Foco de la divulgación
En la práctica, la cuestión principal es la cobertura: si la información comunicada solo examina unos pocos centros visibles o actividades emblemáticas, o si abarca las operaciones más amplias de la organización y las partes pertinentes de la cadena de valor en las que se utilizan personas que no son empleadas. La organización debería indicar claramente el alcance, la base utilizada para definir a estas personas trabajadoras y cualquier limitación de la información disponible.
Este material formativo de LRA apoya la preparación de la divulgación. Para los requisitos exactos, consulte siempre la fuente oficial de European Commission.
Preparar
Qué recopilar antes de redactar
Marque cada campo cuando llegue la evidencia. Los responsables son los equipos que suelen custodiar los archivos fuente.
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Total de personas no empleadas
RR. HH. / Operaciones de PersonasRecopilar el número total de personas que trabajan para la organización y no figuran en su nómina, utilizando la misma definición de población que se emplea en la información sobre la plantilla.
Evidencia Registro de contratistas, informes sobre trabajadores de agencias, facturas de proveedores, listas de acceso a los centros o un recuento consolidado de la plantilla que excluya a los empleados.
Atención a No se concilia con la población de personas no empleadas utilizada en la información sobre la plantilla, porque se omiten o se contabilizan dos veces contratistas, personal de agencias u otros trabajadores fuera de nómina.
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Base de la medición de la plantilla
Informes de RR. HH. / FinanzasIndique si la cifra corresponde a un recuento de personas o a una medida tipo ETC, y mantenga esa base coherente con los datos fuente subyacentes y el periodo de presentación de información.
Evidencia Nota sobre la metodología de presentación de información, extracción del HRIS, resumen de nómina o panel de control de la plantilla que muestre la base de recuento seleccionada.
Atención a Se mezclan el recuento de personas y los ETC, o la base de medición difiere del sistema fuente utilizado para compilar la cifra.
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Proporción de la plantilla
Informes de RR. HH. / Informes ESGRegistre el porcentaje que representa este grupo dentro del total pertinente de la plantilla, utilizando el mismo periodo y denominador empleados para el recuento de la plantilla.
Evidencia Libro de trabajo de cálculo, cuadro del denominador de la plantilla o paquete de información que muestre el numerador, el denominador y la fórmula del porcentaje.
Atención a El porcentaje se calcula utilizando el denominador incorrecto de la plantilla, o el numerador y el denominador corresponden a periodos diferentes.
Antes de empezar
- ¿Han establecido qué grupos de personas no empleadas cuentan para esta cifra y cuáles quedan fuera del alcance?
- ¿Utilizarán el número de personas o el equivalente a tiempo completo, y mantendrán esa base de forma coherente en todo el cálculo?
- ¿Se ha tomado el número de una fuente que puedan rastrear y explicar, en lugar de una estimación sin rastro de auditoría?
- ¿Han fijado la fecha de cierre del periodo o el punto de promediación que utilizarán para el recuento?
- Para la proporción de la plantilla, ¿han acordado con qué cifra de la plantilla total se comparará?
Cómo prepararlo
Solicitar los datos
Solicitar el recuento de personas no empleadas y su proporción de la plantilla
Traduzca la divulgación a una pregunta de negocio interna y adáptela después al lenguaje propio de su organización.
¿Cuántas personas no empleadas tuvimos durante el periodo de información y qué proporción de la plantilla total representaban?
Utilicen primero las denominaciones propias de su organización y, después, relaciónenlas con el requisito de información. Por ejemplo, soliciten información sobre contratistas, personal de agencias, consultores, trabajadores de plataformas u otras categorías de mano de obra externa solo si esos son los términos que su empresa ya utiliza internamente. Mantengan la solicitud en un lenguaje operativo y comprueben las definiciones de los datos de origen antes de su aprobación final.
Solicitud débil
Proporcione los datos de personas no empleadas de ESRS S1:S1-6 para la información a revelar.
Por qué falla: Utiliza únicamente lenguaje del marco, no establece ningún límite, base de conteo ni términos de categorías internas, y no indica al responsable qué fuente o método utilizar. Esto hace que la respuesta sea difícil de conciliar y de sustentar con evidencia.
Solicitud mejor
Envíe las cifras de personal laboral externo correspondientes a [reporting period] y [boundary]: recuento total, si el número corresponde a personas o a FTE, los nombres de las categorías internas incluidas, el sistema o archivo de origen, la fecha de referencia o el método de promediación, y el total de la plantilla utilizado para calcular la proporción. Añada cualquier nota sobre inclusiones o exclusiones y utilice los propios términos de su organización.
Plantilla de correo formal
Asunto: Solicitud de datos – número de personas no empleadas y proporción respecto de la plantilla para [periodo de reporte] Hola [nombre/equipo]: Estamos preparando el paquete de información para los informes de sostenibilidad y necesitamos las cifras más recientes de nuestra población laboral externa para [periodo de reporte] y [perímetro]. Por favor, envíen: - el número total de personas no empleadas; - la base utilizada para contabilizarlas (número de personas o FTE); - la proporción que representan respecto de la plantilla más amplia; - los nombres de las categorías internas incluidas en la extracción; - el sistema de origen o archivo utilizado; - cualquier regla de inclusión/exclusión aplicada; - la fecha de referencia o el método de promediación utilizado; - el denominador utilizado para la proporción respecto de la plantilla. Si resulta útil, devuelvan la información en el formato de tabla que figura a continuación y añadan las notas necesarias para explicar las cifras. Adapten esto a los términos propios de su organización y comprueben las definiciones de origen antes de la aprobación final. Muchas gracias, [nombre de la persona preparadora] [equipo] [datos de contacto]
Versión corta para Teams / Slack
Hola [nombre/equipo]: ¿podrían compartir las cifras más recientes de la población laboral externa para [periodo de reporte] y [perímetro]? Necesitamos: - recuento total - base de número de personas o FTE - proporción respecto de la plantilla - nombres de las categorías utilizados internamente - sistema/archivo de origen - cualquier regla de inclusión/exclusión - fecha de referencia o método de promediación - denominador utilizado para la proporción Utilicen sus términos internos habituales y añadan las notas que correspondan sobre el método. Gracias, [nombre de la persona preparadora]
Ejemplos sectoriales
Manufactura
Contexto. Una planta utiliza personal de agencias, contratistas de mantenimiento e instaladores especializados junto con personal directo.
Solicitud adaptada. Comparta las cifras de personal laboral externo de la planta correspondientes a [reporting period] y [site/boundary]: número total de personas de agencias, contratistas y otros trabajadores externos; si la cifra corresponde a personas o a FTE; el total de la plantilla utilizado para la proporción; el archivo o sistema de origen; y cualquier regla utilizada para incluir o excluir personas.
Ejemplo de respuesta. Personal de agencias: 42; contratistas: 18; instaladores especializados: 6; total de personal laboral externo: 66; base: personas; total de la plantilla utilizado para la proporción: 1,320; proporción de la plantilla: 5.0%; fuente: registro de personal laboral de la planta; notas: excluye visitantes y conductores de reparto.
Comercio minorista / Logística
Contexto. Una empresa de distribución utiliza trabajadores temporales de almacén y personal de seguridad subcontratado en varios depósitos.
Solicitud adaptada. Proporcione las cifras de trabajadores externos correspondientes a [reporting period] en [depots/region]: recuento total, base de personas o FTE, las etiquetas internas utilizadas para los trabajadores temporales de almacén y los servicios subcontratados, el denominador utilizado para la proporción de la plantilla y el informe de origen utilizado para recopilar las cifras.
Ejemplo de respuesta. Trabajadores temporales de almacén: 95; personal de seguridad subcontratado: 14; total de trabajadores externos: 109; base: FTE; total de la plantilla utilizado para la proporción: 2,180; proporción de la plantilla: 5.0%; fuente: panel de planificación de la plantilla; notas: las cifras son promedios del trimestre y excluyen la cobertura de oficina de agencias.
Redacte su divulgación
Notas que convierten los datos en una divulgación
Plantillas formativas de LRA: adáptelas a su organización y consulte la fuente oficial antes de la aprobación.
Nota metodológica
Indique si la cifra de personas no empleadas se basa en el equivalente a tiempo completo o en el número de personas, y deje claro que el porcentaje se calcula respecto del total de la plantilla.
Nota de contexto
Explique qué muestran las cifras sobre la dependencia de personas externas a la nómina, tanto en términos absolutos como en proporción de la plantilla más amplia.
Declaración sobre las variaciones
Si las cifras varían de un periodo a otro, relacione el cambio con las variaciones en el número de personas no empleadas, el total de la plantilla o la base de medición utilizada.
Entrada del índice de contenidos
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Herramientas y formularios de preparación
Descargue herramientas de preparación para S1-6 durante 24 horas con acceso gratuito mediante correo electrónico verificado. Los enlaces a los informes originales siguen siendo públicos.
Verificar
Para cada afirmación, compruebe la evidencia
Utilizamos una base clara para estimar el número de personas que no son empleados cuando no fue posible realizar un recuento directo, y podemos mostrar cómo se elaboró esa estimación.
Riesgos El profesional de aseguramiento comprobará si la estimación está respaldada, si las hipótesis eran razonables y si el método podría haber cambiado materialmente la cifra.
Evidencia que comprobar Papeles de trabajo que muestren el método de estimación, las hipótesis, los datos de origen, los pasos del cálculo, las notas de revisión de la dirección y cualquier comprobación de sensibilidad o razonabilidad.
Explicamos las decisiones relativas al cálculo y el enfoque de presentación de información porque afectan a la forma en que debe interpretarse la cifra.
Riesgos El profesional de aseguramiento examinará si el enfoque elegido se aplicó de forma coherente, si se consideraron opciones alternativas y si la explicación es suficiente para que un usuario comprenda la cifra.
Evidencia que comprobar Redacción preliminar y final de la divulgación, política interna de contabilidad o de elaboración de informes, documentos de decisión sobre el enfoque seleccionado y evidencia de la revisión por parte de quien preparó y de quien aprobó la información.
Indicamos qué proporción de nuestra plantilla propia representa este grupo y podemos rastrear ese porcentaje hasta los recuentos subyacentes.
Riesgos El profesional de aseguramiento comprobará si el porcentaje es aritméticamente correcto, si el denominador es adecuado y si se utilizó la misma población en todo momento.
Evidencia que comprobar Archivo de cálculo que muestre el numerador y el denominador, los datos de población de origen, la conciliación con la base de la plantilla y la aprobación final del porcentaje.
Divulgamos el número total de este grupo y conservamos los registros utilizados para elaborar ese total.
Riesgos El profesional de aseguramiento comprobará la integridad, la duplicación y si el total incluye a las personas correctas y excluye a las incorrectas.
Evidencia que comprobar Listado de la población, registros de origen o extracciones del sistema, reglas de inclusión y exclusión, conciliaciones y evidencia de la revisión por parte de la dirección del total final.
Elegimos un enfoque basado en el número de empleados o un enfoque basado en equivalentes a tiempo completo para el total, y podemos mostrar por qué se utilizó ese enfoque.
Riesgos El profesional de aseguramiento examinará si la base elegida coincide con los datos subyacentes y si se aplicó de forma coherente durante el periodo de información.
Evidencia que comprobar Nota metodológica, política u orientación para la elaboración de informes, libro de trabajo de cálculo, campos de datos de origen utilizados para la base elegida y evidencia de las comprobaciones de coherencia.
Informamos de la cifra utilizando una instantánea al final del periodo o un promedio del periodo, y podemos mostrar cómo se aplicó esa base temporal.
Riesgos El profesional de aseguramiento comprobará si la base temporal está claramente definida, se aplica de forma coherente y es adecuada para el número divulgado.
Evidencia que comprobar Metodología de elaboración de informes, cálculos al final del periodo o de promedios, extracciones de origen correspondientes a las fechas o periodos pertinentes y evidencia de revisión que confirme la base temporal seleccionada.
Paquete de evidencia que preparar
Carencias habituales en los informes
- Las cifras se presentan sin la narrativa de respaldo, o la narrativa sin las cifras.
- El alcance es incoherente entre el texto y las cifras.
- El límite de información no está definido.
- No se revelan los cambios materiales desde el periodo anterior.
- No se distinguen las estimaciones de los valores medidos.
- No se identifican los registros fuente de las cifras.
Dónde fallan los borradores
Errores que evitar y dónde se requiere juicio profesional
La columna izquierda muestra lo que los preparadores hacen mal al recopilar; la derecha, dónde tendrá que tomar y explicar un juicio.
Errores que evitar
- Responsable equivocadoEl recuento se solicita al equipo equivocado, por lo que nunca se pregunta a la persona que realmente realiza el seguimiento del personal de agencias, los contratistas u otros trabajadores no incluidos en nómina.
- Lenguaje del marco en lugar de términos empresarialesLa solicitud se envía utilizando etiquetas propias de ESRS, lo que confunde a los equipos locales que solo reconocen sus propios puestos de trabajo, categorías de proveedores o informes de plantilla a nivel de centro.
- Alcance no delimitadoLas personas empiezan a recopilar cifras antes de acordar qué trabajadores no incluidos en nómina están dentro del alcance, por lo que distintos equipos incluyen grupos diferentes y la cifra final no puede conciliarse.
- Base temporal equivocadaLos datos se extraen para una fecha o un periodo equivocados, por lo que la cifra refleja un momento diferente del que se está informando.
- Método de conteo mixtoUna fuente utiliza la lógica de equivalentes a tiempo completo, mientras que otra utiliza recuentos simples de personas, y ambas se combinan sin convertirlas a la misma base.
- Etiquetas de origen eliminadasLos nombres originales de los informes de nómina, proveedores o centros se pierden durante la consolidación, lo que hace imposible rastrear cada cifra hasta el registro de partida.
- Grupos separados fusionados demasiado prontoLos contratistas, los trabajadores de agencias y otros grupos no incluidos en la nómina se combinan antes de completar la recopilación, aunque deberían mantenerse diferenciados hasta la consolidación final.
- Sin trazabilidad de la evidenciaEl equipo conserva la cifra, pero no los detalles del archivo justificativo, por lo que posteriormente no pueden comprobarse la fecha, el responsable ni la versión de la fuente.
- Sin registro de aprobaciónEl total preliminar se transmite sin una trazabilidad clara de aprobación, por lo que no queda constancia de quién revisó los datos de entrada y aceptó el conjunto de datos final.
Requiere juicio profesional
- Elegir una base de conteo y mantenerla coherenteDecida si contará a las personas como trabajadores individuales o las convertirá en equivalentes a tiempo completo, explique la base utilizada y mantenga el mismo enfoque entre periodos, salvo que el cambio se describa claramente.
- Establecer una fecha de corte clara para la poblaciónUtilice una fecha de reporte o una instantánea al cierre del periodo para el conteo y, si incluye a personas que estuvieron dentro del alcance solo durante parte del año, indique cómo se incorporaron al total.
- Definir quién se incluye en el grupo de personas no empleadasCuando las prácticas laborales locales o los tipos de contrato difieran según el país, explique la regla práctica utilizada para decidir qué trabajadores externos se incluyen y cuáles se excluyen.
- Gestionar adquisiciones y disposiciones con una regla de delimitación establecidaSi la actividad cambia durante el año, revele si el conteo refleja la organización tal como se mantenía al cierre del periodo o si incluye operaciones adquiridas o vendidas durante parte del año, y explique cualquier reexpresión o ausencia de reexpresión.
- Decidir cómo tratar a los trabajadores en el límiteIndique cómo trata a las personas próximas al límite, como el personal de agencias, los contratistas, los consultores o los equipos externalizados, para que los lectores puedan ver la regla de inclusión aplicada.
- Utilizar estimaciones cuando los registros directos estén incompletosSi la cifra se obtiene a partir de nóminas, registros de proveedores, registros de los centros o muestreos, en lugar de un recuento directo de personas, indíquelo y explique el método de estimación y cualquier supuesto principal.
- Explicar cualquier agrupación motivada por la privacidadCuando no pueda mostrarse información detallada a nivel individual debido a la protección de datos o al reducido número de personas, revele el nivel de agrupación utilizado y deje claro que la cifra publicada es un agregado.
- Redondear de manera que no se distorsione el totalSi redondea el conteo o la proporción de la plantilla, indique el método de redondeo y compruebe que las cifras redondeadas siguen conciliando razonablemente con los totales subyacentes.
Ejemplos
Cómo se lee en la página
Sintéticos, redactados por LRA: no proceden del informe de ninguna empresa ni del texto de ninguna norma.
: informamos sobre el número de personas que no están incluidas en nuestra nómina y mostramos cómo se integran en nuestra plantilla más amplia. En este ejemplo, son 48 de 320 trabajadores, lo que representa el 15% del total.
Trabajadores no incluidos en la nómina dentro de la plantilla (people)
| Categoría | Personas |
|---|---|
| Trabajadores no incluidos en la nómina | 48 |
| Otros trabajadores | 272 |
Solo con fines ilustrativos; las cifras son internamente coherentes y se muestran como proporción de la plantilla más amplia.
: presentamos el recuento de las personas que trabajan para nosotros pero no están empleadas directamente, junto con el tamaño de la plantilla total. Aquí, 126 de 840 trabajadores pertenecen a ese grupo, lo que equivale al 15% de nuestra plantilla.
Trabajadores no incluidos en nómina dentro de la plantilla (people)
| Categoría | Personas |
|---|---|
| Trabajadores no incluidos en nómina | 126 |
| Otros trabajadores | 714 |
Solo con fines ilustrativos; las cifras son internamente coherentes y se muestran como proporción de la plantilla más amplia.
Escalera de calidad
- Básico
Tuvimos 42 personas no empleadas.
- Mejor
Tuvimos 42 personas no empleadas, contabilizadas sobre la base del número de personas, y representaron el 14% de nuestra plantilla.
- Óptimo
Al cierre del ejercicio teníamos 42 personas que no eran empleadas, medido sobre la base del número de personas, lo que representaba el 14% de nuestra plantilla; la proporción era superior a la del año anterior porque utilizamos más contratistas especialistas a corto plazo durante un pico de actividad del proyecto.
Compruebe su comprensión
Escenarios para trabajar
El equipo de datos sobre las personas ha contabilizado 18 trabajadores de agencia y 7 contratistas que trabajaron en las instalaciones durante el periodo de reporte. El archivo de RR. HH. también muestra 120 empleados en nómina al cierre del ejercicio.
Un contrato de servicios de instalaciones cubre a 12 trabajadores de limpieza, pero solo 9 de ellos trabajaron en sus instalaciones durante el periodo de reporte; el proveedor asignó los otros 3 a otro lugar. Su tabla preliminar incluye actualmente a los 12.
Tienen 80 empleados y 20 personas que no son empleadas. Una nota preliminar indica que el grupo de personas que no son empleadas representa el '20% del personal' porque 20 dividido entre 100 equivale al 20%.
Su grupo tiene 45 personas que no son empleadas en total. De ellas, 30 son trabajadores de agencia y 15 son contratistas autónomos. El texto preliminar menciona solo el total y omite la base de medición.
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La comparación utiliza ejemplos de esta ficha, no su prevalencia en el corpus de informes.
Orientación, no aseguramiento
Referencias del marco
Requisitos aplicables de ESRS y divulgaciones relacionadas
ESRS
S1-6
dentro de ESRS S1: Own Workforce
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Preguntas frecuentes
Preguntas que responde esta página
La página indica que se deben preparar tres puntos de datos: total de personas que no son empleadas, base de medición de la plantilla y proporción de la plantilla. Utilice la explicación en lenguaje sencillo y la sección de preparación paso a paso para convertirlos en un borrador de la información a revelar.
La página indica que la base de medición de la plantilla es uno de los puntos de datos que se deben preparar, y la sección paso a paso está destinada a ayudarle a establecer la base de forma coherente antes de redactar. No añade reglas adicionales más allá de eso, por lo que debe utilizar la página como guía práctica y no como fuente formal.
El total de personas que no son empleadas figura como un punto de datos que se debe preparar para la información a revelar. La página está diseñada para ayudarle a identificar los datos de origen adecuados y, posteriormente, utilizar el libro de trabajo y el paquete de evidencias para respaldar la cifra que comunica.
La proporción de la plantilla es uno de los puntos de datos que la página indica que se deben preparar, y el ejemplo ilustrativo muestra cómo la información a revelar puede convertirse en una tabla cuantitativa sencilla. Utilice el ejemplo únicamente como guía sintética y mantenga los números coherentes internamente.
La página incluye una sección paso a paso de «cómo preparar» que le guía para convertir el tema de la información a revelar en contenido preliminar. Su finalidad es ayudarle a organizar los datos, las evidencias y la explicación antes de finalizar el resultado.
La página incluye un paquete de evidencias con cinco elementos y también enumera seis afirmaciones de aseguramiento que deben verificarse, cada una con una afirmación, un riesgo y un enfoque basado en evidencias. Utilícelos conjuntamente para crear un expediente que muestre cómo se prepararon las cifras y la información narrativa.
Las seis afirmaciones de aseguramiento están destinadas a ayudarle a comprobar qué podría salir mal, cuál es el riesgo y qué evidencias respaldarían la información divulgada. Son una herramienta práctica de revisión para el responsable de ESG, el responsable de RR. HH. o el revisor del aseguramiento.
La página enumera deficiencias y errores comunes de reporte para que pueda detectar los puntos débiles antes de publicar. Utilice esa sección como una comprobación previa a la presentación frente a sus datos, alcance, evidencias y redacción preliminar.
El Centro de descargas incluye un libro de trabajo de Preparación y Aseguramiento en formato .xlsx. Está destinado a ayudarle a organizar la preparación de la información divulgada y las comprobaciones de aseguramiento en un archivo de trabajo antes de convertir los datos en un borrador.
El Centro de descargas también incluye una Tarjeta de biblioteca imprimible en formato .pdf. Utilícela como referencia rápida junto con el contenido de la página cuando esté preparando la información divulgada o comprobando el paquete de evidencias.
La página contiene una sección de resultados preliminares con ideas de visualización, comienzos de textos narrativos y una línea de índice de contenidos. Esa sección está destinada a ayudarle a convertir los datos preparados en un primer borrador que sea más fácil de revisar y perfeccionar.
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