Kern der Offenlegung
Der praktische Schwerpunkt liegt auf der Abdeckung der gesamten Organisation und nicht nur einiger Vorzeigestandorte oder der Teams am Hauptsitz. Die Informationen sollten ausreichend konsistent dargestellt werden, um die Belegschaftsstruktur über die Geschäftsbereiche hinweg zu zeigen, sodass Unterschiede zwischen Standorten, Geschäftsbereichen oder Mitarbeitergruppen sichtbar werden, sofern relevant.
Dieses LRA-Lehrmaterial unterstützt die Erstellung der Offenlegung. Für die genauen Anforderungen ziehen Sie stets die offizielle European Commission-Quelle heran.
Vorbereiten
Was vor dem Entwurf zu sammeln ist
Haken Sie jedes Feld ab, sobald der Nachweis vorliegt. Eigner sind die Teams, bei denen die Quelldateien üblicherweise liegen.
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Anzahl der Beschäftigten
HR / PersonalwesenDie Gesamtzahl der zum Berichtsstichtag erfassten Personen auf einer einheitlich vereinbarten Grundlage für die Mitarbeiterzahl.
Nachweise Auszug aus dem HRIS zur Mitarbeiterzahl, Lohn- und Gehaltsübersicht oder Beschäftigtenregister, abgeglichen mit dem Berichtsstichtag.
Achten Sie auf Der Mitarbeitendenbestand ist mit FTE oder einem anderen Stichtag vermischt, sodass die Zahl nicht mit dem Personalbestandswert zum Periodenende im HRIS übereinstimmt.
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Aufschlüsselung nach Geschlecht
HR / Personal-AnalyticsDie Aufteilung der Belegschaft nach den für die Berichterstattung verwendeten Geschlechtskategorien, wobei jede Person auf derselben Grundlage wie die Gesamtzahl einmal gezählt wird.
Nachweise Demografische Felder im HRIS, Aufzeichnungen zur Selbstidentifikation der Beschäftigten und ein Berichtsextrakt mit der Zuordnung der Kategorien.
Achten Sie auf Die Kategorien sind nicht auf die Selbstidentifikation der Beschäftigten abgestimmt, sodass die Aufteilung nicht mit den demografischen Quelldaten übereinstimmt.
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Belegschaft nach Land
HR / Globale MobilitätDie Verteilung der Beschäftigten auf die Länder ihres Arbeits- oder Beschäftigungsorts, wobei für jede Person eine einheitliche Ländergrundlage verwendet wird.
Nachweise HRIS-Standortfelder, Datensätze der Rechtsträger oder die Zuordnung von Lohnabrechnungsländern, die im Berichtsextrakt verwendet wurden.
Achten Sie auf Die Länderbasis ist zwischen Arbeitsort und beschäftigendem Rechtsträger gemischt, sodass die Verteilung nicht mit dem Standortstamm übereinstimmt.
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Mitarbeitende mit unbefristeten Verträgen
Personalwesen / PersonalmanagementDie Anzahl der Mitarbeitenden mit unbefristeten Verträgen, gezählt auf derselben Beschäftigtenbasis wie die Gesamtzahl.
Nachweise HRIS-Feld zum Vertragstyp, Mitarbeitendenregister und Statusbericht der Lohnabrechnung zum Berichtsdatum.
Achten Sie auf Mitarbeitende mit unbefristeten Verträgen werden anhand einer anderen Vertragsdefinition gezählt, sodass die Zahl nicht mit dem Beschäftigungsstatusfeld im HRIS übereinstimmt.
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Beschäftigte mit befristeten Verträgen
Personalwesen / PersonalbetriebDie Anzahl der Beschäftigten mit zeitlich befristeten Verträgen, erfasst auf derselben Belegschaftsgrundlage wie die Gesamtzahl.
Nachweise Vertragsartfeld im HRIS, Beschäftigtenregister und Statusbericht der Entgeltabrechnung zum Berichtsdatum.
Achten Sie auf Befristet Beschäftigte werden aus einem Vertragsfeld übernommen, das auch Praktikanten oder Beschäftigte von Agenturen umfasst, sodass die Kategorie nicht mit dem Vertragsstammsatz des HRIS abgeglichen werden kann.
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Beschäftigte ohne garantierte Arbeitszeit
Personalwesen / BelegschaftsplanungDie Anzahl der Beschäftigten, deren Arbeitszeit nicht garantiert ist, erfasst auf derselben Belegschaftsgrundlage wie die Gesamtzahl.
Nachweise Vertragsbedingungen im HRIS, Einsatzplanungsaufzeichnungen und Statusbericht der Entgeltabrechnung zum Berichtsdatum.
Achten Sie auf Beschäftigte ohne garantierte Arbeitszeit werden nicht berücksichtigt oder mit Gelegenheitsbeschäftigten zusammengefasst, sodass die Kategorie nicht mit der Quelle der Vertragsarten abgeglichen werden kann.
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Ausgeschiedene Personen
Personalwesen / PersonalmanagementDie Anzahl der Mitarbeitenden, die während des Berichtszeitraums ausgeschieden sind, unter Verwendung derselben Definition für ausgeschiedene Mitarbeitende während des gesamten Zeitraums.
Nachweise HRIS-Bericht zu Beendigungen, Datei zu ausgeschiedenen Mitarbeitenden aus der Lohnabrechnung und Austrittsaufzeichnungen für den Zeitraum.
Achten Sie auf Ausgeschiedene Mitarbeitende werden außerhalb des Berichtszeitraums oder anhand einer anderen Austrittsdefinition gezählt, sodass die Anzahl nicht mit dem Bericht zu den Beendigungen übereinstimmt.
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Mitarbeiterfluktuationsrate
Personalwesen / PersonalanalytikDer Prozentsatz der Belegschaft, der während des Berichtszeitraums ausgeschieden ist, berechnet anhand der vereinbarten Anzahl ausgeschiedener Mitarbeitender und der vereinbarten Belegschaftsbasis.
Nachweise Anzahl ausgeschiedener Mitarbeitender, Belegschaftsbasis des Zeitraums und Berechnungsarbeitsmappe mit der verwendeten Formel.
Achten Sie auf Zähler und Nenner verwenden unterschiedliche Zeiträume oder Basen, sodass die Rate nicht mit den Quelldaten zu ausgeschiedenen Mitarbeitenden und zur Mitarbeiterzahl übereinstimmt.
Bevor Sie beginnen
- Haben Sie festgelegt, welche Personen für diese Tabelle als Teil Ihrer Kernbelegschaft zählen und welche Gruppen außerhalb davon liegen?
- Verwenden Sie für jede Zahl einheitlich dasselbe klare Stichtagsdatum oder denselben Berichtszeitraum, sodass die Beschäftigtenzahl und die Fluktuation zusammenpassen?
- Lässt sich jede Zahl auf eine Quelle zurückführen, die Sie erläutern können, etwa die Lohn- und Gehaltsabrechnung, HR-Aufzeichnungen oder ein anderes internes System?
- Haben Sie vereinbart, wie die Belegschaft nach Geschlecht und nach Land aufgeteilt wird, und verwenden Sie über die gesamte Angabe hinweg dieselbe Grundlage?
- Haben Sie für die Aufschlüsselung nach Beschäftigungsstatus festgelegt, wie unbefristete, befristete und Vereinbarungen mit variabler Arbeitszeit in Ihren eigenen Aufzeichnungen klassifiziert werden?
- Verwenden Sie beim Zählen der ausgeschiedenen Personen und bei der Berechnung des Fluktuationsprozentsatzes durchgehend dieselbe Grundgesamtheit und denselben zeitlichen Bezugsrahmen?
So bereiten Sie es vor
Daten anfordern
Fordern Sie die Daten zur Beschäftigtenzahl und zu den Bewegungen der Belegschaft bei HR an
Übersetzen Sie die Offenlegung in eine interne Geschäftsfrage — und passen Sie diese dann an die Sprache Ihrer Organisation an.
Wie setzt sich unsere Kernbelegschaft zum Berichtsdatum zusammen und wie hat sie sich verändert, und wie viele Personen sind während des Zeitraums hinzugekommen oder ausgeschieden?
Verwenden Sie zunächst die eigenen Begriffe Ihrer Organisation für Personaldaten und ordnen Sie sie anschließend den Berichtskategorien zu. Wenn Sie beispielsweise intern „Beschäftigte“, „Kolleginnen und Kollegen“, „Crew“, „Außenteams“ oder „vertraglich Beschäftigte“ verwenden, behalten Sie diese Bezeichnungen in der Anfrage bei und übersetzen Sie sie erst bei der Erstellung des Berichtspakets. Prüfen Sie die Quelldaten und den Berichts-Stichtag vor der Freigabe.
Schwache Anfrage
Könnten Sie bitte die Daten zur Beschäftigtenstruktur gemäß ESRS S1:S1-5 für den Berichtszeitraum bereitstellen, einschließlich der Gesamtzahl der Beschäftigten, der Aufteilung nach Geschlecht, der Länderzuordnung, der unbefristet, befristet und mit nicht garantierten Arbeitsstunden Beschäftigten, der Abgänge und der Fluktuation?
Warum sie scheitert: Hier wird eine Rahmensprache verwendet, die viele operative Teams im Tagesgeschäft nicht nutzen, und es wird dem zuständigen Team nicht mitgeteilt, welche interne Datei, Population, welcher Stichtag oder welche Zählgrundlage zu verwenden ist. Außerdem bleibt die Grundlage für die Aufteilung nach Land, Geschlecht und Beschäftigungsart unklar, sodass sich die zurückgegebenen Daten möglicherweise nicht mit dem Berichtspaket abstimmen lassen.
Bessere Anfrage
Könnten Sie bitte den neuesten Beschäftigtenauszug für [Zeitraum/Stichtag] senden? Bitte fügen Sie die Mitarbeiterdatei bei, die Ihr Team für die Berichterstattung zum Personalbestand verwendet, einschließlich des Gesamtpersonalbestands, des Geschlechtsfelds, der Aufteilung nach Land oder Standort, der Aufteilung in unbefristete, befristete und Beschäftigte mit nicht garantierten Arbeitsstunden, der Abgänge und der Fluktuationsquote. Bitte geben Sie außerdem das Quellsystem, die abgedeckte Population und etwaige Definitionshinweise an, damit wir Ihre Bezeichnungen dem Berichtspaket zuordnen können.
Vorlage für eine formelle E-Mail
Betreff: Anfrage zu Daten zur Mitarbeiterzahl und zu Veränderungen in der Belegschaft Hallo [Name], könnten Sie bitte die aktuelle Belegschaftsdatei für [reporting period / cut-off date] bereitstellen, damit wir das Personaldatenpaket für die Berichterstattung vorbereiten können? Bitte nehmen Sie Folgendes auf: - Gesamtzahl der Beschäftigten zum Stichtag - Aufschlüsselung nach Geschlecht anhand des Felds, das Ihr Team normalerweise verwendet - Aufschlüsselung nach Land oder Standort anhand der Grundlage, über die Sie normalerweise berichten - Aufschlüsselung nach Beschäftigungsart, einschließlich unbefristeter, befristeter und aller von Ihnen erfassten Gruppen ohne garantierte Arbeitsstunden - Anzahl der ausgeschiedenen Personen während des Zeitraums - Fluktuationsrate für den Zeitraum, sofern Sie diese bereits berechnen Bitte fügen Sie außerdem das Dateidatum, das Quellsystem, die abgedeckte Population sowie Hinweise zu Definitionen oder Ausnahmen hinzu. Wenn es einfacher ist, können Sie dies als Tabelle oder als Export aus [system name] senden. Bitte verwenden Sie die üblichen Begriffe Ihres Teams; wir ordnen sie für das Berichtspaket zu. Bitte prüfen Sie die offizielle Quelle vor der Freigabe. Vielen Dank, [Your name]
Kurzfassung für Teams / Slack
Hallo [Name] — könnten Sie bitte den aktuellen Belegschaftsextrakt für [period/cut-off] senden? Wir benötigen die Mitarbeiterzahl, die Aufschlüsselung nach Geschlecht, die Aufschlüsselung nach Land/Standort, die Aufschlüsselung nach unbefristeter/befristeter Beschäftigung bzw. Beschäftigung ohne garantierte Arbeitsstunden, die Zahl der ausgeschiedenen Personen und die Fluktuationsrate sowie das Quellsystem und etwaige Hinweise zu Definitionen. Bitte verwenden Sie Ihre üblichen internen Bezeichnungen; wir ordnen sie zu. Vielen Dank.
Branchenbeispiele
Einzelhandel / Gastgewerbe
Kontext. Das Unternehmen beschäftigt Teams in den Filialen, Mitarbeitende in der Zentrale und Saisonarbeitskräfte; an einigen Standorten gelten Vereinbarungen mit variabler Arbeitszeit.
Angepasste Anfrage. Bitte teilen Sie die Beschäftigtendatei für [Zeitraum/Stichtag], die die Teams in den Filialen, die Zentrale und die Saisonarbeitskräfte abdeckt. Fügen Sie die Gesamtzahl der geführten Beschäftigten, die Aufteilung nach Geschlecht und nach Land oder Region, die Gruppen der unbefristet, befristet und mit variabler Arbeitszeit Beschäftigten, die Abgänge und die Fluktuationsquote sowie das Quellsystem und etwaige Hinweise dazu bei, wie Sie saisonale Einstellungen und Abgänge zählen.
Beispielantwort. Eine Tabelle mit einer Zeile je interner Beschäftigtengruppe und Land, die den Personalbestand zum Stichtag, die Abgänge im Berichtszeitraum und die Fluktuationsquote ausweist, ergänzt um den Hinweis, dass Saisonarbeitskräfte in der Gruppe mit variabler Arbeitszeit enthalten sind und nach dem Land der beschäftigenden Einheit gezählt werden.
Produzierendes Gewerbe
Kontext. Das Unternehmen erfasst Anlagenbediener, Instandhaltungspersonal und Büroangestellte; einige Leiharbeitskräfte werden in der Lohn- und Gehaltsabrechnung gesondert erfasst.
Angepasste Anfrage. Bitte stellen Sie den neuesten Beschäftigtenauszug für [Zeitraum/Stichtag] bereit, der das Personal in Produktion, Instandhaltung und Verwaltung abdeckt. Fügen Sie den Personalbestand, die Aufteilung nach Geschlecht, die Aufteilung nach Standort oder Land, unbefristet und befristet Beschäftigte sowie jede von Ihnen erfasste Gruppe mit nicht garantierten Arbeitsstunden, die Abgänge und die Fluktuationsquote bei. Geben Sie bitte außerdem an, ob die Datei auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung, dem HRIS oder den Belegungslisten der Standorte basiert.
Beispielantwort. Eine aus dem HRIS und der Lohn- und Gehaltsabrechnung exportierte Tabelle mit Spalten für Beschäftigtengruppe, Standortland, Geschlecht, Vertragsart, Personalbestand, Abgänge und Fluktuationsquote, ergänzt um den Hinweis, dass Arbeitskräfte von Agenturen aus der Beschäftigtendatei ausgeschlossen sind.
Offenlegung entwerfen
Notizen, die aus Daten eine Offenlegung machen
LRA-Schulungsvorlagen — passen Sie sie an Ihre Organisation an und prüfen Sie vor der Freigabe die offizielle Quelle.
Methodenhinweis
Geben Sie an, wie die Belegschaftszahlen ermittelt wurden, einschließlich der Grundlage für die Mitarbeiterzahl, der auf die einzelnen Beschäftigtenkategorien angewandten Definitionen und der Frage, ob die Daten den gesamten Berichtszeitraum oder einen bestimmten Zeitpunkt abdecken.
Kontexthinweis
Erläutern Sie, was die Zahlen über die Größe, Zusammensetzung und den Standort der Belegschaft aussagen und wie die Zahl der ausgeschiedenen Beschäftigten und die Fluktuationsrate den Lesenden helfen, die Veränderungen in der Belegschaft während des Zeitraums zu verstehen.
Erläuterung zu Schwankungen
Wenn sich die Zahlen wesentlich verändert haben, nennen Sie die wichtigsten Ursachen in allgemein verständlicher Form, etwa Einstellungen, Abgänge, Änderungen in der Vertragszusammensetzung oder Veränderungen der Länderabdeckung, und stellen Sie einen Bezug dieser Änderungen zu den berichteten Gesamtzahlen her.
Eintrag im Inhaltsindex
S1-5 Beschäftigte (Kernstruktur der Belegschaft) — [Standort / Seite] / [Anmerkungen]Download-Center
Werkzeuge & Formulare zur Vorbereitung
Laden Sie Vorbereitungshilfen für S1-5 nach kostenloser E-Mail-Bestätigung 24 Stunden lang herunter. Links zu Originalberichten bleiben öffentlich zugänglich.
Prüfen
Prüfen Sie zu jeder Aussage die Nachweise
Wir haben geprüft, dass die länderbezogene Zahl der Beschäftigten jede Jurisdiktion umfasst, die unseren internen Schwellenwert für die Einbeziehung erfüllt hat, und dass kein qualifizierter Standort ausgelassen wurde.
Risiko Eine prüfende Person kann prüfen, ob ein zulässiges Land ausgelassen wurde, ob der Schwellenwert konsistent angewendet wurde und ob die Einbeziehungsliste mit der für die Zahl verwendeten zugrunde liegenden Grundgesamtheit übereinstimmt.
Zu prüfende Nachweise Länderweiser Auszug der Grundgesamtheit; dokumentierter Schwellenwert für die Einbeziehung und Anmerkungen zu seiner Anwendung; Konsolidierungsarbeitsmappe mit allen einbezogenen Jurisdiktionen; Prüfungsfreigabe zur Bestätigung der Vollständigkeit gegenüber der Quellgrundgesamtheit.
Für Beschäftigte, die in mehr als einem Land arbeiten, haben wir die einschlägigen lokalen rechtlichen Definitionen verwendet, um Beschäftigtentypen zu klassifizieren, und anschließend die Länderzahlen zu den berichteten Gesamtzahlen zusammengeführt.
Risiko Eine prüfende Person kann infrage stellen, ob lokale Definitionen korrekt angewendet wurden, ob grenzüberschreitend tätige Beschäftigte konsistent behandelt wurden und ob die Zusammenführung von lokalen Dateien zur berichteten Gesamtzahl nachvollziehbar ist.
Zu prüfende Nachweise Methodikvermerk zu den verwendeten Definitionen nach lokalem Recht; Quelldateien der Länder; Zuordnung oder Abstimmung von lokalen Klassifizierungen zu den berichteten Gesamtzahlen; Nachweise über die Prüfung von Grenzfällen und Ausnahmen.
Wir haben die Fluktuationsquote für unbefristet Beschäftigte anhand der vereinbarten Anzahl ausgeschiedener Personen im Verhältnis zur durchschnittlichen Belegschaft des Zeitraums berechnet und sie für dasselbe Berichtsfenster wie die übrigen Daten angegeben.
Risiko Eine prüfende Person kann die Definition des Zählers, die Methode zur Durchschnittsbildung, die zeitliche Abgrenzung und die Frage untersuchen, ob die Berechnung im gesamten Datensatz auf konsistenter Grundlage durchgeführt wurde.
Zu prüfende Nachweise Berechnungsarbeitsmappe mit Formeln; Quellbericht zu ausgeschiedenen Personen; Nachweis zur durchschnittlichen Beschäftigtenzahl; Regeln für den zeitlichen Abschluss; Nachweise der Überprüfung durch das Management und Neuberechnungsprüfungen.
Wir haben die Informationen zur Belegschaft in einem Format dargestellt, das dem Berichtsrahmen entspricht, und dabei, sofern zulässig, entweder eine Tabelle oder eine narrative Darstellung verwendet sowie das Layout an den übrigen Bericht angeglichen.
Risiko Eine prüfende Person kann beurteilen, ob die gewählte Darstellung zulässig ist, ob dieselben Daten in den verschiedenen Abschnitten konsistent erscheinen und ob das Format die zugrunde liegenden Zahlen verschleiert oder verzerrt.
Zu prüfende Nachweise Endgültiger Berichtsentwurf; Vermerk zur Formatierungsentscheidung; Querverweis auf die Quelldateien; Kommentare aus der redaktionellen Prüfung; Freigabe zur Bestätigung, dass die Darstellung dem genehmigten Datensatz entspricht.
Wir haben dokumentiert, wie die Beschäftigtendaten zusammengestellt wurden, einschließlich der wesentlichen Annahmen, Datenquellen und aller für die Interpretation der Zahlen erforderlichen Kontextinformationen.
Risiko Ein Prüfer kann nach Lücken in der Beschreibung der Methode, nicht belegten Annahmen, fehlendem Kontext oder mangelnder Klarheit darüber suchen, wie die Zahlen zusammengestellt wurden.
Zu prüfende Nachweise Methodikpapier; Datenherkunft oder Prozessübersicht; Annahmenprotokoll; im Bericht verwendete kontextbezogene Erläuterung; Nachweise über die interne Prüfung der Methodenangabe.
Wir haben die Gesamtzahl der Belegschaft anhand der Personenzahl überprüft und eine Aufschlüsselung nach Geschlecht aufgenommen, wobei durchgehend dieselbe Ausgangspopulation verwendet wurde.
Risiko Ein Prüfer kann prüfen, ob die Gesamtzahl und die Aufschlüsselung nach Geschlecht übereinstimmen, ob die Grundlage der Population konsistent ist und ob Mitarbeitende doppelt gezählt oder ausgeschlossen wurden.
Zu prüfende Nachweise Auszug zur Personenzahl; Bericht zur Aufschlüsselung nach Geschlecht; Abstimmung, aus der hervorgeht, dass die Gesamtzahlen der Summe der Aufschlüsselung entsprechen; Screenshots oder Exporte des Quellsystems; Nachweise über Prüfung und Genehmigung.
Vorzubereitendes Nachweispaket
Häufige Lücken in der Berichterstattung
- Ein Prozentsatz wird angegeben, ohne die zugrunde liegenden Zählwerte (Zähler und Nenner) anzugeben.
- Der Nenner – woran die Zahl als Anteil gemessen wird – wird nicht erläutert.
- Ein teilweiser Umfang wird so berichtet, als würde er eine vollständige Abdeckung darstellen.
- Einmalige Aktivitäten werden so gezählt, als wären sie laufende Programme.
- Änderungen der Abgrenzung oder des Zeitraums, die den Wert beeinflussen, werden nicht kenntlich gemacht.
- Ausschlüsse aus dem berichteten Umfang werden weder aufgeführt noch erläutert.
Wo Entwürfe scheitern
Zu vermeidende Fehler und wo Ermessen gefragt ist
Links steht, was Ersteller beim Sammeln falsch machen; rechts, wo Sie ein Ermessen treffen und begründen müssen.
Zu vermeidende Fehler
- Falscher DatenverantwortlicherPersonalteams fragen manchmal die falsche Funktion nach den Zahlen, statt die Gruppe einzubeziehen, die tatsächlich die Aufzeichnungen zum Personalbestand sowie zu Ein- und Austritten führt.
- Rahmensprache in der Anfrage verwendetEine vage Anfrage in der Sprache der Berichterstattung kann dazu führen, dass das Unternehmen nicht weiß, ob die Sicht der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die HR-Personalliste oder eine andere interne Quelle zum Personalbestand gemeint ist.
- Umfang nicht von Anfang an festgelegtTeams können mit der Erhebung beginnen, ohne sich darauf zu einigen, welche Einheiten, Standorte und Beschäftigtengruppen zur Population gehören, sodass der endgültige Datensatz uneinheitlich ist.
- Zeitliche Grundlage nicht abgestimmtDaten werden zu unterschiedlichen Zeitpunkten oder Stichtagen abgerufen, wodurch sich Beschäftigtenzahlen und Bewegungsdaten nicht zuverlässig vergleichen lassen.
- Zählmethoden vermischtEin Team verwendet möglicherweise eine Momentaufnahme, während ein anderes einen Durchschnitt oder eine Periodensumme verwendet, sodass die Zahlen nicht auf derselben Grundlage beruhen.
- Quellenbezeichnungen entferntWenn Auszüge in Tabellenkalkulationen kopiert werden, gehen die ursprünglichen Feldnamen und Kategorienbezeichnungen verloren, wodurch sich nur schwer nachvollziehen lässt, woher die einzelnen Zahlen stammen.
- Gruppen zusammengeführt, die getrennt bleiben solltenFestangestellte, befristet Beschäftigte sowie Beschäftigte mit Nullstundenverträgen oder ähnlichen Vereinbarungen können in einer Kategorie zusammengefasst werden, wodurch die für die Angabe erforderliche Aufschlüsselung verborgen bleibt.
- Nachweisführung unvollständigDie Unterlagen können zwar Zahlen, aber keine unterstützenden Metadaten wie Quellsystem, Extraktionsdatum oder Version enthalten, sodass die Angaben später nicht überprüft werden können.
- Keine dokumentierte Freigabe durch die PrüfungEin Entwurf kann ohne eine namentlich benannte prüfende Person weitergeleitet werden, die die Zahlen bestätigt, sodass keine eindeutige Dokumentation darüber besteht, wer die Daten vor ihrer Verwendung geprüft hat.
Ermessen erforderlich
- Den Abgrenzungsumfang der Belegschaft festlegen, wenn Unternehmen unterjährig hinzukommen oder ausscheidenLegen Sie einen eindeutigen Stichtag für das Hinzufügen oder Entfernen von Personen nach einem Kauf, Verkauf oder einer Schließung fest und erläutern Sie anschließend, ob die Angaben zur Beschäftigtenzahl und zu den ausgeschiedenen Beschäftigten den Stand am Periodenende oder eine andere vereinbarte Datumsgrundlage widerspiegeln.
- Lokale Tätigkeitskategorien abgleichen, bevor festangestellte, befristet Beschäftigte und Beschäftigte mit variablen Arbeitszeiten gezählt werdenWenn die lokalen HR-Systeme der Länder unterschiedliche Bezeichnungen verwenden, ordnen Sie diese einer einheitlichen internen Klassifizierungsregel zu und legen Sie die Zuordnung offen, damit Leser erkennen können, wie lokale Vertragsarten für den Bericht gruppiert wurden.
- Festlegen, wie Personen am Rand des Abgrenzungsumfangs der Belegschaft behandelt werdenGeben Sie an, ob Sie Leiharbeitskräfte, Auftragnehmer, Praktikanten, Auszubildende oder andere Grenzgruppen nur dann einbeziehen, wenn sie in den eigenen Personaldaten erfasst sind, und erläutern Sie etwaige Ausschlüsse oder Regeln für eine teilweise Einbeziehung.
- Eine einheitliche zeitliche Grundlage für die Momentaufnahme der Belegschaft zum Jahresende wählenWenn sich die Beschäftigtenzahl um den Berichtsstichtag herum verändert, erläutern Sie, ob die Summen aus einem einzelnen Datum, einem Durchschnitt oder einem anderen einheitlichen Stichtag stammen, und verwenden Sie dieselbe Grundlage für die zugehörigen Aufschlüsselungen der Belegschaft.
- Gemessene Zahlen und Schätzungen bei unvollständigen Aufzeichnungen getrennt haltenWenn einige Standorte keine vollständige Zählung vorlegen können, verwenden Sie eine dokumentierte Schätzmethode, kennzeichnen Sie, welche Angaben geschätzt sind, und erläutern Sie die wesentlichen Annahmen sowie bekannte Grenzen der Genauigkeit.
- Berechnungen zu ausgeschiedenen Beschäftigten und Fluktuation auf derselben Grundgesamtheit haltenMachen Sie deutlich, ob die Abgänge aus derselben Personengruppe gezählt werden, die für die Beschäftigtenzahl verwendet wird, und legen Sie die verwendete Formel offen, damit der Fluktuationsprozentsatz mit der Zahl der ausgeschiedenen Beschäftigten abgeglichen werden kann.
- Datenschutzgrenzen durch die Gruppierung kleiner Länder- oder Geschlechtszellen berücksichtigenWenn eine Aufschlüsselung Einzelpersonen erkennbar machen würde, fassen Sie kleine Gruppen zusammen oder unterdrücken Sie eine Zelle und erläutern Sie die Aggregationsregel, damit die veröffentlichte Aufschlüsselung weiterhin personenbezogene Daten schützt.
- Einheitlich runden und geringfügige Abweichungen erläuternWenden Sie auf Summen und Aufschlüsselungen eine einheitliche Rundungsregel an und weisen Sie darauf hin, dass geringfügige Abweichungen durch die Rundung entstehen können, damit Leser nicht erwarten, dass jede Zwischensumme exakt aufgeht.
Beispiele
So liest es sich im Bericht
Synthetisch, von LRA verfasst — nicht aus einem Unternehmensbericht und kein Text aus einem Standard.
: Wir würden unsere Belegschaft nach Geschlecht, Vertragsart und Land darstellen, zusammen mit den Eintritten und Austritten im Zeitraum. Die nachstehenden Zahlen sind intern konsistent und werden als einfaches Beispiel dafür präsentiert, wie wir diese Informationen berichten könnten.
Beispielhaftes Belegschaftsprofil und Bewegungen (people / %)
| Kategorie | Frauen | Männer |
|---|---|---|
| Gesamtbelegschaft | 420 | 380 |
| Unbefristet Beschäftigte | 360 | 310 |
| Befristet Beschäftigte | 40 | 50 |
| Beschäftigte mit Vereinbarungen über variable Arbeitszeiten | 20 | 20 |
| Im Berichtszeitraum ausgeschiedene Beschäftigte | 30 | 20 |
| Fluktuationsquote (%) | 7 | 5 |
Dieses Beispiel zeigt eine kompakte Momentaufnahme der Belegschaft, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, Beschäftigungsstatus und Standort, wobei die Veränderungen im Jahresverlauf anhand der ausgeschiedenen Beschäftigten und der daraus resultierenden Fluktuationsrate dargestellt werden.
: Wir würden unsere Belegschaft nach Geschlecht, Vertragsform und Land aufschlüsseln und anschließend zeigen, wie viele Personen ausgeschieden sind, sowie die zugehörige Fluktuationsquote. Die nachstehenden Zahlen sind zu Schulungszwecken erfunden und intern konsistent.
Beispielhaftes Belegschaftsprofil und Bewegungen (people / %)
| Kategorie | Frauen | Männer |
|---|---|---|
| Gesamtbelegschaft | 260 | 340 |
| Unbefristet Beschäftigte | 210 | 260 |
| Befristet Beschäftigte | 30 | 50 |
| Beschäftigte mit Vereinbarungen über variable Arbeitszeiten | 20 | 30 |
| Im Berichtszeitraum ausgeschiedene Beschäftigte | 18 | 22 |
| Fluktuationsquote (%) | 7 | 6 |
Dieses Beispiel verwendet einen anderen Sektor und eine andere Zusammensetzung der Belegschaft, deckt jedoch weiterhin dieselben erforderlichen Datenpunkte in einer einzigen quantitativen Tabelle ab.
Qualitätsstufen
- Basis
Wir haben 240 Beschäftigte.
- Besser
Wir haben 240 Beschäftigte, davon 132 Frauen und 108 Männer, wobei 180 in unserem Heimatmarkt und 60 in drei weiteren Ländern tätig sind.
- Am besten
Zum Jahresende habe ich 240 Beschäftigte in unserer Kernbelegschaft ausgewiesen: 180 unbefristet Beschäftigte, 40 befristet Beschäftigte und 20 Beschäftigte mit Verträgen über variable Arbeitszeiten, darunter 132 Frauen und 108 Männer in vier Ländern; 18 Beschäftigte sind ausgeschieden, und die Fluktuationsrate betrug 7.5%, vor allem weil wir einen Standort geschlossen und Tätigkeiten an andere Standorte verlagert haben.
Prüfen Sie Ihr Verständnis
Szenarien zum Durcharbeiten
Ein zentrales HR-Team einer Gruppe schließt die Personaldatenunterlagen zum Jahresende ab. Eine Tochtergesellschaft hat 120 Beschäftigte mit unbefristeten Verträgen, 18 mit befristeten Verträgen und 7 Beschäftigte mit Nullstundenvereinbarungen; außerdem liegen dem Team für jede Person Standortdaten vor.
Ein Unternehmen hat insgesamt 84 Beschäftigte. Davon sind 50 Frauen und 34 Männer, aber 6 Personen arbeiten im Laufe des Jahres in zwei Ländern, und das Lohnabrechnungsteam ist unsicher, ob diese Personen einmal oder zweimal ausgewiesen werden sollen.
Ein Einzelhändler hat zum Jahresende 260 Beschäftigte. Außerdem setzt er 40 Leiharbeitskräfte ein, die von der Agentur bezahlt werden und nicht auf der Lohnliste des Unternehmens stehen; gleichzeitig haben 22 Beschäftigte befristete Verträge und 12 arbeiten im Rahmen von Vereinbarungen mit null Arbeitsstunden.
Ein Hersteller hat zum Berichtszeitpunkt 310 Beschäftigte. Im Laufe des Jahres sind 28 Beschäftigte ausgeschieden und 14 neue Personen hinzugekommen, aber das Personalverwaltungssystem weist außerdem 9 interne Versetzungen zwischen Standorten aus; das Team ist unsicher, ob die Fluktuationszahl die Versetzungen einschließen sollte.
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FAQ
Fragen, die diese Seite beantwortet
Verwenden Sie die Liste der Datenpunkte auf der Seite als Ausgangspunkt für Ihre Checkliste: Anzahl der Beschäftigten, Aufschlüsselung nach Geschlecht, Belegschaft nach Land, unbefristet Beschäftigte, befristet Beschäftigte, Beschäftigte ohne garantierte Arbeitsstunden, ausgeschiedene Personen und Fluktuationsquote der Beschäftigten. Die Seite enthält außerdem einen Abschnitt zur schrittweisen Vorbereitung, der Sie bei der Organisation der Arbeiten unterstützt.
Die Seite verweist auf die Anzahl der Beschäftigten, Aufschlüsselungen nach Ländern und Aufschlüsselungen nach Vertragsarten; daher sollte der Datenumfang vor der Erstellung der Angabe anhand dieser Datenschnitte festgelegt werden. Verwenden Sie die Vorbereitungsschritte und die Arbeitsunterlage, um sicherzustellen, dass derselbe Datenumfang in der gesamten Angabe konsistent angewendet wird.
Die Seite richtet sich an Manager für Nachhaltigkeit/ESG, HR- oder Datenverantwortliche sowie Prüfer, daher sollte die Verantwortung dem Team übertragen werden, das die zugrunde liegenden Belegschaftsdaten belegen und die Methode erläutern kann. Die Abschnitte zur Arbeitsmappe und zum Nachweispaket sollen Sie dabei unterstützen, diese Verantwortung zu koordinieren.
Die Seite enthält ein Nachweispaket mit fünf Punkten und sechs zu überprüfenden Prüfungsaussagen, die jeweils auf Aussage, Risiko und Nachweis ausgerichtet sind. Nutzen Sie diese Abschnitte, um eine Datei zusammenzustellen, aus der hervorgeht, woher die Zahlen stammen und wie sie geprüft wurden.
Auf der Seite wird angegeben, dass sechs Prüfungsaussagen zu überprüfen sind, geordnet nach Aussage, Risiko und Nachweis. In der hier bereitgestellten Quelle werden sie nicht aufgeführt; verwenden Sie daher direkt den Prüfungsabschnitt der Seite, statt sich auf Ihr Gedächtnis zu verlassen.
Das Download-Center enthält eine Arbeitsmappe „Vorbereitung und Prüfung“ im .xlsx-Format, die die Vorbereitung und die Prüfungsbereitschaft unterstützen soll. Verwenden Sie sie zusammen mit der schrittweisen Anleitung, dem Nachweispaket und dem Abschnitt zu häufigen Lücken, um Rohdaten zur Belegschaft in eine Entwurfsoffenlegung zu überführen.
Das Download-Center enthält eine druckbare Bibliothekskarte im .pdf-Format, die als kompakte Referenzergänzung zur Hauptseite gedacht ist. Verwenden Sie sie, um die wichtigsten Datenpunkte, Prüfungspunkte und Formulierungshinweise während Ihrer Arbeit griffbereit zu halten.
Die Seite enthält einen Abschnitt zur Entwurfsausgabe mit Ideen für Visualisierungen, Einstiegen für die Beschreibung und einer Zeile für den Inhaltsindex, die Ihnen beim Übergang von Daten zu Text helfen sollen. Beginnen Sie mit der quantitativen Tabelle und verwenden Sie anschließend die Formulierungshinweise, um die wichtigsten Veränderungen und auffälligen Muster zu erläutern.
Die Seite enthält eine Liste häufiger Lücken und Fehler in der Berichterstattung und soll Ihnen daher helfen, Probleme vor der Finalisierung der Offenlegung zu erkennen. Verwenden Sie diesen Abschnitt als Prüfung vor der Einreichung anhand Ihrer Daten, Ihres Umfangs und Ihres Nachweispakets.
Ja, die Seite enthält synthetische beispielhafte Darstellungen mit einer quantitativen Tabelle, um zu zeigen, wie die Offenlegung in der Praxis aussehen kann. Betrachten Sie sie ausschließlich als Beispiele und stellen Sie sicher, dass alle von Ihnen erstellten Zahlen intern konsistent sind und auf Ihren eigenen Daten beruhen.
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