Focus dell’informativa
Questa informativa chiede a un'organizzazione di spiegare come identifica e rendiconta le persone che lavorano per essa ma non sono suoi dipendenti, come appaltatori, lavoratori di agenzie o altri lavoratori non dipendenti. L'attenzione è rivolta a mostrare quali gruppi sono inclusi, come vengono conteggiati o descritti e quali informazioni l'organizzazione ha raccolto su di loro in relazione alla propria forza lavoro e alle proprie attività.
In pratica, la questione principale è la copertura: se il reporting considera solo alcuni siti visibili o attività di punta oppure copre le attività più ampie dell'organizzazione e le parti rilevanti della catena del valore in cui vengono utilizzati lavoratori non dipendenti. L'organizzazione dovrebbe essere chiara riguardo all'ambito, alla base utilizzata per definire questi lavoratori e a eventuali limiti nelle informazioni disponibili.
Questo materiale didattico LRA supporta la preparazione dell’informativa. Per i requisiti esatti, fai sempre riferimento alla fonte ufficiale European Commission.
Prima di iniziare
Prima di iniziare
Una breve checklist prima di preparare questa informativa: spunta ogni voce man mano che la definisci.
Preparazione
Informazioni chiave da preparare
| Campo da preparare | Cosa rilevare | Suggerimento sull’evidenza | Responsabile |
|---|---|---|---|
| Totale dei lavoratori non dipendenti | Rilevare il numero totale di persone che lavorano per l'organizzazione e che non figurano nel suo libro paga, utilizzando la stessa definizione della popolazione impiegata nel reporting sulla forza lavoro. | Registro degli appaltatori, report sul lavoro tramite agenzia, fatture dei fornitori, elenchi degli accessi ai siti oppure un conteggio consolidato della forza lavoro che escluda i dipendenti. | Risorse umane / Gestione del personale |
| Base della misura della forza lavoro | Specificare se il dato è un conteggio delle persone o una misura in stile FTE, e mantenere tale base coerente con i dati di origine sottostanti e il periodo di rendicontazione. | Nota sulla metodologia di rendicontazione, estratto HRIS, riepilogo delle retribuzioni o cruscotto della forza lavoro che mostri la base di conteggio scelta. | Rendicontazione HR / Finanza |
| Quota della forza lavoro | Rilevare la percentuale rappresentata da questo gruppo nel totale rilevante della forza lavoro, utilizzando lo stesso periodo e denominatore usati per il conteggio della forza lavoro. | Foglio di calcolo dei calcoli, prospetto del denominatore della forza lavoro o pacchetto di rendicontazione che mostri numeratore, denominatore e formula della percentuale. | Rendicontazione HR / Rendicontazione ESG |
Come prepararla
Richiedi i dati
Richiedere il conteggio della popolazione non dipendente e la quota della forza lavoro
Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.
Quanti non dipendenti avevamo nel periodo di rendicontazione e quale quota della forza lavoro complessiva rappresentavano?
Utilizzate innanzitutto le denominazioni della vostra organizzazione, quindi mappatele all’informativa. Ad esempio, chiedete dati su appaltatori, personale di agenzia, consulenti, lavoratori della gig economy o altre categorie di lavoro esterno solo se questi sono i termini già utilizzati internamente dalla vostra azienda. Mantenete la richiesta in un linguaggio operativo e verificate le definizioni dei dati di origine prima dell’approvazione finale.
Richiesta debole
Fornire i dati sui lavoratori non dipendenti per l'informativa ESRS S1:S1-6.
Perché non funziona: Utilizza esclusivamente il linguaggio del framework, non definisce il perimetro, la base di conteggio o i termini delle categorie interne e non indica al responsabile quale fonte o metodo utilizzare. Ciò rende difficile riconciliare i dati restituiti e fornire evidenze a supporto.
Richiesta migliore
Inviare i dati sulla forza lavoro esterna per il [periodo di riferimento] e il [perimetro]: numero totale, indicazione se il numero è espresso come numero di addetti o FTE, nomi delle categorie interne incluse, sistema o file di origine, data di riferimento o metodo di calcolo della media e totale della forza lavoro utilizzato per calcolare la quota. Aggiungere eventuali note sulle inclusioni o esclusioni e utilizzare i termini propri della propria organizzazione.
Modello di e-mail formale
Oggetto: Richiesta di dati – numero di lavoratori non dipendenti e quota della forza lavoro per [reporting period] Buongiorno [name/team], Stiamo preparando il pacchetto informativo per la rendicontazione di sostenibilità e abbiamo bisogno dei dati più recenti relativi alla nostra popolazione di lavoratori esterni per [reporting period] e [boundary]. Vi chiediamo di inviare: - il numero totale di lavoratori non dipendenti; - la base utilizzata per il conteggio (organico o FTE); - la quota che rappresentano rispetto alla forza lavoro complessiva; - i nomi delle categorie interne incluse nell'estrazione; - il sistema o file di origine utilizzato; - eventuali regole di inclusione/esclusione applicate; - la data di riferimento o il metodo di calcolo della media utilizzato; - il denominatore utilizzato per la quota della forza lavoro. Se utile, vi chiediamo di restituire le informazioni nel formato tabellare riportato di seguito e di aggiungere eventuali note necessarie a spiegare i dati. Adattate il contenuto ai termini utilizzati dalla vostra organizzazione e verificate le definizioni delle fonti prima dell'approvazione finale. Grazie, [preparer name] [team] [contact details]
Versione breve per Teams / Slack
Buongiorno [name/team] — potreste condividere i dati più recenti sui lavoratori esterni per [reporting period] e [boundary]? Abbiamo bisogno di: - numero totale - base del conteggio: organico o FTE - quota della forza lavoro - nomi delle categorie utilizzati internamente - sistema/file di origine - eventuali regole di inclusione/esclusione - data di riferimento o metodo di calcolo della media - denominatore utilizzato per la quota Utilizzate i consueti termini interni e aggiungete eventuali note sul metodo. Grazie, [preparer name]
Esempi di settore
Produzione
Contesto. Uno stabilimento utilizza lavoratori interinali, appaltatori per la manutenzione e installatori specializzati insieme al personale diretto.
Richiesta adattata. Condividere i dati sulla forza lavoro esterna dello stabilimento per il [periodo di riferimento] e il [sito/perimetro]: numero totale di lavoratori interinali, appaltatori e altri lavoratori esterni; indicazione se il dato è espresso come numero di addetti o FTE; totale della forza lavoro utilizzato per la quota; file o sistema di origine; ed eventuali regole utilizzate per includere o escludere le persone.
Esempio di risposta. Lavoratori interinali: 42; appaltatori: 18; installatori specializzati: 6; totale forza lavoro esterna: 66; base: numero di addetti; totale della forza lavoro utilizzato per la quota: 1,320; quota della forza lavoro: 5.0%; fonte: registro della forza lavoro del sito; note: esclude visitatori e autisti addetti alle consegne.
Vendita al dettaglio / Logistica
Contesto. Un'attività di distribuzione utilizza lavoratori temporanei di magazzino e personale di sicurezza esternalizzato presso più depositi.
Richiesta adattata. Fornire i dati sui lavoratori esterni per il [periodo di riferimento] nei [depositi/area geografica]: numero totale, base espressa come numero di addetti o FTE, denominazioni interne utilizzate per i lavoratori temporanei di magazzino e i servizi esternalizzati, denominatore utilizzato per la quota della forza lavoro e report di origine utilizzato per compilare i dati.
Esempio di risposta. Lavoratori temporanei di magazzino: 95; personale di sicurezza esternalizzato: 14; totale lavoratori esterni: 109; base: FTE; totale della forza lavoro utilizzato per la quota: 2,180; quota della forza lavoro: 5.0%; fonte: dashboard di pianificazione della forza lavoro; note: i dati sono calcolati come media sul trimestre ed escludono la copertura d'ufficio fornita da agenzie.
Redigi la tua informativa
Note che trasformano i dati in un’informativa
Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.
Nota metodologica
Indicare se il dato sui non dipendenti è basato sull'equivalente a tempo pieno o sul numero di persone, e chiarire che la percentuale è calcolata rispetto al totale complessivo della forza lavoro.
Nota di contesto
Spiegare cosa mostrano i numeri riguardo alla dipendenza da persone esterne all'organico, sia in termini assoluti sia come quota della forza lavoro più ampia.
Dichiarazione sulle variazioni
Se i dati cambiano da un periodo all'altro, collegare il cambiamento alle variazioni del numero di non dipendenti, del totale della forza lavoro o della base di misurazione utilizzata.
Voce dell’indice dei contenuti
S1-6 Non dipendenti — [ubicazione / pagina] / [note]Centro download
Strumenti e moduli per la preparazione
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Preparazione all’assurance
Per ogni affermazione, verifica le evidenze
| Affermazione | Rischio | Evidenze da verificare |
|---|---|---|
| Abbiamo utilizzato una base chiara per stimare il numero dei non dipendenti quando non era possibile effettuare un conteggio diretto e possiamo mostrare come è stata elaborata tale stima. | Il soggetto incaricato dell'assurance verificherà se la stima è supportabile, se le assunzioni erano ragionevoli e se il metodo avrebbe potuto modificare in modo significativo il dato. | Carte di lavoro che mostrino il metodo di stima, le assunzioni, i dati di origine, le fasi di calcolo, le note del riesame da parte della direzione e gli eventuali controlli di sensitività o ragionevolezza. |
| Abbiamo spiegato le scelte di calcolo e l'approccio di rendicontazione perché incidono sul modo in cui il dato dovrebbe essere interpretato. | Il soggetto incaricato dell’assurance verificherà se l’approccio scelto è stato applicato in modo coerente, se sono state considerate opzioni alternative e se la spiegazione è sufficiente affinché un utilizzatore comprenda il numero. | Testo della disclosure in versione preliminare e finale, politica interna contabile o di rendicontazione, documenti decisionali relativi all’approccio selezionato ed evidenze della revisione da parte del preparatore e dell’approvatore. |
| Abbiamo dichiarato quale quota della nostra forza lavoro propria rappresenta questo gruppo e possiamo ricondurre tale percentuale ai conteggi sottostanti. | Il soggetto incaricato dell’assurance verificherà se la percentuale è aritmeticamente corretta, se il denominatore è appropriato e se è stata utilizzata la stessa popolazione per tutto il periodo. | File di calcolo che mostra numeratore e denominatore, dati della popolazione di riferimento, riconciliazione con la base della forza lavoro ed evidenza dell’approvazione della percentuale finale. |
| Abbiamo comunicato il numero totale di questo gruppo e conservato le registrazioni utilizzate per determinare tale totale. | Il soggetto incaricato dell’assurance verificherà la completezza, le duplicazioni e se il totale include le persone corrette ed esclude quelle non corrette. | Elenco della popolazione, registri di origine o estratti dei sistemi, criteri di inclusione ed esclusione, riconciliazioni ed evidenza della revisione da parte della direzione del totale finale. |
| Abbiamo scelto per il totale un approccio basato sul conteggio delle persone oppure un approccio basato sugli equivalenti a tempo pieno e possiamo spiegare perché è stato utilizzato tale approccio. | Il soggetto incaricato dell’assurance esaminerà se la base scelta corrisponde ai dati sottostanti e se è stata applicata in modo coerente nel periodo di rendicontazione. | Nota metodologica, politica o guida di rendicontazione, foglio di calcolo, campi dei dati di origine utilizzati per la base scelta ed evidenza delle verifiche di coerenza. |
| Abbiamo riportato il dato utilizzando una fotografia a fine periodo oppure una media calcolata sul periodo e possiamo mostrare come è stata applicata tale base temporale. | Il soggetto incaricato dell’assurance verificherà se la base temporale è chiaramente definita, applicata in modo coerente e adeguata al numero comunicato. | Metodologia di rendicontazione, calcoli a fine periodo o di media, estratti dei dati di origine relativi alle date o ai periodi pertinenti ed evidenza della revisione che conferma la base temporale selezionata. |
Pacchetto di evidenze da preparare
Lacune ricorrenti nella rendicontazione
Lacune ricorrenti
Errori da evitare nella raccolta dei dati
Dove serve spesso un giudizio professionale
Esempi
Esempi illustrativi
Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.
: riportiamo il numero di persone che non sono nel nostro organico e mostriamo come si collocano all'interno della nostra forza lavoro più ampia. In questo esempio, sono 48 su 320 lavoratori, pari al 15% del totale.
Solo a fini illustrativi; i dati sono internamente coerenti e presentati come quota della forza lavoro più ampia.
Lavoratori non in organico all'interno della forza lavoro (people)
| Categoria | Persone |
|---|---|
| Lavoratori non in organico | 48 |
| Altri lavoratori | 272 |
: definiamo il numero di persone che lavorano per noi ma non sono direttamente dipendenti, insieme alla dimensione dell'intera forza lavoro. In questo caso, 126 degli 840 lavoratori rientrano in questo gruppo, pari al 15% della nostra forza lavoro.
Solo a fini illustrativi; le cifre sono internamente coerenti e mostrate come quota della forza lavoro complessiva.
Lavoratori non a libro paga nella forza lavoro (people)
| Categoria | Persone |
|---|---|
| Lavoratori non a libro paga | 126 |
| Altri lavoratori | 714 |
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Verifica la tua comprensione
Scenari da affrontare
Il vostro team che gestisce i dati relativi alle persone ha conteggiato 18 lavoratori tramite agenzia e 7 lavoratori a contratto che hanno lavorato presso le sedi durante il periodo di riferimento. Il fascicolo delle risorse umane mostra inoltre 120 dipendenti a libro paga a fine anno.
Un contratto per i servizi di facility management riguarda 12 addetti alle pulizie, ma solo 9 di loro hanno lavorato presso le vostre sedi durante il periodo di riferimento; gli altri 3 erano assegnati altrove dal fornitore. La vostra bozza di tabella include attualmente tutti e 12.
Avete 80 dipendenti e 20 lavoratori non dipendenti. Una nota preliminare afferma che il gruppo dei lavoratori non dipendenti rappresenta il «20% del personale» perché 20 diviso 100 equivale al 20%.
Il vostro gruppo ha complessivamente 45 lavoratori non dipendenti. Di questi, 30 sono lavoratori tramite agenzia e 15 sono lavoratori autonomi a contratto. La bozza di testo menziona solo il totale e omette il criterio di misurazione.
Riferimenti al framework
Requisiti ESRS pertinenti e informative correlate
Riferimenti disponibili al framework e informative vicine utili alla preparazione di questo requisito.
ESRS
S1-6
all’interno di ESRS S1: Own Workforce
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FAQ
Domande a cui risponde questa pagina
La pagina indica di preparare tre punti dati: totale dei non dipendenti, base della misura della forza lavoro e quota della forza lavoro. Utilizza la spiegazione in linguaggio semplice e la sezione di preparazione passo per passo per trasformarli in una bozza di informativa.
La pagina indica che la base della misura della forza lavoro è uno dei punti dati da preparare, e che la sezione passo per passo serve ad aiutarti a definire la base in modo coerente prima di redigere l'informativa. Non aggiunge ulteriori regole oltre a questo, quindi utilizza la pagina come guida pratica anziché come fonte formale.
Il totale dei non dipendenti è indicato come punto dati da preparare per l'informativa. La pagina è concepita per aiutarti a individuare i dati di origine corretti e poi utilizzare la cartella di lavoro e il pacchetto di evidenze per supportare il dato comunicato.
La quota della forza lavoro è uno dei punti dati che la pagina indica di preparare, e l'esempio illustrativo mostra come l'informativa possa essere trasformata in una semplice tabella quantitativa. Utilizza l'esempio esclusivamente come guida sintetica e mantieni i numeri internamente coerenti.
La pagina include una sezione dettagliata, passo dopo passo, su «come preparare» l'informativa, che illustra come trasformare il tema dell'informativa in una bozza di contenuto. Ha lo scopo di aiutarti a organizzare i dati, le evidenze e la descrizione prima di finalizzare l'output.
La pagina include un pacchetto di evidenze con cinque elementi e riporta inoltre sei asserzioni di assurance da verificare, ciascuna con un'asserzione, un rischio e una prospettiva sulle evidenze. Usali insieme per predisporre un fascicolo che mostri come sono stati preparati i numeri e la descrizione.
Le sei asserzioni di assurance servono ad aiutarti a verificare che cosa potrebbe andare storto, quale sia il rischio e quali evidenze sosterrebbero l'informativa. Sono uno strumento pratico di riesame per il responsabile ESG, il referente HR o il revisore dell'assurance.
La pagina elenca le lacune e gli errori comuni nella rendicontazione, così puoi individuare i punti deboli prima della pubblicazione. Usa quella sezione come verifica prima dell'invio rispetto ai tuoi dati, all'ambito, alle evidenze e alla formulazione della bozza.
Il Download Centre include un workbook Prep & Assurance in formato .xlsx. Serve ad aiutarti a organizzare la preparazione dell'informativa e i controlli di assurance in un file di lavoro prima di trasformare i dati in una bozza.
Il Download Centre include anche una Library Card stampabile in formato .pdf. Usala come riferimento rapido insieme al contenuto della pagina quando prepari l'informativa o controlli il pacchetto di evidenze.
La pagina contiene una sezione per l'output della bozza con idee per visualizzazioni, spunti narrativi e una riga dell'indice dei contenuti. La sezione è pensata per aiutarti a convertire i dati preparati in una prima bozza più facile da esaminare e perfezionare.
Altre domande in cui questa pagina può aiutare
Approfondisci · S1-6
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