ESRS S1 Effectifs propres : guide complet des politiques, indicateurs et caractéristiques des travailleurs

Commencez ESRS S1 par une décision concernant la population : les salariés, les travailleurs non salariés relevant de S1 et les travailleurs relevant de S2 doivent être séparés.

ESRS S1 est exigeante, car l’exposé narratif public et l’ensemble de données sur les effectifs doivent décrire les mêmes personnes, la même période et les mêmes incidences. Les ressources humaines, la paie, la santé et la sécurité, les relations avec les salariés, la conformité et les finances utilisent souvent des populations différentes. La paie peut exclure la main-d’œuvre intérimaire ; les registres des contractants peuvent inclure des travailleurs qui relèvent de S2 ; et les données sensibles relatives aux incidents ou au handicap peuvent être soumises à des restrictions légales.

La séquence la plus sûre consiste à définir d’abord le périmètre, puis les incidences matérielles, ensuite l’architecture des informations à fournir et enfin les indicateurs. Cela évite de produire un tableau soigné qui ne peut pas être rapproché du modèle des effectifs ou de l’exposé narratif relatif au devoir de vigilance.

Commencez ESRS S1 par une décision concernant la population : les salariés, les travailleurs non salariés relevant de S1 et les travailleurs relevant de S2 doivent être séparés.

La partie narrative n’est pas un inventaire des politiques de ressources humaines. Elle devrait expliquer comment les politiques couvrent les impacts matériels, quels groupes et quelles zones géographiques sont concernés, comment les travailleurs et leurs représentants sont engagés, quels canaux sont disponibles, comment l’efficacité est évaluée et comment une réparation est fournie ou soutenue lorsque l’entreprise a causé un préjudice ou y a contribué.

Établir un lien entre la couverture des politiques et l’enjeu matériel lié aux conditions de travail, à l’égalité, à la santé et à la sécurité ou aux droits.

Indiquer si l’engagement est direct ou s’effectue par l’intermédiaire des représentants des travailleurs, et comment il a influencé les décisions.

Faire la distinction entre la communication aux employés, le signalement, les réclamations, les voies syndicales et les voies juridiques formelles.

Évaluer l’efficacité des canaux au regard de leur accessibilité, de la confiance qu’ils suscitent, de l’absence de représailles, de leur rapidité, du règlement des cas et de la récurrence.

Faire la distinction entre les mesures correctives systémiques et la réparation destinée aux personnes affectées.

S1-5 présente l’effectif total des employés par genre ; l’effectif des employés pour chaque pays comptant 50 employés ou plus parmi les dix pays les plus importants ; les employés permanents, temporaires et dont les heures ne sont pas garanties ; le taux de rotation des employés permanents ; ainsi qu’une explication de toute incohérence avec le nombre d’employés figurant dans l’état financier le plus représentatif.

S1-6 s’applique lorsque des non-employés dans les effectifs propres sont liés à des IRO matériels relevant de S1, par exemple parce que la main-d’œuvre flexible est essentielle au modèle économique, que le recours à celle-ci augmente ou que les impacts sont matériels. Présenter l’effectif ou l’ETP et indiquer si la mesure correspond à la fin de la période ou à une moyenne. Si des données exactes ne sont pas disponibles, utiliser une estimation raisonnable et transparente et expliquer la couverture et les limites.

Rapprocher les données des achats, des plateformes de main-d’œuvre temporaire, des systèmes d’accès aux sites et des dossiers de ressources humaines. Éviter de compter deux fois les mêmes personnes dans les factures, les systèmes d’accès et les journaux de projet, et identifier les populations à distance ou décentralisées que les systèmes centraux omettent.

S1-13 exige une présentation cohérente de la santé et de la sécurité : couverture par le système de management, décès, accidents du travail enregistrables et taux par million d’heures travaillées, problèmes de santé liés au travail et jours perdus, le cas échéant. Définir la population, le fondement de l’enregistrement et le dénominateur en heures ; rapprocher les heures des prestataires ou les estimations et expliquer les changements de périmètre ou de collecte.

Indiquer si les salariés et les travailleurs non salariés relevant de S1 sont couverts.

Faire correspondre les catégories juridiques locales à une définition contrôlée du groupe.

Utiliser les heures travaillées ou une estimation documentée ; éviter les dénominateurs fondés sur les heures rémunérées qui ne sont pas expliqués.

Protéger les informations de santé et maintenir le lien avec le travail ainsi que l’examen des cas.

Expliquer les acquisitions, les cessions, l’amélioration de la collecte et les retraitements.

Les indicateurs relatifs aux congés liés à la famille exigent que les populations ayant droit à ces congés et les populations qui les prennent soient définies. L’écart de rémunération non ajusté entre les femmes et les hommes utilise la rémunération horaire brute de l’ensemble des salariés hommes et femmes et ne constitue pas un test d’égalité de rémunération à travail égal. Le ratio de rémunération totale annuelle compare la personne la mieux rémunérée à la rémunération totale annuelle médiane des salariés, à l’exclusion de cette personne. Les éléments de rémunération, la conversion des devises, la population et la période doivent être contrôlés.

S1-16 porte sur les incidents avérés identifiés au cours de la période de reporting, et non sur l’ensemble des préoccupations reçues. Les incidents de discrimination et les autres incidents relatifs aux droits humains sont communiqués séparément, ainsi que les amendes, pénalités et indemnisations comptabilisées dans les états financiers. Un registre à accès restreint devrait conserver les informations relatives à la réception, à la question soulevée, à la population, à l’enquête, au fondement de l’établissement des faits, au recours, à la date de clôture, au lien avec les finances et à la classification en matière de confidentialité.

Architecture ESRS S1 : les incidences matérielles déterminent les informations narratives et les indicateurs applicables relatifs à la main-d’œuvre.

Confirmer les sous-thèmes matériels de S1 et les groupes de travailleurs concernés.

Établir et approuver le registre des salariés, des travailleurs non salariés relevant de S1 et de la population S2.

Faire correspondre S1-1 à S1-4 aux politiques, à la mobilisation, aux réclamations/recours, aux actions et aux objectifs.

Créer le dictionnaire des indicateurs S1 avec la population, l’unité, la période, la source, le responsable et la catégorie de confidentialité.

Rapprocher S1-5 du SIRH, des fonctions RH locales et des états financiers.

Établir le dispositif de contrôle des données ou des estimations relatives aux travailleurs non salariés de S1.

Calculer S1-7 à S1-15 avec des dénominateurs propres à chaque indicateur.

Gérer le registre à accès restreint des incidents S1-16 et l’examen juridique et relatif à la confidentialité.

Achever l’examen de cohérence entre les informations narratives et les indicateurs ainsi que l’approbation par la gouvernance.

Le groupe classe les salariés dans S1, évalue le traitement des travailleurs d’agence au titre des travailleurs non salariés de S1 et laisse dans S2 les travailleurs des prestataires de livraison gérés de manière indépendante. Il communique des données exactes sur les salariés, une estimation contrôlée pour une population importante de travailleurs non salariés et une analyse distincte des incidences sur les travailleurs de S2. Les taux de santé et de sécurité utilisent les heures par population et expliquent les heures estimées des prestataires.