Actions et ressources

Préparer

Que rassembler avant de rédiger

Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.

• Actions menées

  Responsable du développement durable / de la question concernée

  Un résumé simple des mesures que l’organisation a déjà mises en place en réponse à la question, en mettant l’accent sur ce qui a effectivement été fait plutôt que sur les projets.

  Éléments probants Journaux d’actions, mises à jour de projets, documents de gestion, outils de suivi de la mise en œuvre ou plans de travail approuvés.

  Point de vigilance Le texte narratif est rédigé à partir du plan plutôt que des actions mises en œuvre ; il ne correspond donc pas aux documents de suivi de l’exécution.

• Prévention et atténuation

  Responsable des risques / des contrôles

  Les mesures utilisées pour empêcher la survenue de la question ou en réduire les effets lorsqu’elle ne peut être évitée, décrites en termes pratiques pour l’activité.

  Éléments probants Plans de traitement des risques, registres des contrôles, outils de suivi des mesures correctives, procédures opérationnelles et notes d’approbation.

  Point de vigilance Les mesures de prévention sont mélangées à des énoncés généraux de politique ; les mesures présentées ne peuvent donc pas être rapprochées du registre des contrôles.

• Programmes communautaires

  Investissement communautaire / impact social

  Les initiatives destinées aux communautés que l’organisation mène ou soutient, avec suffisamment de détails pour montrer en quoi consiste le programme et à qui il s’adresse.

  Éléments probants Notes de présentation des programmes, registres des investissements communautaires, accords de partenariat, dossiers de subventions et rapports de mise en œuvre.

  Point de vigilance Un projet local est présenté comme un programme communautaire alors qu’il se situe en dehors du portefeuille communautaire défini.

• Catégorie d’incidence

  Durabilité / évaluation des incidences

  Le type d’incidence décrit, formulé de manière à distinguer clairement le problème principal des autres types d’incidences possibles.

  Éléments probants Évaluation des incidences, examen d’un incident, registre des plaintes des parties prenantes ou note de classification du problème.

  Point de vigilance L’incidence est classée dans la mauvaise catégorie, de sorte que le libellé ne correspond pas à l’évaluation sous-jacente.

• Mesures prises en réponse

  Responsable du problème / opérations

  Les mesures concrètes prises pour traiter l’incidence, notamment les changements opérationnels, la mobilisation, la remédiation ou d’autres mesures de suivi.

  Éléments probants Tableau de suivi des mesures correctives, procès-verbaux de réunions, plan de remédiation et éléments probants de l’achèvement.

  Point de vigilance Le suivi prévu est présenté comme une mesure achevée, de sorte que le texte narratif ne concorde pas avec le tableau de suivi des mesures.

• Arbitrages commerciaux

  Stratégie / responsable exécutif

  Toute décision pratique d’équilibre prise entre l’enjeu lié à l’impact et les besoins de l’entreprise, notamment en matière d’utilisation des terres, d’opérations, de coûts ou de continuité.

  Éléments probants Documents décisionnels, approbations des dirigeants, analyse des options du projet et documents du conseil d’administration ou des comités.

  Point de vigilance L’arbitrage est décrit sans la base décisionnelle réelle, de sorte que l’équilibre présenté ne correspond pas au document d’approbation.

• Mesures de performance

  Rapports de performance / analytique

  Les principales mesures utilisées pour suivre la performance sur la question concernée, avec des noms et des valeurs de métriques cohérents avec les rapports internes.

  Éléments probants Tableau de bord des KPI, rapport de gestion, tableau de suivi ou extractions des systèmes sources.

  Point de vigilance Le KPI est établi à partir d’une définition différente de celle du tableau de bord de gestion, de sorte que le chiffre ne concorde pas avec le rapport source.

• Mesures des résultats

  Suivi / évaluation

  Les indicateurs utilisés pour montrer ce qui a changé à la suite des actions de l’organisation, plutôt que seulement ce qui a été fait.

  Éléments probants Rapport de suivi des résultats, notes d’évaluation, résultats d’enquête ou revue des impacts.

  Point de vigilance Les nombres d’activités sont déclarés comme des résultats, de sorte que la mesure saisit la production plutôt que le résultat réel.

• Fréquence de suivi

  Responsable du reporting / du suivi

  À quelle fréquence l’organisation vérifie ou met à jour les mesures pertinentes, indiquée comme l’intervalle réel de suivi utilisé en pratique.

  Éléments probants Calendrier de suivi, calendrier de reporting, calendrier des contrôles ou plan de revue.

  Point de vigilance La fréquence indiquée ne correspond pas au véritable cycle de revue, de sorte que la fréquence constitue une erreur de période.

• Nombre d’incidents

  Gestion des incidents / exploitation

  Le nombre total d’incidents pertinents enregistrés pour la période de reporting, comptabilisés une seule fois par incident au moyen de la définition convenue de l’incident.

  Éléments probants Registre des incidents, système de gestion des cas, registre des réclamations ou dossiers de sécurité et d’exploitation.

  Point de vigilance Le nombre est extrait d’un registre partiel ou concerne une période différente, de sorte qu’il ne peut pas être rapproché du registre des incidents.

• Type d’incident

  Gestion des incidents / juridique

  Une brève description du type d’incident survenu, selon la propre classification de l’organisation pour les événements liés aux terres, aux droits, aux manifestations ou événements similaires.

  Éléments probants Formulaires d’incident, notes de dossier, dossiers d’enquête et lignes directrices de classification.

  Point de vigilance L’incident se voit attribuer le mauvais type, de sorte que la catégorie ne correspond pas au dossier de l’affaire.

• Gravité de l’incident

  Gestion des incidents / risques

  Le niveau évalué de gravité de l’incident, selon l’échelle de gravité convenue par l’organisation et les faits de l’affaire.

  Éléments probants Évaluation de la gravité, rapport d’enquête, relevé d’escalade et matrice des risques.

  Point de vigilance La note de gravité est appliquée selon une échelle ou un seuil différent, de sorte que le niveau ne correspond pas au résultat de l’enquête.

Comment le préparer

Demander les données

Demander les actions menées auprès des communautés et les éléments probants de suivi

Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.

Quelles actions, quels programmes, quelles mesures, quels indicateurs et quel suivi des incidents avons-nous mis en place pour nos communautés locales touchées, et comment surveillons-nous leur efficacité ?

Utilisez d’abord les propres termes de votre organisation, puis faites-les correspondre aux éléments d’information à publier. Par exemple, si vous parlez de dialogue avec les quartiers, de liaison avec les sites, d’investissement social, de traitement des réclamations ou de suivi des impacts locaux, utilisez ces intitulés dans la demande et ne les traduisez qu’ensuite pour le reporting. Il s’agit d’un modèle possible de formation LRA ; adaptez-le à votre organisation et vérifiez les documents sources avant validation finale.

Objet : Demande d’éléments probants sur les actions en faveur des communautés et leur suivi pour [reporting period]

Bonjour [name/team],

Nous préparons le dossier de reporting en matière de durabilité et avons besoin de votre aide concernant les éléments probants relatifs à nos actions en faveur des communautés locales et à leur suivi.

Veuillez envoyer, pour [reporting period] et [boundary / sites], les informations dont vous disposez sur :
- les actions déjà mises en place pour traiter les impacts sur les communautés locales ;
- les mesures utilisées pour prévenir ou réduire ces impacts ;
- les éventuels programmes communautaires ou initiatives locales ;
- les principaux types d’impacts que vous suivez ;
- les actions prises en réponse à ces impacts ;
- les éventuels arbitrages ou décisions de mise en balance que vous avez consignés ;
- les indicateurs que vous utilisez pour suivre les progrès ;
- les mesures des résultats que vous examinez ;
- la fréquence à laquelle vous les examinez ; et
- le nombre, le type et la gravité des éventuels incidents liés aux terres, aux droits des communautés ou aux manifestations.

Dans la mesure du possible, veuillez fournir les données dans votre propre langage opérationnel, accompagnées d’une courte note expliquant les termes que vous utilisez en interne. Si vous disposez de plusieurs sources, veuillez indiquer le système source, le responsable, la date d’extraction et toute réserve éventuelle.

Il s’agit d’un modèle possible de formation LRA ; adaptez-le à votre organisation et vérifiez les documents sources avant la validation finale.

Merci,
[preparer name]
[team]
[contact details]

Bonjour [name] — pourriez-vous partager les éléments probants relatifs aux actions en faveur des communautés et à leur suivi pour [period] sur [sites/boundary] ? Veuillez inclure ce qui a été fait, les éventuelles mesures de prévention/réduction, les programmes communautaires, les types d’impacts que vous suivez, les actions prises, les éventuels arbitrages consignés, les KPI/mesures des résultats, la fréquence d’examen et les éventuels incidents (nombre, type, gravité). Utilisez vos propres libellés d’équipe et ajoutez le fichier/système source. Merci.

Exemples sectoriels

Rédigez votre information

Des notes qui transforment les données en information publiée

Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.

Centre de téléchargement

Vérifier

Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves

• Nous avons relié le nombre d’incidents aux voies de réclamation correspondantes et aux mesures de suivi afin qu’un examinateur puisse retracer chaque cas dans l’ensemble du dossier de reporting.

  Risque Les liens croisés peuvent être incomplets, incohérents ou renvoyer au mauvais ensemble de cas, ce qui rend le nombre d’incidents difficile à vérifier de bout en bout.

  Preuves à vérifier ['Registre des cas indiquant les identifiants uniques utilisés dans le registre des incidents, les dossiers de réclamation et le suivi des mesures de réponse', 'Exemple de traçabilité, depuis un incident signalé jusqu’au dossier du canal concerné et au dossier de mesures', 'Tableau ou index des références croisées du projet de rapport utilisé avant la publication']

• Nous avons utilisé les mêmes notes de suivi et résultats d’examen que ceux employés par la direction pour déterminer si les actions liées aux communautés étaient efficaces, plutôt que de nous appuyer sur un récit distinct préparé uniquement pour le rapport.

  Risque L’affirmation peut surestimer la manière dont les résultats ont été évalués s’il n’existe aucune méthode documentée, aucun élément de suivi ou seulement un examen anecdotique.

  Preuves à vérifier ['Modèles de suivi, fiches d’indicateurs clés de performance ou tableaux de bord d’examen utilisés pour évaluer l’avancement des actions', 'Comptes rendus de réunions ou examens de la direction montrant comment l’efficacité a été évaluée', 'Éléments attestant les changements apportés après l’examen, tels que des actions révisées ou des notes de clôture']

• Lorsque les mesures destinées aux communautés devaient être conciliées avec d’autres contraintes opérationnelles, nous avons documenté l’arbitrage et le fondement de l’approche retenue avant de finaliser l’information à publier.

  Risque Le rapport peut présenter une explication bien ordonnée alors que la trace des décisions sous-jacentes est absente, incohérente ou non approuvée.

  Preuves à vérifier ['Documents décisionnels ou courriels montrant les contraintes concurrentes prises en compte et la réponse retenue', 'Approbations des responsables concernés ou des instances de gouvernance', 'Historique des versions montrant comment le libellé relatif aux arbitrages a été arrêté']

• Les chiffres et le texte ont été établis à partir du suivi des actions et des pièces justificatives que l’équipe utilise pour gérer les enjeux matériels, l’utilisation des ressources étant consignée dans les mêmes documents de travail.

  Risque L’information à publier peut être fondée sur des dossiers partiels, des données d’entrée obsolètes ou des estimations non étayées des actions et des ressources.

  Preuves à vérifier ['Plan d’action ou outil de suivi répertoriant les mesures prévues, en cours et achevées', 'Documents budgétaires, dossiers relatifs aux effectifs ou dossiers fournisseurs étayant les affirmations relatives aux ressources', 'Rapprochement entre les documents sources et les tableaux ou le texte définitifs du rapport']

• Nous avons vérifié que les mesures de transition étaient décrites avec les autres sujets communautaires qu’elles affectent, afin que le rapport montre les liens entre les sujets plutôt que de les traiter isolément.

  Risque Le texte peut omettre des liens importants entre les mesures et les sujets connexes, ou laisser entendre un lien qui n’est pas étayé par l’analyse sous-jacente.

  Preuves à vérifier ['Cartographie des sujets ou matrice des enjeux montrant les thèmes communautaires liés', 'Sections du projet démontrant comment les sujets connexes ont fait l’objet de références croisées', 'Commentaires de l’examen interne confirmant que les liens ont été vérifiés avant la validation finale']

• Pour le nombre d’incidents, nous nous sommes appuyés sur les cas confirmés au cours de notre processus d’examen et avons compté séparément les types d’incidents afin que les totaux puissent être rattachés aux dossiers sous-jacents.

  Risque Le décompte peut inclure des cas non vérifiés, des entrées en double ou une catégorisation peu claire, ce qui affaiblirait la piste d’audit.

  Preuves à vérifier ['Journal confirmé des incidents avec des champs de statut indiquant le résultat de la vérification', 'Règles de classification utilisées pour attribuer les types d’incidents', 'Rapprochement des totaux publiés avec la liste sous-jacente des cas']

Là où les brouillons dérapent

Erreurs à éviter et points nécessitant un jugement

La colonne de gauche montre ce que les préparateurs font mal lors de la collecte ; celle de droite, où vous devrez exercer et expliquer un jugement.

Exemples

Ce que cela donne sur la page

Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.

Échelle de qualité

• Basique

  Nous avons enregistré 3 incidents.

• Meilleur

  Nous avons enregistré 3 incidents, répartis entre des questions d’accès aux terres, de droits des communautés et de protestations locales, et nous les avons suivis chaque mois à l’aide de notre registre interne des cas.

• Optimal

  Nous avons enregistré 3 incidents cette année, concernant des questions d’accès aux terres, de droits des communautés et de protestations locales ; nous les avons examinés chaque mois par rapport à notre registre des cas, et l’augmentation par rapport à 1 l’année dernière reflète principalement une amélioration du signalement plutôt qu’une aggravation des préjudices.

Vérifiez votre compréhension

Scénarios à travailler

Références au référentiel

Exigences ESRS applicables et informations connexes

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