Focus dell’informativa
Questa informativa chiede a un’organizzazione di spiegare le politiche che ha adottato per i lavoratori nella sua catena del valore e come tali politiche vengono utilizzate nella pratica. In termini semplici, riguarda la dimostrazione del fatto che l’organizzazione disponga di regole o impegni chiari che riguardano le persone che producono, gestiscono, trasportano, vendono o altrimenti supportano i suoi prodotti e servizi al di fuori della propria forza lavoro, e di ciò che tali regole intendono conseguire.
L’attenzione pratica è rivolta al fatto che tali politiche siano sufficientemente ampie da applicarsi alle parti rilevanti della catena del valore, anziché soltanto ad alcuni siti o fornitori visibili o di alto profilo. L’organizzazione dovrebbe chiarire dove si applicano le politiche, chi riguardano e se sono integrate nella gestione quotidiana dei rapporti con fornitori e contraenti, non soltanto enunciate ad alto livello.
Questo materiale didattico LRA supporta la preparazione dell’informativa. Per i requisiti esatti, fai sempre riferimento alla fonte ufficiale European Commission.
Prima di iniziare
Prima di iniziare
Una breve checklist prima di preparare questa informativa: spunta ogni voce man mano che la definisci.
Preparazione
Informazioni chiave da preparare
| Campo da preparare | Cosa rilevare | Suggerimento sull’evidenza | Responsabile |
|---|---|---|---|
| Indicatore di lavoro forzato | Registrare se l’organizzazione ha identificato un rischio o un caso di lavoro forzato per il periodo di riferimento, utilizzando la stessa base applicata nel monitoraggio interno e nella tracciatura dei casi. | Risultati della due diligence sui diritti umani, registri degli incidenti, documentazione di audit o indagine e stato di conformità a fine periodo utilizzato per la rendicontazione legale o di sostenibilità. | Rendicontazione legale / diritti umani / sostenibilità |
| Indicatore di lavoro minorile | Registrare se l’organizzazione ha identificato un rischio o un caso di lavoro minorile per il periodo di riferimento, sulla base del proprio monitoraggio e dei propri registri dei casi. | Risultati degli audit, registri delle segnalazioni o degli incidenti, documentazione sulle azioni correttive e stato a fine periodo detenuto dai team legale, di conformità o di sostenibilità. | Rendicontazione legale / diritti umani / sostenibilità |
| Indicatore di tratta | Registrare se l'organizzazione ha identificato un rischio o un incidente di tratta per il periodo di rendicontazione, utilizzando la stessa fonte interna usata per monitorare segnalazioni, indagini ed esiti. | Fascicoli delle indagini, registri delle segnalazioni tramite hotline o dei reclami, rapporti di audit e stato a fine periodo mantenuto dalla funzione legale, di conformità o di rendicontazione di sostenibilità. | Rendicontazione legale / dei diritti umani / di sostenibilità |
| Adozione del codice dei fornitori | Registrare se ci si aspetta che i fornitori seguano un codice formale dei fornitori o uno standard equivalente rivolto ai fornitori, come applicato negli acquisti e nell'inserimento dei fornitori. | Documento relativo al codice dei fornitori, politica degli acquisti, pacchetto di inserimento, modelli contrattuali e registri di conformità dei fornitori. | Acquisti / Legale / Rendicontazione di sostenibilità |
| Tasso di copertura dei fornitori | Rilevare la quota di fornitori che rientrano nel codice dei fornitori indicato o nello standard equivalente, utilizzando la popolazione di fornitori definita dall'organizzazione e la stessa base di conteggio per l'intero periodo. | Dati principali sui fornitori, analisi della copertura degli acquisti, archivio dei contratti e file di calcolo che mostra numeratore, denominatore e periodo. | Acquisti / Catena di approvvigionamento / Rendicontazione di sostenibilità |
| Azioni di applicazione | Descrivere le azioni utilizzate quando i fornitori non rispettano il codice dei fornitori, quali verifica, escalation, rimedio, sospensione o cessazione, nel modo in cui gli approvvigionamenti le applicano effettivamente. | Codice dei fornitori, procedura di escalation, clausole contrattuali, registri delle azioni di rimedio e registri delle violazioni commesse dai fornitori e delle azioni di follow-up. | Approvvigionamento / Legale / Rendicontazione di sostenibilità |
| Titolo della politica | Acquisire il nome esatto della politica che definisce l’approccio dell’organizzazione al tema, così come compare nella libreria delle politiche approvate. | Registro delle politiche approvate, sistema di controllo dei documenti, verbale di approvazione da parte del consiglio o della direzione e versione attualmente pubblicata della politica. | Legale / Sostenibilità / Responsabile della politica |
| Ambito di applicazione della politica | Indicare a quali parti della catena del valore dell’organizzazione si applica la politica, utilizzando la descrizione delle attività dell’organizzazione e specificando dove opera e dove la politica è destinata ad applicarsi. | Testo della politica, dichiarazione dell’ambito di applicazione, standard per i fornitori o i clienti e orientamenti interni che mostrino se essa si applica prima o dopo le attività proprie dell’organizzazione. | Legale / Sostenibilità / Responsabile della politica |
| Gruppi di lavoratori coperti | Elencare i gruppi di lavoratori che la politica intende coprire, utilizzando le categorie proprie dell’organizzazione per i dipendenti e per le altre persone incluse nella politica. | Testo della politica, definizioni relative alle risorse umane o alla forza lavoro, linee guida per lavoratori a contratto o tramite agenzia e note di attuazione che mostrino quali gruppi sono inclusi. | Risorse umane / Legale / Rendicontazione di sostenibilità |
| Copertura geografica | Indicare i paesi o le regioni in cui si applica la politica, utilizzando la presenza operativa propria dell’organizzazione e le località indicate nella politica. | Testo della politica, elenco dei paesi, mappa regionale delle attività operative ed eventuali indicazioni attuative che limitano o estendono la politica in base alla località. | Legale / Conformità / Rendicontazione di sostenibilità |
Come prepararla
Richiedi i dati
Richiedere il pacchetto di evidenze sulla politica dei fornitori
Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.
Quali evidenze relative alle politiche e ai controlli disponiamo riguardo alle aspettative in materia di diritti dei lavoratori nelle relazioni con i lavoratori dei nostri fornitori e con gli altri lavoratori nella catena del valore?
Utilizzate innanzitutto i termini propri della vostra organizzazione, quindi mappateli alle categorie di rendicontazione. Ad esempio, se parlate di standard dei fornitori, regole per i venditori, requisiti per gli appaltatori o condotta dei partner, utilizzate tali denominazioni nella richiesta e traducetele solo successivamente ai fini della rendicontazione. Mantenete la richiesta nella lingua già utilizzata internamente dal responsabile e verificate la fonte ufficiale prima dell’approvazione finale.
Richiesta debole
Fornire le informative sulle politiche previste da ESRS S2-1 per i lavoratori della catena del valore, inclusi la politica, la copertura, l'ambito e i meccanismi di applicazione.
Perché non funziona: Utilizza un linguaggio dei quadri di rendicontazione che molti responsabili operativi non usano nella quotidianità, quindi il destinatario deve tradurre la richiesta prima di poter rispondere. Inoltre, non indica da quali documenti interni, sistemi o denominazioni aziendali attingere, il che rende la richiesta più lenta e aumenta la probabilità che la risposta sia incompleta.
Richiesta migliore
Inviare il pacchetto aggiornato di politiche sul lavoro dei fornitori e dei soggetti terzi per [period], inclusi il nome/la versione della politica, i gruppi di fornitori e di lavoratori coperti, i Paesi o le regioni inclusi nell'ambito, la quota di fornitori coperti e i controlli utilizzati per applicarla. Utilizzare innanzitutto le proprie denominazioni interne; successivamente le mapperemo ai fini della rendicontazione.
Modello di e-mail formale
Oggetto: Richiesta di evidenze sulla policy dei fornitori per [reporting period] Buongiorno [name], Stiamo preparando il pacchetto per la rendicontazione di sostenibilità e abbiamo bisogno del tuo aiuto per raccogliere le evidenze relative alle aspettative nei confronti dei fornitori e degli altri lavoratori di terzi. Invia la policy o lo standard vigente, insieme ai dettagli di supporto riportati di seguito, per [reporting period] e per le aree aziendali incluse nell'ambito. Includi: - il nome e la versione della policy o dello standard - le parti dell'attività e le tipologie di fornitori coperte - i gruppi di lavoratori a cui si applica - i Paesi o le regioni coperti - se si applica alle parti upstream, downstream o a entrambe della catena del valore - la quota di fornitori coperti e il modo in cui tale quota è stata calcolata - i controlli utilizzati per applicarla in pratica, come la formulazione dei contratti, le verifiche di onboarding, gli audit, le azioni di follow-up o le fasi di escalation - il file o il link al sistema di origine - il responsabile, l'approvatore e la data di approvazione Se utilizzi etichette interne diverse, mantieni la tua terminologia e aggiungi una breve nota, così potremo effettuare la mappatura in seguito. Invia queste informazioni in una tabella o in un breve pacchetto entro [date]. Grazie, [preparer name]
Versione breve per Teams / Slack
Buongiorno [name] — potresti inviare il pacchetto vigente delle policy relative ai fornitori / lavoratori di terzi per [period]? Includi il nome/la versione della policy, chi copre, dove si applica, la quota di fornitori coperti e il modo in cui viene applicata in pratica. Usa i termini del tuo team; li mapperemo in seguito. Grazie — [name]
Esempi di settore
Manifattura
Contesto. L'impresa acquista componenti da fornitori diretti e utilizza appaltatori logistici e agenzie per il lavoro presso alcuni siti.
Richiesta adattata. Inviare il pacchetto aggiornato degli standard per i fornitori relativo a [period], compresi il codice o le regole per i fornitori, i gruppi di fornitori e appaltatori a cui si applica, i siti e i Paesi inclusi nell'ambito, la percentuale dei fornitori attivi coperti e i controlli utilizzati per applicarlo nella pratica.
Esempio di risposta. Politica: Standard per i fornitori v3.1; Ambito: fornitori di materiali diretti, appaltatori della logistica e agenzie per il lavoro; Copertura: 87% dei fornitori attivi in termini numerici e 92% della spesa annuale; Applicazione: clausole contrattuali, verifica in fase di inserimento, audit annuali e follow-up sulle azioni correttive; Fonte: archivio delle politiche di approvvigionamento.
Vendita al dettaglio / Vendita all'ingrosso
Contesto. L'impresa acquista prodotti finiti da fornitori esteri e in alcuni mercati si avvale di partner per l'evasione degli ordini e di accordi di tipo franchising.
Richiesta adattata. Condividere il pacchetto aggiornato sulla condotta dei fornitori relativo a [period], compresi il nome/la versione della politica, i gruppi di fornitori e partner a cui si applica, i Paesi coperti, la percentuale di fornitori coperti e le modalità di gestione delle violazioni.
Esempio di risposta. Politica: Codice per un approvvigionamento responsabile v5.0; Ambito: fornitori di prodotti, partner per l'evasione degli ordini e partner selezionati in franchising; Copertura: 74% dei fornitori attivi e 81% del valore degli acquisti; Applicazione: inserimento dei fornitori, clausole contrattuali, verifiche periodiche, escalation verso il risanamento e sospensione per questioni non risolte; Fonte: portale dei fornitori e archivio dei contratti.
Redigi la tua informativa
Note che trasformano i dati in un’informativa
Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.
Nota metodologica
Spiegare come l'organizzazione ha definito l'ambito di applicazione della politica, i gruppi di lavoratori inclusi, i confini geografici utilizzati e come sono stati valutati la copertura dei fornitori e l'applicazione delle misure di controllo sulla base della documentazione sottostante.
Nota di contesto
Illustrare cosa mostrano i dati sulla portata della politica nell'ambito dell'attività, quali gruppi di fornitori sono coperti e se le misure di controllo sono concepite per affrontare i rischi di lavoro forzato, lavoro minorile e tratta.
Dichiarazione sulle variazioni
Se la copertura o l'applicazione delle misure di controllo sono cambiate rispetto al periodo precedente, indicare se ciò è stato determinato da una revisione dell'ambito di applicazione della politica, da una popolazione di fornitori più ampia o da un cambiamento nel modo in cui l'organizzazione applica le proprie misure di controllo.
Voce dell’indice dei contenuti
S2-1 Politiche (lavoratori nella catena del valore) — [posizione / pagina] / [note]Centro download
Strumenti e moduli per la preparazione
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Preparazione all’assurance
Per ogni affermazione, verifica le evidenze
| Affermazione | Rischio | Evidenze da verificare |
|---|---|---|
| Ho verificato che la nota sulla politica indichi la politica o le politiche pertinenti che utilizziamo per gestire le questioni rilevanti per i lavoratori nella catena del valore, anziché basarsi su una dichiarazione generica. | Un soggetto incaricato dell'assurance può chiedere se l'informativa è sufficientemente specifica da mostrare quali documenti relativi alle politiche esistono effettivamente e se sono quelli utilizzati per il tema oggetto della rendicontazione. | Documenti relativi alle politiche approvati, registro o inventario delle politiche, riferimento incrociato alla bozza della relazione e approvazione finale che dimostri che le politiche indicate corrispondono ai documenti interni aggiornati. |
| Ho confermato che il testo indica se disponiamo di un'ampia politica sui diritti umani e, in caso affermativo, che essa è formulata come un impegno ad applicare i tre quadri internazionali indicati. | Il soggetto incaricato dell'assurance può verificare se l'impresa ha sovrastimato l'esistenza o l'ambito di un impegno sui diritti umani applicabile all'intero gruppo, o se la dichiarazione è supportata dal testo della politica sottostante. | Il testo della politica, i documenti relativi all'approvazione da parte del consiglio di amministrazione o della direzione, le note della revisione legale o di sostenibilità e una mappatura che mostri dove i tre quadri sono riflessi nella politica. |
| Ho verificato che la dichiarazione sul perimetro spieghi quali parti dell'attività e della catena del valore rientrano nel perimetro e quali sono state escluse, comprese le località e i gruppi di lavoratori pertinenti. | Il soggetto incaricato dell'assurance può contestare se il perimetro dichiarato è completo, coerente al suo interno e allineato agli effettivi confini utilizzati nella valutazione sottostante. | Nota sul perimetro, documento sulla definizione dei confini, mappe organizzative e della catena del valore, elenco dei siti o delle attività inclusi ed esclusi e documenti di lavoro utilizzati per predisporre l'informativa. |
| Ho verificato che la sezione sulla politica spieghi come abbiamo tenuto conto degli interessi delle persone interessate nello stabilire le regole per i lavoratori nella catena del valore. | Il soggetto incaricato dell'assurance può chiedere se si tratta di una descrizione effettiva del modo in cui le opinioni degli stakeholder hanno orientato la politica o soltanto di un'affermazione generica priva di una base tracciabile. | Documenti relativi al coinvolgimento degli stakeholder, sintesi delle consultazioni, verbali delle riunioni, registri dei reclami o dei riscontri ed evidenze che mostrino come tali contributi abbiano influenzato il testo o le revisioni della politica. |
| Ho confermato che l'informativa indica se le nostre politiche relative ai lavoratori riguardano la tratta, il lavoro forzato e il lavoro minorile e che la formulazione corrisponde all'effettivo contenuto delle politiche. | Il soggetto incaricato dell'assurance può verificare se la relazione sovrastima la copertura, lasciando intendere che tali temi siano affrontati quando la policy li menziona solo indirettamente o parzialmente. | Clausole pertinenti della policy, standard o disposizioni del codice applicabili ai fornitori, note della revisione legale e una mappatura tema-policy che mostri dove ciascuna questione è affrontata. |
| Ho verificato che la sezione relativa al codice dei fornitori indichi se tale codice esiste e che qualsiasi dato sulla copertura sia calcolato sulla base della stessa popolazione di fornitori utilizzata nell'analisi di supporto. | Il soggetto incaricato dell'assurance può verificare se la dichiarazione sull'esistenza è supportata e se la percentuale si basa su un denominatore chiaramente definito, senza doppi conteggi né fornitori omessi. | Dati principali sui fornitori, registro della distribuzione o dell'accettazione del codice, foglio di calcolo dei calcoli, definizione della popolazione di fornitori e riconciliazione con i dati degli acquisti. |
Pacchetto di evidenze da preparare
Lacune ricorrenti nella rendicontazione
Lacune ricorrenti
Errori da evitare nella raccolta dei dati
Dove serve spesso un giudizio professionale
Esempi
Esempi illustrativi
Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.
Disponiamo di una politica sui diritti umani applicata a livello di gruppo per la nostra catena di fornitura a monte, che copre i lavoratori delle fabbriche, i lavoratori a domicilio, i lavoratori migranti e il personale temporaneo delle agenzie nei Paesi di approvvigionamento in Asia, Europa e Nord Africa. Richiediamo inoltre un codice dei fornitori al 92% dei fornitori diretti in termini numerici e utilizziamo audit, azioni correttive successive e rimedi contrattuali laddove siano rilevate violazioni.
- Nella nostra ultima revisione non abbiamo individuato casi confermati di lavoro forzato, lavoro minorile o tratta nell'ambito coperto.
Si tratta di una narrazione sintetica e illustrativa che mostra come un redattore potrebbe descrivere una politica, la sua portata, la copertura del codice dei fornitori, l'approccio all'applicazione delle misure e un esito con zero incidenti per i tre indicatori di abuso del lavoro.
Il nostro gruppo applica una politica sui diritti dei lavoratori sia alle nostre attività proprie sia a partner selezionati della distribuzione a valle, con un'attenzione principale al personale di magazzino, ai lavoratori dei trasporti, ai lavoratori stagionali e al personale delle agenzie nel Regno Unito, in Irlanda e in Spagna. È in vigore un codice dei fornitori per il 78% dei fornitori pertinenti, che sosteniamo con formazione, visite ai siti, escalation al senior management e sospensione dei rapporti commerciali ove necessario.
- Non abbiamo registrato casi confermati di lavoro forzato, lavoro minorile o tratta nel periodo di riferimento.
Si tratta di una narrazione sintetica e illustrativa che mostra un secondo redattore plausibile, con un settore diverso, un ambito più ampio, una copertura parziale del codice dei fornitori, una diversa combinazione di misure di applicazione e un esito con zero incidenti per i tre indicatori di abuso del lavoro.
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Verifica la tua comprensione
Scenari da affrontare
Un redattore sta predisponendo la nota sulla politica per un gruppo che acquista componenti dall’Asia e vende prodotti finiti tramite distributori in Europa. La bozza della politica riguarda i rischi relativi al lavoro nella base di fornitura, ma non specifica ancora quali gruppi di lavoratori rientrano nell’ambito né quali Paesi sono coperti.
Un’impresa dispone di uno standard per i fornitori che vieta il lavoro forzato, il lavoro minorile e la tratta nella propria rete di approvvigionamento diretto. Lo stesso documento stabilisce inoltre che i fornitori devono trasmettere la regola ai subappaltatori, ma il redattore non è sicuro se debba indicare la politica come applicabile solo ai fornitori diretti o alla catena più ampia.
Il team legale conferma che il gruppo dispone di un codice per i fornitori e l'ufficio acquisti afferma che 82% dei fornitori in termini di spesa lo ha accettato. Tuttavia, non esiste un processo chiaro per stabilire cosa accade quando un fornitore viola il codice, oltre a una dichiarazione generale secondo cui le questioni vengono esaminate caso per caso.
Un preparatore dispone di tre documenti interni distinti: uno sulle norme del lavoro, uno sulla condotta dei fornitori e uno sulla due diligence in materia di diritti umani. Il team non sa se presentarli come un'unica politica o come elementi separati, né se menzionare che la norma del lavoro è il documento principale utilizzato per i lavoratori nella catena del valore.
Riferimenti al framework
Requisiti ESRS pertinenti e informative correlate
Riferimenti disponibili al framework e informative vicine utili alla preparazione di questo requisito.
ESRS
S2-1
all’interno di ESRS S2: Workers in the Value Chain
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FAQ
Domande a cui risponde questa pagina
Utilizzate la pagina esclusivamente come guida pratica: iniziate dalla spiegazione in linguaggio semplice, quindi esaminate i datapoint da preparare, la sezione sulla preparazione passo dopo passo e la sezione sull'output in bozza. È concepita per aiutarvi a predisporre una bozza e un pacchetto di evidenze, non per sostituire il giudizio o il processo di revisione in materia di rendicontazione della vostra organizzazione.
La pagina elenca i punti dati da preparare: indicatore di lavoro forzato, indicatore di lavoro minorile, indicatore di tratta di esseri umani, adozione del codice dei fornitori, tasso di copertura dei fornitori, azioni di enforcement, titolo della politica, portata della politica, gruppi di lavoratori coperti e copertura geografica. Utilizzate tale elenco per definire la vostra richiesta di dati e verificate che ogni elemento abbia un responsabile e una fonte.
La pagina rimanda alla portata della politica, ai gruppi di lavoratori coperti e alla copertura geografica come principali punti dati per la definizione dell'ambito. In pratica, utilizzate questi campi per chiarire quali lavoratori, fornitori e località sono inclusi nell'informativa in bozza.
La pagina è pensata per i responsabili della sostenibilità/ESG, i responsabili delle risorse umane o dei dati e i revisori dell'assurance; pertanto, la responsabilità dovrebbe spettare alle persone in grado di confermare i dati e le evidenze sottostanti. Utilizzate la cartella di lavoro e il pacchetto di evidenze per assegnare ciascun punto dato a un responsabile nominativamente individuato prima della redazione.
La pagina include un pacchetto di evidenze con cinque elementi per la preparazione all'assurance, insieme a sei asserzioni di assurance da verificare. Utilizzate questi materiali per creare un fascicolo che colleghi ogni punto comunicato alle evidenze di fonte e a una chiara traccia per il revisore.
La pagina indica che vi sono sei asserzioni di assurance da verificare, ciascuna strutturata intorno ad asserzione, rischio ed evidenza. Utilizzatele come lista di controllo per verificare se l'informativa in bozza è supportata dalle registrazioni sottostanti prima che venga sottoposta a revisione.
La pagina include un elenco delle lacune e degli errori comuni nella rendicontazione per aiutarvi a evitare una redazione debole o incompleta. Utilizzate tale sezione come controllo prima della presentazione, soprattutto quando manca un punto dato, questo non è chiaro o non è supportato da evidenze.
Il Centro download include una cartella di lavoro Prep & Assurance in formato .xlsx. Utilizzala per organizzare i datapoint, monitorare le responsabilità e raccogliere le evidenze necessarie per una bozza e una revisione di assurance.
Il Centro download include anche una scheda della libreria stampabile in formato .pdf. Utilizzala come riferimento rapido mentre prepari l'informativa, controlli il pacchetto di evidenze o esamini la bozza.
La pagina contiene una sezione dedicata all'output della bozza con idee per la visualizzazione, spunti narrativi iniziali e una riga per l'indice dei contenuti. Utilizza questi suggerimenti per trasformare i dati raccolti in una breve descrizione e in una bozza strutturata che corrisponda al formato di rendicontazione interno.
Altre domande in cui questa pagina può aiutare
Approfondisci · S2-1
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