Objet de l’information
L'accent pratique porte sur la couverture et la cohérence dans l'ensemble de l'effectif, et non uniquement sur quelques programmes mis en avant. Un rapport utile devrait préciser si la formation est disponible sur différents sites, dans différentes fonctions et pour différents groupes de travailleurs, comment la participation est gérée et s'il existe des écarts entre ce qui est proposé et ce que les personnes reçoivent effectivement.
Ce support pédagogique LRA aide à préparer l’information. Pour les exigences exactes, reportez-vous toujours à la source officielle European Commission.
Préparer
Que rassembler avant de rédiger
Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.
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Couverture des évaluations des salariés
Équipe RH / PeopleLa part des salariés inclus dans l'évaluation, avec le numérateur et le dénominateur clairement définis ainsi que la période couverte.
Éléments probants Dossiers RH ou d'évaluation des performances, rapports d'achèvement des évaluations et fichier de calcul utilisé pour obtenir le pourcentage.
Point de vigilance Le pourcentage est souvent calculé à partir d'un effectif différent de celui du suivi des évaluations, de sorte que le numérateur et le dénominateur ne concordent pas avec le système RH.
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Total des heures de formation
Formation et développementLe nombre total d’heures de formation dispensées au cours de la période de reporting, selon une base cohérente pour toutes les sessions et tous les participants.
Éléments probants Exports du système de gestion de la formation, relevés de présence, dossiers de cours et calcul récapitulatif étayant le total.
Point de vigilance Le temps de formation est souvent totalisé à partir de sources ou de bases temporelles différentes, de sorte que le total ne concorde pas avec le système de formation ni avec les relevés de présence.
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Formation moyenne par salarié
Formation et développement / RHLe nombre moyen d’heures de formation par salarié, ainsi que l’effectif utilisé dans le calcul et la période couverte.
Éléments probants Le calcul du total des heures de formation, le fichier de la population de salariés et le document de travail montrant comment la moyenne a été calculée.
Point de vigilance La moyenne est souvent calculée à partir d’un effectif différent de celui utilisé pour le total de formation, de sorte que le chiffre par salarié présente une discordance de périmètre ou de période.
Avant de commencer
- Avez-vous défini quels groupes d’employés sont pris en compte pour cette revue de la formation, afin que le pourcentage soit fondé sur la population appropriée ?
- Utiliserez-vous la même période de reporting et la même date de clôture pour la part des effectifs et les chiffres relatifs aux heures de formation ?
- Pouvez-vous retracer le total des heures jusqu’à un document source, tel qu’un relevé de formation, un fichier de paie ou un extrait du système RH ?
- Avez-vous convenu de la méthode de calcul du nombre moyen d’heures par personne, notamment des employés inclus dans le dénominateur ?
- Savez-vous clairement si la revue couvre uniquement les activités de formation formelle, ou également les autres temps d’apprentissage que votre organisation consigne de la même manière ?
Comment le préparer
Demander les données
Demander les données de la revue de la formation à l’Analytique des personnes
Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.
Combien de personnes ont fait l’objet d’une revue de la formation, et quel temps de formation a été enregistré pour la période de reporting ?
Veuillez d’abord utiliser les propres termes de votre organisation (par exemple, revue de l’apprentissage, entretien de développement, revue des compétences, temps consacré aux cours, heures d’apprentissage), puis les mettre en correspondance avec les champs de publication. Conservez la formulation dans votre langage interne et vérifiez la source officielle avant la validation finale.
Demande faible
Veuillez fournir les indicateurs de formation ESRS S1:S1-12 pour l’année, y compris le pourcentage de salariés ayant fait l’objet d’une revue, le nombre total d’heures de formation et le nombre moyen d’heures par salarié.
Pourquoi elle échoue : Cette formulation utilise un vocabulaire de référentiel que de nombreuses équipes opérationnelles n’emploient pas au quotidien et n’indique pas au responsable quelle source, quel périmètre, quelle base de comptage ou quels libellés internes utiliser. Elle laisse également place à des interprétations incohérentes concernant les personnes incluses et la manière de mesurer le temps.
Meilleure demande
Veuillez envoyer l’extrait des revues d’apprentissage pour [period] pour [boundary]. Nous avons besoin du nombre de salariés ayant fait l’objet d’un entretien d’apprentissage ou de développement, du temps total d’apprentissage enregistré et du temps moyen par salarié, en utilisant les propres libellés de votre équipe. Veuillez inclure le système source, la population couverte, la base de comptage, la base de temps et toute exclusion ou tout doublon.
Modèle d’e-mail formel
Objet : Demande de vérification des données sur la formation et le temps consacré à l’apprentissage pour [reporting period] Bonjour [name/team], Pourriez-vous fournir les données nécessaires à notre reporting de durabilité sur l’apprentissage des salariés pour [reporting period] ? Pour le périmètre de reporting convenu ([boundary]), nous avons besoin des éléments suivants, selon vos propres termes internes et, lorsqu’ils sont disponibles, d’extraits des sources : - le nombre de salariés ayant fait l’objet d’un entretien ou d’une revue de formation ou d’apprentissage au cours de la période ; - le temps total d’apprentissage ou de formation enregistré pour ces salariés ; et - le temps moyen d’apprentissage ou de formation par salarié. Veuillez également inclure : - le système ou fichier utilisé ; - la population couverte ; - la méthode de comptage utilisée pour les personnes ayant fait l’objet d’une revue ; - la base utilisée pour le temps enregistré ; - toute exclusion, tout doublon ou tout enregistrement manquant ; et - le nom de la personne qui a préparé l’extrait. Si cela peut vous aider, veuillez envoyer ces informations sous forme de tableau simple. Adaptez ce texte au vocabulaire propre à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation. Merci beaucoup, [Your name]
Version courte pour Teams / Slack
Bonjour [name], pourriez-vous envoyer les données de formation / d’apprentissage pour [period] pour [boundary] ? Nous avons besoin des éléments suivants : personnes ayant fait l’objet d’une revue, nombre total d’heures/temps d’apprentissage, et moyenne par salarié, ainsi que du système source et de toute remarque concernant les exclusions ou les doublons. Veuillez utiliser les propres termes de votre équipe dans l’extrait. Merci.
Exemples sectoriels
Industrie manufacturière
Contexte. Une usine utilise des échanges de sécurité en fonction des équipes, des rappels de sécurité obligatoires et des formations aux machines propres aux fonctions, enregistrés dans un registre local d’apprentissage.
Demande adaptée. Veuillez partager le registre de formation pour [period] pour l’usine et les équipes de support. Nous avons besoin du nombre de salariés ayant fait l’objet d’une revue d’apprentissage, du temps total de formation enregistré et du temps moyen par salarié. Veuillez utiliser les termes de votre site et inclure la source du registre, la couverture des équipes et toute session annulée ou répétée.
Exemple de réponse. Le registre d’apprentissage du site indique 428 salariés ayant fait l’objet d’une revue, 1,964 heures de formation au total et 4.6 heures par salarié. Source : outil de suivi de l’apprentissage du site. Couverture : équipes de l’usine et de la maintenance. Deux sessions annulées ont été exclues ; les entrées en double ont été supprimées.
Services professionnels
Contexte. Une entreprise suit les modules obligatoires de conformité, les ateliers de compétences client et les séances de coaching dans une plateforme centrale d’apprentissage.
Demande adaptée. Veuillez fournir l’extrait de la plateforme d’apprentissage pour [period] dans l’ensemble de l’entreprise. Nous avons besoin du nombre de membres du personnel ayant réalisé une revue d’apprentissage, du temps total d’apprentissage et du temps moyen par personne. Veuillez inclure le nom de la plateforme, les unités opérationnelles couvertes, vos règles de validation et tout ajustement manuel.
Exemple de réponse. L’extrait de la plateforme indique 1,250 membres du personnel ayant fait l’objet d’une revue, 7,500 heures d’apprentissage au total et 6.0 heures par personne. Source : plateforme centrale d’apprentissage. Couverture : toutes les entités du Royaume-Uni. La réalisation a été comptée une fois par personne et par module ; une inscription en double a été supprimée.
Rédigez votre information
Des notes qui transforment les données en information publiée
Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.
Note méthodologique
Indiquez comment vous avez défini la population d’employés, comment vous avez compté ceux inclus dans le processus d’évaluation et comment vous avez calculé le temps total d’apprentissage ainsi que la moyenne par personne.
Note de contexte
Expliquez ce que le pourcentage de couverture des évaluations et les chiffres de formation indiquent quant à l’étendue des évaluations des employés et au temps de développement enregistré au total et par personne.
Déclaration sur les variations
Si les chiffres évoluent de manière importante, précisez si le changement reflète une portée plus large ou plus restreinte des évaluations, un nombre d’heures de formation supérieur ou inférieur, ou une évolution du temps moyen par employé.
Entrée de l’index de contenu
S1-12 Formation — [emplacement / page] / [notes]Centre de téléchargement
Outils et formulaires de préparation
Téléchargez les outils de préparation pour S1-12 pendant 24 heures après confirmation gratuite de votre adresse e-mail. Les liens vers les rapports sources restent publics.
Vérifier
Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves
Nous avons calculé le chiffre de couverture à partir de l'activité de formation pour laquelle nous pouvions produire des éléments probants pour la période, en utilisant notre propre effectif comme dénominateur et le temps de formation enregistré comme numérateur.
Risque Le vérificateur peut tester si la base de calcul est cohérente, si la population d'employés utilisée est la bonne pour la période et si du temps de formation a été omis, comptabilisé deux fois ou inclus sans justificatif.
Preuves à vérifier Classeur de calcul ; relevés de formation sources ; extrait de l'effectif des employés pour la période de reporting ; note méthodologique indiquant le numérateur et le dénominateur utilisés ; rapprochement entre les relevés bruts et le chiffre publié.
Nous avons limité le chiffre au groupe de la main-d'œuvre que nous avions l'intention de déclarer et avons appliqué la même règle de périmètre à l'ensemble du jeu de données, de sorte que le pourcentage publié reflète une population cohérente unique.
Risque Le vérificateur peut examiner si le périmètre a été défini avant le calcul, si les exclusions ou inclusions ont été appliquées de manière cohérente et si la population déclarée correspond aux documents sous-jacents.
Preuves à vérifier Note de périmètre ; définition de la population utilisée pour l'indicateur ; extrait des RH indiquant les employés inclus et exclus ; piste d'audit de tout ajustement ; validation confirmant que le périmètre a été appliqué avant la publication.
Nous nous sommes appuyés sur les documents sources de la période de reporting et avons vérifié les données sous-jacentes afin de détecter les lacunes évidentes, les doublons et les incohérences avant de finaliser le chiffre.
Risque Le vérificateur peut remettre en question l'exhaustivité et l'exactitude des données, ainsi que le fait que le chiffre ait été établi à partir de données sources fiables plutôt que d'estimations ou de documents partiels.
Preuves à vérifier Relevés de présence aux formations ; export du système d'apprentissage ; outil de suivi des évaluations de performance ; contrôles de la qualité des données ; registre des exceptions ; éléments probants du suivi des entrées manquantes ou incohérentes.
Nous avons conservé les éléments probants reliant le chiffre publié aux documents originaux, de sorte que le calcul puisse être retracé du chiffre final aux fichiers sources.
Risque Le vérificateur peut tester si la piste d'audit est suffisamment complète pour étayer le chiffre publié et si les éléments probants conservés sont contemporains et traçables.
Preuves à vérifier Fichier de calcul soumis au contrôle des versions ; extractions des systèmes sources ; pièces justificatives pour toute saisie manuelle ; journal des modifications ; piste d'approbation ; conservation des fichiers utilisés dans le calcul final.
Avant la publication, nous avons examiné le caractère raisonnable du résultat par rapport aux périodes antérieures et aux attentes internes, et nous avons résolu tout mouvement inhabituel ou problème de données identifié.
Risque Le vérificateur peut examiner si les contrôles préalables à la publication étaient substantiels, si les anomalies ont fait l'objet d'une investigation et si l'information finale pouvait être trompeuse en raison de problèmes non résolus.
Preuves à vérifier Notes de revue du caractère raisonnable ; comparaison avec la période précédente ; analyse des écarts ; dossiers de résolution des problèmes ; éléments probants de revue ou d’approbation par la direction ; validation finale confirmant qu’il ne subsiste aucune préoccupation concernant les données.
Dossier de preuves à préparer
Lacunes fréquentes dans les rapports
- Les chiffres sont indiqués sans le narratif justificatif, ou le narratif sans les chiffres.
- Le périmètre est incohérent entre le texte et les chiffres.
- Le périmètre de reporting n’est pas défini.
- Les changements importants depuis la période précédente ne sont pas communiqués.
- Les estimations et les valeurs mesurées ne sont pas distinguées.
- Les documents sources des chiffres ne sont pas identifiés.
Là où les brouillons dérapent
Erreurs à éviter et points nécessitant un jugement
La colonne de gauche montre ce que les préparateurs font mal lors de la collecte ; celle de droite, où vous devrez exercer et expliquer un jugement.
Erreurs à éviter
- Mauvais responsableSe limiter à relancer l’équipe chargée de l’apprentissage peut faire passer à côté des personnes qui détiennent les données sur les effectifs, la paie ou les registres locaux de formation, de sorte que les chiffres proviennent de la mauvaise source.
- Le langage du référentiel, et non celui de l’entrepriseDemander les données en utilisant les intitulés des informations à publier au lieu des propres termes de l’organisation peut laisser les équipes dans l’incertitude quant aux listes de cours, aux champs RH ou aux rapports financiers à extraire.
- Pas de périmètre clairement définiSi vous ne définissez pas quelles entités, quels pays et quels groupes de travailleurs sont inclus dans le périmètre, différentes équipes peuvent comptabiliser des populations différentes et les totaux ne correspondront pas.
- Mauvaise base temporelleExtraire les activités de formation d’une période différente de l’exercice de reporting peut mélanger les enregistrements de l’exercice en cours et ceux de l’exercice précédent et fausser le résultat.
- Méthode de comptage mixteCombiner les données d’effectifs, les achèvements de cours et les registres de présence sans une base commune approuvée peut rendre incohérents le pourcentage examiné et le total des heures.
- Intitulés des sources perdusCopier les chiffres dans une feuille récapitulative sans conserver les noms de fichiers d’origine, les titres des rapports ou les dates d’extraction rend difficile la traçabilité de l’origine de chaque chiffre.
- Populations regroupéesRegrouper la formation obligatoire et la formation facultative, ou différents groupes de salariés, dans une seule catégorie peut masquer les tendances distinctes nécessaires à l’information à publier.
- Piste d’audit manquanteSi la date d’extraction, la version et la validation du réviseur ne sont pas conservées avec les données, personne ne peut montrer comment les chiffres définitifs ont été vérifiés avant leur utilisation.
Jugement requis
- Choisir la population de salariés avant de calculer le taux d’examenPrécisez quelles personnes font partie de la population de formation pour l’exercice, expliquez les exclusions ou inclusions éventuelles aux limites du périmètre et conservez la même base lorsque vous comparez les périodes, sauf si une modification est clairement décrite.
- Décider comment traiter les activités acquises ou cédées au cours de l’exerciceIndiquez si les personnes ayant rejoint le groupe ou l’ayant quitté à la suite d’acquisitions, de cessions ou de changements similaires ne sont comptées que pour la période pendant laquelle elles faisaient partie du groupe, et expliquez tout retraitement ou non-retraitement des chiffres antérieurs.
- Utiliser une règle pratique unique lorsque les catégories professionnelles locales ne correspondent pasSi les intitulés de fonctions ou les regroupements de travailleurs diffèrent selon les pays, faites-les correspondre à une approche interne unique pour le reporting et publiez la règle utilisée afin que les lecteurs puissent voir comment les chiffres ont été rendus comparables.
- Préciser qui est compté lorsqu’une personne se situe à la limite du périmètreExpliquez comment vous traitez les travailleurs d’agence, les contractants, les salariés détachés, les stagiaires ou les autres groupes proches de la limite du périmètre, et publiez tout jugement utilisé pour les inclure ou les exclure de la population de formation.
- Indiquer la base temporelle pour les effectifs comme pour l’activité de formationPrécisez si les chiffres correspondent au début de la période, à sa clôture ou à une moyenne sur la période, et décrivez comment vous avez aligné le décompte des personnes sur les heures de formation enregistrées.
- Séparer les enregistrements mesurés des estimations et expliquer la méthodeLorsque la présence ou les heures ne sont pas entièrement comptabilisées, indiquez quels chiffres proviennent des enregistrements des systèmes et lesquels sont estimés, et décrivez la base utilisée pour combler les lacunes ou convertir les enregistrements partiels en totaux.
- Expliquer comment vous calculez la moyenne par personneIndiquez si la moyenne est fondée sur toutes les personnes incluses dans le périmètre, uniquement sur celles qui ont reçu une formation ou sur un autre dénominateur interne, et conservez une approche cohérente ou expliquez toute modification.
- Arrondir d’une manière qui ne fausse pas les totauxPubliez la règle d’arrondi utilisée pour le pourcentage, le total des heures et la moyenne, et assurez-vous que les chiffres arrondis restent raisonnablement cohérents avec les données sous-jacentes.
- Agréger suffisamment pour protéger les données à caractère personnelSi de petits groupes pouvaient permettre d’identifier des personnes, regroupez les catégories ou masquez le niveau de détail si nécessaire, et expliquez le niveau d’agrégation utilisé afin que les données de formation restent utilisables sans divulguer d’informations personnelles.
Exemples
Ce que cela donne sur la page
Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.
Nous avons évalué 78% de nos effectifs au cours de l’année, soit 390 employés sur 500. Ces évaluations ont représenté au total 1,560 heures de formation, soit une moyenne de 3.2 heures par employé évalué.
Ventilation illustrative de l’activité d’évaluation des employés (people)
| Catégorie | Employés évalués | Non évalués |
|---|---|---|
| Effectif | 390 | 110 |
Illustration synthétique uniquement. Cet exemple montre comment présenter, dans une même information quantitative, la part des employés évalués, le temps total consacré et le temps moyen par employé évalué.
Nous avons couvert 62 % de notre personnel au cours de la période, soit 248 employés sur 400. Le temps de formation correspondant s’est élevé à 744 heures au total, soit 3.0 heures pour chaque employé inclus dans l’examen.
Ventilation illustrative de l’activité d’examen des employés (people)
| Catégorie | Employés examinés | Non examinés |
|---|---|---|
| Effectif | 248 | 152 |
Illustration synthétique uniquement. Cet exemple combine la proportion du personnel couvert, le nombre total d’heures dispensées et le nombre moyen d’heures par personne couverte.
Échelle de qualité
- Basique
Nous avons examiné 100% de notre personnel et enregistré 1,200 heures de formation.
- Meilleur
Nous avons examiné l’ensemble des salariés, enregistré au total 1,200 heures de formation, ce qui correspond en moyenne à 12 heures par salarié.
- Optimal
Nous avons examiné l’ensemble des salariés sur l’année, enregistré au total 1,200 heures de formation, et la moyenne de 12 heures par salarié est restée inchangée, car notre plan de formation et la composition de nos effectifs sont restés globalement stables.
Vérifiez votre compréhension
Scénarios à travailler
Un groupe de 240 membres du personnel a suivi un programme d’apprentissage au cours de l’année, mais le rapport des ressources humaines indique uniquement le nombre total d’heures de cours et ne précise pas combien de personnes ont été incluses dans l’examen. L’équipe dispose également d’un tableur distinct pour les responsables et d’un autre pour le reste de la main-d’œuvre.
Une entreprise a enregistré 1,860 heures de formation pour l’année pour 310 salariés. Le projet de note présente le nombre total d’heures, mais la moyenne par salarié n’a pas été calculée, et une unité opérationnelle souhaite exclure les sessions d’intégration parce qu’elles étaient courtes.
Un préparateur dispose d’un rapport indiquant que 420 membres du personnel sur 500 salariés ont été examinés concernant leurs besoins d’apprentissage, avec 2,100 heures au total et une moyenne de 5.0 heures par salarié. Une mise à jour ultérieure de la paie montre que 12 personnes ont rejoint l’entreprise en cours d’année et ont été incluses dans les heures, mais que le nombre de personnes examinées n’a pas été mis à jour.
Une unité opérationnelle peut présenter des relevés de participation aux cours pour 180 salariés ainsi qu’une exportation distincte de la plateforme d’apprentissage indiquant 900 heures. Toutefois, les relevés ne permettent pas de déterminer si les mêmes personnes figurent dans les deux sources, et la moyenne par salarié a été estimée en divisant les heures par l’effectif total de 260 sans vérification.
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Vérifier votre texte
Collez un ou deux paragraphes. L’extrait est utilisé uniquement pour cette vérification et n’est pas enregistré dans votre conversation.
La comparaison utilise les exemples de cette fiche, et non leur fréquence dans le corpus de rapports.
Conseil, pas assurance
Références au référentiel
Exigences ESRS applicables et informations connexes
ESRS
S1-12
au sein de ESRS S1 : Own Workforce
Guides that settle this question
Connexes et exploration
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FAQ
Questions auxquelles cette page répond
La page indique de préparer trois points de données : la couverture de l’examen des employés, le nombre total d’heures de formation et le nombre moyen d’heures de formation par employé. Utilisez-les comme ensemble de données de départ avant de rédiger le texte explicatif.
Utilisez-la comme liste de contrôle de travail pour passer des données brutes à un projet d’information à fournir. La page est conçue pour vous aider à définir le périmètre, à recueillir les points de données, puis à les transformer en formulation prête à intégrer au rapport.
La page comprend un dossier de preuves comportant cinq éléments destinés à soutenir la préparation à la mission d’assurance. Constituez votre dossier autour de ces éléments afin de pouvoir montrer d’où proviennent les chiffres et comment ils ont été vérifiés.
La page indique qu’il existe cinq assertions d’assurance à vérifier, chacune comportant un angle relatif à l’assertion, au risque et aux éléments probants. Utilisez cette section pour vérifier que vos données, vos calculs et votre texte explicatif sont étayés avant la validation finale.
La page répertorie les lacunes et erreurs courantes en matière d’information à fournir auxquelles il convient de prêter attention. Utilisez cette liste comme contrôle avant soumission afin de pouvoir repérer rapidement les données manquantes, les éléments probants insuffisants ou les calculs incohérents.
Le Centre de téléchargement comprend un classeur Préparation et assurance au format .xlsx. Utilisez-le pour organiser les points de données, suivre les éléments probants et effectuer au même endroit les contrôles de préparation et d’assurance.
La fiche de bibliothèque imprimable est une version de référence rapide de la page. Elle est utile si vous souhaitez disposer d’une liste de contrôle compacte pendant que vous collectez les données, examinez les éléments probants ou rédigez l’information à fournir.
La page comporte une section consacrée aux résultats à l’état de projet, avec des idées de visualisation, des amorces de texte narratif et une ligne d’index du contenu. Utilisez ces suggestions pour convertir les points de données en un projet court et cohérent, plutôt que de commencer avec une page vierge.
Oui, elle comprend des exemples illustratifs synthétiques d’informations à fournir, notamment un tableau quantitatif. Considérez-les uniquement comme des exemples de présentation et veillez à ce que vos propres chiffres et votre formulation correspondent à vos données réelles.
La page comporte un tableau « Extraits de rapports d’entreprises » qui renvoie vers des rapports publiés dans lesquels le sujet est présenté. Utilisez-le pour voir comment d’autres organisations présentent le sujet, mais fondez votre propre rédaction sur les données et les éléments probants de votre organisation.
Autres questions auxquelles cette page peut aider