Foco de la divulgación
El enfoque práctico se centra en la cobertura y la coherencia en toda la plantilla, no solo en unos pocos programas destacados. Un informe útil debería dejar claro si la formación está disponible en distintos centros, funciones y grupos de trabajadores, cómo se gestiona la participación y si existen brechas entre lo que se ofrece y lo que las personas reciben realmente.
Este material formativo de LRA apoya la preparación de la divulgación. Para los requisitos exactos, consulte siempre la fuente oficial de European Commission.
Preparar
Qué recopilar antes de redactar
Marque cada campo cuando llegue la evidencia. Los responsables son los equipos que suelen custodiar los archivos fuente.
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Cobertura de las revisiones de empleados
Equipo de RR. HH. / PersonasLa proporción de empleados incluidos en la revisión, con el numerador y el denominador claramente definidos y el periodo cubierto.
Evidencia Registros de RR. HH. o de revisiones del desempeño, informes de finalización de revisiones y el archivo de cálculo utilizado para obtener el porcentaje.
Atención a A menudo, el porcentaje se calcula a partir de un recuento de empleados distinto del utilizado por el sistema de seguimiento de revisiones, por lo que el numerador y el denominador no concilian con el sistema de RR. HH.
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Total de horas de formación
Formación y DesarrolloEl número total de horas de formación impartidas en el periodo de información, utilizando una base coherente para todas las sesiones y participantes.
Evidencia Exportaciones del sistema de gestión del aprendizaje, registros de asistencia, registros de cursos y el cálculo consolidado que respalda el total.
Atención a El tiempo de formación suele sumarse a partir de fuentes o bases temporales combinadas, por lo que el total no concilia con el sistema de aprendizaje ni con los registros de asistencia.
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Promedio de formación por empleado
Aprendizaje y Desarrollo / RR. HH.El promedio de horas de formación por empleado, junto con el número de empleados utilizado en el cálculo y el período cubierto.
Evidencia El cálculo del total de horas de formación, el archivo de la población empleada y el papel de trabajo que muestra cómo se obtuvo el promedio.
Atención a A menudo, el promedio se calcula utilizando un número de empleados distinto del utilizado para el total de formación, por lo que la cifra por empleado presenta una discrepancia de alcance o de período.
Antes de empezar
- ¿Has determinado qué grupos de empleados cuentan para esta revisión de formación, de modo que el porcentaje se base en la población adecuada?
- ¿Utilizarás el mismo periodo de información y la misma fecha de corte tanto para la proporción de la plantilla como para las cifras de horas de formación?
- ¿Puedes rastrear el total de horas hasta un registro fuente, como un registro de aprendizaje, un archivo de nóminas o una extracción del sistema de Recursos Humanos?
- ¿Has acordado cómo calcular las horas medias por persona, incluidos los empleados que se incluyen en el denominador?
- ¿Tienes claro si la revisión cubre únicamente la actividad de formación formal o también otro tiempo de aprendizaje que tu organización registra de la misma manera?
Cómo prepararlo
Solicitar los datos
Solicitar los datos de la revisión de formación al equipo de Análisis de Personas
Traduzca la divulgación a una pregunta de negocio interna y adáptela después al lenguaje propio de su organización.
¿A cuántas personas se revisó en relación con la formación y qué tiempo de formación se registró para el periodo de información?
Utiliza primero los términos propios de tu organización (por ejemplo, revisión del aprendizaje, seguimiento del desarrollo, revisión de competencias, tiempo de cursos, horas de aprendizaje) y, después, relaciónalos con los campos de información a revelar. Mantén la redacción en tu lenguaje interno y comprueba la fuente oficial antes de la aprobación final.
Solicitud débil
Proporcione las métricas de formación de ESRS S1:S1-12 correspondientes al año, incluido el porcentaje de empleados evaluados, el total de horas de formación y el promedio de horas por empleado.
Por qué falla: Esto utiliza lenguaje del marco que muchos equipos operativos no emplearán en su actividad cotidiana y no indica al responsable qué fuente, límite, base de cálculo o etiquetas internas debe utilizar. También deja margen para interpretar de forma incoherente quién está incluido y cómo se mide el tiempo.
Solicitud mejor
Envíe el extracto de revisiones de aprendizaje correspondiente a [period] para [boundary]. Necesitamos el número de empleados que tuvieron una revisión de aprendizaje o desarrollo, el tiempo total de aprendizaje registrado y el tiempo promedio por empleado, utilizando las etiquetas propias de su equipo. Incluya el sistema fuente, la población cubierta, la base de cálculo, la base temporal y cualquier exclusión o duplicado.
Plantilla de correo formal
Asunto: Solicitud de revisión de la formación y de los datos sobre el tiempo de aprendizaje para [periodo de información] Estimado/a [nombre/equipo]: ¿Podrían proporcionar los datos necesarios para nuestros informes de sostenibilidad sobre el aprendizaje de los empleados correspondientes a [periodo de información]? Necesitamos, para el límite de información acordado ([límite]), lo siguiente en sus propios términos internos y en extractos de las fuentes cuando estén disponibles: - el número de empleados que tuvieron una revisión de formación o aprendizaje durante el periodo; - el tiempo total de aprendizaje o formación registrado para esos empleados; y - el tiempo medio de aprendizaje o formación por empleado. Incluyan también: - el sistema o archivo utilizado; - la población cubierta; - el método de recuento utilizado para las personas revisadas; - la base utilizada para el tiempo registrado; - cualquier exclusión, duplicado o registro faltante; y - el nombre de la persona que preparó el extracto. Si resulta útil, envíenlo en una tabla sencilla. Adapten esto al lenguaje propio de su organización y comprueben la fuente oficial antes de la aprobación final. Muchas gracias, [Su nombre]
Versión corta para Teams / Slack
Hola [nombre], ¿podrías enviar los datos de formación / aprendizaje correspondientes a [periodo] para [límite]? Necesitamos: personas revisadas, horas/tiempo total de aprendizaje y promedio por empleado, además del sistema de origen y cualquier nota sobre exclusiones o duplicados. Utiliza los términos propios de tu equipo en el extracto. Gracias.
Ejemplos sectoriales
Manufactura
Contexto. Una planta utiliza charlas operativas breves por turnos, actualizaciones obligatorias sobre seguridad y formación específica para cada puesto sobre maquinaria, registradas en un registro local de aprendizaje.
Solicitud adaptada. Comparta el registro de formación correspondiente a [period] para la planta y los equipos de apoyo. Necesitamos el número de empleados que tuvieron una revisión de aprendizaje, el tiempo total de formación registrado y el tiempo promedio por empleado. Utilice los términos de su centro e incluya la fuente del registro, la cobertura de los turnos y las sesiones que se cancelaron o repitieron.
Ejemplo de respuesta. El registro de aprendizaje del centro muestra 428 empleados evaluados, 1,964 horas de formación totales y 4.6 horas por empleado. Fuente: sistema de seguimiento del aprendizaje del centro. Cobertura: equipos de planta y mantenimiento. Se excluyeron dos sesiones canceladas y se eliminaron las entradas duplicadas.
Servicios profesionales
Contexto. Una empresa registra módulos obligatorios de cumplimiento, talleres de competencias para clientes y sesiones de coaching en una plataforma central de aprendizaje.
Solicitud adaptada. Proporcione el extracto de la plataforma de aprendizaje correspondiente a [period] para toda la empresa. Necesitamos el número de empleados que completaron una revisión de aprendizaje, el tiempo total de aprendizaje y el tiempo promedio por persona. Incluya el nombre de la plataforma, las unidades de negocio cubiertas, sus reglas de finalización y cualquier ajuste manual.
Ejemplo de respuesta. El extracto de la plataforma muestra 1,250 empleados evaluados, 7,500 horas de aprendizaje totales y 6.0 horas por persona. Fuente: plataforma central de aprendizaje. Cobertura: todas las entidades del Reino Unido. La finalización se contabilizó una vez por persona y módulo; se eliminó una inscripción duplicada.
Redacte su divulgación
Notas que convierten los datos en una divulgación
Plantillas formativas de LRA: adáptelas a su organización y consulte la fuente oficial antes de la aprobación.
Nota metodológica
Indique cómo definió la población de empleados, cómo contabilizó a las personas incluidas en el proceso de revisión y cómo calculó el tiempo total de formación y el promedio por persona.
Nota de contexto
Explique qué indican el porcentaje de cobertura de la revisión y las cifras de formación sobre el alcance de la evaluación de los empleados y sobre el tiempo de desarrollo registrado en total y por persona.
Declaración sobre las variaciones
Si las cifras varían de forma significativa, indique si el cambio refleja un alcance de revisión más amplio o más limitado, un mayor o menor número de horas de formación, o una variación del tiempo medio por empleado.
Entrada del índice de contenidos
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Herramientas y formularios de preparación
Descargue herramientas de preparación para S1-12 durante 24 horas con acceso gratuito mediante correo electrónico verificado. Los enlaces a los informes originales siguen siendo públicos.
Verificación
Para cada afirmación, compruebe la evidencia
Calculamos la cifra de cobertura a partir de la actividad de formación que pudimos documentar para el periodo, utilizando nuestro propio número de empleados como denominador y el tiempo de formación registrado como numerador.
Riesgos El profesional de aseguramiento puede comprobar si la base de cálculo es coherente, si la población de empleados utilizada es la adecuada para el periodo y si se omitió, contabilizó dos veces o incluyó sin respaldo algún tiempo de formación.
Evidencia que comprobar Libro de cálculo; registros de formación de origen; extracto del número de empleados correspondiente al periodo de información; nota metodológica que muestre el numerador y el denominador utilizados; conciliación desde los registros sin procesar hasta la cifra publicada.
Limitamos la cifra al grupo de la plantilla sobre el que pretendíamos informar y aplicamos la misma regla de alcance en todo el conjunto de datos, de modo que el porcentaje publicado refleja una única población coherente.
Riesgos El profesional de aseguramiento puede examinar si el alcance se estableció antes del cálculo, si las exclusiones o inclusiones se aplicaron de manera coherente y si la población sobre la que se informa coincide con los registros subyacentes.
Evidencia que comprobar Memorando sobre el alcance; definición de la población utilizada para la métrica; extracto de RR. HH. que muestre los empleados incluidos y excluidos; pista de auditoría de cualquier ajuste; aprobación que confirme que el alcance se aplicó antes de la publicación.
Nos basamos en registros de origen del periodo de información y comprobamos los datos subyacentes para detectar omisiones evidentes, duplicados y discrepancias antes de finalizar la cifra.
Riesgos El profesional de aseguramiento puede cuestionar la integridad y exactitud de los datos, así como si la cifra se elaboró a partir de datos de origen fiables en lugar de estimaciones o registros parciales.
Evidencia que comprobar Registros de asistencia a la formación; exportación del sistema de aprendizaje; registro de seguimiento de las evaluaciones del desempeño; controles de calidad de los datos; registro de excepciones; evidencia del seguimiento de las entradas faltantes o incoherentes.
Conservamos evidencia que vincula la cifra publicada con los registros originales, de modo que el cálculo pueda rastrearse desde la cifra final hasta los archivos de origen.
Riesgos El profesional de aseguramiento puede comprobar si la pista de auditoría es suficientemente completa para respaldar la cifra comunicada y si la evidencia conservada es contemporánea y trazable.
Evidencia que comprobar Archivo de cálculo con control de versiones; extractos de los sistemas de origen; documentos justificativos de cualquier entrada manual; registro de cambios; pista de aprobaciones; conservación de los archivos utilizados en el cálculo final.
Antes de la publicación, revisamos la razonabilidad del resultado comparándolo con periodos anteriores y con las expectativas internas, y resolvimos cualquier variación inusual o problema de datos que detectamos.
Riesgos El profesional de aseguramiento puede examinar si los controles previos a la publicación fueron sustantivos, si se investigaron las anomalías y si la información final a revelar podría inducir a error debido a problemas no resueltos.
Evidencia que comprobar Notas de la revisión de razonabilidad; comparación con el periodo anterior; análisis de variaciones; registros de resolución de problemas; evidencia de la revisión o aprobación por la dirección; aprobación final que confirme que no quedan cuestiones de datos pendientes.
Paquete de evidencia que preparar
Carencias habituales en los informes
- Las cifras se presentan sin la narrativa de respaldo, o la narrativa sin las cifras.
- El alcance no es coherente entre el texto y las cifras.
- El límite de la información reportada no está definido.
- No se divulgan los cambios materiales desde el periodo anterior.
- No se distinguen las estimaciones de los valores medidos.
- No se identifican los registros de origen de las cifras.
Dónde fallan los borradores
Errores que evitar y dónde se requiere juicio profesional
La columna izquierda muestra lo que los preparadores hacen mal al recopilar; la derecha, dónde tendrá que tomar y explicar un juicio.
Errores que evitar
- Responsable equivocadoRecurrir únicamente al equipo de aprendizaje puede hacer que no se consulte a las personas que gestionan los datos de plantilla, nóminas o registros locales de formación, por lo que las cifras proceden de la fuente equivocada.
- Lenguaje del marco, no lenguaje empresarialSolicitar los datos utilizando las etiquetas de divulgación en lugar de los términos propios de la organización puede hacer que los equipos no sepan qué listas de cursos, campos de recursos humanos o informes financieros deben extraer.
- Límite no definidoSi no define qué entidades, países y grupos de trabajadores están incluidos, distintos equipos pueden contabilizar poblaciones diferentes y los totales no coincidirán.
- Base temporal incorrectaExtraer la actividad de formación de un intervalo de fechas distinto del año de reporte puede mezclar registros del año en curso y de años anteriores y distorsionar el resultado.
- Método de cálculo combinadoCombinar datos de plantilla, finalizaciones de cursos y registros de asistencia sin una base acordada puede hacer que el porcentaje de personas evaluadas y el total de horas sean incoherentes.
- Etiquetas de las fuentes perdidasCopiar cifras en una hoja resumen sin conservar los nombres originales de los archivos, los títulos de los informes o las fechas de extracción dificulta rastrear de dónde procede cada cifra.
- Poblaciones combinadasAgrupar el aprendizaje obligatorio y opcional, o distintos grupos de empleados, en una sola categoría puede ocultar los patrones diferenciados necesarios para la divulgación.
- Trazabilidad de la evidencia ausenteSi la fecha de extracción, la versión y la aprobación del revisor no se conservan junto con los datos, nadie puede demostrar cómo se comprobaron las cifras finales antes de utilizarlas.
Requiere juicio profesional
- Elija la población de empleados antes de calcular la tasa de revisiónEstablezca qué personas forman parte de la población de formación del año, explique cualquier exclusión o inclusión en los casos límite y mantenga la misma base al comparar periodos, salvo que se describa claramente un cambio.
- Decidir cómo tratar las adquisiciones o ventas de negocios durante el añoIndicar si las personas que se incorporaron o salieron mediante adquisiciones, ventas u otros cambios similares se contabilizan únicamente durante el tiempo que formaron parte del grupo, y explicar cualquier reformulación o no reformulación de las cifras anteriores.
- Usar una única regla práctica cuando las categorías laborales locales no coincidanSi las denominaciones de los puestos o las agrupaciones de trabajadores difieren según el país, asignarlas a un único enfoque interno para la presentación de información y revelar la regla utilizada, de modo que los lectores puedan ver cómo se hicieron comparables las cifras.
- Dejar claro quién cuenta cuando alguien se sitúa cerca del límiteExplicar cómo se tratan los trabajadores de agencias, contratistas, personas en comisión de servicio, becarios u otros grupos cercanos al límite, y revelar cualquier juicio utilizado para incluirlos o excluirlos de la población objeto de formación.
- Indicar la base temporal tanto para el número de personas como para la actividad formativaDejar claro si las cifras reflejan el inicio, el cierre o el promedio del periodo, y describir cómo se alineó el recuento de personas con las horas de formación registradas.
- Separar los registros medidos de las estimaciones y explicar el métodoCuando la asistencia o las horas no se hayan capturado por completo, indicar qué cifras proceden de los registros del sistema y cuáles se han estimado, y describir la base utilizada para cubrir las lagunas o convertir los registros parciales en totales.
- Explicar cómo se calcula el promedio por personaMostrar si el promedio se basa en todas las personas incluidas en el alcance, únicamente en quienes recibieron formación u otro denominador interno, y mantener el enfoque de forma coherente o explicar cualquier cambio.
- Redondear de manera que no se distorsionen los totalesRevelar la regla de redondeo utilizada para el porcentaje, el total de horas y el promedio, y asegurarse de que las cifras redondeadas sigan conciliando razonablemente con los datos subyacentes.
- Agregar lo suficiente para proteger los datos personalesSi los grupos pequeños pudieran permitir identificar a personas, combinar categorías o suprimir el nivel de detalle según sea necesario, y explicar el nivel de agregación utilizado para que las cifras de formación sigan siendo útiles sin exponer información personal.
Ejemplos
Cómo se lee en la página
Sintéticos, redactados por LRA: no proceden del informe de ninguna empresa ni del texto de ninguna norma.
Durante el año, revisamos al 78% de nuestra plantilla, lo que cubrió a 390 de 500 empleados. Esas revisiones requirieron un total de 1,560 horas de formación, lo que equivale a un promedio de 3.2 horas por empleado revisado.
Desglose ilustrativo de la actividad de revisión de empleados (people)
| Categoría | Empleados revisados | No revisados |
|---|---|---|
| Número de empleados | 390 | 110 |
Únicamente una ilustración sintética. Esto muestra cómo presentar en una única divulgación cuantitativa la proporción de empleados revisados, el tiempo total empleado y el tiempo medio por empleado revisado.
Durante el periodo, cubrimos al 62% de nuestro personal, lo que equivale a 248 de 400 empleados. El tiempo de formación correspondiente ascendió a 744 horas en total, o a 3.0 horas por cada empleado incluido en la revisión.
Desglose ilustrativo de la actividad de revisión de empleados (people)
| Categoría | Empleados revisados | No revisados |
|---|---|---|
| Número de empleados | 248 | 152 |
Únicamente una ilustración sintética. Este ejemplo combina la proporción de personal cubierto, el total de horas impartidas y el promedio de horas por persona cubierta.
Escalera de calidad
- Básico
Revisamos al 100% de nuestra plantilla y registramos 1,200 horas de formación.
- Mejor
Revisamos a todos los empleados, registramos un total de 1,200 horas de formación y eso equivalió a un promedio de 12 horas por empleado.
- Óptimo
Revisamos a todos los empleados a lo largo del año, registramos un total de 1,200 horas de formación y el promedio de 12 horas por empleado no cambió porque nuestro plan de formación y la composición de la plantilla se mantuvieron, en términos generales, estables.
Compruebe su comprensión
Escenarios para trabajar
Un grupo de 240 empleados completó un programa de aprendizaje durante el año, pero el informe de recursos humanos solo muestra el total de horas del curso y no indica cuántas personas se incluyeron en la revisión. El equipo también tiene una hoja de cálculo separada para los directivos y otra para el resto de la plantilla.
Una empresa registró 1,860 horas de formación durante el año para 310 empleados. La nota preliminar muestra el total de horas, pero no se ha calculado el promedio por empleado, y una unidad de negocio quiere excluir las sesiones de inducción porque fueron breves.
Una persona encargada de preparar la información tiene un informe que muestra que se revisaron las necesidades de aprendizaje de 420 empleados de un total de 500, con 2,100 horas totales y un promedio de 5.0 horas por empleado. Una actualización posterior de nóminas muestra que 12 personas se incorporaron a mitad de año y fueron incluidas en las horas, pero el recuento de personas revisadas no se actualizó.
Una unidad de negocio puede mostrar registros de asistencia a cursos de 180 empleados y una exportación independiente de la plataforma de aprendizaje con 900 horas. Sin embargo, los registros no identifican si las mismas personas aparecen en ambos conjuntos de datos, y el promedio por empleado se ha estimado dividiendo las horas entre el total de la plantilla, que es de 260, sin comprobarlo.
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La comparación utiliza ejemplos de esta ficha, no su prevalencia en el corpus de informes.
Orientación, no aseguramiento
Referencias del marco
Requisitos aplicables de ESRS y divulgaciones relacionadas
ESRS
S1-12
dentro de ESRS S1: Own Workforce
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Preguntas frecuentes
Preguntas que responde esta página
La página indica que se deben preparar tres datos: la cobertura de la revisión de empleados, el total de horas de formación y la formación media por empleado. Utilice esos datos como conjunto de datos inicial antes de redactar la explicación.
Úsela como una lista de comprobación de trabajo para pasar de los datos sin procesar a un borrador de la divulgación. La página está diseñada para ayudarle a establecer el alcance, recopilar los datos y, a continuación, convertirlos en una redacción lista para el informe.
La página incluye un expediente de evidencias con cinco elementos para respaldar la preparación para el aseguramiento. Organice su expediente en torno a esos elementos para poder mostrar de dónde proceden las cifras y cómo se verificaron.
La página indica que deben verificarse cinco afirmaciones de aseguramiento, cada una con un enfoque de afirmación, riesgo y evidencia. Utilice esa sección para comprobar que sus datos, cálculos y narrativa están respaldados antes de la aprobación final.
La página enumera las brechas y los errores comunes de reporte que deben vigilarse. Utilice esa lista como comprobación previa al envío para detectar a tiempo datos faltantes, evidencia insuficiente o cálculos incoherentes.
El Centro de descargas incluye un libro de trabajo de preparación y aseguramiento en formato .xlsx. Utilícelo para organizar los puntos de datos, hacer seguimiento de la evidencia y realizar las comprobaciones de preparación y aseguramiento en un solo lugar.
La Ficha de biblioteca imprimible es una versión de consulta rápida de la página. Es útil si desea una lista de comprobación compacta mientras recopila datos, revisa evidencia o redacta la información a revelar.
La página contiene una sección sobre el resultado del borrador con ideas de visualización, comienzos de narrativas y una línea de índice de contenido. Utilice esas indicaciones para convertir los puntos de datos en un borrador breve y coherente, en lugar de comenzar desde una página en blanco.
Sí, incluye ejemplos sintéticos e ilustrativos de información a revelar, incluida una tabla cuantitativa. Trátelos únicamente como ejemplos de presentación y asegúrese de que sus propias cifras y redacción coincidan con sus datos reales.
La página contiene una tabla «De informes de empresas» con enlaces a informes publicados en los que se revela el tema. Utilícela para ver cómo presentan el tema otras entidades, pero base su propia redacción en los datos y la evidencia de su organización.
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