Objet de l’information
Cette information à fournir demande à une organisation d’expliquer comment elle couvre sa propre main-d’œuvre au moyen de dispositifs de protection sociale. En pratique, cela signifie décrire si les salariés et les autres travailleurs de la main-d’œuvre ont accès à des protections telles que la sécurité sociale ou des prestations équivalentes, et si cette couverture est fournie de manière cohérente dans l’ensemble des activités et des implantations de l’organisation.
L’accent pratique ne porte pas uniquement sur l’existence d’une politique, mais aussi sur l’étendue réelle de sa portée. Indiquez si la couverture s’applique à l’ensemble de la main-d’œuvre ou seulement à certains groupes, pays, sites ou types de contrats, et indiquez clairement les lacunes, exclusions ou différences de traitement qui influent sur les personnes protégées et les lieux où elles le sont.
Ce support pédagogique LRA aide à préparer l’information. Pour les exigences exactes, reportez-vous toujours à la source officielle European Commission.
Avant de commencer
Avant de commencer
Une courte liste de contrôle avant de préparer cette information — cochez chaque point une fois réglé.
Préparation
Informations clés à préparer
| Champ à préparer | Ce qu’il faut recueillir | Indice de preuve | Responsable |
|---|---|---|---|
| État de la couverture | Indiquez si la main-d’œuvre est couverte par le dispositif de protection pertinent, au moyen d’une réponse simple par oui/non pour la période de reporting. | Calendrier de la politique, registre des prestations, confirmation de l’assureur ou du régime, et dossiers RH/relatifs aux prestations indiquant les personnes inscrites. | RH / Avantages sociaux |
| Types d’événements couverts | Énumérez les types d’événements contre lesquels le dispositif offre une protection, en vous limitant aux événements effectivement prévus dans le document source pour la période. | Conditions du régime, libellé de la politique, attestation de l’assureur ou résumé du régime indiquant les catégories d’événements incluses. | RH / Avantages sociaux |
| Pays non couverts | Identifier les pays auxquels le dispositif ne s’applique pas, sur la base de la carte actuelle de la couverture pour la période de reporting. | Répartition territoriale, exclusions de l’assureur, matrice locale des régimes ou registre des avantages sociaux par pays. | RH / Avantages sociaux |
Comment le préparer
Demander les données
Demander les données sur la couverture de la protection sociale aux Opérations liées aux collaborateurs
Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.
Quelles parties de notre main-d’œuvre sont couvertes par des dispositifs de protection sociale, quels types d’événements de la vie ou de risques sont inclus, et où n’avons-nous encore aucune couverture en place ?
Utilisez d’abord les propres termes de votre organisation, puis faites-les correspondre à l’information à fournir. Par exemple, si vous utilisez en interne les termes avantages sociaux, couverture sociale, régimes légaux ou dispositifs d’assurance locaux, utilisez ces libellés dans la demande et ne les traduisez qu’ensuite pour le reporting. Il s’agit d’un modèle de formation LRA possible ; adaptez-le à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation finale.
Demande faible
Pouvez-vous remplir pour nous l’information à fournir au titre d’ESRS S1 sur la protection sociale, notamment la couverture, les événements couverts et les pays sans couverture ?
Pourquoi elle échoue : Cette formulation utilise un langage propre au référentiel que de nombreuses équipes opérationnelles ne reconnaîtront pas et ne précise pas quelles personnes, quels pays, quels systèmes ou quels intitulés internes utiliser. Il est donc plus difficile d’extraire les bons enregistrements et le risque de réponses incohérentes augmente.
Meilleure demande
Veuillez envoyer le récapitulatif de la protection sociale de la main-d’œuvre pour [reporting period] et [population boundary]. Pour chaque pays ou groupe de travailleurs, indiquez-nous si une couverture existe, ce qu’elle couvre selon les termes propres à votre équipe et où aucune couverture n’existe. Si les données proviennent de plusieurs systèmes, indiquez la source de chaque ligne et signalez toute lacune ou hypothèse.
Modèle d’e-mail formel
Objet : Demande de données pour l’examen de la couverture de protection sociale Bonjour [Name], Je prépare notre dossier de reporting de durabilité de fin d’exercice et j’aurais besoin de votre aide concernant les données relatives à la protection sociale de la main-d’œuvre pour [reporting period]. Veuillez communiquer les informations pour [population boundary] dans [countries/sites], en utilisant les termes que votre équipe emploie habituellement en interne. Je recherche les éléments suivants : - si chaque site ou groupe de travailleurs bénéficie d’une couverture ; - les types d’événements ou de risques couverts, tels que la maladie, le chômage, les accidents ou le soutien lié à la maternité ; - les pays dans lesquels aucune couverture n’est en place. Si les informations se trouvent dans plusieurs systèmes, veuillez indiquer la source de chaque ligne et signaler toute hypothèse ou lacune. Un format possible est joint ci-dessous. Veuillez l’adapter au langage propre à votre organisation et vérifier la source officielle avant la validation finale. Merci beaucoup, [Your name]
Version courte pour Teams / Slack
Bonjour [Name] — pourriez-vous envoyer les données relatives à la protection sociale de la main-d’œuvre pour [reporting period] et [population boundary] ? Veuillez utiliser vos termes internes habituels et préciser : si une couverture existe, les événements ou risques qu’elle couvre et les pays sans couverture. Si les données sont réparties entre plusieurs systèmes, indiquez simplement la source de chaque ligne. Merci — [Your name]
Exemples sectoriels
Industrie manufacturière
Contexte. Un groupe possédant des sites de production dans plusieurs pays et employant à la fois des salariés directs et des travailleurs locaux sur site.
Demande adaptée. Veuillez communiquer le récapitulatif de la protection sociale de la main-d’œuvre au niveau des sites pour [reporting period] dans [plant locations]. Utilisez les intitulés que vos équipes chargées des avantages sociaux ou de la paie emploient déjà. Pour chaque site, confirmez si une couverture est en place, les événements qu’elle couvre et les pays où aucun groupe de travailleurs ne bénéficie d’une couverture.
Exemple de réponse. Pays / site : usine en Pologne | Groupe de travailleurs : salariés directs | Couverture en place : Y | Événement ou risque couvert : maladie, accident, soutien à la maternité | Base de la couverture : régime de l’entreprise et dispositifs légaux | Motif de l’absence de couverture / note sur l’écart : aucun | Référence source : registre des avantages sociaux v3
Services professionnels
Contexte. Une entreprise comptant du personnel de bureau dans plusieurs juridictions et des régimes d’avantages sociaux gérés localement.
Demande adaptée. Veuillez envoyer le résumé de la couverture des avantages sociaux pour [période de reporting] dans [pays]. Utilisez les appellations habituelles de vos avantages sociaux et indiquez, pour chaque population de bureau, si elle bénéficie d’une couverture, ce que celle-ci inclut et dans quels pays aucun dispositif n’est en place.
Exemple de réponse. Pays / site : bureau en Espagne | Groupe de travailleurs : salariés | Couverture en place : Y | Événement ou risque couvert : maladie et soutien à la maternité | Base de la couverture : police d’un assureur local | Motif de l’absence de couverture / note sur l’écart : aucun | Référence source : outil de suivi des avantages sociaux des RH
Rédigez votre information
Des notes qui transforment les données en information publiée
Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.
Note méthodologique
Indiquez comment vous avez défini le dispositif de protection, quels groupes de salariés ont été inclus dans le décompte, et comment vous avez identifié les types de protection mentionnés ainsi que les pays dépourvus de cette couverture.
Note de contexte
Expliquez ce que les chiffres indiquent au sujet des dispositifs de protection des salariés de l’entité, notamment si une couverture est disponible ou non, quels risques sont inclus et où subsistent des lacunes selon les pays.
Déclaration sur les variations
Si la situation a changé par rapport à la période précédente, indiquez les changements dans le nombre de pays dépourvus de couverture, les évolutions des types de protection proposés ou le passage d’une couverture partielle à une couverture plus large.
Entrée de l’index de contenu
S1-10 Protection sociale — [emplacement / page] / [notes]Centre de téléchargement
Outils et formulaires de préparation
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Préparation à l’assurance
Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves
| Affirmation | Risque | Preuves à vérifier |
|---|---|---|
| Nous avons établi le chiffre de couverture à partir de nos propres dossiers des salariés et fichiers de paie, puis vérifié quelles personnes entraient dans le périmètre à la date de clôture et quels sites étaient inclus. Pour les pays dans lesquels nous exerçons nos activités, nous avons établi une cartographie des endroits où des dispositifs de protection sociale étaient en place et de ceux où ils ne l’étaient pas, au moyen d’un examen documenté pays par pays. | Un prestataire d’assurance examinera si le périmètre a été défini de manière cohérente, si tous les pays et groupes de travailleurs pertinents ont été inclus et si le chiffre de couverture pourrait être surestimé ou sous-estimé en raison d’entités manquantes, de dossiers en double ou de dates limites incohérentes. | Extraits de la population utilisés pour le calcul ; fichiers sources de paie et RH ; note de périmètre indiquant quelles entités, quels pays et quelles catégories de travailleurs ont été inclus ou exclus ; cartographie pays par pays des dispositifs de protection sociale ; contrôle des versions ou validation indiquant la date limite finale et les éventuels ajustements. |
| Nous avons séparé le chiffre publié des éventuelles estimations en le retraçant jusqu’aux dossiers sous-jacents et en documentant les cas où les données locales ont dû être normalisées avant consolidation. Lorsqu’un pays utilisait un dispositif ou une classification différente, nous avons consigné le fondement retenu pour le considérer comme couvert ou non couvert, afin que la même règle soit appliquée à l’ensemble du groupe. | Un prestataire d’assurance testera si les données étaient comparables entre les pays, si les classifications locales ont été transposées de manière cohérente et si le jugement de la direction a été appliqué d’une manière susceptible de biaiser le résultat. | Notes relatives aux transformations des données ; tableaux de correspondance entre les catégories locales et les catégories de reporting du groupe ; rapprochement entre les déclarations locales et le chiffre consolidé ; documents de jugement documentés pour les cas ambigus ; éléments de contrôle montrant que la même règle a été appliquée dans les différents sites. |
| Avant publication, nous avons vérifié le chiffre par rapport aux totaux des effectifs, examiné les exceptions et analysé tout mouvement inhabituel par rapport à la période précédente. Nous avons également fait examiner les documents de travail sous-jacents par une seconde personne afin que l’information publiée finale corresponde aux fichiers justificatifs. | Un prestataire d’assurance recherchera des éléments attestant que le chiffre final a fait l’objet d’une vérification indépendante, que les anomalies ont été analysées et que l’information publiée concorde avec les travaux sources sans différences inexpliquées. | Rapprochement avec les effectifs et d’autres totaux de contrôle ; journaux des exceptions et notes de suivi ; analyse comparative avec la période précédente ; validation du réviseur ou éléments attestant d’un examen indépendant ; dossier final de documents de travail et information publiée montrant la cohérence avec les pièces justificatives. |
| Pour la partie de l’information publiée consacrée aux lacunes de protection, nous avons utilisé une liste documentée des événements majeurs de la vie et vérifié chaque pays par rapport à cette liste au moyen de documents de politique locale et de synthèses des avantages sociaux. Lorsqu’une lacune existait, nous avons conservé la note justificative expliquant pourquoi l’événement avait été considéré comme non couvert. | Un prestataire d’assurance examinera si la liste des événements était complète et appliquée de manière cohérente, si les documents locaux étayent effectivement la conclusion relative à la couverture et si des lacunes ont été omises ou décrites de manière trop restrictive. | La liste approuvée des événements majeurs de la vie utilisée pour l’évaluation ; documents de politique locale, manuels des salariés ou synthèses des avantages sociaux ; matrice d’évaluation pays par pays ; notes expliquant les éventuelles lacunes identifiées ; éléments attestant de l’examen par la direction de la formulation finale. |
Dossier de preuves à préparer
Lacunes fréquentes dans les rapports
Lacunes fréquentes
Erreurs à éviter lors de la collecte des données
Là où un jugement professionnel est souvent nécessaire
Exemples
Exemples illustratifs
Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.
Nous indiquons que notre personnel est couvert par nos dispositifs de protection des salariés, et que ces dispositifs incluent un soutien en cas de maladie, de perte d’emploi, de préjudice professionnel et de congé parental. Dans les pays où nous exerçons nos activités, il y en a 2 où certains membres du personnel ne sont pas couverts par une ou plusieurs de ces protections.
- Couverture : oui
- Protections incluses : maladie, chômage, accident du travail et maternité
- Pays présentant des lacunes : 2
Cet exemple montre une manière narrative simple d’indiquer si les propres dispositifs de l’entité s’appliquent, quels types d’événements de la vie ils couvrent et dans combien de pays des lacunes subsistent.
Notre groupe n’offre pas encore une protection complète dans tous les sites, de sorte que la réponse concernant la couverture est non. Le dispositif dont nous disposons couvre la maladie, le chômage, les accidents du travail et la maternité, et il y a 5 pays où au moins une de ces protections fait défaut.
- Couverture : non
- Protections incluses : maladie, chômage, accident du travail et maternité
- Pays présentant des lacunes : 5
Cet exemple montre comment rendre compte d’une situation partielle : indiquez le résultat global par oui/non, énumérez les événements de la vie couverts par les dispositifs et donnez le nombre de pays où la couverture est incomplète.
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Vérifiez votre compréhension
Scénarios à travailler
Un groupe de 120 salariés est réparti entre trois pays. Dans deux pays, l’entreprise verse des cotisations à des régimes publics ou privés qui couvrent la maladie, la perte d’emploi, les accidents du travail et le congé parental ; dans le troisième pays, seuls 18 des 40 travailleurs bénéficient d’une telle couverture par l’intermédiaire de l’employeur.
Un préparateur rédige la note d’un groupe multinational et constate qu’une filiale offre une couverture en cas de maladie et d’accident, tandis qu’une autre n’offre qu’une couverture en cas d’accident et aucun soutien en cas de chômage ou d’absence liée à la maternité. L’équipe ne sait pas si elle doit répertorier chaque événement séparément ou utiliser un libellé général.
Une entreprise exerce ses activités dans cinq pays. Quatre pays disposent de dispositifs d’assurance sociale pour les salariés, mais dans un pays le marché du travail local est informel et l’employeur n’a mis en place aucun régime pour ses 15 salariés sur place. La note provisoire indique actuellement seulement que le groupe bénéficie d’une « large couverture à l’échelle mondiale ».
Un préparateur dispose de données montrant que 78 travailleurs sur 90 dans le pays A sont couverts, que 50 sur 50 dans le pays B sont couverts et que 0 sur 12 dans le pays C sont couverts. L’équipe souhaite rendre compte uniquement des deux pays bénéficiant d’une couverture, car le troisième est sensible.
Références au référentiel
Exigences ESRS applicables et informations connexes
Références disponibles du référentiel et informations voisines utiles à la préparation de cette exigence.
ESRS
S1-10
au sein de ESRS S1 : Own Workforce
Connexes et exploration
Plus dans ESRS S1 → Parcourir le catalogue complet → Accueil de la Bibliothèque des informations → Rechercher dans toutes les informations →
FAQ
Questions auxquelles cette page répond
Commencez par l’explication en langage clair, puis parcourez la section de préparation étape par étape et les trois points de données à préparer : le statut de couverture, les types d’événements couverts et les pays non couverts. La page est conçue pour vous aider à transformer ces données en un projet de publication et en un dossier de pièces probantes prêt pour l’assurance.
La page indique de préparer trois points de données essentiels : le statut de couverture, les types d’événements couverts et les pays non couverts. Utilisez-les comme ensemble minimal de données avant de passer à la section consacrée au projet de publication.
Utilisez la section de préparation de la page pour définir ce qui relève du périmètre, puis consignez le statut de couverture et les types d’événements qui sont couverts. La page signale également les pays non couverts ; le périmètre devrait donc être suffisamment clair pour montrer où la publication s’applique et où elle ne s’applique pas.
La page s’adresse aux responsables du développement durable et ESG, aux équipes des ressources humaines, aux responsables des données et aux examinateurs chargés de l’assurance ; la responsabilité devrait donc incomber aux personnes qui peuvent confirmer les données et les pièces probantes. Utilisez le classeur de travail pour attribuer les tâches et maintenir l’alignement du dossier de pièces probantes sur la publication.
La page comprend un dossier de preuves contenant cinq éléments et quatre affirmations d’assurance à vérifier. Utilisez-les ensemble afin que chaque affirmation soit associée à un risque clairement défini et à des éléments probants à l’appui avant l’examen.
La page répertorie les lacunes et erreurs courantes en matière de déclaration afin de vous aider à repérer les points faibles avant la validation finale. Une utilisation pratique consiste à comparer votre projet à ces lacunes et à vérifier que le statut de couverture, les types d’événements et les pays non couverts sont tous complets.
Le Centre de téléchargement comprend un classeur Prep & Assurance au format .xlsx. Utilisez-le pour organiser les étapes de préparation, suivre le dossier de preuves et contribuer à la préparation à l’assurance.
Le Centre de téléchargement comprend également une fiche de référence imprimable au format .pdf. Elle constitue une référence pratique complémentaire au classeur lors de la préparation de la déclaration et de la vérification de votre projet.
Oui, mais uniquement comme illustration détaillée. La page indique que les exemples de déclarations sont synthétiques et que le tableau quantitatif est cohérent en interne ; vous pouvez donc l’utiliser pour voir comment les données pourraient être présentées, sans le considérer comme l’exemple d’une entreprise réelle.
La section consacrée au résultat à l’état de projet fournit des idées de visualisation, des amorces de texte narratif et une ligne d’index du contenu. Utilisez-les pour convertir vos données préparées en un projet lisible une fois le périmètre et les éléments probants en place.
Autres questions auxquelles cette page peut aider
Aller plus loin · S1-10
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