Protection sociale

Préparer

Que rassembler avant de rédiger

Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.

• État de la couverture

  RH / Avantages sociaux

  Indiquez si la main-d’œuvre est couverte par le dispositif de protection pertinent, au moyen d’une réponse simple par oui/non pour la période de reporting.

  Éléments probants Calendrier de la politique, registre des prestations, confirmation de l’assureur ou du régime, et dossiers RH/relatifs aux prestations indiquant les personnes inscrites.

  Point de vigilance L’indicateur oui/non est établi à partir d’un résumé de la politique, mais n’est pas rapproché de la liste actualisée des inscrits ; l’état de couverture déclaré ne correspond donc pas à la population effectivement couverte.

• Types d’événements couverts

  RH / Avantages sociaux

  Énumérez les types d’événements contre lesquels le dispositif offre une protection, en vous limitant aux événements effectivement prévus dans le document source pour la période.

  Éléments probants Conditions du régime, libellé de la politique, attestation de l’assureur ou résumé du régime indiquant les catégories d’événements incluses.

  Point de vigilance La liste des événements est copiée à partir d’un modèle générique et comprend des catégories qui ne figurent pas dans le régime réel ; les types de couverture déclarés ne correspondent donc pas aux conditions de la source.

• Pays non couverts

  RH / Avantages sociaux

  Identifier les pays auxquels le dispositif ne s’applique pas, sur la base de la carte actuelle de la couverture pour la période de reporting.

  Éléments probants Répartition territoriale, exclusions de l’assureur, matrice locale des régimes ou registre des avantages sociaux par pays.

  Point de vigilance La liste des pays est établie à partir des hypothèses du siège et omet les sites ne disposant d’aucune couverture active, de sorte que les écarts publiés ne concordent pas avec la répartition territoriale.

Comment le préparer

Demander les données

Demander les données sur la couverture de la protection sociale aux Opérations liées aux collaborateurs

Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.

Quelles parties de notre main-d’œuvre sont couvertes par des dispositifs de protection sociale, quels types d’événements de la vie ou de risques sont inclus, et où n’avons-nous encore aucune couverture en place ?

Utilisez d’abord les propres termes de votre organisation, puis faites-les correspondre à l’information à fournir. Par exemple, si vous utilisez en interne les termes avantages sociaux, couverture sociale, régimes légaux ou dispositifs d’assurance locaux, utilisez ces libellés dans la demande et ne les traduisez qu’ensuite pour le reporting. Il s’agit d’un modèle de formation LRA possible ; adaptez-le à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation finale.

Objet : Demande de données pour l’examen de la couverture de protection sociale

Bonjour [Name],

Je prépare notre dossier de reporting de durabilité de fin d’exercice et j’aurais besoin de votre aide concernant les données relatives à la protection sociale de la main-d’œuvre pour [reporting period].

Veuillez communiquer les informations pour [population boundary] dans [countries/sites], en utilisant les termes que votre équipe emploie habituellement en interne. Je recherche les éléments suivants :
- si chaque site ou groupe de travailleurs bénéficie d’une couverture ;
- les types d’événements ou de risques couverts, tels que la maladie, le chômage, les accidents ou le soutien lié à la maternité ;
- les pays dans lesquels aucune couverture n’est en place.

Si les informations se trouvent dans plusieurs systèmes, veuillez indiquer la source de chaque ligne et signaler toute hypothèse ou lacune.

Un format possible est joint ci-dessous. Veuillez l’adapter au langage propre à votre organisation et vérifier la source officielle avant la validation finale.

Merci beaucoup,
[Your name]

Bonjour [Name] — pourriez-vous envoyer les données relatives à la protection sociale de la main-d’œuvre pour [reporting period] et [population boundary] ? Veuillez utiliser vos termes internes habituels et préciser : si une couverture existe, les événements ou risques qu’elle couvre et les pays sans couverture. Si les données sont réparties entre plusieurs systèmes, indiquez simplement la source de chaque ligne. Merci — [Your name]

Exemples sectoriels

Rédigez votre information

Des notes qui transforment les données en information publiée

Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.

Centre de téléchargement

Vérifier

Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves

• Nous avons établi le chiffre de couverture à partir de nos propres dossiers des salariés et fichiers de paie, puis vérifié quelles personnes entraient dans le périmètre à la date de clôture et quels sites étaient inclus. Pour les pays dans lesquels nous exerçons nos activités, nous avons établi une cartographie des endroits où des dispositifs de protection sociale étaient en place et de ceux où ils ne l’étaient pas, au moyen d’un examen documenté pays par pays.

  Risque Un prestataire d’assurance examinera si le périmètre a été défini de manière cohérente, si tous les pays et groupes de travailleurs pertinents ont été inclus et si le chiffre de couverture pourrait être surestimé ou sous-estimé en raison d’entités manquantes, de dossiers en double ou de dates limites incohérentes.

  Preuves à vérifier Extraits de la population utilisés pour le calcul ; fichiers sources de paie et RH ; note de périmètre indiquant quelles entités, quels pays et quelles catégories de travailleurs ont été inclus ou exclus ; cartographie pays par pays des dispositifs de protection sociale ; contrôle des versions ou validation indiquant la date limite finale et les éventuels ajustements.

• Nous avons séparé le chiffre publié des éventuelles estimations en le retraçant jusqu’aux dossiers sous-jacents et en documentant les cas où les données locales ont dû être normalisées avant consolidation. Lorsqu’un pays utilisait un dispositif ou une classification différente, nous avons consigné le fondement retenu pour le considérer comme couvert ou non couvert, afin que la même règle soit appliquée à l’ensemble du groupe.

  Risque Un prestataire d’assurance testera si les données étaient comparables entre les pays, si les classifications locales ont été transposées de manière cohérente et si le jugement de la direction a été appliqué d’une manière susceptible de biaiser le résultat.

  Preuves à vérifier Notes relatives aux transformations des données ; tableaux de correspondance entre les catégories locales et les catégories de reporting du groupe ; rapprochement entre les déclarations locales et le chiffre consolidé ; documents de jugement documentés pour les cas ambigus ; éléments de contrôle montrant que la même règle a été appliquée dans les différents sites.

• Avant publication, nous avons vérifié le chiffre par rapport aux totaux des effectifs, examiné les exceptions et analysé tout mouvement inhabituel par rapport à la période précédente. Nous avons également fait examiner les documents de travail sous-jacents par une seconde personne afin que l’information publiée finale corresponde aux fichiers justificatifs.

  Risque Un prestataire d’assurance recherchera des éléments attestant que le chiffre final a fait l’objet d’une vérification indépendante, que les anomalies ont été analysées et que l’information publiée concorde avec les travaux sources sans différences inexpliquées.

  Preuves à vérifier Rapprochement avec les effectifs et d’autres totaux de contrôle ; journaux des exceptions et notes de suivi ; analyse comparative avec la période précédente ; validation du réviseur ou éléments attestant d’un examen indépendant ; dossier final de documents de travail et information publiée montrant la cohérence avec les pièces justificatives.

• Pour la partie de l’information publiée consacrée aux lacunes de protection, nous avons utilisé une liste documentée des événements majeurs de la vie et vérifié chaque pays par rapport à cette liste au moyen de documents de politique locale et de synthèses des avantages sociaux. Lorsqu’une lacune existait, nous avons conservé la note justificative expliquant pourquoi l’événement avait été considéré comme non couvert.

  Risque Un prestataire d’assurance examinera si la liste des événements était complète et appliquée de manière cohérente, si les documents locaux étayent effectivement la conclusion relative à la couverture et si des lacunes ont été omises ou décrites de manière trop restrictive.

  Preuves à vérifier La liste approuvée des événements majeurs de la vie utilisée pour l’évaluation ; documents de politique locale, manuels des salariés ou synthèses des avantages sociaux ; matrice d’évaluation pays par pays ; notes expliquant les éventuelles lacunes identifiées ; éléments attestant de l’examen par la direction de la formulation finale.

Là où les brouillons dérapent

Erreurs à éviter et points nécessitant un jugement

La colonne de gauche montre ce que les préparateurs font mal lors de la collecte ; celle de droite, où vous devrez exercer et expliquer un jugement.

Exemples

Ce que cela donne sur la page

Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.

Échelle de qualité

• Basique

  Je fais état de la mise en place d’une protection sociale pour notre personnel.

• Meilleur

  Je fais état de la mise en place d’une protection sociale pour notre personnel en cas de maladie, de perte d’emploi, d’accident et de maternité, et j’indique qu’elle s’applique dans tous les pays où nous exerçons nos activités.

• Optimal

  Je fais état de la mise en place, cette année, d’une protection sociale pour notre personnel en cas de maladie, de perte d’emploi, d’accident et de maternité dans tous les pays où nous exerçons nos activités, sans aucun pays exclu, et j’indique que cela reflète la conception actuelle de notre régime plutôt qu’une évolution des effectifs.

Vérifiez votre compréhension

Scénarios à travailler

Références au référentiel

Exigences ESRS applicables et informations connexes

Guides that settle this question

Connexes et exploration

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FAQ

Questions auxquelles cette page répond

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