Foco de la divulgación
Esta divulgación solicita a una organización que explique cómo cubre a su propia plantilla con mecanismos de protección social. En la práctica, esto significa describir si los empleados y otros trabajadores de la plantilla tienen acceso a protecciones como la seguridad social o prestaciones equivalentes, y si esa cobertura se proporciona de manera coherente en todas las operaciones y ubicaciones de la organización.
El enfoque práctico no se centra únicamente en si existe una política, sino también en hasta dónde llega en la realidad. Informe si la cobertura se aplica a toda la plantilla o solo a determinados grupos, países, centros o tipos de contrato, y deje claros los posibles déficits, exclusiones o diferencias de trato que afectan a quién está protegido y dónde.
Este material formativo de LRA apoya la preparación de la divulgación. Para los requisitos exactos, consulte siempre la fuente oficial de European Commission.
Antes de empezar
Antes de empezar
Una breve lista de comprobación antes de preparar esta divulgación: marque cada punto a medida que lo resuelva.
Preparación
Información clave que preparar
| Campo de preparación | Qué recopilar | Pista de evidencia | Responsable |
|---|---|---|---|
| Estado de la cobertura | Registre si la plantilla está cubierta por el mecanismo de protección pertinente, utilizando una respuesta sencilla de sí/no para el periodo objeto del informe. | Calendario de la política, registro de prestaciones, confirmación de la aseguradora o del régimen, y registros de RR. HH./prestaciones que muestren quién está inscrito. | RR. HH. / Prestaciones |
| Tipos de eventos cubiertos | Enumere los tipos de eventos frente a los que protege el mecanismo, limitándose a los eventos previstos efectivamente en el registro fuente para el periodo. | Condiciones del plan, texto de la política, certificado de la aseguradora o resumen del régimen que muestren las categorías de eventos incluidas. | RR. HH. / Prestaciones |
| Países sin cobertura | Identificar los países en los que no se aplica el acuerdo, sobre la base del mapa de cobertura vigente para el período de información. | Cuadro territorial, exclusiones del asegurador, matriz de planes locales o registro de prestaciones país por país. | Recursos humanos / Prestaciones |
Cómo prepararlo
Solicitar los datos
Solicitar a Operaciones de Personas los datos sobre cobertura de protección social
Traduzca la divulgación a una pregunta de negocio interna y adáptela después al lenguaje propio de su organización.
¿Qué partes de nuestra plantilla están cubiertas por sistemas de protección social, qué tipos de acontecimientos de la vida o riesgos están incluidos y dónde seguimos sin tener cobertura?
Utilice primero los términos propios de su organización y, después, relaciónelos con la información a revelar. Por ejemplo, si internamente hablan de prestaciones, cobertura asistencial, sistemas establecidos por ley o sistemas de seguro locales, utilicen esas denominaciones en la solicitud y tradúzcanlas únicamente después para la presentación de información. Esta es una posible plantilla de formación de LRA; adáptela a su organización y compruebe la fuente oficial antes de su aprobación final.
Solicitud débil
¿Puede completar por nosotros la información sobre la divulgación de protección social de ESRS S1, incluida la cobertura, los eventos cubiertos y los países sin cobertura?
Por qué falla: Utiliza lenguaje del marco que muchos equipos operativos no reconocerán y no indica qué personas, países, sistemas o etiquetas internas deben utilizarse. Esto dificulta extraer los registros correctos y aumenta el riesgo de obtener respuestas incoherentes.
Solicitud mejor
Envíe el resumen de protección de la fuerza laboral correspondiente a [reporting period] para [population boundary]. Para cada país o grupo de trabajadores, indíquenos si existe cobertura, qué incluye según los términos de su propio equipo y dónde no existe cobertura. Si los datos proceden de más de un sistema, incluya la fuente de cada línea y señale cualquier brecha o supuesto.
Plantilla de correo formal
Asunto: Solicitud de datos para la revisión de la cobertura de protección social Hola [Name]: Estoy preparando nuestro paquete de información sobre sostenibilidad de cierre de año y necesito su ayuda con los datos de protección de la fuerza laboral correspondientes a [reporting period]. Comparta la información correspondiente a [population boundary] en [countries/sites], utilizando los términos que su equipo emplea normalmente a nivel interno. Necesito información sobre lo siguiente: - si cada ubicación o grupo de trabajadores cuenta con cobertura; - qué tipos de eventos o riesgos están incluidos, como enfermedad, desempleo, lesiones o apoyo relacionado con la maternidad; - los países en los que no existe cobertura. Si la información se encuentra en más de un sistema, incluya la fuente de cada línea e indique cualquier supuesto o brecha. A continuación se adjunta un formato posible. Adáptelo al lenguaje propio de su organización y compruebe la fuente oficial antes de la aprobación final. Muchas gracias: [Your name]
Versión corta para Teams / Slack
Hola [Name]: ¿podría enviar los datos de protección de la fuerza laboral correspondientes a [reporting period] para [population boundary]? Utilice los términos internos habituales e incluya: si existe cobertura, qué eventos o riesgos están incluidos y qué países no tienen cobertura. Si la información está distribuida entre varios sistemas, indique simplemente la fuente de cada línea. Gracias: [Your name]
Ejemplos sectoriales
Manufactura
Contexto. Un grupo con plantas en varios países y una combinación de empleados directos y trabajadores locales de los centros.
Solicitud adaptada. Comparta el resumen de protección de la fuerza laboral a nivel de centro correspondiente a [reporting period] para [plant locations]. Utilice las etiquetas que ya emplean sus equipos de beneficios o nóminas. Para cada centro, confirme si existe cobertura, qué eventos incluye y qué países no tienen cobertura para ningún grupo de trabajadores.
Ejemplo de respuesta. País / centro: planta de Poland | Grupo de trabajadores: empleados directos | Cobertura vigente: Y | Evento o riesgo incluido: enfermedad, lesiones, apoyo por maternidad | Base de la cobertura: esquema de la empresa más disposiciones legales | Motivo de ausencia de cobertura / nota sobre la brecha: ninguno | Referencia de la fuente: registro de beneficios v3
Servicios profesionales
Contexto. Una empresa con personal de oficina en múltiples jurisdicciones y paquetes de beneficios gestionados localmente.
Solicitud adaptada. Envíe el resumen de cobertura de prestaciones para [periodo de información] en [países]. Utilice los nombres habituales de sus prestaciones y muestre si la población de cada oficina tiene cobertura, qué incluye y dónde algún país no tiene ningún acuerdo establecido.
Ejemplo de respuesta. País / centro: oficina de España | Grupo de trabajadores: personal asalariado | Cobertura establecida: Y | Evento o riesgo incluido: enfermedad y apoyo por maternidad | Base de la cobertura: póliza de aseguradora local | Motivo de ausencia de cobertura / nota sobre la brecha: ninguno | Referencia de la fuente: registro de prestaciones de RR. HH.
Redacte su divulgación
Notas que convierten los datos en una divulgación
Plantillas formativas de LRA: adáptelas a su organización y consulte la fuente oficial antes de la aprobación.
Nota metodológica
Indique cómo definió el paquete de protección, qué grupos de empleados se incluyeron en el recuento y cómo identificó los tipos de protección enumerados y los países que no cuentan con esa cobertura.
Nota de contexto
Explique qué indican las cifras sobre las disposiciones de protección de los empleados de la organización, incluido si existe cobertura, qué riesgos están incluidos y dónde persisten las brechas por país.
Declaración sobre las variaciones
Si la situación cambió con respecto al periodo anterior, señale los cambios en el número de países sin cobertura, las variaciones en los tipos de protección ofrecidos o el paso de una cobertura parcial a una cobertura más amplia.
Entrada del índice de contenidos
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Herramientas y formularios de preparación
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Preparación para el aseguramiento
Para cada afirmación, compruebe la evidencia
| Afirmación | Riesgos | Evidencia que comprobar |
|---|---|---|
| Calculamos la cifra de cobertura a partir de nuestros propios registros de empleados y archivos de nómina, y después comprobamos qué personas estaban incluidas en el alcance en la fecha de presentación de información y qué ubicaciones estaban incluidas. Para los países en los que operamos, cartografiamos dónde existían mecanismos de protección social y dónde no, mediante una revisión documentada país por país. | Un profesional de aseguramiento investigará si el alcance se estableció de manera coherente, si se incluyeron todos los países y grupos de trabajadores pertinentes y si la cifra de cobertura podría estar sobrestimada o subestimada debido a entidades omitidas, registros duplicados o fechas de corte incoherentes. | Extractos de la población utilizados para el cálculo; archivos fuente de nómina y recursos humanos; el memorando sobre el alcance que muestra qué entidades, países y categorías de trabajadores se incluyeron o excluyeron; el mapeo país por país de los mecanismos de protección social; control de versiones o aprobación final que muestre la fecha de corte definitiva y cualquier ajuste. |
| Separamos la cifra divulgada de cualquier estimación rastreándola hasta los registros subyacentes y documentando dónde fue necesario normalizar los datos locales antes de la consolidación. Cuando un país utilizaba un mecanismo o una clasificación diferentes, registramos la base para tratarlo como cubierto o no cubierto, de modo que se aplicara la misma regla en todo el grupo. | Un profesional de aseguramiento comprobará si los datos eran comparables entre países, si las clasificaciones locales se tradujeron de manera coherente y si el juicio de la dirección se aplicó de una forma que pudiera sesgar el resultado. | Notas sobre la transformación de datos; tablas de correspondencia entre las categorías locales y las categorías de presentación de información del grupo; conciliación entre las presentaciones locales y la cifra consolidada; documentos de juicio documentados para cualquier caso ambiguo; evidencia de revisión que muestre que se aplicó la misma regla en todas las ubicaciones. |
| Antes de la publicación, comprobamos la cifra con los totales de plantilla, revisamos las excepciones e investigamos cualquier variación inusual con respecto al periodo anterior. También hicimos que una segunda persona revisara los papeles de trabajo subyacentes para que la divulgación final coincidiera con los archivos de respaldo. | Un profesional de aseguramiento buscará evidencia de que la cifra final se comprobó de forma independiente, de que se investigaron las anomalías y de que la divulgación publicada coincide con los cálculos de origen sin diferencias no explicadas. | Conciliación con la plantilla y otros totales de control; registros de excepciones y notas de seguimiento; análisis comparativo con el periodo anterior; aprobación del revisor o evidencia de revisión independiente; conjunto final de papeles de trabajo y divulgación publicada que demuestren coherencia con el respaldo. |
| Para la parte de la divulgación relativa a las brechas de protección, utilizamos una lista documentada de los principales eventos de vida y comprobamos cada país con respecto a esa lista mediante documentos de políticas locales y resúmenes de prestaciones. Cuando existía una brecha, conservamos la nota de respaldo que mostraba por qué el evento se trató como no cubierto. | Un profesional de aseguramiento investigará si la lista de eventos estaba completa y se aplicó de manera coherente, si los documentos locales respaldan realmente la conclusión sobre la cobertura y si se omitieron algunas brechas o se describieron de forma demasiado limitada. | La lista aprobada de los principales eventos de vida utilizada para la evaluación; documentos de políticas locales, manuales de empleados o resúmenes de prestaciones; la matriz de evaluación país por país; notas que expliquen cualquier brecha identificada; evidencia de la revisión de la dirección de la redacción final. |
Paquete de evidencia que preparar
Carencias habituales en los informes
Carencias habituales
Errores que evitar al recopilar los datos
Dónde suele hacer falta juicio profesional
Ejemplos
Ejemplos ilustrativos
Sintéticos, redactados por LRA: no proceden del informe de ninguna empresa ni del texto de ninguna norma.
Indicamos que nuestra plantilla está cubierta por nuestras disposiciones de protección de los empleados, y que dichas disposiciones incluyen apoyo en caso de enfermedad, pérdida del empleo, daños laborales y permiso parental. En los países en los que operamos, hay 2 en los que parte del personal no está cubierto por una o más de esas protecciones.
- Cobertura: sí
- Protecciones incluidas: enfermedad, desempleo, lesiones y maternidad
- Países con brechas: 2
Este ejemplo muestra una forma narrativa sencilla de indicar si se aplican las propias disposiciones de la entidad, qué tipos de acontecimientos de la vida abordan y en cuántos países persisten las brechas.
Nuestro grupo todavía no proporciona una protección completa en todas las ubicaciones, por lo que la respuesta sobre la cobertura es no. El paquete del que disponemos cubre enfermedad, desempleo, lesiones y maternidad, y hay 5 países en los que falta al menos una de esas protecciones.
- Cobertura: no
- Protecciones incluidas: enfermedad, desempleo, lesiones y maternidad
- Países con brechas: 5
Este ejemplo muestra cómo informar de una situación parcial: indique el resultado general de sí/no, enumere los acontecimientos de la vida abordados por las disposiciones y proporcione el número de países en los que la cobertura es incompleta.
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Compruebe su comprensión
Escenarios para trabajar
Un grupo de 120 empleados está distribuido entre tres países. En dos países, la empresa realiza aportaciones a sistemas públicos o privados que cubren enfermedad, pérdida de empleo, lesiones laborales y permiso parental; en el tercer país, solo 18 de 40 trabajadores tienen algún tipo de cobertura de este tipo a través del empleador.
Un preparador está redactando la nota para un grupo multinacional y observa que una filial ofrece cobertura por enfermedad y lesiones, mientras que otra solo proporciona cobertura por lesiones y no ofrece apoyo para el desempleo o las ausencias relacionadas con la maternidad. El equipo no está seguro de si debe enumerar cada acontecimiento por separado o utilizar una etiqueta general.
Una empresa opera en cinco países. Cuatro países cuentan con mecanismos de seguro social para los empleados, pero en un país el mercado laboral local es informal y el empleador no tiene ningún sistema establecido para sus 15 empleados allí. La nota preliminar solo indica actualmente que el grupo tiene «una amplia cobertura a escala mundial».
Un preparador dispone de datos que muestran que 78 de 90 trabajadores del País A están cubiertos, que 50 de 50 del País B están cubiertos y que 0 de 12 del País C están cubiertos. El equipo quiere informar solo de los dos países con cobertura porque el tercero es delicado.
Referencias del marco
Requisitos aplicables de ESRS y divulgaciones relacionadas
Referencias disponibles del marco y divulgaciones cercanas relevantes para preparar este requisito.
ESRS
S1-10
dentro de ESRS S1: Own Workforce
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Preguntas frecuentes
Preguntas que responde esta página
Comience con la explicación en lenguaje sencillo y, a continuación, siga la sección de preparación paso a paso y los tres puntos de datos que debe preparar: estado de cobertura, tipos de eventos cubiertos y países sin cobertura. La página está diseñada para ayudarle a convertir esos datos en un borrador de divulgación y un paquete de evidencias preparado para el aseguramiento.
La página indica que deben prepararse tres puntos de datos básicos: estado de cobertura, tipos de eventos cubiertos y países sin cobertura. Utilícelos como conjunto mínimo de datos antes de pasar a la sección de resultados del borrador.
Utilice la sección de preparación de la página para definir qué está dentro del alcance y, a continuación, registre el estado de cobertura y los tipos de eventos que están cubiertos. La página también señala los países sin cobertura, por lo que el alcance debe ser suficientemente claro para mostrar dónde se aplica y dónde no se aplica la divulgación.
La página está dirigida a responsables de sostenibilidad y ESG, equipos de recursos humanos, responsables de los datos y revisores de aseguramiento, por lo que la responsabilidad debería recaer en las personas que puedan confirmar los datos y las evidencias. Utilice el libro de trabajo para asignar tareas y mantener el paquete de evidencias alineado con la divulgación.
La página incluye un paquete de evidencias con cinco elementos y cuatro afirmaciones de aseguramiento que deben verificarse. Utilícelos conjuntamente para que cada afirmación tenga un riesgo claro y evidencias justificativas antes de la revisión.
La página enumera las deficiencias y los errores comunes de la información para ayudarte a detectar puntos débiles antes de la aprobación final. Un uso práctico consiste en comparar tu borrador con esas deficiencias y comprobar que el estado de cobertura, los tipos de eventos y los países no cubiertos estén completos.
El Centro de descargas incluye un cuaderno de trabajo de Preparación y aseguramiento en formato .xlsx. Úsalo para organizar los pasos de preparación, hacer un seguimiento del paquete de evidencias y respaldar la preparación para el aseguramiento.
El Centro de descargas también incluye una ficha bibliográfica imprimible en formato .pdf. Está concebida como referencia práctica junto con el cuaderno de trabajo cuando estés preparando la información a revelar y revisando tu borrador.
Sí, únicamente como ilustración desarrollada. La página indica que los ejemplos de información a revelar son sintéticos y que la tabla cuantitativa es internamente coherente, por lo que puedes utilizarla para ver cómo podrían presentarse los datos sin tratarla como un ejemplo de una empresa real.
La sección sobre el resultado del borrador ofrece ideas de visualización, comienzos de narrativas y una línea del índice de contenidos. Úsalos para convertir tus datos preparados en un borrador legible una vez que el alcance y las evidencias estén disponibles.
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