Focus dell’informativa
L'attenzione pratica riguarda l'effettiva portata e la coerenza di tali processi in tutte le attività dell'impresa. Indicare se la dovuta diligenza si applica all'intera impresa e alla catena del valore, oppure solo ad attività, regioni o siti principali selezionati, e spiegare eventuali lacune, eccezioni o differenze importanti nella copertura.
Questo materiale didattico LRA supporta la preparazione dell’informativa. Per i requisiti esatti, fai sempre riferimento alla fonte ufficiale European Commission.
Prepara
Cosa raccogliere prima di redigere
Spunta ogni campo man mano che arrivano le evidenze. I responsabili sono i team che di solito custodiscono i file sorgente.
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Panoramica del quadro di controllo
Finanza / Controlli sulla rendicontazioneUna descrizione chiara di come il processo di rendicontazione è governato e controllato, compresi i principali controlli, le approvazioni e le responsabilità relativi al ciclo dei dati e della rendicontazione.
Evidenze Mappe dei processi, descrizioni dei controlli, RACI o matrice delle responsabilità, flusso di approvazione, documentazione dei controlli interni.
Attenzione a La dichiarazione è incompleta, non aggiornata o incoerente con il resto della relazione.
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Processo di verifica dei dati
Gestione dei dati / RendicontazioneIn che modo i dati comunicati vengono riesaminati per verificarne l'accuratezza e la coerenza prima della pubblicazione, inclusi i controlli effettuati, chi li esegue e quando vengono eseguiti.
Evidenze Elenchi di controllo della convalida, registri delle revisioni, rapporti sulle eccezioni, registri di approvazione, regole di qualità dei dati.
Attenzione a La dichiarazione è incompleta, non aggiornata o incoerente con il resto della relazione.
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Misure di controllo dei rischi
Gestione dei rischi / Controllo internoI controlli utilizzati per gestire i rischi relativi alla rendicontazione, riguardanti le principali aree di rischio individuate e le azioni in essere per ridurli o monitorarli.
Evidenze Registro dei rischi, matrice dei controlli, piani di mitigazione, rapporti di monitoraggio, registri delle problematiche.
Attenzione a La dichiarazione è incompleta, non aggiornata o incoerente con il resto della relazione.
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Metodi di controllo delle stime
Finanza / Contabilità tecnicaI metodi e i controlli utilizzati quando i dati riportati sono stimati anziché misurati direttamente, compreso il modo in cui le ipotesi vengono definite, riesaminate e aggiornate.
Evidenze Metodologia di stima, documenti sulle ipotesi, file di calcolo, registrazioni del riesame e dell'approvazione, note sulla governance dei modelli.
Attenzione a I dati stimati non si riconciliano con la metodologia approvata o utilizzano ipotesi obsolete, per cui il numero riportato si basa sul presupposto errato.
Prima di iniziare
- Avete deciso quali parti dell'attività e quali fasi del processo descriverete nel vostro assetto dei controlli?
- Prima di redigere la bozza, avete definito le fasi di controllo e approvazione che illustrerete per le informazioni rendicontate?
- Avete concordato quali misure di salvaguardia menzionerete per individuare, gestire e portare a un livello superiore le questioni relative ai rischi?
- Per eventuali stime a cui fate riferimento, avete stabilito quali controlli e limiti si applicano alle modalità con cui sono elaborate e riesaminate?
- Ogni elemento che intendete includere può essere ricondotto a una fonte o a una registrazione interna identificata?
- Avete confermato il periodo di riferimento e le definizioni interne che utilizzerete, in modo che la descrizione sia basata sullo stesso criterio in ogni sua parte?
Come prepararla
Richiedi i dati
Richiedere le evidenze dei controlli di due diligence
Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.
Come descriviamo i controlli, le verifiche e le fasi di riesame alla base del nostro processo di due diligence, e chi ne è responsabile?
Utilizzate innanzitutto le denominazioni proprie della vostra organizzazione per il processo, i responsabili dei controlli e gli organi di riesame, quindi ricondurle alla formulazione dell'informativa. Mantenete la richiesta in un linguaggio aziendale anziché utilizzare termini del framework e verificate il materiale di origine prima dell'approvazione finale.
Richiesta debole
Si prega di fornire la dichiarazione sulla due diligence di ESRS 2:GOV-4 e tutti i relativi controlli, inclusi i controlli di convalida, di rischio e di stima.
Perché non funziona: Utilizza un linguaggio proprio del framework che molti team non usano nella loro attività quotidiana e non indica al responsabile quali evidenze pratiche restituire. Inoltre, raggruppa diverse idee senza richiedere le registrazioni sottostanti, i responsabili, le date o i sistemi di origine.
Richiesta migliore
Si prega di condividere le evidenze che mostrano come il vostro team verifica, esamina e approva le informazioni utilizzate in [nome del processo] per [periodo]. Utilizzate i normali termini del vostro team e includete il responsabile del controllo, il sistema di origine o l'insieme di registrazioni, la versione/data più recente ed eventuali registri, approvazioni o note di revisione.
Modello di e-mail formale
Oggetto: Richiesta di evidenze sui controlli di due diligence per [periodo di rendicontazione] Buongiorno [nome/team], Stiamo preparando il pacchetto di reporting di sostenibilità e abbiamo bisogno del vostro aiuto per le evidenze alla base del nostro processo di due diligence per [periodo di rendicontazione]. Vi chiediamo di inviare quanto segue nei termini utilizzati dal vostro team, usando le denominazioni che impiegate normalmente internamente: - una breve descrizione dell’insieme di controlli o delle fasi di revisione che supportano il processo - come vengono verificati i dati o le informazioni prima del loro utilizzo nel reporting - i principali controlli utilizzati per gestire i rischi identificati - i controlli utilizzati nei casi in cui siano coinvolti giudizi o stime - il responsabile di ciascun controllo o fase di revisione - eventuali registrazioni, log, approvazioni o note di revisione a supporto Vi chiediamo di includere il perimetro di rendicontazione, il periodo coperto, il sistema di origine o l’insieme di registri e l’ultima versione/data per ciascun elemento. Se utile, potete restituire le informazioni in forma tabellare o allegare i documenti pertinenti. Vi chiediamo di adattare il testo al linguaggio della vostra organizzazione e di verificare il materiale di origine prima dell’approvazione finale. Grazie, [nome del preparatore]
Versione breve per Teams / Slack
Buongiorno [nome/team] — potreste condividere le evidenze relative ai controlli e alle fasi di revisione alla base del nostro processo di due diligence per [periodo]? Vi chiediamo di usare i termini propri del vostro team e di includere il responsabile, il registro di origine, l’ultima versione/data ed eventuali log o approvazioni a supporto. Grazie.
Esempi di settore
Manifattura
Contesto. L'impresa utilizza un processo di revisione della qualità e della conformità a livello di stabilimento, con approvazione manuale dei dati operativi.
Richiesta adattata. Si prega di condividere le evidenze relative alle verifiche e alle fasi di approvazione utilizzate nel processo di revisione dello stabilimento per [periodo]. Includete il responsabile del controllo, la fase di revisione della linea o del sito, il registro o lo strumento di monitoraggio utilizzato ed eventuali note sulle eccezioni.
Esempio di risposta. Una matrice dei controlli del sito, un registro mensile delle revisioni, un registro delle eccezioni e un modulo di approvazione che riporti il responsabile dello stabilimento, il responsabile della qualità e il revisore finanziario.
Servizi finanziari
Contesto. L'impresa si basa su un framework formale di rischi e controlli, con test documentati ed escalation.
Richiesta adattata. Si prega di inviare le evidenze alla base del processo di revisione dei rischi e di test dei controlli per [periodo]. Includete il responsabile del controllo, il metodo di test, il sistema di riferimento e ogni problema sollevato o chiuso.
Esempio di risposta. Un registro dei controlli, i risultati dei test, un registro dei problemi, un memorandum di escalation e una registrazione dell'approvazione da parte del segretario del comitato rischi.
Redigi la tua informativa
Note che trasformano i dati in un’informativa
Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.
Nota metodologica
Spiegare come è definito il framework di controllo, cosa rientra in una verifica di validazione, come sono identificati i controlli dei rischi e come i controlli sulle stime sono applicati in pratica.
Nota di contesto
Illustrare cosa mostrano le informazioni sui controlli riguardo a come il processo di rendicontazione è governato, verificato e gestito, e perché tali controlli sono importanti per l’affidabilità dei dati rendicontati.
Dichiarazione sulle variazioni
Se il quadro dei controlli è cambiato, indicare gli aggiornamenti del framework, il rafforzamento o l’indebolimento della validazione, la revisione della gestione dei rischi o i cambiamenti nel modo in cui le stime sono riesaminate e supportate.
Voce dell’indice dei contenuti
GOV-4 Dichiarazione sulla due diligence — [location / page] / [notes]Centro download
Strumenti e moduli per la preparazione
Scarica gli strumenti di preparazione per GOV-4 per 24 ore con accesso gratuito tramite email verificata. I link ai rapporti originali restano pubblici.
Verifica
Per ogni affermazione, verifica le evidenze
Abbiamo limitato la cifra alle parti dell'attività e del processo di rendicontazione che avevamo effettivamente definite per questa relazione e abbiamo documentato dove inizia e finisce il perimetro.
Rischio Il soggetto incaricato dell'assurance verificherà se il perimetro è stato definito coerentemente, se eventuali parti rilevanti sono state escluse senza motivazione e se l'ambito dichiarato corrisponde al processo di rendicontazione sottostante.
Evidenze da verificare Memorandum sul perimetro di rendicontazione; mappe dei processi che mostrano le entità, i siti, le funzioni e i responsabili dei dati inclusi; note di approvazione dell'ambito; riconciliazione tra il perimetro rendicontato e la popolazione di origine.
Abbiamo verificato che l'insieme di dati sottostante fosse completo e che i dati non fossero stati alterati o persi tra i sistemi di origine e l'informativa finale.
Rischio Il soggetto incaricato dell'assurance esaminerà la presenza di dati mancanti, voci duplicate, sovrascritture manuali, controlli deboli sui trasferimenti e la possibilità di ricondurre la cifra finale ai dati di origine senza lacune non spiegate.
Evidenze da verificare Registri della provenienza e del trasferimento dei dati; controlli di completezza; rapporti sulle eccezioni; registri degli accessi e delle modifiche; riconciliazione tra estratti dei dati di origine, documentazione di lavoro e numero pubblicato.
Abbiamo elaborato l'informativa sulla base di un insieme definito di controlli, comprendente responsabilità, fasi di revisione, punti di approvazione e percorsi di escalation prima della pubblicazione.
Rischio Il soggetto incaricato dell'assurance valuterà se la configurazione dei controlli è adeguata, se le responsabilità erano chiare, se le revisioni sono state effettuate come descritto e se le problematiche sono state sottoposte a escalation e risolte tempestivamente.
Evidenze da verificare Documentazione del quadro di controllo; matrice RACI o assegnazioni dei ruoli; registrazioni del flusso di lavoro di revisione e approvazione; registri delle problematiche; evidenze dell'escalation e della chiusura; documentazione di approvazione per la pubblicazione.
Quando la cifra si basava su stime, abbiamo verificato le assunzioni, controllato il metodo di calcolo e confrontato il risultato con le evidenze di supporto disponibili prima di pubblicarlo.
Rischio Il soggetto incaricato dell'assurance cercherà assunzioni deboli, input non supportati, errori di calcolo, distorsioni nella stima e verificherà se sono stati eseguiti e documentati controlli di sensibilità o di ragionevolezza.
Evidenze da verificare Metodologia di stima; documenti sulle assunzioni; fogli di calcolo o output del modello; evidenze di fonte a supporto degli input; verifiche di sensibilità o ragionevolezza; commenti del revisore e registrazioni delle approvazioni.
Pacchetto di evidenze da preparare
Lacune ricorrenti nella rendicontazione
- L'informazione è presentata senza una data o un riferimento alla data di riferimento.
- L'ambito o il perimetro dell'informativa non è definito.
- I termini chiave sono utilizzati in modo incoerente nella relazione.
- Le variazioni rilevanti rispetto al periodo precedente non sono indicate.
- Vengono formulate asserzioni senza dettagli di supporto o una registrazione della fonte.
- Viene utilizzato testo standard che non risponde effettivamente a quanto richiesto.
Dove le bozze sbagliano
Errori da evitare e dove serve una valutazione
La colonna sinistra mostra gli errori di chi raccoglie i dati; la destra, dove dovrete prendere e spiegare una valutazione.
Errori da evitare
- Responsabile sbagliatoInseguire il team che prepara il materiale per il consiglio per ottenere dati sui controlli operativi lascia le evidenze presso persone che in pratica non eseguono le verifiche.
- Termini del framework, non termini aziendaliChiedere il framework dei controlli usando il gergo della rendicontazione invece dei nomi propri dei processi dell'organizzazione fa sì che i team inviino i file o i riepiloghi sbagliati.
- Nessun perimetro chiaroRaccogliere informazioni senza stabilire quali unità aziendali, sedi o attività rientrino nel perimetro porta a un insieme eterogeneo che non può essere utilizzato in modo coerente.
- Base temporale sbagliataAttingere a registrazioni relative a una finestra di rendicontazione diversa da quella utilizzata per l'informativa crea una discrepanza tra i dati e il periodo descritto.
- Base di conteggio mistaCombinare in un'unica estrazione dati espressi come organico con conteggi di transazioni o di casi rende impossibile confrontare i numeri su base omogenea.
- Etichette delle fonti perseCopiare i dati in un nuovo foglio di calcolo senza conservare i nomi originali dei file, le etichette dei campi o i tag di sistema interrompe la tracciabilità fino alla fonte.
- Gruppi distinti accorpatiMettere insieme dati provenienti da processi diversi di gestione del rischio, validazione o stima nasconde differenze importanti che dovrebbero rimanere distinte ai fini della revisione.
- Traccia delle evidenze mancanteSalvare i numeri senza le note di supporto, la cronologia delle versioni e la registrazione dell'approvazione non lascia alcun modo per dimostrare chi li ha verificati e quando.
Serve una valutazione
- Acquisizioni e cessioni durante l'annoStabilire un momento limite chiaro per determinare quando un'attività acquisita o ceduta inizia o smette di alimentare i processi di controllo, verifica e gestione del rischio, quindi spiegare qualsiasi modifica del perimetro nel corso dell'anno e il suo effetto sui dati o sulla descrizione.
- Definizioni locali diverse per lo stesso tema di controlloQuando i team dei diversi Paesi utilizzano etichette giuridiche o operative diverse per la stessa questione, scegliere un'interpretazione valida per tutto il gruppo, descrivere la mappatura utilizzata e indicare eventuali eccezioni locali che incidono sul modo in cui il processo è descritto.
- Unità che rientrano in parte nel perimetro e in parte al di fuoriDecidere come trattare i servizi condivisi, le attività a controllo congiunto o altri accordi misti, indicare la regola di inclusione utilizzata e spiegare eventuali esclusioni rilevanti o coperture parziali.
- Scelta della base e delle tempistiche di rendicontazioneIndicare esplicitamente se la descrizione riflette la situazione alla fine del periodo, una media dell'anno o un altro momento limite, e spiegare perché è stata utilizzata quella base se ciò incide sul modo in cui viene inteso l'insieme dei controlli.
- Dati misurati rispetto a input stimatiSe alcune parti della descrizione dei controlli si basano su stime anziché su registrazioni dirette, indicare quali elementi sono stimati, quale metodo è stato utilizzato e come la stima è stata verificata o aggiornata.
- Scelte relative ad arrotondamento e aggregazioneIndicare la regola di arrotondamento e il livello di aggregazione utilizzati per la descrizione o per eventuali conteggi di supporto, e assicurarsi che la presentazione scelta non nasconda un cambiamento rilevante nell'ambiente di controllo.
- Limiti di privacy sulla quantità di dettagli mostrabiliQuando le informazioni personali o sensibili non possono essere mostrate integralmente, presentare i dati in forma aggregata, spiegare l'approccio all'aggregazione e confermare che la sintesi fornisca comunque una rappresentazione corretta del processo.
- Cambiamenti nella configurazione dei controlli dopo un evento rilevanteSe una riorganizzazione, una modifica del sistema o un incidente ha cambiato il modo in cui il processo funziona durante l'anno, descrivere le modalità precedenti e quelle nuove, la data del cambiamento e il modo in cui la transizione è stata riflessa nell'informativa.
Esempi
Come si legge nella pagina
Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.
Manteniamo semplice il nostro modello di supervisione: il consiglio di amministrazione definisce l’impostazione, i comitati audit e rischi riesaminano i controlli chiave e la direzione è responsabile delle verifiche quotidiane in materia di rendicontazione, operatività e conformità.
- Prima che i dati siano rendicontati, il nostro team finanziario esegue una verifica documentata dei dati di origine, riconcilia i saldi chiave con il libro mastro e registra eventuali correzioni; nell’ultimo ciclo, 18 di 18 insiemi di dati materiali sono stati verificati e 3 hanno richiesto una rettifica prima dell’approvazione finale.
- Utilizziamo un registro dei rischi e un piano di verifica dei controlli per monitorare le principali minacce alla realizzazione e alla qualità della rendicontazione; 12 di 12 rischi prioritari avevano responsabili designati e 10 avevano azioni di mitigazione attive alla fine del periodo.
- Quando facciamo affidamento su stime, applichiamo assunzioni approvate, le confrontiamo con i risultati precedenti e sottoponiamo a verifica gli andamenti insoliti; 7 di 7 stime significative sono state riesaminate da una seconda persona e 5 sono state inoltre verificate rispetto a benchmark esterni.
Questo esempio mostra una descrizione in linguaggio semplice di come è organizzata la supervisione, di come sono verificati i dati rendicontati, di come sono gestiti i rischi chiave e di come le stime sono riesaminate e sottoposte a verifica.
Il nostro gruppo utilizza un modello delle tre linee: i team operativi preparano le informazioni, le funzioni specialistiche le verificano e il consiglio di amministrazione e i relativi comitati ricevono segnalazioni di escalation sulle questioni che potrebbero incidere sulla rendicontazione o sulla realizzazione.
- Validiamo i dati mediante controlli automatizzati, riesame manuale delle eccezioni e riconciliazione con i documenti sottostanti; nel periodo, 24 di 24 flussi di dati critici sono stati verificati, sono state rilevate 4 eccezioni e tutte le 4 sono state risolte prima della pubblicazione.
- Per i principali rischi aziendali e di rendicontazione, manteniamo una mappa dei controlli, assegniamo i responsabili e monitoriamo se le azioni sono completate nei tempi previsti; 9 di 9 rischi principali sono stati assegnati e 8 avevano controlli operativi come previsto alla data di rendicontazione.
- Per le stime, documentiamo la base utilizzata, confrontiamo le assunzioni con i risultati effettivi recenti e richiediamo un riesame indipendente per gli elementi che richiedono maggiore giudizio; 6 di 6 stime materiali sono state riesaminate e 2 sono state aggiornate a seguito delle osservazioni del team di riesame.
Questo esempio illustra il modo, proprio di un settore diverso, di descrivere la governance, la verifica dei dati, la gestione dei rischi e i controlli sulle stime basate sul giudizio.
Scala di qualità
- Base
Disponiamo di un assetto dei controlli di due diligence che comprende governance, verifiche, gestione dei rischi e stime.
- Migliore
Gestiamo un assetto dei controlli di due diligence articolato in quattro parti — governance, verifiche dei dati, gestione dei rischi e riesame delle stime — e lo basiamo sui nostri processi interni attuali.
- Ottimo
Applichiamo quest'anno il nostro assetto dei controlli di due diligence in tutto il gruppo, comprendente governance, verifiche dei dati, gestione dei rischi e riesame delle stime, e abbiamo rafforzato il processo dopo che un riesame precedente aveva rilevato lacune nel modo in cui venivano tracciate le eccezioni.
Verifica la tua comprensione
Scenari da affrontare
Un'organizzazione utilizza modelli e stime per colmare le lacune nei dati dei fornitori e per approssimare l'entità di determinati impatti. Il team non è sicuro se menzionare tali stime perché i numeri non sono esatti.
Il redattore riceve evidenze parziali per ESRS 2:GOV-4 poco prima dell'approvazione finale.
Un'unità operativa invia dati per ESRS 2:GOV-4 utilizzando etichette che non corrispondono a quelle della cartella di lavoro per la rendicontazione.
Chiedi all’AI Assistant del Knowledge Hub di questa informativa
Ottieni risposte pratiche adatte al tuo contesto di rendicontazione.
Controlla il tuo testo
Incolla uno o due paragrafi. Il frammento viene usato solo per questa verifica e non viene salvato nella conversazione.
Il confronto usa gli esempi di questa scheda, non la loro prevalenza nel corpus dei report.
Indicazione, non assurance
Riferimenti al framework
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ESRS
GOV-4
all’interno di ESRS 2: General Disclosures
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FAQ
Domande a cui risponde questa pagina
Iniziare con i quattro dati elencati nella pagina: panoramica del framework di controllo, processo di verifica dei dati, misure di controllo dei rischi e metodi di controllo delle stime. La pagina presenta inoltre un flusso di preparazione passo per passo, quindi utilizzarlo per organizzare il lavoro prima di redigere l’informativa.
Utilizzarla come lista di controllo operativa per passare dalla definizione dell’ambito e dalla raccolta dei dati alla redazione e al riesame. La pagina è concepita per aiutare a trasformare l’informativa in un flusso di lavoro pratico, anziché in una nota teorica.
La pagina è pensata per i responsabili della sostenibilità/ESG, per i responsabili delle risorse umane o dei dati e per i revisori dell’assurance; pertanto, la responsabilità dovrebbe spettare alle persone in grado di spiegare i controlli e le evidenze alla base dell’informativa. Utilizzate i datapoint e il pacchetto di evidenze della pagina per assegnare responsabilità chiare a ciascuna parte.
La pagina include un pacchetto di evidenze con cinque elementi per la preparazione all’assurance, oltre a quattro asserzioni di assurance da verificare utilizzando asserzione, rischio ed evidenza. Utilizzate questi materiali insieme, in modo che la bozza sia supportata da documentazione tracciabile anziché dalla sola descrizione narrativa.
La pagina indica che vi sono quattro asserzioni di assurance da verificare, ciascuna strutturata intorno ad asserzione, rischio ed evidenza. Utilizzate questa struttura per verificare se l’informativa è supportata dai controlli, dalle verifiche e dai documenti giustificativi appropriati prima della revisione.
La pagina elenca le lacune e gli errori comuni nella rendicontazione; utilizzate quindi quella sezione come verifica prima dell’invio. Serve ad aiutarvi a individuare, prima dell’invio della bozza, dettagli mancanti sui controlli, evidenze deboli o una metodologia poco chiara.
Il Centro download include un workbook per la preparazione e l’assurance in formato .xlsx. Utilizzatelo per organizzare i datapoint, le evidenze e le verifiche di assurance in una bozza di lavoro.
Il Centro download include anche una scheda stampabile della biblioteca in formato .pdf. È un supporto pratico per tenere in un unico luogo i requisiti dell’informativa, le fasi di preparazione e le esigenze relative alle evidenze durante il lavoro.
Sì, ma solo come guida illustrativa. La pagina indica che gli esempi sono sintetici, quindi servono a mostrare come potrebbe essere strutturata un’informativa, inclusa la tabella quantitativa, non a sostituire i dati della propria impresa.
La sezione dedicata all’output della bozza fornisce idee per la visualizzazione, spunti narrativi e una voce per l’indice dei contenuti. Utilizzate questi suggerimenti per convertire i controlli e le evidenze preparati in una bozza leggibile, più facile da riesaminare e sottoporre ad assurance.
Altre domande in cui questa pagina può aiutare