Objet de l’information
Cette information demande à une organisation d’expliquer ce qu’elle fait et ce qu’elle met en place pour traiter les incidences, risques et opportunités matériels liés à sa propre main-d’œuvre. En pratique, cela signifie décrire les principales actions en cours, les ressources qui leur sont affectées et la manière dont ces mesures sont censées améliorer les résultats pour les travailleurs au fil du temps. L’accent ne porte pas seulement sur les intentions ou les politiques, mais sur les mesures concrètes prises et le soutien qui les accompagne.
L’accent pratique est mis sur la question de savoir si la réponse est suffisamment large pour couvrir les parties de l’activité où la main-d’œuvre est concernée, plutôt que d’être limitée à quelques sites visibles ou emblématiques. Une organisation devrait être en mesure de montrer comment les actions sont hiérarchisées, où elles s’appliquent et si les ressources sont suffisantes pour les mettre en œuvre dans les activités, fonctions ou implantations pertinentes. L’objectif est de donner une image claire de la mise en œuvre, et pas seulement de l’engagement.
Ce support pédagogique LRA aide à préparer l’information. Pour les exigences exactes, reportez-vous toujours à la source officielle European Commission.
Avant de commencer
Avant de commencer
Une courte liste de contrôle avant de préparer cette information — cochez chaque point une fois réglé.
Préparation
Informations clés à préparer
| Champ à préparer | Ce qu’il faut recueillir | Indice de preuve | Responsable |
|---|---|---|---|
| Actions menées | Un résumé simple des mesures que l’organisation a déjà mises en place en réponse à la question, en mettant l’accent sur ce qui a effectivement été fait plutôt que sur les projets. | Journaux d’actions, mises à jour de projets, documents de gestion, outils de suivi de la mise en œuvre ou plans de travail approuvés. | Responsable du développement durable / de la question concernée |
| Prévention et atténuation | Les mesures utilisées pour empêcher la survenue de la question ou en réduire les effets lorsqu’elle ne peut être évitée, décrites en termes pratiques pour l’activité. | Plans de traitement des risques, registres des contrôles, outils de suivi des mesures correctives, procédures opérationnelles et notes d’approbation. | Responsable des risques / des contrôles |
| Programmes communautaires | Les initiatives destinées aux communautés que l’organisation mène ou soutient, avec suffisamment de détails pour montrer en quoi consiste le programme et à qui il s’adresse. | Notes de présentation des programmes, registres des investissements communautaires, accords de partenariat, dossiers de subventions et rapports de mise en œuvre. | Investissement communautaire / impact social |
| Catégorie d’incidence | Le type d’incidence décrit, formulé de manière à distinguer clairement le problème principal des autres types d’incidences possibles. | Évaluation des incidences, examen d’un incident, registre des plaintes des parties prenantes ou note de classification du problème. | Durabilité / évaluation des incidences |
| Mesures prises en réponse | Les mesures concrètes prises pour traiter l’incidence, notamment les changements opérationnels, la mobilisation, la remédiation ou d’autres mesures de suivi. | Tableau de suivi des mesures correctives, procès-verbaux de réunions, plan de remédiation et éléments probants de l’achèvement. | Responsable du problème / opérations |
| Arbitrages commerciaux | Toute décision pratique d’équilibre prise entre l’enjeu lié à l’impact et les besoins de l’entreprise, notamment en matière d’utilisation des terres, d’opérations, de coûts ou de continuité. | Documents décisionnels, approbations des dirigeants, analyse des options du projet et documents du conseil d’administration ou des comités. | Stratégie / responsable exécutif |
| Mesures de performance | Les principales mesures utilisées pour suivre la performance sur la question concernée, avec des noms et des valeurs de métriques cohérents avec les rapports internes. | Tableau de bord des KPI, rapport de gestion, tableau de suivi ou extractions des systèmes sources. | Rapports de performance / analytique |
| Mesures des résultats | Les indicateurs utilisés pour montrer ce qui a changé à la suite des actions de l’organisation, plutôt que seulement ce qui a été fait. | Rapport de suivi des résultats, notes d’évaluation, résultats d’enquête ou revue des impacts. | Suivi / évaluation |
| Fréquence de suivi | À quelle fréquence l’organisation vérifie ou met à jour les mesures pertinentes, indiquée comme l’intervalle réel de suivi utilisé en pratique. | Calendrier de suivi, calendrier de reporting, calendrier des contrôles ou plan de revue. | Responsable du reporting / du suivi |
| Nombre d’incidents | Le nombre total d’incidents pertinents enregistrés pour la période de reporting, comptabilisés une seule fois par incident au moyen de la définition convenue de l’incident. | Registre des incidents, système de gestion des cas, registre des réclamations ou dossiers de sécurité et d’exploitation. | Gestion des incidents / exploitation |
| Type d’incident | Une brève description du type d’incident survenu, selon la propre classification de l’organisation pour les événements liés aux terres, aux droits, aux manifestations ou événements similaires. | Formulaires d’incident, notes de dossier, dossiers d’enquête et lignes directrices de classification. | Gestion des incidents / juridique |
| Gravité de l’incident | Le niveau évalué de gravité de l’incident, selon l’échelle de gravité convenue par l’organisation et les faits de l’affaire. | Évaluation de la gravité, rapport d’enquête, relevé d’escalade et matrice des risques. | Gestion des incidents / risques |
Comment le préparer
Demander les données
Demander les actions menées auprès des communautés et les éléments probants de suivi
Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.
Quelles actions, quels programmes, quelles mesures, quels indicateurs et quel suivi des incidents avons-nous mis en place pour nos communautés locales touchées, et comment surveillons-nous leur efficacité ?
Utilisez d’abord les propres termes de votre organisation, puis faites-les correspondre aux éléments d’information à publier. Par exemple, si vous parlez de dialogue avec les quartiers, de liaison avec les sites, d’investissement social, de traitement des réclamations ou de suivi des impacts locaux, utilisez ces intitulés dans la demande et ne les traduisez qu’ensuite pour le reporting. Il s’agit d’un modèle possible de formation LRA ; adaptez-le à votre organisation et vérifiez les documents sources avant validation finale.
Demande faible
Veuillez fournir les données relatives aux actions et ressources ESRS S3:S3-3, y compris toutes les actions mises en œuvre, les mesures de prévention et d’atténuation, les programmes communautaires, les types d’impact, les actions menées, les arbitrages, les KPI, les indicateurs de résultats, la fréquence du suivi et les incidents.
Pourquoi elle échoue : Cette demande utilise un langage propre au référentiel que de nombreuses équipes opérationnelles ne reconnaîtront pas ; le responsable peut donc ne pas savoir quels enregistrements extraire. Elle ne précise pas non plus quels sites, systèmes, périodes ou libellés internes utiliser, de sorte que la réponse risque d’être incomplète ou incohérente.
Meilleure demande
Veuillez envoyer les enregistrements relatifs à la concertation avec les communautés, aux impacts locaux et au suivi des incidents pour [period] sur [sites/boundary]. Incluez les actions déjà en place, les éventuelles mesures de réduction, les programmes locaux, les catégories d’impact que vous utilisez, les actions de suivi, les éventuelles décisions de mise en balance, les mesures que vous suivez, la fréquence à laquelle vous les examinez, ainsi que tout incident lié aux terres, aux droits des communautés ou aux manifestations. Utilisez les propres libellés de votre équipe et ajoutez le système source ainsi que la référence du fichier.
Modèle d’e-mail formel
Objet : Demande d’éléments probants sur les actions en faveur des communautés et leur suivi pour [reporting period] Bonjour [name/team], Nous préparons le dossier de reporting en matière de durabilité et avons besoin de votre aide concernant les éléments probants relatifs à nos actions en faveur des communautés locales et à leur suivi. Veuillez envoyer, pour [reporting period] et [boundary / sites], les informations dont vous disposez sur : - les actions déjà mises en place pour traiter les impacts sur les communautés locales ; - les mesures utilisées pour prévenir ou réduire ces impacts ; - les éventuels programmes communautaires ou initiatives locales ; - les principaux types d’impacts que vous suivez ; - les actions prises en réponse à ces impacts ; - les éventuels arbitrages ou décisions de mise en balance que vous avez consignés ; - les indicateurs que vous utilisez pour suivre les progrès ; - les mesures des résultats que vous examinez ; - la fréquence à laquelle vous les examinez ; et - le nombre, le type et la gravité des éventuels incidents liés aux terres, aux droits des communautés ou aux manifestations. Dans la mesure du possible, veuillez fournir les données dans votre propre langage opérationnel, accompagnées d’une courte note expliquant les termes que vous utilisez en interne. Si vous disposez de plusieurs sources, veuillez indiquer le système source, le responsable, la date d’extraction et toute réserve éventuelle. Il s’agit d’un modèle possible de formation LRA ; adaptez-le à votre organisation et vérifiez les documents sources avant la validation finale. Merci, [preparer name] [team] [contact details]
Version courte pour Teams / Slack
Bonjour [name] — pourriez-vous partager les éléments probants relatifs aux actions en faveur des communautés et à leur suivi pour [period] sur [sites/boundary] ? Veuillez inclure ce qui a été fait, les éventuelles mesures de prévention/réduction, les programmes communautaires, les types d’impacts que vous suivez, les actions prises, les éventuels arbitrages consignés, les KPI/mesures des résultats, la fréquence d’examen et les éventuels incidents (nombre, type, gravité). Utilisez vos propres libellés d’équipe et ajoutez le fichier/système source. Merci.
Exemples sectoriels
Exploitation minière
Contexte. Une équipe de site suit l’accès aux terres, les engagements en matière de recrutement local, les cas de réclamation et les investissements communautaires dans des registres distincts.
Demande adaptée. Veuillez partager le registre communautaire du site, le registre de suivi des réclamations et le registre des investissements locaux pour [period] concernant [mine/site]. Incluez les actions déjà en place, les éventuelles mesures visant à réduire les impacts locaux, les programmes communautaires, les types d’impact que vous enregistrez, les actions de suivi, les éventuelles notes de mise en balance relatives à l’utilisation des terres, les indicateurs que vous suivez, la fréquence d’examen, ainsi que tout incident lié à l’accès aux terres, aux droits des communautés ou aux manifestations.
Exemple de réponse. Un tableau comportant une ligne par action ou incident, indiquant le site, la catégorie interne, le nom de l’action, le type d’impact, l’action de suivi, la note sur l’arbitrage, l’indicateur, la mesure des résultats, la fréquence d’examen, le nombre d’incidents, le type et la gravité de l’incident, ainsi que des liens vers les registres sources.
Alimentation et agriculture
Contexte. Une équipe du secteur agroalimentaire gère les relations avec les agriculteurs, l’atténuation de l’utilisation de l’eau, les projets avec les communautés locales et le suivi des protestations par l’intermédiaire des opérations régionales.
Demande adaptée. Veuillez envoyer les dossiers régionaux relatifs aux communautés et aux relations avec les agriculteurs pour [period] dans [regions/farms]. Incluez les mesures déjà en place pour réduire les impacts locaux, les programmes communautaires, les types d’impacts que vous suivez, les actions prises, toute décision de compensation liée aux terres ou à l’eau, les KPI et les mesures des résultats que vous examinez, la fréquence à laquelle vous les examinez, ainsi que tout incident impliquant les terres, les droits ou des protestations.
Exemple de réponse. Un tableau récapitulatif régional indiquant, pour chaque programme ou action, le libellé interne utilisé, le groupe communautaire concerné, la mesure d’atténuation, la note relative à la compensation, le KPI, la mesure du résultat, la fréquence d’examen et le nombre d’incidents par type et par gravité, avec des références aux sources dans le suivi régional.
Rédigez votre information
Des notes qui transforment les données en information publiée
Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.
Note méthodologique
Expliquez les définitions utilisées pour chaque sujet, la manière dont les chiffres ont été compilés à partir des registres sous-jacents et la base utilisée pour classer les actions, les impacts, les indicateurs, les incidents et la gravité.
Note de contexte
Présentez ce que les chiffres montrent concernant la gestion par l’organisation des impacts liés aux communautés, notamment l’ampleur des actions prises, les types de résultats suivis et la nature des éventuels incidents enregistrés.
Déclaration sur les variations
Si les chiffres ont évolué de manière significative, décrivez les facteurs opérationnels ou communautaires à l’origine de cette évolution, en indiquant si elle reflète une activité accrue, différents types d’impacts, une modification du suivi ou une évolution de la gravité des incidents.
Entrée de l’index de contenu
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Outils et formulaires de préparation
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Préparation à l’assurance
Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves
| Affirmation | Risque | Preuves à vérifier |
|---|---|---|
| Nous avons relié le nombre d’incidents aux voies de réclamation correspondantes et aux mesures de suivi afin qu’un examinateur puisse retracer chaque cas dans l’ensemble du dossier de reporting. | Les liens croisés peuvent être incomplets, incohérents ou renvoyer au mauvais ensemble de cas, ce qui rend le nombre d’incidents difficile à vérifier de bout en bout. | ['Registre des cas indiquant les identifiants uniques utilisés dans le registre des incidents, les dossiers de réclamation et le suivi des mesures de réponse', 'Exemple de traçabilité, depuis un incident signalé jusqu’au dossier du canal concerné et au dossier de mesures', 'Tableau ou index des références croisées du projet de rapport utilisé avant la publication'] |
| Nous avons utilisé les mêmes notes de suivi et résultats d’examen que ceux employés par la direction pour déterminer si les actions liées aux communautés étaient efficaces, plutôt que de nous appuyer sur un récit distinct préparé uniquement pour le rapport. | L’affirmation peut surestimer la manière dont les résultats ont été évalués s’il n’existe aucune méthode documentée, aucun élément de suivi ou seulement un examen anecdotique. | ['Modèles de suivi, fiches d’indicateurs clés de performance ou tableaux de bord d’examen utilisés pour évaluer l’avancement des actions', 'Comptes rendus de réunions ou examens de la direction montrant comment l’efficacité a été évaluée', 'Éléments attestant les changements apportés après l’examen, tels que des actions révisées ou des notes de clôture'] |
| Lorsque les mesures destinées aux communautés devaient être conciliées avec d’autres contraintes opérationnelles, nous avons documenté l’arbitrage et le fondement de l’approche retenue avant de finaliser l’information à publier. | Le rapport peut présenter une explication bien ordonnée alors que la trace des décisions sous-jacentes est absente, incohérente ou non approuvée. | ['Documents décisionnels ou courriels montrant les contraintes concurrentes prises en compte et la réponse retenue', 'Approbations des responsables concernés ou des instances de gouvernance', 'Historique des versions montrant comment le libellé relatif aux arbitrages a été arrêté'] |
| Les chiffres et le texte ont été établis à partir du suivi des actions et des pièces justificatives que l’équipe utilise pour gérer les enjeux matériels, l’utilisation des ressources étant consignée dans les mêmes documents de travail. | L’information à publier peut être fondée sur des dossiers partiels, des données d’entrée obsolètes ou des estimations non étayées des actions et des ressources. | ['Plan d’action ou outil de suivi répertoriant les mesures prévues, en cours et achevées', 'Documents budgétaires, dossiers relatifs aux effectifs ou dossiers fournisseurs étayant les affirmations relatives aux ressources', 'Rapprochement entre les documents sources et les tableaux ou le texte définitifs du rapport'] |
| Nous avons vérifié que les mesures de transition étaient décrites avec les autres sujets communautaires qu’elles affectent, afin que le rapport montre les liens entre les sujets plutôt que de les traiter isolément. | Le texte peut omettre des liens importants entre les mesures et les sujets connexes, ou laisser entendre un lien qui n’est pas étayé par l’analyse sous-jacente. | ['Cartographie des sujets ou matrice des enjeux montrant les thèmes communautaires liés', 'Sections du projet démontrant comment les sujets connexes ont fait l’objet de références croisées', 'Commentaires de l’examen interne confirmant que les liens ont été vérifiés avant la validation finale'] |
| Pour le nombre d’incidents, nous nous sommes appuyés sur les cas confirmés au cours de notre processus d’examen et avons compté séparément les types d’incidents afin que les totaux puissent être rattachés aux dossiers sous-jacents. | Le décompte peut inclure des cas non vérifiés, des entrées en double ou une catégorisation peu claire, ce qui affaiblirait la piste d’audit. | ['Journal confirmé des incidents avec des champs de statut indiquant le résultat de la vérification', 'Règles de classification utilisées pour attribuer les types d’incidents', 'Rapprochement des totaux publiés avec la liste sous-jacente des cas'] |
Dossier de preuves à préparer
Lacunes fréquentes dans les rapports
Lacunes fréquentes
Erreurs à éviter lors de la collecte des données
Là où un jugement professionnel est souvent nécessaire
Exemples
Exemples illustratifs
Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.
Nous fournissons ceci à titre d’exemple synthétique uniquement. Au cours de l’année, nous avons mis en place des contrôles de l’utilisation des terres, des vérifications des fournisseurs et des mesures de dialogue local afin de réduire la pression exercée sur les communautés voisines, et nous avons également mené des programmes de soutien communautaire couvrant l’accès à l’eau et le traitement des réclamations.
- Le principal problème concernait une modification de l’accès aux terres liée à l’agrandissement d’un nouveau site ; nous avons suspendu une parcelle, repensé les voies d’accès et proposé, lorsque nécessaire, une indemnisation ainsi qu’un soutien aux moyens de subsistance.
- Nous avons suivi les travaux au moyen d’examens mensuels des sites et de rapports communautaires trimestriels, en utilisant des indicateurs tels que les hectares affectés, les ménages concernés, les réclamations clôturées et les progrès de la restauration ; le dernier examen a montré 18 hectares affectés, 12 hectares restaurés, 240 ménages mobilisés et 36 réclamations reçues, dont 33 ont été clôturées.
- Nous avons enregistré 4 incidents au total : 2 liés à l’accès aux terres, 1 concernant des préoccupations relatives aux droits des communautés et 1 manifestation à l’entrée d’un site ; tous ont été évalués comme présentant une gravité moyenne, sans décès ni déplacement permanent.
Illustration synthétique destinée uniquement à l’apprentissage des praticiens ; ne constitue pas un conseil juridique ou en matière de conformité.
Il s’agit d’un exemple synthétique fourni à titre d’illustration uniquement. Nous avons mis en œuvre des mesures d’atténuation pour un corridor de transport d’électricité en réduisant l’emprise, en ajustant l’emplacement des pylônes et en renforçant la consultation des résidents et des utilisateurs des terres voisins, tout en finançant des programmes locaux de développement des compétences et d’accès.
- Le problème concernait l’occupation de terres et des restrictions temporaires d’accès ; nous avons choisi un itinéraire légèrement plus long pour éviter les zones sensibles, accepté des coûts de construction plus élevés et conservé une trace de l’arbitrage entre la protection des terres et l’économie du projet.
- Nos indicateurs ont été examinés tous les deux mois et comprenaient les terres perturbées, les indemnisations versées, les réunions tenues et l’achèvement de la restauration ; lors du dernier contrôle, 9 hectares avaient été perturbés, 7 hectares avaient été restaurés, 14 réunions avaient été tenues et 95% des indemnisations convenues avaient été versées.
- Nous avons consigné 3 incidents : 1 différend relatif à l’accès aux terres, 1 réclamation concernant la consultation des communautés et 1 manifestation pacifique ; chacun a été évalué comme présentant une faible gravité et tous ont été résolus sans escalade.
Illustration synthétique destinée uniquement à l’apprentissage des praticiens ; ne constitue pas un conseil juridique ou en matière de conformité.
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Vérifiez votre compréhension
Scénarios à travailler
Un fournisseur agricole a mis en place une ligne téléphonique de réclamation, un processus de médiation relatif à l’accès aux terres et un fonds de compétences communautaires après des plaintes de riverains. Le projet de note mentionne également un nouveau projet routier, mais il n’est pas clairement établi s’il fait partie de la réponse ou s’il s’agit simplement d’un plan d’investissement distinct.
Une équipe de site a instauré des contrôles supplémentaires sur le site, révisé les règles applicables aux sous-traitants et créé un forum de dialogue local après des tensions avec une communauté autochtone au sujet de l’accès à des terres coutumières. La direction souhaite déclarer que les actions ont été prises, mais ne pas mentionner que les nouvelles règles ont ralenti les opérations et accru les coûts de transport.
Un préparateur dispose de données montrant qu’un programme de formation communautaire a atteint 120 personnes ce trimestre, tandis qu’un projet de restauration des terres a couvert 45 hectares. L’équipe suit également le délai de résolution des réclamations et la participation aux réunions des parties prenantes, mais personne ne s’est accordé sur la fréquence à laquelle ces chiffres sont examinés.
Une entreprise a enregistré deux incidents distincts cette année : une manifestation à l’entrée d’un projet et une réclamation concernant la restriction de l’accès à des terres de pâturage. Le projet de texte indique qu’il s’agissait dans les deux cas de « problèmes mineurs », car personne n’a été blessé, mais la communauté affirme que la restriction d’accès a affecté les moyens de subsistance pendant plusieurs semaines.
Références au référentiel
Exigences ESRS applicables et informations connexes
Références disponibles du référentiel et informations voisines utiles à la préparation de cette exigence.
ESRS
S3-3
au sein de ESRS S3 : Affected Communities
Connexes et exploration
Plus dans ESRS S3 → Parcourir le catalogue complet → Accueil de la Bibliothèque des informations → Rechercher dans toutes les informations →
FAQ
Questions auxquelles cette page répond
Utilisez l’explication en langage clair de la page, puis parcourez la section de préparation étape par étape afin de rassembler les points de données répertoriés, de constituer le dossier de preuves et d’élaborer un projet. La page est conçue pour vous aider à transformer les documents sources en un texte prêt pour la publication, et non pour servir de norme officielle.
La page indique de préparer les actions menées, la prévention et l’atténuation, les programmes communautaires, la catégorie d’impact, les actions de réponse, les arbitrages commerciaux, les mesures de performance, les mesures des résultats, la fréquence des examens, le nombre d’incidents, le type d’incident et la gravité des incidents. Utilisez cette liste comme liste de contrôle pour la collecte avant la rédaction.
La page ne fournit pas de méthodologie formelle, mais elle présente un processus de préparation étape par étape ainsi qu’un ensemble de points de données autour desquels organiser votre périmètre. En pratique, utilisez ces éléments pour définir ce que vous couvrez, les éléments probants dont vous avez besoin et la fréquence à laquelle les informations sont examinées.
La page s’adresse aux responsables du développement durable/de l’ESG, aux responsables des ressources humaines ou des données, ainsi qu’aux examinateurs chargés de l’assurance ; la responsabilité devrait donc incomber aux personnes capables de trouver les données sous-jacentes et de valider les éléments probants. Utilisez le classeur et le dossier d’éléments probants pour clarifier les responsabilités avant la rédaction.
La page indique qu’il existe six assertions d’assurance à vérifier, chacune comprenant une assertion, un risque et une demande d’éléments probants. Utilisez cette section pour vérifier le projet au regard des documents justificatifs avant sa transmission pour examen.
La page comprend un dossier d’éléments probants comportant cinq éléments pour faciliter la préparation à l’assurance. Constituez-le parallèlement au projet afin que les documents sous-jacents soient faciles à retracer, vérifier et remettre aux examinateurs.
La page répertorie les lacunes et erreurs courantes en matière de reporting afin de vous aider à repérer les projets faibles ou incomplets. Utilisez cette section comme contrôle préalable à la soumission pour vérifier que le texte, les données et les éléments probants concordent.
Le Centre de téléchargement comprend un classeur Prep & Assurance au format .xlsx. Utilisez-le pour organiser les étapes de préparation, suivre les points de données requis et rassembler les éléments probants nécessaires à l’assurance avant de les intégrer à un projet.
Le Centre de téléchargement comprend également une fiche de référence de la bibliothèque imprimable au format .pdf. Elle sert de référence rapide pendant la préparation de la publication d’informations, la vérification du dossier de preuves et la revue du projet de rendu.
La page comprend des exemples synthétiques et illustratifs de publications d’informations, notamment un tableau quantitatif lorsque cela est pertinent. Utilisez-les comme aide à la rédaction pour voir comment les informations peuvent être présentées, mais considérez-les uniquement comme des exemples.
La page comporte une section consacrée au projet de rendu, avec des idées de visualisation, des amorces narratives et une ligne d’index du contenu. Utilisez ces indications pour convertir les données collectées en un projet structuré, plus facile à examiner et à vérifier dans le cadre de l’assurance.
Autres questions auxquelles cette page peut aider
Aller plus loin · S3-3
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