Lavoratori non dipendenti

Preparare

Cosa raccogliere prima di redigere

Spunta ogni campo man mano che arrivano le evidenze. I responsabili sono i team che di solito custodiscono i file sorgente.

• Totale dei lavoratori non dipendenti

  Risorse umane / Gestione del personale

  Rilevare il numero totale di persone che lavorano per l'organizzazione e che non figurano nel suo libro paga, utilizzando la stessa definizione della popolazione impiegata nel reporting sulla forza lavoro.

  Evidenze Registro degli appaltatori, report sul lavoro tramite agenzia, fatture dei fornitori, elenchi degli accessi ai siti oppure un conteggio consolidato della forza lavoro che escluda i dipendenti.

  Attenzione a Non è riconciliato con la popolazione di lavoratori non dipendenti utilizzata nel reporting sulla forza lavoro, con appaltatori, personale di agenzie o altri lavoratori non presenti nel libro paga omessi o conteggiati due volte.

• Base della misura della forza lavoro

  Rendicontazione HR / Finanza

  Specificare se il dato è un conteggio delle persone o una misura in stile FTE, e mantenere tale base coerente con i dati di origine sottostanti e il periodo di rendicontazione.

  Evidenze Nota sulla metodologia di rendicontazione, estratto HRIS, riepilogo delle retribuzioni o cruscotto della forza lavoro che mostri la base di conteggio scelta.

  Attenzione a Il conteggio delle persone e gli FTE sono mescolati, oppure la base di misurazione differisce dal sistema di origine utilizzato per compilare il dato.

• Quota della forza lavoro

  Rendicontazione HR / Rendicontazione ESG

  Rilevare la percentuale rappresentata da questo gruppo nel totale rilevante della forza lavoro, utilizzando lo stesso periodo e denominatore usati per il conteggio della forza lavoro.

  Evidenze Foglio di calcolo dei calcoli, prospetto del denominatore della forza lavoro o pacchetto di rendicontazione che mostri numeratore, denominatore e formula della percentuale.

  Attenzione a La percentuale è calcolata rispetto al denominatore errato della forza lavoro, oppure numeratore e denominatore provengono da periodi diversi.

Come prepararla

Richiedi i dati

Richiedere il conteggio della popolazione non dipendente e la quota della forza lavoro

Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.

Quanti non dipendenti avevamo nel periodo di rendicontazione e quale quota della forza lavoro complessiva rappresentavano?

Utilizzate innanzitutto le denominazioni della vostra organizzazione, quindi mappatele all’informativa. Ad esempio, chiedete dati su appaltatori, personale di agenzia, consulenti, lavoratori della gig economy o altre categorie di lavoro esterno solo se questi sono i termini già utilizzati internamente dalla vostra azienda. Mantenete la richiesta in un linguaggio operativo e verificate le definizioni dei dati di origine prima dell’approvazione finale.

Oggetto: Richiesta di dati – numero di lavoratori non dipendenti e quota della forza lavoro per [reporting period]

Buongiorno [name/team],

Stiamo preparando il pacchetto informativo per la rendicontazione di sostenibilità e abbiamo bisogno dei dati più recenti relativi alla nostra popolazione di lavoratori esterni per [reporting period] e [boundary].

Vi chiediamo di inviare:
- il numero totale di lavoratori non dipendenti;
- la base utilizzata per il conteggio (organico o FTE);
- la quota che rappresentano rispetto alla forza lavoro complessiva;
- i nomi delle categorie interne incluse nell'estrazione;
- il sistema o file di origine utilizzato;
- eventuali regole di inclusione/esclusione applicate;
- la data di riferimento o il metodo di calcolo della media utilizzato;
- il denominatore utilizzato per la quota della forza lavoro.

Se utile, vi chiediamo di restituire le informazioni nel formato tabellare riportato di seguito e di aggiungere eventuali note necessarie a spiegare i dati. Adattate il contenuto ai termini utilizzati dalla vostra organizzazione e verificate le definizioni delle fonti prima dell'approvazione finale.

Grazie,
[preparer name]
[team]
[contact details]

Buongiorno [name/team] — potreste condividere i dati più recenti sui lavoratori esterni per [reporting period] e [boundary]?

Abbiamo bisogno di:
- numero totale
- base del conteggio: organico o FTE
- quota della forza lavoro
- nomi delle categorie utilizzati internamente
- sistema/file di origine
- eventuali regole di inclusione/esclusione
- data di riferimento o metodo di calcolo della media
- denominatore utilizzato per la quota

Utilizzate i consueti termini interni e aggiungete eventuali note sul metodo. Grazie, [preparer name]

Esempi di settore

Redigi la tua informativa

Note che trasformano i dati in un’informativa

Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.

Centro download

Verificare

Per ogni affermazione, verifica le evidenze

• Abbiamo utilizzato una base chiara per stimare il numero dei non dipendenti quando non era possibile effettuare un conteggio diretto e possiamo mostrare come è stata elaborata tale stima.

  Rischio Il soggetto incaricato dell'assurance verificherà se la stima è supportabile, se le assunzioni erano ragionevoli e se il metodo avrebbe potuto modificare in modo significativo il dato.

  Evidenze da verificare Carte di lavoro che mostrino il metodo di stima, le assunzioni, i dati di origine, le fasi di calcolo, le note del riesame da parte della direzione e gli eventuali controlli di sensitività o ragionevolezza.

• Abbiamo spiegato le scelte di calcolo e l'approccio di rendicontazione perché incidono sul modo in cui il dato dovrebbe essere interpretato.

  Rischio Il soggetto incaricato dell’assurance verificherà se l’approccio scelto è stato applicato in modo coerente, se sono state considerate opzioni alternative e se la spiegazione è sufficiente affinché un utilizzatore comprenda il numero.

  Evidenze da verificare Testo della disclosure in versione preliminare e finale, politica interna contabile o di rendicontazione, documenti decisionali relativi all’approccio selezionato ed evidenze della revisione da parte del preparatore e dell’approvatore.

• Abbiamo dichiarato quale quota della nostra forza lavoro propria rappresenta questo gruppo e possiamo ricondurre tale percentuale ai conteggi sottostanti.

  Rischio Il soggetto incaricato dell’assurance verificherà se la percentuale è aritmeticamente corretta, se il denominatore è appropriato e se è stata utilizzata la stessa popolazione per tutto il periodo.

  Evidenze da verificare File di calcolo che mostra numeratore e denominatore, dati della popolazione di riferimento, riconciliazione con la base della forza lavoro ed evidenza dell’approvazione della percentuale finale.

• Abbiamo comunicato il numero totale di questo gruppo e conservato le registrazioni utilizzate per determinare tale totale.

  Rischio Il soggetto incaricato dell’assurance verificherà la completezza, le duplicazioni e se il totale include le persone corrette ed esclude quelle non corrette.

  Evidenze da verificare Elenco della popolazione, registri di origine o estratti dei sistemi, criteri di inclusione ed esclusione, riconciliazioni ed evidenza della revisione da parte della direzione del totale finale.

• Abbiamo scelto per il totale un approccio basato sul conteggio delle persone oppure un approccio basato sugli equivalenti a tempo pieno e possiamo spiegare perché è stato utilizzato tale approccio.

  Rischio Il soggetto incaricato dell’assurance esaminerà se la base scelta corrisponde ai dati sottostanti e se è stata applicata in modo coerente nel periodo di rendicontazione.

  Evidenze da verificare Nota metodologica, politica o guida di rendicontazione, foglio di calcolo, campi dei dati di origine utilizzati per la base scelta ed evidenza delle verifiche di coerenza.

• Abbiamo riportato il dato utilizzando una fotografia a fine periodo oppure una media calcolata sul periodo e possiamo mostrare come è stata applicata tale base temporale.

  Rischio Il soggetto incaricato dell’assurance verificherà se la base temporale è chiaramente definita, applicata in modo coerente e adeguata al numero comunicato.

  Evidenze da verificare Metodologia di rendicontazione, calcoli a fine periodo o di media, estratti dei dati di origine relativi alle date o ai periodi pertinenti ed evidenza della revisione che conferma la base temporale selezionata.

Dove le bozze sbagliano

Errori da evitare e dove serve una valutazione

La colonna sinistra mostra gli errori di chi raccoglie i dati; la destra, dove dovrete prendere e spiegare una valutazione.

Esempi

Come si legge nella pagina

Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.

Scala di qualità

• Base

  Avevamo 42 lavoratori non dipendenti.

• Migliore

  Avevamo 42 lavoratori non dipendenti, conteggiati sulla base del numero di persone, e rappresentavano il 14% della nostra forza lavoro.

• Ottimo

  A fine anno avevamo 42 lavoratori non dipendenti, misurati sulla base del numero di persone, che rappresentavano il 14% della nostra forza lavoro; la percentuale era superiore a quella dell'anno precedente perché, durante il picco di un progetto, abbiamo utilizzato un numero maggiore di specialisti con contratti di breve durata.

Verifica la tua comprensione

Scenari da affrontare

Riferimenti al framework

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FAQ

Domande a cui risponde questa pagina

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