Objet de l’information
L’accent pratique porte sur la couverture et la cohérence : il s’agit de déterminer si les dispositifs s’appliquent à l’ensemble de l’organisation et aux sites pertinents, ou seulement à certaines équipes, certains sites ou certains bureaux principaux. Il devrait être clair comment l’organisation identifie les besoins, fournit des aménagements raisonnables ou un soutien équivalent, et contrôle si les travailleurs handicapés peuvent participer sur un pied d’égalité. Lorsque la mise en œuvre diffère selon le pays, le site ou l’unité opérationnelle, le rapport devrait rendre cette variation claire.
Ce support pédagogique LRA aide à préparer l’information. Pour les exigences exactes, reportez-vous toujours à la source officielle European Commission.
Préparer
Que rassembler avant de rédiger
Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.
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Proportion de salariés handicapés
RH / analyse des effectifsLe pourcentage de la main-d’œuvre déclarée comme handicapée pour la période de reporting, selon la définition convenue par l’organisation et la même base d’effectifs que celle utilisée pour la mesure de la main-d’œuvre globale.
Éléments probants Extrait du SIRH ou du reporting de la main-d’œuvre, ainsi que la définition utilisée pour le statut de handicap et le calcul montrant le nombre de personnes handicapées rapporté à la base totale de la main-d’œuvre.
Point de vigilance Incohérence de définition ou de catégorie : la source du statut de handicap ne correspond pas au dénominateur de la main-d’œuvre utilisé pour le pourcentage.
Avant de commencer
- Avez-vous déterminé quelles composantes de l’effectif sont prises en compte dans ce chiffre et quels groupes en sont exclus ?
- Avez-vous fixé la date donnée ou la base de fin de période que vous utiliserez pour l’effectif et la part de personnes handicapées ?
- Chaque chiffre peut-il être retracé jusqu’à une source identifiée, telle que les dossiers RH ou un autre système interne ?
- Avez-vous convenu de ce qui constitue un handicap dans votre organisation pour ce calcul, et cette définition est-elle appliquée de manière cohérente ?
- Avez-vous vérifié que le pourcentage est calculé à partir de la même population que le nombre de salariés, afin que les chiffres concordent ?
Comment le préparer
Demander les données
Demander les données sur la part des personnes handicapées dans l’effectif
Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.
Quelle part de nos salariés se sont déclarés handicapés au cours de la période de reporting, sur la base des données relatives aux effectifs et des définitions propres à l’organisation ?
Commencez par utiliser les termes propres aux données relatives aux effectifs de votre organisation, puis faites-les correspondre à l’information à fournir. Par exemple, demandez le champ interne relatif au statut de handicap, la base de calcul de l’effectif et la date de clôture du reporting, plutôt que d’utiliser la formulation du référentiel dans la demande.
Demande faible
Veuillez fournir les données relatives à la publication d’informations sur le handicap selon ESRS S1-11 pour la période de reporting.
Pourquoi elle échoue : Cette demande utilise uniquement le langage du référentiel, n’indique pas quel système interne ou quel champ utiliser, ne définit pas la population d’employés ni la base de décompte, et ne demande pas les métadonnées justificatives nécessaires pour vérifier les chiffres.
Meilleure demande
Veuillez fournir les données relatives au statut de handicap des employés à partir de [HRIS/source system] pour [reporting period], en utilisant nos noms de champs internes et la base d’effectifs convenue. Incluez la population totale d’employés couverte, le nombre de personnes s’étant auto-déclarées en situation de handicap, toute autre catégorie de réponse que nous utilisons, la date limite et une courte note sur le traitement des réponses vides ou de l’absence de réponse. Il s’agit uniquement d’un modèle de formation LRA possible ; adaptez-le à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.
Modèle d’e-mail formel
Objet : Demande de données relatives au personnel sur le statut de handicap pour [reporting period] Bonjour [name/team], Pourriez-vous nous communiquer les données relatives au personnel nécessaires à notre dossier de reporting de durabilité pour [reporting period] ? Nous avons besoin des éléments suivants, en utilisant vos définitions internes habituelles et votre système source : - le nombre total d’employés pour la population convenue - le nombre d’employés s’étant auto-déclarés en situation de handicap - la base utilisée pour le décompte (par exemple, les effectifs à un instant donné ou une autre base interne) - le nom du champ et toute correspondance de catégories utilisée dans les données sources - la date limite et la période de reporting couvertes - toute note concernant les réponses manquantes, vides ou non communiquées Veuillez retourner les données sous forme de tableau et inclure une courte note sur la manière dont elles ont été préparées. Il s’agit uniquement d’un modèle de formation LRA possible ; veuillez l’adapter à votre organisation et vérifier la source officielle avant validation. Merci, [preparer name]
Version courte pour Teams / Slack
Bonjour [name/team] — pourriez-vous envoyer les données relatives au personnel pour [reporting period] concernant le statut de handicap de nos employés, en utilisant vos champs SIRH habituels et votre base d’effectifs habituelle ? Veuillez inclure le nombre total d’employés, le nombre s’étant auto-déclarés en situation de handicap, la date limite et toute note concernant les réponses vides ou manquantes. Il s’agit uniquement d’un modèle de formation LRA possible ; adaptez-le à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.
Exemples sectoriels
Commerce de détail
Contexte. Un grand employeur exploitant des magasins, disposant d’un système RH centralisé et de données de paie distinctes.
Demande adaptée. Veuillez extraire les données relatives aux employés des magasins et du siège à partir de [HRIS] pour [reporting period], en utilisant notre champ interne relatif au statut de handicap et la même population d’employés que celle utilisée pour le reporting sur les effectifs. Incluez le nombre total d’employés, le nombre s’étant auto-déclarés en situation de handicap, les catégories de réponse utilisées et toute note concernant les membres du personnel ayant rejoint ou quitté l’organisation pendant la période.
Exemple de réponse. Un tableau comprenant la période, la population, le nombre total d’employés, le nombre d’employés en situation de handicap, les autres catégories de réponse et une note indiquant que les chiffres proviennent du système RH à la fin de la période.
Industrie manufacturière
Contexte. Un employeur multisite disposant de dossiers relatifs au personnel au niveau des sites et d’une équipe centrale d’analytique sociale.
Demande adaptée. Veuillez fournir les chiffres relatifs à la situation de handicap de la main-d’œuvre pour tous les sites de production et les bureaux pour [période de reporting], en utilisant le champ interne de données relatives au personnel et la base de décompte des employés convenue. Incluez la ventilation par site, l’effectif total, le nombre de personnes s’étant identifiées comme étant en situation de handicap, ainsi que toute exclusion, comme les sous-traitants ou la main-d’œuvre temporaire, si ces catégories ne font pas partie de la mesure interne de la main-d’œuvre.
Exemple de réponse. Un tableau site par site présentant le nombre total d’employés, le nombre d’employés en situation de handicap et la part en pourcentage, ainsi qu’une note confirmant que les sous-traitants ont été exclus du décompte de la main-d’œuvre.
Rédigez votre information
Des notes qui transforment les données en information publiée
Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.
Note méthodologique
Indiquer comment l’organisation définit un employé handicapé pour cette information à fournir, quelle population a été dénombrée et si le chiffre correspond à un effectif ou à une autre base de mesure.
Note de contexte
Expliquer ce que le chiffre indique sur la composition de l’effectif et comment il aide les lecteurs à comprendre l’inclusion au sein de l’organisation.
Déclaration sur les variations
Si la proportion a évolué de manière significative, préciser si le changement reflète des recrutements, des départs, une reclassification ou une meilleure collecte des données, et indiquer si la taille de l’effectif sous-jacent a également changé.
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S1-11 Handicaps — [emplacement / page] / [notes]Centre de téléchargement
Outils et formulaires de préparation
Téléchargez les outils de préparation pour S1-11 pendant 24 heures après confirmation gratuite de votre adresse e-mail. Les liens vers les rapports sources restent publics.
Vérifier
Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves
Nous avons préparé le chiffre au moyen de notre propre méthode de travail et des documents sous-jacents sur lesquels nous nous sommes appuyés, et nous pouvons montrer comment les données d’entrée ont été recueillies et combinées.
Risque Un professionnel de l’assurance peut vérifier si la méthode a été appliquée de manière cohérente, si les données sources étaient complètes et exactes, et si le calcul peut être reproduit à partir des éléments probants conservés.
Preuves à vérifier Classeur de calcul ou résultat système ; extraits sources des dossiers RH ou d’autres documents pertinents ; notes de mappage ou de transformation des données ; historique des versions montrant la méthode utilisée ; validation du réviseur concernant le chiffre final.
Nous avons utilisé un ensemble défini d’hypothèses lorsque les données brutes ne suffisaient pas à elles seules, et nous avons documenté les principales limites de l’estimation.
Risque Un professionnel de l’assurance peut examiner si les hypothèses étaient raisonnables, si une limitation importante a été omise et si l’estimation pourrait changer de manière significative en cas d’utilisation d’hypothèses différentes.
Preuves à vérifier Journal des hypothèses ; note méthodologique ; contrôles de sensibilité ou de raisonnabilité ; éléments attestant de la revue par la direction ; documents indiquant toute lacune connue dans les données ou toute contrainte liée aux estimations.
Nous avons ajouté le contexte nécessaire pour interpréter correctement le chiffre, notamment tout facteur qui influe sur la manière dont il doit être interprété.
Risque Un professionnel de l'assurance peut demander si le contexte est suffisant, équilibré et non trompeur, et s'il explique toute évolution inhabituelle ou tout problème de comparabilité.
Preuves à vérifier Projet de texte d'information ; documents narratifs justificatifs ; commentaires de la revue interne ; éléments justificatifs pour toute explication des tendances, des effets ponctuels ou des changements de périmètre ; piste d'approbation de la formulation finale.
Nous avons exposé l'approche de calcul, les types de données utilisés et la provenance de ces données avant de publier le chiffre.
Risque Un professionnel de l'assurance peut vérifier si l'approche exposée correspond au calcul effectivement réalisé, si les types et les sources de données sont complets, et si les éventuels ajustements manuels ont été correctement contrôlés.
Preuves à vérifier Énoncé de la méthode ; registre des sources de données ; rapports ou extractions des systèmes ; rapprochement entre les données sources et le chiffre publié ; éléments attestant des contrôles appliqués aux saisies ou aux remplacements manuels.
Nous avons présenté le pourcentage comme une part de notre effectif et utilisé le pourcentage comme unité, le numérateur et le dénominateur étant définis dans nos documents de travail.
Risque Un professionnel de l'assurance peut vérifier si le pourcentage est calculé sur la population appropriée, si l'unité est présentée de manière cohérente et si la base d'effectif sous-jacente est claire et étayable.
Preuves à vérifier Définition de la population ; calculs du numérateur et du dénominateur ; extractions du registre des effectifs ou des employés ; feuille de calcul présentant le pourcentage ; tableau ou texte narratif final publié indiquant l'unité utilisée.
Dossier de preuves à préparer
Lacunes fréquentes dans les rapports
- L’information est présentée sans date ni date de référence.
- Le périmètre ou la limite de l’énoncé n’est pas défini.
- Les termes clés sont utilisés de manière incohérente dans le rapport.
- Les changements significatifs depuis la période précédente ne sont pas publiés.
- Des affirmations sont formulées sans précisions à l’appui ni document source.
- Un texte passe-partout est utilisé sans répondre réellement à la question posée.
Là où les brouillons dérapent
Erreurs à éviter et points nécessitant un jugement
La colonne de gauche montre ce que les préparateurs font mal lors de la collecte ; celle de droite, où vous devrez exercer et expliquer un jugement.
Erreurs à éviter
- Mauvais responsable des donnéesChercher le chiffre auprès de la mauvaise équipe, ou formuler la demande dans le langage du référentiel plutôt que dans les propres termes de l’organisation, signifie souvent que la personne qui détient réellement les données d’effectif ne voit jamais la demande.
- Périmètre laissé dans le vagueSi l’équipe ne précise pas quels groupes de travailleurs et quels sites sont inclus dans le périmètre, différentes personnes compteront des populations différentes et le résultat ne sera pas comparable.
- Périmètre non définiLorsque le périmètre de reporting n’est pas convenu en amont, certains sites ou certaines entités sont inclus par une personne et exclus par une autre ; le chiffre final varie donc pour des raisons étrangères aux données elles-mêmes.
- Mauvaise base temporelleL’utilisation d’une date de clôture ou d’une période différente de celle utilisée dans les données sources produit un pourcentage qui ne correspond pas à l’extraction RH sous-jacente.
- Méthode de décompte mixteCombiner un fichier d’effectifs avec un fichier d’équivalents temps plein, ou passer du décompte des personnes à des totaux fondés sur les contrats, fausse le pourcentage car le dénominateur n’est pas établi sur la même base que le numérateur.
- Libellés des sources perdusCopier le chiffre dans une feuille récapitulative sans conserver les noms de champs, les codes ou les notes d’origine rend impossible la traçabilité de la signification réelle de l’enregistrement source.
- Populations regroupéesRegrouper des catégories qui devraient rester séparées, comme les employés et les autres travailleurs, masque les différences dans les données sources et peut conduire à compter deux fois certaines personnes ou à en sous-estimer le nombre.
- Piste d’audit manquanteSi l’équipe enregistre uniquement le chiffre final, et non la date d’extraction, le fichier source et la trace de validation, personne ne peut démontrer ultérieurement comment le chiffre a été établi ou vérifié.
Jugement requis
- Ce qui est considéré comme un handicap dans chaque paysUtilisez la définition locale que vos données relatives au personnel permettent réellement d’étayer, et expliquez toute différence entre les pays afin que les lecteurs comprennent pourquoi une même personne peut être comptée différemment selon les sites.
- Personnes embauchées ou parties en cours d’annéeDéfinissez clairement la date de clôture permettant de déterminer qui est inclus dans l’effectif et indiquez ce choix de calendrier, en particulier lorsque des acquisitions, des cessions ou des restructurations modifient la main-d’œuvre pendant la période de reporting.
- Employés dont la situation est incomplète ou auto-déclaréeDécidez si vous vous appuyez sur les dossiers RH, l’auto-identification ou une autre source interne, puis indiquez comment vous avez traité les cas manquants ou non confirmés et s’ils sont inclus ou exclus du décompte.
- Travailleurs à la limite de la population de la main-d’œuvreIndiquez quels groupes vous incluez ou excluez, comme le personnel d’agence, les sous-traitants, les stagiaires ou les personnes relevant d’autres dispositifs non standard, et expliquez la règle appliquée pour maintenir un périmètre cohérent.
- Utilisation d’estimations lorsque les données ne sont pas complètesSi vous devez estimer la proportion d’employés en situation de handicap, indiquez quelles parties sont mesurées et lesquelles sont modélisées, pourquoi l’estimation était nécessaire et quelle part du chiffre repose sur un jugement.
- Arrondi et protection des petits nombresChoisissez une méthode d’arrondi et appliquez-la de manière cohérente, mais si de petits nombres risquent de permettre l’identification de personnes, regroupez davantage les données ou masquez le niveau de détail, et expliquez la mesure de protection de la vie privée utilisée.
- Totaux différents selon les systèmesLorsque les systèmes de paie, les systèmes RH ou les systèmes locaux de reporting ne concordent pas, choisissez une source de référence, décrivez les étapes de rapprochement et signalez les lacunes ou exclusions connues qui influent sur le pourcentage final.
- Évolutions de la structure organisationnelle au cours de l’annéeLorsqu’une unité opérationnelle est ajoutée, vendue ou reclassée, expliquez si le décompte des effectifs reflète la situation d’ouverture, la situation de clôture ou une base moyenne, et appliquez la méthode de manière stable d’une période à l’autre, sauf si vous justifiez clairement tout changement.
Exemples
Ce que cela donne sur la page
Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.
Nous avons comptabilisé nos effectifs en fin d’année et identifié la part des employés qui nous ont indiqué avoir un handicap.
- Dans notre groupe industriel, 48 employés sur 1,200 se sont auto-identifiés comme personnes handicapées, soit 4%.
- Nous présentons cet indicateur comme une simple mesure de la composition des effectifs pour la période de reporting, en utilisant nos propres registres internes des effectifs.
Cet exemple montre comment publier la proportion d’employés qui s’auto-identifient comme personnes handicapées, en s’appuyant sur un effectif clairement établi en fin d’année et sur un pourcentage cohérent sur le plan numérique.
Nous avons examiné les dossiers de notre personnel à la date de reporting et calculé la part de nos collaborateurs ayant déclaré un handicap.
- Dans notre groupe de services financiers, 27 employés sur 900 ont été enregistrés comme personnes handicapées, soit 3%.
- Nous utilisons cette donnée comme une mesure simple de la composition des effectifs pour la période, fondée sur nos données internes relatives aux employés.
Cet exemple présente la même information à publier pour un secteur différent, avec une taille d’effectif différente et un pourcentage correspondant, calculé à partir du nombre d’employés handicapés.
Échelle de qualité
- Basique
Nous indiquons que 6% de notre effectif est en situation de handicap.
- Meilleur
Nous indiquons que 6% de nos 500 salariés sont en situation de handicap, sur la base de nos dossiers RH de fin d’exercice.
- Optimal
À la fin de l’exercice, 6% de nos 500 salariés étaient enregistrés comme étant en situation de handicap dans notre système RH, et cette proportion était inchangée par rapport à l’année dernière, car la composition de nos effectifs est restée globalement stable.
Vérifiez votre compréhension
Scénarios à travailler
Un préparateur rédige la section consacrée aux personnes et dispose de la répartition des effectifs par situation de handicap issue des dossiers RH. La donnée est disponible pour la période de reporting, mais l’équipe ne sait pas avec certitude s’il faut la présenter sous forme de pourcentage de l’ensemble des salariés ou sous forme d’effectif.
Une entité déclarante du groupe dispose de données provenant d’une filiale qui classe la situation de handicap au moyen de dossiers locaux d’auto-identification RH, tandis qu’une autre filiale utilise des dossiers de santé au travail. L’équipe envisage de combiner les données sans vérifier si les définitions sous-jacentes concordent.
L’équipe chargée du développement durable dispose d’un projet de tableau présentant le pourcentage de salariés en situation de handicap, mais le nombre est fondé sur le fichier des effectifs de l’année dernière. La période de reporting actuelle correspond à une population de salariés différente à la suite d’une restructuration.
Un préparateur dispose d’un projet de texte indiquant que l’organisation soutient l’inclusion et l’accessibilité, mais qui ne contient aucune information chiffrée sur les salariés en situation de handicap. L’équipe se demande si ce texte suffit à lui seul.
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Vérifier votre texte
Collez un ou deux paragraphes. L’extrait est utilisé uniquement pour cette vérification et n’est pas enregistré dans votre conversation.
La comparaison utilise les exemples de cette fiche, et non leur fréquence dans le corpus de rapports.
Conseil, pas assurance
Références au référentiel
Exigences ESRS applicables et informations connexes
ESRS
S1-11
au sein de ESRS S1 : Own Workforce
Guides that settle this question
Connexes et exploration
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FAQ
Questions auxquelles cette page répond
Utilisez l’explication en langage clair de la page et la section étape par étape « comment se préparer » pour cadrer l’information à publier, puis concentrez-vous sur l’unique donnée indiquée pour la préparation : la part des employés handicapés. La page est conçue pour vous aider à transformer cette donnée en projet, et non à faire office de norme officielle.
La page indique que la donnée à préparer est la part des employés handicapés ; vous devez donc réunir les données sous-jacentes sur les effectifs nécessaires au calcul de ce chiffre. La page n’ajoute pas de mesures supplémentaires : limitez donc le périmètre à cette donnée et documentez la manière dont vous l’avez calculée.
La page fournit une section de préparation étape par étape ; utilisez-la pour définir la population d’effectifs incluse et la manière dont la part est calculée. Veillez à appliquer une méthodologie cohérente et à la rendre suffisamment claire pour l’examen et l’assurance.
La page s’adresse aux responsables du développement durable/de l’ESG, aux RH ou aux responsables des données, ainsi qu’aux examinateurs chargés de l’assurance ; la responsabilité devrait donc incomber à l’équipe capable de coordonner les données et le dossier de preuves. In practice, cela signifie généralement de désigner un responsable unique et de définir un soutien clair de la part des responsables des sources de données concernées.
La page comprend un dossier de preuves comportant cinq éléments pour être prêt pour l’assurance ; utilisez-le donc comme base de votre ensemble de fichiers. Constituez le dossier autour des données sources, des éléments justificatifs du calcul et de tout document nécessaire pour montrer comment la part des employés handicapés a été préparée.
La page indique qu’il existe cinq assertions d’assurance à vérifier, chacune comportant une assertion, un risque et une question relative aux éléments probants. Utilisez ces assertions pour vérifier que votre projet est étayé par les documents sous-jacents avant de finaliser l’information à publier.
La page répertorie les lacunes et erreurs courantes en matière de reporting ; utilisez donc cette section comme vérification avant soumission. Elle est destinée à vous aider à repérer les justificatifs manquants, une méthodologie insuffisante ou les écarts entre les données et le contenu narratif avant l’assurance ou la publication.
Le Centre de téléchargement comprend un fichier de travail « Préparation et assurance » au format .xlsx, destiné à vous aider à organiser les étapes de préparation et d’assurance. Utilisez-le pour consigner les données, les éléments probants et les points de revue au même endroit avant la rédaction.
Le Centre de téléchargement comprend également une fiche de référence imprimable au format .pdf. Utilisez-la comme référence rapide pendant que vous parcourez les sections de la page consacrées à la préparation, aux éléments probants et au projet de publication.
La page comporte une section consacrée au projet de publication, avec des idées de visualisation, des amorces de contenu narratif et une ligne d’index du contenu. Utilisez ces suggestions pour convertir les données préparées sur la part des personnes salariées handicapées en un bref contenu narratif et en une structure claire pour le projet.
Autres questions auxquelles cette page peut aider