Politiques (main-d’œuvre propre)

Préparer

Que rassembler avant de rédiger

Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.

• Indicateur de travail forcé

  Droits humains / conformité

  Consigner si l’organisation identifie un problème de travail forcé pour la période de reporting, au moyen d’une décision claire par oui/non fondée sur les éléments probants examinés.

  Éléments probants Conclusions de diligence raisonnable en matière de droits humains, résultats d’audit, registres des griefs, dossiers d’enquête et validation par la direction de la réponse finale par oui/non.

  Point de vigilance La réponse par oui/non est établie à partir d’un registre d’allégations non examiné plutôt que du résultat de l’enquête, de sorte que la réponse communiquée ne concorde pas avec le dossier de l’affaire.

• Indicateur de travail des enfants

  Droits humains / conformité

  Consigner si l’organisation identifie un problème de travail des enfants au cours de la période de reporting, au moyen d’une décision claire par oui/non fondée sur les éléments probants examinés.

  Éléments probants Constatations de diligence raisonnable en matière de droits humains, résultats d’audit des fournisseurs, registres des réclamations, dossiers d’enquête et approbation de la direction concernant la réponse finale par oui/non.

  Point de vigilance La réponse par oui/non est tirée d’une liste de contrôle des fournisseurs plutôt que de l’issue confirmée du cas, de sorte que la réponse publiée ne concorde pas avec le dossier d’enquête.

• Indicateur de traite des êtres humains

  Droits humains / conformité

  Consigner si l’organisation identifie un problème de traite des êtres humains au cours de la période de reporting, au moyen d’une décision claire par oui/non fondée sur les éléments probants examinés.

  Éléments probants Constatations de diligence raisonnable en matière de droits humains, rapports d’incidents, registres des réclamations, dossiers d’enquête et approbation de la direction concernant la réponse finale par oui/non.

  Point de vigilance La réponse par oui/non repose sur une vaste catégorie relative à l’esclavage moderne plutôt que sur l’évaluation spécifique de la traite des êtres humains ; le datapoint présente donc une incohérence de définition.

• Titre de la politique

  Politique / juridique

  Indiquer le titre exact utilisé pour le document de politique pertinent qui traite du sujet, tel qu’il a été approuvé et est actuellement utilisé.

  Éléments probants Registre des politiques approuvées, fiche de contrôle documentaire, copie sur l’intranet ou dossier d’approbation du conseil/de la direction indiquant le titre actuel de la politique.

  Point de vigilance Le nom est repris d’un projet ou d’une variante locale plutôt que du registre des politiques approuvées, de sorte que le titre ne correspond pas au document contrôlé.

• Groupe couvert par la politique

  Politique / RH

  Indiquer à quels groupes de travailleurs la politique s’applique, en utilisant le propre libellé de couverture de l’organisation pour les salariés, les personnes non salariées ou les deux.

  Éléments probants Section relative au champ d’application de la politique, matrice des politiques RH, documents de gouvernance des contractants et toute déclaration de politique publiée indiquant qui est couvert.

  Point de vigilance Les salariés et les contractants sont confondus, de sorte que la couverture indiquée ne correspond pas au champ d’application réel de la politique.

• Groupes de travailleurs couverts

  RH / politique

  Énumérer les segments de travailleurs couverts par la politique, en utilisant les segments définis par l’organisation plutôt qu’une appellation générique de la main-d’œuvre.

  Éléments probants Matrice du champ d’application de la politique, cartographie de la segmentation de la main-d’œuvre, définitions des populations de travailleurs RH/prestataires et texte approuvé de la politique.

  Point de vigilance Un segment tel que le personnel d’agence, les prestataires ou les travailleurs temporaires est omis parce que la liste a été copiée de la vue des effectifs RH plutôt que du champ d’application de la politique.

• Objectifs de la politique

  Politique / durabilité

  Présenter les objectifs énoncés ou les résultats escomptés de la politique, tels qu’ils sont formulés dans le document approuvé et utilisés en interne.

  Éléments probants Texte approuvé de la politique, présentation de synthèse de la politique, document du conseil d’administration ou d’un comité et tout plan de mise en œuvre qui reformule les objectifs de la politique.

  Point de vigilance Les objectifs sont repris d’un plan de mise en œuvre plutôt que de la politique approuvée, de sorte que les objectifs énoncés ne concordent pas avec le document source.

Comment le préparer

Demander les données

Demander les détails de la politique relative aux effectifs

Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.

Quelle politique relative au personnel s’applique à nos effectifs, et que couvre-t-elle ?

Utilisez d’abord les propres noms de politiques de votre organisation et le vocabulaire de votre équipe chargée du personnel, puis faites-les correspondre aux champs d’information à fournir. Ne demandez pas les libellés du référentiel en première instance ; demandez le document interne relatif à la politique, les groupes qu’il couvre et les objectifs énoncés. Vérifiez les documents sources avant la validation finale.

Objet : Demande de précisions sur la politique relative au personnel pour le reporting

Bonjour [Name],

Nous préparons le dossier de reporting et avons besoin des informations à jour concernant la politique qui couvre notre personnel.

Merci d’envoyer :
- le nom de la politique et sa version actuelle
- les groupes de travailleurs auxquels elle s’applique
- les catégories de personnel qu’elle couvre
- les principaux objectifs de la politique
- la confirmation qu’elle traite du travail forcé, du travail des enfants et de la traite des personnes
- la période / date de version et l’emplacement où le document est conservé

S’il existe des politiques distinctes pour différents groupes de travailleurs, merci d’inclure chacune d’elles et d’indiquer les groupes qu’elles couvrent.

Veuillez utiliser les noms et catégories de politiques habituels de votre équipe. Nous les associerons aux champs de reporting après les avoir reçus. Il s’agit uniquement d’un modèle de formation ; veuillez l’adapter à votre organisation et vérifier les documents sources avant validation finale.

Merci,
[Your name]

Bonjour [Name] — pourriez-vous partager les informations à jour sur la politique relative au personnel pour le dossier de reporting ?

Merci d’envoyer le nom/la version de la politique, les personnes qu’elle couvre, les groupes de travailleurs concernés, les principaux objectifs et si elle couvre le travail forcé, le travail des enfants et la traite des personnes. Veuillez également inclure l’emplacement du document et la date de révision.

Utilisez d’abord les termes habituels de votre équipe ; nous les associerons ensuite. Il s’agit uniquement d’un modèle de formation — veuillez l’adapter à votre organisation et vérifier les documents sources avant validation finale. Merci, [Your name]

Exemples sectoriels

Rédigez votre information

Des notes qui transforment les données en information publiée

Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.

Centre de téléchargement

Vérifier

Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves

• Nous avons mis à jour l’ensemble des politiques au cours de l’exercice et pouvons montrer ce qui a changé, quand cela a changé et qui l’a approuvé.

  Risque Un vérificateur examinera si le changement déclaré est réel, daté et limité à la période revendiquée, plutôt que de correspondre à une modification ultérieure ou à une déclaration générale d’intention.

  Preuves à vérifier Historique des versions, copies avec comparaison ou suivi des modifications, documents d’approbation, procès-verbaux du conseil d’administration ou de la direction, dates de publication et texte final publié de la politique.

• Nous avons tenu compte des points de vue des personnes concernées lors de l’élaboration du contenu de la politique.

  Risque Un vérificateur cherchera à déterminer si les contributions des parties prenantes ont effectivement été prises en compte, ou si la déclaration n’est pas étayée ou repose uniquement sur un point de vue interne limité.

  Preuves à vérifier Notes de consultation, comptes rendus de réunions, résultats d’enquêtes, synthèses des réclamations ou des retours des travailleurs, analyse montrant comment les retours ont influencé la politique et documents de validation.

• Nous pouvons indiquer les sections de la politique qui présentent son objectif, ce qu’elle couvre, ce qu’elle exclut et les groupes qu’elle est destinée à protéger.

  Risque Un vérificateur vérifiera si la politique contient effectivement ces éléments et si le périmètre publié correspond au document sous-jacent sans exagérer la couverture.

  Preuves à vérifier Le document de politique lui-même, les déclarations relatives au périmètre, les clauses d’exclusion, la mise en correspondance avec les groupes concernés et les notes de revue internes confirmant la synthèse publiée.

• Nous avons identifié chaque politique pertinente et pouvons présenter les principales règles qu’elle contient, l’objectif qu’elle est destinée à atteindre et les enjeux matériels auxquels elle est liée.

  Risque Un vérificateur examinera si l’information publiée est complète, si les descriptions des politiques sont exactes et si le lien avec les enjeux matériels est étayé plutôt que déduit.

  Preuves à vérifier Registre des politiques, textes des politiques, documents relatifs à l’évaluation de la matérialité ou des impacts, matrice de références croisées et documents de revue et d’approbation.

• Lorsqu’une politique fait référence à des principes ou initiatives externes, nous disposons des documents sources et pouvons montrer les engagements exacts que nous avons pris.

  Risque Un prestataire d’assurance vérifiera que toute référence externe est précise, à jour et non exagérée, et que la politique constitue réellement un engagement à cet égard.

  Preuves à vérifier Le libellé de la politique, des copies ou des liens vers les principes ou initiatives référencés, les notes d’examen juridique ou de durabilité, ainsi que les éléments attestant de l’approbation.

• Nous pouvons montrer la politique générale relative aux droits, sa place dans l’ensemble des politiques et les groupes qu’elle est destinée à couvrir.

  Risque Un prestataire d’assurance examinera si la politique existe comme cela est décrit, si la déclaration relative au champ d’application est cohérente dans l’ensemble des documents et si les groupes nommés sont étayés par les documents sources.

  Preuves à vérifier Les documents relatifs à la hiérarchie des politiques, le texte de la politique générale, les déclarations relatives au champ d’application et au public visé, les définitions des groupes et les documents attestant de la validation.

Là où les brouillons dérapent

Erreurs à éviter et points nécessitant un jugement

La colonne de gauche montre ce que les préparateurs font mal lors de la collecte ; celle de droite, où vous devrez exercer et expliquer un jugement.

Exemples

Ce que cela donne sur la page

Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.

Échelle de qualité

• Basique

  Nous avons une politique pour notre propre effectif.

• Meilleur

  Nous avons une politique désignée pour les salariés et les sous-traitants qui couvre le personnel permanent, les travailleurs d’agence et les apprentis, et qui vise à prévenir le travail forcé, le travail des enfants et la traite des êtres humains.

• Optimal

  Nous appliquons notre politique de conduite relative à notre propre effectif à nos salariés et aux personnes qui ne sont pas salariées ; elle couvre le personnel permanent, les travailleurs d’agence et les apprentis, et nous l’avons réexaminée cette année parce que nous avons renforcé la supervision des sous-traitants après une légère hausse des fonctions externalisées.

Vérifiez votre compréhension

Scénarios à travailler

Références au référentiel

Exigences ESRS applicables et informations connexes

Guides that settle this question

Connexes et exploration

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FAQ

Questions auxquelles cette page répond

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