Einbindung & Beschwerdemechanismen

Vorbereiten

Was vor dem Entwurf zu sammeln ist

Haken Sie jedes Feld ab, sobald der Nachweis vorliegt. Eigner sind die Teams, bei denen die Quelldateien üblicherweise liegen.

• Ansatz zur Einbindung

  Nachhaltigkeit / Einbindung von Stakeholdern

  Beschreiben Sie die wichtigsten Wege, auf denen die Organisation betroffene Menschen und andere relevante Parteien konsultiert oder einbindet.

  Nachweise Plan zur Einbindung von Stakeholdern, Konsultationsprotokolle, Sitzungsnotizen, Umfrageaufzeichnungen, Aufzeichnungen zur Zusammenarbeit mit Gemeinden.

  Achten Sie auf Die Einbindungskanäle werden anders beschrieben als in den tatsächlichen Konsultationsaufzeichnungen, sodass die narrative Darstellung nicht mit dem Einbindungsprotokoll übereinstimmt.

• Einbezogene Prioritätsgruppen

  Nachhaltigkeit / Stakeholder-Einbindung

  Führen Sie die spezifischen Gruppen auf, die die Organisation für die Einbindung identifiziert hat, gegebenenfalls einschließlich Frauen, Migrantengruppen und Menschen mit Behinderungen.

  Nachweise Stakeholder-Mapping, Inklusionslisten, Aufzeichnungen über Teilnehmende an Konsultationen, Register von Gemeinschafts- oder Arbeitnehmergruppen.

  Achten Sie auf Eine Teilpopulation wird übersehen oder anders gruppiert, sodass die genannten Gruppen nicht mit dem Stakeholder-Mapping übereinstimmen.

• Verwendete Methoden der Einbindung

  Nachhaltigkeit / Stakeholder-Einbindung

  Legen Sie die praktischen Methoden dar, die zur Einbindung dieser Gruppen verwendet wurden, etwa Sitzungen, Umfragen, Foren oder andere Kanäle.

  Nachweise Kalender der Einbindungsmaßnahmen, Konsultationsprotokolle, Umfragetools, Anwesenheitslisten von Workshops, Aufzeichnungen zu den Kanälen.

  Achten Sie auf Die Liste der Methoden ist nicht auf die tatsächlichen Aufzeichnungen zur Einbindung abgestimmt, sodass ein in practice verwendeter Kanal nicht aufgeführt wird.

• Formelle Vereinbarungen vorhanden

  Recht / HR / Stakeholder-Einbindung

  Geben Sie an, ob formelle Vereinbarungen mit Arbeitnehmer- oder Gemeinschaftsvertretern bestehen, die die Einbindung dieser Gruppen regeln.

  Nachweise Unterzeichnete Vereinbarungen, Memoranden of Understanding, kollektive Vereinbarungen, Aufzeichnungen von Vertretungsorganen.

  Achten Sie auf Die Ja/Nein-Antwort basiert auf informeller Praxis statt auf unterzeichneten Vereinbarungen, sodass der Status falsch klassifiziert wird.

• Gegenstand der Vereinbarung

  Recht / HR / Stakeholder-Einbindung

  Falls solche Vereinbarungen bestehen, beschreiben Sie, was sie in der Praxis abdecken.

  Nachweise Vereinbarungstext, Anhänge, Hinweise zum Geltungsbereich, Bedingungen für die Konsultation von Vertretungen.

  Achten Sie auf Der Geltungsbereich wird zu weit oder zu eng beschrieben, sodass die berichtete Abdeckung nicht mit dem Vereinbarungstext übereinstimmt.

• Abdeckung der Vereinbarung

  Recht / HR / Stakeholder-Engagement

  Erläutern Sie, welche Personen, Standorte, Geschäftstätigkeiten oder Aktivitäten von diesen Vereinbarungen abgedeckt sind.

  Nachweise Vereinbarungsübersichten, Standortlisten, Vermerke zur Abdeckung der Belegschaft, Register von Unternehmen oder Standorten.

  Achten Sie auf Die Abdeckung wird auf der falschen Ebene des Unternehmens oder Standorts berichtet, sodass die abgedeckte Grundgesamtheit nicht mit der Vereinbarungsübersicht übereinstimmt.

• Meldewege

  Compliance / Ethik / HR

  Beschreiben Sie die verfügbaren Kanäle, über die Personen Bedenken oder Beschwerden vorbringen können, einschließlich interner und externer Wege, sofern zutreffend.

  Nachweise Richtliniendokumente, Screenshots des Hinweisgeberportals, Intranetseiten, Handbücher für Lieferanten oder Arbeitskräfte, Poster.

  Achten Sie auf Es wird ein Kanal beschrieben, der im Quellsystem oder Handbuch tatsächlich nicht aktiv ist, sodass die veröffentlichte Liste nicht mit den für Nutzer zugänglichen Kanälen übereinstimmt.

• Beschwerdeweg vorhanden

  Compliance / Ethik / Personalwesen

  Geben Sie an, ob ein formeller Weg vorhanden ist, über den Personen Bedenken vorbringen und eine Antwort erhalten können.

  Nachweise Beschwerderichtlinie, Beschwerdeverfahren, Aufzeichnungen zur Einrichtung der Hinweisgeber-Hotline, Konfiguration des Fallmanagementsystems.

  Achten Sie auf Die Ja/Nein-Antwort wird dem Wortlaut der Richtlinie und nicht einem aktiven Prozess entnommen, sodass das Vorhandensein des Beschwerdewegs überbewertet wird.

• Vorgebrachte Anliegen

  Compliance / Ethik / Personalwesen

  Erfassen Sie die Anzahl und Art der Fälle oder Beschwerden, die während des Berichtszeitraums über die verfügbaren Kanäle vorgebracht wurden.

  Nachweise Fallmanagementsystem, Protokolle der Hinweisgeber-Hotline, Beschwerderegister, Untersuchungsverfolgung.

  Achten Sie auf Fälle werden außerhalb des Berichtszeitraums oder nur aus einem Eingangskanal gezählt, sodass die Gesamtzahl der Fälle nicht mit dem Beschwerderegister übereinstimmt.

• Abschlussquote von Fällen

  Compliance / Ethik / HR

  Geben Sie den Anteil der im Berichtszeitraum gemeldeten Fälle an, die abgeschlossen oder anderweitig gelöst wurden, und verwenden Sie dabei konsequent die von der Organisation gewählte Grundlage.

  Nachweise Fallverfolgung, Bericht zum Abschlussstatus, Beschwerde-Dashboard, Lösungsprotokoll.

  Achten Sie auf Abgeschlossene und offene Fälle werden über unterschiedliche Stichtage hinweg vermischt, sodass sich die Quote nicht mit der Fallverfolgung abstimmen lässt.

• Wirksamkeit der Kanäle

  Compliance / Ethik / HR

  Erläutern Sie, wie die Organisation beurteilt, ob die verfügbaren Kanäle in der Praxis gut funktionieren.

  Nachweise Wirksamkeitsprüfung, Nutzerfeedback, Nutzungsstatistiken, Prüfungsergebnisse, Notizen zur Managementbewertung.

  Achten Sie auf Die Bewertung basiert ausschließlich auf anekdotischem Feedback und lässt sich daher nicht mit den zugrunde liegenden Nutzungs- und Ergebnisdaten abstimmen.

• Abhilfeprozess

  Compliance / Ethik / Recht

  Beschreiben Sie den Prozess, der verwendet wird, um Abhilfe zu schaffen, wenn ein Fall dies erfordert, einschließlich der Art und Weise, wie Entscheidungen getroffen und weiterverfolgt werden.

  Nachweise Abhilfeverfahren, Untersuchungsablauf, Prozess für Korrekturmaßnahmen, Leitlinien zur Fallbearbeitung.

  Achten Sie auf Die Prozessbeschreibung stimmt nicht mit dem tatsächlichen Ablauf der Fallbearbeitung überein, sodass die angegebenen Abhilfeschritte nicht den in der Praxis verwendeten entsprechen.

• Fälle, für die Abhilfe geschaffen wurde

  Compliance / Ethik / Recht

  Erfassen Sie die Fälle, für die während des Zeitraums Abhilfe geschaffen wurde, sowie die Grundlage, anhand derer sie gezählt wurden.

  Nachweise Abhilfeliste, Unterlagen zum Fallabschluss, Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen, Unterlagen zu Vergleichen oder Reparaturen.

  Achten Sie auf Fälle, für die Abhilfe geschaffen wurde, werden nicht mit demselben Stichtag wie im Fallprotokoll gezählt, sodass die Summe nicht mit den Unterlagen zu abgeschlossenen Abhilfemaßnahmen übereinstimmt.

• Ergriffene Abhilfemaßnahmen

  Compliance / Ethik / Recht

  Führen Sie die konkreten Maßnahmen auf, die ergriffen wurden, um in den Fällen Abhilfe zu schaffen, in denen Abhilfe geleistet wurde.

  Nachweise Verfolgungskarte für Korrekturmaßnahmen, Fallnotizen, Vergleichsaufzeichnungen, Aufzeichnungen zu Reparatur oder Entschädigung, Nachweise zu Folgemaßnahmen.

  Achten Sie auf Die berichteten Maßnahmen sind allgemeiner Art und nicht fallspezifisch, sodass sie sich nicht mit der Verfolgungskarte für Korrekturmaßnahmen abgleichen lassen.

So bereiten Sie es vor

Daten anfordern

Anforderung von Aufzeichnungen zur Einbindung von Beschäftigten und zu Beschwerden

Übersetzen Sie die Offenlegung in eine interne Geschäftsfrage — und passen Sie diese dann an die Sprache Ihrer Organisation an.

Wie zeigen wir, auf welche Weise Personen Probleme vorbringen können, wie diese Probleme behandelt werden und welche Folgemaßnahmen oder Abhilfen im Berichtszeitraum eingerichtet wurden?

Verwenden Sie zunächst die eigenen Begriffe Ihrer Organisation und ordnen Sie sie anschließend der Berichtsoffenlegung zu. Wenn Sie diese Wege beispielsweise als Meldewege, Fallprotokolle, Beschäftigtenforen, Konsultationen mit Gewerkschaften oder Maßnahmen zur Beilegung bezeichnen, verwenden Sie diese Bezeichnungen in der Anforderung und übersetzen Sie sie erst danach für die Berichterstattung.

Betreff: Bitte um Unterlagen zu Verfahren für den Umgang mit personalbezogenen Anliegen und zur Einbindung von Beschäftigten für den [Berichtszeitraum]

Hallo [Name/Team],

wir erstellen derzeit die Unterlagen für die Nachhaltigkeitsberichterstattung und benötigen Ihre Unterstützung bei den Unterlagen, aus denen hervorgeht, wie Personen Bedenken vorbringen können, wie mit diesen Bedenken umgegangen wird und welche Folgemaßnahmen während des [Berichtszeitraums] für [Unternehmen / Standort / Geschäftseinheit] ergriffen wurden.

Bitte teilen Sie zunächst die in Ihrem Team verwendeten eigenen Begriffe mit und fügen Sie, soweit hilfreich, eine kurze Zuordnungsnotiz bei:
- die wichtigsten Wege, über die Personen Anliegen vorbringen oder um Hilfe bitten
- etwaige Gruppen, für die Sie diese Wege speziell anpassen, etwa Frauen, Arbeitsmigranten oder Menschen mit Behinderungen, sofern zutreffend
- etwaige Vereinbarungen oder Regelungen, in denen festgelegt ist, wie diese Wege funktionieren, sowie deren Geltungsbereich und die von ihnen erfassten Personen
- die verfügbaren Kanäle zum Vorbringen von Bedenken
- ob ein formeller Weg zur Bearbeitung von Fällen besteht
- die Anzahl der im Zeitraum vorgebrachten Fälle, die Anzahl der gelösten Fälle und wie Sie beurteilen, ob der Prozess funktioniert
- den Prozess zur Bereitstellung von Abhilfe oder zur Ergreifung von Folgemaßnahmen, die Anzahl der Fälle, in denen Abhilfe geschaffen wurde, und die ergriffenen Maßnahmen

Bitte fügen Sie die Quelldatei oder den Auszug aus dem System, das Datum des Abrufs sowie etwaige Hinweise zu Definitionen oder Zählregeln bei. Eine mögliche Schulungsvorlage der LRA ist zur Anpassung an Ihre Organisation beigefügt. Bitte prüfen Sie vor der Freigabe die offizielle Quelle.

Vielen Dank,
[Name der erstellenden Person]
[Team]
[Kontaktdaten]

Hallo [Name] — könnten Sie bitte die Unterlagen zum Umgang mit personalbezogenen Anliegen / zu Hinweisgebermeldungen für den [Berichtszeitraum] für [Standort/Geschäftseinheit] senden? Wir benötigen: die von Personen genutzten Kanäle, etwaige Gruppen, für die Sie diese anpassen, etwaige Vereinbarungen und deren Geltungsbereich/Abdeckung, Fallzahlen, Lösungsquote, die Beurteilung der Wirksamkeit sowie die Maßnahmen zur Abhilfe/Folgemaßnahmen. Bitte verwenden Sie die eigenen Bezeichnungen Ihres Teams und fügen Sie eine kurze Zuordnungsnotiz bei. Fügen Sie den Quellauszug und das Abrufdatum bei. Vielen Dank.

Branchenbeispiele

Offenlegung entwerfen

Notizen, die aus Daten eine Offenlegung machen

LRA-Schulungsvorlagen — passen Sie sie an Ihre Organisation an und prüfen Sie vor der Freigabe die offizielle Quelle.

Download-Center

Prüfen

Prüfen Sie zu jeder Aussage die Nachweise

• Wir haben die Abdeckungszahl auf die Belegschaftspopulation gestützt, für die wir für den Berichtszeitraum Nachweise vorlegen konnten, und alle Ausschlüsse, Stichtage und vor der Finalisierung der Zahl entfernten Duplikate dokumentiert.

  Risiko Ein Prüfer kann testen, ob die ausgewiesene Abdeckung vollständig ist, ob Ausschlüsse konsistent angewandt wurden und ob die Zahl durch fehlende Standorte, Unternehmen oder Gruppen von Arbeitskräften über- oder unterschätzt sein könnte.

  Zu prüfende Nachweise ['Für die Berechnung verwendeter Auszug zur Belegschaftspopulation', 'Regeln für Ein- und Ausschlüsse, einschließlich des Stichtags für den Zeitraum', 'Abstimmung, aus der die Entfernung von Duplikaten oder inaktiven Datensätzen hervorgeht', 'Freigabe- oder Prüfvermerk zur Bestätigung der endgültigen Zahl']

• Für die Erläuterung, wie wir die Ansichten stärker exponierter oder weniger sichtbarer Gruppen von Arbeitskräften verstehen, haben wir uns auf dokumentierte Aufzeichnungen zur Einbindung, Besprechungsnotizen, Umfrageergebnisse und etwaige gezielte Zuhörsitzungen gestützt und die Quellenmaterialien aufbewahrt, die die von uns veröffentlichte Zusammenfassung stützen.

  Risiko Ein Prüfer kann hinterfragen, ob die Aussage durch eine tatsächliche Einbindung und nicht durch eine allgemeine Absicht gestützt wird, ob die beschriebenen Gruppen tatsächlich erreicht wurden und ob die Zusammenfassung die Tiefe oder Breite der gewonnenen Erkenntnisse überzeichnet.

  Zu prüfende Nachweise ['Protokolle zur Einbindung und Anwesenheitsaufzeichnungen', 'Umfrageergebnisse oder Interviewnotizen für die relevanten Gruppen von Arbeitskräften', 'Interne Zusammenfassung, aus der hervorgeht, wie Beiträge in die Angabe eingeflossen sind', 'Nachweis der Prüfung des endgültigen Wortlauts durch das Management']

• Wenn wir auf Vereinbarungen oder Ergebnisse mit Vertretungen von Arbeitskräften verwiesen haben, prüften wir die unterzeichneten Dokumente, erfassten, welche Teile der Belegschaft davon abgedeckt werden, und dokumentierten vor der Veröffentlichung der Aussage die einbezogenen Geschäftsbereiche, Standorte oder Kategorien von Arbeitskräften.

  Risiko Ein Prüfer kann testen, ob die Vereinbarung oder das Ergebnis tatsächlich besteht, ob die angegebene Abdeckung korrekt ist und ob die Angabe eine größere Reichweite nahelegt, als das zugrunde liegende Dokument stützt.

  Zu prüfende Nachweise ['Unterzeichnete Vereinbarung oder formeller Nachweis des Ergebnisses', 'Zuordnung der Abdeckung nach Standort, Unternehmen, Funktion oder Gruppe von Arbeitskräften', 'Prüfung der Beschreibung des Anwendungsbereichs durch die Rechts- oder Personalabteilung', 'Versionskontrollierter Entwurf, aus dem hervorgeht, wie der endgültige Wortlaut genehmigt wurde']

• Als wir angaben, dass die Überprüfung des Kanals für Anliegen anhand anerkannter Merkmale guter Praxis beurteilt wurde, bewahrten wir die Bewertungsmatrix, die Bewertungsnotizen und die Nachweise darüber auf, wie jedes Merkmal vor der Veröffentlichung des Berichts geprüft wurde.

  Risiko Ein Prüfer kann infrage stellen, ob die Beurteilung tatsächlich durchgeführt wurde, ob die Kriterien konsistent angewandt wurden und ob der Kanal auf der angegebenen Grundlage und nicht anhand eines informellen Urteils beurteilt wurde.

  Zu prüfende Nachweise ['Für die Überprüfung verwendete Bewertungsmatrix oder Checkliste', 'Stützende Nachweise für jedes bewertete Merkmal', 'Prüfernotizen zur Erläuterung etwaiger Ermessensentscheidungen', 'Genehmigungsnachweis für die veröffentlichte Beurteilung']

• Unsere Beschreibung der Einbindung der Belegschaft wurde aus direkten Besprechungen, Gesprächen mit Vertretungen und dokumentiertem Feedback erstellt, und wir bewahrten die Aufzeichnungen auf, aus denen hervorgeht, wie diese Ansichten die von uns für das Jahr berichteten Maßnahmen oder Entscheidungen beeinflusst haben.

  Risiko Ein Prüfer kann hinterfragen, ob die Einbindung direkt und aktuell war, ob die Ansichten der Vertretungen angemessen wiedergegeben wurden und ob die berichteten Entscheidungen tatsächlich auf Beiträge der Belegschaft zurückgeführt werden können.

  Zu prüfende Nachweise ['Besprechungsprotokolle, Konsultationsnotizen oder Zusammenfassungen des Feedbacks', 'Aufzeichnungen von Vertretungen der Arbeitskräfte, soweit relevant', 'Nachweis der Rückverfolgbarkeit, der Beiträge mit Entscheidungen oder Maßnahmen verknüpft', 'Genehmigung der endgültigen Angabe durch das Management']

• Wenn wir die Leserinnen und Leser auf die Richtlinie zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen für Personen verwiesen haben, die den Kanal nutzen, prüften wir, ob der Querverweis mit der aktuellen Fassung der Richtlinie übereinstimmte und ob die Richtlinie am Berichtsdatum in Kraft war.

  Risiko Ein Prüfer kann testen, ob der Querverweis aktuell ist, ob die verknüpfte Richtlinie tatsächlich Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen abdeckt und ob die Angabe auf die richtige Dokumentfassung verweist.

  Zu prüfende Nachweise ['Aktuelles Richtliniendokument und Versionshistorie', 'Prüfung des Querverweises zwischen dem Bericht und der Richtlinie', 'Genehmigungs- oder Veröffentlichungsdatum, aus dem hervorgeht, dass die Richtlinie aktiv war', 'Dokumentenkontrollprotokoll']

Wo Entwürfe scheitern

Zu vermeidende Fehler und wo Ermessen gefragt ist

Links steht, was Ersteller beim Sammeln falsch machen; rechts, wo Sie ein Ermessen treffen und begründen müssen.

Beispiele

So liest es sich im Bericht

Synthetisch, von LRA verfasst — nicht aus einem Unternehmensbericht und kein Text aus einem Standard.

Qualitätsstufen

• Basis

  Ich habe einen Weg für Rückmeldungen von Beschäftigten und einen Beschwerdekanal.

• Besser

  Ich nutze Foren für Beschäftigte, direkte Gespräche mit Führungskräften und eine vertrauliche Meldestelle und habe einen Beschwerdeprozess, in dem dieses Jahr 18 Fälle bearbeitet wurden, von denen 15 abgeschlossen wurden.

• Am besten

  Ich nutze Beschäftigtenforen, Gespräche mit Führungskräften und eine vertrauliche Meldestelle in unserer gesamten Stammbelegschaft und unter den Auftragnehmergruppen und verfüge über ein Beschwerdeverfahren, das in diesem Jahr 18 Fälle bearbeitet, 15 geschlossen und sich verbessert hat, nachdem wir einen schnelleren Triage-Schritt eingeführt hatten, weil die Prüfung mehrerer Fälle zu lange dauerte.

Prüfen Sie Ihr Verständnis

Szenarien zum Durcharbeiten

Verweise auf das Rahmenwerk

Einschlägige ESRS-Anforderungen und verwandte Offenlegungen

Guides that settle this question

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FAQ

Fragen, die diese Seite beantwortet

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