Focus dell’informativa
Questa informativa chiede a un'organizzazione di descrivere la composizione della propria forza lavoro principale in modo da aiutare i lettori a comprendere chi sono i suoi dipendenti e come è strutturata tale forza lavoro. In pratica, la relazione dovrebbe fornire un quadro chiaro della base dei dipendenti, anziché un'istantanea selettiva, così che gli utilizzatori possano vedere le principali caratteristiche delle persone impiegate dall'organizzazione.
L'attenzione pratica è rivolta alla copertura dell'organizzazione nel suo complesso, non soltanto ad alcuni siti principali o ai team della sede centrale. Le informazioni dovrebbero essere presentate con un livello di coerenza sufficiente a mostrare la struttura della forza lavoro nelle diverse attività, così che, ove rilevante, siano visibili le differenze tra sedi, unità aziendali o gruppi di dipendenti.
Questo materiale didattico LRA supporta la preparazione dell’informativa. Per i requisiti esatti, fai sempre riferimento alla fonte ufficiale European Commission.
Prima di iniziare
Prima di iniziare
Una breve checklist prima di preparare questa informativa: spunta ogni voce man mano che la definisci.
Preparazione
Informazioni chiave da preparare
| Campo da preparare | Cosa rilevare | Suggerimento sull’evidenza | Responsabile |
|---|---|---|---|
| Numero della forza lavoro | Il numero totale di persone rientranti nell'ambito alla data di riferimento della rendicontazione, utilizzando un'unica base concordata per il conteggio delle persone. | Estratto del numero di dipendenti dall'HRIS, riepilogo delle buste paga o registro della forza lavoro riconciliato con la data di chiusura della rendicontazione. | Risorse umane / Gestione delle persone |
| Ripartizione per genere | La suddivisione della forza lavoro per le categorie di genere utilizzate per la rendicontazione, contando ogni persona una sola volta sulla stessa base del totale. | Campi demografici HRIS, registri di autoidentificazione dei dipendenti ed estratto per la rendicontazione che mostra la mappatura delle categorie. | Risorse umane / Analisi dei dati relativi alle persone |
| Forza lavoro per paese | La distribuzione dei dipendenti tra i paesi di lavoro o di impiego, utilizzando una base paese coerente per ogni persona. | Campi relativi all'ubicazione in HRIS, registri delle entità giuridiche o mappatura dei paesi per le buste paga utilizzata nell'estratto per la rendicontazione. | Risorse umane / Mobilità globale |
| Personale a tempo indeterminato | Il numero di dipendenti con contratti continuativi, conteggiati sulla stessa base della forza lavoro totale. | Campo relativo al tipo di contratto in HRIS, registro dei dipendenti e rapporto sullo stato delle retribuzioni alla data di rendicontazione. | HR / Gestione del personale |
| Personale a tempo determinato | Il numero di dipendenti con contratti a tempo determinato, calcolato sulla stessa base di riferimento della forza lavoro complessiva. | Campo relativo al tipo di contratto nel sistema informativo delle risorse umane, registro dei dipendenti e report sullo stato delle buste paga alla data di riferimento. | Risorse umane / Gestione del personale |
| Personale con contratti a zero ore | Il numero di lavoratori le cui ore non sono garantite, calcolato sulla stessa base di riferimento della forza lavoro complessiva. | Termini contrattuali HRIS, registri di pianificazione dei turni e report sullo stato delle retribuzioni alla data di riferimento. | HR / Pianificazione della forza lavoro |
| Persone che hanno lasciato l'organizzazione | Il numero di dipendenti che hanno cessato il rapporto durante il periodo di riferimento, utilizzando la stessa definizione di cessazione per tutto il periodo. | Report sulle cessazioni HRIS, file dei dipendenti cessati delle retribuzioni e registri delle uscite relativi al periodo. | HR / Operazioni relative al personale |
| Tasso di turnover del personale | La percentuale della forza lavoro che ha lasciato l'organizzazione durante il periodo di rendicontazione, calcolata sulla base del numero concordato di dipendenti usciti e della base concordata della forza lavoro. | Numero di dipendenti usciti, base della forza lavoro del periodo e cartella di lavoro di calcolo che mostra la formula utilizzata. | HR / Analisi delle persone |
Come prepararla
Richiedi i dati
Richiedere a HR i dati sul numero e sui movimenti della forza lavoro
Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.
Qual è la composizione e quali sono i movimenti della nostra forza lavoro principale alla data di riferimento, e quante persone sono entrate o hanno lasciato l’organizzazione durante il periodo?
Utilizzate innanzitutto i termini propri della vostra organizzazione per i dati relativi alle persone, quindi ricondურceteli alle categorie di rendicontazione. Ad esempio, se internamente utilizzate «staff», «colleghi», «equipaggio», «squadre sul campo» o «lavoratori a contratto», mantenete tali etichette nella richiesta e traducetele solo quando preparate il pacchetto informativo. Verificate i dati di origine e la data limite della rendicontazione prima dell’approvazione finale.
Richiesta debole
Potete fornire i dati sulla struttura dei dipendenti ESRS S1:S1-5 per il periodo, inclusi il numero totale di dipendenti, la ripartizione per genere, la distribuzione per Paese, i lavoratori a tempo indeterminato, a tempo determinato e con orario non garantito, le persone uscite e il tasso di turnover?
Perché non funziona: Questa richiesta utilizza un linguaggio proprio dei framework che molti team operativi non usano quotidianamente e non indica al responsabile quale file interno, quale popolazione, quale data limite o quale criterio di conteggio utilizzare. Inoltre, non chiarisce il criterio di ripartizione per Paese, genere e tipologia di impiego; pertanto, i dati restituiti potrebbero non riconciliarsi con il pacchetto di rendicontazione.
Richiesta migliore
Potreste inviare l'ultimo estratto dei dati sul personale per [period/cut-off]? Includete il file del personale utilizzato dal vostro team per la rendicontazione dell'organico, con l'organico totale, il campo relativo al genere, la ripartizione per Paese o località, la ripartizione tra lavoratori a tempo indeterminato, a tempo determinato e con orario non garantito, le persone uscite e il tasso di turnover. Includete inoltre il sistema di origine, la popolazione inclusa e le eventuali note sulla definizione, così da poter ricondurre le vostre etichette a quelle utilizzate nel pacchetto di rendicontazione.
Modello di e-mail formale
Oggetto: Richiesta di dati sul numero di dipendenti e sui movimenti della forza lavoro Buongiorno [Nome], Potreste condividere l'ultimo archivio della forza lavoro relativo a [periodo di rendicontazione / data limite], così da poter predisporre il pacchetto di dati sulle persone per la rendicontazione? Includete: - il numero totale di dipendenti alla data limite - la suddivisione per genere utilizzando il campo normalmente usato dal vostro team - la suddivisione per Paese o sede, utilizzando il criterio sulla base del quale effettuate normalmente la rendicontazione - la suddivisione per tipologia contrattuale, includendo personale permanente, temporaneo e qualsiasi gruppo con orario non garantito che monitorate - il numero di uscite durante il periodo - il tasso di turnover per il periodo, se lo calcolate già Includete inoltre la data del file, il sistema di origine, la popolazione coperta ed eventuali note sulle definizioni o sulle eccezioni. Se è più semplice, potete inviare questi dati sotto forma di tabella o come esportazione da [nome del sistema]. Utilizzate i termini abituali del vostro team e li mapperemo per il pacchetto di rendicontazione. Verificate la fonte ufficiale prima dell'approvazione finale. Grazie, [Il vostro nome]
Versione breve per Teams / Slack
Buongiorno [Nome] — potreste inviare l'ultimo estratto della forza lavoro relativo a [periodo/data limite]? Ci servono il numero di dipendenti, la suddivisione per genere, la suddivisione per Paese/sede, la suddivisione tra personale permanente/temporaneo/con orario non garantito, le uscite e il tasso di turnover, oltre al sistema di origine e alle eventuali note sulle definizioni. Utilizzate le vostre normali etichette interne e le mapperemo. Grazie.
Esempi di settore
Commercio al dettaglio / ospitalità
Contesto. L'attività si avvale di team dei punti vendita, personale della sede centrale e personale stagionale, con alcune sedi che applicano modalità di lavoro con orario variabile.
Richiesta adattata. Condividete il file del personale per [period/cut-off], comprendente i team dei punti vendita, il personale della sede centrale e il personale stagionale. Includete il numero totale di persone in organico, la ripartizione per genere, la ripartizione per Paese o regione, i gruppi di lavoratori a tempo indeterminato, a tempo determinato e con orario variabile, le persone uscite e il tasso di turnover, oltre al sistema di origine e alle eventuali note sulle modalità di conteggio delle persone stagionali che iniziano o terminano il rapporto di lavoro.
Esempio di risposta. Una tabella con una riga per ciascun gruppo interno di lavoratori e Paese, che riporti l'organico alla data limite, le persone uscite nel periodo e il tasso di turnover, oltre a una nota secondo cui il personale stagionale è incluso nel gruppo con orario variabile e conteggiato in base al Paese dell'entità che lo impiega.
Manifatturiero
Contesto. L’impresa tiene traccia degli operatori di stabilimento, del personale addetto alla manutenzione e del personale d’ufficio, con una parte della manodopera temporanea registrata separatamente nel sistema paghe.
Richiesta adattata. Fornire l’ultimo estratto disponibile dell’organico per [periodo/data di cut-off], comprendente il personale di stabilimento, addetto alla manutenzione e d’ufficio. Includere il numero di dipendenti, la ripartizione per genere, la ripartizione per sito o paese, il personale permanente e temporaneo, eventuali gruppi con orario senza garanzia delle ore monitorati, le cessazioni e il tasso di turnover. Indicare inoltre se il file si basa sul sistema paghe, sull’HRIS o sugli elenchi dei siti.
Esempio di risposta. Un foglio di calcolo esportato dall’HRIS e dal sistema paghe, con colonne per gruppo di lavoratori, paese del sito, genere, tipo di contratto, numero di dipendenti, cessazioni e tasso di turnover, oltre a una nota che esclude la manodopera fornita da agenzie dal file dell’organico.
Redigi la tua informativa
Note che trasformano i dati in un’informativa
Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.
Nota metodologica
Indicare come sono state conteggiate le cifre relative alla forza lavoro, compresa la base utilizzata per determinare l'organico, le definizioni applicate a ciascuna categoria di lavoratori e se i dati riguardano l'intero periodo di rendicontazione o un momento specifico.
Nota di contesto
Spiegare cosa mostrano le cifre in merito alla dimensione, alla composizione e all'ubicazione della forza lavoro, e come il numero di persone che hanno lasciato l'organizzazione e il tasso di turnover aiutino i lettori a comprendere i movimenti del personale durante il periodo.
Dichiarazione sulle variazioni
Se i numeri sono cambiati in modo significativo, indicare i principali fattori determinanti in termini chiari, come assunzioni, partenze, cambiamenti nella composizione dei contratti o variazioni nella copertura dei paesi, e collegare tali cambiamenti ai totali riportati.
Voce dell’indice dei contenuti
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Strumenti e moduli per la preparazione
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Preparazione all’assurance
Per ogni affermazione, verifica le evidenze
| Affermazione | Rischio | Evidenze da verificare |
|---|---|---|
| Abbiamo verificato che il conteggio dei dipendenti a livello di Paese copra ogni giurisdizione che ha raggiunto la nostra soglia interna di inclusione e che nessuna località idonea sia stata omessa. | Un soggetto incaricato dell'assurance può verificare se sia stato omesso un Paese idoneo, se la soglia sia stata applicata coerentemente e se l'elenco delle inclusioni corrisponda alla popolazione sottostante utilizzata per il dato. | Estratto della popolazione Paese per Paese; soglia di inclusione documentata e note sulla sua applicazione; prospetto di consolidamento che mostra tutte le giurisdizioni incluse; approvazione della revisione che conferma la completezza rispetto alla popolazione di origine. |
| Per il personale che lavora in più di un Paese, abbiamo utilizzato le definizioni giuridiche locali pertinenti per classificare le tipologie di dipendenti, quindi abbiamo aggregato i dati dei Paesi nei totali rendicontati. | Un soggetto incaricato dell'assurance può contestare se le definizioni locali siano state applicate correttamente, se i lavoratori transfrontalieri siano stati trattati coerentemente e se l'aggregazione dai file locali al totale rendicontato sia tracciabile. | Nota metodologica sulle definizioni di diritto locale utilizzate; file di origine dei Paesi; mappatura o riconciliazione dalle classificazioni locali ai totali rendicontati; evidenze della revisione dei casi limite e delle eccezioni. |
| Abbiamo calcolato la percentuale di turnover del personale permanente utilizzando il numero concordato di persone che hanno lasciato l'organizzazione rispetto alla forza lavoro media del periodo e l'abbiamo riportata per la stessa finestra temporale di rendicontazione del resto dei dati. | Un soggetto incaricato dell'assurance può esaminare la definizione del numeratore, il metodo di calcolo della media, il perimetro temporale e se il calcolo sia stato eseguito su una base coerente nell'intero insieme di dati. | Prospetto di calcolo con le formule; report di origine sulle persone che hanno lasciato l'organizzazione; documentazione a supporto del numero medio di dipendenti; regole di chiusura del periodo; evidenze della revisione da parte della direzione e verifiche di ricalcolo. |
| Abbiamo presentato le informazioni sulla forza lavoro in un formato coerente con il quadro di rendicontazione, utilizzando una tabella o una descrizione narrativa laddove consentito, e mantenendo il layout coerente con il resto della relazione. | Un soggetto incaricato dell’assurance può valutare se la presentazione scelta è consentita, se gli stessi dati compaiono in modo coerente nelle diverse sezioni e se il formato nasconde o distorce i numeri sottostanti. | Bozza finale della relazione; nota sulla decisione relativa alla formattazione; riferimento incrociato ai prospetti di origine; commenti della revisione editoriale; approvazione che conferma che la presentazione corrisponde all’insieme di dati approvato. |
| Abbiamo documentato come sono stati compilati i dati relativi ai dipendenti, comprese le principali assunzioni, le fonti dei dati e qualsiasi contesto necessario per interpretare i dati numerici. | Un soggetto incaricato dell’assurance può cercare lacune nella descrizione del metodo, assunzioni non supportate, contesto mancante o scarsa chiarezza su come sono stati elaborati i numeri. | Documento metodologico; tracciabilità dei dati o mappa del processo; registro delle assunzioni; descrizione del contesto utilizzata nella relazione; evidenza della revisione interna dell’informativa sul metodo. |
| Abbiamo verificato il numero totale della forza lavoro sulla base del conteggio del personale e incluso una ripartizione per genere, utilizzando la stessa popolazione di riferimento per tutto il processo. | Un soggetto incaricato dell’assurance può verificare se il totale e la ripartizione per genere quadrano, se la base della popolazione è coerente e se il personale è stato conteggiato due volte o escluso. | Estrazione del conteggio del personale; report della ripartizione per genere; riconciliazione che dimostra che i totali equivalgono alla somma della ripartizione; schermate o esportazioni del sistema di origine; evidenze della revisione e dell’approvazione. |
Pacchetto di evidenze da preparare
Lacune ricorrenti nella rendicontazione
Lacune ricorrenti
Errori da evitare nella raccolta dei dati
Dove serve spesso un giudizio professionale
Esempi
Esempi illustrativi
Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.
: mostreremmo la nostra forza lavoro per sesso, tipo di contratto e paese, insieme alle persone entrate e uscite durante il periodo. Le cifre riportate di seguito sono internamente coerenti e sono presentate come un semplice esempio di come potremmo riportare queste informazioni.
Questo esempio mostra un quadro sintetico della forza lavoro suddiviso per genere, stato occupazionale e ubicazione, con i movimenti nel corso dell'anno rappresentati dalle persone che hanno lasciato l'organizzazione e dal conseguente tasso di turnover.
Profilo e movimenti illustrativi della forza lavoro (people / %)
| Categoria | Donne | Uomini |
|---|---|---|
| Forza lavoro totale | 420 | 380 |
| Personale permanente | 360 | 310 |
| Personale a tempo determinato | 40 | 50 |
| Personale con accordi a orario variabile | 20 | 20 |
| Persone che hanno lasciato l’organizzazione durante il periodo | 30 | 20 |
| Tasso di turnover (%) | 7 | 5 |
: presenteremmo la suddivisione del nostro organico per genere, forma contrattuale e paese, quindi mostreremmo quante persone hanno lasciato l’organizzazione e la relativa percentuale di turnover. I numeri riportati di seguito sono inventati per finalità formative e sono coerenti tra loro.
Questo esempio utilizza un settore diverso e una composizione diversa della forza lavoro, ma copre comunque gli stessi dati richiesti in un’unica tabella quantitativa.
Profilo e variazioni illustrative della forza lavoro (people / %)
| Categoria | Donne | Uomini |
|---|---|---|
| Forza lavoro totale | 260 | 340 |
| Personale permanente | 210 | 260 |
| Personale a tempo determinato | 30 | 50 |
| Personale con accordi a orario variabile | 20 | 30 |
| Persone che hanno lasciato l’organizzazione durante il periodo | 18 | 22 |
| Tasso di turnover (%) | 7 | 6 |
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Verifica la tua comprensione
Scenari da affrontare
Un team HR di gruppo sta chiudendo il pacchetto di dati sul personale di fine anno. Una controllata ha 120 dipendenti con contratti a tempo indeterminato, 18 con contratti a tempo determinato e 7 persone con contratti a zero ore; il team dispone inoltre dei dati relativi alla sede di ciascuna persona.
Un’impresa ha 84 dipendenti in totale. Di questi, 50 sono donne e 34 sono uomini, ma 6 persone lavorano in due Paesi durante l’anno e il team paghe non è sicuro se mostrarle una o due volte.
Un rivenditore ha 260 dipendenti a fine esercizio. Si avvale inoltre di 40 lavoratori di agenzia, ma questi sono retribuiti dall’agenzia e non figurano nel libro paga dell’impresa; nel frattempo, 22 dipendenti hanno contratti a tempo determinato e 12 lavorano con accordi a zero ore.
Un produttore ha 310 dipendenti alla data di riferimento. Nel corso dell’anno, 28 dipendenti hanno lasciato l’organizzazione e 14 nuove persone sono entrate, ma il sistema delle risorse umane mostra anche 9 trasferimenti interni tra sedi; il team non è certo che il dato del turnover debba includere i trasferimenti.
Riferimenti al framework
Requisiti ESRS pertinenti e informative correlate
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ESRS
S1-5
all’interno di ESRS S1: Own Workforce
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FAQ
Domande a cui risponde questa pagina
Utilizza l’elenco dei datapoint della pagina come lista di controllo iniziale: numero di persone nella forza lavoro, suddivisione per genere, forza lavoro per paese, personale a tempo indeterminato, personale a tempo determinato, personale con contratti a zero ore, persone che hanno lasciato l’organizzazione e tasso di turnover del personale. La pagina include anche una sezione di preparazione passo dopo passo per aiutarti a organizzare il lavoro.
La pagina indirizza al conteggio della forza lavoro, alle disaggregazioni per paese e alle suddivisioni per tipo di contratto, quindi il perimetro dovrebbe essere definito attorno a queste dimensioni dei dati prima della redazione. Utilizza i passaggi preparatori e la cartella di lavoro per assicurarti che lo stesso perimetro sia applicato in modo coerente in tutta l'informativa.
La pagina è destinata ai responsabili della sostenibilità/ESG, ai responsabili delle risorse umane o dei dati e ai revisori incaricati dell'assurance, quindi la responsabilità dovrebbe essere assegnata al team in grado di fornire evidenze sui dati sottostanti relativi alla forza lavoro e di spiegare il metodo. Le sezioni relative alla cartella di lavoro e al pacchetto di evidenze servono ad aiutarti a coordinare tale responsabilità.
La pagina include un pacchetto di evidenze con cinque elementi e sei asserzioni di assurance da verificare, ciascuna strutturata attorno ad asserzione, rischio ed evidenza. Utilizza queste sezioni per predisporre un fascicolo che mostri da dove provengono i numeri e come sono stati verificati.
La pagina afferma che ci sono sei asserzioni di assurance da verificare, organizzate per asserzione, rischio ed evidenza. Non le elenca nella fonte qui fornita, quindi dovresti consultare direttamente la sezione assurance della pagina invece di affidarti alla memoria.
Il Centro download include una cartella di lavoro Prep & Assurance in formato .xlsx, destinata a supportare la preparazione e la prontezza per l'assurance. Utilizzala insieme alle indicazioni passo per passo, al pacchetto di evidenze e alla sezione sulle lacune comuni per trasformare i dati grezzi sulla forza lavoro in una bozza di informativa.
Il Centro download include una Library Card stampabile in formato .pdf, concepita come riferimento rapido complementare alla pagina principale. Utilizzala per tenere a portata di mano i principali punti dati, gli aspetti di assurance e le indicazioni per la redazione mentre lavori.
La pagina contiene una sezione dedicata all'output della bozza, con idee per visualizzazioni, spunti narrativi e una riga dell'indice dei contenuti per aiutarti a passare dai dati al testo. Inizia dalla tabella quantitativa, quindi usa gli spunti narrativi per spiegare i principali cambiamenti e gli eventuali andamenti rilevanti.
La pagina include un elenco delle lacune e degli errori comuni nella rendicontazione, quindi è pensata per aiutarti a individuare i problemi prima di finalizzare l'informativa. Usa quella sezione come verifica prima della presentazione rispetto ai tuoi dati, al perimetro e al fascicolo probatorio.
Sì, la pagina include esempi esemplificativi sintetici con una tabella quantitativa per mostrare come può apparire l'informativa in pratica. Trattali esclusivamente come esempi e assicurati che tutti i dati che prepari siano coerenti internamente e basati sui tuoi dati.
Altre domande in cui questa pagina può aiutare
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