Objet de l’information
Cette information demande à une organisation de décrire la composition de son personnel principal de manière à aider les lecteurs à comprendre qui sont ses salariés et comment ce personnel est structuré. En pratique, le rapport devrait donner une image claire de la base de salariés, plutôt qu'un aperçu sélectif, afin que les utilisateurs puissent voir les principales caractéristiques des personnes employées par l'organisation.
L'accent pratique porte sur la couverture de l'ensemble de l'organisation, et non seulement sur quelques sites emblématiques ou équipes du siège. Les informations devraient être présentées de manière suffisamment cohérente pour faire apparaître la structure du personnel dans l'ensemble des activités, afin que les différences entre les lieux, les unités opérationnelles ou les groupes de salariés soient visibles lorsqu'elles sont pertinentes.
Ce support pédagogique LRA aide à préparer l’information. Pour les exigences exactes, reportez-vous toujours à la source officielle European Commission.
Avant de commencer
Avant de commencer
Une courte liste de contrôle avant de préparer cette information — cochez chaque point une fois réglé.
Préparation
Informations clés à préparer
| Champ à préparer | Ce qu’il faut recueillir | Indice de preuve | Responsable |
|---|---|---|---|
| Effectif du personnel | Le nombre total de personnes incluses dans le périmètre à la date de reporting, selon une même base d'effectif convenue. | Extraction de l'effectif du SIRH, récapitulatif de la paie ou registre du personnel rapproché avec la date d'arrêté du reporting. | RH / Opérations du personnel |
| Répartition par genre | Répartition de l’effectif par catégories de genre utilisées pour le reporting, chaque personne étant comptée une seule fois selon la même base que le total. | Champs démographiques du SIRH, données d’auto-identification des employés et extraction de reporting présentant la correspondance entre les catégories. | RH / Analyse des données relatives au personnel |
| Effectif par pays | Répartition des employés entre les pays de travail ou d’emploi, en utilisant une base géographique cohérente pour chaque personne. | Champs de localisation du SIRH, données des entités juridiques ou correspondance entre les pays de paie utilisée dans l’extraction de reporting. | RH / Mobilité internationale |
| Personnel sans durée déterminée | Le nombre de salariés sous contrats continus, calculé sur la même base d'effectifs que le total. | Champ du SIRH relatif au type de contrat, registre des salariés et rapport sur le statut de paie à la date de reporting. | RH / Opérations du personnel |
| Personnel sous contrat à durée déterminée | Le nombre de salariés sous contrats à durée limitée, calculé sur la même base d'effectifs que le total. | Champ du SIRH relatif au type de contrat, registre des salariés et rapport sur le statut de paie à la date de reporting. | RH / Opérations liées au personnel |
| Personnel à horaires zéro | Le nombre de travailleurs dont les heures ne sont pas garanties, comptabilisés sur la même base de main-d’œuvre que le total. | Conditions contractuelles du SIRH, relevés de planification et rapport de situation de paie à la date de clôture. | RH / Planification de la main-d’œuvre |
| Personnes ayant quitté l’organisation | Le nombre de salariés ayant quitté l’organisation au cours de la période de reporting, en utilisant la même définition des départs dans tous les cas. | Rapport de cessation d’emploi du SIRH, fichier de paie des départs et relevés de départ pour la période. | RH / Opérations liées aux collaborateurs |
| Taux de rotation du personnel | Le pourcentage de l’effectif ayant quitté l’organisation au cours de la période de reporting, calculé à partir du nombre convenu de départs et de la base d’effectif convenue. | Nombre de départs, base d’effectif pour la période et classeur de calcul présentant la formule utilisée. | RH / Analyse des effectifs |
Comment le préparer
Demander les données
Demander aux RH les données sur les effectifs et leurs mouvements
Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.
Quelle est la composition et l’évolution de nos effectifs principaux à la date de reporting, et combien de personnes ont rejoint l’entité ou l’ont quittée au cours de la période ?
Utilisez d’abord les propres termes de votre organisation pour les données sur les personnes, puis faites-les correspondre aux catégories de reporting. Par exemple, si vous utilisez en interne les termes « personnel », « collègues », « équipage », « équipes de terrain » ou « travailleurs sous contrat », conservez ces libellés dans la demande et ne traduisez-les que lors de la préparation du dossier de publication d’informations. Vérifiez les données sources et la date de clôture du reporting avant la validation finale.
Demande faible
Pourriez-vous fournir les données sur la structure des salariés au titre de ESRS S1:S1-5 pour la période concernée, notamment l’effectif total, la répartition par genre, la répartition par pays, les travailleurs permanents, temporaires et ceux dont les horaires ne sont pas garantis, les départs et le taux de rotation ?
Pourquoi elle échoue : Cette demande utilise un langage propre au référentiel que de nombreuses équipes opérationnelles n’emploient pas au quotidien et n’indique pas au responsable quel fichier interne, quelle population, quelle date d’arrêté ou quelle base de comptabilisation utiliser. Elle ne précise pas non plus la base de répartition par pays, par genre et par type d’emploi ; les données retournées pourraient donc ne pas être rapprochables du dossier de reporting.
Meilleure demande
Pourriez-vous envoyer la dernière extraction des effectifs pour [période/date d’arrêté] ? Merci d’inclure le fichier du personnel utilisé par votre équipe pour le reporting des effectifs, avec l’effectif total, le champ relatif au genre, la répartition par pays ou par lieu, la répartition entre permanents, temporaires et travailleurs dont les horaires ne sont pas garantis, les départs et le taux de rotation. Merci également d’indiquer le système source, la population couverte et toute note de définition afin que nous puissions faire correspondre vos libellés avec ceux du dossier de reporting.
Modèle d’e-mail formel
Objet : Demande de données sur l’effectif et les mouvements de personnel Bonjour [Name], Pourriez-vous nous transmettre le dernier fichier de la main-d’œuvre pour [reporting period / cut-off date] afin que nous puissions préparer le dossier de données relatives au personnel pour le reporting ? Veuillez inclure : - l’effectif total à la date de clôture - la répartition par genre en utilisant le champ habituellement utilisé par votre équipe - la répartition par pays ou par lieu, selon la base sur laquelle vous effectuez habituellement votre reporting - la répartition par type d’emploi, y compris le personnel permanent, temporaire et tout groupe à horaires non garantis que vous suivez - le nombre de départs au cours de la période - le taux de rotation du personnel pour la période, si vous le calculez déjà Veuillez également inclure la date du fichier, le système source, la population couverte et toute note relative aux définitions ou aux exceptions. Si cela est plus simple, vous pouvez envoyer ces informations sous forme de tableau ou d’export depuis [system name]. Veuillez utiliser les termes habituels de votre équipe et nous les mettrons en correspondance pour le dossier de reporting. Veuillez vérifier la source officielle avant la validation finale. Merci, [Your name]
Version courte pour Teams / Slack
Bonjour [Name] — pourriez-vous envoyer la dernière extraction de la main-d’œuvre pour [period/cut-off] ? Nous avons besoin de l’effectif, de la répartition par genre, de la répartition par pays/lieu, de la répartition entre personnel permanent/temporaire/à horaires non garantis, des départs et du taux de rotation du personnel, ainsi que du système source et de toute note relative aux définitions. Veuillez utiliser vos libellés internes habituels et nous les mettrons en correspondance. Merci.
Exemples sectoriels
Commerce de détail / hôtellerie-restauration
Contexte. L’entreprise emploie des équipes en magasin, du personnel du siège et du personnel saisonnier, certains sites appliquant des dispositifs d’horaires variables.
Demande adaptée. Merci de partager le fichier des effectifs pour [période/date d’arrêté], couvrant les équipes en magasin, le siège et le personnel saisonnier. Merci d’y inclure le nombre total de personnes inscrites dans les effectifs, la répartition par genre, la répartition par pays ou par région, les groupes de salariés permanents, en contrat à durée déterminée et à horaires variables, les départs et le taux de rotation, ainsi que le système source et toute note sur la manière dont vous comptabilisez les arrivées et les départs du personnel saisonnier.
Exemple de réponse. Un tableau comportant une ligne par groupe interne de travailleurs et par pays, présentant l’effectif à la date d’arrêté, les départs sur la période et le taux de rotation, ainsi qu’une note indiquant que le personnel saisonnier est inclus dans le groupe à horaires variables et comptabilisé selon le pays de l’entité employeuse.
Industrie manufacturière
Contexte. L’entreprise suit les opérateurs de production, le personnel de maintenance et le personnel administratif, une partie de la main-d’œuvre temporaire étant enregistrée séparément dans la paie.
Demande adaptée. Merci de fournir la dernière extraction des effectifs pour [période/date d’arrêté], couvrant le personnel de production, de maintenance et de bureau. Merci d’inclure l’effectif, la répartition par genre, la répartition par site ou par pays, le personnel permanent et temporaire, tout groupe de travailleurs dont les horaires ne sont pas garantis que vous suivez, les départs et le taux de rotation. Merci également d’indiquer si le fichier repose sur la paie, le SIRH ou les registres des sites.
Exemple de réponse. Un tableur exporté du SIRH et de la paie, comportant des colonnes pour le groupe de travailleurs, le pays du site, le genre, le type de contrat, l’effectif, les départs et le taux de rotation, ainsi qu’une note indiquant que la main-d’œuvre d’agence est exclue du fichier des effectifs.
Rédigez votre information
Des notes qui transforment les données en information publiée
Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.
Note méthodologique
Indiquer comment les chiffres relatifs à l’effectif ont été calculés, notamment la base utilisée pour l’effectif, les définitions appliquées à chaque catégorie de travailleurs, et si les données couvrent l’ensemble de la période de reporting ou correspondent à une date donnée.
Note de contexte
Expliquer ce que les chiffres montrent concernant la taille, la composition et la localisation de l’effectif, et comment le nombre de départs et le taux de rotation aident les lecteurs à comprendre les mouvements du personnel au cours de la période.
Déclaration sur les variations
Si les chiffres ont changé de manière significative, indiquer les principaux facteurs en termes simples, tels que les recrutements, les départs, les changements dans la composition des contrats ou les évolutions de la couverture géographique, et relier ces changements aux totaux présentés.
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S1-5 Salariés (Structure fondamentale de l’effectif) — [emplacement / page] / [notes]Centre de téléchargement
Outils et formulaires de préparation
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Préparation à l’assurance
Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves
| Affirmation | Risque | Preuves à vérifier |
|---|---|---|
| Nous avons vérifié que le décompte des salariés par pays couvre chaque juridiction qui a atteint notre seuil interne d’inclusion et qu’aucun lieu répondant aux critères n’a été omis. | Un prestataire d’assurance peut vérifier si un pays admissible a été omis, si le seuil a été appliqué de manière cohérente et si la liste d’inclusion correspond à la population sous-jacente utilisée pour le chiffre. | Extraction de la population pays par pays ; seuil d’inclusion documenté et notes relatives à son application ; classeur de consolidation présentant toutes les juridictions incluses ; validation de la revue confirmant l’exhaustivité par rapport à la population source. |
| Pour le personnel travaillant dans plusieurs pays, nous avons utilisé les définitions juridiques locales pertinentes pour classer les types de salariés, puis agrégé les chiffres par pays dans les totaux présentés. | Un prestataire d’assurance peut contester l’exactitude de l’application des définitions locales, la cohérence du traitement des travailleurs transfrontaliers et la traçabilité de l’agrégation des fichiers locaux jusqu’au total présenté. | Note méthodologique sur les définitions du droit local utilisées ; fichiers sources par pays ; rapprochement ou correspondance entre les classifications locales et les totaux présentés ; éléments probants de la revue des cas limites et des exceptions. |
| Nous avons calculé le pourcentage de rotation du personnel permanent en utilisant le nombre convenu de départs rapporté à l’effectif moyen pour la période, et nous l’avons présenté pour la même fenêtre de reporting que le reste des données. | Un prestataire d’assurance peut examiner la définition du numérateur, la méthode de calcul de la moyenne, les limites de la période et le caractère cohérent de la réalisation du calcul dans l’ensemble du jeu de données. | Classeur de calcul contenant les formules ; rapport source sur les départs ; éléments étayant l’effectif moyen ; règles de clôture de la période ; éléments probants de la revue par la direction et contrôles de recalcul. |
| Nous avons présenté les informations relatives à l’effectif dans un format conforme au référentiel de reporting, en utilisant un tableau ou une présentation narrative lorsque cela était autorisé, et avons maintenu une mise en page cohérente avec le reste du rapport. | Un prestataire d’assurance peut évaluer si la présentation choisie est autorisée, si les mêmes données apparaissent de manière cohérente dans les différentes sections et si le format masque ou déforme les chiffres sous-jacents. | Projet final du rapport ; note relative à la décision de mise en forme ; renvoi aux états sources ; commentaires de la revue éditoriale ; validation confirmant que la présentation correspond au jeu de données approuvé. |
| Nous avons documenté la manière dont les données relatives aux salariés ont été compilées, notamment les principales hypothèses, les sources de données et tout contexte nécessaire à l’interprétation des chiffres. | Un prestataire d’assurance peut rechercher des lacunes dans la description de la méthode, des hypothèses non étayées, un contexte manquant ou un manque de clarté sur la manière dont les chiffres ont été assemblés. | Document méthodologique ; traçabilité des données ou cartographie du processus ; registre des hypothèses ; description contextuelle utilisée dans le rapport ; éléments probants de la revue interne de l’information à fournir sur la méthode. |
| Nous avons vérifié le décompte de l’effectif total par nombre de personnes et inclus une ventilation par genre, en utilisant la même population source pendant toute la procédure. | Un organisme d’assurance peut vérifier si le total et la ventilation par genre concordent, si la base de la population est cohérente et si des membres du personnel ont été comptés deux fois ou exclus. | Extrait des effectifs ; rapport de ventilation par genre ; rapprochement montrant que les totaux sont égaux à la somme de la ventilation ; captures d’écran ou exports du système source ; éléments probants de revue et d’approbation. |
Dossier de preuves à préparer
Lacunes fréquentes dans les rapports
Lacunes fréquentes
Erreurs à éviter lors de la collecte des données
Là où un jugement professionnel est souvent nécessaire
Exemples
Exemples illustratifs
Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.
: nous présenterions notre effectif par sexe, type de contrat et pays, ainsi que les arrivées et les départs au cours de la période. Les chiffres ci-dessous sont cohérents entre eux et sont présentés comme un exemple simple de la manière dont nous pourrions communiquer ces informations.
Cet exemple présente un aperçu synthétique de l’effectif ventilé par sexe, statut d’emploi et localisation, les mouvements au cours de l’année étant présentés sous la forme des départs et du taux de rotation qui en résulte.
Profil et mouvements illustratifs de l’effectif (people / %)
| Catégorie | Femmes | Hommes |
|---|---|---|
| Effectif total | 420 | 380 |
| Personnel permanent | 360 | 310 |
| Personnel en contrat à durée déterminée | 40 | 50 |
| Personnel soumis à des modalités d'horaires variables | 20 | 20 |
| Personnes ayant quitté l'organisation au cours de la période | 30 | 20 |
| Taux de rotation (%) | 7 | 5 |
: nous présenterions la répartition de nos effectifs par sexe, forme de contrat et pays, puis indiquerions combien de personnes sont parties et le pourcentage de rotation correspondant. Les chiffres ci-dessous sont fictifs et cohérents entre eux à des fins de formation.
Cet exemple utilise un secteur et une composition des effectifs différents, mais couvre néanmoins les mêmes points de données requis dans un seul tableau quantitatif.
Profil et évolution illustratifs des effectifs (people / %)
| Catégorie | Femmes | Hommes |
|---|---|---|
| Effectif total | 260 | 340 |
| Personnel permanent | 210 | 260 |
| Personnel en contrat à durée déterminée | 30 | 50 |
| Personnel soumis à des modalités d'horaires variables | 20 | 30 |
| Personnes ayant quitté l'organisation au cours de la période | 18 | 22 |
| Taux de rotation (%) | 7 | 6 |
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Vérifiez votre compréhension
Scénarios à travailler
Une équipe RH groupe clôture le dossier de données sur le personnel de fin d’année. Une filiale compte 120 salariés en contrats à durée indéterminée, 18 en contrats à durée déterminée et 7 personnes selon des dispositifs à zéro heure ; l’équipe dispose également des données de localisation de chaque personne.
Une entreprise compte 84 salariés au total. Parmi eux, 50 sont des femmes et 34 des hommes, mais 6 personnes travaillent dans deux pays au cours de l’année et l’équipe chargée de la paie ne sait pas s’il faut les présenter une ou deux fois.
Un détaillant compte 260 employés à la clôture de l’exercice. Il fait également appel à 40 travailleurs intérimaires, mais ceux-ci sont rémunérés par l’agence et ne figurent pas sur la paie de l’entreprise ; par ailleurs, 22 employés ont des contrats à durée déterminée et 12 sont soumis à des modalités sans garantie d’heures de travail.
Un fabricant compte 310 employés à la date de reporting. Au cours de l’année, 28 employés sont partis et 14 nouvelles personnes ont rejoint l’organisation, mais le système des ressources humaines fait également apparaître 9 transferts internes entre sites ; l’équipe ne sait pas si le chiffre du turnover doit inclure ces transferts.
Références au référentiel
Exigences ESRS applicables et informations connexes
Références disponibles du référentiel et informations voisines utiles à la préparation de cette exigence.
ESRS
S1-5
au sein de ESRS S1 : Own Workforce
Connexes et exploration
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FAQ
Questions auxquelles cette page répond
Utilisez la liste des points de données de la page comme liste de contrôle de départ : nombre de personnes dans les effectifs, répartition par sexe, effectifs par pays, personnel en contrat à durée indéterminée, personnel en contrat à durée déterminée, personnel sans heures garanties, personnes ayant quitté l'organisation et taux de rotation du personnel. La page comprend également une section de préparation étape par étape pour vous aider à organiser le travail.
La page vous oriente vers le nombre de personnes dans les effectifs, les ventilations par pays et les répartitions par type de contrat ; le périmètre doit donc être défini autour de ces ventilations de données avant la rédaction. Utilisez les étapes de préparation et le classeur de travail pour vous assurer que le même périmètre est appliqué de manière cohérente dans toute la publication d'informations.
La page est conçue pour les responsables du développement durable/ESG, les responsables des ressources humaines ou des données, ainsi que les examinateurs chargés de l'assurance ; la responsabilité devrait donc être attribuée à l'équipe qui peut fournir les éléments probants concernant les données sous-jacentes relatives aux effectifs et expliquer la méthode. Les sections consacrées au classeur de travail et au dossier de preuves sont là pour vous aider à coordonner cette responsabilité.
La page comprend un dossier de preuves composé de cinq éléments et de six assertions d'assurance à vérifier, chacun étant structuré autour de l'assertion, du risque et de la preuve. Utilisez ces sections pour constituer un dossier montrant d'où proviennent les chiffres et comment ils ont été vérifiés.
La page indique qu'il existe six assertions d'assurance à vérifier, organisées par assertion, risque et preuve. Elle ne les énumère pas dans la source fournie ici ; vous devez donc utiliser directement la section consacrée à l'assurance de la page plutôt que de vous fier à votre mémoire.
Le Centre de téléchargement comprend un classeur Préparation et assurance au format .xlsx, destiné à faciliter la préparation et l'aptitude à l'assurance. Utilisez-le avec les orientations étape par étape, le dossier de preuves et la section consacrée aux lacunes courantes pour transformer les données brutes sur les effectifs en un projet d'information.
Le Centre de téléchargement comprend une fiche de bibliothèque imprimable au format .pdf, conçue comme un aide-mémoire venant compléter la page principale. Utilisez-la pour garder à portée de main les points de données clés, les points d'assurance et les invites de rédaction pendant votre travail.
La page comporte une section consacrée au résultat à rédiger, avec des idées de visualisation, des amorces narratives et une ligne d'index du contenu pour vous aider à passer des données au texte. Commencez par le tableau quantitatif, puis utilisez les invites narratives pour expliquer les principaux mouvements et les éventuelles tendances notables.
La page comprend une liste de lacunes et d'erreurs courantes en matière de reporting, destinée à vous aider à repérer les problèmes avant de finaliser l'information. Utilisez cette section comme contrôle préalable à la soumission, en vérifiant vos données, votre périmètre et votre dossier de preuves.
Oui, la page comprend des exemples illustratifs synthétiques avec un tableau quantitatif montrant à quoi l'information peut ressembler en pratique. Considérez-les uniquement comme des exemples et veillez à ce que les chiffres que vous préparez soient cohérents en interne et fondés sur vos propres données.
Autres questions auxquelles cette page peut aider
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