Foco de la divulgación
Esta divulgación pide a una organización que explique las principales acciones que está llevando a cabo para prevenir, detectar, abordar y mejorar las cuestiones relacionadas con la conducta empresarial. En la práctica, esto significa describir las medidas existentes, cómo se implementan y qué partes de la organización abarcan, en lugar de limitarse a enumerar políticas o compromisos.
El enfoque práctico se centra en si esas acciones están integradas en toda la empresa y la cadena de valor, o si se limitan a unos pocos centros o funciones emblemáticos. Informe sobre el alcance, el tipo de acción y dónde se aplica, para que el lector pueda ver con qué coherencia la organización gestiona la conducta empresarial en las operaciones cotidianas.
Este material formativo de LRA apoya la preparación de la divulgación. Para los requisitos exactos, consulte siempre la fuente oficial de European Commission.
Antes de empezar
Antes de empezar
Una breve lista de comprobación antes de preparar esta divulgación: marque cada punto a medida que lo resuelva.
Preparación
Información clave que preparar
| Campo de preparación | Qué recopilar | Pista de evidencia | Responsable |
|---|---|---|---|
| Acciones emprendidas | Un resumen sencillo de las medidas que la organización ha establecido en respuesta a la cuestión, redactado como acciones completadas y no como planes. | Registro de acciones, herramienta de seguimiento de proyectos, actualizaciones de la dirección o documentos del consejo que muestren las medidas aprobadas e implementadas. | Equipo de sostenibilidad / negocio responsable |
| Medidas de prevención | Los controles, políticas o cambios específicos introducidos para evitar que la cuestión vuelva a producirse, descritos como medidas preventivas ya en uso. | Actualizaciones de políticas, documentos de diseño de controles, entradas del registro de riesgos o registros de cambios en los procesos. | Equipo de riesgos / cumplimiento |
| Acciones de seguimiento | Las comprobaciones, revisiones o actividades de seguimiento utilizadas para vigilar la cuestión y detectar su recurrencia, incluida la frecuencia con la que se realizan. | Calendarios de seguimiento, resultados de cuadros de mando, actas de revisión o informes de aseguramiento. | Auditoría interna / equipo de riesgos |
| Criterios ESG utilizados | Si los factores ambientales, sociales y de gobernanza formaron parte del enfoque de selección, registrado como un simple sí/no basado en el proceso utilizado en la práctica. | Política de inversión, memorando de selección, lista de comprobación de cribado o documento del comité que muestre los factores aplicados. | Equipo de inversión / adquisiciones |
| Método de selección | Una breve descripción de cómo la organización eligió los elementos pertinentes, incluida la regla de decisión o el enfoque de cribado utilizado en la práctica. | Nota metodológica, documento de criterios de selección, modelo de puntuación o documento de aprobación. | Equipo de inversión / adquisiciones |
| Formación impartida | Si se impartió realmente formación sobre el tema pertinente, registrado como sí/no para el periodo de reporte. | Registro de formación, registros de asistencia, informe de finalización del LMS o validación del formador. | Aprendizaje y desarrollo |
| Cobertura de la formación | La proporción del público destinatario que completó la formación, calculada a partir de la población y el periodo correctos. | Informe de finalización de la formación, lista de personal del grupo destinatario y archivo de cálculo utilizado para el porcentaje. | Aprendizaje y desarrollo |
| Horas de formación | La cantidad de tiempo de formación impartido, expresada de manera que deje claro si se trata del total de horas, del promedio de horas u otra medida utilizada internamente. | Horario del curso, registros del LMS, hojas de asistencia o informe resumido de formación. | Aprendizaje y desarrollo |
| Colaboración con proveedores | Los programas o actividades utilizados para trabajar con los proveedores sobre el tema, descritos en términos prácticos y no como una declaración de política. | Plan del programa para proveedores, registros de divulgación, materiales de talleres o comunicaciones a proveedores. | Adquisiciones / gestión de proveedores |
| Proveedores incluidos en el alcance | Qué proveedores se incluyeron en la colaboración o revisión, con la base para su inclusión y el recuento o agrupación pertinentes. | Lista de proveedores, archivo de segmentación, registro de contratos o nota sobre el alcance del programa. | Adquisiciones / gestión de proveedores |
| Resultados de la participación | Los resultados de la participación de los proveedores, incluido qué cambió, qué se acordó o qué seguimiento se inició. | Actas de reuniones, registros de acciones, respuestas de proveedores o resumen de la evaluación del programa. | Adquisiciones / gestión de proveedores |
| Procedimientos definidos | Los pasos formales que la organización ha establecido para gestionar el asunto, incluido quién hace qué y cuándo. | Documento de procedimiento, mapa de flujo de trabajo, manual de controles o anexo de políticas. | Equipo de operaciones / cumplimiento |
| Sistemas de seguimiento | Los sistemas o herramientas utilizados para registrar, seguir y revisar el asunto, incluida la fuente principal de registro. | Capturas de pantalla del sistema, descripción del sistema, diccionario de datos o mapa de procesos que muestre la herramienta de seguimiento. | TI / responsable de datos |
| Proceso de investigación | Cómo se revisan, escalan y cierran los problemas sospechados, incluidos los pasos utilizados para investigar cada caso. | Procedimiento de gestión de casos, flujo de trabajo de investigación, matriz de escalamiento o registro de investigaciones. | Equipo de cumplimiento normativo / investigaciones |
| Cobertura de la formación | El porcentaje de la audiencia prevista que recibió la formación requerida sobre este tema, utilizando el grupo objetivo y el período de presentación de información correctos. | Informe de finalización de la formación, lista de funciones objetivo y libro de cálculo. | Aprendizaje y desarrollo |
| Roles destinatarios | Los puestos o funciones a los que está destinada la formación, indicados como la audiencia real y no como un grupo genérico de personal. | Plan de formación, matriz de roles, requisito de la política o configuración de la audiencia en el LMS. | Aprendizaje y desarrollo |
| Incumplimientos detectados | Los casos en los que no se siguió la regla o el procedimiento, incluido el número o la descripción de los incumplimientos identificados. | Registro de incidentes, registro de cumplimiento, registros de investigaciones o hallazgos de auditoría. | Cumplimiento / auditoría interna |
| Acciones correctivas | Las medidas adoptadas después de detectar un incumplimiento o problema, incluida la remediación, el seguimiento y cualquier cambio en el proceso. | Registro de acciones correctivas, notas de cierre del incidente, respuesta de la dirección o plan de remediación. | Equipo de cumplimiento / operaciones |
| Resultados disciplinarios | Cualquier medida formal de gestión de personal aplicada después de un incumplimiento, descrita de manera que refleje el resultado real aplicado. | Registros de casos de RR. HH., registro disciplinario, carta sobre el resultado de la investigación o expediente de relaciones laborales. | RR. HH. / relaciones laborales |
Cómo prepararlo
Solicitar los datos
Solicitar el registro de acciones de conducta empresarial y las evidencias justificativas
Traduzca la divulgación a una pregunta de negocio interna y adáptela después al lenguaje propio de su organización.
¿Qué acciones, controles y actividades de seguimiento ha implementado la organización para prevenir, supervisar y abordar las cuestiones de conducta empresarial, y qué registros justificativos muestran cómo se aplicaron en la práctica?
Utilice primero las denominaciones propias de la organización para las políticas, los controles, la formación, la supervisión, las investigaciones y las medidas disciplinarias, y después establézcase su correspondencia con la divulgación. Mantenga la solicitud en el lenguaje empresarial que el responsable ya utiliza internamente y compruebe el material fuente antes de su aprobación final.
Solicitud débil
Proporcione las acciones de ESRS G1-2, las medidas de prevención, las acciones de seguimiento, los criterios ESG utilizados, la cobertura de la formación, los programas de participación, los procedimientos, los sistemas de seguimiento, los procesos de investigación, los incumplimientos identificados, las medidas adoptadas y las medidas disciplinarias.
Por qué falla: Esto se aproxima demasiado a la redacción del marco y agrupa muchas etiquetas sin indicar al responsable qué registros internos debe extraer. No solicita los términos propios de la organización, los sistemas de origen, el perímetro ni el rastro de evidencia, por lo que es probable que la respuesta esté incompleta o sea difícil de asignar.
Solicitud mejor
Envíe el registro de acciones relacionadas con la conducta y los registros justificativos correspondientes de [period] procedentes de los sistemas habituales de su equipo. Incluya las medidas ya implantadas para prevenir problemas, las comprobaciones o revisiones utilizadas para detectar problemas, cualquier actividad de formación o participación de proveedores, y cualquier resultado de casos o medida de seguimiento. Utilice primero sus propias etiquetas internas; después las asignaremos a las categorías de información.
Plantilla de correo formal
Asunto: Solicitud de evidencia sobre las acciones relativas a la conducta empresarial para [reporting period] Hola [name/team]: Estamos preparando el paquete de información sobre sostenibilidad y necesitamos su ayuda con la sección sobre las acciones relativas a la conducta empresarial para [reporting period]. Envíen la información y los registros de respaldo correspondientes a las áreas de las que son responsables, utilizando, cuando sea posible, sus términos internos habituales y relacionándolos después con las categorías de información reportada. Buscamos lo siguiente: - las acciones ya implementadas - las medidas utilizadas para prevenir problemas - la actividad de seguimiento o revisión realizada - cualquier actividad de formación, relación, investigación o seguimiento vinculada a asuntos de conducta - cualquier conclusión sobre incumplimientos y las acciones o medidas disciplinarias adoptadas Incluyan los siguientes campos de contexto en su respuesta: [period], [boundary], [source system], [internal category names], [action type], [population covered], [measurement basis], [evidence status], [owner and approver], [supporting artefacts]. Si tienen varios registros, una tabla sencilla es suficiente. Adjunten la evidencia subyacente cuando esté disponible. Si algo no está claro, podemos trabajar conjuntamente en la correspondencia entre categorías. Respondan antes de [date]. Esta es solo una plantilla de formación; adáptenla a su organización y comprueben el material de origen antes de la aprobación final. Muchas gracias, [preparer name]
Versión corta para Teams / Slack
Hola [name/team] — ¿podrían compartir la evidencia sobre las acciones relativas a la conducta empresarial para [period]? Utilicen sus términos internos habituales e incluyan: acciones implementadas, medidas preventivas, actividad de seguimiento o revisión, formación o relación, seguimiento de investigaciones y cualquier resultado de incumplimientos o medida disciplinaria. Una tabla junto con los archivos de respaldo es suficiente. Añadan [boundary], [source system], [owner], [status] y [evidence links]. Después relacionaremos la información con las categorías de información reportada. Gracias.
Ejemplos sectoriales
Manufactura
Contexto. Un grupo con un equipo central de ética y responsables de cumplimiento a nivel de planta desea obtener evidencia sobre los controles de conducta en las fábricas y en las compras.
Solicitud adaptada. Comparta el paquete de controles de conducta correspondiente a [period], incluidas las acciones de ética ya implementadas, las comprobaciones de prevención a nivel de centro, las rutinas de seguimiento, el flujo de trabajo de investigación, la formación para directivos y compradores, y cualquier seguimiento de incumplimientos. Utilice los nombres de sus centros y funciones; después los asignaremos a las categorías de información.
Ejemplo de respuesta. La tabla devuelta muestra 12 acciones implantadas en 8 centros, 6 medidas de prevención, 4 rutinas de seguimiento, 3 casos de investigación, una cobertura de formación del 92% para las funciones destinatarias y 2 resultados disciplinarios, con referencias de casos vinculadas y extractos de políticas.
Servicios financieros
Contexto. Una entidad regulada necesita evidencia de las funciones de cumplimiento, riesgos y recursos humanos sobre la formación en materia de conducta, el seguimiento y la gestión de casos.
Solicitud adaptada. Proporcione la evidencia del programa de conducta correspondiente a [period], incluidos los controles implantados, las actividades de seguimiento y revisión, la formación del personal de las funciones destinatarias, cualquier interacción con terceros y los resultados de las investigaciones o los casos disciplinarios. Utilice los nombres de sus controles internos y las categorías de casos.
Ejemplo de respuesta. El paquete devuelto incluye un registro de controles, un panel trimestral de seguimiento, un registro de formación para 1,240 empleados destinatarios, notas de participación de proveedores para 18 contrapartes y un registro de casos que muestra 5 incumplimientos identificados, 5 medidas adoptadas y 2 resultados disciplinarios, cada uno con referencias de evidencia.
Redacte su divulgación
Notas que convierten los datos en una divulgación
Plantillas formativas de LRA: adáptelas a su organización y consulte la fuente oficial antes de la aprobación.
Nota metodológica
Indique cómo la organización definió el alcance pertinente, qué consideró una acción, formación, actividad de participación, procedimiento, medida de seguimiento o medida de investigación, y cómo determinó la base para los porcentajes o selecciones comunicados.
Nota de contexto
Explique qué muestran las cifras sobre cómo la organización gestiona el asunto en la práctica, incluido el grado de implementación, el alcance de la formación, la escala de la participación de los proveedores y si el marco de control está implantado.
Declaración sobre las variaciones
Si alguna cifra cambió de forma significativa, indique si ello se debió a un despliegue más amplio de los controles, a un cambio en el número de personas o proveedores cubiertos, a un enfoque de selección revisado o a una variación en el volumen de actividad registrada.
Entrada del índice de contenidos
G1-2 Acciones (Conducta empresarial) — [ubicación / página] / [notas]Centro de descargas
Herramientas y formularios de preparación
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Preparación para el aseguramiento
Para cada afirmación, compruebe la evidencia
| Afirmación | Riesgos | Evidencia que comprobar |
|---|---|---|
| Vinculamos las medidas relacionadas con los proveedores de esta sección con el material del código de proveedores ya explicado en otra parte del informe, de modo que los lectores puedan seguir la conexión sin duplicación. | La referencia cruzada puede estar incompleta, dirigir al lugar equivocado o implicar una cobertura que en realidad no está respaldada por la otra información. | El mapa de referencias cruzadas del informe final; la divulgación vinculada del código de conducta de proveedores; las notas de redacción que muestran por qué se estableció el vínculo; la aprobación del revisor que confirma que el material referenciado coincide con la afirmación. |
| Exponemos las medidas que tomamos después de cualquier incumplimiento o presunto incumplimiento de nuestras normas contra el soborno o la corrupción, utilizando registros de incidentes y medidas de seguimiento en lugar de lenguaje general sobre políticas. | La descripción puede referirse a la intención de la política, pero no a las medidas de respuesta reales, o puede exagerar la coherencia con la que se gestionaron los incidentes. | Expedientes de casos relativos a incumplimientos o alegaciones; registros de investigaciones; planes de remediación; registros de medidas disciplinarias o correctivas; notas de aprobación que muestran que la redacción publicada coincide con la evidencia subyacente. |
| Describimos la formación sobre soborno y corrupción impartida a los puestos que consideramos más expuestos, incluidos los grupos de supervisión sénior y los gerentes operativos, y basamos la redacción en los registros de asistencia y formación. | El informe puede exagerar quién recibió formación, omitir los puestos de mayor riesgo o basarse en un plan de formación en lugar de en la impartición completada. | Matriz de formación por puesto; registros de asistencia; contenido del curso; informes de finalización; evaluación del riesgo por puesto utilizada para decidir la audiencia; aprobación que confirma que la descripción publicada coincide con los registros. |
| Resumimos las principales medidas de conducta empresarial que hemos iniciado o que tenemos previsto iniciar, e incluimos cuándo debe completarse cada medida, dónde se aplica y qué resultado esperamos de ella. | La divulgación puede ser demasiado vaga en cuanto al calendario, el alcance o el efecto esperado, o puede mezclar el trabajo completado con planes futuros sin dejarlo claro. | Plan de medidas u hoja de ruta; seguimiento de hitos; notas sobre el alcance; declaraciones sobre los resultados esperados; documentos de revisión de la dirección que muestran que el resumen publicado refleja el plan subyacente. |
| Explicamos cómo trabajamos con los proveedores para mejorar su desempeño en materia de sostenibilidad, y respaldamos esa redacción con registros de colaboración con proveedores, en lugar de declaraciones generales sobre la asociación. | El informe puede afirmar que se han llevado a cabo trabajos de mejora sin evidencia de una colaboración real con los proveedores, o puede describir un contacto comercial que no abordó el desempeño en materia de sostenibilidad. | Notas de reuniones con proveedores; planes de mejora; correspondencia; cuadros de puntuación o registros de seguimiento; aprobaciones internas que confirman que la redacción publicada se limita a la colaboración respaldada por evidencia. |
| Describimos los controles y las medidas de seguimiento que utilizamos cuando surgen inquietudes relacionadas con la corrupción o el soborno, abarcando la prevención, la detección de problemas, la investigación y la respuesta, y comprobamos que la redacción coincide con nuestro proceso real. | La divulgación puede omitir una etapa del proceso, describir un proceso que no se aplica en la práctica o exagerar la madurez de los controles. | Documentos de políticas y procedimientos; flujo de trabajo para la gestión de incidentes; plantillas de investigación; registros de escalamiento; resultados de auditorías o pruebas; confirmación de la dirección de que la descripción publicada refleja la práctica actual. |
Paquete de evidencia que preparar
Carencias habituales en los informes
Carencias habituales
Errores que evitar al recopilar los datos
Dónde suele hacer falta juicio profesional
Ejemplos
Ejemplos ilustrativos
Sintéticos, redactados por LRA: no proceden del informe de ninguna empresa ni del texto de ninguna norma.
Utilizamos este ejemplo sintético para mostrar cómo nuestro grupo podría describir su enfoque de supervisión de la conducta empresarial. - Hemos establecido un código para proveedores, una norma sobre regalos y hospitalidad y una comprobación de diligencia debida de terceros; también realizamos revisiones periódicas para detectar problemas de forma temprana y hacer un seguimiento de si los controles funcionan. - Para la evaluación de proveedores, sí utilizamos factores ambientales, sociales y de gobernanza, aplicando un método de puntuación basado en el riesgo que otorga un peso adicional a las categorías de mayor gasto y mayor riesgo; también proporcionamos formación sobre soborno y conducta a 1,260 de 1,500 empleados pertinentes (84%), con un total de 2,520 horas. - Nuestra actividad de comunicación con proveedores cubrió a 180 de 240 proveedores activos (75%); el programa dio lugar a 34 planes correctivos, 12 salidas de proveedores y ningún caso confirmado de incumplimiento reiterado al cierre del ejercicio. - Hemos definido medidas de escalamiento, un sistema de seguimiento de casos y una vía formal de revisión de denuncias, con seguimiento mensual por parte de cumplimiento e auditoría interna.
Solo ilustración sintética; las cifras y los procesos son inventados para fines formativos y son coherentes entre sí.
Este es un ejemplo sintético que muestra cómo nuestro grupo podría explicar sus controles de conducta empresarial en un lenguaje sencillo. - Introdujimos una política de integridad para arrendatarios y proveedores, un registro de conflictos y controles puntuales sobre relaciones de mayor riesgo; estos elementos cuentan con el respaldo de un seguimiento rutinario que nos permite comprobar si se cumplen los controles. - Sí utilizamos factores ambientales, sociales y de gobernanza al elegir socios de servicios, mediante una revisión ponderada que favorece a los proveedores con mejores historiales laborales, de seguridad y éticos; formamos a 420 de 500 colegas pertinentes (84%), durante un total de 1,050 horas. - Nuestra actividad de participación llegó a 96 de 120 proveedores (80%) y produjo 19 planes de remediación, 7 renovaciones contractuales con condiciones y 4 bajas de proveedores tras problemas no resueltos. - Hemos establecido pasos de comunicación, una plataforma de seguimiento y un flujo de trabajo de investigación para las cuestiones planteadas, con supervisión trimestral por parte de los equipos de cumplimiento y riesgos.
Solo ilustración sintética; las cifras y los procesos son inventados para fines formativos y son coherentes entre sí.
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Escenarios para trabajar
Una persona encargada de preparar la información está redactando la nota de cierre del ejercicio sobre las medidas de conducta empresarial. La empresa ha implementado un nuevo proceso contra el soborno, un programa de participación de proveedores y un flujo de trabajo para revisar las denuncias de irregularidades, pero el borrador solo indica «mejoramos los controles» sin especificar qué se hizo.
Una empresa utilizó una combinación de factores de ética, sostenibilidad y riesgo de proveedores para elegir qué empleados y proveedores recibirían formación adicional sobre conducta. El borrador del informe indica que la selección se basó en «criterios pertinentes», pero no explica cómo se eligió al grupo.
Un equipo de compras llevó a cabo un programa de conducta de proveedores para 180 proveedores. El borrador indica que se contactó con 180 proveedores, pero no señala qué cambió como resultado, y la única cifra disponible sobre la formación es que 144 empleados asistieron a una sesión de los 160 incluidos en el ámbito.
Un equipo de cumplimiento cuenta con una línea de denuncias, una herramienta de seguimiento de casos y un proceso disciplinario para los incumplimientos de conducta. Durante el año, se confirmaron 12 incumplimientos, 9 dieron lugar a nueva formación y 3 dieron lugar a sanciones formales, pero el borrador solo menciona la línea de denuncias y omite las medidas de seguimiento.
Referencias del marco
Requisitos aplicables de ESRS y divulgaciones relacionadas
Referencias disponibles del marco y divulgaciones cercanas relevantes para preparar este requisito.
ESRS
G1-2
dentro de ESRS G1: Business Conduct
Guides that settle this question
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Preguntas frecuentes
Preguntas que responde esta página
Comience con la explicación de la página en lenguaje sencillo y la sección de preparación paso a paso; después, revise los puntos de datos enumerados. La página está diseñada para ayudarle a convertir esos datos en un borrador de divulgación, no para actuar como una norma oficial.
La página enumera los principales puntos de datos que deben prepararse, incluidas las acciones emprendidas, las medidas de prevención y seguimiento, los criterios ESG utilizados, los datos de formación, la participación de proveedores, los procedimientos definidos, los incumplimientos detectados, las acciones correctivas y los resultados disciplinarios. Utilice esa lista como lista de comprobación para la recopilación antes de redactar.
Utilice las orientaciones de preparación de la página y los puntos de datos que se refieren a la cobertura, como la cobertura de la formación, los proveedores incluidos en el alcance y las funciones objetivo. La página pretende ayudarle a definir qué se incluye en su propio conjunto de información antes de redactar la narrativa y la tabla.
La página está dirigida a responsables de sostenibilidad y ESG, responsables de RR. HH. o de datos y revisores de aseguramiento, por lo que la responsabilidad debería recaer en las personas que puedan aportar evidencia de los puntos de datos y explicar la metodología. Las secciones del libro de trabajo y del paquete de evidencias están destinadas a ayudar a esos responsables a coordinar el borrador y respaldar la revisión.
La página incluye un paquete de evidencias con cinco elementos para respaldar la preparación para el aseguramiento, junto con seis afirmaciones de aseguramiento que deben verificarse. Utilice esos materiales para reunir pruebas sobre las afirmaciones, los puntos de datos y la forma en que se preparó la información a revelar.
La página contiene una sección sobre carencias y errores comunes en la elaboración de informes, por lo que está concebida para ayudarle a detectar datos faltantes, decisiones de alcance débiles y afirmaciones sin respaldo antes de finalizar la información a revelar. También le remite al paquete de evidencias y al libro de trabajo para que pueda comprobar el borrador con sus materiales de origen.
El Centro de descargas incluye un libro de trabajo Prep & Assurance en formato .xlsx para ayudarle a organizar los datos de entrada de la información a revelar y las comprobaciones de aseguramiento. Utilícelo junto con la lista de puntos de datos de la página, las afirmaciones de aseguramiento y las orientaciones sobre el paquete de evidencias para elaborar un borrador más completo.
El Centro de descargas también incluye una Library Card imprimible en formato .pdf, concebida como referencia rápida mientras prepara la información a revelar. Se encuentra junto al libro de trabajo y las orientaciones de la página para que pueda tener a mano los puntos clave durante la redacción y la revisión.
Sí, la página incluye ejemplos sintéticos ilustrativos de información a revelar, incluida una tabla cuantitativa cuando corresponde, para mostrar cómo puede convertirse la información en un borrador. Trátelos únicamente como ejemplos y asegúrese de que sus propias cifras y redacción sean coherentes internamente.
La página contiene una sección sobre el resultado del borrador, con ideas de visualización, comienzos de narrativas y una línea de índice de contenido. Esto facilita convertir los puntos de datos recopilados en un borrador estructurado, en lugar de comenzar desde una página en blanco.
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