Kern der Offenlegung
Im Mittelpunkt steht die Frage, ob diese Maßnahmen im gesamten Unternehmen und in der Wertschöpfungskette verankert sind oder auf einige wenige Vorzeigestandorte oder Funktionen beschränkt bleiben. Geben Sie den Umfang, die Art der Maßnahme und den Bereich ihrer Anwendung an, damit Leser erkennen können, wie konsequent die Organisation das Geschäftsgebaren im Tagesgeschäft steuert.
Dieses LRA-Lehrmaterial unterstützt die Erstellung der Offenlegung. Für die genauen Anforderungen ziehen Sie stets die offizielle European Commission-Quelle heran.
Vorbereiten
Was vor dem Entwurf zu sammeln ist
Haken Sie jedes Feld ab, sobald der Nachweis vorliegt. Eigner sind die Teams, bei denen die Quelldateien üblicherweise liegen.
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Ergriffene Maßnahmen
Team für Nachhaltigkeit / verantwortungsvolle UnternehmensführungEine verständliche Zusammenfassung der Schritte, die die Organisation als Reaktion auf das Thema umgesetzt hat, formuliert als abgeschlossene Maßnahmen statt als Pläne.
Nachweise Maßnahmenprotokoll, Projektverfolgung, Managementaktualisierungen oder Vorstandspapiere, aus denen die genehmigten und umgesetzten Maßnahmen hervorgehen.
Achten Sie auf Die narrative Darstellung geht in geplante Arbeiten über und lässt sich nicht mit den im Berichtszeitraum tatsächlich abgeschlossenen Maßnahmen in Einklang bringen.
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Präventionsmaßnahmen
Risiko-/Compliance-TeamDie spezifischen Kontrollen, Richtlinien oder Änderungen, die eingeführt wurden, um eine Wiederholung des Problems zu verhindern, beschrieben als bereits angewandte Präventionsmaßnahmen.
Nachweise Aktualisierungen von Richtlinien, Dokumente zur Kontrolldesign, Einträge im Risikoregister oder Aufzeichnungen über Prozessänderungen.
Achten Sie auf Präventionsmaßnahmen werden auf hoher Ebene beschrieben, stimmen jedoch nicht mit dem tatsächlich im Quellprozess betriebenen Kontrollbestand überein.
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Überwachungsmaßnahmen
Interne Revision/RisikoteamDie zur Überwachung des Problems und zur Erkennung einer Wiederholung eingesetzten Prüfungen, Überprüfungen oder Nachverfolgungsaktivitäten, einschließlich ihrer Häufigkeit.
Nachweise Überwachungspläne, Dashboard-Ausgaben, Protokolle von Überprüfungen oder Prüfberichte.
Achten Sie auf Die Überwachung wird beschrieben, ohne sie mit dem tatsächlichen Überprüfungszyklus oder dem geprüften Quellsystem zu verknüpfen.
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Verwendete ESG-Kriterien
Anlage- / BeschaffungsteamOb Umwelt-, Sozial- und Governance-Faktoren Teil des Auswahlansatzes waren, erfasst als einfache Ja/Nein-Angabe auf Grundlage des tatsächlich angewandten Prozesses.
Nachweise Anlagerichtlinie, Auswahlvermerk, Prüf-Checkliste oder Ausschussvorlage, aus der die angewandten Faktoren hervorgehen.
Achten Sie auf Die Ja/Nein-Antwort basiert auf dem Wortlaut der Richtlinie, aber im laufenden Auswahlprozess wurde eine andere Reihe von Faktoren verwendet.
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Auswahlmethode
Anlage- / BeschaffungsteamEine kurze Beschreibung, wie die Organisation die relevanten Elemente ausgewählt hat, einschließlich der Entscheidungsregel oder des in der Praxis verwendeten Prüfansatzes.
Nachweise Methodikvermerk, Dokument zu Auswahlkriterien, Bewertungsmodell oder Genehmigungsvorlage.
Achten Sie auf Die Beschreibung der Methode stimmt nicht mit der tatsächlichen Auswahlregel überein, die im Ausgangsworkflow verwendet wurde.
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Durchgeführte Schulung
Lernen und EntwicklungOb die Schulung zum relevanten Thema tatsächlich durchgeführt wurde, für den Berichtszeitraum als Ja/Nein erfasst.
Nachweise Schulungsregister, Anwesenheitsaufzeichnungen, LMS-Abschlussbericht oder Bestätigung des Schulungsleiters.
Achten Sie auf Die Antwort wird aufgrund eines geplanten Programms mit Ja gekennzeichnet, obwohl im Berichtszeitraum keine Schulung durchgeführt wurde.
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Schulungsabdeckung
Lernen und EntwicklungDer Anteil der vorgesehenen Zielgruppe, der die Schulung abgeschlossen hat, berechnet anhand der korrekten Grundgesamtheit und des korrekten Zeitraums.
Nachweise Schulungsabschlussbericht, Personalbestandsliste für die Zielgruppe und die für den Prozentwert verwendete Berechnungsdatei.
Achten Sie auf Der Prozentsatz wird anhand der falschen Grundgesamtheit oder des falschen Zeitraums berechnet, sodass Zähler und Nenner nicht übereinstimmen.
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Schulungsstunden
Lernen und EntwicklungDer Umfang der durchgeführten Schulungszeit, so angegeben, dass klar ist, ob es sich um die Gesamtstundenzahl, die durchschnittliche Stundenzahl oder ein anderes intern verwendetes Maß handelt.
Nachweise Kurszeitplan, LMS-Aufzeichnungen, Anwesenheitslisten oder zusammenfassender Schulungsbericht.
Achten Sie auf Stunden werden als Gesamt- und Durchschnittswerte vermischt, oder die Sitzungszeit wird anders gezählt als die Anwesenheitszeit.
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Einbindung von Lieferanten
Beschaffung / LieferantenmanagementDie Programme oder Aktivitäten, die genutzt werden, um mit Lieferanten zu dem Thema zu arbeiten, in praktischen Begriffen und nicht als Grundsatzerklärung beschrieben.
Nachweise Plan für das Lieferantenprogramm, Aufzeichnungen zur Kontaktaufnahme, Workshop-Materialien oder Kommunikation mit Lieferanten.
Achten Sie auf Die Einbindungsaktivität wird beschrieben, aber das genannte Programm stimmt nicht mit dem überein, was tatsächlich mit den Lieferanten durchgeführt wurde.
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Lieferanten im Anwendungsbereich
Beschaffung / LieferantenmanagementWelche Lieferanten in die Einbindung oder Überprüfung einbezogen wurden, einschließlich der Grundlage für ihre Einbeziehung und der relevanten Anzahl oder Gruppierung.
Nachweise Lieferantenliste, Segmentierungsdatei, Vertragsregister oder Vermerk zum Programmumfang.
Achten Sie auf Die Lieferantenmenge lässt eine Teilgruppe im Anwendungsbereich aus, beispielsweise indirekte Lieferanten oder eine regionale Kohorte, sodass die Anzahl zu niedrig ausgewiesen wird.
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Ergebnisse der Einbindung
Beschaffung / LieferantenmanagementDie Ergebnisse der Einbindung von Lieferanten, einschließlich dessen, was sich geändert hat, was vereinbart wurde oder welche Folgemaßnahmen ausgelöst wurden.
Nachweise Besprechungsnotizen, Maßnahmenverfolgungen, Lieferantenantworten oder Zusammenfassung der Programmevaluierung.
Achten Sie auf Ergebnisse werden als Aktivitätsoutputs berichtet, aber das tatsächliche Ergebnis der Zusammenarbeit wird nicht erfasst.
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Definierte Verfahren
Betrieb / Compliance-TeamDie formalen Schritte, die die Organisation für den Umgang mit der Angelegenheit festgelegt hat, einschließlich dessen, wer was und wann tut.
Nachweise Verfahrensdokument, Workflow-Darstellung, Kontrollhandbuch oder Richtlinienanhang.
Achten Sie auf Das im Bericht beschriebene Verfahren stimmt nicht mit dem genehmigten Prozess überein, den das Betriebsteam verwendet.
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Nachverfolgungssysteme
IT-/DatenverantwortlicheDie Systeme oder Werkzeuge, die zur Erfassung, Nachverfolgung und Überprüfung der Angelegenheit verwendet werden, einschließlich der maßgeblichen Aufzeichnungsquelle.
Nachweise System-Screenshots, Systembeschreibung, Datenwörterbuch oder Prozessdarstellung, aus der das Nachverfolgungswerkzeug hervorgeht.
Achten Sie auf Das benannte System ist nicht das führende Quellsystem, sodass der gemeldete Prozess nicht mit dem laufenden Nachverfolgungstool abgeglichen werden kann.
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Untersuchungsprozess
Compliance-/UntersuchungsteamWie vermutete Probleme geprüft, eskaliert und abgeschlossen werden, einschließlich der Schritte, die zur Untersuchung jedes Falls verwendet werden.
Nachweise Verfahren zur Fallverwaltung, Untersuchungsablauf, Eskalationsmatrix oder Untersuchungsprotokoll.
Achten Sie auf Die Untersuchungsschritte werden allgemein beschrieben, aber der tatsächliche Workflow zur Fallbearbeitung folgt einem anderen Weg.
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Schulungsabdeckung
Lernen und EntwicklungDer Prozentsatz der vorgesehenen Zielgruppe, die die erforderliche Schulung zu diesem Thema erhalten hat, unter Verwendung der richtigen Zielgruppe und des richtigen Berichtszeitraums.
Nachweise Bericht über den Abschluss der Schulung, Liste der Zielrollen und Berechnungsarbeitsmappe.
Achten Sie auf Der Prozentsatz verwendet den falschen Nenner, etwa alle Beschäftigten statt der Zielrollen, oder einen anderen Berichtszeitraum.
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Zielrollen
Lernen und EntwicklungDie Stellenrollen oder Funktionen, für die die Schulung bestimmt ist, angegeben als tatsächliche Zielgruppe und nicht als allgemeine Beschäftigtengruppe.
Nachweise Schulungsplan, Rollenmatrix, Richtlinienanforderung oder Zielgruppeneinstellungen im LMS.
Achten Sie auf Die aufgeführten Rollen stimmen nicht mit der im Schulungssystem konfigurierten Zielgruppe überein, sodass einige vorgesehene Lernende nicht erfasst werden.
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Festgestellte Verstöße
Compliance / interne RevisionDie Fälle, in denen die Regel oder das Verfahren nicht befolgt wurde, einschließlich der Anzahl oder Beschreibung der festgestellten Verstöße.
Nachweise Vorfallprotokoll, Compliance-Register, Untersuchungsunterlagen oder Prüfungsergebnisse.
Achten Sie auf Verstöße werden aus einer Quelle gezählt, aber der Bericht lässt Fälle unberücksichtigt, die in einem anderen Register oder Teamprotokoll erfasst sind.
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Korrekturmaßnahmen
Compliance / BetriebsteamDie nach Feststellung eines Verstoßes oder Problems ergriffenen Schritte, einschließlich Abhilfemaßnahmen, Nachverfolgung und etwaiger Verfahrensänderungen.
Nachweise Tracker für Korrekturmaßnahmen, Notizen zum Abschluss von Vorfällen, Stellungnahme des Managements oder Abhilfeplan.
Achten Sie auf Die berichteten Maßnahmen stimmen nicht mit den im Vorfall- oder Abhilfemaßnahmen-Tracker erfassten Abschlussmaßnahmen überein.
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Disziplinarische Folgen
Personalwesen / MitarbeiterbeziehungenAlle formellen personalbezogenen Maßnahmen, die nach einem Verstoß angewendet wurden, in einer Weise beschrieben, die das tatsächlich ergriffene Ergebnis widerspiegelt.
Nachweise HR-Fallakten, Disziplinarprotokoll, Schreiben zum Untersuchungsergebnis oder Akte zu Mitarbeiterbeziehungen.
Achten Sie auf Das Disziplinarergebnis stimmt nicht mit der HR-Fallakte überein oder informelle Verwarnungen werden mit formellen Maßnahmen vermischt.
Bevor Sie beginnen
- Haben Sie entschieden, welche Maßnahmen aufgenommen werden sollen: nur solche, die bereits umgesetzt wurden, oder auch Präventionsmaßnahmen und Überwachungsaktivitäten?
- Haben Sie den Abgrenzungsbereich für jeden Punkt festgelegt: Welche Teile des Geschäfts, welche Tätigkeiten mit Lieferanten und welche Rollen fallen in den Anwendungsbereich?
- Haben Sie die Grundlage für etwaige Prozentsätze oder Zählungen sowie den Zeitraum, den sie abdecken, festgelegt, damit die Zahlen mit dem Berichtsjahr übereinstimmen?
- Kann jede Zahl oder Beschreibung auf eine benannte Quelle zurückgeführt werden, beispielsweise einen Richtliniennachweis, ein Schulungsprotokoll, eine Lieferantenakte oder einen Fallverfolgungsdatensatz?
- Haben Sie in Ihrer Organisation vereinbart, was als Schulungsprogramm, Engagement-Programm, Kontrollverfahren, Überprüfungsprozess und Reaktion auf einen Verstoß gilt?
- Haben Sie festgelegt, wie Sie etwaige Folgemaßnahmen oder Sanktionen beschreiben, damit die Formulierung mit den zugrunde liegenden Aufzeichnungen und internen Definitionen übereinstimmt?
So bereiten Sie es vor
Daten anfordern
Fordern Sie das Protokoll der Maßnahmen zum Geschäftsgebaren und die zugehörigen Nachweise an
Übersetzen Sie die Offenlegung in eine interne Geschäftsfrage — und passen Sie diese dann an die Sprache Ihrer Organisation an.
Welche Maßnahmen, Kontrollen und Folgemaßnahmen hat die Organisation eingeführt, um Fragen des Geschäftsgebarens zu verhindern, zu überwachen und zu bearbeiten, und welche zugrunde liegenden Aufzeichnungen zeigen, wie diese in der Praxis angewendet wurden?
Verwenden Sie zunächst die eigenen Bezeichnungen der Organisation für Richtlinien, Kontrollen, Schulungen, Überwachung, Untersuchungen und Disziplinarmaßnahmen und ordnen Sie sie anschließend der Angabe zu. Halten Sie die Anfrage in der Geschäftssprache, die der zuständige Verantwortliche intern bereits verwendet, und prüfen Sie vor der Freigabe das Quellenmaterial.
Schwache Anfrage
Bitte stellen Sie die Maßnahmen, Präventionsmaßnahmen, Überwachungsmaßnahmen, verwendeten ESG-Kriterien, Schulungsabdeckung, Einbindungsprogramme, Verfahren, Überwachungssysteme, Untersuchungsverfahren, festgestellten Verstöße, ergriffenen Maßnahmen und Disziplinarmaßnahmen gemäß ESRS G1-2 bereit.
Warum sie scheitert: Dies ist der Formulierung des Rahmenwerks zu ähnlich und bündelt viele Bezeichnungen, ohne der verantwortlichen Stelle mitzuteilen, welche internen Unterlagen sie heranziehen soll. Es wird nicht nach den eigenen Begriffen der Organisation, den Quellsystemen, der Abgrenzung oder der Nachweiskette gefragt, sodass die Antwort wahrscheinlich unvollständig oder schwer zuzuordnen ist.
Bessere Anfrage
Bitte senden Sie das Protokoll der Maßnahmen zum Geschäftsgebaren und die zugehörigen Unterlagen für [period] aus den üblichen Systemen Ihres Teams. Fügen Sie die bereits eingerichteten Schritte zur Vermeidung von Problemen, die zur Erkennung von Problemen verwendeten Kontrollen oder Überprüfungen, etwaige Schulungs- oder Einbindungsaktivitäten mit Lieferanten sowie die Ergebnisse von Fällen oder Folgemaßnahmen hinzu. Verwenden Sie zunächst Ihre eigenen internen Bezeichnungen; anschließend ordnen wir sie den Berichtskategorien zu.
Vorlage für eine formelle E-Mail
Betreff: Anfrage zu Nachweisen für Maßnahmen zum Geschäftsgebaren für [reporting period] Hallo [name/team], wir bereiten die Unterlagen für die Nachhaltigkeitsberichterstattung vor und benötigen Ihre Unterstützung für den Abschnitt zu den Maßnahmen zum Geschäftsgebaren für [reporting period]. Bitte senden Sie die Informationen und zugrunde liegenden Aufzeichnungen für die von Ihnen verantworteten Bereiche. Verwenden Sie dabei nach Möglichkeit Ihre üblichen internen Begriffe und ordnen Sie sie anschließend den Berichtskategorien zu. Gesucht werden: - die bereits eingeführten Maßnahmen - die zur Vermeidung von Fragen eingesetzten Schritte - die durchgeführten Überwachungs- oder Überprüfungstätigkeiten - etwaige mit Fragen des Geschäftsgebarens verbundene Schulungs-, Kommunikations-, Untersuchungs- oder Folgemaßnahmen - etwaige Feststellungen zu Verstößen sowie die ergriffenen Maßnahmen oder Disziplinarmaßnahmen Bitte fügen Sie Ihrer Antwort die folgenden Kontextfelder hinzu: [period], [boundary], [source system], [internal category names], [action type], [population covered], [measurement basis], [evidence status], [owner and approver], [supporting artefacts]. Wenn Sie mehrere Datensätze haben, genügt eine einfache Tabelle. Bitte fügen Sie, sofern verfügbar, die zugrunde liegenden Nachweise bei. Wenn etwas unklar ist, können wir die Zuordnung gemeinsam bearbeiten. Bitte antworten Sie bis [date]. Dies ist ausschließlich eine Schulungsvorlage; passen Sie sie an Ihre Organisation an und prüfen Sie vor der Freigabe das Quellenmaterial. Vielen Dank, [preparer name]
Kurzfassung für Teams / Slack
Hallo [name/team] — könnten Sie die Nachweise zu den Maßnahmen zum Geschäftsgebaren für [period] teilen? Bitte verwenden Sie Ihre üblichen internen Begriffe und fügen Sie Folgendes hinzu: bestehende Maßnahmen, Präventionsschritte, Überwachungs-/Überprüfungstätigkeiten, Schulungen oder Kommunikation, Untersuchungsnachverfolgung sowie etwaige Ergebnisse zu Verstößen oder Disziplinarmaßnahmen. Eine Tabelle mit unterstützenden Dateien ist ausreichend. Bitte ergänzen Sie [boundary], [source system], [owner], [status] und [evidence links]. Wir ordnen dies anschließend den Berichtskategorien zu. Vielen Dank.
Branchenbeispiele
Produzierendes Gewerbe
Kontext. Ein Konzern mit einem zentralen Ethikteam und Compliance-Verantwortlichen auf Werksebene benötigt Nachweise zu den Kontrollen des Geschäftsgebarens in den Fabriken und im Einkauf.
Angepasste Anfrage. Bitte teilen Sie die Unterlagen zu den Kontrollen des Geschäftsgebarens für [period], einschließlich der bereits eingeführten Ethikmaßnahmen, Präventionskontrollen auf Standortebene, Überwachungsroutinen, des Untersuchungsablaufs, der Schulungen für Führungskräfte und Einkäufer sowie etwaiger Folgemaßnahmen zu Verstößen. Verwenden Sie Ihre Standort- und Funktionsbezeichnungen; anschließend ordnen wir sie den Berichtskategorien zu.
Beispielantwort. Die zurückgesandte Tabelle weist 12 eingerichtete Maßnahmen an 8 Standorten, 6 Präventionsmaßnahmen, 4 Überwachungsroutinen, 3 Untersuchungsfälle, eine Schulungsabdeckung von 92% für die Zielrollen sowie 2 Disziplinarergebnisse mit verknüpften Fallreferenzen und Richtlinienauszügen aus.
Finanzdienstleistungen
Kontext. Ein reguliertes Unternehmen benötigt Nachweise aus den Bereichen Compliance, Risikomanagement und Personal zu Schulungen zum Geschäftsgebaren, Überwachung und Fallbearbeitung.
Angepasste Anfrage. Bitte stellen Sie die Nachweise zum Programm für das Geschäftsgebaren für [period] bereit, einschließlich der eingerichteten Kontrollen, der Überwachungs- und Überprüfungstätigkeiten, der Schulungen für Mitarbeitende in Zielrollen, etwaiger Einbindung Dritter sowie der Ergebnisse von Untersuchungen oder Disziplinarfällen. Verwenden Sie bitte Ihre internen Kontrollbezeichnungen und Fallkategorien.
Beispielantwort. Die zurückgesandten Unterlagen umfassen ein Kontrollregister, ein vierteljährliches Überwachungsdashboard, eine Schulungsverfolgung für 1,240 Mitarbeitende in Zielrollen, Notizen zur Einbindung von Lieferanten für 18 Gegenparteien sowie ein Fallprotokoll mit 5 festgestellten Verstößen, 5 ergriffenen Maßnahmen und 2 Disziplinarergebnissen, jeweils mit Nachweisreferenzen.
Offenlegung entwerfen
Notizen, die aus Daten eine Offenlegung machen
LRA-Schulungsvorlagen — passen Sie sie an Ihre Organisation an und prüfen Sie vor der Freigabe die offizielle Quelle.
Methodenhinweis
Geben Sie an, wie die Organisation den relevanten Umfang festgelegt hat, was sie als Maßnahme, Schulung, Einbindung, Verfahren, Überwachungsschritt oder Untersuchungsschritt gezählt hat und wie sie die Grundlage für gemeldete Prozentsätze oder Auswahlentscheidungen bestimmt hat.
Kontexthinweis
Erläutern Sie, was die Zahlen darüber aussagen, wie die Organisation das Thema in der Praxis steuert, einschließlich des Umfangs der Umsetzung, der Reichweite der Schulungen, des Umfangs der Einbindung von Lieferanten und der Frage, ob der Kontrollrahmen vorhanden ist.
Erläuterung zu Schwankungen
Falls sich Zahlen wesentlich verändert haben, geben Sie an, ob dies auf eine breitere Einführung von Kontrollen, eine Veränderung der Anzahl der erfassten Personen oder Lieferanten, einen überarbeiteten Auswahlansatz oder eine Veränderung des Umfangs der erfassten Aktivitäten zurückzuführen war.
Eintrag im Inhaltsindex
G1-2 Maßnahmen (Geschäftsgebaren) — [location / page] / [notes]Download-Center
Werkzeuge & Formulare zur Vorbereitung
Laden Sie Vorbereitungshilfen für G1-2 nach kostenloser E-Mail-Bestätigung 24 Stunden lang herunter. Links zu Originalberichten bleiben öffentlich zugänglich.
Prüfen
Prüfen Sie zu jeder Aussage die Nachweise
Wir haben die lieferantenbezogenen Maßnahmen in diesem Abschnitt mit dem an anderer Stelle im Bericht erläuterten Material zum Lieferantenkodex verknüpft, damit Leser den Zusammenhang ohne Doppelungen nachvollziehen können.
Risiko Der Querverweis kann unvollständig sein, auf die falsche Stelle verweisen oder einen Umfang nahelegen, der durch die andere Angabe tatsächlich nicht belegt wird.
Zu prüfende Nachweise Die Querverweiskarte des endgültigen Berichts; die verknüpfte Angabe zum Lieferantenkodex; Redaktionsnotizen, aus denen hervorgeht, warum der Link eingerichtet wurde; die Freigabe durch den Prüfer, die bestätigt, dass das referenzierte Material mit der Aussage übereinstimmt.
Wir haben die Schritte dargelegt, die wir nach einem Verstoß oder einem vermuteten Verstoß gegen unsere Regeln zur Bestechungs- oder Korruptionsbekämpfung ergriffen haben, und dabei Vorfallsaufzeichnungen und Folgemaßnahmen statt allgemeiner Formulierungen zu Richtlinien verwendet.
Risiko Die Darstellung kann die Absicht der Richtlinie beschreiben, nicht jedoch tatsächlich ergriffene Reaktionsmaßnahmen, oder sie kann überbewerten, wie konsequent mit Vorfällen umgegangen wurde.
Zu prüfende Nachweise Fallakten zu Verstößen oder Vorwürfen; Untersuchungsprotokolle; Abhilfepläne; Aufzeichnungen über Disziplinar- oder Korrekturmaßnahmen; Freigaben, aus denen hervorgeht, dass die veröffentlichte Formulierung mit den zugrunde liegenden Nachweisen übereinstimmt.
Wir haben die Schulungen zur Bestechungs- und Korruptionsbekämpfung beschrieben, die den von uns als besonders exponiert eingestuften Rollen erteilt wurden, einschließlich der Gruppen mit übergeordneter Aufsicht und der operativen Führungskräfte, und die Formulierung auf Anwesenheits- und Schulungsaufzeichnungen gestützt.
Risiko Der Bericht kann überbewerten, wer geschult wurde, Rollen mit dem höchsten Risiko auslassen oder sich auf einen Schulungsplan statt auf die tatsächlich erfolgte Durchführung stützen.
Zu prüfende Nachweise Schulungsmatrix nach Rolle; Anwesenheitsprotokolle; Kursinhalte; Abschlussberichte; zur Festlegung der Zielgruppe verwendete Rollen-Risikobewertung; Freigabe, dass die veröffentlichte Beschreibung mit den Aufzeichnungen übereinstimmt.
Wir haben die wichtigsten Maßnahmen zur Geschäftsführung zusammengefasst, mit denen wir begonnen haben oder zu deren Beginn wir planen, und angegeben, wann jeder Schritt fällig ist, wo er gilt und welches Ergebnis wir davon erwarten.
Risiko Die Angabe kann hinsichtlich Zeitplan, Abdeckung oder erwarteter Wirkung zu vage sein oder abgeschlossene Arbeiten mit künftigen Plänen vermischen, ohne dies kenntlich zu machen.
Zu prüfende Nachweise Maßnahmenplan oder Fahrplan; Meilensteinverfolgung; Hinweise zum Geltungsbereich; Aussagen zu erwarteten Ergebnissen; Unterlagen der Managementprüfung, aus denen hervorgeht, dass die veröffentlichte Zusammenfassung den zugrunde liegenden Plan wiedergibt.
Wir haben erläutert, wie wir mit Lieferanten zusammengearbeitet haben, um ihre Nachhaltigkeitsleistung zu verbessern, und diese Formulierung mit Aufzeichnungen zur Einbindung von Lieferanten statt mit weitreichenden Aussagen über Partnerschaft belegt.
Risiko Der Bericht kann Verbesserungsmaßnahmen behaupten, ohne Nachweise für eine tatsächliche Einbindung der Lieferanten vorzulegen, oder er kann einen geschäftlichen Kontakt beschreiben, der sich nicht mit der Nachhaltigkeitsleistung befasste.
Zu prüfende Nachweise Notizen zu Lieferantengesprächen; Verbesserungspläne; Korrespondenz; Bewertungskarten oder Nachverfolgungslisten; interne Freigaben, die bestätigen, dass die veröffentlichte Formulierung auf die belegte Einbindung beschränkt ist.
Wir haben die Kontrollen und Folgemaßnahmen beschrieben, die wir einsetzen, wenn Bedenken hinsichtlich Korruption oder Bestechung aufkommen, und dabei Prävention, Erkennung von Problemen, Untersuchung und Reaktion abgedeckt sowie geprüft, dass die Formulierung unserem tatsächlichen Verfahren entspricht.
Risiko Die Angabe kann eine Phase des Verfahrens auslassen, ein Verfahren beschreiben, das in der Praxis nicht funktioniert, oder den Reifegrad der Kontrollen überbewerten.
Zu prüfende Nachweise Richtlinien- und Verfahrensdokumente; Arbeitsablauf zur Bearbeitung von Vorfällen; Untersuchungsvorlagen; Eskalationsprotokolle; Ergebnisse von Prüfungen oder Tests; Bestätigung des Managements, dass die veröffentlichte Beschreibung der aktuellen Praxis entspricht.
Vorzubereitendes Nachweispaket
Häufige Lücken in der Berichterstattung
- Ein Prozentsatz wird angegeben, ohne die zugrunde liegenden Anzahlen (Zähler und Nenner) anzugeben.
- Der Nenner – wovon die Zahl einen Anteil darstellt – wird nicht erläutert.
- Ein Teil des Abdeckungsumfangs wird so berichtet, als handele es sich um eine vollständige Abdeckung.
- Einmalige Aktivitäten werden so gezählt, als handele es sich um laufende Programme.
- Änderungen der Abgrenzung oder des Zeitraums, die die Zahl verändern, werden nicht kenntlich gemacht.
- Ausschlüsse vom berichteten Abdeckungsumfang werden weder aufgeführt noch erläutert.
Wo Entwürfe scheitern
Zu vermeidende Fehler und wo Ermessen gefragt ist
Links steht, was Ersteller beim Sammeln falsch machen; rechts, wo Sie ein Ermessen treffen und begründen müssen.
Zu vermeidende Fehler
- Falsche verantwortliche StelleDas Team bittet eine für Richtlinien, Schulungen oder Untersuchungen zuständige Person um Zahlen, die bei der Geschäftseinheit liegen, die die Maßnahme tatsächlich durchführt, sodass die Antwort von der falschen Stelle kommt.
- Rahmenwerkssprache statt lokaler BegriffeDie zuständigen Personen fragen nach Daten anhand von Bezeichnungen aus den Offenlegungsanforderungen statt anhand der eigenen Bezeichnungen der Organisation für Kontrollen, Programme und Fallbearbeitung, was zu nicht passenden Antworten führt.
- Geltungsbereich nicht festgelegtDie für die Datenerhebung zuständige Person gibt nicht an, welche Unternehmen, Funktionen oder Standorte in den Geltungsbereich fallen, sodass verschiedene Teams Daten für unterschiedliche Teile des Geschäfts übermitteln.
- Falsche zeitliche GrundlageIn der Anfrage werden weder der Berichtszeitraum noch der Stichtag festgelegt, sodass einige Teams den aktuellen Status melden, während andere Zahlen aus einem anderen Zeitraum übermitteln.
- Uneinheitliche ZählgrundlageEine Quelle zählt Personen, eine andere Sitzungen oder Veranstaltungen, und die Zahlen werden zusammengeführt, ohne anzugeben, welche Grundlage verwendet wurde.
- Quellenbezeichnungen entferntUrsprüngliche Systemkennzeichnungen, Fall-IDs, Kursnamen oder Programmtitel werden bei der Zusammenstellung entfernt, sodass sich nur schwer nachvollziehen lässt, auf welche Quelle die jeweilige Zahl zurückgeht.
- Getrennte Gruppen zusammengeführtDaten zu unterschiedlichen Beschäftigtengruppen, Lieferantengruppen oder Maßnahmentypen werden zusammengeführt, obwohl sie für die spätere Berichterstattung getrennt bleiben sollten.
- Angaben zu Nachweisen fehlenDie Unterlagen enthalten die Zahl oder die Beschreibung, nicht aber den Namen der unterstützenden Datei, das Datum, die verantwortliche Person oder die Version, sodass die Zahl später nicht überprüft werden kann.
- Keine PrüfspurDer Entwurf wird ohne namentlich benannte prüfende Person oder Aufzeichnung der Genehmigung weitergeleitet, sodass niemand belegen kann, wer die Daten geprüft hat, bevor sie weiterverarbeitet wurden.
Ermessen erforderlich
- Akquisitionen und Veräußerungen im JahresverlaufEntscheiden Sie, ob nur die Geschäftseinheiten einbezogen werden, die am Berichtsstichtag von Ihnen kontrolliert wurden, oder ob für Aktivitäten während eines Teils des Jahres auch veräußerte oder neu erworbene Geschäftsbereiche einbezogen werden, und erläutern Sie den verwendeten Stichtag.
- Unterschiedliche lokale Bedeutungen für dasselbe VerhaltensthemaWenn Länderteams für dasselbe Verhalten unterschiedliche interne Bezeichnungen oder rechtliche Definitionen verwenden, ordnen Sie diese einer einheitlichen Beschreibung für die gesamte Organisation zu und geben Sie an, wie Sie die lokalen Formulierungen miteinander in Einklang gebracht haben.
- Teams nahe der Grenze des GeltungsbereichsLegen Sie dar, ob Beschäftigte in Shared-Service-Funktionen, Zeitarbeitskräfte, Auftragnehmer oder andere Rollen nahe der Abgrenzung in der Beschreibung der Maßnahme gezählt werden, und nennen Sie die Regel, nach der sie ein- oder ausgeschlossen werden.
- Wahl der zeitlichen Grundlage für Maßnahmen und SchulungenStellen Sie klar, ob die Zahlen und Beschreibungen das Geschehen bis zum Ende des Zeitraums, bis zum Genehmigungsdatum oder bis zum Abschlussdatum abbilden, und verwenden Sie diese Grundlage durchgehend in der Karte.
- Gemessene Zahlen gegenüber Schätzungen des ManagementsWenn keine vollständigen Aufzeichnungen verfügbar sind, verwenden Sie nur dort, wo dies erforderlich ist, eine angemessene Schätzung, kennzeichnen Sie sie als solche und erläutern Sie Quelle und Methode, auf denen die Schätzung beruht.
- Rundung und Darstellung kleiner ZahlenWenden Sie in der gesamten Offenlegung ein einheitliches Rundungsverfahren an, und erläutern Sie die Auswirkung, wenn die Rundung eine kleine Anzahl oder einen kleinen Prozentsatz in erkennbarer Weise verändert, damit die Lesenden die Zahlen miteinander in Einklang bringen können.
- Zusammenfassung sensibler PersonendatenWenn Datenschutzvorschriften verhindern, dass ein kleines Team, ein Land oder eine Rollengruppe gesondert dargestellt wird, fassen Sie die Daten in einer breiteren Kategorie zusammen und geben Sie an, dass die Aufschlüsselung aus Gründen der Vertraulichkeit unterdrückt wurde.
- Auswahl der zu beschreibenden MaßnahmenWenn mehrere Initiativen bestehen, wählen Sie diejenigen aus, die die wichtigsten ergriffenen Schritte in Bezug auf Geschäftsgebaren, Prävention, Überwachung, Schulungen, die Einbindung von Lieferanten und Nachverfolgung am besten darstellen, und erläutern Sie die Auswahlregel.
- Ermittlung der Abdeckung bei gemischten PersonengruppenLegen Sie für Prozentsätze und Schulungsstunden den Nenner im Voraus fest, damit klar ist, ob Sie alle relevanten Beschäftigten, nur diejenigen in Zielpositionen oder nur die Personen gezählt haben, die tatsächlich an der Schulung teilgenommen haben.
- Berichterstattung über Ergebnisse und FolgemaßnahmenTrennen Sie die Maßnahme selbst von dem von ihr bewirkten Ergebnis, und wenn dasselbe Problem sowohl zu einem Korrekturschritt als auch zu einer Disziplinarmaßnahme geführt hat, beschreiben Sie beide getrennt, statt sie miteinander zu vermischen.
Beispiele
So liest es sich im Bericht
Synthetisch, von LRA verfasst — nicht aus einem Unternehmensbericht und kein Text aus einem Standard.
Wir verwenden dieses synthetische Beispiel, um zu zeigen, wie unsere Gruppe ihren Ansatz zur Überwachung des Geschäftsgebarens beschreiben könnte. - Wir haben einen Verhaltenskodex für Lieferanten, eine Regel zu Geschenken und Bewirtung sowie eine Due-Diligence-Prüfung Dritter eingeführt; außerdem führen wir regelmäßige Überprüfungen durch, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu verfolgen, ob die Kontrollen funktionieren. - Bei der Überprüfung von Lieferanten verwenden wir Umwelt-, Sozial- und Governance-Faktoren und wenden eine risikobasierte Bewertungsmethode an, die Kategorien mit höheren Ausgaben und höherem Risiko stärker gewichtet; außerdem bieten wir 1,260 von 1,500 relevanten Mitarbeitenden (84%) Schulungen zur Korruptionsbekämpfung und zum Geschäftsgebaren an, insgesamt 2,520 Stunden. - Unsere Kontaktaufnahme mit Lieferanten umfasste 180 von 240 aktiven Lieferanten (75%); das Programm führte zu 34 Abhilfemaßnahmen, 12 Beendigungen von Lieferantenbeziehungen und keinen bestätigten Fällen wiederholter Nichteinhaltung zum Jahresende. - Wir haben festgelegte Eskalationsschritte, ein System zur Nachverfolgung von Fällen und einen formellen Prüfweg für Vorwürfe eingerichtet; Compliance und Interne Revision führen monatliche Überwachungen durch.
Nur eine synthetische Veranschaulichung; Zahlen und Prozesse sind zu Schulungszwecken erfunden und in sich konsistent.
Dies ist ein synthetisches Beispiel dafür, wie unsere Gruppe ihre Kontrollen des Geschäftsgebarens in verständlicher Sprache erläutern könnte. - Wir haben eine Integritätsrichtlinie für Mieter und Lieferanten, ein Register für Interessenkonflikte und Stichprobenkontrollen bei Beziehungen mit höherem Risiko eingeführt; diese werden durch routinemäßige Überwachung unterstützt, damit wir feststellen können, ob die Kontrollen eingehalten werden. - Bei der Auswahl von Dienstleistungspartnern verwenden wir Umwelt-, Sozial- und Governance-Faktoren und führen eine gewichtete Überprüfung durch, bei der Lieferanten mit besseren Arbeits-, Sicherheits- und Ethikbilanzen bevorzugt werden; wir haben 420 von 500 relevanten Kolleginnen und Kollegen (84%) insgesamt 1,050 Stunden lang geschult. - Unsere Einbindungsarbeit erreichte 96 von 120 Lieferanten (80%) und führte zu 19 Abhilfeplänen, 7 Vertragsverlängerungen mit Auflagen und 4 Beendigungen von Lieferantenbeziehungen nach ungelösten Problemen. - Wir haben Meldewege, eine Überwachungsplattform und einen Untersuchungsablauf für Bedenken festgelegt; Compliance- und Risikoteams führen eine vierteljährliche Überwachung durch.
Nur eine synthetische Veranschaulichung; Zahlen und Prozesse sind zu Schulungszwecken erfunden und in sich konsistent.
Qualitätsstufen
- Basis
Wir haben in diesem Jahr drei Maßnahmen zum Geschäftsgebaren umgesetzt.
- Besser
Wir haben in diesem Jahr drei Maßnahmen zum Geschäftsgebaren umgesetzt, die Prävention, Überwachung und Nachverfolgung abdecken, und sie anhand unserer eigenen Überprüfung von Risiken und Auswirkungen ausgewählt.
- Am besten
Wir haben in diesem Jahr in unseren Betrieben und bei wichtigen Lieferanten drei Maßnahmen zum Geschäftsgebaren umgesetzt, wobei Prävention, Überwachung und Nachverfolgung eingerichtet wurden; wir haben sie anhand unserer Überprüfung von Risiken und Auswirkungen ausgewählt und die Schulungen auf 92% der relevanten Beschäftigten ausgeweitet, weil die Einführung eines Produkts mit höherem Risiko den Bedarf an Überwachung erhöht hat.
Prüfen Sie Ihr Verständnis
Szenarien zum Durcharbeiten
Eine für die Erstellung des Berichts zuständige Person verfasst den Jahresendvermerk zu Maßnahmen zum Geschäftsgebaren. Das Unternehmen hat einen neuen Prozess zur Korruptionsbekämpfung, ein Programm zur Einbindung von Lieferanten und einen Workflow zur Überprüfung von Hinweisgebermeldungen eingeführt, im Entwurf steht jedoch nur „Wir haben die Kontrollen verbessert“, ohne zu benennen, was getan wurde.
Ein Unternehmen hat eine Mischung aus Ethik-, Nachhaltigkeits- und Lieferantenrisikofaktoren verwendet, um auszuwählen, welche Beschäftigten und Lieferanten zusätzliche Schulungen zum Geschäftsgebaren erhalten. Im Berichtsentwurf steht, die Auswahl habe auf „relevanten Kriterien“ beruht, es wird jedoch nicht erklärt, wie die Gruppe ausgewählt wurde.
Ein Beschaffungsteam hat ein Programm zum Geschäftsgebaren von Lieferanten für 180 Lieferanten durchgeführt. Im Entwurf steht, dass 180 Lieferanten kontaktiert wurden, es wird jedoch nicht angegeben, was sich infolgedessen geändert hat, und die einzige verfügbare Schulungszahl ist, dass 144 Beschäftigte an einer Schulung von insgesamt 160 Personen im erfassten Bereich teilgenommen haben.
Ein Compliance-Team verfügt über eine Hotline, ein Tool zur Fallverfolgung und ein Disziplinarverfahren für Verstöße gegen das Geschäftsgebaren. Im Laufe des Jahres wurden 12 Verstöße bestätigt, 9 führten zu einer erneuten Schulung und 3 zu formellen Sanktionen; im Entwurf wird jedoch nur die Hotline erwähnt und es werden die Folgemaßnahmen ausgelassen.
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Verweise auf das Rahmenwerk
Einschlägige ESRS-Anforderungen und verwandte Offenlegungen
ESRS
G1-2
innerhalb von ESRS G1: Business Conduct
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FAQ
Fragen, die diese Seite beantwortet
Beginnen Sie mit der allgemein verständlichen Erläuterung der Seite und dem schrittweisen Abschnitt zur Vorbereitung und arbeiten Sie dann die aufgeführten Datenpunkte durch. Die Seite soll Ihnen dabei helfen, diese Eingaben in einen Entwurf der Angabe zu überführen, und nicht als offizieller Standard dienen.
Die Seite führt die wichtigsten vorzubereitenden Datenpunkte auf, darunter ergriffene Maßnahmen, Präventions- und Überwachungsmaßnahmen, verwendete ESG-Kriterien, Schulungsdaten, die Einbindung von Lieferanten, festgelegte Verfahren, festgestellte Verstöße, Abhilfemaßnahmen und disziplinarische Folgen. Verwenden Sie diese Liste als Checkliste für die Datenerfassung, bevor Sie mit der Erstellung beginnen.
Nutzen Sie die Hinweise der Seite zur Vorbereitung und die Datenpunkte, die sich auf die Abdeckung beziehen, etwa die Abdeckung von Schulungen, die einbezogenen Lieferanten und die Zielrollen. Die Seite soll Ihnen helfen, festzulegen, was in Ihren eigenen Berichtsdatensatz aufgenommen wird, bevor Sie die Erläuterungen und die Tabelle erstellen.
Die Seite richtet sich an Nachhaltigkeits- und ESG-Manager, Personalverantwortliche oder Datenverantwortliche sowie Prüfer, die die Prüfungssicherheit beurteilen. Daher sollte die Verantwortung bei den Personen liegen, die die Datenpunkte belegen und die Methodik erläutern können. Die Abschnitte zum Arbeitsbuch und zum Nachweispaket sollen diesen Verantwortlichen helfen, den Entwurf zu koordinieren und die Prüfung zu unterstützen.
Die Seite enthält ein Nachweispaket mit fünf Elementen zur Unterstützung der Prüfungsbereitschaft sowie sechs zu überprüfenden Prüfungsaussagen. Nutzen Sie diese Materialien, um Nachweise für die Aussagen, die Datenpunkte und die Art und Weise zusammenzustellen, in der die Angabe erstellt wurde.
Die Seite enthält einen Abschnitt zu häufigen Lücken und Fehlern in der Berichterstattung. Sie soll Ihnen daher helfen, fehlende Daten, unzureichend begründete Umfangsentscheidungen und nicht belegte Aussagen zu erkennen, bevor Sie die Angabe fertigstellen. Außerdem verweist sie wieder auf das Nachweispaket und das Arbeitsbuch, damit Sie den Entwurf mit Ihren Ausgangsmaterialien abgleichen können.
Das Download-Center enthält ein Arbeitsbuch „Prep & Assurance“ im .xlsx-Format, das Ihnen helfen soll, die Eingaben für die Angabe und die Prüfungen zu organisieren. Verwenden Sie es zusammen mit der Datenpunktliste der Seite, den Prüfungsaussagen und den Hinweisen zum Nachweispaket, um einen vollständigeren Entwurf zu erstellen.
Das Download-Center enthält außerdem eine druckbare „Library Card“ im .pdf-Format, die während der Vorbereitung der Angabe als Kurzreferenz dient. Sie steht neben dem Arbeitsbuch und den Hinweisen auf der Seite zur Verfügung, damit Sie die wichtigsten Punkte während der Erstellung und Prüfung griffbereit haben.
Ja, die Seite enthält synthetische illustrative Beispielangaben, gegebenenfalls einschließlich einer quantitativen Tabelle, um zu zeigen, wie die Informationen in einen Entwurf überführt werden können. Betrachten Sie sie ausschließlich als Beispiele und stellen Sie sicher, dass Ihre eigenen Zahlen und Formulierungen intern konsistent bleiben.
Die Seite enthält einen Abschnitt für den Ausgabeentwurf mit Ideen für Visualisierungen, Anfängen für narrative Texte und einer Zeile für den Inhaltsindex. Dadurch lassen sich die gesammelten Datenpunkte leichter in einen strukturierten Entwurf umwandeln, anstatt mit einer leeren Seite zu beginnen.
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