Mecanismos para solicitar asesoramiento y plantear inquietudes

Foco de la divulgación

La información a revelar abarca la conducta empresarial responsable en las operaciones y relaciones comerciales de la organización. No debe limitarse automáticamente a los canales internos para empleados. La organización debe identificar a los usuarios previstos de cada mecanismo, que pueden incluir empleados, otros trabajadores, contratistas, proveedores, socios comerciales u otras personas.

Los mecanismos de asesoramiento ayudan a las personas a comprender y aplicar las políticas y prácticas de conducta empresarial responsable de la organización antes de tomar una decisión o mientras la toman. Entre los ejemplos pueden incluirse procesos de escalamiento a la gerencia directa, asesores de Ética o Cumplimiento, mesas de ayuda Legal, líneas de asesoramiento específicas o entrevistas confidenciales. Un documento de política o una página de la intranet no constituye por sí mismo un mecanismo de asesoramiento, a menos que las personas puedan utilizar esa estructura para obtener orientación.

Los mecanismos para informar inquietudes permiten a las personas informar sobre presuntas conductas indebidas, incumplimientos de la ley u otras inquietudes acerca de la conducta empresarial de la organización en sus operaciones o relaciones comerciales, independientemente de que las propias personas hayan sufrido daños. Entre los ejemplos pueden incluirse entrevistas confidenciales durante visitas a las instalaciones, procesos de escalamiento a la gerencia, líneas directas, mecanismos para informar incumplimientos y mecanismos de denuncia de irregularidades.

Estos mecanismos deben distinguirse de los mecanismos de reclamación comunicados en la Información a revelar 2-25. Los mecanismos de reclamación permiten a las partes interesadas afectadas o potencialmente afectadas plantear inquietudes sobre los impactos negativos que les afectan y solicitar reparación o remediación. Cuando un canal desempeña tanto funciones de reclamación como de denuncia de irregularidades, la organización puede proporcionar una única descripción operativa, pero debe explicar las diferentes funciones, los usuarios y los procesos comprendidos.

Para cada mecanismo, la organización puede explicar sus usuarios previstos, cómo funciona, el nivel o la función responsable de este, si un tercero lo gestiona de manera independiente, cómo se investigan las inquietudes, si las solicitudes y las inquietudes se tratan de forma confidencial y si es posible utilizarlo de forma anónima.

La organización también puede informar sobre cómo se informa y capacita a los usuarios previstos, las horas y los días en que está disponible el mecanismo, los idiomas ofrecidos, cómo se respetan los derechos humanos de los usuarios, cómo se protege a los usuarios frente a represalias y cómo se evalúa su satisfacción.

La información cuantitativa es opcional. La organización puede informar del número y los tipos de solicitudes de asesoramiento y del porcentaje respondido, así como del número y los tipos de inquietudes y de los porcentajes atendidos, resueltos o considerados no fundamentados. Cuando se comuniquen esos datos, las solicitudes de asesoramiento y las inquietudes deben contabilizarse por separado, y deben definirse todos los estados y denominadores.

La existencia de varios canales o una alta tasa de cierre no demuestra por sí misma que un mecanismo sea accesible, confiable o eficaz. El diseño del mecanismo, los usuarios previstos, la confidencialidad, el anonimato, la investigación, la ausencia de represalias, la accesibilidad y la experiencia del usuario proporcionan el contexto necesario.

Si la organización utiliza un canal para solicitar asesoramiento y plantear inquietudes, la información a revelar debe indicar explícitamente ambas funciones. Cuando un canal también gestiona reclamaciones, la información a revelar debe distinguir la función de remediación de GRI 2-25 de la función relativa a la conducta empresarial de GRI 2-26.

Si no existe un mecanismo de asesoramiento o para informar inquietudes, la organización debe comunicar este hecho directamente. Se permiten razones para omitir información en la Información a revelar 2-26 cuando existe información requerida, pero no puede comunicarse. En ese caso, el requisito afectado, la razón aplicable y la explicación requerida deben proporcionarse en el índice de contenidos GRI.

Este material formativo de LRA apoya la preparación de la divulgación. Para los requisitos exactos, consulte siempre la fuente oficial de GRI.