Intérêts et points de vue des parties prenantes

Préparer

Que rassembler avant de rédiger

Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.

• Groupes de parties prenantes

  Durabilité / dialogue avec les parties prenantes

  Énumérer les principaux groupes externes et internes que l’organisation considère comme importants pour ce sujet, en utilisant le même regroupement que celui employé dans les documents de reporting et de gouvernance.

  Éléments probants Cartographie des parties prenantes, documents relatifs à l’importance relative, plan de dialogue, documents du conseil d’administration ou des comités, documents stratégiques.

  Point de vigilance La liste des groupes ne concorde pas avec la cartographie des parties prenantes utilisée pour les travaux de stratégie ou d’importance relative, de sorte qu’une population clé est omise ou répartie différemment.

• Approche de dialogue

  Durabilité / dialogue avec les parties prenantes

  Décrire les moyens par lesquels l’organisation échange avec ces groupes, tels que les réunions, les enquêtes, les forums, les consultations ou d’autres canaux, et veiller à ce que la description corresponde au processus effectivement utilisé.

  Éléments probants Journaux de dialogue, comptes rendus de consultations, plans et résultats d’enquêtes, procès-verbaux de réunions, outil de suivi du programme de dialogue avec les parties prenantes.

  Point de vigilance La description de la méthode de dialogue ne correspond pas au journal réel des canaux, de sorte qu’un canal est mal classé ou qu’un mode de dialogue entier est omis.

• Préoccupations des parties prenantes

  Durabilité / dialogue avec les parties prenantes

  Recenser les principaux problèmes, attentes ou préoccupations soulevés par ces groupes, en les regroupant de la même manière que l’organisation les consigne pour le reporting et le suivi.

  Éléments probants Résultats d’enquêtes, synthèses de consultations, notes de réunions, outils de suivi des problèmes, journaux des réclamations ou des retours d’information.

  Point de vigilance Les préoccupations indiquées utilisent une taxonomie des problèmes différente de celle des documents sources, de sorte que les catégories sont regroupées ou subdivisées différemment des retours d’information sous-jacents.

• Circuit de présentation au conseil d’administration

  Secrétariat général / gouvernance

  Expliquer comment le conseil d’administration reçoit les mises à jour sur les questions relatives aux parties prenantes, notamment le circuit, la fréquence et la source des informations qu’il reçoit.

  Éléments probants Dossiers du conseil d’administration, documents des comités, calendrier de reporting, lignes de reporting de gouvernance, procès-verbaux attestant de la réception des mises à jour.

  Point de vigilance Le circuit de reporting ne concorde pas avec les documents du conseil d’administration et des comités, de sorte que le cheminement ou la fréquence du reporting est décrit pour le mauvais organe de gouvernance.

Comment le préparer

Demander les données

Demande de justificatifs sur la mobilisation des parties prenantes et l’information du conseil d’administration

Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.

Quels groupes de parties prenantes avons-nous mobilisés, que nous ont-ils dit et comment ces informations ont-elles été transmises au conseil d’administration ou à l’organe dirigeant équivalent au cours de la période de reporting ?

Utilisez d’abord les propres appellations de votre organisation, puis faites-les correspondre à l’information à fournir. Par exemple, utilisez vos appellations habituelles pour les groupes de parties prenantes, les canaux de consultation, les dossiers destinés à la direction et les mises à jour du conseil d’administration, plutôt que les termes du référentiel.

Objet : Demande de justificatifs sur le dialogue avec les parties prenantes et la mise à jour du conseil d’administration pour [période de reporting]

Bonjour [nom/équipe],

Je rassemble le dossier de justificatifs pour notre reporting de durabilité et j’aurais besoin de votre aide concernant les éléments relatifs au dialogue avec les parties prenantes pour [période de reporting].

Pourriez-vous partager les documents couvrant les points suivants, ou m’indiquer où les trouver :
- les principaux groupes de parties prenantes avec lesquels nous avons dialogué au cours de la période ;
- la manière dont nous avons dialogué avec eux et les canaux utilisés ;
- les principaux problèmes, préoccupations ou points de vue qu’ils ont soulevés ;
- la manière dont ces points ont été synthétisés et repris dans les mises à jour communiquées au conseil d’administration / [nom de votre instance interne de direction].

Merci d’inclure les documents sources ou les extraits des tableaux de suivi, ainsi que toute note concernant le périmètre de reporting, les dates et le responsable de chaque document.

Si cela vous convient, vous pouvez me renvoyer ces éléments dans votre format habituel et je les mettrai en correspondance avec l’information à publier. Merci également de signaler tout élément confidentiel ou sensible afin que nous puissions le traiter de manière appropriée.

Merci,
[nom de la personne chargée de la préparation]

Bonjour [nom] — pourriez-vous envoyer le registre du dialogue avec les parties prenantes / le dossier de mise à jour du conseil d’administration pour [période de reporting] ? J’ai besoin des groupes mobilisés, des canaux utilisés, des principaux points soulevés et de la note ou de la présentation transmise à [nom du conseil / comité]. Merci d’inclure le fichier source et les dates. Je ferai le rapprochement avec le dossier de reporting.

Exemples sectoriels

Rédigez votre information

Des notes qui transforment les données en information publiée

Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.

Centre de téléchargement

Vérifier

Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves

• Nous avons établi le chiffre de couverture à partir de nos propres documents de dialogue, en utilisant un bref résumé des principales façons dont nous avons échangé avec les groupes affectés et des principaux groupes concernés dans chaque catégorie pertinente.

  Risque Un organisme chargé de l’assurance peut s’interroger sur le caractère complet du résumé, sur le fait que les méthodes de dialogue aient effectivement été utilisées et sur la concordance entre les groupes nommés et les documents sous-jacents.

  Preuves à vérifier Journaux des dialogues, notes de réunion, listes de présence, synthèses des consultations, cartographies des parties prenantes et document de travail interne montrant comment le résumé a été compilé à partir des documents sources.

• Pour les activités communiquées, nous avons sélectionné les groupes de parties prenantes et les canaux de dialogue pertinents de manière cohérente, puis vérifié que le résumé reflète la combinaison réelle des contacts plutôt qu’un compte rendu sélectif ou ponctuel.

  Risque Le principal risque est la sélection orientée : l’auteur du reporting peut avoir omis un dialogue moins favorable, laissé de côté un groupe pertinent ou décrit un processus plus large que ce que les éléments probants permettent d’établir.

  Preuves à vérifier Note sur le périmètre, justification des inclusions et exclusions, fichiers sources pour chaque canal de dialogue, contrôles croisés entre l’information à fournir et les documents sous-jacents, ainsi que notes de validation de la personne ayant préparé le document et du réviseur.

• Nous avons fondé la déclaration sur les retours des parties prenantes déjà conservés dans nos dossiers et les avons utilisés pour décrire ce que les principaux groupes nous ont dit au sujet du modèle économique et de la stratégie, sans surestimer le caractère représentatif d’une opinion donnée.

  Risque Un organisme chargé de l’assurance examinera si les opinions communiquées sont véritablement étayées par des éléments probants, si elles sont actuelles et si le libellé surestime le consensus ou le degré de certitude.

  Preuves à vérifier Résultats d’enquêtes, notes d’entretiens, documents relatifs aux réclamations ou aux retours, synthèses d’ateliers, documents d’analyse et éléments montrant comment l’équipe a distingué les thèmes récurrents des commentaires isolés.

• Avant la publication, nous avons vérifié que le résumé des opinions des parties prenantes était aligné sur l’analyse interne la plus récente et sur les questions importantes déjà identifiées pour la période de reporting.

  Risque Le risque est que l’information à fournir soit obsolète, incohérente avec d’autres sections ou fondée sur une version antérieure après modification de l’analyse sous-jacente.

  Preuves à vérifier Dossier d’analyse des questions le plus récent, historique des versions, commentaires de revue, rapprochement entre l’information à fournir et les sections connexes, ainsi que les éléments d’approbation montrant le contrôle final avant publication.

• Nous avons informé le conseil d’administration et les comités concernés au moyen de documents d’information et de dossiers de réunion présentant les principales préoccupations des parties prenantes, les impacts et risques associés, ainsi que les points soulevés par les représentants des travailleurs.

  Risque Un organisme chargé de l’assurance peut vérifier si la mise à jour de la gouvernance a été communiquée en temps utile, si elle portait sur les bons sujets et si le reporting au niveau du conseil d’administration est étayé par les documents et procès-verbaux effectifs.

  Preuves à vérifier Dossiers du conseil d’administration et des comités, procès-verbaux, diapositives de présentation, rapports de la direction, notes d’escalade et documents indiquant quand les contributions des représentants des travailleurs ont été incluses et comment elles ont été transmises aux niveaux supérieurs.

Là où les brouillons dérapent

Erreurs à éviter et points nécessitant un jugement

La colonne de gauche montre ce que les préparateurs font mal lors de la collecte ; celle de droite, où vous devrez exercer et expliquer un jugement.

Exemples

Ce que cela donne sur la page

Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.

Échelle de qualité

• Basique

  J’ai résumé quatre groupes de parties prenantes, leurs principales préoccupations, la manière dont nous en avons pris connaissance et la façon dont le conseil d’administration en a été informé.

• Meilleur

  J’ai regroupé nos parties prenantes en quatre grands ensembles, relevé les principaux points qu’elles ont soulevés, décrit les moyens par lesquels nous avons recueilli leurs points de vue et expliqué que le conseil d’administration et ses comités avaient reçu les informations au moyen de rapports et de réunions réguliers.

• Optimal

  J’ai couvert quatre groupes de parties prenantes sur l’année, présenté les canaux que nous avons utilisés pour recueillir leurs points de vue, expliqué les principaux thèmes qu’ils ont soulevés et indiqué que les membres du conseil d’administration et des comités avaient été tenus informés au moyen de documents et de discussions planifiés, avec une évolution récente des retours liée à un changement de notre modèle opérationnel.

Vérifiez votre compréhension

Scénarios à travailler

Références au référentiel

Exigences ESRS applicables et informations connexes

Guides that settle this question

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FAQ

Questions auxquelles cette page répond

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