Focus dell’informativa
Questa informativa chiede a un’impresa di spiegare le azioni che sta intraprendendo e le risorse che vi sta destinando per affrontare gli impatti, i rischi e le opportunità rilevanti connessi alle comunità interessate. In pratica, ciò significa descrivere che cosa viene fatto, a che punto sono arrivate tali azioni e quale sostegno viene impegnato, anziché limitarsi a dichiarare intenzioni o politiche generali.
L’attenzione pratica è rivolta alla verifica che la risposta sia concreta, mirata e sufficientemente ampia per ambito. Chi redige la rendicontazione dovrebbe chiarire se le azioni riguardano l’intera attività, siti, progetti o aree geografiche specifici e se le risorse sono commisurate ai luoghi in cui gli impatti si verificano effettivamente. L’obiettivo è mostrare come l’impresa stia rispondendo in modo proporzionato alla questione, non limitarsi a evidenziare alcune iniziative di punta.
Questo materiale didattico LRA supporta la preparazione dell’informativa. Per i requisiti esatti, fai sempre riferimento alla fonte ufficiale European Commission.
Prima di iniziare
Prima di iniziare
Una breve checklist prima di preparare questa informativa: spunta ogni voce man mano che la definisci.
Preparazione
Informazioni chiave da preparare
| Campo da preparare | Cosa rilevare | Suggerimento sull’evidenza | Responsabile |
|---|---|---|---|
| Azioni attuate | Una sintesi chiara delle misure che l’impresa ha messo in atto durante il periodo di rendicontazione per affrontare la questione indicata nella clausola. | Piani d’azione, aggiornamenti sui progetti, registri degli interventi correttivi, note di approvazione e registri di chiusura. | Sostenibilità / rischio / responsabile aziendale pertinente |
| Controlli di sicurezza in essere | Le misure attualmente utilizzate per ridurre i danni correlati ai prodotti, inclusi controlli, verifiche ed eventuali modifiche apportate nel periodo. | Procedure di sicurezza dei prodotti, risultati dei test, registri del seguito dato agli incidenti, registri di assicurazione della qualità e fascicoli relativi a richiami o correzioni. | Sicurezza dei prodotti / qualità / operazioni |
| Controlli sulla privacy in atto | Le misure pratiche utilizzate per proteggere i dati personali, comprese le misure tecniche, organizzative e di processo applicate nel periodo. | Politiche di protezione dei dati, registri dei controlli degli accessi, impostazioni di sicurezza, registri della formazione, procedure di risposta alle violazioni e risultanze degli audit. | Protezione dei dati / sicurezza informatica / legale |
| Presidi di marketing | Le azioni intraprese per mantenere l’attività di marketing entro limiti responsabili, comprese le fasi di revisione, approvazione e correzione. | Checklist di revisione del marketing, flussi di lavoro per l’approvazione, registri di approvazione delle campagne, registri dei reclami e documentazione relativa alla rimozione o alla correzione. | Marketing / conformità / legale |
| Categoria di impatto | Il tipo di problema oggetto della rendicontazione, utilizzando la classificazione scelta dall’organizzazione per l’area di danno pertinente, come privacy, sicurezza o informazioni fuorvianti. | Tassonomia degli incidenti, linee guida per la codifica dei casi, registri dei problemi e regole di classificazione utilizzati dal team responsabile della rendicontazione. | Rischi / conformità / gestione degli incidenti |
| Azioni di risposta | Le misure adottate dopo l'identificazione della problematica, inclusi il contenimento, la correzione, l'escalation e le attività di follow-up. | Registri della risposta agli incidenti, piani di azione correttiva, note sui casi, email di escalation ed evidenze della chiusura. | Gestione degli incidenti / rischi / responsabile dell'area aziendale pertinente |
| Scelte di bilanciamento | Qualsiasi valutazione discrezionale effettuata quando un obiettivo doveva essere ponderato rispetto a un altro, e il motivo per cui è stato accettato l'equilibrio scelto. | Documenti decisionali, note di accettazione del rischio, verbali del comitato, registri di approvazione e valutazioni dei compromessi. | Alta dirigenza / rischio / legale |
| Misure chiave | Le metriche principali utilizzate per monitorare la questione o la risposta, con i nomi esatti delle metriche e i valori utilizzati internamente. | Dashboard della direzione, pacchetti di KPI, scorecard e definizioni delle metriche. | Gestione delle performance / finanza / funzione pertinente |
| Misure di monitoraggio | Gli indicatori utilizzati per seguire i progressi nel tempo, compresi gli aspetti misurati e il modo in cui ciascun indicatore è definito. | Quadro di monitoraggio, catalogo degli indicatori, modelli di rendicontazione e dizionario dei dati. | Rischi / rendicontazione di sostenibilità / analisi |
| Frequenza di revisione | Con quale frequenza l'organizzazione verifica o aggiorna le misure, incluso l'effettivo ciclo di revisione utilizzato nella pratica. | Calendario di rendicontazione, programmi delle riunioni, impostazioni di aggiornamento dei dashboard e date dei documenti per la governance. | Rendicontazione / rischio / analisi |
| Conteggio degli incidenti | Il numero totale di incidenti registrati per il periodo, conteggiati una sola volta ciascuno secondo la definizione di rendicontazione. | Registro degli incidenti, estratto dal sistema di gestione dei casi e riconciliazione a fine periodo con il registro di origine. | Gestione degli incidenti / rischio / conformità |
| Tipo di incidente | Una breve descrizione del tipo di incidente, utilizzando le categorie di incidenti dell'organizzazione per gli eventi relativi alla privacy o alla sicurezza. | Regole di classificazione dei casi, voci nel registro degli incidenti, note di indagine e sintesi delle cause alla radice. | Gestione degli incidenti / conformità / legale |
| Gravità dell'incidente | Il livello di gravità assegnato all'incidente, sulla base della scala di gravità e dei criteri di valutazione propri dell'organizzazione. | Matrice della gravità, note di triage, registri delle revisioni degli incidenti e soglie di escalation. | Gestione degli incidenti / rischio / conformità |
Come prepararla
Richiedi i dati
Richiedere ai responsabili pertinenti le azioni, i controlli e il registro degli incidenti
Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.
Quali azioni, controlli, attività di monitoraggio e dettagli sugli incidenti dobbiamo descrivere per spiegare come l’impresa gestisce gli impatti sui clienti e i relativi rischi nel periodo di rendicontazione?
Utilizzate innanzitutto le denominazioni proprie della vostra organizzazione, quindi associatele alle categorie di rendicontazione. Ad esempio, chiedete i registri già utilizzati dai vostri team per la sicurezza dei prodotti, la privacy, i contenuti, la fiducia dei clienti, i reclami, gli incidenti o i controlli, invece di usare nella richiesta le denominazioni del framework.
Richiesta debole
Fornite le evidenze relative alle azioni e alle risorse di ESRS S4 per l'informativa, comprese le azioni attuate, le misure per la sicurezza dei prodotti, le misure per la protezione dei dati, le azioni di marketing responsabile, il tipo di impatto, le azioni intraprese, i compromessi, i KPI, gli indicatori di performance, la frequenza del monitoraggio, il numero di incidenti, il tipo e la gravità.
Perché non funziona: Utilizza un linguaggio proprio del framework che molti team non usano quotidianamente, quindi il responsabile potrebbe non sapere quali registri recuperare. Inoltre, raggruppa troppe etichette senza indicare quali registri interni, sistemi o team conservano le evidenze. Ciò rende più difficile rispondere rapidamente e aumenta il rischio di dati incompleti o incoerenti.
Richiesta migliore
Invia i log, i registri di monitoraggio o i dashboard più recenti utilizzati dal tuo team per la sicurezza dei prodotti, la privacy, i contenuti, la fiducia dei clienti e gli incidenti correlati per [period]. Includi le azioni intraprese, i controlli in essere, ciò che monitori, la frequenza con cui lo esamini e gli eventuali incidenti con tipo e gravità. Se ci sono state decisioni in cui una priorità ha dovuto essere bilanciata rispetto a un'altra, annota anche questo. Utilizza innanzitutto la terminologia del tuo team e noi la mapperemo per il pacchetto di rendicontazione.
Modello di e-mail formale
Oggetto: Richiesta di controlli, azioni e dettagli sugli incidenti relativi ai clienti per [reporting period] Buongiorno [name/team], Stiamo preparando il pacchetto per la rendicontazione della sostenibilità e abbiamo bisogno di una breve serie di evidenze dalla vostra area per [reporting period]. Inviate le informazioni già in possesso del vostro team sui controlli, le azioni, il monitoraggio e gli incidenti collegati a [i vostri termini interni: ad es. sicurezza dei prodotti / privacy / contenuti / fiducia dei clienti / reclami]. Includete: - le principali azioni intraprese durante il periodo - i controlli o le verifiche in essere - le eventuali attività di monitoraggio o misure delle prestazioni che monitorate - gli eventuali incidenti, problemi o violazioni registrati nel periodo, specificandone il tipo e la gravità - gli eventuali compromessi o le decisioni adottate quando è stato necessario bilanciare due priorità - il sistema di origine, il responsabile e la data dell’estrazione Utilizzate innanzitutto la vostra terminologia interna, poi la assoceremo alle categorie di rendicontazione. Se utile, inviate una tabella o un’esportazione e provvederemo noi a formattarla. Verificate il materiale di origine prima dell’approvazione finale. Grazie, [nome del preparatore]
Versione breve per Teams / Slack
Buongiorno [name] — potreste inviare le azioni, i controlli, il monitoraggio e il registro degli incidenti più recenti relativi a [i vostri termini interni: sicurezza dei prodotti / privacy / contenuti / fiducia dei clienti] per [period]? Includete la fonte, il responsabile, le date e gli eventuali compromessi principali. Associeremo la vostra terminologia al pacchetto di rendicontazione. Grazie.
Esempi di settore
Elettronica di consumo
Contesto. Un’attività vende dispositivi connessi e app, quindi le evidenze sono distribuite tra i team che si occupano di sicurezza dei prodotti, privacy, assistenza clienti e conformità del marketing.
Richiesta adattata. Si prega di condividere le azioni per la sicurezza dei dispositivi, i controlli sulla privacy delle app, il registro dei problemi dei clienti e tutti gli incidenti registrati per [period]. Includere i controlli effettuati prima del lancio, la frequenza del monitoraggio e gli eventuali casi in cui una funzionalità o una campagna è stata modificata a causa di problemi di sicurezza o privacy.
Esempio di risposta. Il responsabile restituisce una tabella con i controlli di lancio, le date delle verifiche sulla privacy, il numero di reclami, i tipi di incidente, le valutazioni della gravità, le note sul monitoraggio mensile e i link al registro dei rischi dei prodotti e al registro dei problemi.
Commercio al dettaglio online / marketplace
Contesto. Un’attività gestisce un marketplace digitale, quindi è probabile che le evidenze siano conservate dai team responsabili di fiducia e sicurezza, frodi, marketing e protezione dei dati.
Richiesta adattata. Si prega di inviare le azioni di moderazione del marketplace, i controlli sulla gestione dei dati dei clienti, le verifiche degli annunci e il registro degli incidenti per [period]. Includere i principali problemi rilevati, le azioni intraprese, la frequenza con cui il team esamina il cruscotto e gli eventuali compromessi tra conversione e protezione dei clienti.
Esempio di risposta. Il responsabile fornisce un’esportazione dallo strumento di moderazione, una lista di controllo dei controlli sulla privacy, un cruscotto mensile delle prestazioni e una breve nota su una campagna sospesa dopo un picco di reclami dei clienti.
Redigi la tua informativa
Note che trasformano i dati in un’informativa
Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.
Nota metodologica
Descrivere la base utilizzata per raggruppare i dati, compreso il modo in cui sono state definite e conteggiate le categorie delle problematiche, le azioni di risposta, le misure delle performance e la gravità degli incidenti.
Nota di contesto
Spiegare cosa mostrano in pratica i dati: i tipi di problematiche gestite, le azioni intraprese per affrontarle, gli indicatori utilizzati per monitorare l’attuazione e l’entità e la gravità degli incidenti registrati.
Dichiarazione sulle variazioni
Se qualche dato è cambiato in modo rilevante, spiegare la ragione operativa del cambiamento, come una variazione nella composizione delle problematiche, un cambiamento nell’approccio al monitoraggio o un diverso livello di attività di risposta.
Voce dell’indice dei contenuti
S4-3 Azioni e risorse — [ubicazione / pagina] / [note]Centro download
Strumenti e moduli per la preparazione
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Preparazione all’assurance
Per ogni affermazione, verifica le evidenze
| Affermazione | Rischio | Evidenze da verificare |
|---|---|---|
| Abbiamo verificato che il dato di copertura fosse elaborato sulla base della popolazione e del periodo corretti e che eventuali esclusioni o stime fossero applicate in modo coerente e spiegate nelle nostre carte di lavoro. | Un prestatore dell'incarico di assurance può verificare se il dato è completo, se il perimetro scelto esclude casi rilevanti e se siano state adottate valutazioni discrezionali per far apparire il risultato migliore o più semplice da rendicontare. | Memorandum sul perimetro; elenco della popolazione di riferimento; registro delle inclusioni/esclusioni; cartella di lavoro dei calcoli; metodologia per le stime; note di approvazione che mostrano il periodo coperto e le eventuali eccezioni. |
| Abbiamo utilizzato le attività e i gruppi effettivamente rilevanti per l'argomento oggetto dell'informativa e abbiamo documentato i motivi per cui eventuali siti, prodotti, canali o gruppi di clienti sono stati esclusi dal conteggio. | Il prestatore dell'incarico di assurance può verificare se l'ambito sia stato ristretto senza una base solida o se l'insieme rendicontato non sia allineato alla problematica sottostante descritta. | Documento di definizione dell’ambito; mappatura delle operazioni/dei prodotti/dei canali rispetto al tema; motivazione delle omissioni; note del riesame da parte della direzione; cronologia delle versioni della bozza di informativa. |
| Ci siamo basati su dati verificati rispetto ai documenti fonte e abbiamo conservato evidenze che mostrano come abbiamo gestito gli input mancanti, tardivi o incoerenti prima di finalizzare il dato. | Il prestatore dell’assurance può mettere in discussione l’affidabilità dei dati sottostanti, se le lacune sono state colmate in modo controllato e se il numero finale potrebbe essere riprodotto a partire dai file fonte. | Estratti dai sistemi fonte; prospetti di riconciliazione; controlli della qualità dei dati; registro delle eccezioni; e-mail o ticket relativi alla risoluzione delle anomalie; percorso di audit dal dato fonte al dato comunicato. |
| Prima della pubblicazione, abbiamo effettuato controlli interni sulla formulazione e sui numeri della bozza, compreso un riesame della coerenza interna, degli errori evidenti e dell’allineamento con i file di supporto. | Il prestatore dell’assurance può ricercare controlli di riesame deboli, discrepanze tra la descrizione e i numeri oppure segnali che l’informativa pubblicata non sia stata verificata rispetto al pacchetto di evidenze. | Lista di controllo del riesame precedente alla pubblicazione; flusso di approvazione; bozze con revisioni evidenziate; controlli di coerenza; indice del pacchetto di evidenze; approvazione finale del responsabile incaricato. |
| Quando facciamo riferimento ad azioni, abbiamo conservato documenti che mostrano che cosa è stato fatto, quali risorse sono state utilizzate e come abbiamo monitorato i progressi, così da poter spiegare la base dell’affermazione contenuta nell’informativa. | Il prestatore dell’assurance può verificare se la descrizione dell’azione è supportata da documentazione redatta contestualmente, se l’uso delle risorse è effettivo anziché solo dichiarato e se le affermazioni sui progressi sono supportate da evidenze di monitoraggio. | Piani di progetto; budget o allocazioni di risorse; relazioni sui progressi; cruscotti degli indicatori chiave di prestazione (KPI); verbali delle riunioni; evidenze dell’attuazione quali registri della formazione, modifiche ai processi o documenti relativi alle azioni correttive. |
Pacchetto di evidenze da preparare
Lacune ricorrenti nella rendicontazione
Lacune ricorrenti
Errori da evitare nella raccolta dei dati
Dove serve spesso un giudizio professionale
Esempi
Esempi illustrativi
Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.
Abbiamo rafforzato i nostri controlli sui dati rivolti ai clienti e sulle dichiarazioni relative ai prodotti, monitorando al contempo l’effetto sul tasso di conversione delle vendite e sul volume dei reclami.
- Abbiamo aggiornato i nostri controlli sulla sicurezza dei prodotti, aggiunto ulteriori fasi di revisione per la gestione dei dati dei clienti e richiesto un’approvazione prima della pubblicazione dei contenuti promozionali che potessero essere fuorvianti o eccessivamente aggressivi.
- Per i rischi relativi a privacy, sicurezza e disinformazione, abbiamo registrato l’azione intrapresa, indicato i casi in cui abbiamo dovuto bilanciare una maggiore protezione dei clienti con una più rapida diffusione delle campagne e riesaminato mensilmente le misure tramite il nostro cruscotto di conformità.
- Nel corso dell’anno abbiamo registrato 3 incidenti in totale: 2 violazioni della privacy e 1 problematica relativa alla sicurezza dei prodotti; tutti sono stati classificati come di bassa gravità, senza casi di elevata gravità.
Questo esempio sintetico mostra come un dettagliante potrebbe descrivere i controlli pratici, i principali temi di rischio affrontati, il compromesso tra rapidità commerciale e protezione dei clienti, il modo in cui vengono monitorate le performance e il quadro degli incidenti relativo al periodo.
Abbiamo rafforzato le misure di sicurezza della nostra piattaforma di prenotazione, reso più rigorosa la gestione delle informazioni personali e aggiunto controlli più chiari sui messaggi promozionali inviati ai clienti.
- Il lavoro ha riguardato un accesso più sicuro agli account, migliori controlli sulla gestione dei dati e la revisione dei contenuti di marketing nei casi in cui vi fosse un rischio di vendita sotto pressione o di dichiarazioni inesatte; le stesse azioni sono state utilizzate per affrontare le problematiche relative a privacy, sicurezza e disinformazione.
- Abbiamo monitorato i relativi indicatori ogni trimestre, compresi i tassi di reclamo, i contenuti rischiosi bloccati e la percentuale di dipendenti che completano la formazione di aggiornamento, e abbiamo registrato la tensione pratica tra una maggiore conversione e una più forte protezione dei clienti.
- Nel corso dell’anno abbiamo registrato 4 incidenti in totale: 3 eventi relativi alla privacy e 1 evento relativo alla sicurezza; 3 erano di bassa gravità e 1 di media gravità, senza alcun caso valutato come grave.
Questo esempio sintetico mostra come un’impresa di servizi potrebbe spiegare le misure adottate, i temi di rischio che tali misure intendevano affrontare, gli indicatori operativi che monitora e il profilo degli incidenti relativo al periodo di rendicontazione.
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Verifica la tua comprensione
Scenari da affrontare
Un team che si occupa di un’app per consumatori ha risolto un problema relativo alle impostazioni della privacy e ha aggiunto ulteriori verifiche prima dei nuovi rilasci. Il team ha inoltre modificato il processo di revisione degli annunci pubblicitari dopo un reclamo relativo a dichiarazioni fuorvianti, ma la bozza del rapporto menziona solo l’intervento correttivo sulla privacy.
Un rivenditore ha introdotto ulteriori test sui prodotti, etichette di avvertenza più chiare e un aggiornamento della formazione del personale dopo una segnalazione relativa alla sicurezza. La bozza della descrizione elenca le misure, ma non spiega quale danno intendano ridurre né come l’impresa abbia bilanciato la pressione sulle vendite con controlli più rigorosi.
Un team di una piattaforma monitora il numero di reclami relativi alla privacy, il numero di segnalazioni relative alla sicurezza e il tempo necessario per chiudere ciascun caso. Il team esamina il cruscotto ogni mese, ma il rapporto si limita a dire che il monitoraggio avviene senza indicare le misure utilizzate o la frequenza con cui vengono verificate.
Un’impresa ha avuto due incidenti durante l’anno: una violazione della privacy che ha interessato 120 clienti e un problema di sicurezza del prodotto che ha interessato 8 clienti. La bozza del rapporto afferma che si sono verificati degli incidenti, ma non distingue il numero, il tipo di incidente o la gravità di ciascuno.
Riferimenti al framework
Requisiti ESRS pertinenti e informative correlate
Riferimenti disponibili al framework e informative vicine utili alla preparazione di questo requisito.
ESRS
S4-3
all’interno di ESRS S4: Consumers and End-users
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FAQ
Domande a cui risponde questa pagina
Inizia con la spiegazione in linguaggio semplice, quindi segui la sezione della pagina dedicata alla preparazione passo per passo per individuare i punti dati necessari, gli elementi del pacchetto documentale probatorio e le opzioni per l’output della bozza. Utilizza il workbook e la Scheda della risorsa per organizzare il lavoro e mantenere coerente l’informativa dalla raccolta dei dati fino alla stesura.
La pagina elenca i punti dati da preparare, tra cui le azioni attuate, i controlli di sicurezza, i controlli sulla privacy, le tutele relative al marketing, la categoria di impatto, le azioni di risposta, le scelte di bilanciamento, le misure chiave, le misure di monitoraggio, la frequenza delle revisioni, il numero di incidenti, il tipo di incidente e la gravità dell’incidente. Utilizza tale elenco come punto di partenza per definire l’ambito della tua richiesta di dati e del pacchetto documentale probatorio.
Utilizza la sezione della pagina dedicata alla preparazione per decidere quali azioni, controlli, incidenti e misure rientrano nell’ambito, quindi allinea la metodologia ai punti dati elencati nella pagina. Le indicazioni sono concepite per aiutarti a trasformare tali elementi in una bozza coerente, invece di lasciare implicite le decisioni sull’ambito.
La pagina è predisposta per essere utilizzata da un responsabile della sostenibilità o ESG, da un responsabile delle risorse umane o dei dati e da un revisore dell’assurance; pertanto, la responsabilità dovrebbe spettare alla persona in grado di raccogliere i controlli pertinenti, i dati sugli incidenti e le evidenze. Il workbook e il pacchetto documentale probatorio aiutano ad assegnare i compiti e a monitorare quanto necessario per la revisione.
La pagina include cinque asserzioni di assurance da verificare, ciascuna con un’asserzione, un rischio e una richiesta di evidenze, oltre a un pacchetto documentale probatorio con cinque elementi per la preparazione all’assurance. Utilizza insieme queste due sezioni per costruire un fascicolo che mostri come l’informativa è stata preparata e supportata.
La pagina contiene una sezione sulle lacune e sugli errori comuni nella rendicontazione, pensata per aiutarti a individuare i punti deboli prima della stesura. Un uso pratico consiste nel verificare che i dati, le evidenze e la narrazione siano tutti coerenti con i punti dati e le asserzioni di assurance riportati nella pagina.
Il Centro download include una cartella di lavoro Prep & Assurance in formato .xlsx, che puoi utilizzare per organizzare i punti dati, le evidenze e le verifiche di assurance. È destinata a supportare la preparazione, non a sostituire i tuoi registri delle fonti.
Il Centro download fornisce anche una Scheda della libreria stampabile in formato PDF, utile come riferimento rapido mentre raccogli i dati e redigi l'informativa. Può aiutarti a tenere sotto controllo i punti chiave della pagina durante le riunioni di riesame o le verifiche delle evidenze.
La pagina include informative di esempio illustrative sintetiche, tra cui una tabella quantitativa, per mostrare come i punti dati possano essere trasformati in una bozza. Tratta l'esempio esclusivamente come ausilio per la formattazione e la redazione, non come modello per i tuoi numeri o le tue conclusioni.
Utilizza la sezione dedicata all'output della bozza, che fornisce idee per la visualizzazione, spunti per la narrazione e una riga dell'indice dei contenuti. La sezione è concepita per aiutarti a passare dai dati raccolti a un'informativa leggibile senza inventare contenuti aggiuntivi.
Altre domande in cui questa pagina può aiutare
Approfondisci · S4-3
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