertestuali o dei riferimenti alle pagine; registro degli incidenti; registrazioni dei canali; sistema di monitoraggio delle azioni; bozza finale che dimostra che i riferimenti sono stati verificati prima della pubblicazione. |
| Abbiamo descritto le principali fasi già intraprese, quelle pianificate e quelle ancora in corso per affrontare gli effetti negativi sui lavoratori nella catena del valore. | Un soggetto incaricato dell'assurance può chiedere se le azioni sono completate, se le tempistiche sono chiare e se la formulazione sovrastima ciò che è stato effettivamente avviato o realizzato. | Piano d'azione; sistema di monitoraggio del progetto; aggiornamenti sullo stato di attuazione; approvazioni relative alle azioni pianificate rispetto a quelle completate; evidenza che ciascuna azione era aggiornata alla data di riferimento. |
| Abbiamo esposto le principali misure e le risorse assegnate per gestire gli effetti positivi e negativi, i rischi e le opportunità connessi ai lavoratori nella catena del valore. | Un soggetto incaricato dell'assurance può verificare se la descrizione delle risorse è sufficientemente specifica, se le misure sono effettivamente principali e se l'assegnazione corrisponde alle priorità dichiarate. | Registri di bilancio e del personale; piani dei programmi; matrice delle responsabilità; documenti sottoposti alla direzione che mostrano perché le misure sono state selezionate come principali; revisione interna dell'assegnazione delle risorse. |
| Laddove la pressione commerciale avrebbe potuto limitare la risposta, abbiamo documentato la leva di influenza di cui disponevamo, eventuali azioni congiunte con altri soggetti e il modo in cui abbiamo gestito tali tensioni. | Un soggetto incaricato dell'assurance può verificare se l'impresa disponeva effettivamente di una leva di influenza, se è stata utilizzata un'azione collettiva ove necessario e se la pressione commerciale è stata minimizzata o ignorata. | Registrazioni del coinvolgimento dei fornitori; documenti relativi a iniziative congiunte; note di escalation; documenti decisionali sui compromessi; evidenza di come i vincoli commerciali sono stati considerati e risolti. |
Pacchetto di evidenze da preparare
Lacune ricorrenti nella rendicontazione
Lacune ricorrenti
Errori da evitare nella raccolta dei dati
Dove serve spesso un giudizio professionale
Esempi
Esempi illustrativi
Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.
Stiamo utilizzando un programma di miglioramento dei fornitori per affrontare i rischi relativi ai diritti dei lavoratori nella nostra base di fornitura per il taglio e cucito e dei tessuti; questo esempio è sintetico e ha finalità esclusivamente illustrative. - Abbiamo effettuato 24 revisioni dei fornitori e 18 audit di sito presso 30 fornitori diretti; 12 fornitori hanno ricevuto piani di azioni correttive, 9 hanno completato la nostra formazione sull'orario di lavoro e sulla gestione dei reclami e 6 hanno ricevuto supporto attraverso attività di coaching successive. - Il principale tipo di problema era l'eccesso di straordinari, insieme a ritardi nel pagamento dei salari e a canali deboli per dare voce ai lavoratori; abbiamo utilizzato termini contrattuali, discussioni sui volumi degli ordini e riunioni di escalation per ottenere l'adozione di misure correttive, e il punteggio medio della nostra scheda di valutazione dei fornitori era pari a 78/100, con una media di 82/100 per i siti sottoposti ad audit relativamente ai controlli sul lavoro; 4 audit non hanno evidenziato rilievi rilevanti, 10 hanno evidenziato rilievi minori e 4 rilievi significativi. - Durante il periodo abbiamo registrato 7 incidenti, tra cui 4 violazioni relative agli straordinari, 2 casi di ritardo nel pagamento dei salari e 1 accusa di ritorsione; abbiamo classificato 2 incidenti come di gravità elevata, 3 come di gravità media e 2 come di gravità bassa.
Solo illustrazione sintetica; le cifre sono inventate per la formazione e sono coerenti internamente.
Stiamo applicando controlli sui fornitori per ridurre i rischi relativi alla salute e sicurezza e al lavoro forzato nella nostra filiera degli input agricoli e degli imballaggi; questo esempio è sintetico e ha finalità esclusivamente illustrative. - Abbiamo completato 16 interlocuzioni con i fornitori e 14 audit presso 22 fornitori; 8 fornitori sono stati inseriti in piani di miglioramento, 11 responsabili e team addetti agli acquisti hanno ricevuto una formazione di aggiornamento e 5 fornitori hanno partecipato a workshop congiunti sulle pratiche di reclutamento e sulla sicurezza del sito. - I principali tipi di danno erano condizioni di lavoro non sicure, esposizione al pagamento di commissioni di reclutamento e limitata libertà di lasciare il rapporto di lavoro; ci siamo basati su impegni di acquisto, clausole contrattuali ed escalation con i referenti senior dei fornitori, mentre l'indice di performance dei fornitori era in media pari a 74/100 e la media dei fornitori sottoposti ad audit era pari a 79/100; 3 audit non hanno evidenziato rilievi, 8 hanno evidenziato problemi limitati e 3 problemi rilevanti. - Abbiamo registrato complessivamente 5 incidenti, costituiti da 2 eventi relativi alla sicurezza, 2 reclami relativi a commissioni di reclutamento e 1 caso di trattenimento del passaporto; 1 è stato classificato come grave, 2 come moderato e 2 come minore.
Solo illustrazione sintetica; le cifre sono inventate per la formazione e sono coerenti internamente.
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Scenari da affrontare
Un redattore dispone di un breve elenco di misure rivolte ai fornitori per una questione relativa ai diritti dei lavoratori: clausole contrattuali riviste, un piano di azioni correttive e ulteriori visite ai siti. La bozza menziona anche un budget per la formazione, ma non è chiaro se tale budget sia stato effettivamente utilizzato in questo periodo.
Un team ha risposto a una grave questione relativa al lavoro presso un fornitore rendendo più rigorose le condizioni di acquisto, aumentando le telefonate di follow-up e utilizzando il proprio potere d'acquisto per spingere verso il cambiamento. La bozza del rapporto afferma che la questione è stata “affrontata”, ma non spiega quale tipo di danno fosse coinvolto né in che modo l'impresa abbia influenzato il fornitore.
Un redattore dispone di dati sulle prestazioni ricavati dalle schede di valutazione dei fornitori e dai risultati degli audit, ma i numeri sono mescolati a commenti narrativi. Un fornitore ha migliorato il proprio punteggio nella scheda di valutazione dopo la formazione, mentre un altro non ha superato un audit e ha ricevuto un piano di azioni correttive; la bozza non mostra quali evidenze supportino ciascuna parte della storia.
Un audit presso un fornitore ha rilevato straordinari eccessivi ripetuti in un sito, e l'impresa classifica la questione come grave. La bozza menziona un incidente, ma il team non è sicuro se descrivere l'evento come isolato o come parte di un fenomeno più ampio, né se l'etichetta relativa alla gravità debba essere spiegata.
Riferimenti al framework
Requisiti ESRS pertinenti e informative correlate
Riferimenti disponibili al framework e informative vicine utili alla preparazione di questo requisito.
ESRS
S2-3
all’interno di ESRS S2: Workers in the Value Chain
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FAQ
Domande a cui risponde questa pagina
Inizia con la spiegazione in linguaggio semplice e con la sezione sulla preparazione passo per passo, quindi utilizza i punti dati elencati per strutturare la bozza. La pagina è concepita per aiutarti a organizzare ambito, evidenze e responsabilità prima di redigere l'informativa.
La pagina elenca i punti dati da preparare, tra cui le azioni attuate, il coinvolgimento dei fornitori, le attività di audit, la formazione e il supporto, la categoria di impatto, le azioni di risposta e le misure relative agli incidenti. Utilizza tale elenco per decidere quali dati già possiedi e quali devono ancora essere richiesti ai responsabili o ai fornitori.
Utilizza la pagina come strumento di coordinamento: ti indirizza ai punti dati, al processo di preparazione passo per passo e al pacchetto di evidenze, così puoi assegnare ogni elemento al responsabile aziendale appropriato. In pratica, ciò significa solitamente distinguere tra responsabili dei contenuti, responsabili dei dati e la persona che assembla la bozza.
La pagina include un pacchetto di evidenze con cinque elementi a supporto della predisposizione all'assurance, insieme a sei asserzioni di assurance da verificare. Utilizza tali materiali per costruire un fascicolo che mostri l'asserzione, il rischio a cui risponde e le evidenze che puoi produrre.
La pagina indica che ci sono sei asserzioni di assurance da verificare, ciascuna collegata a un'asserzione, a un rischio e a un controllo delle evidenze. Usa quella sezione per verificare se la tua bozza è supportata da documenti tracciabili prima che venga sottoposta a revisione.
La pagina elenca lacune ed errori comuni nella rendicontazione, così puoi verificare la presenza di datapoint mancanti, evidenze deboli o ambito non chiaro prima di finalizzare la bozza. È preferibile utilizzarla come controllo di qualità prima dell'invio, anziché come sostituto dei tuoi controlli.
Il Centro download include una cartella di lavoro Prep & Assurance in formato .xlsx e una Scheda della biblioteca stampabile in formato .pdf. Usa la cartella di lavoro per organizzare i datapoint, le evidenze e le verifiche di assurance, e il PDF come riferimento rapido durante la stesura.
La pagina include esempi sintetici illustrativi e una tabella quantitativa per mostrare come l'informativa possa essere trasformata in una bozza. Considerali esclusivamente come esempi di formato e contenuto, non come parametri di riferimento del mondo reale o formulazioni richieste.
La sezione dedicata all'output della bozza fornisce idee per la visualizzazione, spunti per la narrazione e una riga dell'indice dei contenuti per aiutarti a convertire i tuoi dati in un testo pronto per la relazione. Usa questi suggerimenti per mantenere la narrazione collegata ai datapoint e alle evidenze che hai raccolto.
La pagina contiene una tabella «Dalle relazioni delle imprese» che rimanda a relazioni pubblicate in cui l'argomento è oggetto di informativa. Usala per vedere come altri presentano l'argomento, mantenendo però la tua bozza fondata sui dati e sulle evidenze della tua organizzazione.
Altre domande in cui questa pagina può aiutare
Approfondisci · S2-3
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