Employés (structure de l’effectif de base)

Préparer

Que rassembler avant de rédiger

Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.

• Effectif du personnel

  RH / Opérations du personnel

  Le nombre total de personnes incluses dans le périmètre à la date de reporting, selon une même base d'effectif convenue.

  Éléments probants Extraction de l'effectif du SIRH, récapitulatif de la paie ou registre du personnel rapproché avec la date d'arrêté du reporting.

  Point de vigilance L'effectif est mélangé avec des ETP ou avec une autre date d'arrêté, de sorte que le chiffre ne concorde pas avec l'effectif de fin de période du SIRH.

• Répartition par genre

  RH / Analyse des données relatives au personnel

  Répartition de l’effectif par catégories de genre utilisées pour le reporting, chaque personne étant comptée une seule fois selon la même base que le total.

  Éléments probants Champs démographiques du SIRH, données d’auto-identification des employés et extraction de reporting présentant la correspondance entre les catégories.

  Point de vigilance Les catégories ne correspondent pas à l’auto-identification des employés ; la répartition ne peut donc pas être rapprochée des données démographiques sources.

• Effectif par pays

  RH / Mobilité internationale

  Répartition des employés entre les pays de travail ou d’emploi, en utilisant une base géographique cohérente pour chaque personne.

  Éléments probants Champs de localisation du SIRH, données des entités juridiques ou correspondance entre les pays de paie utilisée dans l’extraction de reporting.

  Point de vigilance La base géographique mélange le lieu de travail et l’entité employeuse ; la répartition ne peut donc pas être rapprochée du référentiel des localisations.

• Personnel sans durée déterminée

  RH / Opérations du personnel

  Le nombre de salariés sous contrats continus, calculé sur la même base d'effectifs que le total.

  Éléments probants Champ du SIRH relatif au type de contrat, registre des salariés et rapport sur le statut de paie à la date de reporting.

  Point de vigilance Le personnel permanent est comptabilisé selon une définition différente du contrat, de sorte que le chiffre ne concorde pas avec le champ du SIRH relatif au statut d'emploi.

• Personnel sous contrat à durée déterminée

  RH / Opérations liées au personnel

  Le nombre de salariés sous contrats à durée limitée, calculé sur la même base d'effectifs que le total.

  Éléments probants Champ du SIRH relatif au type de contrat, registre des salariés et rapport sur le statut de paie à la date de reporting.

  Point de vigilance Le personnel temporaire est extrait d’un champ contractuel qui comprend également les stagiaires ou les travailleurs d’agence, de sorte que la catégorie ne peut pas être rapprochée du référentiel des contrats du SIRH.

• Personnel à horaires zéro

  RH / Planification de la main-d’œuvre

  Le nombre de travailleurs dont les heures ne sont pas garanties, comptabilisés sur la même base de main-d’œuvre que le total.

  Éléments probants Conditions contractuelles du SIRH, relevés de planification et rapport de situation de paie à la date de clôture.

  Point de vigilance Les travailleurs dont les heures ne sont pas garanties sont omis ou regroupés avec le personnel occasionnel, de sorte que la catégorie ne peut pas être rapprochée de la source relative au type de contrat.

• Personnes ayant quitté l’organisation

  RH / Opérations liées aux collaborateurs

  Le nombre de salariés ayant quitté l’organisation au cours de la période de reporting, en utilisant la même définition des départs dans tous les cas.

  Éléments probants Rapport de cessation d’emploi du SIRH, fichier de paie des départs et relevés de départ pour la période.

  Point de vigilance Les personnes ayant quitté l’organisation sont comptabilisées en dehors de la période de reporting ou selon une définition différente du départ, de sorte que le nombre ne concorde pas avec le rapport de cessation d’emploi.

• Taux de rotation du personnel

  RH / Analyse des effectifs

  Le pourcentage de l’effectif ayant quitté l’organisation au cours de la période de reporting, calculé à partir du nombre convenu de départs et de la base d’effectif convenue.

  Éléments probants Nombre de départs, base d’effectif pour la période et classeur de calcul présentant la formule utilisée.

  Point de vigilance Le numérateur et le dénominateur utilisent des périodes ou des bases différentes, de sorte que le taux ne concorde pas avec les données sources relatives aux départs et à l’effectif.

Comment le préparer

Demander les données

Demander aux RH les données sur les effectifs et leurs mouvements

Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.

Quelle est la composition et l’évolution de nos effectifs principaux à la date de reporting, et combien de personnes ont rejoint l’entité ou l’ont quittée au cours de la période ?

Utilisez d’abord les propres termes de votre organisation pour les données sur les personnes, puis faites-les correspondre aux catégories de reporting. Par exemple, si vous utilisez en interne les termes « personnel », « collègues », « équipage », « équipes de terrain » ou « travailleurs sous contrat », conservez ces libellés dans la demande et ne traduisez-les que lors de la préparation du dossier de publication d’informations. Vérifiez les données sources et la date de clôture du reporting avant la validation finale.

Objet : Demande de données sur l’effectif et les mouvements de personnel

Bonjour [Name],

Pourriez-vous nous transmettre le dernier fichier de la main-d’œuvre pour [reporting period / cut-off date] afin que nous puissions préparer le dossier de données relatives au personnel pour le reporting ?

Veuillez inclure :
- l’effectif total à la date de clôture
- la répartition par genre en utilisant le champ habituellement utilisé par votre équipe
- la répartition par pays ou par lieu, selon la base sur laquelle vous effectuez habituellement votre reporting
- la répartition par type d’emploi, y compris le personnel permanent, temporaire et tout groupe à horaires non garantis que vous suivez
- le nombre de départs au cours de la période
- le taux de rotation du personnel pour la période, si vous le calculez déjà

Veuillez également inclure la date du fichier, le système source, la population couverte et toute note relative aux définitions ou aux exceptions.

Si cela est plus simple, vous pouvez envoyer ces informations sous forme de tableau ou d’export depuis [system name]. Veuillez utiliser les termes habituels de votre équipe et nous les mettrons en correspondance pour le dossier de reporting. Veuillez vérifier la source officielle avant la validation finale.

Merci,
[Your name]

Bonjour [Name] — pourriez-vous envoyer la dernière extraction de la main-d’œuvre pour [period/cut-off] ? Nous avons besoin de l’effectif, de la répartition par genre, de la répartition par pays/lieu, de la répartition entre personnel permanent/temporaire/à horaires non garantis, des départs et du taux de rotation du personnel, ainsi que du système source et de toute note relative aux définitions. Veuillez utiliser vos libellés internes habituels et nous les mettrons en correspondance. Merci.

Exemples sectoriels

Rédigez votre information

Des notes qui transforment les données en information publiée

Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.

Centre de téléchargement

Vérifier

Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves

• Nous avons vérifié que le décompte des salariés par pays couvre chaque juridiction qui a atteint notre seuil interne d’inclusion et qu’aucun lieu répondant aux critères n’a été omis.

  Risque Un prestataire d’assurance peut vérifier si un pays admissible a été omis, si le seuil a été appliqué de manière cohérente et si la liste d’inclusion correspond à la population sous-jacente utilisée pour le chiffre.

  Preuves à vérifier Extraction de la population pays par pays ; seuil d’inclusion documenté et notes relatives à son application ; classeur de consolidation présentant toutes les juridictions incluses ; validation de la revue confirmant l’exhaustivité par rapport à la population source.

• Pour le personnel travaillant dans plusieurs pays, nous avons utilisé les définitions juridiques locales pertinentes pour classer les types de salariés, puis agrégé les chiffres par pays dans les totaux présentés.

  Risque Un prestataire d’assurance peut contester l’exactitude de l’application des définitions locales, la cohérence du traitement des travailleurs transfrontaliers et la traçabilité de l’agrégation des fichiers locaux jusqu’au total présenté.

  Preuves à vérifier Note méthodologique sur les définitions du droit local utilisées ; fichiers sources par pays ; rapprochement ou correspondance entre les classifications locales et les totaux présentés ; éléments probants de la revue des cas limites et des exceptions.

• Nous avons calculé le pourcentage de rotation du personnel permanent en utilisant le nombre convenu de départs rapporté à l’effectif moyen pour la période, et nous l’avons présenté pour la même fenêtre de reporting que le reste des données.

  Risque Un prestataire d’assurance peut examiner la définition du numérateur, la méthode de calcul de la moyenne, les limites de la période et le caractère cohérent de la réalisation du calcul dans l’ensemble du jeu de données.

  Preuves à vérifier Classeur de calcul contenant les formules ; rapport source sur les départs ; éléments étayant l’effectif moyen ; règles de clôture de la période ; éléments probants de la revue par la direction et contrôles de recalcul.

• Nous avons présenté les informations relatives à l’effectif dans un format conforme au référentiel de reporting, en utilisant un tableau ou une présentation narrative lorsque cela était autorisé, et avons maintenu une mise en page cohérente avec le reste du rapport.

  Risque Un prestataire d’assurance peut évaluer si la présentation choisie est autorisée, si les mêmes données apparaissent de manière cohérente dans les différentes sections et si le format masque ou déforme les chiffres sous-jacents.

  Preuves à vérifier Projet final du rapport ; note relative à la décision de mise en forme ; renvoi aux états sources ; commentaires de la revue éditoriale ; validation confirmant que la présentation correspond au jeu de données approuvé.

• Nous avons documenté la manière dont les données relatives aux salariés ont été compilées, notamment les principales hypothèses, les sources de données et tout contexte nécessaire à l’interprétation des chiffres.

  Risque Un prestataire d’assurance peut rechercher des lacunes dans la description de la méthode, des hypothèses non étayées, un contexte manquant ou un manque de clarté sur la manière dont les chiffres ont été assemblés.

  Preuves à vérifier Document méthodologique ; traçabilité des données ou cartographie du processus ; registre des hypothèses ; description contextuelle utilisée dans le rapport ; éléments probants de la revue interne de l’information à fournir sur la méthode.

• Nous avons vérifié le décompte de l’effectif total par nombre de personnes et inclus une ventilation par genre, en utilisant la même population source pendant toute la procédure.

  Risque Un organisme d’assurance peut vérifier si le total et la ventilation par genre concordent, si la base de la population est cohérente et si des membres du personnel ont été comptés deux fois ou exclus.

  Preuves à vérifier Extrait des effectifs ; rapport de ventilation par genre ; rapprochement montrant que les totaux sont égaux à la somme de la ventilation ; captures d’écran ou exports du système source ; éléments probants de revue et d’approbation.

Là où les brouillons dérapent

Erreurs à éviter et points nécessitant un jugement

La colonne de gauche montre ce que les préparateurs font mal lors de la collecte ; celle de droite, où vous devrez exercer et expliquer un jugement.

Exemples

Ce que cela donne sur la page

Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.

Échelle de qualité

• Basique

  Nous comptons 240 salariés.

• Meilleur

  Nous comptons 240 salariés, dont 132 femmes et 108 hommes, avec 180 dans notre marché national et 60 dans trois autres pays.

• Optimal

  À la fin de l’année, j’ai déclaré 240 salariés dans notre effectif principal : 180 en contrat permanent, 40 en contrat à durée déterminée et 20 sous contrats à horaires variables, dont 132 femmes et 108 hommes répartis dans quatre pays ; nous avons enregistré 18 départs et un taux de turnover de 7.5%, principalement parce que nous avons fermé un site et transféré le travail vers d’autres sites.

Vérifiez votre compréhension

Scénarios à travailler

Références au référentiel

Exigences ESRS applicables et informations connexes

Guides that settle this question

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Questions auxquelles cette page répond

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