Protección social

Preparar

Qué recopilar antes de redactar

Marque cada campo cuando llegue la evidencia. Los responsables son los equipos que suelen custodiar los archivos fuente.

• Estado de la cobertura

  RR. HH. / Prestaciones

  Registre si la plantilla está cubierta por el mecanismo de protección pertinente, utilizando una respuesta sencilla de sí/no para el periodo objeto del informe.

  Evidencia Calendario de la política, registro de prestaciones, confirmación de la aseguradora o del régimen, y registros de RR. HH./prestaciones que muestren quién está inscrito.

  Atención a El indicador de sí/no se establece a partir de un resumen de la política, pero no se concilia con la lista de inscripción vigente, por lo que el estado de cobertura comunicado no coincide con la población realmente cubierta.

• Tipos de eventos cubiertos

  RR. HH. / Prestaciones

  Enumere los tipos de eventos frente a los que protege el mecanismo, limitándose a los eventos previstos efectivamente en el registro fuente para el periodo.

  Evidencia Condiciones del plan, texto de la política, certificado de la aseguradora o resumen del régimen que muestren las categorías de eventos incluidas.

  Atención a La lista de eventos se copia de una plantilla genérica e incluye categorías que no figuran en el plan real, por lo que los tipos de cobertura comunicados no coinciden con las condiciones de la fuente.

• Países sin cobertura

  Recursos humanos / Prestaciones

  Identificar los países en los que no se aplica el acuerdo, sobre la base del mapa de cobertura vigente para el período de información.

  Evidencia Cuadro territorial, exclusiones del asegurador, matriz de planes locales o registro de prestaciones país por país.

  Atención a La lista de países se elabora a partir de supuestos de la sede central y omite las ubicaciones sin cobertura activa, por lo que las brechas comunicadas no se concilian con el cuadro territorial.

Cómo prepararlo

Solicitar los datos

Solicitar a Operaciones de Personas los datos sobre cobertura de protección social

Traduzca la divulgación a una pregunta de negocio interna y adáptela después al lenguaje propio de su organización.

¿Qué partes de nuestra plantilla están cubiertas por sistemas de protección social, qué tipos de acontecimientos de la vida o riesgos están incluidos y dónde seguimos sin tener cobertura?

Utilice primero los términos propios de su organización y, después, relaciónelos con la información a revelar. Por ejemplo, si internamente hablan de prestaciones, cobertura asistencial, sistemas establecidos por ley o sistemas de seguro locales, utilicen esas denominaciones en la solicitud y tradúzcanlas únicamente después para la presentación de información. Esta es una posible plantilla de formación de LRA; adáptela a su organización y compruebe la fuente oficial antes de su aprobación final.

Asunto: Solicitud de datos para la revisión de la cobertura de protección social

Hola [Name]:

Estoy preparando nuestro paquete de información sobre sostenibilidad de cierre de año y necesito su ayuda con los datos de protección de la fuerza laboral correspondientes a [reporting period].

Comparta la información correspondiente a [population boundary] en [countries/sites], utilizando los términos que su equipo emplea normalmente a nivel interno. Necesito información sobre lo siguiente:
- si cada ubicación o grupo de trabajadores cuenta con cobertura;
- qué tipos de eventos o riesgos están incluidos, como enfermedad, desempleo, lesiones o apoyo relacionado con la maternidad;
- los países en los que no existe cobertura.

Si la información se encuentra en más de un sistema, incluya la fuente de cada línea e indique cualquier supuesto o brecha.

A continuación se adjunta un formato posible. Adáptelo al lenguaje propio de su organización y compruebe la fuente oficial antes de la aprobación final.

Muchas gracias:
[Your name]

Hola [Name]: ¿podría enviar los datos de protección de la fuerza laboral correspondientes a [reporting period] para [population boundary]? Utilice los términos internos habituales e incluya: si existe cobertura, qué eventos o riesgos están incluidos y qué países no tienen cobertura. Si la información está distribuida entre varios sistemas, indique simplemente la fuente de cada línea. Gracias: [Your name]

Ejemplos sectoriales

Redacte su divulgación

Notas que convierten los datos en una divulgación

Plantillas formativas de LRA: adáptelas a su organización y consulte la fuente oficial antes de la aprobación.

Centro de descargas

Verificación

Para cada afirmación, compruebe la evidencia

• Calculamos la cifra de cobertura a partir de nuestros propios registros de empleados y archivos de nómina, y después comprobamos qué personas estaban incluidas en el alcance en la fecha de presentación de información y qué ubicaciones estaban incluidas. Para los países en los que operamos, cartografiamos dónde existían mecanismos de protección social y dónde no, mediante una revisión documentada país por país.

  Riesgos Un profesional de aseguramiento investigará si el alcance se estableció de manera coherente, si se incluyeron todos los países y grupos de trabajadores pertinentes y si la cifra de cobertura podría estar sobrestimada o subestimada debido a entidades omitidas, registros duplicados o fechas de corte incoherentes.

  Evidencia que comprobar Extractos de la población utilizados para el cálculo; archivos fuente de nómina y recursos humanos; el memorando sobre el alcance que muestra qué entidades, países y categorías de trabajadores se incluyeron o excluyeron; el mapeo país por país de los mecanismos de protección social; control de versiones o aprobación final que muestre la fecha de corte definitiva y cualquier ajuste.

• Separamos la cifra divulgada de cualquier estimación rastreándola hasta los registros subyacentes y documentando dónde fue necesario normalizar los datos locales antes de la consolidación. Cuando un país utilizaba un mecanismo o una clasificación diferentes, registramos la base para tratarlo como cubierto o no cubierto, de modo que se aplicara la misma regla en todo el grupo.

  Riesgos Un profesional de aseguramiento comprobará si los datos eran comparables entre países, si las clasificaciones locales se tradujeron de manera coherente y si el juicio de la dirección se aplicó de una forma que pudiera sesgar el resultado.

  Evidencia que comprobar Notas sobre la transformación de datos; tablas de correspondencia entre las categorías locales y las categorías de presentación de información del grupo; conciliación entre las presentaciones locales y la cifra consolidada; documentos de juicio documentados para cualquier caso ambiguo; evidencia de revisión que muestre que se aplicó la misma regla en todas las ubicaciones.

• Antes de la publicación, comprobamos la cifra con los totales de plantilla, revisamos las excepciones e investigamos cualquier variación inusual con respecto al periodo anterior. También hicimos que una segunda persona revisara los papeles de trabajo subyacentes para que la divulgación final coincidiera con los archivos de respaldo.

  Riesgos Un profesional de aseguramiento buscará evidencia de que la cifra final se comprobó de forma independiente, de que se investigaron las anomalías y de que la divulgación publicada coincide con los cálculos de origen sin diferencias no explicadas.

  Evidencia que comprobar Conciliación con la plantilla y otros totales de control; registros de excepciones y notas de seguimiento; análisis comparativo con el periodo anterior; aprobación del revisor o evidencia de revisión independiente; conjunto final de papeles de trabajo y divulgación publicada que demuestren coherencia con el respaldo.

• Para la parte de la divulgación relativa a las brechas de protección, utilizamos una lista documentada de los principales eventos de vida y comprobamos cada país con respecto a esa lista mediante documentos de políticas locales y resúmenes de prestaciones. Cuando existía una brecha, conservamos la nota de respaldo que mostraba por qué el evento se trató como no cubierto.

  Riesgos Un profesional de aseguramiento investigará si la lista de eventos estaba completa y se aplicó de manera coherente, si los documentos locales respaldan realmente la conclusión sobre la cobertura y si se omitieron algunas brechas o se describieron de forma demasiado limitada.

  Evidencia que comprobar La lista aprobada de los principales eventos de vida utilizada para la evaluación; documentos de políticas locales, manuales de empleados o resúmenes de prestaciones; la matriz de evaluación país por país; notas que expliquen cualquier brecha identificada; evidencia de la revisión de la dirección de la redacción final.

Dónde fallan los borradores

Errores que evitar y dónde se requiere juicio profesional

La columna izquierda muestra lo que los preparadores hacen mal al recopilar; la derecha, dónde tendrá que tomar y explicar un juicio.

Ejemplos

Cómo se lee en la página

Sintéticos, redactados por LRA: no proceden del informe de ninguna empresa ni del texto de ninguna norma.

Escalera de calidad

• Básico

  Informo de que la cobertura social de nuestra plantilla está establecida.

• Mejor

  Informo de que la cobertura social de nuestra plantilla está establecida para enfermedad, pérdida de empleo, lesiones y maternidad, y señalo que se aplica en todos los países en los que operamos.

• Óptimo

  Informo de que la cobertura social de nuestra plantilla está establecida para enfermedad, pérdida de empleo, lesiones y maternidad en todos los países en los que operamos este año, sin dejar ningún país fuera, y señalo que esto refleja el diseño actual de nuestro plan y no un cambio en la plantilla.

Compruebe su comprensión

Escenarios para trabajar

Referencias del marco

Requisitos aplicables de ESRS y divulgaciones relacionadas

Guides that settle this question

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