Focus dell’informativa
L’attenzione pratica è rivolta alla forza lavoro coperta dal perimetro di rendicontazione e all’utilizzo di una base coerente, affinché le informazioni siano comparabili nel tempo. Le organizzazioni dovrebbero valutare se i dati riflettono l’intera forza lavoro nelle operazioni, nelle entità e nelle sedi comprese nel perimetro, anziché soltanto sedi selezionate o esempi salienti, e dovrebbero indicare chiaramente eventuali lacune o limitazioni nella copertura.
Questo materiale didattico LRA supporta la preparazione dell’informativa. Per i requisiti esatti, fai sempre riferimento alla fonte ufficiale European Commission.
Preparare
Cosa raccogliere prima di redigere
Spunta ogni campo man mano che arrivano le evidenze. I responsabili sono i team che di solito custodiscono i file sorgente.
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Quota delle donne
HR / Analisi del personaleRilevare la percentuale della popolazione pertinente registrata come di sesso femminile, utilizzando la stessa definizione della popolazione e lo stesso periodo di rendicontazione della metrica di origine.
Evidenze Estratto HRIS o della reportistica sulla forza lavoro con il campo relativo al genere e il denominatore utilizzato per il calcolo; verificare che il dato riconcili con il file sottostante del numero di dipendenti.
Attenzione a Non riconcilia con la fonte del numero di dipendenti perché la categoria femminile è costruita a partire da una popolazione o da un periodo diversi da quelli del denominatore.
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Quota degli uomini
HR / Analisi del personaleRilevare la percentuale della popolazione pertinente registrata come di sesso maschile, utilizzando la stessa definizione della popolazione e lo stesso periodo di rendicontazione della metrica di origine.
Evidenze Estratto HRIS o della reportistica sulla forza lavoro con il campo relativo al genere e il denominatore utilizzato per il calcolo; verificare che il dato riconcili con il file sottostante del numero di dipendenti.
Attenzione a Non si riconcilia con la fonte dell'organico della forza lavoro perché la categoria maschile è costruita a partire da una popolazione o da un periodo diverso rispetto al denominatore.
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Quota relativa agli altri generi
Risorse umane / Analisi del personaleRilevare la percentuale della popolazione pertinente registrata al di fuori delle categorie femminile e maschile, utilizzando la stessa definizione della popolazione e lo stesso periodo di riferimento della metrica di origine.
Evidenze Estratto HRIS o del reporting sulla forza lavoro con il campo relativo al genere e il denominatore utilizzato per il calcolo; verificare che il dato riconduca al file sottostante dell'organico.
Attenzione a Le categorie non sono allineate al campo relativo al genere dell'organizzazione, per cui le persone registrate al di fuori delle categorie femminile e maschile vengono omesse o conteggiate diversamente rispetto al sistema di origine.
Prima di iniziare
- Avete stabilito quali persone sono conteggiate qui e quali sono escluse, prima di suddividere i dati per genere?
- State utilizzando la stessa base di conteggio e la stessa data limite per tutte e tre le percentuali, in modo che i numeri siano coerenti?
- È possibile ricondurre ciascuna percentuale a un documento o report di origine, anziché stimarla a memoria o sulla base di un'ipotesi in un foglio di calcolo?
- Avete concordato quali definizioni utilizzerà in pratica la vostra organizzazione per le tre etichette, in modo che le categorie siano applicate coerentemente?
- Prima di iniziare, avete verificato che le tre quote si sommino in modo sensato rispetto alla stessa popolazione totale oggetto della rendicontazione?
Come prepararla
Richiedi i dati
Richiedere i dati sulla ripartizione della forza lavoro per genere
Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.
Qual è l'attuale ripartizione della nostra forza lavoro per genere per il periodo e il perimetro di rendicontazione che stiamo utilizzando?
Utilizzate innanzitutto i termini propri della vostra organizzazione per i dati sul personale, quindi ricondוטeli alle categorie di rendicontazione. Ad esempio, se internamente parlate di gruppi di dipendenti, popolazione dei lavoratori o coorti dell'organico, utilizzate queste definizioni nella richiesta e traducetele solo successivamente ai fini della rendicontazione. Verificate i dati di origine e la mappatura finale prima dell'approvazione.
Richiesta debole
Fornire i dati sulla diversità della forza lavoro di ESRS S1-8, inclusa la ripartizione per genere.
Perché non funziona: La richiesta è eccessivamente incentrata sul framework e non indica al responsabile quale popolazione, fonte, data limite o etichette interne utilizzare. Inoltre, non chiarisce il criterio alla base dei dati, quindi i dati restituiti potrebbero non corrispondere al perimetro di rendicontazione o ai registri propri dell’organizzazione.
Richiesta migliore
Inviare la ripartizione attuale della forza lavoro per genere per il [reporting period], relativa al [reporting boundary]. Utilizzare le etichette interne per i dati relativi alle persone e includere il sistema di origine, la data di cut-off, la popolazione inclusa e l’indicazione se i dati sono espressi come organico o su un’altra base. Restituire i conteggi e le percentuali per categoria, oltre al link all’estrazione o al report di supporto.
Modello di e-mail formale
Oggetto: Richiesta dei dati sulla ripartizione per genere della forza lavoro per [reporting period] Buongiorno [name], Potresti inviare l’estratto sulla ripartizione per genere della forza lavoro per [reporting period], relativo a [reporting boundary]? Utilizza nell’estratto le etichette proprie dell’organizzazione per i dati relativi al personale e includi il sistema di origine, la data limite, la popolazione inclusa e il criterio utilizzato per i dati. Se i dati sono conservati in più di un sistema, indica quale fonte è stata utilizzata per ciascuna parte. Sarebbe ideale una semplice tabella con i conteggi e le percentuali per categoria di genere interna. Allega inoltre, oppure inserisci il link a, l’esportazione, il report o la vista della dashboard utilizzati per la preparazione. Se qualcosa non è chiaro, sono disponibile a concordare la formulazione prima dell’invio. Verifica inoltre la fonte ufficiale prima dell’approvazione finale. Grazie, [nome del preparatore]
Versione breve per Teams / Slack
Buongiorno [name] — potresti condividere la ripartizione per genere della forza lavoro per [reporting period] e [reporting boundary]? Utilizza le nostre etichette interne per i dati relativi al personale e includi la fonte, la data limite, la popolazione inclusa e il criterio utilizzato. Sarebbe utile una tabella con conteggi e % per categoria, oltre all’esportazione/link di supporto. Grazie.
Esempi di settore
Manifattura
Contesto. Un gruppo con diversi stabilimenti e un sistema HR centrale, oltre a registri locali dei siti per i lavoratori appaltati.
Richiesta adattata. Condividere la ripartizione della forza lavoro per genere per il [reporting period] nei [named plants / group boundary]. Utilizzare i termini relativi ai siti e alle risorse umane già usati internamente e indicare quale popolazione è inclusa in ciascuna estrazione del sito. Includere il sistema di origine, la data di cut-off e l’indicazione se i dati sono espressi come organico o su un’altra base.
Esempio di risposta. Cartella di lavoro allegata con schede per ciascun sito, che mostrano il gruppo interno di lavoratori, il conteggio, la percentuale, il sistema di origine, la data di cut-off e le note su qualsiasi mappatura locale utilizzata.
Servizi professionali
Contesto. Una partnership con dipendenti e un gruppo separato di lavoratori contingenti tracciati in sistemi diversi.
Richiesta adattata. Fornire la ripartizione per genere della popolazione di persone utilizzata per la rendicontazione, suddivisa secondo le nostre categorie interne del personale. Includere il sistema di origine per i dipendenti e qualsiasi fonte separata utilizzata per i lavoratori contingenti, oltre alla data di cut-off e alla base di calcolo.
Esempio di risposta. Una tabella riepilogativa e due estrazioni di origine: un’estrazione HRIS per i dipendenti e un report del fornitore per i lavoratori contingenti, ciascuno con conteggi, percentuali e note sulla mappatura.
Redigi la tua informativa
Note che trasformano i dati in un’informativa
Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.
Nota metodologica
Indicare come è stata definita la popolazione della forza lavoro per questa informativa e spiegare che le percentuali sono calcolate sulla stessa base sottostante del conteggio delle persone per le tre categorie di genere registrate.
Nota di contesto
Utilizzare i dati per mostrare come la forza lavoro è distribuita tra le categorie di genere registrate, così che i lettori possano vedere l'equilibrio complessivo anziché percentuali isolate.
Dichiarazione sulle variazioni
Se la composizione cambia rispetto a un periodo precedente, indicare i principali fattori determinanti, come assunzioni, uscite o riclassificazioni, e precisare se il cambiamento è diffuso o concentrato in una categoria.
Voce dell’indice dei contenuti
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Strumenti e moduli per la preparazione
Scarica gli strumenti di preparazione per S1-8 per 24 ore con accesso gratuito tramite email verificata. I link ai rapporti originali restano pubblici.
Verificare
Per ogni affermazione, verifica le evidenze
Abbiamo elaborato il dato sulla base della nostra definizione operativa di alta dirigenza, anziché presumere un'etichetta aziendale generica, e abbiamo documentato tale definizione prima di effettuare qualsiasi conteggio.
Rischio Il prestatore di assurance può verificare se la popolazione è stata definita in modo coerente e se il perimetro scelto avrebbe potuto modificare il risultato.
Evidenze da verificare Nota interna sulla definizione o documento metodologico; approvazione del perimetro utilizzato; mappatura dei ruoli nominati alla popolazione scelta; cronologia delle versioni che dimostri che la definizione era in vigore prima della rendicontazione.
Per il conteggio, abbiamo utilizzato i due livelli manageriali immediatamente inferiori agli organi a livello di consiglio oppure il nostro confine della leadership concordato internamente, e abbiamo mantenuto la stessa base per tutto il calcolo.
Rischio Il soggetto incaricato dell'assurance può verificare se la base selezionata fosse appropriata, applicata in modo coerente e non modificata nel corso della preparazione.
Evidenze da verificare Foglio di calcolo che mostra la base selezionata; organigramma o gerarchia dei ruoli; evidenza dell'approccio approvato; riconciliazione che mostra l'utilizzo della stessa base per tutte le entità o i segmenti inclusi.
Abbiamo verificato la tabella finale rispetto ai dati di origine, in modo che i valori relativi al numero di dipendenti e alle percentuali fossero riconducibili alla popolazione sottostante, e abbiamo conservato la documentazione di supporto per ciascuna categoria di genere presentata.
Rischio Il soggetto incaricato dell'assurance può ricercare errori aritmetici, classificazioni non supportate o una discrepanza tra i numeri pubblicati e i dati di origine.
Evidenze da verificare Estratti dai sistemi HR o dai sistemi relativi al personale; prospetti di calcolo con formule; verifica di quadratura o riconciliazione con la tabella pubblicata; evidenza a supporto della classificazione di genere utilizzata; approvazione della revisione prima della pubblicazione.
Il perimetro di rendicontazione utilizzato per questa informativa è documentato.
Rischio Le esclusioni dal perimetro o le modifiche tardive dell'ambito non sono documentate.
Evidenze da verificare Nota sul perimetro, elenco delle entità o dei siti e verbale di approvazione.
Pacchetto di evidenze da preparare
Lacune ricorrenti nella rendicontazione
- È indicata una percentuale senza i conteggi sottostanti (numeratore e denominatore).
- Il denominatore — ciò di cui la cifra rappresenta una quota — non è spiegato.
- Un perimetro parziale è riportato come se rappresentasse una copertura completa.
- Le attività una tantum sono conteggiate come se fossero programmi in corso.
- Le modifiche al perimetro o al periodo che fanno variare la cifra non sono segnalate.
- Le esclusioni dal perimetro rendicontato non sono elencate né spiegate.
Dove le bozze sbagliano
Errori da evitare e dove serve una valutazione
La colonna sinistra mostra gli errori di chi raccoglie i dati; la destra, dove dovrete prendere e spiegare una valutazione.
Errori da evitare
- Referente sbagliatoRivolgersi al team sbagliato significa che i dati provengono da persone che non gestiscono i registri dell’organico, per cui le percentuali sono costruite su informazioni di seconda mano.
- Solo linguaggio del frameworkRichiedere i dati utilizzando termini in stile ESRS invece delle etichette proprie dell’organizzazione per ruoli e forza lavoro lascia i team locali incerti su quali registri estrarre.
- Perimetro non definitoSe non si definisce quali parti dell’attività e quali gruppi di lavoratori rientrano nel perimetro, team diversi conteranno popolazioni diverse e i totali non coincideranno.
- Data di cut-off errataUtilizzare una data o una base temporale diversa da quella usata per la fotografia della forza lavoro produce numeri che non corrispondono allo stesso momento di rendicontazione.
- Base di calcolo mistaCombinare in un unico calcolo metodi diversi di conteggio dell’organico a tempo pieno, a tempo parziale, dei lavoratori appaltati o di altro tipo distorce la ripartizione, perché le percentuali non sono costruite sulla stessa base.
- Etichette di origine perseCopiare i numeri senza mantenere le etichette di genere originali del file di origine rende poco chiaro quali registri abbiano alimentato ciascuna percentuale.
- Popolazioni uniteInserire gruppi separati di lavoratori in un’unica popolazione quando dovrebbero rimanere distinti nasconde le differenze nella composizione sottostante e può modificare le quote riportate.
- Nessuna traccia documentaleSe non conservi i dettagli del file di origine, la data, il responsabile e l’approvazione della revisione, nessuno può ricostruire come sono state elaborate o verificate le percentuali.
Serve una valutazione
- Definisci il perimetro della popolazione e rispettaloScegli la popolazione della forza lavoro che utilizzerai per la ripartizione percentuale, spiega eventuali esclusioni ai margini e mantieni lo stesso approccio, salvo descrivere chiaramente ogni cambiamento.
- Decidi come gestire un esercizio in cui acquisti o vendi parti dell’attivitàSe il gruppo cambia attraverso acquisizioni o cessioni, indica se la ripartizione riflette la forza lavoro iniziale, finale o media e spiega qualsiasi rideterminazione o mancata rideterminazione dei dati degli esercizi precedenti.
- Applica una regola di classificazione delle persone in tutti i Paesi oppure spiega le differenzeQuando gli archivi locali descrivono il genere o altre categorie di identità in modo diverso, ricond ucili a un’unica base di rendicontazione, illustra l’approccio di riclassificazione e indica i Paesi in cui i dati di origine non possono essere allineati in modo chiaro.
- Spiega come gestisci le persone con dati incompleti o non chiariSe alcuni lavoratori non hanno una categoria registrata, indica se li stimi, li escludi o li inserisci in una categoria separata, e spiega come ciò incide sulle percentuali.
- Chiarisci se la ripartizione deriva da dati HR aggiornati o da un’estrazione riferita a un determinato momentoIndica la data o il periodo utilizzato per la fotografia della forza lavoro e, se i numeri provengono da un’estrazione di sistema anziché da un conteggio manuale, spiega coerentemente tale base.
- Indica quando le norme sulla privacy ti impongono di aggregare i gruppi piccoliSe in alcune sedi o team la forza lavoro è troppo esigua per mostrare separatamente le categorie senza rischi per la privacy, indica la regola di aggregazione utilizzata e segnala l’eventuale conseguente perdita di dettaglio.
- Spiega in che modo l’arrotondamento incide sui totaliIndica se ciascuna percentuale viene arrotondata singolarmente o dopo il calcolo e chiarisci se i dati visualizzati potrebbero non sommare esattamente a 100% a causa dell’arrotondamento.
- Descrivi qualsiasi stima utilizzata al posto di un conteggio direttoQuando la ripartizione non deriva da un conteggio completo delle persone, identifica il metodo di stima, i dati di origine su cui si basa e le parti della forza lavoro coperte dalla stima.
Esempi
Come si legge nella pagina
Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.
: riportiamo la quota della nostra forza lavoro per identità di genere per il periodo di riferimento. In questa illustrazione, i dati sono internamente coerenti e la loro somma corrisponde al totale dell'organico indicato nella tabella.
Suddivisione illustrativa della forza lavoro per identità di genere (people)
| Categoria | Persone |
|---|---|
| Femminile | 420 |
| Maschile | 560 |
| Altro | 20 |
Questo esempio mostra come presentare una semplice suddivisione della forza lavoro utilizzando categorie additive che si riconciliano con il totale.
: la nostra azienda rende nota la composizione della forza lavoro per identità di genere per il periodo, con ciascuna parte che contribuisce al conteggio complessivo dei dipendenti. I dati riportati di seguito sono illustrativi e numericamente coerenti.
Ripartizione illustrativa della forza lavoro per identità di genere (people)
| Categoria | Persone |
|---|---|
| Donne | 135 |
| Uomini | 165 |
| Altro | 0 |
Questo esempio utilizza un settore plausibile diverso e un diverso insieme di dati, mostrando comunque la stessa suddivisione in tre categorie.
Scala di qualità
- Base
Rendiconto 40% donne, 58% uomini e 2% altro.
- Migliore
Rendiconto la composizione della nostra forza lavoro come 40% donne, 58% uomini e 2% altro, sulla base del numero di persone a fine esercizio.
- Ottimo
Rendiconto la composizione della nostra forza lavoro a fine esercizio come 40% donne, 58% uomini e 2% altro nell’intero gruppo; il lieve spostamento verso una maggiore presenza femminile in questo periodo riflette principalmente le assunzioni nei team in cui la rappresentanza femminile era più elevata.
Verifica la tua comprensione
Scenari da affrontare
Il tuo sistema HR mostra tre campi relativi al genere per la forza lavoro: femminile, maschile e un’altra categoria utilizzata da alcuni dipendenti. Una persona non ha scelto una categoria e il team non sa se escluderla dai dati.
Un redattore dispone di dati sulla forza lavoro provenienti da due sistemi: il libro paga per i dipendenti e un registro separato per i membri del consiglio nominati. Il registro del consiglio usa etichette di genere diverse da quelle del libro paga e il team teme che le percentuali non siano comparabili.
La bozza della nota indica che la forza lavoro è composta per il 61% da donne, per il 38% da uomini e per l’1% da altre categorie. Un revisore nota che le percentuali sono state arrotondate a partire da valori più precisi e chiede se la nota sia comunque accettabile.
Un’azienda ha un numero ridotto di collaboratori esterni che lavorano insieme ai dipendenti e il team di rendicontazione non sa se includerli nelle percentuali sulla diversità, perché il rapporto interno delle risorse umane combina entrambi i gruppi.
Chiedi all’AI Assistant del Knowledge Hub di questa informativa
Ottieni risposte pratiche adatte al tuo contesto di rendicontazione.
Controlla il tuo testo
Incolla uno o due paragrafi. Il frammento viene usato solo per questa verifica e non viene salvato nella conversazione.
Il confronto usa gli esempi di questa scheda, non la loro prevalenza nel corpus dei report.
Indicazione, non assurance
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FAQ
Domande a cui risponde questa pagina
La pagina indica di preparare tre punti dati: quota delle donne, quota degli uomini e quota delle persone di altro genere. Utilizza la spiegazione in linguaggio semplice e la sezione sulla preparazione passo dopo passo per trasformare questi dati in una bozza.
Utilizza le indicazioni sulla preparazione passo dopo passo fornite nella pagina per definire la popolazione della forza lavoro oggetto della rendicontazione, quindi mantieni lo stesso ambito nella tabella dei dati, nella descrizione narrativa e nel pacchetto di evidenze. La pagina è concepita per aiutarti a preparare l'informativa in modo pratico e ripetibile.
La pagina è rivolta a responsabili della sostenibilità/ESG, delle risorse umane o dei dati, nonché ai revisori dell'assurance, quindi la responsabilità dovrebbe spettare alla persona o al team in grado di reperire, verificare e spiegare i dati. Il workbook e le fasi di preparazione servono ad aiutare ad assegnare e monitorare tale responsabilità.
La pagina include un pacchetto di evidenze con cinque elementi per la preparazione all'assurance. Utilizzalo insieme alle quattro asserzioni di assurance da verificare, in modo da poter mostrare da dove provengono i dati e come sono stati verificati.
La pagina fornisce quattro asserzioni di assurance da verificare, ciascuna con un'asserzione, un rischio e una richiesta di evidenze. Utilizza tali richieste per verificare se l'informativa è completa, supportata e coerente prima che venga inserita in una relazione.
La pagina elenca le lacune e gli errori comuni nella rendicontazione a cui prestare attenzione. È pensata per aiutare a individuare tempestivamente problemi quali dati mancanti, elementi probativi insufficienti o una discordanza tra la tabella e la descrizione narrativa.
Il Centro download include un workbook Prep & Assurance in formato .xlsx. Utilizzalo per seguire le fasi di preparazione, raccogliere gli elementi probativi necessari per l'assurance e trasformare i dati in una bozza di informativa.
Il Centro download include una Library Card stampabile in formato .pdf. È disponibile come supporto pratico ai contenuti della pagina, così puoi tenere a portata di mano i principali punti di preparazione e i controlli di assurance durante la redazione.
La pagina contiene una sezione dedicata all'output in bozza, con idee per la visualizzazione, spunti per la descrizione narrativa e una riga dell'indice dei contenuti. Utilizza questi suggerimenti per convertire i dati sulla quota di genere in una breve bozza pronta per la rendicontazione, invece di partire da una pagina vuota.
Sì, ma solo come illustrazione sintetica. L'esempio serve a mostrare come potrebbe essere strutturata l'informativa, inclusa una tabella quantitativa, quindi dovresti sostituirlo con i tuoi dati internamente coerenti.
No. La pagina afferma esplicitamente che non viene dichiarata alcuna equivalenza uno-a-uno ESRS/IFRS, pertanto dovrebbe essere utilizzata come guida per gli operatori, non come fonte di corrispondenza.
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