Mechanismen zur Einholung von Rat und zur Meldung von Bedenken

Kern der Offenlegung

Angabe 2-26 verlangt von einer Organisation, die Mechanismen zu beschreiben, über die Einzelpersonen Beratung zur Umsetzung ihrer Richtlinien und Praktiken für verantwortungsvolle Geschäftstätigkeit einholen und Bedenken hinsichtlich ihrer Geschäftstätigkeit äußern können.

Die Angabe umfasst verantwortungsvolle Geschäftstätigkeit in den eigenen Geschäftstätigkeiten und Geschäftsbeziehungen der Organisation. Sie sollte nicht automatisch auf interne Kanäle für Beschäftigte beschränkt werden. Die Organisation sollte die vorgesehenen Nutzer jedes Mechanismus ermitteln; dazu können Beschäftigte, andere Arbeitskräfte, Auftragnehmer, Lieferanten, Geschäftspartner oder andere Einzelpersonen gehören.

Beratungsmechanismen helfen Einzelpersonen, die Richtlinien und Praktiken der Organisation für verantwortungsvolle Geschäftstätigkeit zu verstehen und anzuwenden, bevor sie eine Entscheidung treffen oder während sie dies tun. Beispiele können Eskalationsverfahren über die Linienführung, Berater für Ethik oder Compliance, juristische Helpdesks, spezielle Beratungsstellen oder vertrauliche Gespräche umfassen. Ein Richtliniendokument oder eine Intranetseite stellt für sich genommen keinen Beratungsmechanismus dar, es sei denn, Einzelpersonen können diese Einrichtung nutzen, um Orientierung zu erhalten.

Mechanismen zur Meldung von Bedenken ermöglichen es Einzelpersonen, mutmaßliches Fehlverhalten, Gesetzesverstöße oder andere Bedenken hinsichtlich der Geschäftstätigkeit der Organisation in deren eigenen Geschäftstätigkeiten oder Geschäftsbeziehungen zu melden, unabhängig davon, ob die Einzelpersonen selbst geschädigt wurden. Beispiele können vertrauliche Gespräche während Standortbesuchen, Eskalationsverfahren über die Führungsebene, Hotlines, Mechanismen zur Meldung von Verstößen und Hinweisgebermechanismen umfassen.

Diese Mechanismen sollten von Beschwerdemechanismen unterschieden werden, über die unter Angabe 2-25 berichtet wird. Beschwerdemechanismen ermöglichen es betroffenen oder potenziell betroffenen Stakeholdern, Bedenken hinsichtlich negativer Auswirkungen auf sie zu äußern und Abhilfe oder Wiedergutmachung zu suchen. Wenn ein Kanal sowohl die Funktion eines Beschwerdemechanismus als auch die eines Hinweisgebermechanismus erfüllt, kann die Organisation eine einheitliche operative Beschreibung vorlegen, sollte jedoch die unterschiedlichen Funktionen, Nutzer und erfassten Verfahren erläutern.

Für jeden Mechanismus kann die Organisation seine vorgesehenen Nutzer, seine Funktionsweise, die dafür verantwortliche Ebene oder Funktion, seine etwaige unabhängige Durchführung durch einen Dritten, die Untersuchung von Bedenken, die vertrauliche Behandlung von Anfragen und Bedenken sowie die Möglichkeit einer anonymen Nutzung erläutern.

Die Organisation kann außerdem berichten, wie vorgesehene Nutzer informiert und geschult werden, an welchen Stunden und Tagen der Mechanismus verfügbar ist, welche Sprachen angeboten werden, wie die Menschenrechte der Nutzer respektiert werden, wie Nutzer vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt werden und wie die Zufriedenheit der Nutzer bewertet wird.

Quantitative Informationen sind optional. Die Organisation kann die Anzahl und Arten von Beratungsanfragen sowie den Prozentsatz der beantworteten Anfragen und die Anzahl und Arten von Bedenken sowie die Prozentsätze der bearbeiteten, gelösten oder als unbegründet eingestuften Bedenken berichten. Wenn solche Daten berichtet werden, sollten Beratungsanfragen und Bedenken getrennt gezählt werden und alle Statusangaben und Bezugsgrößen sollten definiert werden.

Das Vorhandensein mehrerer Kanäle oder eine hohe Abschlussquote weist für sich genommen nicht auf einen zugänglichen, vertrauenswürdigen oder wirksamen Mechanismus hin. Die Gestaltung des Mechanismus, die vorgesehenen Nutzer, Vertraulichkeit, Anonymität, Untersuchung, der Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, Zugänglichkeit und Nutzererfahrung liefern den erforderlichen Kontext.

Wenn die Organisation einen Kanal sowohl für Beratung als auch für die Meldung von Bedenken nutzt, sollte die Angabe beide Funktionen ausdrücklich nennen. Wenn ein Kanal auch Beschwerden bearbeitet, sollte die Angabe die Abhilfefunktion von GRI 2-25 von der Funktion für Geschäftstätigkeit von GRI 2-26 unterscheiden.

Wenn ein Beratungsmechanismus oder ein Mechanismus zur Meldung von Bedenken nicht vorhanden ist, sollte die Organisation diese Tatsache direkt berichten. Gründe für das Weglassen sind bei Angabe 2-26 zulässig, wenn erforderliche Informationen vorhanden sind, aber nicht berichtet werden können. In diesem Fall müssen die betroffene Anforderung, der anwendbare Grund und die erforderliche Erläuterung im GRI-Inhaltsindex angegeben werden.

Dieses LRA-Lehrmaterial unterstützt die Erstellung der Offenlegung. Für die genauen Anforderungen ziehen Sie stets die offizielle GRI-Quelle heran.