ESRS S1 eigene Belegschaft: Vollständiger Leitfaden zu Richtlinien, Kennzahlen und Merkmalen der Arbeitskräfte

Beginnen Sie ESRS S1 mit einer Entscheidung über die Population: Arbeitnehmer, S1-Nicht-Arbeitnehmer und S2-Arbeitskräfte müssen getrennt werden.

ESRS S1 ist anspruchsvoll, weil die öffentliche Darstellung und der Datensatz zur Belegschaft dieselben Personen, denselben Zeitraum und dieselben Auswirkungen beschreiben müssen. Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Gesundheit und Sicherheit, Arbeitnehmerbeziehungen, Compliance und Finanzwesen verwenden häufig unterschiedliche Populationen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann Leiharbeitskräfte ausschließen; Auftragnehmerregister können Arbeitskräfte umfassen, die unter S2 fallen; und sensible Daten zu Vorfällen oder Behinderungen können gesetzlich eingeschränkt sein.

Die sicherste Reihenfolge ist zunächst die Abgrenzung, danach die wesentlichen Auswirkungen, anschließend die Offenlegungsarchitektur und schließlich die Kennzahlen. Dadurch wird eine ausgearbeitete Tabelle vermieden, die nicht mit dem Belegschaftsmodell oder der Darstellung der Sorgfaltsprüfung abgeglichen werden kann.

Beginnen Sie ESRS S1 mit einer Entscheidung über die Population: Arbeitnehmer, S1-Nicht-Arbeitnehmer und S2-Arbeitskräfte müssen getrennt werden.

Die narrative Ebene ist kein Verzeichnis von Personalstrategien. Sie sollte erläutern, wie Strategien wesentliche Auswirkungen abdecken, welche Gruppen und geografischen Gebiete in den Geltungsbereich fallen, wie Arbeitskräfte und ihre Vertretungen eingebunden werden, welche Kanäle verfügbar sind, wie die Wirksamkeit bewertet wird und wie Abhilfe geleistet oder unterstützt wird, wenn das Unternehmen einen Schaden verursacht oder dazu beigetragen hat.

Verknüpfen Sie die Abdeckung durch Strategien mit dem wesentlichen Problem in Bezug auf Arbeitsbedingungen, Gleichstellung, Sicherheit oder Rechte, und geben Sie an, ob die Strategien Menschenhandel, Zwangs- oder Pflichtarbeit und Kinderarbeit behandeln (S1 Absatz 11).

Geben Sie an, ob die Einbindung direkt oder über Vertretungen der Arbeitskräfte erfolgt und wie sie Entscheidungen beeinflusst hat.

Unterscheiden Sie zwischen der Kommunikation mit Beschäftigten, Speak-up-, Beschwerde-, Gewerkschafts- und formellen rechtlichen Wegen.

Bewerten Sie die Wirksamkeit der Kanäle anhand von Zugänglichkeit, Vertrauen, Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, Rechtzeitigkeit, Lösung und Wiederholung.

Unterscheiden Sie zwischen systemischen Korrekturmaßnahmen und Abhilfe für betroffene Personen.

S1-5 berichtet die Gesamtzahl der Beschäftigten nach Geschlecht; die Zahl der Beschäftigten in jedem Land mit 50 oder mehr Beschäftigten unter den zehn größten Ländern; Beschäftigte mit unbefristeten, befristeten und nicht garantierten Arbeitsstunden; die Fluktuation der Beschäftigten mit unbefristeten Verträgen; sowie eine Erläuterung der Abweichung von der repräsentativsten Anzahl der Beschäftigten im Abschluss. Nach S1 Absatz 1 gilt S1-5 immer dann, wenn die eigene Belegschaft als wesentlich eingestuft wird, auch wenn nicht über alle Unterthemen von S1 berichtet wird, und S1-6 gilt, wenn Nicht-Arbeitnehmer mit wesentlichen IROs verknüpft sind; der Filter der Informationswesentlichkeit gilt für beide weiterhin.

ESRS 1 Absätze 125(f), 126(f) und 127(f) sehen eine schrittweise Einführung vor für S1-6, S1-7 für Beschäftigte in Ländern außerhalb des EWR, S1-10, S1-11, S1-12, die Datenpunkte von S1-13 in Absatz 37(d) und (e) sowie die Datenpunkte zu Nicht-Arbeitnehmern und S1-14. „Andere Unternehmen“ dürfen sie im ersten Berichtsjahr weglassen, Unternehmen der „ersten Welle“ für Geschäftsjahre vor 2027. Ein Unternehmen, das diese Erleichterung in Anspruch nimmt, legt dies nach ESRS 2 Absatz 10 offen.

S1-6 gilt, wenn Nichtbeschäftigte in der eigenen Belegschaft mit wesentlichen S1-IROs verbunden sind – beispielsweise weil flexible Arbeitskräfte für das Geschäftsmodell entscheidend sind, die Abhängigkeit zunimmt oder die Auswirkungen wesentlich sind. Berichten Sie die Anzahl der Beschäftigten oder FTE und geben Sie an, ob es sich bei der Kennzahl um einen Periodenendwert oder einen Durchschnitt handelt. Wenn keine genauen Daten verfügbar sind, verwenden Sie eine transparente angemessene Schätzung und erläutern Sie Abdeckung und Einschränkungen.

Gleichen Sie Beschaffung, Plattformen für kontingente Arbeitskräfte, Standortzugang und Personalaufzeichnungen ab. Verhindern Sie doppelte Erfassungen von Personen in Rechnungen, Zugangssystemen und Projektprotokollen und identifizieren Sie remote oder dezentral tätige Personengruppen, die in zentralen Systemen fehlen.

S1-13 erfordert eine kohärente Darstellung zu Gesundheit und Sicherheit: Abdeckung der eigenen Belegschaft durch das Managementsystem (nach Personenzahl), Todesfälle, Anzahl und Rate der erfassbaren arbeitsbedingten Unfälle je eine Million geleisteter Arbeitsstunden, Fälle erfassbarer arbeitsbedingter Erkrankungen und Ausfalltage. Die Population, die Grundlage der Erfassbarkeit und den Nenner der Arbeitsstunden definieren; Arbeitsstunden von Auftragnehmern oder Schätzungen abstimmen und Änderungen der Abgrenzung oder Erfassung erläutern.

Den Erfassungsbereich jedes Datenpunkts anwenden: Todesfälle infolge von Arbeitsunfällen umfassen die eigene Belegschaft und andere Arbeitskräfte an den Standorten des Unternehmens (Absatz 37(b)(i)); Todesfälle infolge von Erkrankungen, Erkrankungsfälle und Ausfalltage betreffen nur Arbeitnehmer (Absatz 37(b)(ii), (d) und (e)); und wenn S1-6 wesentlich ist, werden Nicht-Arbeitnehmer in Absatz 37(b)(i) und (c) einbezogen, gegebenenfalls aufgeschlüsselt nach Arbeitnehmern und Nicht-Arbeitnehmern.

Lokale rechtliche Kategorien auf eine kontrollierte Gruppendefinition abbilden.

Geleistete Arbeitsstunden oder eine dokumentierte Schätzung verwenden; ungeklärte Nenner auf Basis bezahlter Stunden vermeiden.

Gesundheitsinformationen schützen und den Arbeitsbezug sowie die Fallprüfung aufrechterhalten.

Akquisitionen, Veräußerungen, eine verbesserte Erfassung und Neubewertungen erläutern.

S1-14 verlangt nur den Prozentsatz der Beschäftigten, die Anspruch auf familienbedingte Freistellung haben (Absatz 39; AR 29-30); die Kennzahlen zur Inanspruchnahme aus dem Standard von 2023 sind nicht mehr erforderlich, können aber als Kontext angegeben werden. Das unbereinigte geschlechtsspezifische Verdienstgefälle verwendet den Bruttostundenlohn aller männlichen und weiblichen Beschäftigten und ist keine Prüfung gleicher Bezahlung für gleiche Arbeit. Das Verhältnis der jährlichen Gesamtvergütung vergleicht die höchstbezahlte Person mit der mittleren jährlichen Gesamtvergütung der Beschäftigten, wobei diese Person ausgeschlossen wird. Vergütungsbestandteile, Währungsumrechnung, Population und Zeitraum müssen kontrolliert werden.

Für wesentliche Unterthemen umfasst S1-16 Absatz 43 Vorfälle, die im Berichtszeitraum festgestellt wurden und sowohl belegt als auch bestätigt sind, nicht alle eingegangenen Meldungen. Nach AR 36 und AR 37 ist ein Fall belegt, wenn er durch objektive, sachliche und überprüfbare Informationen nachgewiesen ist, und bestätigt, wenn ein Gericht, die OECD oder eine Verwaltungsbehörde förmlich festgestellt hat, dass er sich ereignet hat; intern bestätigte Fälle allein reichen nicht aus. AR 38 wendet den Filter der Informationswesentlichkeit in erster Linie auf der Grundlage der Schwere der Auswirkungen auf die eigene Belegschaft an, und die zur Erhebung der Daten verwendete Methodik wird nach GDR-M offengelegt (AR 39). Diskriminierung und andere Menschenrechtsvorfälle werden getrennt berichtet, zusammen mit Geldbußen, Strafen und Entschädigungen, die im Abschluss erfasst sind. Ein beschränkt zugängliches Register sollte Eingang, Sachverhalt, Population, Untersuchung, Grundlage des Belegs, Bestätigungsstatus, Abhilfe, Stichtag, Verknüpfung mit dem Finanzwesen und Datenschutzklassifizierung bewahren.

Struktur des ESRS S1: Wesentliche Auswirkungen bestimmen die narrativen Angaben und die geltenden Kennzahlen zur Belegschaft.

Wesentliche S1-Unterthemen und betroffene Beschäftigtengruppen bestätigen.

Register der Beschäftigten, Nichtbeschäftigten nach S1 und der Population nach S2 erstellen und genehmigen.

S1-1 bis S1-4 Richtlinien, Einbindung, Beschwerdeverfahren/Abhilfe, Maßnahmen und Ziele zuordnen.

Das S1-Kennzahlenverzeichnis mit Population, Einheit, Zeitraum, Quelle, Verantwortlichem und Datenschutzklasse erstellen.

S1-5 mit HRIS, lokalem Personalwesen und Abschlüssen abstimmen.

Die Daten- oder Schätzungssteuerung für Nichtbeschäftigte nach S1-6 aufbauen.

S1-7 bis S1-15 mit kennzahlenspezifischen Nennern berechnen.

Das beschränkt zugängliche Register für Vorfälle nach S1-16 führen und eine Rechts-/Datenschutzprüfung durchführen.

Prüfung der Konsistenz von narrativen Angaben und Kennzahlen sowie Genehmigung durch die Governance abschließen.

Die Gruppe klassifiziert Beschäftigte nach S1, prüft Leiharbeitnehmer hinsichtlich einer Behandlung als Nichtbeschäftigte nach S1 und belässt die Arbeitskräfte unabhängig geführter Lieferdienstleister in S2. Sie berichtet exakte Beschäftigtendaten, eine kontrollierte Schätzung für eine wesentliche Population von Nichtbeschäftigten und eine separate Auswirkungsanalyse zu Arbeitskräften nach S2. Die Raten für Gesundheit und Sicherheit verwenden Arbeitsstunden nach Population und erläutern geschätzte Arbeitsstunden von Auftragnehmern.