Verankerung von Verpflichtungen in Richtlinien

Kern der Offenlegung

Angabe 2-24 verlangt von einer Organisation, zu beschreiben, wie sie jede ihrer Selbstverpflichtungen zu verantwortungsvoller Geschäftstätigkeit in ihre Aktivitäten und Geschäftsbeziehungen integriert. Dazu gehört die spezifische Verpflichtung der Organisation zur Achtung der Menschenrechte.

Die Angabe muss für jede Selbstverpflichtung vier Elemente erläutern:

1. wie die Verantwortung für die Umsetzung auf die verschiedenen Ebenen innerhalb der Organisation verteilt ist;2. wie die Selbstverpflichtung in Organisationsstrategien, operative Richtlinien und operative Verfahren integriert ist;3. wie die Selbstverpflichtung mit und durch Geschäftsbeziehungen umgesetzt wird;4. welche Schulungen zur Umsetzung der Selbstverpflichtung angeboten werden.

Die Analyse sollte mit dem vollständigen Verzeichnis der unter Angabe 2-23 berichteten Selbstverpflichtungen beginnen. Die Organisation sollte nicht nur diejenigen Selbstverpflichtungen auswählen, deren Umsetzung am weitesten fortgeschritten ist. Wenn mehrere Selbstverpflichtungen dieselben Verankerungsregelungen nutzen, kann die Organisation den gemeinsamen Prozess beschreiben und die Selbstverpflichtungen nennen, für die er gilt.

Bei der Verteilung der Verantwortung kann die Organisation die ranghöchste Ebene mit Aufsicht über oder Rechenschaftspflicht für die Umsetzung, die Funktionen mit der täglichen Verantwortung, deren Berichtslinien und die Gründe für die Zuweisung der Verantwortung an diese Funktionen beschreiben. Sie kann außerdem erläutern, ob verantwortungsvolle Geschäftstätigkeit vom höchsten Leitungsorgan oder von leitenden Führungskräften formell erörtert wird und ob Mechanismen für Diskussionen über Funktionen oder Ebenen hinweg bestehen.

Aufsicht, Rechenschaftspflicht und tägliche Verantwortung sollten unterschieden werden. Der Begriff „Vorstand“ sollte nur verwendet werden, wenn der Vorstand das höchste Leitungsorgan der Organisation ist, und der offizielle Begriff „leitende Führungskräfte“ sollte nicht automatisch durch weiter gefasste interne Kategorien wie Führungskräfte ersetzt werden.

Bei der Integration sollte die Organisation beschreiben, wie die Selbstverpflichtungen mit Risikomanagementsystemen, Managementrichtlinien, Bewertungen wirtschaftlicher, ökologischer, sozialer und menschenrechtlicher Auswirkungen, Due-Diligence-Prozessen sowie finanziellen oder anderen Leistungsanreizen abgestimmt sind.

Die Organisation sollte außerdem erläutern, wie die Selbstverpflichtungen bei Entscheidungen angewendet werden, etwa bei Entscheidungen über Beschaffung, Investitionen, Betriebsstandorte, Produkte, Kunden oder Projekte, und welche Systeme zur Überwachung der Einhaltung in allen Aktivitäten und Geschäftsbeziehungen eingesetzt werden.

Für die Umsetzung mit und durch Geschäftsbeziehungen kann die Organisation Beschaffungs- und Investitionsrichtlinien und -praktiken, Kriterien für die Vorqualifizierung und Prüfung, Anforderungen an Ausschreibungen, Verträge, Investitionsvereinbarungen, Lieferantenkodizes und die Verwendung von Selbstverpflichtungen bei der Entscheidung darüber beschreiben, ob eine Beziehung aufgenommen, fortgeführt, ausgesetzt oder beendet wird.

Die Angabe kann außerdem erläutern, wie die Organisation Geschäftspartner und andere Parteien durch Kapazitätsaufbau, Erfahrungsaustausch unter gleichgestellten Akteuren oder Unterstützung bei Korrekturmaßnahmen befähigt oder unterstützt, sowie welche Anreize für die Umsetzung angeboten werden, etwa Preisaufschläge, erhöhte Bestellmengen oder langfristige Verträge.

Bei Schulungen sollte die Organisation Inhalte, Zielgruppe, verpflichtenden Status, Form und Häufigkeit der Schulungen sowie alle zur Bewertung ihrer Wirksamkeit eingesetzten Methoden beschreiben. Sie sollte erläutern, ob die Schulungen die allgemeine Umsetzung oder bestimmte Situationen abdecken und ob sie Beschäftigten, Personen mit täglicher Verantwortung, Personen mit Aufsicht oder Rechenschaftspflicht, Geschäftspartnern und anderen relevanten Parteien angeboten werden.

Anzahlen oder Prozentsätze der geschulten Beschäftigten, Geschäftspartner oder anderen Parteien sind optionale Zusatzinformationen. Wenn solche Kennzahlen berichtet werden, sollten die berechtigte Grundgesamtheit, der Nenner, sich überschneidende Gruppen und die Grundlage für den Berichtszeitraum eindeutig definiert werden.

Die Angabe sollte die tatsächliche Umsetzung berichten. Wenn eine Selbstverpflichtung in einer bestimmten Aktivität, Funktion, geografischen Region oder Art von Beziehung noch nicht verankert wurde, sollte die Organisation dies direkt angeben, anstatt die Berichtsgrenze einzuengen oder eine vollständige Umsetzung anzudeuten.

Wenn eine erforderliche Richtlinie, Praxis oder ein erforderlicher Prozess nicht existiert, kann die Organisation die Anforderung erfüllen, indem sie diesen Umstand berichtet. Für Angabe 2-24 sind Begründungen für das Weglassen zulässig, wenn erforderliche Informationen nicht berichtet werden können. In diesem Fall müssen die betroffene Anforderung, der anwendbare Grund und die erforderliche Erläuterung im GRI-Inhaltsindex angegeben werden.

Dieses LRA-Lehrmaterial unterstützt die Erstellung der Offenlegung. Für die genauen Anforderungen ziehen Sie stets die offizielle GRI-Quelle heran.