Santé et sécurité

Préparer

Que rassembler avant de rédiger

Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.

• Part de couverture du reporting

  Reporting de durabilité / analytique RH

  La part de la main-d’œuvre ou de la base d’activités concernée qui est incluse dans le chiffre communiqué, en utilisant la même population et la même période que les données sources sous-jacentes.

  Éléments probants Fichier de calcul de la couverture, définition de la population source et rapprochement avec le système RH ou opérationnel utilisé pour le dénominateur.

  Point de vigilance Le numérateur est tiré d’une population tandis que le dénominateur provient d’un système source ou d’une période différente, de sorte que le pourcentage ne concorde pas avec l’effectif ou la base d’activités sous-jacente.

• Décès liés au travail

  Santé et sécurité au travail

  Un résumé narratif de tout décès lié au travail, en distinguant ceux résultant d’accidents de ceux résultant de maladies, avec une période de reporting et une population concernée clairement indiquées.

  Éléments probants Registre des incidents, dossiers de santé au travail, notes d’enquête et tout examen interne d’un décès ou dossier de cas.

  Point de vigilance Les décès liés à des accidents et ceux liés à des maladies sont regroupés, ou une catégorie est omise, de sorte que le récit communiqué ne correspond pas à la classification sous-jacente des cas.

• Nombre d’accidents du travail

  Santé et sécurité

  Le nombre d’accidents du travail à déclarer au cours de la période, selon la définition des incidents et la méthode de comptage convenues par l’organisation.

  Éléments probants Registre des incidents, journal des enquêtes et tableau de bord mensuel de la sécurité rapprochés avec le système central des incidents.

  Point de vigilance Les incidents consignés dans les registres locaux sont comptés différemment de ceux du système central des incidents, de sorte que le total des accidents ne concorde pas avec le registre source.

• Taux de fréquence des accidents

  Santé et sécurité / analyse RH

  Le taux d’accidents exprimé pour un million d’heures travaillées, en utilisant le même nombre d’accidents et la même base d’heures pour la même période de reporting.

  Éléments probants Feuille de calcul des KPI de sécurité, source du nombre d’accidents et extrait des heures travaillées issu de la paie ou du système de suivi du temps.

  Point de vigilance Le taux est calculé à partir d’une base d’heures ou d’une période différente de celles utilisées pour le nombre d’accidents, de sorte que le chiffre par million d’heures n’est pas cohérent avec les données sources.

• Cas de maladies professionnelles

  Santé au travail

  Le nombre de cas de maladies liées au travail reconnus au cours de la période, en utilisant la définition des cas et les règles de classification convenues par l’organisation.

  Éléments probants Registre des cas de santé au travail, dossiers d’orientation médicale et synthèse de classification des cas.

  Point de vigilance Des affections sans lien avec le travail sont incluses, ou des cas liés au travail sont omis parce que la définition du cas n’est pas appliquée de manière cohérente au registre source.

• Journées de travail perdues

  Santé et sécurité / RH

  Le nombre total de jours perdus en raison d’une blessure ou d’une maladie liée au travail au cours de la période de reporting, compté sur la même base que celle utilisée dans les registres des incidents et des absences.

  Éléments probants Registres des absences, dossiers d’incidents, notes de reprise du travail et feuille de calcul des jours perdus.

  Point de vigilance Les jours perdus sont mélangés avec des jours calendaires ou des absences partielles, ou le décompte est établi à partir d’un ensemble de cas différent de celui des registres des incidents.

Comment le préparer

Demander les données

Demander les données relatives aux incidents de santé et de sécurité

Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.

Quels sont les chiffres de santé et de sécurité en fin de période que nous devons déclarer pour notre propre personnel et nos activités professionnelles ?

Utilisez d’abord les propres termes de votre organisation, puis faites-les correspondre aux libellés de reporting. Par exemple, demandez votre registre des incidents, registre des cas, relevés d’absences et données d’heures travaillées dans le langage que vos équipes utilisent déjà, plutôt que d’employer la terminologie du référentiel dans la demande.

Objet : Demande de données de santé et de sécurité pour [période de reporting]

Bonjour [nom/équipe],

Je rassemble les chiffres de santé et de sécurité pour [période de reporting] et j’ai besoin de vos dernières données pour [entité / site / unité opérationnelle].

Veuillez envoyer, dans votre propre format de travail si cela est plus simple :
- le nombre d’événements mortels liés aux activités professionnelles, y compris les cas liés à une blessure ou une maladie ;
- le nombre de cas d’accident ;
- le taux d’accidents calculé pour un million d’heures travaillées, ou les données nécessaires à son calcul ;
- le nombre de cas de maladie liée au travail ;
- le nombre de jours perdus liés à ces cas ;
- le pourcentage de couverture de la population incluse dans votre suivi.

Veuillez également inclure :
- la période couverte ;
- la population et le périmètre utilisés ;
- le système ou fichier source ;
- la méthode de comptage ;
- les exclusions ou cas particuliers éventuels ;
- la personne qui a préparé les données et la date de leur dernière mise à jour.

Si vous disposez déjà d’un rapport, d’une exportation ou d’un extrait de tableau de bord, cela convient. Veuillez joindre le fichier ou partager le lien et indiquer les hypothèses retenues.

Merci,
[nom de la personne chargée de la préparation]

Bonjour [nom] — pourriez-vous envoyer les derniers chiffres de santé et de sécurité pour [période] concernant [site/unité opérationnelle] ? J’ai besoin des éléments suivants : événements mortels liés au travail, nombre d’accidents, taux d’accidents pour 1m heures, cas de maladie, jours perdus et pourcentage de couverture du groupe suivi. Veuillez inclure le fichier/système source, le périmètre, la méthode de comptage et les exclusions éventuelles. Une exportation du tableau de bord convient. Merci.

Exemples sectoriels

Rédigez votre information

Des notes qui transforment les données en information publiée

Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.

Centre de téléchargement

Vérifier

Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves

• Nous avons inclus les cas concernant des personnes ne faisant pas partie du personnel dans les chiffres relatifs aux accidents et aux décès lorsqu’ils sont survenus au sein de la propre main-d’œuvre de l’organisation.

  Risque Un prestataire d’assurance vérifiera si le périmètre couvre réellement les personnes qui ne sont pas des salariés et si ces cas ont été comptabilisés de manière cohérente plutôt qu’omis ou comptés deux fois.

  Preuves à vérifier Registres d’incidents, dossiers d’enquête, notes relatives au périmètre de la main-d’œuvre, règles de consolidation et document de travail montrant comment les cas concernant des personnes ne faisant pas partie du personnel ont été identifiés et ajoutés aux totaux.

• Nous avons ventilé les chiffres des accidents et des décès sur des lignes distinctes pour le personnel et les personnes ne faisant pas partie du personnel, afin que les deux groupes puissent être lus séparément.

  Risque Un prestataire d’assurance vérifiera si la ventilation est réelle, si les catégories sont appliquées de manière cohérente et si les totaux concordent avec les registres d’incidents sous-jacents.

  Preuves à vérifier Le modèle de reporting, le registre source des incidents, les consignes de classification, le rapprochement avec le tableau final et toute note de revue confirmant la ventilation entre les deux groupes.

• Pour le calcul du taux d’accidents, nous avons utilisé des heures standard qui tiennent compte des congés rémunérés et avons documenté la manière dont ces heures ont été estimées.

  Risque Un prestataire d’assurance examinera si la base d’heures est raisonnable, si les congés ont été traités de manière cohérente et si la méthode d’estimation est susceptible de fausser le taux.

  Preuves à vérifier Les extractions de paie ou de suivi du temps, la méthodologie d’estimation des heures, les hypothèses relatives aux congés, les feuilles de calcul et la validation indiquant la base utilisée pour le dénominateur.

• Nous avons déclaré à la fois le nombre et le taux d’accidents enregistrables affectant notre propre personnel au cours de la période.

  Risque Un prestataire d’assurance testera si le numérateur et le dénominateur sont complets, si le calcul du taux est correct et si la limite de la période a été correctement appliquée.

  Preuves à vérifier Le registre des accidents, les contrôles de clôture de période, le classeur de calcul, les extractions de données sources et une piste de revue montrant comment le nombre et le taux ont été calculés.

• Nous avons indiqué le nombre de jours calendaires perdus par les employés en raison d’accidents enregistrables et de cas enregistrables de problèmes de santé.

  Risque Un prestataire d’assurance vérifiera si les jours perdus ont été comptés selon une base calendaire, si seuls les cas concernant des employés ont été inclus et si les totaux concordent avec les dossiers des cas.

  Preuves à vérifier Les dossiers des cas, les relevés d’absence, les dossiers de retour au travail, la méthodologie de décompte des jours et un rapprochement entre les cas individuels et le total publié.

• Nous avons compté les cas de problèmes de santé liés au travail enregistrables concernant les employés pour la période de reporting et avons utilisé le registre des cas comme source.

  Risque Un prestataire d’assurance examinera si les cas de problèmes de santé respectent la règle interne d’enregistrement appliquée, si les doublons ont été supprimés et si la couverture de la période est complète.

  Preuves à vérifier Les dossiers de santé au travail, les notes de classification des cas, le registre des incidents ou de santé, les éléments probants des contrôles de doublons et le document de travail du décompte final.

Là où les brouillons dérapent

Erreurs à éviter et points nécessitant un jugement

La colonne de gauche montre ce que les préparateurs font mal lors de la collecte ; celle de droite, où vous devrez exercer et expliquer un jugement.

Exemples

Ce que cela donne sur la page

Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.

Échelle de qualité

• Basique

  Je publie un taux de couverture de la main-d’œuvre de 92%, avec 3 décès liés au travail, 18 accidents, 2.4 cas par million d’heures, 5 cas de maladie et 120 jours perdus.

• Meilleur

  Je précise que notre taux de couverture de 92% concerne les personnes incluses dans notre suivi de la santé et de la sécurité, et que, pour ce groupe, nous avons enregistré 3 décès liés au travail, 18 accidents, 2.4 cas par million d’heures, 5 cas de maladie et 120 jours perdus.

• Optimal

  Je précise que, pour les 92% de notre main-d’œuvre couverts par notre suivi de la santé et de la sécurité cette année, nous avons enregistré 3 décès liés au travail, 18 accidents, 2.4 cas par million d’heures, 5 cas de maladie et 120 jours perdus, et que le total plus élevé de jours perdus s’explique principalement par deux périodes de rétablissement plus longues après des incidents graves.

Vérifiez votre compréhension

Scénarios à travailler

Références au référentiel

Exigences ESRS applicables et informations connexes

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Questions auxquelles cette page répond

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