Personnes qui ne sont pas des salariés

Préparer

Que rassembler avant de rédiger

Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.

• Total des travailleurs non salariés

  RH / opérations relatives au personnel

  Recueillir le nombre total de personnes travaillant pour l’entité déclarante qui ne figurent pas sur sa liste de paie, en utilisant la même définition de la population que celle utilisée dans la présentation des informations sur le personnel.

  Éléments probants Registre des prestataires, rapports sur les travailleurs mis à disposition par des agences, factures des fournisseurs, listes d’accès aux sites ou décompte consolidé du personnel excluant les salariés.

  Point de vigilance Ne correspond pas à la population de travailleurs non salariés utilisée dans la présentation des informations sur le personnel, des prestataires, des travailleurs mis à disposition par des agences ou d’autres travailleurs non rémunérés par la paie étant omis ou comptés deux fois.

• Base de mesure du personnel

  Rapports RH / Finance

  Indiquer si le chiffre correspond à un décompte des personnes ou à une mesure de type ETP, et conserver cette base de manière cohérente avec les données sources sous-jacentes et la période de présentation de l’information.

  Éléments probants Note sur la méthodologie de présentation de l’information, extraction du système d’information des ressources humaines, récapitulatif de la paie ou tableau de bord du personnel indiquant la base de décompte retenue.

  Point de vigilance L’effectif et les ETP sont mélangés, ou la base de mesure diffère de celle du système source utilisé pour compiler le chiffre.

• Part de l’effectif

  Rapports RH / Rapports ESG

  Indiquer le pourcentage que représente ce groupe au sein du total pertinent de l’effectif, en utilisant la même période et le même dénominateur que ceux utilisés pour le décompte de l’effectif.

  Éléments probants Classeur de calcul, état du dénominateur de l’effectif ou dossier de reporting présentant le numérateur, le dénominateur et la formule de calcul du pourcentage.

  Point de vigilance Le pourcentage est calculé par rapport au mauvais dénominateur de l’effectif, ou le numérateur et le dénominateur portent sur des périodes différentes.

Comment le préparer

Demander les données

Demander le nombre de personnes non salariées et leur part dans l’effectif

Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.

Combien de personnes non salariées comptions-nous au cours de la période de reporting, et quelle part de l’effectif global représentaient-elles ?

Utilisez d’abord les propres appellations de votre organisation, puis faites-les correspondre à l’information à publier. Par exemple, demandez les données relatives aux sous-traitants, au personnel d’agence, aux consultants, aux travailleurs à la tâche ou à d’autres catégories de main-d’œuvre externe uniquement si ce sont les termes déjà utilisés en interne par votre entreprise. Formulez la demande dans un langage opérationnel et vérifiez les définitions des données sources avant validation finale.

Objet : Demande de données – nombre de non-salariés et part de la main-d’œuvre pour [reporting period]

Bonjour [name/team],

Nous préparons le dossier de reporting de durabilité et avons besoin des chiffres les plus récents concernant notre population de main-d’œuvre externe pour [reporting period] et [boundary].

Veuillez envoyer :
- le nombre total de non-salariés ;
- la base utilisée pour les compter (effectif ou ETP) ;
- la part qu’ils représentent dans l’ensemble de la main-d’œuvre ;
- les noms des catégories internes incluses dans l’extraction ;
- le système source ou le fichier utilisé ;
- toute règle d’inclusion ou d’exclusion appliquée ;
- la date de référence ou la méthode de calcul de la moyenne utilisée ;
- le dénominateur utilisé pour la part de la main-d’œuvre.

Si cela vous est utile, veuillez fournir les informations dans le format de tableau ci-dessous et ajouter toute note nécessaire pour expliquer les chiffres. Veuillez adapter ce modèle aux propres termes de votre organisation et vérifier les définitions des sources avant validation.

Merci beaucoup,
[preparer name]
[team]
[contact details]

Bonjour [name/team] — pourriez-vous communiquer les chiffres les plus récents concernant la main-d’œuvre externe pour [reporting period] et [boundary] ?

Nous avons besoin des éléments suivants :
- nombre total
- base de comptage : effectif ou ETP
- part de la main-d’œuvre
- noms des catégories utilisés en interne
- système/fichier source
- éventuelles règles d’inclusion ou d’exclusion
- date de référence ou méthode de calcul de la moyenne
- dénominateur utilisé pour la part

Veuillez utiliser vos termes internes habituels et ajouter toute note relative à la méthode. Merci, [preparer name]

Exemples sectoriels

Rédigez votre information

Des notes qui transforment les données en information publiée

Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.

Centre de téléchargement

Vérifier

Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves

• Nous avons utilisé une base claire pour estimer le nombre de personnes ne faisant pas partie du personnel lorsqu’un décompte direct n’était pas possible, et nous pouvons montrer comment cette estimation a été établie.

  Risque Le professionnel chargé de l’assurance vérifiera si l’estimation peut être étayée, si les hypothèses étaient raisonnables et si la méthode aurait pu modifier de manière significative le chiffre.

  Preuves à vérifier Documents de travail présentant la méthode d’estimation, les hypothèses, les données sources, les étapes de calcul, les notes de revue de la direction ainsi que les contrôles de sensibilité ou de vraisemblance.

• Nous avons expliqué les choix de calcul et l’approche de reporting, car ils influent sur la manière dont le chiffre doit être interprété.

  Risque Le professionnel chargé de l’assurance examinera si l’approche retenue a été appliquée de manière cohérente, si d’autres options ont été envisagées et si l’explication est suffisante pour permettre à un utilisateur de comprendre le chiffre.

  Preuves à vérifier Version provisoire et version finale du libellé de l’information à fournir, politique interne de comptabilisation ou de reporting, documents de décision relatifs à l’approche retenue et éléments attestant la revue effectuée par le préparateur et l’approbateur.

• Nous avons indiqué quelle part de notre propre personnel ce groupe représente et nous pouvons rattacher ce pourcentage aux décomptes sous-jacents.

  Risque Le professionnel chargé de l’assurance vérifiera si le pourcentage est arithmétiquement correct, si le dénominateur est approprié et si la même population a été utilisée tout au long du calcul.

  Preuves à vérifier Fichier de calcul présentant le numérateur et le dénominateur, données sources de la population, rapprochement avec la base de l’effectif et validation du pourcentage final.

• Nous avons communiqué le nombre total pour ce groupe et conservé les documents utilisés pour établir ce total.

  Risque L’organisme d’assurance vérifiera l’exhaustivité, les doublons et si le total inclut les bonnes personnes et exclut les mauvaises.

  Preuves à vérifier Liste de la population, registres sources ou extractions des systèmes, règles d’inclusion et d’exclusion, rapprochements et éléments probants de l’examen du total final par la direction.

• Nous avons choisi une approche fondée sur l’effectif ou une approche fondée sur l’équivalent temps plein pour le total, et nous pouvons montrer pourquoi cette approche a été utilisée.

  Risque L’organisme d’assurance examinera si la base choisie correspond aux données sous-jacentes et si elle a été appliquée de manière cohérente au cours de la période de reporting.

  Preuves à vérifier Note méthodologique, politique ou lignes directrices de reporting, classeur de calcul, champs de données sources utilisés pour la base choisie et éléments probants des contrôles de cohérence.

• Nous avons présenté le chiffre en utilisant soit un instantané de fin de période, soit une moyenne sur la période, et nous pouvons montrer comment cette base temporelle a été appliquée.

  Risque L’organisme d’assurance vérifiera si la base temporelle est clairement définie, appliquée de manière cohérente et adaptée au nombre présenté.

  Preuves à vérifier Méthodologie de reporting, calculs de fin de période ou de moyenne, extractions sources pour les dates ou périodes pertinentes et éléments probants de revue confirmant la base temporelle retenue.

Là où les brouillons dérapent

Erreurs à éviter et points nécessitant un jugement

La colonne de gauche montre ce que les préparateurs font mal lors de la collecte ; celle de droite, où vous devrez exercer et expliquer un jugement.

Exemples

Ce que cela donne sur la page

Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.

Échelle de qualité

• Basique

  Nous comptions 42 non-salariés.

• Meilleur

  Nous comptions 42 non-salariés, dénombrés sur la base de l’effectif, et ils représentaient 14% de notre effectif.

• Optimal

  Nous comptions 42 non-salariés en fin d’année, mesurés sur la base de l’effectif, représentant 14% de notre effectif ; cette part était supérieure à celle de l’année dernière, car nous avons fait davantage appel à des contractants spécialistes à court terme pendant un pic d’activité lié à un projet.

Vérifiez votre compréhension

Scénarios à travailler

Références au référentiel

Exigences ESRS applicables et informations connexes

Guides that settle this question

Connexes et exploration

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FAQ

Questions auxquelles cette page répond

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